1/2018. (VI. 21.) AM utasítás

a fővárosi és megyei kormányhivataloknak a földügyi igazgatási szakmai feladatokkal összefüggő iratkezelésére vonatkozó Egységes Iratkezelési Szabályzat kiadásáról

2018.06.30.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.), a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, valamint az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet alapján, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 94/2018. (V. 22.) Korm. rendelet 79. § 6. pontjában meghatározott feladat- és hatáskörömben eljárva, figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás 4. §-ára – a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § (1) A járási és a fővárosi kerületi hivataloknak (a továbbiakban együtt: járási hivatal), valamint a fővárosi és megyei kormányhivataloknak (a továbbiakban e kettő együtt: kormányhivatalok) a földügyi igazgatási szakmai feladataival összefüggő iratkezelésére vonatkozó Egységes Iratkezelési Szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

(2) A Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az 1. függelék és a 2. függelék.

(3) Az utasítás hatálya a kormányhivataloknak a földművelésügyi hatósági és igazgatási feladatokat ellátó szervek kijelöléséről szóló 383/2016. (XII. 2.) Korm. rendeletben meghatározott földügyi igazgatási feladataival összefüggő iratkezelésére terjed ki.

(4) Az utasítás hatálya nem terjed ki azon iratok iratkezelési feladataira, melyek az állami alapadatok adatbázisainak selejtezési és archiválási rendjéről, valamint a földügyi és távérzékelési levéltárról szóló 39/2014. (XII. 18.) FM rendelet hatálya alá tartoznak.

2. § A Szabályzatot szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni.

3. § (1) A Szabályzat meghatározza a földügyi igazgatás szakmai feladataival összefüggő nyílt iratokkal kapcsolatban az iratkezelés, tárolás, selejtezés rendjét.

(2) Ha e Szabályzat másként nem rendelkezik, a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 13/2015. (VI. 8.) MvM utasításban foglaltakat kell alkalmazni.

4. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő nyolcadik napon lép hatályba.

(2)¹

1. melléklet az 1/2018. (VI. 21.) AM utasításhoz

A fővárosi és megyei kormányhivataloknak a földügyi igazgatási szakmai feladatokkal összefüggő iratkezelésére vonatkozó Egységes Iratkezelési Szabályzat

I. FEJEZET

Általános rendelkezések

1. Általános rendelkezések

1. A földügyi igazgatási feladatok ellátásával összefüggő iratkezelés vonatkozásában az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények közé tartoznak a „földügyi igazgatási eljáráshoz” kezelési jelzéssel ellátott iratok. Ez a kezelési jelzés a 2. függelékben meghatározott iratok esetében alkalmazható.

2. Értelmező rendelkezések

2. E Szabályzat alkalmazása során:

2.1. földügyi beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat, amely földügyi igazgatási eljárás megindítására szolgál;

2.2. földügyi iktatókönyv: a földügyi igazgatási feladatok ellátása során keletkezett vagy érkezett és megőrzött iratok (földügyi beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, hitelesített, szakterületenként és elektronikusan vezetett iratkezelési segédlet, mely nem selejtezhető;

2.3. földügyi irattár: a földügyi igazgatási eljárások lefolytatása során keletkező földügyi irattári anyag szakszerű tárolására, biztonságos őrzésére kialakított tárolóhely;

2.4. földügyi irattári anyag: a földügyi igazgatási eljárások lefolytatása során keletkezett vagy érkezett, iktatással nyilvántartásba vett iratok összessége;

2.5. közvetlen szignálás: vezetői döntés alapján egyes ügyek vagy ügycsoportok esetében az ügyintéző közvetlen kijelölése.

3. Az iratkezelés megszervezése

3. A kormányhivatalok a földügyi igazgatási feladatokkal kapcsolatos iratkezelést központi, osztott vagy vegyes iratkezelési rendszerben látják el.

II. FEJEZET

Az iratkezelés általános követelményei

4. Iratvédelem

4. Elektronikus iratkezelés esetén a rendszerben minden felhasználónak személy szerint azonosítottnak kell lennie.

5. Az iratkezelés szempontjából lényeges vezetői, ügyintézői utasításokat a földügyi beadványon (előadói íven) kell maradandó módon rögzíteni.

5. Iratokba való betekintés, iratmásolat készítés, adatszolgáltatás

6. Az iratmásolatokat, az iratbetekintést, illetve az olyan adatszolgáltatásokat, amelyekhez jogszabály formanyomtatványt nem határoz meg, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon kell megrendelni.

7. A 6. pont szerinti megrendeléseket tárgykör szerint egy főszámon, érkezésük sorrendjében évente 1-től kezdődő folyamatos alszámozással kell iktatni a 29.8. pontban foglaltaknak megfelelően.

8. A hatóságok által megrendelt, illetve hivatalos használatra készült másolatokról, valamint az írásban érkezett megrendelésekről – amennyiben erre a rendszer képes – az elektronikus iktatórendszer által előállított megrendelőlapot ki kell nyomtatni és azt a földügyi beadványhoz kell csatolni.

