• Tartalom

16/2016. (VII. 21.) KKM utasítás

16/2016. (VII. 21.) KKM utasítás

a Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról1

2016.07.23.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet figyelembevételével a Külgazdasági és Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – az alábbi utasítást adom ki:

1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire, valamint Magyarország diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.

2. § A Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás Melléklete tartalmazza.

3. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit 2016. január 1. napjától kell alkalmazni.

(3)2

Melléklet a 16/2016. (VII. 21.) KKM utasításhoz


A Külgazdasági és Külügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata

I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
1.1. Az Egyedi Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium vagy KKM) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium összes szervezeti egységére és ügyvitelben érintett dolgozójára.
1.2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.
1.3. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és a Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás vonatkozik.

2. Értelmező rendelkezések
2.1. Az utasítás alkalmazásában:
2.1.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,
2.1.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
2.1.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
2.1.4. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
2.1.5. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve Központi Irattárba adás előtti őrzése történik,
2.1.6. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,
2.1.7. bordereau: a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására,
2.1.8. diplomáciai jegyzék: az államok közötti nemzetközi kapcsolatok ápolásában a hivatalos diplomáciai érintkezés leggyakoribb írásbeli formája,
2.1.9. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,
2.1.10. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,
2.1.11. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
2.1.12. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,
2.1.13. elektronikus levél (e-mail üzenet): a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,
2.1.14. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,
2.1.15. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,
2.1.16. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, mely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,
2.1.17. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,
2.1.18. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,
2.1.19. faxüzenet: az üzenet telefonvonalon történő továbbítása, papíralapú kommunikációs forma,
2.1.20. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
2.1.21. futárindító: a futárokat úti, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF) munkatársa,
2.1.22. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,
2.1.23. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
2.1.24. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
2.1.25. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
2.1.26. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,
2.1.27. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,
2.1.28. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,
2.1.29. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,
2.1.30. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,
2.1.31. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
2.1.32. kézbesítőív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. A kézbesítőívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni,
2.1.33. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,
2.1.34. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
2.1.35. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,
2.1.36. konszignáció: futárposta-összesítő jegyzék, a küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista,
2.1.37. központ: a KKM belföldi szervezeti egységei,
2.1.38. Központi Irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,
2.1.39. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,
2.1.40. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
2.1.41. mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,
2.1.42. nyílt irat: a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerén (a továbbiakban: Scriptament), meghatározott formában továbbított nem minősített irat,
2.1.43. nyílt P-irat, azaz politikai irat: a KKM-ben vagy a külképviseleteken keletkezett, a külképviseletek diplomáciai jelentőmunkája során a fogadó ország, vagy a nemzetközi szervezet politikai, gazdasági, kulturális és társadalmi viszonyairól szóló, Magyarország két- és többoldalú külpolitikai érdekeit érintő, valamint a KKM külpolitikai döntés-előkészítő munkája és külpolitikai döntési folyamatai keretében keletkezett, a Scriptamenten továbbított és tárolt, nem minősített diplomáciai információ. A nyílt P-iratok nyilvántartásba vétele és elektronikus csatolása kizárólag a Scriptament rendszerben történik. Abban az esetben, ha a címzett nem rendelkezik Scriptament végponttal, úgy a Scriptament rendszerben rögzített nyílt P-irat más formában is továbbítható (e-mail, fax). Ebben az esetben az iratot az illetékes KKM szervezeti egységnek egyidejűleg meg kell küldeni a Scriptamenten,
2.1.44. önálló iktatás: a KKM központi iktatási rendszerén kívüli önálló iktatási rendszer, elektronikus vagy papíralapú módon vezetett iratnyilvántartás,
2.1.45. őrjegy: az irattárból kiadott iratok nyilvántartására szolgáló formanyomtatvány,
2.1.46. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,
2.1.47. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és Központi Irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
2.1.48. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,
2.1.49. Scriptament: a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszere. A KKM szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minősített iratok azonosító adatait, illetve magukat az elektronikus formában létező iratokat (elektronikus irat) is tárolja,
2.1.50. sorszámos iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele érkezési sorrend alapján, évenként újra kezdődő sorszámmal,
2.1.51. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható jellemzők és az ezekből levonható következtetések összessége. A fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,
2.1.52. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,
2.1.53. szervezeti és működési szabályzat: a KKM tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
2.1.54. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
2.1.55. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
2.1.56. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,
2.1.57. ügyvitel: a KKM folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
2.1.58. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
2.2. Az Értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során
2.2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
2.2.2. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,
2.2.3. az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,
2.2.4. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,
2.2.5. a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
2.2.6. az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
2.2.7. egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
2.2.8. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29. ) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet], valamint
2.2.9. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet
rendelkezései az irányadóak.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete
3.1. A külgazdasági és külügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
3.2. A szervezeti egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása központilag a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály (a továbbiakban: DOK) Központi Irattárában történik.
3.3. A minisztérium iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a minisztériumhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat
a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető,
b) tartalma megismerhető csak az arra jogosult számára,
c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható,
d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, valamint védelmében megfelelő feltétel(ek) biztosítva,
e) megváltoztathatatlansága biztosítva,
f) rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított
legyen.
3.4. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét a külképviseleteken a külképviselet vezetője, a központban minősített adat esetében a biztonsági vezető, nyílt iratok esetében a DOK vezetője látja el. E feladatkörükben felelősek:
a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
b) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,
c) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
e) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért (nyilvántartó könyvek, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),
f) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
g) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
h) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
i) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért,
k) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért.
3.5. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikáért felelős vezetővel együttműködve – a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.
3.6. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységek iratkezelésének szabályszerűségéért.
3.7. A szervezeti egységek iratkezelését a szervezeti egységek vezetői – az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg.
3.8. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.
3.9. A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Személyügyi és Képzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Nemzetközi Jogi Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály önálló iktatási joggal és/vagy önálló irattárral rendelkezik. A felsorolt szervezeti egységek elkészítik saját iratkezelési eljárási rendjüket, amelyet a DOK vezetője hagy jóvá.
3.10. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelő rendszer (KIR, angol rövidítésében CIS) működését a Konzuli és Állampolgársági Főosztály felügyelete mellett, a Konzuli Kézikönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv előírásai határozzák meg.
3.11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:
a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
b) a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
c) az irattári tételszám meghatározása (irattáros),
d) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,
f) az iratokkal való elszámolás,
g) hatósági statisztikai adatok megadása.
3.12. Az ügykezelő iratkezeléssel összefüggő feladatai:
a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele,
aa) szükség esetén bontása,
ab) Scriptamenten történő nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),
ac) továbbítása,
ad) postázása,
ae) őrzése, irattározása és önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységek esetében selejtezése,
b) az iratok Központi Irattárba adása,
c) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,
d) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere
4.1. Az Irattári Terv (a Szabályzat 1. függeléke) általános és különös részből áll. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni.
4.2. Az Irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértését be kell szerezni.

5. Az irattári tételek kialakítása
5.1. Az ügyiratokat – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy
a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
b) az irattári tételszámokat a KKM Központi Adminisztratív Irattára adja.
5.2. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján
a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,
c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.
5.3. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama.

II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

6. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása
6.1. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A nem minősített papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése a keret nélküli előadói ívben történik. Szürke keretes előadói ívbe kerülnek a személyügyi iratok.
6.2. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat a Központi Irattár ügykezelői az Irattári Terv alapján irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.
6.3. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
6.4. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a szervezeti egységeknek évente felül kell vizsgálniuk, és az irattárban (átmeneti, központi) kell elhelyezniük.
6.5. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel (Scriptament) vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

7. Elektronikus iratkezelés Külgazdasági és Külügyminisztériumban alkalmazott rendszerei
7.1. Scriptament (SCR) – akkreditált elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő rendszer. A Scriptament elektronikus adatkezelő rendszer a nem minősített – de védendő nyílt és nem nyilvános – ügyiratokat a hatályos jogszabályoknak megfelelően kezeli verzió- és változáskövetéssel, példány-nyomonkövetéssel. A Scriptament a szabályozott, hierarchikus zártpályás ügymenetet támogatja, hiteles végpontjait a hivatalos kiadmányozási végpontok (kibocsátó és fogadó szervezeti egységek, személyek) jelentik.
a) Minden szervezeti egységen (központ/külképviselet) készült és oda beérkező, adminisztratív (nyílt) adatot a Scriptament elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kötelező érkeztetni és/vagy iktatni, továbbá minden megtett iratkezelési műveletet a rendszerben rögzíteni (pl. kiszignálás, ügyintéző neve, továbbítás, teljesítve).
b) Az érkeztetéssel/iktatással egyidejűleg, a főiratot és annak mellékleteit kötelező elektronikusan csatolni a rendszerbe („szerveren tárolni”).
7.2. Védett Külügyi Hálózat (VKH). A Védett Külügyi Hálózat a minősített és védett elektronikus dokumentumok kezelésére, feldolgozására, forgalmazására és iktatására alkalmas információ-kommunikációs rendszer. A VKH információs és iratkezelő-rendszer komplex biztonsági intézkedésekkel védett, benne a feldolgozható információ legmagasabb minősítési szintje a „Bizalmas”. A VKH-rendszer koordinációja a KKM Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás alapján a biztonsági vezető feladatkörébe tartozik.

8. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
8.1. A Biztonsági vezető felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.
8.2. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattározó, lekérdező stb.) rendelkezhet;
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.
(A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)
8.3. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása a BITÁF feladata.
8.4. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.
8.5. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.
8.6. A rendszergazda feladatai:
a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó
ca) hozzáférési jogosultságoknak,
cb) egyedi azonosítóknak,
cc) helyettesítési jogoknak,
cd) külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,
e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.
8.7. A rendszergazda a biztonsági vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. A biztonsági vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

9. Hozzáférés az iratokhoz
9.1. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot az iratkezelési szoftver működtetője folyamatosan nyilvántartja. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.
9.2. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
9.3. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.
9.4. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.
9.5. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
9.6. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó vezető koordinálja és intézi a minisztériumi iratok kutatásának engedélyezésével kapcsolatos ügyeket. Az engedély megadása vagy elutasítása előtt kikéri a területileg illetékes főosztály véleményét.
9.7. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem Nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) bekezdésében foglaltak, míg iktatására vonatkozóan a Szabályzat IV. fejezetének rendelkezései az irányadók.
9.8. A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.
9.9. A döntés-előkészítő, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem Nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.
9.10. A „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat is a többi nyílt irathoz hasonlóan a Scriptament rendszerben kell iktatni. Kinyomtatásuk esetén elkülönítetten kell tárolni és kezelni.

10. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése
10.1. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a szervezeti egységek iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.
10.2. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
10.3. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
10.4. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.
10.5. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.
10.6. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

11. A küldemények átvétele
11.1. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai, telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.
11.2. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerint:
a) a minisztérium postafiókcímére érkező küldemények átvételére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (a továbbiakban: KEKKH) jogosult,
b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,
e) faxon érkezett iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni és gondoskodni az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről, amennyiben a faxgép hőpapírral működik,
f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,
g) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket a KKM Központi Érkeztető Csoport munkatársai továbbítják Scriptamentben a címzett szervezeti egységek részére, ahol az erre feljogosított személy veszi át.
11.3. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:
aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,
ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,
ac) a szervezeti egység ügykezelője,
b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az azok kezelésével megbízott személy,
d) hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.
11.4. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
11.5. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.
11.6. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
11.7. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.
11.8. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
11.9. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
11.10. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
11.11. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőíven, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a gyorspostával érkező és elsőbbségi küldeményeket azonnal, a „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.
11.12. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).
11.13. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.
11.14. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.
11.15. A minisztérium szervezeti egységei részére a papíralapú küldemények elosztását DOK Postázó és Kézbesítő Csoportja végzi, amely az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, és – az arra kijelölt helyiségben – kézbesítőívben adja át az ügykezelők részére.

12. A küldemények felbontása
12.1. A minisztérium postafiókcímére érkezett küldemények esetén – a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott küldemények kivételével – a KEKKH jogosult felbontás és érkeztetés végrehajtására.
12.2. A minisztériumba érkezett küldeményeket
a) a címzett,
b) az illetékes szervezeti egység ügykezelője vagy
c) a vezető által feljogosított személy
bonthatja fel.
12.3. A DOK hivatalból bontja, és a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységnek továbbítja az elégtelen címzéssel érkezett küldeményeket.
12.4. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek „s. k.” felbontásra szólnak. Ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel.
12.5. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezeléséről.
12.6. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.
12.7. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
12.8. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.
12.9. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.
12.10. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a minisztérium Biztonsági Szabályzatában meghatározottak szerint kell eljárni.
12.11. A papír alapon kiküldött levelek visszaérkezett tértivevényeit a KEKKH elektronikus iratként továbbítja a minisztériumnak.
12.12. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.
12.13. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell csatolni.

13. A küldemények érkeztetése
13.1. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban (SCR) hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.
13.2. A minisztérium postafiókcímére érkező küldemények érkeztetését és a papíralapú küldeményekből hitelesített elektronikus dokumentum előállítását a KEKKH végzi a KÉR rendszeren keresztül. Az itt rögzített érkeztetési adatok és az elektronikus dokumentumok automatikusan a minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerébe kerülnek.
13.3. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
13.4. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetőszám (zsírószám) az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.
13.5. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.
13.6. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha az arra jogosult szervezeti egység vagy külképviselet papíralapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt az érkezés időpontjában a papíralapú iktatókönyvbe iktat.
13.7. Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.
13.8. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.
13.9. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.
13.10. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
13.11. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket a Scriptamentben kell érkeztetni, vezetői döntés szerint iktatni.
13.12. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:
a) a küldő neve,
b) a beérkezés időpontja,
c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),
d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosítószám,
e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.
13.13. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.
13.14. Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – érkeztetés előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
13.15. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a megfelelő módon érkeztetett boríték csatolásával is biztosítható a benyújtás időpontjának megállapítása. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
13.16. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
14.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye.
14.2. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
14.3. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.
14.4. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
14.5. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.
14.6. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.
14.7. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.
14.8. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/az ......-.../...... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
15.1. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.
15.2. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.
15.3. Az irat szignálására jogosult
a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.
15.4. Az előadóív kézjeggyel történő ellátásán túl az irat szignálására jogosult vezetőnek, illetve az ügyintéző munkatársnak minden, az aktában elhelyezett dokumentumot (pl. feljegyzés, levél) is szignóval kell ellátnia.
15.5. Ha több, a 15.4. pont szerinti dokumentum fordul elő az aktában, akkor minden dokumentumot szignózni kell, többoldalas dokumentumok esetében csak az első oldalt kell kézjeggyel ellátni.
15.6. Ha az aktában foglalt valamely dokumentumot a miniszternek kell aláírnia, ellenjegyeznie, az általa aláírandó, ellenjegyzendő dokumentumból egy másodlatot kell elhelyezni az aktában, amelyet ugyancsak szignóznia kell az arra jogosult vezetőknek, illetve ügyintéző munkatársaknak.
15.7. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
15.8. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

16. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások
16.1. Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.
16.2. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:
a) papíralapú vagy elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
b) papíralapú vagy elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,
c) a név- és tárgymutató (ezt az elektronikus iktatókönyv tartalmazza), kézbesítőív (adminisztratív iratok átadása),
d) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),
e) főnyilvántartó könyv – KKM,
f) szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyvei,
g) diplomáciai jegyzékek nyilvántartókönyve,
h) bélyegző-nyilvántartó könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
i) irattári (topográfiai) térkép,
j) kölcsönzési napló.
16.3. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyveit. A minisztérium főnyilvántartó könyvét a DOK vezeti.
16.4. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.
16.5. A szervezeti egység vezetője a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket hitelesíti. Amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ....... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartó számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.

17. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám
17.1. Az iratokat egyedi azonosítószámmal, iktatószámmal kell nyilvántartásba venni, iktatni. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.
17.2. A minisztériumba érkező vagy ott keletkező iratokat – a jogszabályokban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.
17.3. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
17.4. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni
a) az iktatószámot,
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,
d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,
e) a küldés időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot (idegen szám),
i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),
j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
k) az irat tárgyát,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát,
m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),
n) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezést.
17.5. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.
17.6. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.
17.7. Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről az iratkezelési szoftvert működtető cég gondoskodik. A biztonsági másolatot a BITÁF tárolja.
17.8. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás a kijelölt iktatóhelyeken történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
17.9. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.
17.10. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.
17.11. Év végén az iktatókönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra.
17.12. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.
17.13. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a Központi Irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.
17.14. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.
17.15. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a szervezeti egység nevét, továbbá
a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,
b) az iktatókönyv sorszámának-alszámának,
c) az ügyintéző nevének és
d) a mellékletek számának
feltüntetésére szolgáló rovatokat.
17.16. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „Melléklet a ... iktatószámú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.
17.17. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.
17.18. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iratkezelési szoftver által generált központi iktatószám-struktúra felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/évszám: pl. KKM/1/2015/Adm; KKM/1-1/2015/Adm.
17.19. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Egy sorszámon csak egy ügyet lehet iktatni.
17.20. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
17.21. A szervezeti egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iktatás során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes szervezeti egység ügykezelője iktatja főszámra, a választ adó szervezeti egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik meg.

18. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
18.1. Nem kell iktatni, de a Scriptament rendszerben kell érkeztetni és kezelni:
a) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
b) a munkaügyi nyilvántartásokat,
c) a bérszámfejtési iratokat,
d) a nem szigorú számadású bizonylatokat,
e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
f) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
18.2. Nem kell érkeztetni, iktatni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
a) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,
b) az üdvözlőlapokat,
c) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,
d) a közlönyöket, sajtótermékeket,
e) a meghívókat,
f) a könyveket, tananyagokat.

19. Külképviseletekre beérkező és onnan elküldött diplomáciai jegyzékek (szóbeli jegyzékek) papíralapú nyilvántartása
19.1. Mind a beérkező, mind pedig a kiküldésre kerülő diplomáciai jegyzékeket nyilvántartási számmal kell ellátni az erre a célra rendszeresített „Kimenő/Bejövő Diplomáciai Jegyzékek Nyilvántartási könyvé”-ből.
19.2. A nyilvántartó könyvet a külképviseletek önállóan készítik el az intraneten közzétett minta alapján: az új nyilvántartást fel kell venni az iratkezelési segédletek közé a Segédletek Nyilvántartó Könyvében, melyet év elején és végén hitelesen meg kell nyitni, illetve le kell zárni.
A nyilvántartási szám struktúrája:
a) kimenő jegyzékeknél: sorszám/év/HUEMB (vagy ennek a fogadó ország hivatalos diplomáciai nyelve szerinti megfelelője)/állomáskód,
b) beérkező jegyzékeknél: sorszám/év/fogadó ország külügyminisztériumának rövidítése, illetve más külképviseletről érkező jegyzéknél az országnév rövidítése.
19.3. Az ügyviteli szempontból maradandó értéket képező, érdemi információkat tartalmazó diplomáciai jegyzékeket (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélyei) a jegyzékek nyilvántartási könyvében történő rögzítésen túl kötelező a Scriptament rendszerben is iktatni (ugyanazon témában érkezett ügyeket alszámra) és egyidejűleg beszkennelt formában főiratként vagy mellékletként csatolni a Scriptamenten.
19.4. A központi intézkedést igénylő, felterjesztett eredeti diplomáciai jegyzékek selejtezéséről/megőrzéséről (15 év) a Központi Irattár intézkedik. A külképviseleten maradt másodpéldányok selejtezését saját hatáskörben, jegyzőkönyv felvétele mellett 5 évenként kell elvégezni.
19.5. A külképviseletek működésével kapcsolatos technikai információkat és további intézkedést nem igénylő jegyzékeket papír alapon (nem Scriptamenten) tárolják, és 5 évenként selejtezik.

20. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése
20.1. A papíralapú, közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott iratokat és a saját keletkeztetésű iratokat dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell.
20.2. Az iratok digitalizáltan kerülnek tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.

21. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
21.1. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából
a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül más részlegnek átadásra,
b) másik szervezeti egységnek átadásra,
c) más külső szervnek továbbításra, valamint
d) irattárba helyezésre
kerülő iratokat.
21.2. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.
21.3. Az iratok kiadását, átadás-átvételét – az elektronikus átadás-átvétel mellett – papír alapon kézbesítőív aláírásával, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.
21.4. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
21.5. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.
21.6. Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.

