1/2017. (I. 5.) KKM utasítás
a Külgazdasági és Külügyminisztérium éves diplomáciai és operatív tervezéséről és beszámoltatásáról1
2018.08.08.
A kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendeletben meghatározott követelmények és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában kapott felhatalmazás alapján – a korábban kialakult tervezési és beszámolási gyakorlat figyelembevételével – a Külgazdasági és Külügyminisztérium éves diplomáciai és operatív tervezésére, illetve éves írásbeli beszámolási kötelezettségére vonatkozóan az alábbi utasítást adom ki:
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. § Az utasítás célja a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) éves diplomáciai és operatív tervezése, valamint a beszámolási kötelezettség eljárásrendjének egységes szerkezetben történő szabályozása.
2. § Az utasítás hatálya kiterjed a KKM önálló szervezeti egységeire.
3. § Az 1. §-ban meghatározott cél az alábbi dokumentumok elkészítését foglalja magában:
a) éves miniszteri program;
d) a bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai tervezési dokumentuma;
e) a bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai jelentési dokumentuma;
f) a multilaterális külképviseletek tervezési és jelentési dokumentuma;
g) a külképviseletek operatív jelentési dokumentuma.
4. § Az utasítás alkalmazásában a stratégiai tervdokumentumnak (a továbbiakban: tervdokumentum) minősül az éves miniszteri program és az intézményi munkaterv.
II. AZ ÉVES MINISZTERI PROGAM, A MINISZTERI JELENTÉS ÉS AZ INTÉZMÉNYI MUNKATERV
5. § A tervdokumentum naptári évre vonatkozik.
6. § A tervdokumentumot a Miniszterelnökség részére kell benyújtani. Ennek határideje a tervdokumentum tárgyévének január 15. napja. Ezzel egyidejűleg kerül megküldésre a tárgyévet megelőző évre vonatkozó miniszteri jelentés is.
7. § Az éves miniszteri programot a Miniszterelnökség felkérésére a Miniszteri Kabinet (a továbbiakban: Kabinet) készíti el.
8. § A miniszteri jelentés a lezárult tárgyévre vonatkozó éves miniszteri program gyakorlati megvalósulásáról számol be.
9. §2 A miniszteri jelentést a Miniszterelnökség által rendelkezésre bocsátott módszertani útmutatás figyelembevételével a Kabinet készíti el.
3. Az intézményi munkaterv
10. § Az intézményi munkaterv (a továbbiakban: munkaterv) a KKM egy naptári évre szóló intézkedési és erőforrás-felhasználási stratégiáját mutatja be. A munkatervben minden olyan előre látható feladat és tevékenység szerepeltetésre kerül, amelynek kezdete, vége, illetve lefolytatása a tárgyévben esedékes.
11. § A munkatervet a KÁT Titkárság készíti el.
12. § A munkaterv összeállításához a KKM központi önálló szervezeti egységei az 1. melléklet szerinti táblázatot megküldik a munkájukat felügyelő helyettes államtitkárnak, aki a munkáját felügyelő államtitkár jóváhagyásával minden év január 7. napjáig megküldi a KÁT Titkárságnak.
III. DIPLOMÁCIAI, POLITIKAI TERVEZÉS ÉS JELENTÉS DOKUMENTUMAI
1. A bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai tervezési dokumentuma
13. § A bilaterális relációkban működő külképviseletek a 2. melléklet szerinti szempontrendszer alapján a 3. mellékletben foglaltaknak megfelelően készítik el a politikai vonatkozású éves munkatervüket tartalmazó diplomáciai, tervezési dokumentumukat.
2. A bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai jelentési dokumentuma
14. § A bilaterális relációkban működő külképviseletek a 4. mellékletben foglaltaknak megfelelően diplomáciai, politikai jelentési dokumentumot (a továbbiakban: bilaterális jelentés) készítenek a dokumentum megküldésének határidejét megelőző egyéves tevékenységükről és helyzetértékelésükről, amelyet a külképviseletet irányító területi főosztálynak küldenek meg.
15. § A bilaterális jelentés beérkezésének határideje a tárgyév június 15. napja. Amennyiben a külképviselet-vezető éves, hazai beszámoltatására tárgyév június 30. napja előtt kerül sor, úgy a bilaterális jelentés beérkezésének határideje a beszámoló időpontját megelőző 15. nap.
16. § A bilaterális jelentést és annak összes mellékletét a külképviseletek kizárólag Scriptamenten terjesztik fel intézkedésre, címzettként az illetékes felügyelő főosztályokat, helyettes államtitkárokat, államtitkárokat kell megjelölni. A bilaterális jelentés hivatalos úton, határidőben történő felterjesztéséért a külképviselet-vezető felel.
3. A multilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai tervezési dokumentuma
17. §3 A biztonságpolitikai és nemzetközi együttműködésért felelős államtitkár (a továbbiakban: BNÁT) felügyelete alá tartozó multilaterális külképviseletek – az erőforrások hatékony kihasználása érdekében – az állomáshelyük szerinti bilaterális relációban működő képviseletek felé a tárgyévet megelőző év október 1-ig jelzik mindazon eseményeket, rendezvényeket, amelyek a tárgyév során előre ismertek, illetve amelyekkel tervezni lehet.
18. §4 A multilaterális relációban működő külképviseletek a 17. § szerinti eseményekkel kapcsolatos terveiket, javaslataikat a tárgyévet megelőző év október 15. napjáig megküldik a tevékenységüket irányító főosztálynak és helyettes államtitkárnak, valamint a BIZPOLAT-nak.