9. A 6. pont szerinti nyomtatvány tartalmazza a település nevét, a helyrajzi számot vagy a kért okirat iktatószámát, a munkarész (földkönyv, okirat stb.) megjelölését, amelyre a megrendelés vonatkozik. Fel kell tüntetni az igényelt másolat fajtáját (teljes, kivonatos stb.), a megrendelő nevét és címét, a lerótt díj, illeték összegét vagy a díj-, illetékmentességre vonatkozó utalást, továbbá az átvétel napját, az átvevő aláírását, valamint a másolat postára adására vonatkozó utalást.

10. Ha a másolat díjmentes, a vonatkozó jogszabályra való hivatkozással ezt a másolaton is fel kell tüntetni.

11. A megrendelés iktatószámát a kiadott másolatra fel kell jegyezni.

III. FEJEZET

Az iratkezelés folyamata

6. A küldemények érkeztetése

12. A beérkező küldemények érkeztetése az iratkezelő rendszerben az automatikusan adott érkezési sorszám megadásával, vagy vonalkód (a továbbiakban együtt: érkeztetési azonosító) alkalmazásával történik. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

7. Szignálás

13. A földügyi beadványok szignálására jogosult a beadványra feljegyzi az ügy tárgya szerint felelős szervezeti egység, az érintett szakterület vagy közvetlenül az ügy ügyintézőjeként kijelölt munkatárs nevét, a szignálás időpontját és ezt a feljegyzést kézjegyével látja el.

14. Ha közvetlen szignálás történik, a beadványra csak az ügy ügyintézőjeként kijelölt munkatárs nevét, a szignálás időpontját kell feljegyezni és ezt a feljegyzést kell kézjeggyel ellátni.

IV. FEJEZET

Az iratok nyilvántartása, iktatása

8. Az iratok iktatása

15. A földügyi iktatókönyv a földügyi igazgatási eljárásban keletkezett iratok iktatásának hiteles dokumentuma.

16. Az iktatással egyidőben a tulajdoni lap tartalmát érintő változást eredményező ügyiratokat a tulajdoni lapon széljegyezni kell, az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLI. törvény 48. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

17. Az ingatlan-nyilvántartási ügyiratok iktatását a kérelemből, megkeresésből, adatváltozás esetén a bejelentésből kell elvégezni. Ennek során ki kell tölteni a széljegyzéshez szükséges adatokat is. A széljegyzés megtörténtét az ügyiratra fel kell jegyezni. Amennyiben az érintett ingatlan a kérelemből, bejelentésből nem állapítható meg, a széljegyzés elmaradását és annak okát az ügyiraton fel kell tüntetni, és ezt a feljegyzést kézjeggyel kell ellátni.

18. Főszámon iktatott ügyiratot széljegyezni csak az ügy, ügyirat elsőként érkezett irata alapján lehet. A földügyi beadványhoz alszámon, vagy a következő évben főszámon iktatott további beadványok széljegyzését nem szabad ismét elvégezni, mivel a rangsort az eredeti érkezési idő biztosítja.

19. A kezdő irat külön iktatószámot (főszámot) kap, majd minden további, ugyanazon ügyben érkező és keletkező irat az iktatási főszám soron következő alszámát kapja. Ugyanazon ügyben a következő évben érkezett, keletkezett iratokat az adott évben önálló főszámra kell iktatni, melyhez a korábbi évben keletkezett ügyiratot szerelni kell.

20. A fellebbezéseket és a bírósági jogorvoslati kérelmeket az adott iktatási számkeretben mindig önálló főszámra kell iktatni, az előzményeket pedig szerelni kell. Az ügy lezárásakor az iratokat az ügy utolsó iktatószámán kell irattárba helyezni.

21. Az iratforgalom dokumentálását úgy kell végezni, hogy abból az ügyintézés folyamán bármikor kétséget kizáróan megállapítható legyen:

a) az irat érkezésének, az ingatlanügyi hatóságnál keletkezett irat esetében a keletkezésének pontos időpontja,

b) az intézkedésre jogosult ügyintéző neve,

c) az irat tárgya,

d) az elintézés módja, ideje,

e) a kezelési feljegyzések,

f) az irat pillanatnyi holléte.

22. Az iktatás évente megnyitott elektronikus földügyi iktatókönyvben történik, alszámokra tagolódó főszámos iktatással. Egy főszámhoz korlátlan mennyiségű alszám tartozhat.

23. Az iktatószám formátuma: főszám/alszám/évszám (ebben a sorrendben), ahol az évszám az aktuális év négy számjegye.

24. Az iktatás minden év január 1-jén, iktatási számkeretenként 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számsorrendben folytatódik.

25. Az iktatás céljára évente megnyitott elektronikus földügyi iktatókönyvet kell használni, melyet a naptári év végén le kell zárni.

26. Az iktatási adatbázis biztonsági mentése, vagy más adathordozóra történő mentése érdekében az adott évben utolsóként nyilvántartásba vett irat iktatását követően intézkedni kell.