22. Kiadmányozás
22.1. A minisztérium kiadmányozási rendjét a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.
22.2. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.
22.3. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a hiteles kiadmányt sajátkezű aláírásával és a szerv hivatalos bélyegző lenyomatával, valamint keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.
22.4. A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.
22.5. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
22.6. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.
22.7. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.
22.8. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

23. A papíralapú irat továbbítása, expediálása
23.1. Az irattovábbítás céljára a minisztériumon belül kézbesítőíveket, külső szervekhez kézbesítőkönyvet kell alkalmazni.
23.2. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.
23.3. Az iratokat a szervezeti egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító, külső kézbesítőkönyvvel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – a Postázó és Kézbesítő Csoport részére.
23.4. Az ügykezelő köteles:
a) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
b) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.
23.5. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
23.6. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.
23.7. Az átadás-átvételt dokumentáló folyamatosan vezetett külső kézbesítőkönyveket az utolsó bejegyzéstől számított 15 évig kell őrizni.
23.8. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.
23.9. A boríték címoldalán fel kell tüntetni
a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. „s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”).
23.10. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

24. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat
24.1. A KKM és a külképviseletek közötti papíralapú iratküldés diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján történik. A postaszolgálat feladata a diplomáciai és konzuli hivatalos küldemények biztonságos továbbítása a KKM, más állami szervek, diplomáciai, konzuli képviseletek és nemzetközi szervezetekhez akkreditált állandó vagy ideiglenes képviseletek között. A diplomáciai és konzuli postáról és annak szintjeiről részletesen miniszteri utasítás rendelkezik.
24.2. A diplomáciai és konzuli posta fajtái: Minősített I., Minősített II. és Adminisztratív. Gyorspostai küldeményként kizárólag nem minősített iratokat lehet továbbítani.
24.3. A diplomáciai és konzuli posta készítésénél, továbbításánál, fogadásánál, bontásánál, nyilvántartásba vételénél e Szabályzat érkeztetésre, postabontásra, valamint iktatásra, nyilvántartásra vonatkozó fejezetei az irányadóak.
24.4. A politikai iratokat a Központ és a külképviseletek között az illetékes területi főosztály közreműködésével kell továbbítani. A nem minősített (adminisztratív, illetve „Nem nyilvános!”) iratokról diplomáciai és konzuli posta tájékoztató készül 2 példányban, melynek első példánya marad a küldőnél, a második példányt pedig a küldendő politikai iratokkal együtt kapja a címzett. A borítékra a tájékoztató iktatószámát kell rávezetni.
24.5. A területi főosztály közreműködése nélkül a funkcionális főosztályok küldenek és fogadnak diplomáciai és konzuli postát (a BITÁF, az Ellenőrzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Konzuli és Állampolgári Főosztály, illetve a Személyügyi és Képzési Főosztály). A konzuli futárpostát a konzuli részleg munkatársai készítik el és adják át lezárt borítékban a futárzárással megbízottnak.
24.6. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján kizárólag a hatályos futárszabályzatban rögzített minősítési jelöléssel (Min I., Min II., Admin.) ellátott, a feladó és a címzett adatait tartalmazó, lezárt küldemények és csomagok továbbíthatóak. A küldeményeket olyan módon kell lezárni, hogy az esetleges felbontás egyértelműen megállapítható legyen.
24.7. Futárzárás során 3 példányos konszignáció készül, melynek 2 példányát az iratokkal együtt a címzettnek kell továbbítani. A konszignációra a küldeményeket iktatószámuk, illetve a címzettek alapján kell felvenni, megjelölve a küldemény darabszámát és jellegét is (boríték, csomag stb.).
24.8. Valamennyi diplomáciai és konzuli posta küldeményről 2 példányos csomagkísérő jegyzék, ún. bordereau készül. A bordereau eredeti példányát a futárküldeménnyel együtt kell továbbítani a címzettnek. A csomagok továbbításra történő átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A címzett az átvételkor a bordereau alapján ellenőrzi a küldemény sérülésmentes, hiánytalan meglétét. A futárposta átvételét követően a küldeményeket a központban a BITÁF illetékes részlege, a külképviseleteken a futárbontással megbízott munkatárs a címzetteknek bontatlanul továbbítja.
24.9. A papíralapú minősített adatok futárpostával történő továbbítását a KKM Biztonsági Szabályzata rögzíti.

V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, AZ IRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

25. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése
25.1. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az előadói íven – „Irattárba, dátum:” – feltüntetni.
25.2. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.
25.3. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
25.4. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében helyezi el és tartja nyilván,
b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezeti és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadja.
25.5. Ha a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezeli az ügyiratot.
25.6. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv „Megjegyzés” rovatába feljegyzi.

26. Irattár
26.1. Az iktatóhelyekkel rendelkező szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek.
26.2. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának (a továbbiakban: MNL OL) az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó DOK által működtetett Központi Irattár feladata.
26.3. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
26.4. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.
26.5. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.
26.6. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.
26.7. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

27. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése
27.1. Átmeneti (kézi) irattárban (az a hely, ahol az ügyiratot a Központi Irattárba adás előtt, átmenetileg őrzik) kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő ügyiratokat. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye.
27.2. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
27.3. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi.
27.4. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.
27.5. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.
27.6. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.
27.7. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.
27.8. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.
27.9. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisíteni.
27.10. A selejtezést követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.
27.11. Az irattárból kiadott papíralapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni. Az irat kiadását és visszavételét az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen – a rögzített kivételekkel – csak a központi irattárnak adhat át.
27.12. Az átmeneti (kézi) irattár az iratokat kronológiai sorrendben őrzi, és folyamatosan adja át a minisztérium Központi Irattárának. A Központi Irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.
27.13. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
27.14. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

28. Az iratok átadása a központi irattár részére
28.1. A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit,
b) a lezárt és archivált érkeztető nyilvántartás és iktatókönyv adatállományait, valamint az elektronikus dokumentumok elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat
előre egyeztetett időpontban kell leadni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
28.2. Az átmeneti irattárat működtető szervezeti egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után 2 év elteltével kötelesek folyamatosan a központi irattárnak átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő.
28.3. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyügyi és Képzési Főosztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Költségvetési Főosztály és a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a konzuli anyagokat a Konzuli és Állampolgársági Főosztály kezeli és őrzi.
28.4. Az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzési időt a központi irattár ügykezelőjének rá kell vezetnie az előadói ívre. A különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.
28.5. A központi irattárba az ügyiratokat a Szabályzatban meghatározott rendben és határidőig kell leadni. Az átadást dokumentáltan kell végrehajtani.
28.6. A központi irattár az ügyiratokat
a) eredeti alakjukban,
b) előadói ívben elhelyezve,
c) szervezeti egységenként,
d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,
e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,
f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,
g) nyilvántartásaikkal együtt,
h) kézbesítőív kíséretében
veszi át.
28.7. Az ügyiratokat az ügykezelő az iratkezelési szoftverben az „irat lezárása” gomb megnyomásával átmeneti irattárba helyezi. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat – az elektronikus dokumentumok esetében is – az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell, a Scriptament automatikusan rögzíti az irattárba helyezést időpontját.
28.8. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.

29. A központi irattár működése
29.1. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
29.2. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.
29.3. A szervezeti egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általuk kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát – a megjelenést követő 5 munkanapon belül – a központi irattárnak megküldeni.
29.4. A központi irattár
a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról kölcsönzési naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL OL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

30. Az irat átmeneti kiadása
30.1. A központi irattár papíralapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység ügyintézőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető DOK vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.
30.2. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról őrjegyet kell készíteni, amelyet a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Az átvevő a kölcsönzési naplót vagy a kézbesítőívet írja alá. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.
30.3. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek vagy az elektronikus ügyiratkezelő rendszerért felelős munkatársnak (EUROTEL 21) kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.
30.4. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:
a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
b) iktatószám,
c) átvevő szervezeti egység/név,
d) átvétel dátuma (év, hó nap),
e) átvevő aláírása,
f) a visszavétel dátuma (év, hó, nap),
g) a visszavevő aláírása.
30.5. A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki.

31. Az iratok selejtezése
31.1. A szervezeti egységek (belföldön és külföldön egyaránt) a Scriptamenten csak érkeztetett zsírószámmal ellátott adminisztratív iratokat saját hatáskörben selejtezik elektronikusan (Scriptament) és papír alapon, selejtezési jegyzőkönyv felvétele nélkül.
31.2. Külképviseleteken a papíralapú iktatott aláírt eredeti (másodpéldány) irat az ügy lezárta után selejtezhető, amennyiben annak első példánya már felterjesztésre került a Központnak. A selejtezési jegyzőkönyvet aláírva, szkennelt formában Scriptamenten kell csatolni, a papíralapú példányt pedig a DOK-nak felterjeszteni.
31.3. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében, évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2016-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2017. december 31. után, vagyis 2018-ban szabad kiselejtezni.)
31.4. A központi irattárban lévő iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor hatályos Irattári Terv szerint kell végrehajtani.
31.5. A központi irattár az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti egység vezetője jelöli ki. A selejtezést az adott szervezeti egység vezetőjének ellenőriznie kell, és az ellenőrzést a jegyzőkönyvön is fel kell tüntetni.
31.6. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.
31.7. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni (pl. nem eredeti aláírt, fénymásolt, Scriptamentből kinyomtatott példányok).
31.8. A központi irattárban a selejtezés során ellenőrizni kell:
a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
31.9. A központi irattárban a selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet iktatni és pecsételni kell. A jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét,
b) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
c) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
e) az iratok évkörét,
f) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,
g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
h) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
31.10. A központi irattárban a selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok irattári tételszámát, a tétel megnevezését, a tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratok évét, terjedelmét (ifm-ben), az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és a selejtezést ellenőrző vezető aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.
31.11. A központi irattárban az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 3 példányban, az iratjegyzékkel együtt az MNL OL-nak kell megküldeni a selejtezés engedélyeztetése végett. Az MNL OL az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
31.12. A központi irattárban a selejtezés tényét és időpontját – az MNL selejtezési engedélyének birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.
31.13. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
31.14. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése fizikai megsemmisítéssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

32. Megsemmisítés
32.1. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a Központi Irattárnak az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodni kell a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.
32.2. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat utólag ne lehessen megállapítani.
32.3. A kiselejtezett papíralapú iratokat papírzsákban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig. Az elszállítást a Központi Irattár hajtja végre az üzemeltetésért felelős főosztállyal együtt.
32.4. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.
32.5. Megsemmisítés esetén az elektronikus dokumentumokat az adatbázisból visszaállíthatatlanul törölni kell.
32.6. Az ügyirat metaadataiban rögzíteni kell a megsemmisítés tényét.

33. Az iratok levéltárba adása
33.1. A levéltárnak átadandó iratok körét az irattári tervben kell meghatározni az illetékes MNL egyetértésével.
33.2. A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül (HN) őrzendők kivételével – a Központi Irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL OL-nek.
33.3. Az MNL OL számára átadandó ügyiratokat az Irattári Terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
33.4. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a MNL OL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
33.5. Az átadásra kerülő iratokról 4 példányban átadás-átvételi jegyzőkönyvet és átadás-átvételi jegyzéket kell készíteni, melyből 3 példányt a levéltárnak kell átadni, egy példányt az irattárban kell elhelyezni.
33.6. A levéltár az átadás-átvételi jegyzéket előzetesen véleményezi.
33.7. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
33.8. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,
HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

34. A minisztériumot érintő intézkedések
34.1. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. A megszüntetést elrendelő szerv köteles gondoskodni az irattári anyagról. Beolvadásnál a jogutód szervhez kerülnek az iratok. Több jogutód esetén csak az illetékes közlevéltár engedélyével és csak irattári tételenként lehet megbontani az irattári anyagot. Ha jogutód nélkül szűnik meg a szerv, a maradandó értékű iratokat közlevéltárba kell adni.
34.2. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.
34.3. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.
34.4. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
34.5. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő) vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a szervezeti egység iratanyagáért felelős vezető határozza meg. A szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.
34.6. A külképviseleten az iratkezelőnek szabadságra utazásakor, visszaérkezésekor, illetve váltásakor évekre bontott átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

35. A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése
35.1. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi iratanyagot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
35.2. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.
35.3. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell.
35.4. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.
35.5. A megszűnő szervezeti egység papíralapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.
35.6. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.
35.7. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

VII. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

36. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések
36.1. A bélyegzőkkel kapcsolatos eljárást, a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről szóló 3/2012. (II. 24.) KüM utasítás szabályozza.

37. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
37.1. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).
37.2. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

38. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
38.1. A szervezeti egység vezetője a szervezeti egységénél köteles:
a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,
b) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,
c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,
d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
e) gondoskodni évente az iratanyag Központi Irattárba adásáról,
f) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.
38.2. A szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie. A DOK rendszeresen ellenőrzi a Szabályzatban foglaltak betartását.
38.3. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során
a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,
b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.
38.4. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a minisztérium irattári anyagát.

39. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén
39.1. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról.
39.2. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú iktatókönyvbe kell nyilvántartásba venni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli küldeményeket is, ha az érkeztetés akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvet az első adat keletkezésekor kell megnyitni és az iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvében nyilvántartásba venni.
39.3. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni (pl. KKM/233-1/2015/ÜZ). Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek rendelkezésre állásáról a szervezeti egységek gondoskodnak.
39.4. Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órán keresztül nem biztosított.
39.5. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
39.6. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.
39.7. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.
39.8. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.
39.9. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírásával és a hivatalos körbélyegző lenyomatával kell hitelesíteni.
39.10. Az iktatókönyvet a lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni azt, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és a keltezést.
39.11. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.
39.12. A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

40. Kezelési rend
40.1. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
40.2. A KÉR rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen jelezni kell.
40.3. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az iratkezelési szoftver alkalmazásával kell végrehajtani.
40.4. Amennyiben a KÉR rendszerből tévesen a KKM-hez érkezett küldemény, akkor a téves küldésről értesíteni kell a KÉR rendszert, és a küldeményt le kell zárni.
40.5. A hivatali kapun keresztül, a KÉR-be bevont szervezetektől tévesen vagy hibásan érkezett küldemények esetében a feladónak értesítést kell küldeni.
40.6. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó érdemi ügyintézést igénylő küldeményeket át kell helyezni a Scriptament iratkezelési rendszerbe, és nyilvántartásba kell venni.
40.7. A továbbiakban a Scriptamentben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.
40.8. A KÉR-en beérkezett küldemények a KKM Központi Érkeztető Csoport közreműködésével bekerülnek a Scriptament rendszerbe, ahol automatikusan érkeztetőszámot (zsírószámot) kapnak.
40.9. A KÉR-hez csatlakozott szervezetek részére elektronikusan, a Scriptament rendszeren keresztül a postázási felületen, a „KÉR címzett” listából kiválasztott címzett szervezetnek (szervezeti egységnek) a „Postázás” funkció végrehajtásával kell küldeni a dokumentumokat.
40.10. Vezetői kiadmányozás után a rendszer automatikusan elektronikus aláírással látja el az iratot. Az elektronikus aláíráshoz a rendszer szervezeti kulcsot használ, de ettől függetlenül az aláíró személye beazonosítható.
40.11. A KÉR rendszeren keresztül elektronikus küldeményt csak akkor lehet kiküldeni, ha a Scriptament rendszerben iktatószámmal rendelkezik, a kiadmányozás megtörtént, és az irat formátuma .pdf.
40.12. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.
40.13. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.
40.14. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére küldendő leveleket a Scriptament postázási felületen, a „Postai feladás”-i mód kiválasztásával kell megküldeni.
40.15. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére továbbítandó elektronikus dokumentum hiteles papíralapú irattá alakítását és kiküldését a Magyar Posta Zrt. végzi. Az elektronikus dokumentum átvételéről, a hiteles papíralapú irat kézbesítéséről elektronikus visszajelzést küld a minisztériumnak.
40.16. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények kezelése hagyományos módon, papír alapon az iratkezelési szabályzatnak megfelelően történik.
40.17. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett szervezeti egység részére történő dokumentált átadásáról a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály gondoskodik.
40.18. A szervezeti egységek feladata az átvett iratok ügyiratba történő elhelyezése és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezelése.

41. Záró rendelkezések
41.1. Az Irattári terv a Szabályzat 1. függelékét képezi.
41.2. Az Iratmintatár a Szabályzat 2. függelékét képezi.
41.3. A Szabályzat rendelkezéseinek végrehajtásáról az iratkezelés szakmai irányításáért felelős vezető gondoskodik.

1. függelék


A Külgazdasági és Külügyminisztérium Irattári Terve

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Külgazdasági és Külügyminisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Az irattári terv általános és különös részre tagozódik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:
1)    Irattári tételszám: meghatározza az irat rendszerbeli elhelyezkedését,
    „A” betűjel: Általános rész
    „KKM” betűjel: Különös rész (a minisztérium betűjele)
    A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez – a minisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben – sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, négy- vagy ötjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2)    Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy „NS” jel, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket,
3)    Levéltárba adás: a levéltári átadás határideje években (a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár közösen állapodik meg).

Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra (pl. „lejárat után 5 év”, „a végrehajtást követően 5 év”, „szerződés teljesítését követően 5 év”), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.


Jelmagyarázat:

„NS” – nem selejtezhető
„HN” – határidő nélkül őrzendő, az ügyviteli érték megszűnéséig. A jel meghatározza a határidő nélkül, ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.


ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám

Megnevezés

A101

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

A201

Szervezet és működés

A301

Ügyvitel

A401

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

A501

Gazdasági ügyek

A701

Ellenőrzés

A801

Informatika

A901

Biztonság

A1001

Kommunikáció, sajtó, média




KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám

Megnevezés

KKM101

Futárszolgálattal kapcsolatos iratok

KKM201

Protokolliratok

KKM301

Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok

KKM401

Nemzetpolitikai ügyek iratai

KKM501

Külpolitika, diplomácia

KKM601

Belpolitika

KKM701

Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság

KKM801

Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem

KKM901

Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai

KKM1001

Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika

KKM1101

Kultúra, tudomány, oktatás, sport

KKM1201

Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó

KKM1301

Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)

KKM1401

Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek

KKM1501

Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)

KKM1601

Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE)

KKM17000

Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete

KKM1800

Az ENSZ és szervei, Magyarország és az ENSZ

KKM1900

ENSZ-en kívüli államközi szervezetek

KKM2000

Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei

KKM2200

Külgazdaság

KKM2300

A Külügyminisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok

KKM2500

Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal

KKM2600

Rejtjelzés

KKM9100

A miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

KKM9200

A miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

KKM9300

A miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok



ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő (év)

Levéltárba adás időpontja (év)

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

A101

A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai

NS

15

A102

Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai

5

A103

Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A104

Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A105

Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A106

Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok

5

A107

A minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai

NS

15

A108

Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai

5

A109

Egyéb tárcaközi bizottságok iratai

5

A110

Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai

5

A111

Tárcaközlöny kiadásának iratai

10

A112

Jogszabály-értelmezéssel kapcsolatos iratok

5

Szervezet és működés

A201

Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok

NS

15

A202

A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás
(SZMSZ és módosításai)

NS

15

A203

A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.

NS

15

A204

Belső utasítások, körlevelek

NS

15

A205

A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések

NS

15

A206

A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok

5

A207

Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok

NS

15

A208

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál

NS

15

A209

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál

5

A210

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

NS

15

A211

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál

5

A212

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

NS

15

A213

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a részt vevő tárcánál

5

A214

Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok

5

A215

A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

NS

15

A216

Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

NS

15

A217

Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek

3

A218

Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok

NS

15

A219

Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően

5

A220

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek

NS

HN

A221

Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél

5

A222

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.), javaslatok

5

A223

Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások

NS

15

A224

Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél

5

A225

Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások

NS

15

A226

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

NS

15

A227

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai

NS

15

A228

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai

5

A229

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek

NS

15

A230

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek

NS

15

A231

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők

NS

15

A232

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

A233

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai

NS

15

A234

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

A235

A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek

5

A236

A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai

2

A237

Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok

5

A238

Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.

2

A239

Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb. kapcsolatos) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.

1

A240

Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok

NS

15

A241

A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása

15

A242

Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók

NS

HN

A243

Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok

5

A244

Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok

10

A245

Fordítási, tolmácsolási, protokollügyek iratai

5

A246

Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés

5

Ügyvitel

A301

Miniszter – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok

NS

15

A302

Államtitkár – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok

NS

15

A303

Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők
és munkatársak esetén

5

A304

Kutatási engedély ügyek iratai

5

A305

Főnyilvántartó könyv

NS

HN

A306

Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú)

NS

15

A307

A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után

3

A308

Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás
(lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)

3

A309

Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)

15

A310

Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek
és az ezzel kapcsolatos levelezés

NS

HN

A311

Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés

NS

A312

Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)

10

A313

A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírásbélyegzők
és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek

NS

A314

Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv

3

A315

A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló,
iratbefogadási jegyzőkönyv stb.)

NS

A316

A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)

2

A317

Ügyiratból adatszolgáltatás

5

A318

Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén

NS

HN

A319

Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés

5

A320

Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések

5

A321

Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés

5

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

A401

Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok

5

A402

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél

2

A403

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.

2

A404

Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások

2

A405

A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok

5

A406

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülök alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai

5

A407

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok

2

A408

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok

5

A409

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők

10

A410

Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők

10

A411

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz

10

A412

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek

10

A413

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj-megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)

5

A414

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követően

50

A415

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás

5

A416

Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok

*

A417

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások

5

A418

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok

3

A419

A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai

10

A420

Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok

5

A421

Védnökségek, díjak

8

A422

Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok

5

A423

Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok

5

A424

Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok

10

A425

A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok

3

A426

Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után

1

A427

Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai

5

A428

Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok

3

A429

Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

A430

Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

A431

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok

3

A432

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv

5

A433

Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei

NS

15

A434

Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai

3

A435

Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés

3

A436

Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok

NS

15

A437

Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok

5

A438

A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése

5

A439

intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése

10

A440

Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

A441

Külszolgálat, gyakornokprogram

NS

HN

A442

Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt vevők) stb.

60

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

Gazdasági ügyek

A501

Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok

5

A502

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok

2

A503

Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

A504

Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)

5

A505

Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok

NS

HN

A506

Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok

NS

HN

A507

Szerződések iratai (lejárat után)

5

A508

Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok

10

A509

Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok

1

A510

Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok

8

A511

Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)

5

A512

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés

NS

15

A513

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv

3

A514

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás

3

A515

A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás

10

A516

Államkincstári pénzellátás

8

A517

Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (pl. Rendkívüli Kormányzati Intézkedések, zárolás stb.)

8

A518

Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok

8

A519

A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai

8

A520

Központi beruházás iratai

8

A521

Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése

NS

15

A522

A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok

10

A523

A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok

8

A524

Személyi juttatás

8

A525

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek

5

A526

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés

2

A527

Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.)

