16/2020. (V. 15.) ITM utasítás

1. § Az utasítás hatálya kiterjed az Innovációs és Technológiai Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetés terhére elszámolható reprezentációs és tolmácsolási kiadásokra.

2. § (1) Reprezentációnak minősül:

(2) Az utasítás alkalmazása során a betöltetlen politikai felsővezetői, közigazgatási államtitkári, helyettes államtitkári pozíciót ellátó megbízott személyét az ellátott pozícióhoz tartozó juttatások illetik meg.

3. § A reprezentációs szolgáltatások igénybevételénél szigorúan a költségtakarékos megoldások alkalmazására kell törekedni. A hivatalos vendéglátásra az 1. melléklet szerinti keretösszegekig teljesíthető kiadás – Magyarországon a forint összeg, külföldön az euró összeg érvényes. Az esetleges eltérés engedélyezésére a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jogosult.

4. § A protokollkonyha szolgáltatásait (ásványvíz, kávé, tea bekészítése, illetve felszolgálása) kizárólag a protokollkonyhával felszerelt minisztériumi épületek tárgyalótermeiben tartott hivatalos tárgyalásaik alkalmával a politikai felsővezető, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszter kabinetfőnöke, a miniszteri biztos és a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője létszámkorlátozás nélkül, a főosztályvezető a bekészítést legalább 10 fő részvétele esetén veheti igénybe, a 6. melléklet szerinti igénylőlapon. Belső egyeztetésen vagy 10 főnél kevesebb részvétele esetén a 10. § szerinti személyi reprezentációs keret terhére történik a vendéglátás. A protokollkonyhával nem rendelkező minisztériumi épületekben tartott tárgyalásokra – kiszállítással – bekészítés, illetve felszolgálás nélkül ásványvíz, kávé és tea igényelhető a minisztérium Fő utcai épületének protokollkonyhájából, a 6. melléklet szerinti igénylőlapon. Pogácsa, édes-sós aprósütemény, szendvics, illetve ünnepélyes alkalmakkor pezsgő és gyümölcslé csak a politikai felsővezető, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszteri kabinetfőnök, a miniszteri biztos és a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője aláírásával igényelhető, a 2. melléklet szerinti protokoll-igénylőlapon.

5. § Hazánkba érkező vendég állami vezető hivatalos és munkalátogatása során a vendéglátás mértékét elsősorban a viszonosság határozza meg. Díszétkezés a magyarországi tartózkodás során egy alkalommal szervezhető, ettől való eltérést a közigazgatási államtitkár engedélyezhet.

6. § Főosztályvezető az irányítását ellátó helyettes államtitkár – vagy a miniszter által irányított szervezeti egység esetén a közigazgatási államtitkár – előzetes engedélyével láthat vendégül külföldi delegációt.

7. § (1) A rendezvény alkalmából történő vendéglátás szintjét a legmagasabb rangú magyar vendéglátó rangja, illetőleg a vendégül látott külföldi személy rangja határozza meg. A rendezvények meghívottjai, közreműködői és egyéb kisegítői a következő kategóriákba sorolhatók (1. melléklet):

(2) A kategóriák a magyar és a külföldi kísérőkre egyaránt vonatkoznak.

8. § Sajtókíséret részére étkezés általában nem biztosítható. A nemzetközi gyakorlatnak és a viszonosságnak megfelelően, külföldi küldöttség látogatásakor, vidéki program esetén, a sajtókíséret részére egy alkalommal ebéd vagy vacsora adható, a Vendég II. költségkeretnek megfelelően.

9. § A Miniszteri Kabinet, illetve az államtitkárok által igényelt eseti beszerzések (pl. virág, koszorú, soron kívüli ajándékvásárlás) és szolgáltatások (pl. parlamenti látogatás, múzeumi belépők) készpénzes kifizetéssel is megrendelhetőek a Protokoll Osztály, illetve a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály rendelkezésére bocsátott havi keret terhére.

A havi keret előleg összegét adott költségvetési év elején a Gazdálkodási Főosztály vezetője hagyja jóvá.