27. A földügyi beadványok esetében az iktatandó eredeti iratot és a mellékelt okiratok valamennyi példányát el kell látni az iktatóbélyegző lenyomatával. Az iktatóbélyegző rovatait teljeskörűen ki kell tölteni a földügyi beadvány külzetén, különös tekintettel az eredeti okiratra és vázrajzra. A beadványhoz tartozó további iraton az iktatóbélyegző megfelelő rovataiban csak az iktatószámot és az érkezési időt kell feltüntetni.

9. Iktatási számkeretek

28. Az iratokat szakterületenként külön számkeretben kell nyilvántartani. A körleveleket, emlékeztetőket, vizsgálati jegyzőkönyveket, statisztikai jelentéseket, panaszokat, közérdekű bejelentéseket, jogorvoslatokat, felügyeleti intézkedéseket, tájékoztatásokat, felvilágosításokat annak a szakterületnek a számkeretére kell iktatni, amelyre az vonatkozik.

29.1.1. Földmérési számkeretben kell nyilvántartani – 1–8000

– alappont-nyilvántartás iratai,

– fölrészlet (alrészlet) határvonalának, területének, művelési ágának megváltozását, ha az a felmérési, térképezési, illetve területszámítási hiba kijavításán alapul,

– közszemle során sérelmesnek tartott térképi és területi adatok miatti felszólalásokat,

– földrészlet adataiban természeti esemény által okozott változásokkal kapcsolatos iratok,

– hivatalból vagy ellenőrzés során észlelt változásokkal kapcsolatos iratok,

– használatbavételi engedélyeket,

– bontási engedélyeket,

– fennmaradási engedélyeket,

– használatbavétel tudomásulvételéről szóló végzéseket,

– bontás tudomásulvételéről szóló végzéseket,

– építmény létesítéséről, meglétéről szóló hatósági bizonyítványokat,

– térképkészítési munkarészek,

– térképmásolat kiadása,

– teljes körű adatszolgáltatás,

– földmérési munkák,

– megrendelésre végzett földmérési munkák,

– helyszíni ellenőrzések,

– a földmérési és térképészeti szakfelügyelettel kapcsolatos iratok.

29.1.2. Osztatlan közös tulajdon megszüntetésére irányuló eljárások – 8001–10 000.

29.2. Földvédelmi és földminősítési számkeretben kell nyilvántartani – 10 001–20 000

– termőföld más célú hasznosításával (végleges, időleges, engedély nélküli) kapcsolatos ügyiratok,

– újrahasznosítással kapcsolatos ügyiratok,

– földvédelmi szakhatósági eljárások,

– földvédelmi szakkérdések vizsgálata,

– településrendezési és egyéb fejlesztési tervek, településrendezési eszközök véleményezése,

– termőföldek hasznosításával kapcsolatos ügyek (határszemle stb.),

– földminősítéssel kapcsolatos ügyiratok (osztályba sorozás, aranykorona-érték megállapítás, mintatér karbantartás),

– birtok-összevonási célú földcsere igazolása,

– panaszok,

– földvédelmi járulékkal és bírsággal kapcsolatos ügyek,

– parlagfű felderítéssel kapcsolatos ügyek,

– földvédelemmel, földminősítéssel kapcsolatos jogorvoslatok.

29.3. Ingatlan-nyilvántartási iratok – 30 001–510 000

– ingatlanok adataiban, tényekben és jogokban bekövetkezett változásokkal kapcsolatos kérelmek, megkeresések,

– az ingatlan-nyilvántartás vezetésével, tartalmával kapcsolatos iratok, adatszolgáltatás,

– földrészlet (alrészlet) művelési ágának megváltozásával kapcsolatos ügyiratok.

29.4. Földműves nyilvántartás iratai – 510.001–570.000

– nyilvántartásba vétellel kapcsolatos ügyek,

– nyilvántartásból való törléssel kapcsolatos ügyek,

– adatváltozással kapcsolatos ügyek,

– kényszerhasznosítóként való jelentkezés tényének bejegyzésével és törlésével kapcsolatos ügyek,

– nyilvántartásból történő adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek,

– egyéb iratok (felvilágosítás, másolat megrendelés stb.).

29.5. Földforgalmi iratok – 570.001–600.000

– földtulajdon megszerzésének hatósági jóváhagyásával kapcsolatos ügyek,

– földhasználati jogosultság megszerzésének hatósági jóváhagyásával kapcsolatos ügyek,

– földforgalmi ellenőrzés, kényszerhasznosítás,

hatósági bizonyítvány, igazolás kiadása földforgalmi tárgyban.

29.6. Földhasználati nyilvántartás – 700 001–800 000

– földhasználati nyilvántartásba vétellel kapcsolatos ügyek,

– földhasználati nyilvántartásból való törléssel kapcsolatos ügyek,

– földhasználatban bekövetkezett változás átvezetésével kapcsolatos ügyek,

– egyéb iratok (felvilágosítás, másolat megrendelés, adatszolgáltatás stb.),

– földhasználati bírsággal kapcsolatos ügyek,

– földhasználati nyilvántartási ügyekkel kapcsolatos jogorvoslatok.