5

A528

Bérpolitikai intézkedések végrehajtása

8

A529

Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

10

A530

Társadalombiztosítással összefüggő iratok

10

A531

Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás)

NS

15

A532

Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat

10

A533

Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok

8

A534

Szigorú számadású bizonylatok

8

A535

Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek

8

A536

Évközi mérlegjelentés és anyagai

10

A537

Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok

8

A538

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok

8

A539

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai

3

A540

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok

3

A541

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok

3

A542

Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk

15

A543

Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok

5

A544

Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok

10

A545

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés

NS

HN

A546

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel

NS

HN

A547

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk

NS

HN

A548

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések

15

A549

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések

5

A550

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után

3

A551

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok

NS

HN

A552

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok

NS

HN

A553

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai

NS

HN

A554

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk

15

A555

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések

5

A556

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok

5

A557

Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek

15

A558

Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok

15

A559

Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések

15

A560

Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások

15

A561

Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok

1

A562

Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)

8

A563

Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok

NS

15

A564

Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

A565

Elemi költségvetés (Igazgatás)

NS

15

A566

Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

A567

Éves gazdasági program

NS

15

A568

Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga

10

A569

Középtávú gazdasági program

NS

15

A570

Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló

NS

15

A571

Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más szervek részére

5

A572

Előirányzatok nyilvántartása, módosítása

8

A573

Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)

8

A574

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

10

A575

Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral

2

A576

Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal

2

A577

Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel

2

A578

Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)

2

A579

Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások

5

A580

A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

NS

15

A581

A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

NS

15

A582

A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás

10

A583

Bérdosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék-nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok

50

A584

Ellátások kifizetésének bizonylatai

8

A585

Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)

8

A586

Baleseti rokkantsági ügyek

50

A587

Halálos munkahelyi balesetek ügyei

NS

HN

A588

Munkabalesetek és foglalkozási betegségek

8

A589

Összesítő elszámolás, járulékbevallás-statisztika

8

A590

Adóelszámolás évenként intézeti szinten

8

A591

Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)

8

A592

Különjuttatás iratai

8

A593

Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)

8

A594

Helyettesítések

8

A595

Kereseti igazolások

5

A596

Munkába járás költségeinek térítése

8

A597

KSH és egyéb munkaügyi statisztikák

NS

15

A598

Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)

5

A599

Jelenléti ívek

8

A600

A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai

NS

15

A601

Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok

12

A602

Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai

12

A603

Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok

5

A604

Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

10

A605

Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

10

A606

Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

5

A607

Miniszteri emléktárgyraktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

A608

Nemzetközi protokollraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

A609

Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)

5

A610

Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok

5

A611

Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)

5

A 612

Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai

5

A 613

Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai

10

Ellenőrzés

A701

A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai

NS

15

A702

Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai

10

A703

Ágazati programokra irányuló vizsgálatok

15

A704

A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések

15

A705

Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok

15

A706

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai

10

A707

Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés

15

A708

A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok

NS

15

A709

Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok

NS

15

A710

Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)

10

A711

Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)

10

A712

A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok

5

A713

Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok

5

A714

Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai

5

A715

A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek szakmai ellenőrzésével kapcsolatos iratok

NS

15

Informatika

A801

Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei

NS

15

A802

Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai

NS

15

A803

Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai

10

A804

Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése

NS

15

A805

Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai

NS

15

A806

Informatikai biztonság iratai

NS

15

A807

Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok

NS

15

A808

Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai

15

A809

Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai

5

A810

Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok

10

A811

Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok

NS

15

A812

Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai

5

A813

Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok

5

Biztonság

A901

A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok

NS

HN

A902

Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek

10

A903

Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok

NS

HN

A904

Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok

5

A905

Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény

5

A906

Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány – a visszavonását követően

haladéktalanul

A907

Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek

10

A908

Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)

15

A909

Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

2

A910

Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai

2

A911

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai

5

A912

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

NS

15

A913

Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után

5

A914

Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások

5

A915

Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók

5

A916

A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések

5

A917

A minisztérium épületeinek őrzés-védelme

NS

HN

A918

A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek

5

Kommunikáció, sajtó, média

A1001

Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények)

2

A1002

A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok

10

A1003

PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok

NS

15

A1004

PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)

5

A1005

Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok

5

A1006

Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos íratok

5

A1007

Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok

5



KÜLÖNÖS RÉSZ

 

Futárszolgálattal kapcsolatos iratok

Megőrzési idő
(év)

Levéltárba adás időpontja (év)

KKM101

Diplomáciai és konzuli futárszolgálat.
Kapcsolódó jogszabályok. Külügyi utasítások

NS

15

KKM102

Futárigazolványok nyilvántartó könyve.
Konszignáció. Bordereau

5

KKM103

Futárútvonalak meghatározása
Futárindítási táblázatok
Futárposta hiányosságairól felvett jegyzőkönyvek

5

KKM104

Futárposta zárása és bontása

5

KKM105

A Külgazdasági és Külügyminisztériumon (KKM) kívüli szerveknek a diplomáciai futárposta igénybevételére vonatkozó kérelmei véleményezése

5

KKM106

Futártájékoztató

5

KKM107

Futárposta összefoglaló

15

KKM108

A minisztérium szervezeti egységeinek javaslatai futárutak szervezésére, a futár személyére

5

KKM109

Diplomáciai futárok vízumkérelme

5

KKM110

Diplomáciai futárok elleni provokációk

NS

HN

KKM111

CD Diplomat Szállítmányozási és Kereskedelmi Kft. igénybevételével kapcsolatos ügyintézés

5

 

Protokolliratok

 

 

KKM201

A magyar állami és külügyi protokollt meghatározó utasítások
Magyar diplomácia szertartásrend és eljárási szabályok Diplomáciai testület (DT) névjegyzék

NS

15

KKM202

Összefoglalók a nemzetközi diplomáciai szertartásrend szabályairól

NS

15

KKM203

A budapesti Diplomácia Testület számára készített tájékoztatás a KKM és a Kormány nevében

5

KKM204

A budapesti diplomáciai rendezvényekről a KKM részére készített napi tájékoztató és heti előrejelzés

3 hónap

KKM205

Hölgyprogramokkal kapcsolatos ügyek

3

KKM206

A magyar köztársasági elnök és a miniszterelnök, külügyminiszter védnöksége alatt megrendezett nemzetközi tanácskozások államfői és kormányfői fogadásainak szervezése a KKM vezetői által adott fogadások, rendezvények

5

KKM207

Külgazdasági és Külügyminisztérium ajándékraktára, megrendelések

1

KKM208

Diplomáciai látogatások, delegációk a központban

5

KKM209

A DT Lista alapanyaga

1

KKM210

Diplomáciai jegyzék – érdemi (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélye)

NS

HN

KKM211

Diplomáciai jegyzék – technikai (pl. ünnepi munkarend, misszióvezető távolléte)

5

 

Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok

 

 

KKM301

A konzuli szolgálat munkájára vonatkozó elvi, politikai vonatkozású ügyek

NS

15

KKM302

A KONZ a konzuli szolgálat munkáját irányító és ellenőrző tevékenysége, rendeletei

NS

15

KKM303

KONZ munkájával kapcsolatos részanyagok

10

KKM304

Külügyi igazolványokkal, tartózkodási engedélyekkel kapcsolatos ügyek

3

KKM305

Konzuli munkához szükséges eszközök kiküldése a külképviseleteknek

3

KKM306

Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek kiállításának elvi iratai

NS

15

KKM307

Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek nyilvántartó kartonjai

50

KKM308

Diplomata és szolgálati útlevelek
[Megjegyzés: a 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet 20. § (2)
és a 13. § (3) bek. értelmében a lejárt útleveleket érvénytelenítve vissza kell adni a kérelmezőnek]

visszaadandó

KKM309

Vízumügyek

NS

HN

KKM310

Külföldi képviseletek munkatársainak mentességi ügyei

10

 

Nemzetpolitikai ügyek iratai

 

 

KKM401

Nemzetpolitikai ügyek koordinációs iratai a Külgazdasági és Külügyminisztérium álláspontja kialakításában

NS

15

KKM402

Összefoglaló elemzések a határon túli magyarság helyzetéről, a velük kapcsolatos politikáról

NS

15

KKM403

Együttműködés a nemzetközi szervezetekkel a kisebbségi kérdésekben

NS

15

KKM404

Pénzügyi és támogatási alapok

NS

15

 

Külpolitika, diplomácia

 

 

KKM501

A külpolitikát meghatározó irányelvek

NS

15

KKM502

A magyar Országgyűlés külpolitikai tárgyú vitái. Plenáris ülések, törvényjavaslatok, interpellációk, azonnali kérdések és kérdések órái, erre adott válaszok

NS

15

KKM503

Állami vezetők és pártok vezetőinek beszédei, nyilatkozatai Magyarország külpolitikájáról

NS

15

KKM504

Magyarország diplomáciai tevékenysége

NS

15

KKM505

A Külgazdasági és Külügyminisztérium külpolitikával kapcsolatos kezdeményezései, javaslatai, külpolitikai projektek előkészítése, szakmai támogatása

NS

15

KKM506

Konzuli és egyéb külügyi feladatokkal is megbízott külgazdasági iroda felállítása, tevékenységi köre, jogai, létszámhelyzete, megszüntetése

NS

15

KKM507

A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata

NS

15

KKM508

A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata, operatív ügyek

5

KKM509

Magas szintű meghívások, látogatások, találkozók

NS

15

KKM510

Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervek KKM előterjesztései

5

KKM511

Magyar állami felsőszintű vezetők és családtagjaik üdülése, magánjellegű látogatásai

5

KKM512

Tolmácsok, fordítók kikérése

3

KKM513

Köszönőlevelek

3

KKM514

Külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok iratai

NS

15

KKM515

A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a társszervek együttműködése külpolitikai kérdésekben

NS

15

KKM516

Eseménynaplók, külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok, társszervek operatív iratai

10

KKM517

A magyar kormánynak, az állami és társadalmi szerveknek a külföldön élő magyarokkal való foglalkozására vonatkozó elvi jellegű határozatai. Munkavállalás

NS

15

KKM518

Külföldön élő magyarokkal foglalkozó egyéb szervekkel kapcsolatos részanyagok, operatív feljegyzések

NS

15

KKM519

Magyar Állandó Értekezlet (MÁÉRT)

NS

15

KKM520

Magyarok Világszövetségével (MV) való együttműködés

NS

15

KKM521

Magyarok Világkongresszusa

NS

15

KKM522

Anyanyelvi konferenciák, nyári egyetemek

NS

15

KKM523

MÁÉRT, MV operatív iratai

10

KKM524

Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében

NS

15

KKM525

Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében, kisebb jelentőségű iratok

6

 

Belpolitika

 

 

KKM601

Magyarország belpolitikája általában. Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról, KKM értékeléssel

NS

15

KKM602

Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról érdemi megjegyzés nélkül