4. A multilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai jelentési dokumentuma
19. §5 A multilaterális relációban működő külképviseletek legfeljebb kétoldalas éves diplomáciai, politikai jelentési dokumentumot (a továbbiakban: multilaterális jelentés) készítenek, amely bemutatja a külképviseletnek a multilaterális jelentés beérkezési határidejét megelőző egy évben folytatott tevékenységét, különös tekintettel az aktuális külképviseleti ügyekre, a célkitűzések teljesítésére és a felmerülő problémákra. A multilaterális jelentést a külképviseletet irányító főosztálynak kell megküldeni, melyet a külképviseletet irányító főosztály véleményével és javaslatával együtt továbbít a tevékenységét felügyelő helyettes államtitkárnak, amely azt saját észrevételeivel továbbküldi a BIZPOLAT-nak.
20. § A multilaterális jelentés beérkezésének határideje a tárgyév június 15. napja. Amennyiben a külképviselet-vezető éves, hazai beszámoltatására tárgyév június 30. napja előtt kerül sor, úgy a multilaterális jelentés beérkezésének határideje a beszámoló időpontját megelőző 15. nap, melynek hivatalos úton, határidőben történő felterjesztéséért a külképviselet-vezető felel.
IV. KÜLKÉPVISELETEK OPERATÍV JELENTÉSI DOKUMENTUMA
21. §6 A KÁT irányítása alá tartozó szervezeti egységek által a külképviseletektől bekért jelentések egységesítése és egyszerűsítése érdekében a jelentő munka naptári évenként a külképviseletek éves operatív jelentési dokumentumában (a továbbiakban: operatív jelentés) történik.
22. § Az operatív jelentésben fel kell tüntetni a költségvetési évet követő évre vonatkozó terveket, javaslatokat, és jelezni kell a KKM felé a szükségesnek vélt intézkedéseket.
23. § Az operatív jelentést a külképviseletek kizárólag Scriptamenten terjesztik fel a Személyügyi Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály, a Dokumentációs Főosztály és a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, a Létesítménygazdálkodási Főosztály, valamint az Ingatlangazdálkodási Főosztály részére intézkedésre.
24. §7 A 23. §-ban meghatározott intézkedésre megjelölt szakmai főosztályok, illetékességük szerint, a beérkezett jelentések alapján összefoglaló tájékoztatót és szükség szerint intézkedési tervet készítenek, amelyet tárgyév április 15-ig jóváhagyásra felterjesztenek a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárnak, a jogi és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkárnak és a közigazgatási államtitkárnak.
25. §8 A külképviseletek az operatív jelentés vezetői összefoglalóját Scriptamenten tájékoztatásul megküldik a külképviseletet közvetlenül felügyelő állami vezető részére.
26. § Az operatív jelentés beküldésének határideje a tárgyévet követő év február 28. napja. A beszámolási időszak az operatív jelentés beküldési határidejét megelőző év december 31. napját megelőző egy év.
27. § Az operatív jelentés része a – legfeljebb 4 oldalas – vezetői összefoglaló, valamint az 5–9. mellékletek szerinti biztonsági, személyügyi, konzuli, iratkezelési és költségvetési jelentés. A vezetői összefoglalónak a külképviselet általános bemutatására kell törekednie. A vezetői összefoglaló és annak mellékleteit képező jelentések a beszámolási időszakra vonatkozóan lényegre törően tartalmazzák:
a) a biztonsági helyzet általános bemutatását: a külképviselet biztonsági helyzetének bemutatása, a fogadó országnak a külképviselet biztonságára kiható intézkedéseinek ismertetése, a fogadó ország által biztosított védelmi intézkedések szintjének bemutatása, a külső és belső tényezők ismertetése (közbiztonság, titkosszolgálati helyzet, terrorveszély, közegészségügy). Ezen túlmenően tartalmazza a külképviselet biztonsági szempontú észrevételeit, javaslatait, röviden összefoglalva a beszámolási időszak alatt végbement biztonsági szempontú változásokat, eseményeket;
b) a személyi állomány általános bemutatását: a külképviselet személyi állományában történt változásainak bemutatása, javaslat a KKM felé a szükséges intézkedések tekintetében, a személyi állományban a beszámolási időszakot követő évben bekövetkező, előre látható események (berendelések, munkakörrel kapcsolatos változások stb.) bemutatása;
c) a külképviselet konzuli tevékenységének általános bemutatását: a külképviseletnek a beszámolási időszakra vonatkozó lényegre törő ismertetése a konzuli feladatok típusmegoszlásáról, ügyszámáról, az ügyszámok változásai mögött álló összefüggésekről, a konzuli területen jelentkező legfontosabb problémákról, kihívásokról, illetve a feladatellátás során a közeljövőben várható nehézségekről. Ezen túlmenően értékelni kell a külképviselet által felügyelt tiszteletbeli konzulok tevékenységét is, figyelembe véve az éves tiszteletbeli konzuli beszámolók tartalmát;
d) a dokumentációs és iratkezelési tevékenység általános bemutatását: az iratkezelési és dokumentációs tevékenység, az iratforgalom ismertetése, kiemelve a rendkívüli eseteket;
e) a külképviselet gazdálkodásának általános bemutatását: a gazdálkodási tevékenység lényegre törő ismertetése, mely tartalmazza az éves eredeti és módosított előirányzatokat, azok év végi felhasználását kiemelve a gazdálkodást befolyásoló rendkívüli eseményeket, változásokat;
f) a külképviseletek ingatlanhelyzetének és gépjárműparkjának általános bemutatását: a külképviselet ingatlanjainak, valamint gépjárműveinek helyzetéről, állapotáról, az ezekkel kapcsolatosan megtett intézkedésekről és tevékenységekről szóló ismertető.
V. ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
28. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
29. § Az utasítás hatálybalépésekor folyamatban lévő tervezési és beszámolási eljárásokban az utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni.
30. § A külképviseletek igazgatási, operatív, technikai-adminisztratív tevékenységével kapcsolatos korábbi éves jelentési kötelezettségek megszűnnek.
1. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz
Intézményi munkatervre vonatkozó táblázat
2. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz
Szempontrendszer a külképviseletek éves munkatervének összeállításához
A Külgazdasági és Külügyminisztérium külképviseletei éves munkatervüket – az alábbi szempontok alapján – az 1. melléklet szerinti táblázatba rendezve készítik el. Az áttekinthetőség érdekében a táblázat kitöltése során a legfontosabbnak tartott terveket piros háttérszínnel szükséges szerepeltetni.
1. Magas szintű látogatások
2.1. Gazdasági Vegyesbizottság ülés
2.4. Magyar tőkekihelyezésre vonatkozó projektek
2.6. Vállalati innovációs együttműködést elősegítő projektek
2.7. Határon átnyúló regionális infrastrukturális fejlesztések, közlekedési projektek
2.8. Több ország részvételével zajló transznacionális projektek
2.9. Európai uniós ikerintézményi (Twinning) projektek
2.10. A fogadó országból tőkebevonásra vonatkozó tervek
2.11. Javaslat a háttérintézmények reláció-specifikus politikájának alakítására
2.12. A magyar részvétellel működő európai területi társulások tevékenysége
3.1. Kétoldalú kapcsolatok
3.3. Multilaterális kapcsolatok
4. Kulturális politika és tudománydiplomácia
4.1. Kulturális és tudományos megállapodások helyzete, létrehozásukkal kapcsolatos tervek
4.3. Kulturális és tudománydiplomáciai szempontból kiemelt programok
4.4. Akadémiai, kutatóintézeti és felsőoktatási, valamint iparági és vállalati K+F együttműködést elősegítő projektek
4.5. Egyetemi és kutatói mobilitást elősegítő ösztöndíjak, különös tekintettel a Stipendium Hungaricum programra
5.1. Kezdeményezések, projektek, események
6.1. Várható ügyfélforgalom nagysága vízumkiadás terén
6.2. Hagyományos konzuli ügyek prognosztizált száma
6.3. A konzulátus működési feltételeinek biztosításával kapcsolatos tervek
7. Szaktárcák relációs tervei
7.2. Programok, projektek
Speciális feladatok, projektek, célok, melyek nem sorolhatóak be az 1–7. kategóriákba
3. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz
A bilaterális külképviseletek diplomáciai, politikai tervezési dokumentuma megalkotásának menete
1. A külképviselet-vezetők, a 2. mellékletben megadott szempontok szerint – 1 oldal vezetői összefoglaló, 3-4 oldal részletesebb alátámasztás terjedelemben –, elkészítik a tárgyévre vonatkozó munkatervüket és megküldik az őket irányító területi főosztálynak. Határidő: a tárgyévet megelőző év október 15. napja.
2. A területi főosztály – a felügyeletet ellátó helyettes államtitkár útmutatása alapján – összegezi és mérlegeli a külképviseletek terveit, valamint javaslatot tesz a helyettes államtitkárnak az adott főosztályhoz tartozó egész térség éves tervére vonatkozóan. A területi főosztály a javaslatot benyújtás előtt egyezteti a szakmai főosztályokkal, valamint a szaktárcák nemzetközi kapcsolatokért felelős főosztályaival is. Határidő: a tárgyévet megelőző év november 5. napja.
3.10 A helyettes államtitkár összeállítja az általa felügyelt teljes területre vonatkozó éves tervet, majd véleményezésre megküldi a biztonságpolitikai és nemzetközi együttműködésért felelős államtitkárnak, a gazdaságdiplomáciáért felelős államtitkárnak és a tájékoztatásért és Magyarország nemzetközi megjelenítéséért felelős államtitkárnak. Az államtitkárokkal történt egyeztetést követően a helyettes államtitkár jóváhagyja a tervet és megküldi a Stratégiai Tervező-elemző Főosztálynak. Határidő: a tárgyévet megelőző év november 20. napja.
4.11 A Stratégiai Tervező-elemző Főosztály egységes dokumentumba foglalja a területekért felelős helyettes államtitkárok éves tervét, majd az egységesített éves tervet megküldi a Parlamenti Államtitkár Titkárságnak. Határidő: a tárgyévet megelőző év november 25. napja.
5. A parlamenti államtitkár jóváhagyja az egységesített éves tervet, majd a Parlamenti Államtitkár Titkársága megküldi azt a külképviseletek és a KKM vezetőinek. Határidő: a tárgyévet megelőző év december 5. napja.
4. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz12
A bilaterális külképviseletek éves diplomáciai, politikai jelentési dokumentumának tartalmi elemei
Az éves beszámoló jelentés felsorolásszerűen összeállítva tartalmaz egy rövid, legfeljebb 2 oldalas vezetői összefoglalót az aktuális, illetve halasztást nem tűrő külképviseleti ügyekről, a célkitűzések teljesítéséről, problémákról. A vezetői összefoglaló tartalmazza egyúttal a külképviselet vezetőjének legfontosabb javaslatait is, mind szakmai, mind igazgatási kérdésekben.