29.7. Telekalakítási eljárások – 800 001–

29.8. Egy iktatási főszámon, az alszámok folyamatos kiadásával (gyűjtőszámos iktatás) szakterületenként elkülönítve kell nyilvántartani:

– tulajdoni lap másolat kiadása,

– földhasználati lap másolat kiadása,

– földhasználati összesítő kiadása,

– térképmásolat kiadása,

– teljes körű adatszolgáltatás,

– egyéb adatszolgáltatás, illetve iratmásolatok kiadása,

– földmérési munkák bejelentése, vizsgálata, záradékolása,

– az ingatlanügyi hatóság által megrendelésre végzett földmérési munkák (díjfizetés),

– az ingatlanügyi hatóság által megrendelésre végzett földmérési munkák (díjmentes),

– az adatszolgáltatás díjmentességéhez benyújtott, az 1996. évi LXXXV. törvényben előírt nyilatkozatok,

– kötelező jogi képviselet kapcsán benyújtott általános meghatalmazások,

– biztonsági elemekhez kapcsolódó iratok,

– földműves adatlap másolat kiadása,

– kényszerhasznosítóként jelentkezők kérelme.

10. Az iratok továbbítása ügyintézésre

30. A szignált és iktatással nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett a szignálás címzettjéhez kell továbbítani. Az átvétel során az előadói munkanaplóban fel kell jegyezni az átadott/átvett irat iktatószámát vagy más nyilvántartás szerinti sorszámát, az átadás-átvétel dátumát, az átvevő aláírását.

31. Az iratokat előadói ívvel kell átadni, amely az ügyirat legfontosabb adatait, az ügyintézők utasításait, az ügykezelés mozzanatait rögzíti.

11. Kiadmányozás

32. Az iratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve helyezhet irattárba, amelyet arra jogosult személy kiadmányozott.

33. A már kiadmányozott iraton – a kiadmányozó írásban rögzített hozzájárulása nélkül – változtatni nem lehet.

34. Az ügyintéző az általa készített kiadmány tervezetét kézjegyével és keltezéssel köteles ellátni.

12. A kiadmány kézbesítése, továbbítása és expediálás

35. Az ügy lezárásakor az ügyfél által becsatolt eredeti okmányokat, okiratokat – ha az eljárás további menetében arra nincs szükség – az ügyfélnek vissza kell küldeni. Az irattárban csak a jogszabályban meghatározott iratok, okiratok maradhatnak, a felesleges példányokat az ügyben született döntéssel együtt a kérelmezőnek vissza kell küldeni.

V. FEJEZET

Az iratok határidős nyilvántartása, irattárazás, selejtezés és megsemmisítés, levéltári átadás

13. Határidős iratok kezelése

36. Határidős ügyirat esetében a határnapot a földügyi iktatókönyvbe is be kell vezetni. A határidő-nyilvántartásba helyezésre kijelölt ügyiratokat az irattárban határnapok, ezen belül iktatószámuk sorrendjében kell kezelni.

37. A határidő-nyilvántartásba helyezett ügyiratot a határnapot megelőzően az iratkezelő az ügyintézőnek átadja, aki az átvételt aláírásával és a keltezés feltüntetésével igazolja.

38. Abban az esetben, ha az ügyiraton megjelölt határidő lejártáig a várt intézkedésre nem került sor, vagy válasz nem érkezett, az ügyiratot az ügyintézőnek további intézkedésre vissza kell adni, és az ügyintézőnek az újabb intézkedést, vagy a meghatározott új határidőt az iraton (előadói íven) fel kell tüntetnie.

39. Az ügyiratnak a földügyi irattárba helyezését megelőzően a határidő-bejegyzéseket törölni kell.

14. Az iratok irattárazása

40. Az ügyiratok nyilvántartása, kezelése, a selejtezés és levéltári átadás lebonyolítása tekintetében az 1. függelékben meghatározott irattári tervben feltüntetett irattári tételszámok az irányadók.

41. Az irattári tételszámot kizárólag az irattári terv alapján lehet meghatározni és feltüntetni.

42. Az irattári tételszám feltüntetése az ügyintéző kötelessége, melyet legkésőbb az irattárba helyezést megelőzően köteles megtenni.

43. Kiadmány nélküli irat csak akkor helyezhető a földügyi irattárba, ha azt a kiadmányozásra jogosult az „Irattárba helyezhető” jelzéssel, keltezéssel és aláírással ellátta.

44. Az irattári terv módosítását az agrárminiszter felé írásban és indokolással ellátva lehet kezdeményezni.

45. A földügyi irattárat és a földügyi iratanyagot érintő kárról, iratpusztulásról az illetékes közlevéltárat azonnal értesíteni kell.

15. Az iratkölcsönzés rendje, iratkiadás a földügyi irattárból

46. A földügyi irattárban csak az arra felhatalmazott személyek tartózkodhatnak.

47. A földügyi irattárban elhelyezett iratokat az ügyintézők hivatalos használatra iratpótló lapnak az ügyirat helyére történő elhelyezésével kölcsönözhetik. Az iratpótló lapot a kölcsönző ügyintézőnek keltezéssel és kézjegyével kell ellátnia.