10. § (1) Személyi reprezentációs keretre jogosult a politikai felsővezető, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár, a kabinetfőnök, a főosztályvezető, valamint a politikai felsővezető, a közigazgatási államtitkár és a helyettes államtitkár titkárságát vezető titkárságvezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységek reprezentációs kiadásainak fedezetére.

(2) A hivatalos célú tárgyalások alkalmával felmerülő, számlával igazolt kiadások finanszírozására szolgáló személyi reprezentációs keretösszege

(2a)¹ A számlával igazolt kiadások finanszírozására szolgáló személyi keretösszeg

(3) A (2) bekezdésben meghatározott kiadások között különösen víz, üdítőital, kávé, tea, tej, tejtermékek, cukor és édesítőszer, illetve egyéb ízesítők, olajos magvak, dió, mogyoró, édes és sós sütemény, sós és édes késztermék, gyümölcs, zöldség, szalvéta és virág vásárlásának, csomagolásának, szállításának ellenértéke számolható el.

(4) A főosztályvezető a legelső reprezentációs előlege felvétele alkalmával az igénylő feljegyzéshez csatolja a főosztályvezetői kinevezése, illetőleg a beosztási okirata másolatát úgy, hogy a másolatban a nevén, a szervezeti egységén és a főosztályvezetői kinevezésén kívül minden egyéb adatot olvashatatlanná tesz.

11. § Hivatali célú ajándékot (a továbbiakban: ajándék) adhat saját jogán a politikai felsővezető, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszter kabinetfőnöke, a miniszteri biztos és a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője. Főosztályvezető az irányítását ellátó államtitkár – vagy a miniszter által irányított szervezeti egység esetén a miniszter kabinetfőnöke – előzetes engedélyével ajándékozhat.

12. § A kialakult nemzetközi gyakorlatnak megfelelően a Magyarországra látogató külföldi küldöttségek esetében főszabályként a delegációvezetőt lehet megajándékozni, továbbá a viszonosság elvének szigorú figyelembevételével a delegációtagokat is. Kiutazó magyar küldöttség esetében a partnernek, illetve a magyar küldöttség munkáját segítő munkatársnak adható ajándék. Az ajándékozás keretösszegét és a jogosultak körét az 1. melléklet tartalmazza.

13. § Az ajándékozott tárgyakra miniszteri találkozók esetén a Protokoll Osztály tesz javaslatot, egyéb találkozók, illetve rendezvények esetén a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály tesz javaslatot, valamint intézkedik a beszerzésükről és nyilvántartja azokat.

14. § A Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály feladatkörébe tartozik

15. § Külső szolgáltatót, személyt, irodát tolmácsolási feladatok ellátásával kizárólag a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály vezetője bízhat meg.

16. § A politikai felsővezető, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszter kabinetfőnöke és a miniszteri biztos külföldre történő utazás és külföldről történő hazautazás esetén, illetve külföldi küldöttség fogadása, kísérése céljából jogosultak a kormányváró helyiségek használatára. Magáncélú utazás esetén a kormányváró használatára kizárólag a miniszter jogosult.

17. § A kormányvárót a politikai felsővezetők, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkárok, a kormánybiztosok, a miniszter kabinetfőnöke és a miniszteri biztosok, valamint indokolt esetben a kíséretükben utazó delegációtagok is igénybe vehetik kiutazáskor. Külföldi repülőtereken csak a miniszter és kísérete veheti igénybe a kormányvárót. A kormányváróban kávé, alkoholmentes üdítőital, tea fogyasztható. Alkoholtartalmú ital fogyasztásának költségei az igénybe vevőt terhelik.

18. § A kormányváró igénybe vehető alacsonyabb rangú külföldi vendég részére is, ha minisztériumi tárgyalópartnere politikai felsővezető, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, kormánybiztos, miniszter kabinetfőnöke vagy miniszteri biztos. Külföldi vendégekre nem vonatkozik a kormányváróban történő szeszes ital fogyasztásának korlátozása.

19. § A 33. §-ban meghatározottak alapján igénybe vett és lebonyolított – az 5–8. §-ban nevesített – reprezentációs szolgáltatáshoz a 2. melléklet szerinti protokoll-igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály részére. A Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály költségvetési éven belül folyamatos sorszámozással nyilvántartja az igényeket, és monitorozza a minisztérium Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetésében az elemi költségvetés visszatervezésével jóváhagyott keretösszeget.