A beszámoló jelentés témánként legfeljebb 2-2 oldalban az alábbi témakörökre térjen ki:
a) kétoldalú politikai és szerződéses kapcsolatok alakulása a beszámolási időszakban;
b) a külképviselet külgazdasági tevékenységének értékelése, az eredmények bemutatása [amennyiben létezik, az MNKH Magyar Nemzeti Kereskedőház Zártkörűen Működő Részvénytársaság, Magyar Export-Import Bank Zártkörűen Működő Részvénytársaság (Eximbank), Nemzeti Befektetési Ügynökséggel (HIPA) történő együttműködésre is kitérve];
c)13 kulturális és tudománydiplomáciai tevékenység, országimázs, sajtó (amennyiben az állomáshelyen működik külföldi magyar kulturális intézet vagy kulturális szolgálat, úgy egyeztetett, közös összefoglaló keretében);
d) a fogadó ország belpolitikai és gazdasági helyzete (amennyiben az adott országban több külképviselet is működik, úgy ezen összefoglalók elkészítése a nagykövetség feladata – az érintett főkonzulátusok ennél a pontnál a működésüket közvetlenül érintő politikai-gazdasági környezetre térjenek ki);
e) a fogadó ország külpolitikája (amennyiben az adott országban több külképviselet is működik, úgy ez a nagykövetség feladata).
5. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz
1.1. A fogadó állam külpolitikai törekvéseinek, nemzetközi kapcsolatainak, belpolitikai, gazdasági hátterének kihatása a külképviselet működésére, biztonságára.
1.2. Az előző beszámoló jelentés óta eltelt időszak biztonságot érintő konkrét eseményei, valamint a biztonsági környezet általános változása.
1.3. A fogadó állam sajátosságaiból adódó főbb veszélyhelyzeti elemek értékelése (hadiállapot, polgárháború, polgári zavargások, anarchia, tüntetések, demonstrációk, terrorizmus, szabotázs akciók, közbiztonság, helyi bűnözés, szervezett bűnözés, gazdasági válság, járványok, egészségügyi ellátás problémái, ipari, nukleáris katasztrófák, természeti katasztrófák, migrációs helyzet stb.).
1.4. A helyi hatóságok viszonya a külképviselethez (kapcsolattartás a helyi hatóságokkal, a fogadó ország külügyminisztériumának biztonsági kérdésekben illetékes szerveivel, a kapcsolattartás gyakorisága, szintje, minősége).
1.5. A fogadó állam viszonya ott élő, ott dolgozó, oda látogató állampolgárainkhoz.
1.6. A fogadó ország vizsgálata korrupciós kockázati szempontok alapján.
1.7. A helyi lakosság viszonya állampolgárainkhoz.
1.8. A külföldiekkel szemben alkalmazott megkülönböztető intézkedések.
1.9. Titkosszolgálati tevékenység a fogadó állam részéről (érdeklődés, ellenőrzés, megfigyelés, beszervezési kísérlet, szorosabb magánkapcsolat kialakítására irányuló törekvés stb.).
1.10. Titkosszolgálati tevékenység a fogadó államban működő harmadik fél részéről, az előző pont szerint.
1.11. Egyéb incidensek (betörés, behatolási kísérlet, kutatás, gépkocsilopás, rongálás, feltörés, közlekedési balesetek, rablás, arra irányuló kísérlet, szóbeli vagy írásbeli provokálás, zaklatás, fenyegetés, megfélemlítés, zsarolás, kompromittálásra irányuló törekvés, mozgásban korlátozás, hivatalos helyre előállítás, kiutasítás stb.).
1.12. A külképviselet és a diplomaták használatában álló gépjárművek felsorolása.
2.1. Személyi biztonsági elemek:
a) A külképviselet tagjainak és velük egy háztartásban élő családtagok helyi biztonsági felkészítése.
2.2. Fizikai biztonsági védelem:
a) A biztonsági területtel rendelkező képviseletek esetén, különösen a rejtjeleszközök és minősített anyagok kezelése, tárolása, védelme, a biztonságtechnikai eszközök.
b) Az adminisztratív zóna védelme. A vagyonvédelem biztosítása (műtárgyak, berendezési tárgyak, festmények, műszaki berendezések, egyéb vagyoni értékek).
c) A külképviseleti ingatlan(ok) tulajdoni viszonya(i) (saját tulajdon, bérlemény).
d) A külképviselet helyiségeinek külső és belső védelme:
da) a beléptetés és kilépés ellenőrzésének mikéntje (zsiliprendszer, beléptetőkártya használata stb.);
db) kísérő biztosítása idegen személyek mellé, a mozgás útvonalának korlátozása idegen személyek és a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók tekintetében;
dc) riasztórendszerek (működőképesség, esetleges hibák, hiányosságok);
dd) kamerák, monitorok, kaputelefonok (működőképesség, esetleges hibák, hiányosságok).
e) A biztonságtechnikai, vagyonvédelmi, informatikai, infokommunikációs és telekommunikációs berendezések állapota, a meghibásodások, a helyben elvégzett javítások, az eszközök használatára vonatkozó észrevételek, javaslatok.
f) A különböző adathordozók minősítési szintjének megfelelő tárolóeszközök, páncélszekrények, kulcsok, kódok kiosztása, tárolása, cseréje.
g) Objektumvédelem (helyi hatóságok által biztosított védelem mikéntje, szintje, őrző-védő szolgáltatás igénybevétele, a szolgáltatás részletezése, értékelése).
3.1. Biztonsági területtel rendelkező képviseleteken az ügyeleti rend, egyéb képviseleteken a telefonügyelet (szervezése, ellátása, mulasztások és következményei).