48. A kikölcsönzött iratok visszaadásának megtörténtét a földügyi irattárat kezelő személy a kölcsönzési napló alapján köteles negyedévente ellenőrizni és a visszaadást szorgalmazni.

49. A földügyi irattárban elhelyezett irat más szervek (bíróság, ügyészség, rendőrség stb.) részére történő kiadására írásos kérelem alapján, kizárólag a vezető írásos jóváhagyása alapján van lehetőség. Amennyiben a kérő szerv eredeti iratokra tart igényt, azt tételes iratjegyzékkel kell átadni. Az így kiadott dokumentumokról a kiadás előtt az ingatlanügyi hatóság köteles hiteles másolatot készíteni.

16. Iratselejtezés és levéltári átadás

50. A földügyi irattárban legalább évente szabályszerű eljárás keretében le kell selejtezni a lejárt őrzési idejű iratokat.

51. A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levéltárat értesíteni kell a selejtezés alá vont iratok évköréről, a tételszámok megjelölése mellett.

52. Az irattári tervben foglaltaktól eltérő, rendkívüli selejtezést végezni tilos.

53. A selejtezés végrehajtását háromtagú Selejtezési Bizottság irányítja és felügyeli.

54. Az iratselejtezés során a Selejtezési Bizottság – az irattári terv alapján – megjelöli az érintett évfolyamokon belül selejtezésre kerülő irattári tételeket és különválogatja azoktól a további megőrzést igénylő vagy nem selejtezhető iratokat (tételeket).

55. A selejtezési eljárásban a kiselejtezhetőnek minősített iratokat a selejtezés levéltári ellenőrzésének, illetve engedélyezésének megtörténtéig az elhelyezésük rendjében kell ideiglenesen megőrizni.

17. Egyéb rendelkezések

56. Másolást és sokszorosítást a vezető által megbízott személy végezhet. Ha nincs kijelölt személy, a sokszorosítást bármely ügyintéző maga végzi. A másolatot úgy kell elkészíteni, hogy kizárólag azokat az adatokat tartalmazza, amelyek megismerésére a kérelmező jogosultsággal rendelkezik (anonimizálás).

1. függelék

Irattári terv

1. Az irattári terv az ügyiratok és a nyilvántartásba vett, földügyi igazgatási eljárásban keletkezett iratok nyilvántartásának, irattárazásának és selejtezésének rendszerezésére szolgál.

2. Az irattári tétel a földügyi igazgatás ügyköreinek megfelelően kialakított legkisebb, egyéni irattári őrzési idővel rendelkező irattári egység. Egy irattári tételhez több egyedi ügy irata is tartozhat.

3. Az irattári terv a földügyi igazgatási hatáskörében eljáró fővárosi és megyei kormányhivatalnál, illetve a földügyi igazgatási hatáskörében eljáró járási (fővárosi kerületi) hivatalnál keletkező földügyi igazgatási ügyiratokhoz tartozó tételeket tartalmazza.

4. A hat karakterből álló irattári tételszám első eleme a földügyi igazgatásra utaló „J” betűjel, amelyet az arab számokból képzett háromjegyű sorszám, és az őrzési időt megjelölő szám- vagy betűkód követ (és utal a selejtezési időre és a levéltári átadás idejére).

A táblázatban előforduló rövidítések:

NS	nem selejtezhető, levéltárba adandó
MV	selejtezéskor levéltári értékelés szerinti mintavétel alapján átadandó iratok
HN	nem selejtezhető, iratképző szervnél határidő nélkül őrzendő
Szám	selejtezési idő években (1, 3, 5, 10, 15, 25, 50, 75)