20. § A 4. §-ban foglalt protokollkonyhai szolgáltatáshoz a 6. melléklet szerinti igénylőlapot kell kitölteni, legalább főosztályvezetői aláírással. Az igénylőlapot igénybevétel előtt legalább három munkanappal kell a rendezvény helyszíne szerinti minisztériumi épület protokollkonyhájára, protokollkonyhával nem rendelkező épület esetében a minisztérium Fő utcai épületének protokollkonyhájára eljuttatni.

21. § A Protokoll Osztály a Miniszteri Kabinet által igényelt protokollszolgáltatásokért, rendezvények előkészítéséért, szervezéséért és lebonyolításáért felelős. A szolgáltatásokhoz a 2. melléklet szerinti protokoll-igénylőlapot kell kitölteni.

22. § A Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály biztosítja az 5–8. § szerinti rendezvények lebonyolításához szükséges eszközöket (ültetőtábla, jegyzettömb, toll, zászló, zászlótartó). Az eszközökre vonatkozó igényt a rendezvény előtt legalább három munkanappal kell elektronikus úton az rkuo@itm.gov.hu e-mail-címen jelezni. Az igényelt eszközök személyes átvétele és visszavétele a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztályon történik.

23. § Ajándék igényléséhez az 5. melléklet szerinti igénylőlapot kell kitölteni, és az ajándék tervezett átadása előtt legalább három munkanappal a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztályra kell eljuttatni. Az ajándék igénylője politikai felsővezető, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, kormánybiztos, a miniszter kabinetfőnöke, miniszteri biztos, a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője és főosztályvezető lehet. Főosztályvezető az irányítását ellátó államtitkár – vagy a miniszter által irányított szervezeti egység esetén a miniszter kabinetfőnöke – előzetes engedélyével igényelhet ajándékot.

24. § Tolmácsolási szolgáltatást az önálló szervezeti egységek vezetői igényelhetnek a 7. melléklet szerinti igénylőlap kitöltésével. Angol, német, francia nyelvek esetében az igénylőlapot legkésőbb a szolgáltatás napját megelőző öt munkanappal, egyéb nyelvek esetén nyolc munkanappal korábban kell megküldeni a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály részére.

25. § A kormányváró igénylése a 2. melléklet szerinti protokoll-igénylőlapon történik. Az igénylő politikai felsővezető, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, kormánybiztos, miniszteri biztos és a miniszteri kabinetfőnök lehet. Az igénylőlapot legkésőbb három munkanappal a kiutazás előtt kell megküldeni a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály részére.

26. § A hivatali vendéglátási kiadások – utólagos elszámolási kötelezettség mellett – a 33–34. §-ban foglalt általános eljárástól eltérően

27. § (1) A rendezvényekkel kapcsolatos feladatok összehangolása érdekében a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály elkészíti a rendezvényterv felmérő adatlapját, és jóváhagyásra megküldi a Gazdálkodási Főosztály és a Kötött Források Felhasználásának Főosztálya részére.

(2) A miniszter közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek és az államtitkárságok november 30. napjáig a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály által megküldött felmérő adatlapon elkészítik rendezvénytervüket az elemi költségvetés tervezésének folyamatába építve, amelyet a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály összesít.

(3) A rendezvényterv forrásaként a minisztérium Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetésében, az egyedi szakmai célú rendezvények esetén a szakmai programok költségvetésében, valamint az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek költségvetésében jóváhagyott reprezentációs keret szolgál. A rendezvénytervet a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály december 31. napjáig megküldi a Gazdálkodási Főosztály, valamint a Kötött Források Felhasználásának Főosztálya részére.

28. § Az Európai Uniós és Nemzetközi Kapcsolatokért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság vezetője a rendezvénykeret felosztásáért, kezeléséért és ellenőrzéséért felelős szervezeti egység vezetőjeként jogosult az adott rendezvényről az elrendelő vezetőtől részletes tájékoztatást, indokolást kérni, valamint a rendezvény tartalmi és formai követelményeit ellenőrizni.