3.2. Idegen szakemberek által végzett munkálatok, a műszaki naplóban rögzített fontosabb cselekmények.
3.3. A titokvédelmi fegyelem betartása, esetleges megsértése és annak következményei.
3.4. Biztonsági ellenőrzések (gyakorisága, tapasztalatai, esetleges következmények).
3.5. A rendkívüli események, gyanúra okot adó jelenségek, cselekmények.
3.6. A külképviselet észrevételei, javaslatai.
6. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz14
7. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz
1. A jelentési kötelezettséget nem érinti a konzuli tisztviselő személyében esetlegesen bekövetkezett változás. A konzuli jelentés csak a konzuli szempontból releváns, lényeges témákra terjedhet ki, tehát nem tartalmaz általános jellegű politikai vagy gazdasági elemzést.
2. A konzuli tisztviselők beszámoltatása az éves konzuli jelentést alapul véve, a konzul egész éves konzuli szakmai munkáját, illetve az ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységének és az egyedi jelentések figyelembevételével, komplexen történik.
3. Konkrét és egyedi ügyek a jelentésben csak a név és a konkrét ügyben felterjesztett jelentés számára történő hivatkozással és csak akkor szerepelhetnek, ha azok a kétoldalú kapcsolatok alakulására valóban döntő befolyást gyakoroltak, avagy a fogadó államban tapasztalt, hosszabb távon is jelentős folyamatot tükröznek.
4. A minősítést igénylő adatokat, információkat a külképviseletek ne az éves konzuli jelentésben, hanem más úton terjesszék fel.
5. Az éves konzuli jelentés szöveges részből, valamint mellékletekből áll. A terjedelem ne haladja meg a 4-5 oldalt.
5.1. A jelentés szöveges részét a következő bontásban kell összeállítani:
5.1.1. Konzuli (szerződéses) kapcsolatok: a fogadó állammal fennálló konzuli kapcsolatok, a hatóságokkal való együttműködés (értesítési kötelezettség teljesítése, a konzuli érdekvédelem elősegítése a fogadó állam hatóságai részéről, esetleges gyakorlati problémák) rövid értékelése, az értékelt időszak változásai.
5.1.2. A fogadó ország konzuli szempontból releváns viszonyai: rövid értékelés a fogadó állam idegenrendészeti gyakorlatáról a magyar (uniós) állampolgárok szempontjából (ide értve a lakcímbejelentés és a munkavállalás feltételeit is); a fogadó állam külföldieket érintő olyan lényegi szabályainak ismertetése, amelyek a magyar állampolgároknak, illetve magyarországi honossággal rendelkező cégeknek nyújtott érdekvédelem körében kiemelkedő jelentőséggel bírhatnak; a fogadó állam viszonyainak rövid jellemzése az oda utazó magyar állampolgárok biztonsága szempontjából (a turizmus általános helyzete, közbiztonság, terrorizmus, katasztrófák valószínűsége stb.).
5.1.3. A külképviselet vízumkiadó tevékenysége: a vízumkiadó tevékenység során szerzett tapasztalatok, a vízumkiadást befolyásoló jelenségek, a jövőbeni várható trendek, valamint a külképviseleti vízumkiadás statisztikai adatainak rövid bemutatása (ügyszámok, kiadott vízumok, elutasítások stb.). A vízumkiadás tárgyi, infrastrukturális, biztonsági feltételeinek rövid bemutatása. Az érintett állomáshelyeken a vízumkérelmek átvételének kiszervezésében szerepet játszó cégek tárgyévi tevékenységének értékelése.
5.1.4.15 A külképviselet klasszikus konzuli tevékenysége: a külképviselet klasszikus konzuli tevékenységének ügycsoportonkénti bemutatása (konzuli érdekvédelem; közigazgatási ügyek: állampolgársági és anyakönyvi ügyintézés, egyszerűsített honosítási ügyek, útlevélrendészet; közjegyzői jellegű tevékenység) a KIR adatai alapján (iktatott ügyek és konzuli cselekmények száma, az egyes ügycsoportok aránya a teljes konzuli tevékenységen belül stb.).
5.1.5. A konzuli tevékenységgel kapcsolatos visszajelzések: a külképviselet konzuli munkájával kapcsolatos állampolgári visszajelzések általános tapasztalatai, különös tekintettel a pozitív, valamint a működési hatékonyságot, eljárásokat érintő észrevételekre, illetve a panaszokról készített általános összefoglaló, amely a panaszok nagyságrendjére, jellegére, a szükséges intézkedések rendjére terjed ki.
5.1.6. Helyi konzuli együttműködés/Helyi schengeni együttműködés: a fogadó államban működő helyi konzuli/schengeni együttműködés bemutatása. Rövid tájékoztatás az uniós körben válságkezelési témában tartott megbeszélések, válságkezelési gyakorlatok, válságkezelési tervek összehangolására irányuló intézkedések tapasztalatairól [lásd: a Külgazdasági és Külügyminisztérium Konzuli és Állampolgársági Főosztálya (a továbbiakban: KONZ) vonatkozó, a konzuli tisztviselők jelentéstételi kötelezettségével kapcsolatos utasítását].
5.1.7. Tiszteletbeli konzulok: a külképviselet irányítása alá tartozó tiszteletbeli konzulok beszámolási időszakban kifejtett tevékenységének és a külképviselettel való kapcsolatának rövid értékelése, ideértve a jelentési és elszámolási kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos külképviseleti tapasztalatokat is.