Földügyi igazgatási ügyiratok irattári tételszámai

Az ingatlanügyi hatóság hatáskörébe tartozó ügyek
Tételszám			Megnevezés	Megőrzésidő (év)	Levéltárba adás ideje (év)
Ingatlan-nyilvántartás
J	001	HN	Jogok és tények bejegyzése, módosítása alapjául szolgáló iratok, kivéve a társasházra és szövetkezeti házra vonatkozó iratokat.	NS	HN
J	002	HN	Jogok és tények törlésére vonatkozó iratok.	NS	HN
J	003	HN	Társasház és szövetkezeti ház alaprajza, alapító okirata és módosítása, illetőleg közgyűlési jegyzőkönyve, valamint a bejegyzést elrendelő, törlés ügyében hozott határozat.	NS	HN
J	004	HN	Az ingatlan adataiban történt változások átvezetése alapjául szolgáló okiratok.	NS	HN
J	005	HN	Változás a jogosult adataiban.	NS	HN
J	006	HN	Megszűnt tulajdoni lap, helyrajzi szám és névmutató.	NS	HN
J	007	HN	Átalakítással, a szerkesztéssel kapcsolatos iratok (tulajdonilap-tervezetek, munkatérkép és eltérési jegyzék, megszűnt tulajdoni lapok és azonosítási jegyzék és egyéb irat).	NS	HN
J	008	05	Egyéb ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó ügy iratai (felvilágosítás, másolatmegrendelés, statisztikai jelentésekhez készített összesítők stb.).	5	–
J	009	HN	Biztonsági elemek kezelése (tulajdoni lap másolatok papírja, hologramok stb. felhasználása).	NS	HN
J	010	HN	Telekkönyvi betétek és az azokban lévő jogok, tények bejegyzése alapjául szolgáló okiratok.	NS	HN
J	011	HN	Osztatlan közös tulajdon megszüntetésével keletkező ingatlan tulajdonjogának bejegyzése alapjául szolgáló okiratok.	NS	HN
J	012	HN	Fellebbezés, bírósági jogorvoslati kérelem, közigazgatási perekkel, kártérítési ügyekkel és kártérítési perekkel kapcsolatos iratok.	NS	HN
J	013	HN	Felügyeleti jogkörben hozott intézkedések.	NS	HN
Földvédelem, földhasznosítás, földhasználati nyilvántartás, földminősítés
J	020	NS	Osztályba sorozással, aranykorona-érték megállapításával és földminősítéssel kapcsolatos iratok.	NS	15
J	021	NS	Földminősítési mintaterek megszüntetésével, kijelölésével kapcsolatos iratok, osztályba sorozási, földminősítési munkatérkép.	NS	15
J	022	NS	Földvédelmi járulékokkal, bírságokkal kapcsolatos ügyek.	NS	15
J	023	NS	Földhasználati nyilvántartásba vétellel és módosítással kapcsolatos ügyek.	NS	15
J	024	NS	Földhasználati nyilvántartásból való törléssel kapcsolatos ügyek.	NS	15
J	025	NS	Földhasználati bírsággal kapcsolatos ügyek.	NS	15
J	026	05	Földhasználati nyilvántartásból történő adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek.	5	–
J	027	10	Parlagfű-mentesítéssel kapcsolatos ügyek.	10	–
J	028	10	Termőföld engedély nélküli más célú hasznosításával kapcsolatos ügyek.	10	MV
J	029	10	Termőföld végleges más célú hasznosításának engedélyezése.	10	MV
J	030	10	Termőföld időleges más célú hasznosításának engedélyezése.	10	MV
J	031	05	Újrahasznosítással kapcsolatos ügyek.	5	–
J	032	05	A termőföldek hasznosítási kötelezettségével kapcsolatos ügyek (beleértve a mellékhasznosítást és az ideiglenes hasznosítást).	5	–
J	033	10	Földvédelmi jogkörben kiadott szakhatósági állásfoglalások, szakkérdések vizsgálata során kiadott szakvélemények.	10	MV
J	034	10	Területrendezési tervek és településrendezési eszközök – meliorációs – és egyéb fejlesztési tervek véleményezése.	10	–
J	035	NS	Termőföld-privatizáció végrehajtása (kárpótlás, részarány-földkiadás).	NS	15
J	036	NS	Birtok-összevonási célú önkéntes földcsere.	NS	15
J	037	NS	Egyéb földvédelmi és földhasználati iratok (értekezletek, szakmai állásfoglalások, előírások, ügyirat áttétel stb.).	NS	15
J	038	HN	A Nemzeti Földalappal kapcsolatos intézkedések.	NS	HN
J	039	10	Művelési ág változással kapcsolatos ügyek.	10	MV
J	040	HN	Földvédelemmel, földminősítéssel kapcsolatos jogorvoslatok.	NS	HN
J	041	HN	Földhasználati nyilvántartási eljárásokkal kapcsolatos jogorvoslatok.	NS	HN
Földmérés, térképészet és térinformatika
J	055	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: elhatárolások jegyzőkönyvei, vázrajzai, vázlatai és munkarészei.	NS	HN
J	056	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: azonosító jegyzék térképtári példányai.	NS	HN