29. § A minisztérium bruttó 2 millió forintot elérő költségvetésű hivatalos rendezvényeinek előkészítését és lebonyolítását – ha azok nem tartoznak a Protokoll Osztály hatáskörébe – a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály végzi.

30. § A miniszter közvetlen irányítása alatt álló szervezeti egységek és az államtitkárságok szükség szerint félévente felülvizsgálják az éves rendezvénytervet. A felülvizsgált rendezvénytervet a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály megküldi a Gazdálkodási Főosztály, valamint a Kötött Források Felhasználásának Főosztálya részére.

31. § A rendezvénykeret jobb tervezhetősége érdekében – a nem tervezett rendezvényekre – a tárgyév elején a rendezvénytervben rendelkezésre álló összeg 20%-a tartalékalapot képez.

32. § A protokollkonyha és az ajándékraktár feltöltésének költségeit és közterheit a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság éves költségvetése tartalmazza. Az ajándékbeszerzés koordinálása a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály feladatkörébe tartozik.

33. § A 3–9. § szerinti reprezentációs kiadások kötelezettségvállalására az igénylő szervezeti egység vezetője, a bruttó 2 millió forintot elérő költségvetésű hivatalos rendezvények esetén – ha azok nem tartoznak a Protokoll Osztály hatáskörébe – az Európai Uniós és Nemzetközi Kapcsolatokért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság vezetője, illetve a személyi reprezentációs kiadások kötelezettségvállalására a 10. §-ban meghatározott személyek jogosultak, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók.

34. § Ha az egy eseményhez kapcsolódó megrendelések összértéke meghaladja a bruttó 100 000 forintot, a kötelezettségvállaláshoz az igénylő szervezeti egység vezetőjét irányító állami vezető jóváhagyása és a Gazdálkodási Főosztály előzetes ellenjegyzése is szükséges. Amennyiben az egy eseményhez kapcsolódó megrendelések összértéke eléri a bruttó 200 000 forintot, a kötelezettségvállaláshoz a közigazgatási államtitkár jóváhagyása szükséges. A kötelezettségvállalás ellenjegyzője a Gazdálkodási Főosztály vezetője vagy az általa – a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár egyetértésével – írásban kijelölt személy.

35. §² A Miniszteri Kabinet által igényelt protokollszolgáltatások kötelezettségvállalója a Protokoll Osztály vezetője, akadályoztatása esetén a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője. Ha az egy eseményhez kapcsolódó megrendelések összértéke eléri a bruttó 200 000 forintot a kötelezettségvállaláshoz – az 1. melléklet szerinti személyként meghatározott értékhatártól történő eltérést is ideértve – a közigazgatási államtitkár jóváhagyása és a Gazdálkodási Főosztály előzetes ellenjegyzése is szükséges. A kötelezettségvállalás ellenjegyzője a Gazdálkodási Főosztály vezetője vagy az általa – a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár egyetértésével – írásban kijelölt személy.

36. § A minisztérium rendezvényeivel kapcsolatos kötelezettségek analitikus nyilvántartását az ügyviteli rendszerben a Gazdálkodási Főosztály vezeti.

37. § (1) Az igényelt protokollszolgáltatások teljesítésigazolására az igénylő szervezeti egység vezetője, a bruttó 2 millió forintot elérő költségvetésű hivatalos rendezvények esetén – ha azok nem tartoznak a Protokoll Osztály hatáskörébe – a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály vezetője jogosult, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók.

(2) A Miniszteri Kabinet által igényelt protokollszolgáltatások számláinak teljesítésigazolására a Protokoll Osztály vezetője, akadályoztatása esetén a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője jogosult.

(3) A személyi reprezentációs kiadások teljesítésigazolására a 10. §-ban meghatározott személyek jogosultak, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló személyi reprezentációs kiadások, melyek teljesítésigazolása a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások szerint történik.

38. § (1) A bruttó 200 000 forintot elérő protokollszolgáltatások kifizetés engedélyezésére – ha azok nem tartoznak a Protokoll Osztály hatáskörébe – az Európai Uniós és Nemzetközi Kapcsolatokért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság vezetője jogosult, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók.