5.1.8. A konzuli tevékenység tárgyi és személyi feltételei: a konzuli ügyekkel foglalkozó munkatársak számának, feladatkörének, státuszának és a külképviselet ezzel kapcsolatos indokolt és költséghatékony javaslatainak bemutatása (csökkentés, bővítés, átcsoportosítás, munkakörök módosítása stb.). A tárgyi feltételeken belül kell kitérni a számítógépes ellátottságra, a jogi és egyéb információs bázisokhoz való hozzáférhetőségre, valamint itt lehet jelezni a képviselet konkrét és indokolt technikai, informatikai, biztonsági javaslatait is.
5.1.9. Kapcsolattartás a Központtal: röviden jellemezze a KONZ-zal, illetve adott esetben más szervezeti egységeivel, valamint a hazai társhatóságokkal való együttműködés tapasztalatait; indokolt esetben javaslattétel a kapcsolattartás hatékonyabbá tételére.
5.1.10. Egyéb kiemelt témák: a KONZ által az adott beszámolási időszakra megjelölt kiemelt témákról készített, a főosztály által megadott szempontok szerint készített rövid összefoglaló.
A jelentéshez mellékelni kell az éves konzuli bevételről a KIR alapján készített összesítőt, valamint a KONZ vonatkozó utasítása szerinti válságkezelési táblázatot. Ha a segítségnyújtások száma indokolja, a más tagállami állampolgároknak nyújtott szolgáltatások táblázatszerű összesítése is mellékelendő.
8. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz
a minősített adatok kezelésének ellenőrzéséről
Készült ………………… külképviseleten 2017. …………… ……- n
Ellenőrzött (TÜK-kezelő) tneve:
A bizottság tagjai (név, beosztás):
– nemzeti minősített adatkezelési engedéllyel
– EU minősített adatkezelési engedéllyel
– NATO minősített adatkezelési engedéllyel rendelkezik.
A fenti engedélyek alapján tárolhat-e külképviselet papíralapú „Bizalmas” vagy annál magasabb szintű adatot munkaidő után?
A Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás alapján elkészítette-e a külképviselet saját Biztonsági Szabályzatát?
2. A külképviseleten minősítői jogkörrel rendelkező személy:
A Mavtv.-ben kapott minősítői jogkörrel rendelkezik: ……… fő. Átruházott minősítői jogkörrel (név, beosztás) rendelkezik: ……… fő.
Érvényben lévő minősítői jogkör átruházása, iktatószám:
3. Minősített adatot kezelő munkatársak (TÜK-kezelő, TÜK-kezelő helyettes) beosztása, TÜK-vizsga száma.
TÜK-vizsga tanúsítvány száma:
Felhasználói engedély iktatószáma:
TÜK-kezelő-helyettes, beosztás:
TÜK-vizsga tanúsítvány száma:
Felhasználói engedély iktatószáma:
4. A minősített adatokkal dolgozó munkatársak rendelkeznek-e nyilvántartásba vett (iktatószám)
– Személyi Biztonsági Tanúsítvánnyal,
– Felhasználói engedéllyel és
– Titoktartási nyilatkozattal?
A felhasználói engedéllyel rendelkezők naprakész nyilvántartása iktatószámmal ellátva rendelkezésre áll-e? Iktatószáma:
1. A biztonsági terület tartalékkulcsait és kódjait a biztonsági felelős hitelesen lezárt, nem áttetsző borítékban őrzi – a tárolt adatok minősítési szintjének megfelelő – biztonsági tárolóban?
2. A biztonsági területen használt kódok megváltoztatása folyamatos (legalább félévente)? A kódok megváltoztatásának tényét és időpontját a biztonsági felelős az általa kezelt nyilvántartásban rögzíti?
Utolsó kódcsere időpontja:
III. Adminisztratív Biztonság:
1. A minősített adatok felhasználása és tárolása – nemzeti, valamint NATO, EU forrásonként elkülönítve – egy biztonsági területen (Nyilvántartóban/kezelőponton) történik-e?
2. A minősített adatok nyilvántartása – nemzeti, valamint NATO, EU forrásonként elkülönítve – külön iratkezelési segédletben történik-e?
3. Iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvének száma:
4. Az iratkezelési segédletek nyilvántartókönyvébe bevezetett, használatban lévő iratkezelési segédletek:
Adminisztratív iratok iktatókönyve (Scriptament hiánya esetén), száma:
Fax, e-mail iktatókönyv (Scriptament hiánya esetén), száma:
Minősített iratok átadókönyve, száma:
Minősített iratok iktatókönyve, száma:
Rejtjeltáviratok iktatókönyve, száma:
Elektronikus jelszavak nyilvántartása, száma:
Futárjegyzék nyilvántartó könyv – bejövő, száma:
Futárjegyzék nyilvántartó könyv – kimenő, száma:
Hitelesítő Körbélyegzők és Vízumbélyegzők nyilvántartó könyve, száma:
Karbantartási napló, száma:
Kódcsere nyilvántartás, száma:
Mechanikus kódok nyilvántartása, száma:
Merevlemez kiadási nyilvántartás, száma:
Pót- és tartalékkulcsok nyilvántartása, száma:
5. Üzemel-e a külképviseleten VKH?
A beszámolási időszakban hány darab VKH adat (irat, távirat) készült?
6. A VKH-n készült iratok minősítési javaslatainak papíralapú példányait rendszeresen felterjesztette-e a DOK-nak? Felterjesztés(ek) iktatószáma:
7. Kinyomtatják-e a VKH-rendszeren érkező/készített, minősített iratokat?
8. A VKH-ról kinyomtatott iratok megsemmisítéséről szóló jegyzőkönyveket rendszeresen felterjesztette-e a DOK-nak? Jegyzőkönyv(ek) iktatószáma:
9. Készített-e a külképviselet, vagy érkezett-e a misszióra az elmúlt évben „Bizalmas” vagy annál magasabb szintű, papíralapú minősített irat?