15

KKM603

Beszédek és nyilatkozatok a magyar belpolitikáról

NS

15

KKM604

Magyar állampolgárok kitüntetése, kitüntetések alapítása

20

KKM605

Magyarország államhatalmi szervei

NS

15

KKM606

Magyarország Alaptörvénye. Az Alkotmánybíróság határozatai. Magyar felségjelek, címer, zászló

NS

HN

KKM607

Az Országgyűlés szervezete, működésének határozatai stb.
Az Országgyűlés állandó és különbizottságainak tevékenysége, kapcsolatuk a KKM-mel

5

KKM608

A KKM és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) kapcsolata operatív ügyekben

6

KKM609

Helyi és területi önkormányzati szervek tevékenysége, politikai összetétele

6

KKM610

Köztársasági elnök, a Köztársasági elnök és a KKM kapcsolata

NS

15

KKM611

A KKM és a KEHI kapcsolata (Külpolitika)

NS

15

KKM612

Önkormányzatok kapcsolata a KKM-mel

5

KKM613

Államhatalmi szervekkel kapcsolatos operatív iratok

5

KKM614

Ombudsman jogállása, tevékenysége, kapcsolata a KKM-mel

5

KKM615

Államigazgatási szervek

NS

15

KKM616

A kormány megalakulása, koalíciós tárgyalások, a kormány programja, munkaterve

6

KKM617

A kormány üléseinek munkaterve, feladatai
A Külgazdasági és Külügyminisztérium javaslatai
Átfogó kormányzati tervek

NS

15

KKM618

A központi államigazgatási szervek szervezete, tevékenysége. Közigazgatási reform, közigazgatás helyzete, fejlesztése

5

KKM619

Közigazgatási államtitkári értekezletek (KÁÉ) és kormányülések, Törvényalkotási program

NS

15

KKM620

Kormányhatározatok (a határozatok számának sorrendjében lerakva)

hatályukig

KKM621

A Külgazdasági és Külügyminisztérium képviselete a tárcaközi és egyéb szakbizottságokban

NS

15

KKM622

A Miniszterelnökség és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata.
Kormányülésre nem kerülő, Miniszterelnökségen készített emlékeztetők, összefoglalók

NS

15

KKM623

Államtitkári értekezletről a Miniszterelnökségen készített emlékeztetők. KÁÉ napirendje és egyéb kapcsolódó operatív iratok

5

KKM624

A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

15

KKM625

Választások, népszavazás
Választási rendszer: választási törvény és eljárási szabályok, Köztársasági elnök választása, Országgyűlési választások, Önkormányzati, helyhatósági, kisebbségi választások, Népszavazás, Külföldi megfigyelők

5

KKM626

A Külgazdasági és Külügyminisztérium elemzései, jelentései az Országgyűlés részére

NS

15

KKM627

A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés plenáris üléseinek munkájában

NS

15

KKM628

A Külgazdasági és Külügyminisztérium és az Országgyűlés Külügyi Hivatalának kapcsolata

NS

15

KKM629

A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés szakbizottságainak munkájában

NS

15

KKM630

Nagykövetjelöltek meghallgatása az Országgyűlés illetékes szakbizottságaiban

NS

15

KKM631

A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele egyéb országgyűlési bizottságok munkájában

NS

15

KKM632

A Külgazdasági és Külügyminisztérium, valamint a magyar pártok és parlamenti képviselők kapcsolata külpolitikai kérdésekben

NS

15

KKM633

Az Interparlamentáris Unió és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

6

KKM634

A Miniszterelnöki Kabinetiroda és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

15

KKM635

Parlamenti pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai

NS

15

KKM636

Parlamenten kívüli pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai

NS

15

KKM637

Magyarország társadalmi szervezetei.
Jogszabályok a társadalmi szervezetekről, gazdasági tevékenységéről, az alapítványok gazdasági rendjéről

hatályukig

KKM638

Szakszervezetek kapcsolata a KKM-mel.
Nemzetközi tevékenységük segítése

NS

15

KKM639

Szakmai szervezetek, gazdasági szervezetek, kamarák kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése

NS

15

KKM640

Ifjúsági és gyermekszervezetek, nőszervezetek kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése

NS

15

KKM641

Civil szerveződések, alapítványok, egyesületek, Non Governmental Organisation (NGO), magánszemélyek és a KKM kapcsolata. Nemzetközi tevékenységük segítése

NS

10

KKM642

Baráti társaságok és a KKM kapcsolata. Dunamenti Népek Baráti Társasága. Nemzetközi tevékenységük segítése Baráti társaságokkal kapcsolatos egyéb anyagok

NS

15

KKM643

Karitatív szervezetek kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése a Külgazdasági és Külügyminisztériumban

NS

15

KKM644

Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanács (NGTT)

NS

15

KKM645

Emberjogi és kisebbségi kérdések. Magyarország nemzetiségi politikája Magyar emberjogi és kisebbségi, nemzetiségpolitikai ügyek általában

NS

15

KKM646

A Társadalmi felzárkózási és cigányügyi tárcaközi bizottság és KKM kapcsolata

NS

15

KKM647

Magyarországi kisebbségek helyzete, szervezeteik

NS

15

KKM648

Nemzetiségi oktatás

NS

15

KKM649

Elvi, összefoglaló anyagok, INTERITIM

NS

15

KKM650

Határon túli magyarok szervezeteinek támogatása (ha a relációs anyagban nem helyezhető el)

NS

15

KKM651

A szomszédos államokban élő magyarok kedvezményeiről és támogatásáról szóló jogszabályok (2001. évi LXII. tv., Kedvezménytörvény, kormányrendeletek és miniszteri utasítások), kétoldalú megállapodások és ezek végrehajtásával kapcsolatos iratok

NS

15

KKM652

Magyarországi egyházak. Egyházpolitika

NS

15

KKM653

A Külgazdasági és Külügyminisztérium és az Emberi Erőforrások Minisztériuma kapcsolata egyházügyi kérdésekben

NS

15

KKM654

Magyar egyházak és egyházi szervezetek helyzete, tevékenysége Magyarországon, nemzetközi tevékenysége,
kapcsolatuk a Külgazdasági és Külügyminisztériummal

NS

15

KKM655

Egyházakkal kapcsolatos operatív iratok

5

 

Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság

 

 

KKM701

Elvi jelentőségű ügyek, BM–KKM kapcsolata, együttműködése, jogszabálytervezetek véleményezése

NS

15

KKM702

A Minősített Adatok védelmével kapcsolatos együttműködés más szervekkel (Minősített Adatok Védelméről szóló törvény – MAVTV)

NS

15

KKM703

Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság és a KKM kapcsolata és együttműködése

10

KKM704

Tűzoltóság, tűzvédelem

10

KKM705

Belügyminisztérium tájékoztatói rendészeti, és nemzetbiztonsági ügyekben. Igazságügyi Minisztérium (IM) tájékoztatói igazságszolgáltatási ügyekben

3

KKM706

Rendvédelmi és rendészeti ügyek, bűnügyek, konferenciák

NS

15

KKM707

Belügyminisztérium tájékoztatói Magyarország bűnügyi helyzetéről

5

KKM708

Magyar rendőri szervezet, ORFK és a BRFK kapcsolata a Külgazdasági és Külügyminisztériummal

NS

15

KKM709

Bűnügyek, bűnmegelőzés, büntetés-végrehajtás.
Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága és a KKM kapcsolata, konferenciák

NS

15

KKM710

Interpol ügyek (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el). Nemzetközi bűnözés elleni harcban való részvétel

NS

15

KKM711

Terrorizmus

NS

15

KKM712

Részvétel nemzetközi rendőri missziókban (ha a relációs anyagban nem helyezhető el)

NS

15

KKM713

A Külügyminisztérium alkalmazottainak szabálysértési és büntető ügyei

25

KKM714

Alkotmányvédelmi Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata, Nemzeti Biztonsági Felügyelet, Nemzetbiztonsági Kabinet

NS

HN

KKM715

Információs Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

HN

KKM716

Országhatár kijelölése. Határmegállapítás, határrendészet

NS

15

KKM717

A Belügyminisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium együttműködése határrendészeti ügyekben

NS

15

KKM718

A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság jegyzőkönyvei. A Külügyminisztérium részvételével kapcsolatos összefoglalók

NS

15

KKM719

Határátkelőhelyek megnyitásával kapcsolatos ügyek

NS

15

KKM720

Kishatárforgalommal kapcsolatos ügyek

NS

15

KKM721

Vámvizsgálati helyek felállítása

NS

15

KKM722

Határsértések, határprovokációk

NS

15

KKM723

Idegen repülőgépek átrepülésének engedélyezése

5

KKM724

Magyar kormánygépek be- és átrepülési engedélyének intézése

5

KKM725

Egyéb magyar gépek be- és átrepülési engedélyének intézése

5

KKM726

Idegenrendészet, menekültügy

NS

15

KKM727

A menekültügyért felelős országos szervezetek és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

15

KKM728

Menekültügyi és migrációs jogszabályok

hatályukig

KKM729

Kitoloncolás

15

KKM730

Menekülttáborok Magyarországon

NS

15

KKM731

Vízumügyek, útlevélügyek általános, elvi kérdései

NS

15

KKM732

A BM és a KKM együttműködése úti okmányokkal kapcsolatban (pl. útlevél, határátlépési igazolvány)

NS

HN

KKM733

Vízum- és útlevélegyezmények, megállapodások

NS

15

KKM734

Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok

NS

15

KKM735

Vízum- és útlevélügyek elvi kérdései

NS

15

KKM736

Állampolgársági egyezmények. Egyezmények és előkészítésük

NS

15

KKM737

Igazságszolgáltatás, jogsegély

NS

15

KKM738

Az Igazságügyi Minisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése igazságszolgáltatási kérdésekben

NS

15

KKM739

Jogszabályok, Polgári Törvénykönyv, Büntető Törvénykönyv és módosítások

hatályukig

KKM740

Magyarország bírósági szervezetének tevékenysége. A Kúria és a Külügyminisztérium kapcsolata

NS

15

KKM741

Munkaügyi bíróságok

10

KKM742

Az ügyészi szervezet tevékenysége. A Legfőbb Ügyészség és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

HN

KKM743

Az Igazságügyi Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

15

KKM744

Rehabilitáció

15

KKM745

Jogsegély és jogsegély egyezmények

NS

15

KKM746

Jogsegély nyújtásával kapcsolatos elvi, összefoglaló iratok,
ha a relációs anyagoknál nem helyezhetők el

NS

15

KKM747

Egyedi igazságszolgáltatási ügyek, jogviták

15

KKM748

Polgári jogi jogviták

15

KKM749

Munkaügyi jogviták

15

KKM750

Egyéb jogviták

15

KKM751

Bírósági megkeresések

10

KKM752

Közérdekű bejelentések és panaszok intézése

5

 

Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem

 

 

KKM801

Magyarország biztonságpolitikája, védelmi politikája

NS

15

KKM802

Biztonságpolitikai koncepció. Védelmi felkészítés, országmozgósítás. A Külgazdasági és Külügyminisztérium észrevételei az ország biztonságpolitikai koncepciójához