J	057	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: mérési és számítási jegyzőkönyvek meghatározási tervek, kitűzési, számítási munkarészek, azok átnézeti vázlatai, koordinátajegyzék.	NS	HN
J	058	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: mérési vázlat, tömbrajz vagy mérési jegyzet (manuálé).	NS	HN
J	059	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: területszámítás írásbeli és rajzi munkarészei.	NS	HN
J	060	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: alaptérkép és annak mérettartó másolata (az új másolat készítéséig).	NS	HN
J	061	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: átnézeti térkép.	NS	HN
J	062	HN	Közigazgatási és nyilvántartási egységek területváltozásait tartalmazó írásbeli és rajzi munka részei, valamint jegyzőkönyvei.	NS	HN
J	064	HN	Változások előzetes nyilvántartása.	NS	HN
J	065	HN	Ingatlan-nyilvántartás tartalmát érintő változási vázrajz és munkarészei.	NS	HN
J	066	HN	A tulajdoni lap tartalmát nem érintő, csak az ingatlan-nyilvántartási térkép tartalmát módosító változások írásbeli, illetve rajzi munkarészei.	NS	HN
J	067	HN	Földmérési jelek elhelyezésével kapcsolatos ügyek.	NS	HN
J	069	HN	Belső ellenőrzések során készített mérési, számítási és egyéb jegyzőkönyvek, szakfelügyeleti jelentés iratai.	NS	HN
J	070	HN	Bejelentett geodéziai munkákkal kapcsolatos intézkedések, vizsgálatok, valamint a koordinációs tevékenység iratai és munkarészei.	NS	HN
J	072	05	Földmérő és állami alapadatokat felhasználó szervek tevékenységének szakfelügyeletével kapcsolatos iratok.	5	–
J	074	05	Szakmai felvilágosítás, tájékoztatás, adatszolgáltatás.	5	–
J	075	10	Szakértői tevékenységgel, mérnöki kamarai kapcsolattartással és ingatlanrendezői minősítésekkel, földmérői igazolványokkal kapcsolatos ügyek.	10	–
J	076	10	Földmérési panaszokkal, bírósági megkeresésekkel kapcsolatos iratok.	10	–
J	077	15	Az ingatlan-nyilvántartási célú földmérési és térképészeti tevékenységgel kapcsolatos levelezés.	15	–
J	078	05	Adat- és térképtári adatszolgáltatás írásbeli és rajzi munkarészei.	5	–
J	079	HN	Megrendelésre végzett munkák mérési, számítási, rajzi és ügyviteli munkarészei.	NS	HN
J	080	03	Térkép-sokszorosítással kapcsolatos ügyiratok.	3	–
J	081	03	Térkép készítése során keletkezett iratok, munkarészek.	3	–
J	082	HN	Digitális adathordozók tárolása, kezelése és nyilvántartása.	NS	HN
J	083	HN	Telekalakítási eljárással kapcsolatos iratok.	NS	HN
J	086	05	Segédanyag és szolgáltatás igénylése, nyilvántartása.	5	–
J	087	HN	Felmérési, térképezési vagy területszámítási hibák kivizsgálásának ingatlanügyi hatósági iratai.	NS	HN
J	088	HN	Fellebbezésekkel, bírósági jogorvoslati kérelmek, közigazgatási perekkel kapcsolatos iratok.	NS	HN
J	089	HN	Földrészlet-megosztási, épületfeltüntetési és művelési ág vázrajzai, valamint a területszámítás munkarészei.	NS	HN
Földforgalmi hatósági jóváhagyás, ellenőrzés, földműves nyilvántartás
J	091	HN	Földtulajdon megszerzésének hatósági jóváhagyásával kapcsolatos ügyek.	NS	HN
J	092	HN	Földhasználati jogosultság megszerzésének hatósági jóváhagyása.	NS	HN
J	093	NS	Földforgalmi ellenőrzés, kényszerhasznosítás.	NS	15
J	094	NS	Hatósági bizonyítvány, igazolás kiadása földforgalmi tárgyban.	NS	15
J	095	NS	Nyilvántartásba vétellel és adatváltozással kapcsolatos ügyek (földműves, mezőgazdasági termelőszervezet, újonnan alapított mezőgazdasági termelőszervezet).	NS	15
J	096	NS	Nyilvántartásból való törléssel kapcsolatos ügyek (földműves, mezőgazdasági termelőszervezet, újonnan alapított mezőgazdasági termelőszervezet).	NS	15
J	097	NS	A kényszerhasznosítóként való jelentkezés tényének bejegyzésére és törlésére irányuló eljárás.	NS	15
J	098	05	Nyilvántartásból történő adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (földműves, mezőgazdasági termelőszervezet, újonnan alapított mezőgazdasági termelőszervezet).	5	–
J	099	03	Egyéb, a földműves nyilvántartáshoz kapcsolódó ügy iratai (felvilágosítás, másolat megrendelés, adatlapkiadás).	3	–