10. Az iktatókönyvben az aktuális év lezárása az R. 45. § (1) bekezdése szerint szabályosan megtörtént-e? („Az aktuális év iktatókönyvben történő lezárása az aktuális év utolsó munkanapján az utolsó főszámra történt iktatás után – a papíralapú iktatókönyvben az utolsó főszámot követő aláhúzással, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével történik.”)
11. Az iratkezelési segédletekben nyilvántartásba vett minősített nemzeti adat készítése megfelel-e a törvényi előírások alaki, formai követelményeinek [R. 38. § (1)–(3) bekezdés szerint: minősítési szint, érvényességi idő, a minősítő neve, beosztása, minősítési szint feltüntetése minden egyes, minősített adatot tartalmazó oldal alján és tetején]. Ellenőrzött minősített adat iktatószáma:
12. A nemzeti minősített adat minősítése során megfelelően alkalmazzák a Mavtv. 5. és 6. §-ában meghatározottakat (minősítési eljárás, minősítési javaslat tartalma, védhető közérdek, káralapú minősítés). Ellenőrzött minősített adat iktatószáma:
13. Az R. 52. § (1) bekezdése alapján a minősített adatot tartalmazó küldemény továbbítása TÜK-kezelő útján futárjegyzéken dokumentáltan történik-e? A más szervtől érkezett minősített adatot tartalmazó küldemény átvételét igazoló futárjegyzék nyilvántartásba vétele megtörténik-e [R. 42. § (1) és (4) bekezdések]?
14. Az R. 48. § (1) bekezdése alapján a minősített adat szerven belüli átadása, visszavétele a titkos ügykezelő útján, belső átadókönyvben, saját kezű, dátummal ellátott aláírás ellenében, dokumentáltan történik-e? Utolsó átadás sorszáma, dátuma:
15. Rendszeresen, jegyzőkönyv felvétele mellett selejtezik és megsemmisítik a minősített adatok másolati, többes példányait?
A 2016. évben selejtezett minősített adatok megsemmisítési jegyzőkönyvének iktatószáma:
16. Megtörtént-e a VKH-n a minősített adatok éves felülvizsgálata? [Mavtv. 8. § (1)–(3) bekezdései alapján a minősítő (szervezeti egység vezetője) köteles legkésőbb 5 évenként felülvizsgálni feladat- és hatáskörben az általa vagy a jogelődje által készített minősített adatot.]
17. Eleget tett-e az elmúlt évben a szóbeli beszámolási kötelezettségének?
Megjegyzés: A végleges berendelés évében a TÜK-kezelőknek nem kell szóban beszámolniuk a DOK Főosztályon; az írásbeli beszámolási kötelezettség változatlan marad.
18. A külképviselet munkatársai (a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók kivételével) megismerték-e a Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 16/2016. (VII. 21.) KKM utasítást?
19. Van-e papíralapú adminisztratív irattár a külképviseleten?
A legutóbbi átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján kérjük adja meg, milyen évekből és hány darab papíralapú nyílt/adminisztratív ügyirat van a misszión.
20. A beszámolási időszakban, az iratkezelési szabályzatnak megfelelően sor került-e nyílt/adminisztratív papíralapú iratok selejtezésére?
Az erről készített jegyzőkönyv eredeti példányát felterjesztette-e (a Scriptamenten történő egyidejű becsatolás mellett) a DOK-nak?
Kérjük, adja meg a selejtezési jegyzőkönyv(ek) iktatószámát:
21. A TÜK-kezelő/titkársági referens végleges berendelés, illetve szabadság alkalmával készített-e átadás-átvételi jegyzőkönyvet, és annak eredeti példányát (SCR-en történő becsatolás mellett) felterjesztette-e a DOK Főosztálynak? Jegyzőkönyv(ek) iktatószáma:
22. A nyílt adatok forgalmazása kizárólag Scriptamenten történik-e? Felcsatolják-e minden esetben az iratot („szerveren tárolva”)?
|
………………………………
biztonsági felelős |
|
|
|
|
|
|
|
………………………………
bizottság tagja |
|
………………………………
bizottság tagja |
külképviselet-vezető neve, aláírása
IRATFORGALMI STATISZTIKA PAPÍRALAPÚ NEMZETI MINŐSÍTETT ADATOKRÓL
2016. január 1-től 2016. december 31-ig
|
Összes iratmennyiség |
|
|
Szigorúan titkos! |
Titkos! |
Bizalmas! |
Korlátozott terjesztésű! |
Összesen |
|
|
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
|
Beérkezett anyagok |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Saját készítésű
(saját minősítésű) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Saját készítésű
(minősítési
jelölés
megismétlésével) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IRATFORGALMI STATISZTIKA PAPÍRALAPÚ EU MINŐSÍTETT ADATOKRÓL
2016. január 1-től 2016. december 31-ig
|
Összes iratmennyiség |
|
|
SECRET |
CONFIDENTIAL |
RESTRICTED |
Összesen |
|
|
Nyilvántartásba vett
iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett
iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett
iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett
iratok száma |
Példányszám |
|
Beérkezett anyagok |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Saját készítésű
(saját minősítésű) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Saját készítésű
(minősítési
jelölés megismétlésével) |
|
|
|
|
|
|
|
|
IRATFORGALMI STATISZTIKA PAPÍRALAPÚ NATO MINŐSÍTETT ADATOKRÓL
2016. január 1-től 2016. december 31-ig
|
Összes iratmennyiség |
|
|
SECRET |
CONFIDENTIAL |
RESTRICTED |
Összesen |
|
|
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
Nyilvántartásba vett iratok száma |
Példányszám |
|
Beérkezett anyagok |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Saját készítésű
(saját minősítésű) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Saját készítésű
(minősítési
jelölés
megismétlésével) |
|
|
|
|
|
|
|
|
9. melléklet az 1/2017. (I. 5.) KKM utasításhoz
Összhangban a külképviseletek gazdálkodási rendjéről szóló KüM utasítással, a külképviselet gazdálkodásának bemutatása az alábbi szempontok és témakörök szerint történik. Felhívjuk a figyelmet, hogy a gazdálkodási és költségvetési jelentések és tervek formai/tartalmi elemei évente változhatnak, amelyben a Nemzetgazdasági Minisztérium illetékes. Ennek értelmében a Költségvetési Főosztály minden év elején megküldi a külképviseleteknek a tárgyidőszakra vonatkozó jelentések és tervezések elkészítésének követelményeit.
1. Az adott év gazdálkodásának általános bemutatása:
a) a külképviselet gazdálkodásának hátterét képező gazdasági környezet;
b) a gazdálkodást befolyásoló helyi jogszabályi változások;
c) az éves gazdálkodást befolyásoló folyamatok elemzése;
d) állomáshely ingatlanpiaci helyzetének elemzése;
e) állomáshely munkaerőpiaci helyzete – ágazatonkénti átlagbérek statisztikai változása, külképviselet által foglalkoztatott munkavállalói bérekkel történő összehasonlítása;
f) minden olyan egyéb, lényeges körülmény, amely befolyásolta a külképviselet gazdálkodását – külképviselet vezetői, gazdasági felelősi, pénztárellenőri váltás;
g) a költségvetési előirányzattal összefüggően jóváhagyott – alaptevékenységbe tartozó – feladatok szakmai teljesítése és értékelése.
2. Előirányzat-gazdálkodás elemzése:
A külképviseleti Forrás modulból kinyomtatott előirányzat-felhasználási lista, illetve annak szöveges magyarázata.
aa) jóváhagyott költségvetési előirányzat;
ab) előirányzat-módosítások és azok okai;
ac) előirányzat-felhasználás összege és a felhasználás százalékos mértéke a külképviseleti Forrás modulban rögzített adatok alapján, az év közbeni saját és központi hatáskörben alkalmazott átcsoportosítások oka és szükségessége;
ad) a maradványok keletkezésének oka, a maradvány terhére vállalt kötelezettségek tartalma.
ba) jóváhagyott költségvetési előirányzat;
bb) előirányzat-módosítások és azok okai;
bc) előirányzat-felhasználás összege és a felhasználás százalékos mértéke a külképviseleti Forrás modulban rögzített adatok alapján, az év közbeni saját és központi hatáskörben alkalmazott átcsoportosítások oka és szükségessége;
bd) a maradványok keletkezésének oka, a maradvány terhére vállalt kötelezettségek tartalma.
c) Intézményi beruházások:
ca) jóváhagyott költségvetési előirányzat;
cb) előirányzat-módosítások és azok okai;
cc) előirányzat-felhasználás összege és a felhasználás százalékos mértéke lista alapján az év közbeni saját és központi hatáskörben alkalmazott átcsoportosítások oka és szükségessége;
cd) a maradványok keletkezésének oka, a maradvány terhére vállalt kötelezettségek tartalma.
d) Bevételek összegzése (konzuli, áfa, szponzori, vendéglakás stb.), változások, prognózisok bemutatása.
3. Pénztár és bankszámlák használatára vonatkozó információk:
a) a konzuli bevételek beszedésének módja (készpénz, bankszámla, bankkártyás terminál, készpénz esetén indokolás);
b) az ellátmányok kifizetésének módja (készpénz esetén indokolás);
c) a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók munkabérének kifizetési módja (készpénz esetén indokolás);
d) a külképviselet likviditási helyzetének bemutatása, tartalékképzés, készpénzszállítás biztonsága, bankrendszer fejlettsége, működési eltérések a hazai bankrendszertől.
a) vagyongazdálkodási tevékenység szöveges bemutatása (tárgyi eszköz beszerzések szöveges összefoglalása – kisértékű, nagyértékű eszközök, moratórium alóli mentesítések);
b) selejtezési tevékenység bemutatása;
c) leltározási folyamat eredménye, eltérések rendezése, vonalkódok kihelyezése.
a) raktárak leírása – nyilatkozatok, raktárfelelősök;
b) készletváltozások, záróegyenlegek bemutatása.
6. Reprezentációs előirányzatok:
a) előirányzat bemutatása, munkatársak közötti felosztása, változások levezetése;
b) felhasználás szöveges bemutatása, főbb programok részletes leírása.
a) ingatlan-portfólió szöveges bemutatása (melléklet FORRÁS program ingatlan nyilvántartása);
b) ingatlan-portfólió kihasználtságának, vendéglakások rentabilitásának bemutatása;
c) állami tulajdonú ingatlanok állapotának leírása, karbantartásra, takarításra, üzemeltetésre fordított források.
a) gépjárműpark bemutatása (melléklet FORRÁS program gépjármű nyilvántartása);
b) gépjárművek beszerzésének, selejtezésének leírása;
c) rendkívüli események, balesetek, bírságok bemutatása.