(2) A Miniszteri Kabinet által igényelt protokollszolgáltatások kifizetés engedélyezésére a Protokoll Osztály vezetője, akadályoztatás esetén a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője jogosult.

(3) A személyi reprezentációs kiadások kifizetés engedélyezője minden esetben a Gazdálkodási Főosztály vezetője vagy az általa – a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár egyetértésével – írásban kijelölt személy.

(4) A bruttó 200 000 forintot el nem érő protokollszolgáltatások kifizetés engedélyezésére az igénylő szervezeti egység vezetője. Kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló személyi reprezentációs kiadások, melyek teljesítésigazolása a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások szerint történik.

39. § (1) A személyi reprezentációs keret negyedévi összegét előre, egy összegben a 10. §-ban meghatározott jogosult vagy az általa írásban meghatalmazott személy veheti fel a minisztérium házipénztárában, pénztári időben. A személyi reprezentációs keret felvételének feltétele a megelőző negyedévi személyi reprezentációs kerettel való elszámolás és annak elfogadása. A jogosult a 4. melléklet szerinti kitöltött elszámolást, valamint a minisztérium nevére és az Alapító Okiratában szereplő székhelyének címére (1011 Budapest, Fő u. 44–50.) kiállított számlákat a Gazdálkodási Főosztályon adja le legkésőbb az adott negyedév utolsó hónapjának 15. napjáig, a negyedik negyedévben december 10. napjáig.

(2) A miniszteri kerettel és a saját keretével a miniszteri kabinetfőnök számol el. Az elszámolás aláírásával a Protokoll Osztály vezetője, akadályoztatása esetén a Miniszteri Kabinet titkárságvezetője igazolja a teljesítést, és az aláírt elszámolást a számlákkal együtt a negyedév utolsó hónapjának 25. napjáig, negyedik negyedévben december 10. napjáig megküldi a Gazdálkodási Főosztálynak.

(3) Számlaként csak az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. §-a szerinti adattartalommal kiállított bizonylat fogadható el, melyet a Gazdálkodási Főosztály köteles tartalmi és alaki szempontból ellenőrizni.

40. § A tárgynegyedévben személyi reprezentációs keret fel nem használt részét a Gazdálkodási Főosztály az elszámolás alapján bevételezi, azt a tárgyéven belül a következő negyedévben a jogosult felhasználhatja.

41. § A tolmácsolási feladatok forrásaként a minisztérium Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetésében, az egyedi szakmai célú tolmácsolások esetén a szakmai programok költségvetésében, valamint az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek költségvetésében jóváhagyott tolmácsolási keret szolgál.

42. § Ezen kiadások kötelezettségvállalására bruttó 200 000 forint alatt a Rendezvénykoordinációs és Utazásszervezési Osztály vezetője a Gazdálkodási Főosztály előzetes pénzügyi ellenjegyzése nélkül is jogosult, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók. Az előzetes kalkulációk alapján a bruttó 200 000 forintot elérő tolmácsolások esetében a kötelezettségvállaláshoz a közigazgatási államtitkár jóváhagyása és a Gazdálkodási Főosztály előzetes pénzügyi ellenjegyzése is szükséges.

43. § A tolmácsolással kapcsolatos kötelezettségek analitikus nyilvántartását a Gazdálkodási Főosztály vezeti.

44. § (1) Az igényelt tolmácsolási szolgáltatások teljesítésigazolására az igénylő szervezeti egység vezetője jogosult, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók.

(2) A bruttó 200 000 forintot elérő tolmácsolási szolgáltatások kifizetés engedélyezésére az Európai Uniós és Nemzetközi Kapcsolatokért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság vezetője jogosult, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók.

(3) A bruttó 200 000 forintot el nem érő tolmácsolási szolgáltatások kifizetés engedélyezésére az igénylő szervezeti egység vezetője jogosult, kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók.

45. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

46. §³ Ezen utasításnak az egyes NFM és ITM utasítások módosításáról szóló 20/2021. (VII. 26.) ITM utasítással (a továbbiakban: Mód1.) megállapított 35. §-át a Mód1. hatálybalépésekor⁴ folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

47. §⁵