2. függelék

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2015. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. melléklet j) pontjában meghatározott kivételi kör alapján a Szabályzat 1. pontjában meghatározott „Földügyi igazgatási eljáráshoz” kezelési jelzéssel a földügyi igazgatási eljárásokhoz kapcsolódó alábbi iratok láthatóak el:

1. változás-átvezetési eljárások iratai (ingatlan adatainak változása, jogosultak címe/székhelye, névváltozása), hiteles tulajdoni lap másolat;

2. jogok, tények;

3. bejegyzésnek, feljegyzésének, módosulásának, törlésének okiratai: bejegyzés alapjául szolgáló okiratok, így magánokiratok, közokiratok, bejegyzést, feljegyzést, módosulást, törlést elrendelő hatósági és bírósági határozatok, törvény erejénél fogva keletkezett, módosult, megszűnt jogok tények be-, illetve feljegyzése iránti megkeresések iratai, ideértve a különleges biztonsági elemekkel ellátott okiratok (föld tulajdonjogának átruházása iránti szerződés), az ügyvéd által ellenjegyzéssel ellátott okiratok, valamint a hatóság által jóváhagyó záradékkal ellátott okiratok;

4. jogok, tények bejegyzéséhez, feljegyzéséhez, módosulásához, törléséhez szükséges, jogszabály által előírt okiratok, hatósági határozatok, igazolások, bizonyítványok, hatóság által záradékolt okiratok, melyek nem bejegyzés alapjául szolgáló okiratok, de a bejegyzéshez a jogszabályi előírás folytán elengedhetetlenek;

5. a földvédelmi, földminősítési, földhasznosítási kötelezettséggel kapcsolatos eljárás, valamint a földhasználati nyilvántartásbavételi eljárás megindítására irányuló kérelem (bejelentés, ideértve a változás és a használat megszűnésének bejelentését is) és mellékletei;

6. a földvédelmi, földminősítési, földhasznosítási kötelezettséggel kapcsolatos eljárás, valamint a földhasználati nyilvántartásbavételi eljárás során hiánypótlási felhívást követően benyújtott iratok;

7. a földvédelmi, földminősítési, földhasznosítási kötelezettséggel kapcsolatos eljáráshoz, valamint a földhasználati nyilvántartásbavételi eljáráshoz kapcsolódó küldemények;

8. a földvédelmi, földminősítési, földhasznosítási kötelezettséggel kapcsolatos eljárásokkal, valamint a földhasználati nyilvántartásbavételi eljárással összefüggésben benyújtott panaszok, közérdekű bejelentések, tájékoztatás-kérések;

9. a földvédelmi, földminősítési, földhasznosítási kötelezettséggel kapcsolatos eljárásokkal, valamint a földhasználati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatásra irányuló kérelmek, megkeresések;

10. a földvédelmi, földminősítési, földhasznosítási kötelezettséggel kapcsolatos eljárásokkal, valamint a földhasználati nyilvántartásbavételi eljárással összefüggésben benyújtott jogorvoslati kérelmek;

11. részarány-földkiadással, kárpótlással kapcsolatos beadványok;

12. parlagfű fertőzöttség ellenőrzésével, határszemle lefolytatásával kapcsolatos beadványok;

13. művelési ág változás bejelentésével kapcsolatos beadványok;

14. a földvédelmi és földminősítési eljárásban, illetve az adatszolgáltatásért fizetendő igazgatási szolgáltatási díj, a földvédelmi járulék és bírság, valamint a földhasználati bírság megfizetésével, kezelésével, visszatérítésével kapcsolatos iratok, beadványok, valamint a végrehajtási eljárás során keletkező iratok, benyújtott beadványok;

15. telekalakítási dokumentáció, ideértve a kisajátítási eljárás során benyújtott dokumentációt is (változási vázrajz, kérelem, megbízás, ingatlan-nyilvántartási átvezetéshez, bejegyzéshez szükséges okirat);

16. vizsgálatra, záradékolásra megküldött változási vázrajzok;

17. felmérési, térképezési vagy területszámítási hiba kiigazítása iránti kérelem és a benyújtásához szükséges szakvélemény;

18. hiteles térképmásolat;

19. a föld tulajdonjoga hatósági jóváhagyáshoz kötött megszerzésének jóváhagyása iránti eljárásban benyújtott okiratok, ideértve a különleges biztonsági elemekkel ellátott okiratok (föld tulajdonjogának átruházása iránti szerződés), az ügyvéd által ellenjegyzéssel ellátott okiratok, valamint a hatóság által jóváhagyó záradékkal ellátott okiratok;

20. a földhasználati jogosultság hatósági jóváhagyáshoz kötött megszerzésének jóváhagyása iránti eljárásban benyújtott okiratok (ideértve az ügyvéd által ellenjegyzéssel ellátott okiratok, valamint a hatóság által jóváhagyó záradékkal ellátott okiratok);

21. a föld tulajdonjogának megszerzéséhez szükséges szerzési feltételek igazolására szolgáló hatósági bizonyítvány kiadása iránti eljárásban benyújtott okiratok;

22. a föld tulajdonjogának illetve a földhasználati jogosultság megszerzéséhez kapcsolódó igazolás kiadása iránti eljárásban benyújtott okiratok;

23. a földműves nyilvántartásbavételi, törlési, változásbejelentési eljárás megindítására irányuló kérelem és annak mellékletei;

24. a földműves nyilvántartásbavételi, törlési, változásbejelentési eljárás során hiánypótlási felhívást követően benyújtott iratok;

25. a földműves nyilvántartásbavételi, törlési, változásbejelentési eljáráshoz kapcsolódó küldemények;

26. a földműves nyilvántartásbavételi, törlési, változásbejelentési eljárással összefüggésben benyújtott panaszok, közérdekű bejelentések, tájékoztatás-kérések;

27. a földműves nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatásra irányuló kérelmek, megkeresések;

28. a földműves nyilvántartásbavételi, törlési, változásbejelentési eljárással összefüggésben benyújtott jogorvoslati kérelmek;

29. a földforgalmi ellenőrzéssel, kényszerhasznosításba adással, kényszerhasznosítóként bejelentkezéssel kapcsolatosan benyújtott okiratok.

A 4. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek