21/2016. (HK 4.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedés

21/2016. (HK 4.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedése

a személy- és vagyonbiztonság növelése céljából a katasztrófavédelmi beavatkozások hatékonyságának fokozásáról szóló KEHOP-1.6.0 felhívás keretében megvalósuló, a Magyar Honvédség katasztrófavédelemmel összefüggő beavatkozási képességének fejlesztése projekt előkészítésének és végrehajtásának feladatairól

2016.03.25.

A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (1) bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 6. § (1) bekezdés 1. pontja és 11. § (3) bekezdése alapján – figyelemmel az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról szóló 24/2014. (III. 31.) HM utasításban foglaltakra – az alábbi

együttes intézkedést

adjuk ki:

1. Általános rendelkezések

1. Az együttes intézkedés hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a miniszter irányítása alá tartozó központi hivatalokra, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki.

2. A személy- és vagyonbiztonság növelése céljából a katasztrófavédelmi beavatkozások hatékonyságának fokozásáról szóló Környezet és Energiahatékonysági Operatív Program (a továbbiakban: KEHOP)-1.6.0 felhívás (a továbbiakban: felhívás) keretében megvalósuló, az MH katasztrófavédelemmel összefüggő beavatkozási képességének fejlesztése projekt (a továbbiakban: projekt) célja az MH katasztrófavédelmi beavatkozó képességének célzott, a védekezésben érintett szervezetekkel összehangolt fejlesztése. A projektben érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek a kapcsolódó feladataikat úgy látják el, hogy a projekt megvalósulása támogassa a KEHOP-ban meghatározott eredmények elérését, hozzájáruljon a lakosság személy- és vagyonbiztonságának növelése érdekében kialakítandó magasabb minőségű katasztrófavédelemi tevékenységhez.

3. A projekt megvalósítása során elvárás, hogy annak eredményeként az irányítási-vezetési rendszer informatikai korszerűsítésével javuljon a beavatkozó erők irányítása és a társszervekkel való együttműködés. A projektben érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek együttműködnek annak érdekében, hogy a fejlesztéssel – a Honvédelmi Katasztrófavédelmi Rendszer (a továbbiakban: HKR) keretében – az MH a katasztrófavédelmi feladatai ellátása során használt meglévő képességeit fenntartsa, bővítse azok kapacitását, illetve új képességekre tegyen szert, ezzel járuljon hozzá az országos katasztrófavédelmi rendszer képességeinek fejlesztéséhez, a beavatkozó szervezetek közötti együttműködés javításához, és összességében a lakosság személy- és vagyonbiztonságának növelése érdekében kialakítandó magasabb minőségű katasztrófavédelemi tevékenységhez.

4. A projekt végrehajtása során az érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek kiemelt figyelmet fordítanak arra, hogy – a felhívásban rögzített szakpolitikai mutatószám teljesítésével, az MH nem elsődleges beavatkozó erői keretében újonnan létrejövő, illetve kapacitásbővüléssel érintett beavatkozó csoportok számára vonatkozó, a Támogatási Szerződésben (a továbbiakban: TSZ) rögzített célérték elérésével – közvetetten hozzájáruljon a KEHOP indikátorai közül az emelt minőségű katasztrófavédelem előnyeit élvező lakosság létszámára vonatkozó célérték eléréséhez.

5. Az érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek a projektet a KEHOP irányító hatósági feladatait ellátó Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Programokért Felelős Helyettes Államtitkársággal (a továbbiakban: IH) és a szakpolitikai felelős Belügyminisztériummal (a továbbiakban: szakpolitikai felelős) szoros együttműködésben valósítják meg.

2. A projekt irányítása, a projektben érintett szervezetek feladatai, jogkörei, felelőssége

6. Az Európai Unió 2014–2020-as programozási időszak forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról szóló 24/2014. (III. 31.) HM utasítás (a továbbiakban: HM utasítás) 6. § (7) bekezdésében meghatározott feladatokat projektszponzorként a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkára látja el.

7. A HM utasítás 6. § (6) bekezdése alapján Projekt Irányító Bizottság (a továbbiakban: PIB) kerül létrehozásra, melynek vezetője a HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) főosztályvezetője, és tagjai:

a) a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) Erőforrás és Védelmi Költségvetés Tervezési Osztály osztályvezetője,

b) a Honvéd Vezérkar (a továbbiakban: HVK) Hadműveleti Csoportfőnökség (a továbbiakban együtt: HVK HDMCSF) Hadműveleti Osztály osztályvezetője,

c) a HVK Logisztikai Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK LOGCSF) Logisztikai Forrás Felügyeleti Osztály osztályvezetője,

d) a HVK Híradó, Informatikai és Információvédelmi Csoportfőnökség Informatikai Osztály osztályvezetője,

e) az MH Logisztikai Központ (a továbbiakban: MH LK) parancsnokhelyettese és

f) az MH Anyagellátó Raktárbázis (a továbbiakban: MH ARB) parancsnoka.

8. A PIB ülésein a titkári teendőket – tagság és szavazati jog nélkül – a projektkoordinátor látja el.

9. A PIB tagjait rendkívüli esetben döntési jogkörrel felruházott helyettes is képviselheti, amiről a meghívó kézhezvételét követően a tagot delegáló HM szerv, honvédelmi szervezet vezetője írásban, a helyettesítés indokának megjelölésével tájékoztatja a PIB vezetőjét.

10. A kedvezményezett szervezet az MH ARB.

11. A projektmenedzsment tagjai:

a) projektmenedzserként egy, a HM TKF

b) projektkoordinátorként egy, a HM GTSZF,

c) szakmai munkatársként egy, a HM TKF,

d) szakmai koordinátorként egy, az MH LK,

e) projekt pénzügyi koordinátorként egy, a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH),

f) projektadminisztrátorként egy, a HM VGH és

g) a kedvezményezett szervezet képviselőjeként két, az MH ARB

vezetője által delegált személy.

12. A projektmenedzsmentbe megfelelő szaktudással és tapasztalattal rendelkező személyek delegálhatóak azzal, hogy a kijelöléskor kiemelt figyelemmel kell lenni arra, hogy a projekt sikeres végrajtásához szükséges kapacitás rendelkezésre álljon.

13. A projektszponzor a projekt felsővezetői szintű támogatója, az állami vezetők felé annak képviselője, aki a szervezeti és a projektfolyamatok, érdekek összehangolására, az erőforrások biztosítására saját hatáskörben intézkedni, illetve a hatáskörét meghaladó kérdésekben állami vezetői intézkedést kezdeményezni jogosult és

a) biztosítja a projekt sikerességéhez szükséges szabályozói környezetet és feltételrendszert,

b) a jelentési rendszer fenntartásával biztosítja a projekt ellenőrzött végrehajtását,

c) döntési jogkörrel rendelkezik a hatáskörébe tartozó, a PIB hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali eljárásában konszenzusos döntést nem eredményező kérdésekben,

d) döntést kezdeményezhet a hatáskörébe nem tartozó, a PIB hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali eljárásában konszenzusos döntést nem eredményező kérdésekben a hatáskörrel rendelkező állami vezetőnél,

e) teljesült mérföldkövenként értékeli a projektmenedzser tevékenységét, javaslatot tesz díjazására,

f) egyetértési jogköre van a projekt létét érintő, így különösen a TSZ megkötésére, módosítására, megszüntetésére vonatkozó, a kedvezményezett szervezet vezetője hatáskörébe tartozó döntések tekintetében, és

g) felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, feladatainak sikeres végrehajtásáért.

14. A PIB

a) feladata a jelentési rendszer útján felügyelni a projekt előrehaladását, kitűzött céljainak megvalósulását, szabályosságát és eredményességét,

b) feladata a projekt keretein belül kezelni az annak végrehajtása során kialakuló konfliktushelyzeteket,

c) döntési jogkörrel rendelkezik a tagjai hatáskörébe tartozó, a projektmenedzsment hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali szintjén vitásként fennmaradó kérdésekben,

d) döntést kezdeményezhet a tagjai hatáskörébe nem tartozó, a projektmenedzsment hatáskörét meghaladó vagy annak döntéshozatali szintjén vitásként fennmaradó kérdésekben a projektszponzornál, és

e) felelőssége kiterjed a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlására, feladatainak sikeres végrehajtására.

15. A PIB tagjait delegáló HM szervek, honvédelmi szervezetek:

a) feladata a projekthez történő hozzájárulás révén stratégiai szinten biztosítani a projekt működési feltételeit, ezen belül kiemelten a projektmenedzsmenthez szükséges emberi erőforrást, szakértelmet,

b) vezetői gondoskodnak a projekthez rendelt személyek rendelkezésre állásáról, ennek keretében a delegált személyek távolléteit a projektmenedzserrel egyeztetve engedélyezik, ideiglenes helyettesítésükre, illetve a tartós akadályoztatás esetén új személy delegálására intézkednek, és

c) felelősek azért, hogy a projekt célkitűzései összhangban legyenek a projekthez kapcsolódó szakmai koncepciókkal, stratégiákkal, és a kedvezményezett szervezet valamint a HM célkitűzéseivel.

16. A kedvezményezett szervezet vezetője a projekt sikeres megvalósításának elsődleges felelőse, aki a projekt egésze tekintetében

a) a projekt hivatalos képviselője, ennek keretében kizárólagos joggal jogosult a TSZ és módosításai aláírására,

b) a TSZ és módosításai aláírásával elfogadja a projekt kereteit, illetve annak változásait, ideértve különösen a projekt hatókörét, céljait, a kapcsolódó költségkereteket és határidőket, valamint a projekt indikátorait, teljesítendő szakpolitikai mutatóit,

c) a jogszabályok, a közjogi szervezetszabályozó eszközök és a kedvezményezett szervezet belső rendelkezései szerint gondoskodik a pénzügyi ellenjegyzési, a kötelezettségvállalási, a teljesítés igazolására vonatkozó, az érvényesítési és az utalványozási jogkör gyakorlásáról, gyakoroltatásáról,

d) a projekt beszerzéseihez kapcsolódó teljesítésigazolások tekintetében biztosítja a projektmenedzser javaslattételi, egyetértési jogkörének gyakorlását,

e) biztosítja a kedvezményezett szervezet és a projektmenedzsment közötti folyamatos együttműködést,

f) a projekt keretében biztosított források terhére történő munkakörön belüli célzott szolgálatteljesítési idő-, munkaidő- felhasználás, többletfeladat elrendelésével, célfeladat kiírásával, megbízási jogviszony létesítésével gondoskodik a projekthez szükséges szaktudás és humánkapacitás rendelkezésre állásáról, ezen belül kiemelten a projekt irányításához szükséges személyi feltételek a HM közigazgatási államtitkára döntésén alapuló megteremtéséről,

g) felügyeli a projekt előrehaladását, biztosítja az ahhoz szükséges erőforrások rendelkezésre állását,

h) a kedvezményezett szervezet belső szabályozóinak módosításával biztosítja a projektmenedzser részére a projekt adminisztrációjához szükséges feltételeket,

i) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és

j) felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért.

17. A projektmenedzser a projekt egyszemélyi vezetője, aki a projekt egésze tekintetében

1. a kedvezményezett szervezet vezetőjének jogszabályban, közjogi szervezetszabályzó eszközben és belső rendelkezésben meghatározott jogköreit nem csorbítva képviseli a projektet az IH felé, a projekthez kötődő kommunikáció és rendezvények során,

2. a projekt elsődleges döntéshozója és döntés-előkészítője, ebben a szerepkörében döntési jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében, a rendelkezésére bocsátott erőforrás-keretek között, a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdések kivételével,

3. javaslattételi jogkörrel bír a TSZ-ben rögzített célok és indikátorok eléréséhez szükséges feladatok tekintetében a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben és belső rendelkezésben rögzített munkáltatói, pénzügyi ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, teljesítés igazolására vonatkozó, érvényesítési és utalványozási jogköreit érintő kérdésekben,

4. egyetértési jogköre van a projekttel összefüggő valamennyi érdemi, de a döntési és javaslattételi jogkörébe nem tartozó kérdés tekintetében, ideértve különösen a TSZ megkötését, módosítását, megszüntetését, a projekt részére biztosított források felhasználását, valamint a feladatok ütemezését, a projekt emberi erőforrás-kapacitásának felhasználását befolyásoló kérdéseket,

5. kizárólagos joga a projektmenedzser kivételével a projektmenedzsment tagjai, a közbeszerzési szakértő, a könyvvizsgáló, és a szakmai megvalósításban közreműködő munkatársak tevékenységét értékelni, ennek keretében – a jelen együttes intézkedésben meghatározott keretek között – javaslatot tenni az érintettek tevékenységének díjazására, az általuk vállaltak teljesülésének elfogadására vagy elutasítására,

6. a projektben biztosított támogatás terhére és mértékéig – az érintett személy közvetlen szolgálati elöljárójával, hivatali felettesével egyeztetve – jogosult javaslatot tenni a kedvezményezett szervezet vezetője felé a jelen együttes intézkedésben nem nevesített – a projektmegvalósítás körébe tartozó – szerepkörök kialakítására, további személyeknek a projekt megvalósításba történő szükséges mértékű bevonására,

7. jogosult az érintett személy projektre történő kijelölésének visszavonását, helyette új személy kijelölését írásban, a projektszponzor, a PIB tagjai és a kedvezményezett szervezet vezetője egyidejű értesítése mellett kezdeményezni a delegáló szervezet vezetőjénél, ha a projekten belüli tevékenység értékelése során a projekt létét, indikátorai, szakpolitikai mutatószámai elvárt értékének elérését, külső megítélését, vagy a végrehajtás szabályosságát veszélyeztető magatartást tapasztal,

8. jogosult és köteles a PIB eseti ülésének összehívására a döntési jogkörét meghaladó vagy az azon kívül eső vitás kérdésekben,

9. jogosult a PIB összehívására a döntési jogkörébe tartozó azon vitás szakmai kérdések tekintetében, amelyek érintik a projekt megvalósulását, ideértve különösen a mérföldkövek, határidők, indikátorok, eredménytermékek teljesülését, a beszámolást, a költségek elszámolását, a projekt fenntarthatóságát, és amelyekben egyértelmű döntést hozni saját hatáskörben nem tud, vagy azzal olyan érdeksérelmet okozhat, amely a projekt kockázatait érdemben növelné,

10. betartja és betartatja a projekt szervezeti és működési kereteit,

11. vezeti a projektmenedzsmentet, a jelentési rend fenntartásával és a legalább havi rendszerességű projektértekezletek összehívásával meghatározza feladataikat, a kapcsolódó határidőket, összehangolja és ellenőrzi a tevékenységüket,

12. vezeti a projekt végrehajtásában résztvevő további személyek – ideértve különösen a közbeszerzési szakértő, a könyvvizsgáló, és a szakmai megvalósításban közreműködő munkatársak – tevékenységét, ennek keretében feladatokat határoz meg, beszámoltat, és ellenőriz,

13. vezeti a döntés-előkészítést a projektet érintő, a kedvezményezett szervezet vezetője, a PIB és a projektszponzor hatáskörébe tartozó döntések esetében,

14. vezeti az IH felé benyújtandó beszámolók, jelentések összeállítását,

15. vezeti a projekttel kapcsolatos, a 13. alpontba nem tartozó jelentések összeállítását, különös tekintettel a projekt előrehaladását érintő jelentésekre,

16. vezeti a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezését, a támogatási szerződéssel való összhangjuk vizsgálatát – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel azok szabályosságára, a bennük foglalt határidők és a TSZ összhangjára, valamint a szükséges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására,

17. vezeti a projekt TSZ szerinti megvalósulását, az esetlegesen felmerülő eltérések esetén azok kezelését, így különösen intézkedik az eltérések felszámolására, ha ez nem lehetséges, kezdeményezi a változás bejelentések vagy a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállítását, benyújtását az IH felé,

18. megszervezi a projektet érintő ellenőrzésekben a projektmenedzsment tagjainak és az érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek képviselőinek részvételét, vezeti tevékenységüket, biztosítja az ellenőrző szervezetekkel az elvárásoknak megfelelő együttműködést,

19. vezeti a projekt ütemtervének összeállítását, így különösen a mérföldkövek meghatározását, figyelemmel kíséri azok teljesülését,

20. annak jellegétől függően vezeti vagy irányítja a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumok összeállítását,

21. irányítja horizontális vállalásokhoz és a nyilvánosság biztosításához kötődő feladatok végrehajtását, a szükséges mértékben közreműködik azok teljesítésében,

22. annak teljes életciklusán belül döntéseket hoz a projekt tervszerű előrehaladása, a cél és részcélok teljesítése érdekében,

23. felügyeli a projekt keretében megvalósuló (köz)beszerzési eljárásokat,

24. gazdálkodik a kedvezményezett szervezet vezetője által, a projekt forrásainak terhére biztosított emberi és anyagi erőforrásokkal,

25. indokolással ellátott, írásos javaslatot tesz a projekt beszerzéseihez kapcsolódó teljesítésigazolások kibocsátására, vagy annak elutasítására,

26. szükség szerint egyeztet azon honvédelmi szervezetekkel, HM szervekkel, amelyek a vezetése alá tartozó projektmenedzsment-tagokat és egyéb, a projektben résztvevő személyeket delegálják,

27. a projektkoordinátor útján megszervezi a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek közötti együttműködést, meghatározza a projektkockázatokat, nyomon követi azok alakulását, beavatkozik a bekövetkezésük elkerülése, vagy hatásuk csökkentése érdekében,

28. a projekt pénzügyi koordinátora útján nyomon követi a projekt végrehajtásával összefüggő számlák kifizetését, a kifizetések késedelme esetén intézkedést kezdeményez a hiányosság felszámolása érdekében, és

29. felelős a jogkörei rendeltetésszerű gyakorlásáért, a projekt sikeres és szabályos végrehajtásáért.

18. A projektkoordinátor

a) megszervezi a PIB üléseit, összeállítja az ehhez szükséges meghívókat, emlékeztetőket, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról,

b) összehangolja a projektben érintett honvédelmi szervezetek, HM szervek munkáját,

c) részt vesz a projekt irányítására vonatkozó szabályozók kialakításában,

d) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek meghatározásában, folyamatosan figyelemmel kíséri azok teljesülését, intézkedést kezdeményez, ha valamely mérföldkő vagy annak megvalósulása szempontjából lényeges közbenső eredmény határidőre történő elérése kockázatossá válik,

e) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében,

f) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a támogatási szerződéssel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel az azokban foglalt határidők és a TSZ, valamint a projekt ütemtervének összhangjára,

g) vezeti a projekt kockázatainak nyilvántartását, részt vesz a projektkockázatok meghatározásában,

h) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-g) alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában,

i) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és

j) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

19. A projekt pénzügyi koordinátora

a) a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben, belső rendelkezésben rögzített gazdálkodási jogköreinek csorbítása nélkül, annak pénzügyi gazdasági feladatokat ellátó szervezeti elemeivel szoros együttműködésben ellátja a projekt pénzügyi, gazdasági feladatait,

b) ellenőrzi a projekt keretében történt (köz)beszerzések kapcsán kiállított számlák, számlahelyettesítő okmányok, egyéb pénzügyi bizonylatok megfelelőségét, összhangját a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendeletben, a felhívásban, az ahhoz kapcsolódó általános útmutatóban és a TSZ-ben rögzített elszámolhatósági feltételekkel,

c) a kedvezményezett szervezet pénzügyi és számviteli szervezeti egységének vezetőjével együttműködésben kifizetés előtt vizsgálja a számlákhoz tartozó teljesítések, teljesítést igazoló dokumentációk meglétét, megfelelőségét, a teljesítés igazolására vagy annak megtagadására vonatkozóan javaslatot tesz a projektmenedzser felé,

d) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján összeállítja az IH felé benyújtandó pénzügyi elszámolásokat, így különösen a kifizetési kérelmeket,

e) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján, a projektmenedzser feladatszabása alapján kidolgozza projekttel kapcsolatos pénzügyi, gazdasági vonatkozású dokumentumokat, jelentéseket, az egyéb dokumentumok, jelentések esetében bedolgozza a pénzügyi, gazdasági vonatkozású részeket,

f) szükség esetén részt vesz a projekt változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,

g) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében,

h) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,

i) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében, különös tekintettel a (köz)beszerzési eljárás során előkészítésre kerülő szerződéstervezet kidolgozásában,

j) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a támogatási szerződéssel való összhangjuk vizsgálatában, – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel azok pénzügyi, gazdasági szempontú szabályosságára, a szükséges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására,

k) végzi a pályázat e-ügyintézési felületén (a továbbiakban: FAIR) szükséges pénzügyi, gazdasági vonatkozású adatrögzítést,

l) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-k) alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában,

m) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és

n) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

20. A szakmai munkatárs

a) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől kapott adatok alapján összeállítja az IH felé benyújtandó szakmai beszámoló jelentéseket, ideértve különösen az időszaki beszámolók szakmai részeit,

b) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján, a projektmenedzser feladatszabása alapján bedolgozik a projekttel kapcsolatos dokumentumokba, jelentésekbe és kidolgozza azok közül a katasztrófavédelmi vonatkozásúakat,

c) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján, a projekt szakmai koordinátorral együttműködve kidolgozza az IH felé benyújtandó beszámolók szakmai vonatkozású részeit,

d) szükség esetén részt vesz a projekt változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,

e) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében,

f) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,

g) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében,

h) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a támogatási szerződéssel való összhangjuk vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel azok – katasztrófavédelem szempontú – szakmai megfelelőségére,

i) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)–h) alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában,

j) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és

k) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

21. A szakmai koordinátor

a) vizsgálja a számlákhoz tartozó teljesítések, teljesítést igazoló dokumentációk szakmai megfelelőségét, a teljesítés igazolására vagy annak megtagadására vonatkozóan javaslatot tesz a projektmenedzser felé,

b) részt vesz az IH felé benyújtandó szakmai beszámoló jelentések összeállításában, ideértve különösen az időszaki beszámolók szakmai részeit,

c) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján, a projektmenedzser feladatszabása alapján bedolgozik a projekttel kapcsolatos dokumentumokba, jelentésekbe és kidolgozza azok közül a (köz)beszerzések műszaki tartalmával összefüggőeket,

d) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől, HM szervektől kapott adatok alapján, a projekt szakmai munkatársával együttműködve kidolgozza az IH felé benyújtandó beszámolók műszaki, technikai és logisztikai vonatkozású szakmai részeit,

e) szükség esetén részt vesz a projekt változás bejelentései és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,

f) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében,

g) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,

h) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében,

i) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a támogatási szerződésnek való megfelelőségük vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel azok összhangjára az elvárt műszaki tartalommal,

j) részt vesz a projekt kapcsán kötelezően előállítandó, az a)-i) alpontban nem részletezett dokumentumok összeállításában,

k) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben és

l) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

22. A projektadminisztrátor

a) megszervezi a projektértekezleteket, összeállítja az ehhez szükséges meghívókat, emlékeztetőket, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról,

b) gondoskodik a dokumentációs, irattárazási, archiválási kötelezettségeknek való megfelelésről,

c) végrehajtja a kommunikációs terv előzetes összeállítását, a nyilvánosság feladatainak előkészítését, a kapcsolódó várható költségek felmérését,

d) ismerteti a projekt résztvevőivel az arculati szabályokat, mintadokumentumok kidolgozásával, az érintettek részére történő hozzáférhetővé tételével segíti alkalmazásukat és a projektmenedzser útján gondoskodik a betartatásukról,

e) a horizontális szempontok érvényesülése érdekében felméri az együttműködés szempontjából potenciálisan megfelelő, az éghajlatváltozással kapcsolatos szakmai és szemléletformálási ügyekben jelentős tapasztalattal rendelkező, a klímaváltozással és környezetvédelemmel foglalkozó civil szervezeteket, és jelentést tesz a projektmenedzsernek az együttműködésre alkalmasnak talált szervezetekről,

f) támogatja a külső és belső partnerekkel, szolgáltató szervezetekkel való folyamatos kapcsolattartást,

g) részt vesz a projektmegalapozó tanulmány (a továbbiakban: PMT) összeállításában, kiemelten a nyilvánosság és a horizontális szempontok érvényesítésének feladatai vonatkozásában,

h) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és

i) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

23. A kedvezményezett szervezet képviselői a projekt és a kedvezményezett szervezet közötti összekötőként, a projektmenedzser vezetése, irányítása mellett

a) támogatják a kedvezményezett szervezet a feladattal érintett szervezeti egységeinek a projektmenedzsmenttel történő együttműködését,

b) kezdeményezik a kedvezményezett szervezeten belül a projekttel kapcsolatban felmerülő feladatok végrehajtását,

c) gondoskodnak az információ operatív áramlásáról, ideértve különösen a kedvezményezett szervezetnél megjelenő, a projekttel összefüggő okmányok, dokumentumok projektmenedzsment részére történő eljuttatását vagy megismerhetővé tételét,

d) figyelemmel kísérik a projektet érintő, a kedvezményezett szervezet belső működési folyamataihoz kötődő feladatok határidőre történő lezárulását, a projekt ütemtervéhez képest felmerülő eltérés esetén beavatkozást kezdeményeznek,

e) szükség esetén részt vesznek a projekt változás bejelentései és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,

f) részt vesznek a projekt előrehaladásának nyomon követésében,

g) részt vesznek a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,

h) részt vesznek a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében,

i) részt vesznek a projekt kapcsán kötelezően előállítandó dokumentumok összeállításában,

j) részt vesznek a projektet érintő ellenőrzésekben, és

k) felelősségük kiterjed a feladataik határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

24. Nem tagja a projektmenedzsmentnek, de a projektmenedzser meghívása alapján a projektmenedzsment munkájában, értekezletein részt vesz a HM Beszerzési Hivatal (a továbbiakban: HM BH) vezetője által a projekthez kijelölt közbeszerzési szakértő és a HM GTSZF által kijelölt közbeszerzési felügyelő.

25. A közbeszerzési szakértő a projektmenedzser által meghatározott keretek között

a) részt vesz az IH felé benyújtandó szakmai beszámoló jelentések összeállításában, ideértve különösen azok (köz)beszerzést érintő szakmai részeit,

b) a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől kapott adatok és a projektmenedzser feladatszabása alapján bedolgozik a projekttel kapcsolatos jelentésekbe és kidolgozza azok közül a (köz)beszerzések aktuális helyzetével összefüggőeket,

c) szükség esetén részt vesz a projekttel kapcsolatos változás bejelentések és a TSZ módosításához szükséges szerződésmódosítási kérelmek összeállításában,

d) részt vesz a projekt ütemtervének összeállításában, így különösen a mérföldkövek és a kifizetési ütemezés meghatározásában,

e) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében,

f) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a támogatási szerződésnek való megfelelőségük vizsgálatában – ideértve a kapcsolódó (köz)beszerzési eljárás keretében az eljárásban közölt végleges feltételek és a szerződéstervezet véleményezését, vizsgálatát is – különös tekintettel a kapcsolódó (köz)beszerzések szabályosságára, azok összhangjára a piaci ár igazolására vonatkozó elvárásokkal,

g) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben és

h) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

26. A közbeszerzési felügyelő

a) részt vesz a projekt keretében végrehajtásra kerülő (köz)beszerzések előkészítésében, végrehajtásában,

b) vizsgálja és véleményezi a projekthez kapcsolódó (köz)beszerzési eljárások kapcsán felmerülő eljárási cselekményeket, összeállított dokumentumokat, a közbeszerzési szakértővel együttműködve folyamatosan felügyeli az eljárások tartalmi és formai megfelelőségét, szabályosságát,

c) részt vesz a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések projektmenedzsment általi véleményezésében, a közbeszerzési szakértővel együttműködve végzi azok beszerzési eljárás szabályosságára vonatkozó vizsgálatát,

d) a projektmenedzser jelölése alapján – a döntési jogkörrel rendelkező vezető felkérésére – részt vesz a projekt (köz)beszerzési eljárásai keretében létrehozott bizottságok munkájában,

e) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben, és

f) felelőssége kiterjed a feladatai határidőre és megfelelő minőségben történő végrehajtására, a projekt operatív működéséhez szükséges együttműködés fenntartására.

3. Működési rend, együttműködés és döntéshozatal

27. A projektmenedzser

a) a projekt operatív döntéshozója,

b) döntéshozatalának elsődleges fóruma a projektértekezlet,

c) a projektértekezletet a projekt ütemezéséhez illeszkedve, de legalább havonta összehívja,

d) a projektértekezletre minden esetben meghívja a projektmenedzsment tagjait, és az értekezlet témája függvényében eseti döntéssel meghívhat a projektben érintett bármely résztvevőt,

e) döntéseit egyszemélyi formában, a döntési helyzettől függően szóban vagy írásban hozza meg, és

f) a feladatok végrehajtását minden esetben írásban, a határidő megjelölésével rendeli el, így a feladatok elrendelésének alapvető dokumentuma a projektértekezletről készült emlékeztető.

28. A PIB

a) a projektmenedzsment keretein belül nem rendezhető problémák konszenzusos megoldása érdekében létrehozott testület,

b) döntéshozatalának elsődleges fóruma a PIB ülés,

c) alakuló és projektzáró ülését a projektmenedzser, a felmerült probléma megoldását célzó rendkívüli üléseit a projektszponzor, a projektmenedzser vagy a PIB bármely tagjának kezdeményezésére a PIB vezetője hívja össze,

d) döntéseit testületi formában, konszenzussal, írásban hozza meg,

e) ülésének emlékeztetőjét az abban foglalt írásos döntésekkel a PIB titkári teendőit ellátó projektkoordinátor legfeljebb 2 munkanapos határidővel a PIB tagjait delegáló honvédelmi szervezeteknek, HM szervezeteknek megküldi visszamutatásra, egyetértő visszajelzések, illetve a határidő eredménytelen lejárta esetén a döntés kötelező erőre emelkedik, és

f) ülésének emlékeztetőjével, az abban foglalt írásos döntésekkel kapcsolatos érdemi észrevétel határidőn belüli felmerülése esetén a PIB vezetője kezdeményezi ismételt ülés tartását, a vitás kérdés lezárását.

29. A projektszponzor

a) a projekt állami vezetői szintű döntéshozója,

b) döntéseit egyszemélyi formában, a döntési helyzettől függően szóban vagy írásban hozza meg, és

c) döntéshozatalának elsődleges formája eseti döntés az operatív és stratégiai döntéshozatali szinteken felmerülő döntési javaslatok jóváhagyásával vagy elutasításával.

30. A projektben érintett honvédelmi szervezetek és HM szervek, így különösen a kedvezményezett szervezet, a PIB tagjait, a projektmenedzsert és projektmenedzsment tagjait, valamint a projekt megvalósításának résztvevőit delegáló HM szervek, honvédelmi szervezetek a projekt sikeres végrehajtása érdekében folyamatosan együttműködnek.

31. Az együttműködés keretében

a) a projektmenedzser a projektmenedzsment tagjait és a projekt végrehajtásában résztvevő további személyeket – ideértve különösen a közbeszerzési szakértőt, a könyvvizsgálót, és a szakmai megvalósításban közreműködő munkatársakat –, az eredeti beosztásuk, munkakörük jelentette szervezeti kötődésektől függetlenül, közvetlenül irányítja a döntési jogkörébe tartozó kérdésekben,

b) a projektmenedzser, a projektmenedzsment tagjai és a projekt végrehajtásban résztvevő további személyek – ideértve különösen a közbeszerzési szakértőt, a könyvvizsgálót, és a szakmai megvalósításban közreműködő munkatársakat – közvetlenül együttműködnek egymással a projekt keretében a feladat-, és hatáskörükbe utalt kérdésekben,

c) a kedvezményezett szervezet a projektbe delegált képviselőin keresztül közvetlenül részt vesz a projektmenedzsment tevékenységében és a projekt keretein belül közvetlenül együttműködik azzal, és

d) valamennyi a projektben résztvevő HM szerv, honvédelmi szervezet köteles a projekttel összefüggő tevékenységét a projekt jelen együttes intézkedésben meghatározott keretein belül, a meghatározott testületeken és együttműködési fórumokon, így kiemelten a projektmenedzsmenten, a PIB-en, a projektértekezleten és a PIB ülésen keresztül, a projekt résztvevőivel közvetlenül együttműködve végrehajtani.

4. A jelentési rend

32. A projekt előrehaladása, a kijelölt célok, indikátorok elérése, az eredmények bemutatása érdekében a projekt tevékenységéről – annak honvédelmi tárcán kívüli és belüli érintettjei számára – jelentések, beszámolók készülnek a 33–40. pontban meghatározott rend szerint.

33. A jelentési rend szempontjából a projekt honvédelmi tárcán kívüli érintettjének minősülnek – ennek keretében rendszeres és eseti adatszolgáltatást, jelentést, beszámolót kérhetnek a projektre vonatkozóan –különösen

a) az IH,

b) a szakpolitikai felelős,

c) a Miniszterelnökség és

d) az ellenőrzésre jogosult szervezetek.

34. A jelentési rend szempontjából a projekt honvédelmi tárcán belüli érintettjének minősülnek, így eseti adatszolgáltatás, jelentést, beszámolót kérhetnek a projektmenedzsmenttől a projektre vonatkozóan

a) a projektszponzor és

b) a PIB tagjait delegáló honvédelmi szervezetek és HM szervek vezetői.

35. A projektmenedzsment belső jelentési rendjének részei a következők:

a) a személyes jelentés, melynek alapvető fóruma a legalább havonta egyszer összehívott projektértekezlet, és

b) az előrehaladás nyomon követése érdekében a projekt résztvevői által a projektmenedzsernek elektronikus levél formájában megküldött – az 1. melléklet szerinti tartalommal összeállított – formalizált, heti projektjelentés.

36. A honvédelmi tárcán kívüli érintetteknek készülő beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat a projektmenedzsment állítja össze és a kedvezményezett szervezet vezetője hagyja jóvá, ideértve különösen az IH részére továbbítandó időszakos beszámolókat, a záró beszámolót, az ezekhez a kapcsolódó kifizetési igényeket, a változás bejelentéseket és a TSZ-módosítási kérelmeket.

37. A HM utasítás 6. § (8) bekezdésében meghatározott, a projekt megvalósítását veszélyeztető probléma felmerülésére vonatkozó jelentést a projektmenedzsment állítja össze, a projektmenedzser kiadmányozza, és a kedvezményezett szervezet egyidejű tájékoztatása mellet küldi meg a HM GTSZF részére.

38. A HM utasítás 15. §-ában meghatározott jelentést – az 2. melléklet szerinti formában – a projektmenedzsment állítja össze, a kedvezményezett szervezet vezetője hagyja jóvá és terjeszti fel a HM VGH részére.

39. A honvédelmi tárcán belüli érintetteknek készülő, a 37–38. pont alá nem tartozó, a projekt működésével összefüggő, annak európai uniós finanszírozásából fakadó beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat a projektmenedzsment állítja össze, a projektmenedzser kiadmányozza és a kedvezményezett szervezet egyidejű tájékoztatása mellett megküldi a címzett részére.

40. A projekt működésével közvetlenül össze nem függő, az érintett HM szervek, honvédelmi szervezetek működési rendjén alapuló beszámolókat, jelentéseket, adatszolgáltatásokat azok belső működési szabályainak megfelelően kell elkészíteni, felterjeszteni.

5. A dokumentumok kezelése, tárolása,
nyilvántartása, megőrzése

41. A projekthez kapcsolódó dokumentumok nyilvántartását kedvezményezett szervezet által erre a célra biztosított iktatólapon kell végrehajtani, a 42–46. pontokban foglaltak figyelembevételével.

42. Ha jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső rendelkezés eltérően nem rendelkezik, a projekthez kötődő dokumentumok kiállítására olyan példányszámban és módon kell intézkedni, ami lehetővé teszi, hogy egy eredeti példány minden dokumentumból – ideértve különösen a kiadmányozott ügydarabokat, a (köz)beszerzési eljárás során keletkezett dokumentumokat, számlákat, az ezeket alátámasztó dokumentumokat – a projektmenedzsment részére megküldésre kerülhessen. A projektmenedzsment kötelespéldányát a projektadminisztrátor tárolja digitális formában és eredetben, papíralapon is.

43. A projekthez kötődő valamennyi dokumentum megőrzési idejének megállapításakor figyelembe kell venni a TSZ-ben rögzített megőrzési kötelezettséget.

44. A dokumentumok megfelelő áramlása, hozzáférhetősége érdekében, a projektmenedzser kezdeményezése alapján a MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár gondoskodik

a) egy, a projektre vonatkozó elkülönített elektronikus levelezési cím létrehozásáról, és

b) a projektdokumentáció elektronikus tárolását és a közös munkát támogató projekt munkafelület kialakításáról.

45. A projekt hivatalos elektronikus címe a 44. pont a) alpontja szerint létrehozott cím, azzal, hogy ahhoz a projektmenedzser által meghatározott személyi kör, de legalább

a) a projektmenedzser,

b) a projektkoordinátor,

c) a projekt szakmai munkatársa,

d) a projektadminisztrátor,

e) a kedvezményezett szervezet projektmenedzsmentbe delegált képviselői és

f) a kedvezményezett szervezet ügyviteli szervezeti egysége

részére hozzáférést kell biztosítani

46. A kedvezményezett szervezet vezetője és a projektmenedzser gondoskodnak arról, hogy minden olyan hivatalos értesítést, megkeresést, amely nem a projekt hivatalos elektronikus címére érkezik, a lehető legrövidebb időn belül megkapja mind a kedvezményezett szervezet, mind a projektmenedzsment, ennek érdekében

a) a kedvezményezett szervezet vezetője intézkedik, hogy a szervezet elérhetőségeire érkező, a projekthez kötődő hivatalos megkeresések soron kívüli referálás mellett, haladéktalanul, elektronikusan továbbításra kerüljenek a projekt hivatalos elektronikus elérhetőségére, és

b) a projektmenedzser gondoskodik arról, hogy a projekt kapcsán a FAIR rendszerbe érkező minden hivatalos értesítés, megkeresés a projekt hivatalos elektronikus címén keresztül a kedvezményezett szervezet számára haladéktalanul hozzáférhetővé váljon.

6. A (köz)beszerzések lefolytatására vonatkozó
sajátos szabályok

47. A honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 18/2014. (III. 7.) HM utasításban kizárólagos jogosultsági körbe tartozóként meghatározott (köz)beszerzési eljárások esetében intézkedni kell, annak érdekében, hogy azok a kedvezményezett szervezet hatáskörébe esetileg delegálásra kerüljenek.

48. A kedvezményezett szervezet jogosult meghatalmazni a HM BH-t a projekthez kapcsolódó valamennyi (köz)beszerzés lebonyolításával, figyelemmel a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 29. § (1) bekezdésére, ilyen esetben a HM BH a (köz)beszerzési eljárás során – járulékos közbeszerzési szolgáltatás keretében – a kedvezményezett szervezet nevében és javára jár el.

49. A 48. pont alapján lefolytatásra kerülő (köz)beszerzési eljárás lefolytatása során a HM BH közbeszerzési szabályzatának figyelembevételével kell eljárni. A kedvezményezett szervezet és a HM BH együttműködik a szakértői, valamint a bíráló bizottságok összetételének meghatározásakor, azzal, hogy azokban a részvételt biztosítani kell a projektmenedzser által jelölt személyek részére.

50. A (köz)beszerzéssel összefüggő dokumentumok kapcsán a 42. pontban foglaltakat úgy kell végrehajtani, hogy ahol a projektmenedzsment részére eredeti példányt biztosítani – eltérő jogszabályi rendelkezés miatt – nem lehet, ott elektronikus másolati példány átadásával kell az érintett dokumentumokat megküldeni a projektmenedzsment részére.

51. A (köz)beszerzéssel összefüggő dokumentumok projektmenedzsment részére összeállított példányát a (köz)beszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés aláírását követő lehető legrövidebb időn belül kell átadni a projektmenedzsmentnek.

7. Képviselet és külső kommunikáció

52. A projekt képviseletére

a) a kedvezményezett szervezet vezetője a 16. pontban és

b) a projektmenedzser a 17. pontban

meghatározott keretek között jogosult.

53. A projekt kapcsán a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv „KTK 2020„ című dokumentumban (a továbbiakban: KTK2020 útmutató), a felhívásban és a TSZ-ben előírt tájékoztatási és nyilvánosság biztosítási feladatok körébe tartozó kommunikációs feladatokat az alábbiak szerint kell végrehajtani:

a) a tájékoztatás és a nyilvánosság biztosítása feladatainak végrehajtásáért a kedvezményezett szervezet vezetője és a projektmenedzser felelős,

b) a rendezvények, egyeztetések, megbeszélések körülményeit környezettudatos módszerekkel kell megteremteni,

c) a kommunikációs terv előzetes összeállítása, a nyilvánosság biztosítása feladatainak előkészítése, a kapcsolódó várható költségek felmérése, az arculati szabályok a projekt résztvevőivel történő megismertetése és a mintadokumentumok kidolgozása a 22. pontban foglaltak alkalmazásával a projektadminisztrátor feladata, és

d) a kedvezményezett szervezet honlapján közzéteendő, a projekthez kapcsolódó, annak zárásáig folyamatosan frissítendő tájékoztató saját honlap hiányában a www.honvedelem.hu oldalon, a megjelenés általános szabályai szerint kerül közzétételre.

54. A KTK2020 útmutatóban, a felhívásban és a TSZ-ben előírt tájékoztatási és nyilvánosság-biztosítási feladatok körébe nem tartozó kommunikáció tekintetében a Honvédelmi Minisztérium és a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség külső kommunikációjának rendjéről 72/2011. (VI. 30.) HM utasítás alkalmazandó.

8. A projekt résztvevőinek kijelölése,
foglalkoztatása, tevékenységük díjazása

55. A projekt résztvevőinek delegálására a HM utasítás 6. §-ában foglaltak szerint, a 3. mellékletben meghatározott delegáló lap kitöltésével intézkedik a delegáló honvédelmi szervezet, HM szerv vezetője, az alábbi kivételekkel:

a) a PIB tagjai a 7. pontban kerülnek meghatározásra, és

b) a projektmenedzser a HM utasítás 6. § (4) bekezdése szerint kerül kijelölésre.

56. A projekt résztvevőinek kedvezményezett szervezettel való viszonya kialakítása, feladatai, felelőssége részletes tisztázása érdekében a kedvezményezett szervezet vezetője – a delegált személy munkáltatói jogkört gyakorló, a delegáló döntést meghozó szervezeti vezetője egyetértésével – az érintett jogállásától függően:

a) célfeladatot ír ki a honvédek jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény (a továbbiakban: Hjt.) 140. § (5) bekezdése alapján,

b) célfeladatot ír ki a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 154. § (2) és (3) bekezdése alapján,

c) kezdeményezi, hogy az érintett személy munkavégzése, annak megvalósulási helyétől függetlenül, a kedvezményezett szervezet javára kerüljön elrendelésre – a projekt keretein belül, a részvétel mértékével arányosan – a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.) 44/A. § (2) bekezdése szerinti más munkáltatónál történő munkavégzésre vonatkozó szabályok szerint.

57. A Hjt. és a Kttv. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén a célfeladatban kell rögzíteni legalább a projekt számát, nevét és a delegált személy

a) projekt keretében történő munkavégzésének elrendelt időtartamát, a feladathoz rendelt munkaórák maximális mennyiségét,

b) által elvégzendő feladatokat,

c) hatás- és jogkörét, a felelősségi viszonyokat és

d) részére elrendelt feladathoz meghatározott juttatás összegét, a folyósítás feltételeit.

58. A projekten belüli tevékenység a Hjt. és a Kttv. hatálya alá tartozó delegált személyek esetében célfeladatban a Kttv. 154. § (2) bekezdése, illetve a Hjt. 140. § (5) bekezdése szerinti esetekben rendelhető el, ideértve azt az esetet is, ha az előírt feladat az érintett munkaköri leírásában nem szerepel.

59. Az 55–58. pontban meghatározott célfeladatot érintő, a közszolgálati tisztviselők részére adható juttatásokról és egyes illetménypótlékokról 249/2012. (VIII. 31.) Korm. rendelet 4. § (4) bekezdése szerinti adatszolgáltatást a projektmenedzsment készíti elő és a kedvezményezett szervezet vezetője kiadmányozza.

60. A Kjt. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén az 56. pont c) alpontjában meghatározott kezdeményezést követően a Kjt. 44/A. § (3) bekezdésére is tekintettel, de az időtartamtól függetlenül minden esetben az érintett munkáltatója, az érintett és a kedvezményezett szervezet közötti háromoldalú megállapodásban kell rögzíteni legalább a projekt számát, nevét és a delegált személy

a) projekt keretében – az 56. pont c) alpont szerinti más munkáltatónál – történő munkavégzésének maximális időtartamát,

b) által elvégzendő feladatokat,

c) hatás- és jogkörét, a felelősségi viszonyokat,

d) részére elrendelt feladathoz meghatározott juttatás összegét, a folyósítás feltételeit.

61. A Kjt. hatálya alá tartozó delegált személyek esetén a munkakörbe nem tartozó vagy a munkakör ellátásából adódó általános munkaterhet jelentősen meghaladó tevékenységet – a projekt költségvetésében biztosított elkülönített forrás terhére – a Kjt. 77. (1) bekezdésében meghatározott átmeneti többletfeladatok teljesítéséért megállapított egyszeri keresetkiegészítés kifizetésével kell ellentételezni a mérföldkövek teljesítésével arányosan.

62. A projekt költségvetésében biztosított elkülönített forrás terhére – azoknál a személyeknél, akiknek a projektben ellátott feladat a munkaköri leírásában rögzített vagy rögzíthető, az általános munkaterhet jelentősen meg nem haladó tevékenységet jelent –– a személyi juttatásuk projektre fordított, arányos részét kell elszámolni. Esetükben a feladat elvégzése célzottan nem ellentételezhető, azok elvárásokat elérő vagy felülmúló teljesítésének díjazása az érintett jogviszonya szerinti, illetményre, illetve illetményjellegű juttatásokra, pénzjutalomra vonatkozó szabályok alapján történhet.

9. Záró rendelkezések

63. Ez az együttes intézkedés az aláírását követő napon lép hatályba^*.

A távollévő HVKF helyett:

Dr. Orosz Zoltán altábornagy s. k.,

Honvéd Vezérkar főnök helyettes

Dr. Dankó István s. k.,

HM közigazgatási államtitkár

1. melléklet a 21/2016. (HK 4.) HM KÁT–HVKF együttes intézkedéshez