NS

15

KKM803

Országgyűlési vita a biztonságpolitikáról

NS

15

KKM804

Tárcaközi Koordinációs Bizottság ülései. KKM részvétele

NS

15

KKM805

Minisztériumok honvédelmi felkészítése

NS

15

KKM806

A Honvédelmi Minisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata, együttműködése, jogszabálytervezetek véleményezése, HM tájékoztatók, útijelentések

NS

15

KKM807

A Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat és a Külügyminisztérium kapcsolata

NS

HN

KKM808

Katonai attaséi hivatalok. Nagykövet és katonai attasé együttműködése

NS

15

KKM809

Katonai attaséi hivatal működtetése pénzügyi-gazdasági feltételei. MNB átutalások

10

KKM810

Többoldalú katonai szerződések, megállapodások

NS

15

KKM811

Idegen katonai erők átvonulása, csapatmozgások, egyéb engedélyköteles tevékenységek

NS

15

KKM812

Hadgyakorlatok előrejelzése

Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint

 

KKM813

Katonai segélyszállítmányok (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el)

Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint

 

KKM814

Magyar Honvédség, katonai ösztöndíjak

NS

15

KKM815

Magyar békefenntartó erők, Magyarország részvétele nemzetközi katonai erőkben, logisztika, utánpótlási ügyek.
Biztonságpolitikai-békeműveleti konferenciák

NS

15

KKM816

Hadiipar és haditechnika

NS

HN

KKM817

Külügyi álláspont hadiipari és haditechnikai kérdésekben

NS

15

KKM818

Hadiipari és Haditechnikai Fejlesztési Bizottsággal való KKM együttműködés

Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint

 

KKM819

Nemzetgazdasági Minisztérium és a KKM együttműködése hadiipari kérdésekben

Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint

 

KKM820

Hadfelszerelések vásárlása és eladása

Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint

 

KKM821

Hadiipari kutatás-fejlesztés

Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint

 

KKM822

Rendkívüli állapotra, szükségállapotra és vészhelyzetre hozott jogszabályok

hatályukig

KKM823

A Külgazdasági és Külügyminisztérium feladatai a polgári védelemben

NS

15

 

Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai

 

 

KKM901

Magyarország gazdasági helyzete, gazdaságpolitikája, gazdaságpolitikai feladatok

NS

15

KKM902

Magyarország gazdasági helyzetének és gazdaságpolitikájának ismertetése a fogadó országban

NS

15

KKM903

Magyarországról a háború során elhurcolt javak visszaszerzése

NS

15

KKM904

Nemzetközi szervezetekben képviselendő magyar álláspont. Határozatok és előkészítő anyagok

NS

15

KKM905

Magyar gazdaság bekapcsolódása a nemzetközi piacgazdaságba. A felzárkózás gazdasági problémái

NS

15

KKM906

Állami segítségnyújtás az Európai Unió együttműködési megállapodási szerződései alapján

NS

15

KKM907

A Külgazdasági és Külügyminisztérium Nemzetközi Fejlesztési és Humanitárius Főosztály (NEFEFO) iratai

NS

15

KKM908

Magyarország pénzügyei

NS

15

KKM909

Államháztartás.
Az Állami Számvevőszék és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

15

KKM910

A Nemzetgazdasági Minisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése, KKM vélemény a rendelettervezetekről. Gazdasági Kabinet

NS

15

KKM911

Bankok és biztosító intézetek. Bankalapítás, bankkonszolidáció, bankhálózat. Befektetési alapok. Magyar Nemzeti Bank

NS

15

KKM912

Állami hitelek. Hitelkonszolidáció. Államadósság,
államkölcsönök

NS

15

KKM913

Adóügyek. Adóigazgatás korszerűsítése. Vagyonpolitikai irányelvek. Helyi adók. ÁFA visszatérítés külföldieknek

NS

15

KKM914

Vámügyek. Nemzeti Adó- és Vámhivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata

NS

15

KKM915

Nemzetgazdasági Minisztérium és a KKM kapcsolata

NS

15

KKM916

Energiagazdálkodás, energiahordozók

NS

15

KKM917

Ipari kiállítás

3

KKM918

A Földművelésügyi Minisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium együttműködése, kapcsolata

NS

15

KKM919

A nemzetközi műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés keretében hozott határozatok és ezek végrehajtása

NS

15

KKM920

Környezetvédelem

NS

15

KKM921

Területfejlesztés

NS

15

KKM922

Nemzeti Innovációs Hivatal és a KKM kapcsolata

NS

15

KKM923

Magyarország mezőgazdasága, agrár reorganizációs program, a mezőgazdaság állami támogatása

NS

15

KKM924

Állategészségügy, állattenyésztés. Állatok járványos megbetegedése, élelmiszer-higiénia

NS

15

KKM925

Közlekedés, vízgazdálkodás, hírközlés

15

KKM926

A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a KKM együttműködése közlekedési kérdésekben, Magyarország közlekedési politikája, a közlekedés általános helyzete

NS

15

KKM927

Állami gazdaságok

5

KKM928

Szállítás. Közúti tranzitdíjak. Vasúti tranzitszállítás, vízi és légi szállítás

3

KKM929

Vízgazdálkodás, árvizek

NS

15

KKM930

Hírközlés. Távközlés, űrtávközlés. Informatika. Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a KKM együttműködése

NS

15

KKM931

Magyarország általános hírközlési színvonala
A Magyar Posta helyzete

5

KKM932

Magyarország belkereskedelme, turizmus, idegenforgalom

NS

15

KKM933

Általános, illetve operatív, tájékoztató anyagok a kereskedelem és belkereskedelem területén

5

KKM934

A szövetkezeti mozgalom Magyarországon

NS

15

Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika iratai

KKM1001

Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a Külgazdasági és Külügyminisztérium együttműködése munkaügyi kérdésekben

NS

15

KKM1002

Általános foglalkoztatáspolitikai, munkaügyi és bérügyi kérdések

NS

15

KKM1003

Foglalkoztatáspolitika, munkanélküliség. Munkanélküliek átképzése, ellátása.
Szolidaritási Alap

10

KKM1004

Nemzetközi munkaügyi egyezmények.
Külföldiek magyarországi munkavállalása

NS

15

KKM1005

Közszolgálati jogviszonyban állókra, köztisztviselőkre vonatkozó foglalkoztatáspolitikai, képesítési és egyéb jogszabályok

hatályukig

KKM1006

Egészségügyi politika Egészségügyi kormányprogram, válságkezelési program, az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata egészségügyi kérdésekben

NS

15

KKM1007

Vöröskereszt és egyéb jótékonysági szervezetek nemzetközi kapcsolatai

10

KKM1008

Társadalombiztosítási nyugdíjrendszer. Külföldön élők társadalombiztosítása általában

10

KKM1009

Népjóléti és szociálpolitika egyéb ügyek, család- és gyermekvédelem. Népesedéspolitikai irányelvek

6

KKM1010

Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata szociális, családügyi és gyermekvédelmi kérdésekben

NS

15

KKM1011

Népszámlálási adatok, KSH éves jelentései, tájékoztatói
Közvélemény-kutatási adatok

3

KKM1012

Magyarország statisztikai adatai, közvélemény-kutatás
A KSH és a KKM kapcsolata

NS

15

 

Kultúra, tudomány, oktatás, sport

 

 

KKM1101

Magyarország kultúrpolitikája
A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés és a bizottságai kultúrpolitikai, oktatási vitáiban

NS

15

KKM1102

Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM együttműködése kultúrpolitikai kérdésekben.
A magyarországi kisebbségeket és a külföldön élő magyarokat érintő kultúrpolitikai kérdések

NS

15

KKM1103

Magyarország kulturális kapcsolatai általában
A Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata a magyar kulturális és oktatási szervekkel

NS

15

KKM1104

Közoktatás. Magyarország oktatáspolitikája, közoktatási rendszere
Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése oktatási kérdésekben
Közoktatási intézmények, egyetemek és főiskolák nemzetközi kapcsolatainak külügyminisztériumi segítése

NS

15

KKM1105

Közoktatási intézmények működtetése, egyházi iskolák, magániskolák, alapítványok Magyarországon

15

KKM1106

Ösztöndíjak elvi ügyei, összesítő

NS

15

KKM1107

Tudomány- és technológiapolitika, tudományos élet.
Nemzeti kutatásfejlesztési programok. A kormány kutatási és tudománypolitikai tanácsadó testülete.
Tudományos és Technikai (TéT) ügyek, attaséi rendszer

10

KKM1108

Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM együttműködése tudománypolitikai kérdésekben

NS

15

KKM1109

A Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata a Magyar Tudományos Akadémiával, felsőoktatási és tudományos intézményekkel, tudományos szakértőkkel, azok nemzetközi tevékenységének segítése

NS

15

KKM1110

Tudományos kitüntetések, címek adományozása
Díszdoktorrá avatás

5

KKM1111

EU Kutatási és Fejlesztési (K+F) ügyek

NS

15

KKM1112

Magyarország népművelési politikája

NS

15

KKM1113

Világörökség
Közgyűjtemények nemzetközi kapcsolatai

NS

15

KKM1114

Irodalmi élet Magyarországon, kapcsolatok általános kérdései, összefoglalók
Írószövetségek és nemzetközi kapcsolataik

NS

HN

KKM1115

Magyarország művészeti élete.
Színházak, színészek. Filmművészet

NS

HN

KKM1116

Zeneművészet, zeneszerzők, hanglemezkiadás

NS

HN

KKM1117

Képzőművészet, iparművészet, kiállítások, fotóművészet

5

KKM1118

Fesztiválok (pl. Tavaszi Fesztivál stb.)

5

KKM1119

Sport
A magyar sport helyzete általában. A Magyar Olimpiai Bizottság. Sporttámogatási alapok. Sportegyesületek támogatása stb.

NS

15

KKM1120

Együttműködés a Balassi Intézettel a kulturális diplomácia területén, Magyarország kulturális intézményei külföldön

NS

15

KKM1121

Kulturális vegyes iratok
Megemlékezések, rendezvények, ünnepségek (történelmi események, évfordulók stb. kapcsán)

5

 

Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó

 

 

KKM1201

Magyarország sajtópolitikája.
Kommunikációs stratégiai iratok.
Országgyűlési viták plenáris üléseken és bizottságokban. Sajtótörvény vitája

NS

15

KKM1202

A KKM álláspontja sajtópolitikai kérdésekben, részvétele a Parlament és bizottságai sajtópolitikával összefüggő munkájában

NS

15

KKM1203

Nemzeti propagandát koordináló szervezetek és bizottságok kapcsolata a Külgazdasági és Külügyminisztériummal

NS

15

KKM1204

Magyarország-kép megjelenítése a magyar és külföldi írott és elektronikus sajtóban általában

NS

15

KKM1205

Az írott sajtó helyzete Magyarországon.
Lapkiadás, nemzetiségi sajtó stb.

NS

15

KKM1206

Magyar sajtóirodák és sajtótudósítók külföldön

NS

15

KKM1207

Külföldi sajtótudósítók, rádiók és televíziók magyar adásai

10

KKM1208

Külföldi lapok magyarországi értékesítése

10

KKM1209

Elektronikus sajtó általános ügyei.
Frekvenciagazdálkodás

hatályukig

KKM1210

Magyar rádiók és TV-k nemzetközi kapcsolatai és külföldre szóló adásai

NS

15

KKM1211

Magyar televíziók

NS

15

 

Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)

 

 

KKM1301

Multilaterális szektor

NS

15

KKM1302

Bilaterális szektor, segélyek stb.

NS

15

KKM1303

Kapacitásépítés

10

 

Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek

 

 

KKM1401

Általános és biztonságpolitikai nemzetközi kérdésekre vonatkozó iratok

NS

15

KKM1402

Nagyhatalmak csúcstalálkozói

NS

15

KKM1403

Kelet-nyugati politikai kapcsolatok

NS

15

KKM1404

Észak–Dél politikai kapcsolatok

NS

15

KKM1405

A világgazdaság problémái (pl. energiaválság, olajválság, gazdasági válság)

NS

15

KKM1406

Nem hagyományos (tömegpusztító fegyverek) leszerelése és korlátozása

NS

15

KKM1407

A non-proliferáció általános kérdései

NS

15

KKM1408

Az Atomsorompó Szerződés (NPT)

NS

15

KKM1409

A Vegyifegyver Tilalmi Szerződés (CWC) és szervezete (OPCW)

NS

15

KKM1410

A Biológiai és Toxin Fegyvertilalmi Szerződés (BTWC)

NS

15

KKM1411

Az Átfogó Atomcsend Szerződés (CTBT) és szervezete (CTBTO)
Atomfegyvermentes övezetek

NS

15

KKM1412

Űrfegyverkezés (SPI, PAROS)

NS

15

KKM1413

A ballisztikus rakéták elterjedése elleni Hágai Magatartási Kódex (HCOC)

NS

15

KKM1414

Az ENSZ BT 1540. sz. határozata

NS

15

KKM1415

A nukleáris terrorizmus elleni ENSZ egyezmény

NS

15

KKM1416

A hagyományos fegyverzetek leszerelése és korlátozása, katonai biztonság- és bizalomerősítő megállapodások

NS

15

KKM1417

Az európai hagyományos fegyverzetek korlátozásáról szóló megállapodás (CFE)

NS

15

KKM1418

A biztonság- és bizalomerősítő intézkedésekről szóló Bécsi Dokumentum (VD)

NS

15

KKM1419

Bizonyos hagyományos fegyverek tilalmáról és korlátozásáról szóló egyezmény (CCW) és ennek egyezményei

NS

15

KKM1420

A könnyű és kézifegyverekkel (SALW) kapcsolatos ENSZ, EBESZ és EU dokumentumok

NS

15

KKM1421

A vállról indítható légvédelmi rakétákkal (MANPADS) kapcsolatos dokumentumok

NS

15

KKM1422

A Daytoni Keret Megállapodáshoz kapcsolódó délkelet-európai egyezmények (+ RACIVIAC)

NS

15

KKM1423

Magyarország kétoldalú katonai bizalomerősítő megállapodásai

NS

15

KKM1424

Nemzetközi eVIIport ellenőrzési rezsimek

NS

15

KKM1425

Rakétatechnológiai ellenőrzési rendszer (MTCR)

NS

15

KKM1426

Wassenari Megállapodás (WA-hagyományos fegyverek és kettős rendeltetésű termékek)

NS

15

KKM1427

Ausztrália Csoport (AG-vegyi és biológiai fegyverek)

NS

15

KKM1428

Nukleáris Szállítók Csoportja (NG)

NS

15

KKM1429

Zangger Bizottság (ZG)

NS

15

KKM1430

Csendes-óceáni Biztonsági Szerződés
Ausztrália – Új-Zéland – USA Paktum: ANZUS

NS

15

KKM1431

Biztonságpolitikával kapcsolatos operatív iratok, tájékoztatók

10

15

KKM1432

Kazettás Lőszer Egyezmény (CCM)

NS

15

KKM1433

Fegyverkereskedelmi Szerződés (ATT)

NS

15

KKM1434

Az új típusú biztonsági kihívások, fenyegetések (cybertámadások, terrorizmus, migráció, környezeti katasztrófák)

NS

15

KKM1435

Daytoni Megállapodás

NS

15

 

Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)

 

 

KKM1501

NATO Nemzetközi Titkárság, Főtitkári Kabinet

NS

15

KKM1502

NATO Egyesített Katonai Szervezet, Katonai Bizottság (Military Committee)

NS

15

KKM1503

NATO Védelempolitikai és Védelmi Tervezési Bizottság (Defence Policy and Planning Committee)

NS

15

KKM1504

NATO Nukleáris Tervező Csoport (Nuclear Planning Group)

NS

15

KKM1505

NATO Parlamenti Közgyűlés
(korábbi nevén: Észak-Atlanti Közgyűlés)

NS

15

KKM1506

Partnerség a Békéért Program (PfP)

NS

15

KKM1507

NATO-Oroszország Tanács – NRC (korábbi nevén Állandó Közös Tanács – PJC)

NS

15

KKM1508

Magyarország és a NATO.
Állandó Képviselet helyzete. Személyi és egyéb ügyek.
Magyarország NATO tagsága.
Magyar Atlanti Tanács (NGO)

NS

15

KKM1509

Magyarország részvétele a NATO katonai programjaiban.
Delegációk, konferenciák, értekezletek, tanácskozások. Átrepülés Magyarország felett.
IFOR, KFOR, ISAF

NS

15

KKM1510

Magyar diplomaták, tisztviselők, szakemberek tevékenysége, NATO ösztöndíjak

NS

15

KKM1511

NATO-val kapcsolatos operatív iratok, részanyagok
NATO-reform

5

KKM1512

Észak-atlanti Partnerségi Tanács (EAPC)
Miniszteri tanácsülés, csúcstalálkozók
Együttműködési éves munkaterv. Partnerségi és együttműködési programok; a NATO „nyitott ajtók” politikája; a NATO kapcsolatai globális és nemzetközi szervezetekkel [ENSZ, EU, AU, EBESZ, EAPC, MeD, ICI, NATO-Georgia Bizottság (NGC), NATO-Ukrajna Bizottság (NUC)]
Tanácskozások a NATO vezetőivel.
Új Atlanti Kezdeményezés

NS

15

KKM1513

Rakétavédelem

NS

15

KKM1514

Kibervédelem

NS

15

KKM1515

NATO Reagáló Erők (NATO Response Force)

NS

15

 

Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE)

 

 

KKM1601

EBESZ: Általános kérdések
Konfliktusmegelőzés, válságkezelés, békefenntartás.
EBESZ státusza. EBESZ költségvetése. EBESZ-reform.
Korfui folyamat, Helsinki +40

NS

15

KKM1602

Az EBESZ döntéshozó szerveinek munkája
Állandó Tanács,
Biztonsági Együttműködési Fórum, Gazdasági és Környezetvédelmi Fórum, Csúcstalálkozók. Miniszteri Tanács

NS

15

KKM1603

Az EBESZ intézményeinek, választott tisztviselőinek munkája.
Soros elnök. Titkárság. EBESZ Főtitkár. Parlamenti Közgyűlés (OSCE PA).
Demokratikus Intézmények és Emberi Jogok Irodája (ODIHR).
Nemzeti Kisebbségi Főbiztos (HCNM)
Médiaszabadság Képviselő (RFoM)

NS

15

KKM1604

EBESZ rendezvények, konferenciák, szemináriumok, tárgyalások. Csúcstalálkozók és miniszteri szintű tanácskozások

NS

15

KKM1605

EBESZ-hírhálózat, híradós munkacsoport – Communications Group

NS

15

KKM1606

EBESZ szakértők, alkalmazottak.
Magyar tisztviselők megválasztása, tevékenységük, szakértők munkája

NS

15

KKM1607

A Magyar EBESZ Képviselet helyzete, személyi és egyéb ügyek. Felterjesztések, továbbítások

NS

15

KKM1608

EBESZ-szel kapcsolatos operatív jellegű iratok

10

KKM1609

EBESZ-hez kapcsolódó fegyverzet-ellenőrzési, bizalom- és biztonságerősítő fórumok.
Európai Hagyományos Fegyveres Erőkről szóló Szerződés
Katonai bizalom- és biztonságerősítő intézmények.
Egyesített Konzultatív Csoport (JCG)

NS

15

KKM1610

A magyarországi helyzetet érintő kérdésekkel foglalkozó EBESZ dokumentumok

NS

15

 

Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete

 

 

KKM17001

Magyarország és a fogadó állam kapcsolata általában. A fogadó ország külpolitikájának általános iránya, stratégiája, e stratégia megvalósításának eszközei, módjai

NS

15

KKM17002

A fogadó ország függetlenné válása. Országegyesítés

NS

15

KKM17003

A fogadó ország parlamentjének, felsőházának külpolitikai vitája

NS

15

KKM17004

A fogadó ország és külállamok állami vezetőinek, pártjai vezetőinek beszédei, nyilatkozatai a fogadó ország külpolitikájáról

NS

15

KKM17005

Az ország nemzetközi helyzete, álláspontja nemzetközi ügyekben, nemzetközi kapcsolatai

NS

15

KKM17006

A fogadó ország külügyminisztériumának és külügyi apparátusának szervezeti struktúrája. Értesülések a fogadó ország diplomatáiról és vezető állami tisztségviselőiről stb.

NS

15

KKM17007

Magyar misszió vezetőjének, diplomatájának látogatása a fogadó ország külügyminisztériumában, ill. más állami szerveknél és állami vezetőknél

NS

15

KKM17008

Budapesti külképviseletek vezetőinek, diplomatáinak látogatása a KKM-ben, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél

NS

15

KKM17009

A fogadó ország külpolitikájával kapcsolatos tájékoztatók, operatív anyagok

10

KKM17010

A fogadó ország és Magyarország diplomáciai kapcsolatainak szintje és formái

NS

15

KKM17011

Állam és kormány elismerése

NS

15

KKM17012

Emigrációs, illetve az ország területén kívül tevékenykedő kormány

NS

15

KKM17013

A diplomáciai kapcsolat felvétele, megszakítása, nagykövetség létesítése. Szintemelés

NS

15

KKM17014

Konzulátus, főkonzulátus, tiszteletbeli konzulok

NS

15

KKM17015

Kereskedelmi képviseletek

NS

15

KKM17016

Nagykövet, követ agrément ügye, megbízólevél átadása stb. Nagykövet bemutatkozó és búcsúlátogatásai

NS

5

KKM17017

Konzuli pátens. Főkonzul bemutatkozó és búcsúlátogatásai

NS

15

KKM17018

Tiszteletbeli konzulok kinevezésével, megbízásával és működésével kapcsolatos iratok

NS

HN

KKM17019

Általános Vegyes Bizottság, Kormányközi Vegyes Bizottság

NS

15

KKM17020

Két- vagy többoldalú politikai szerződések elkészítésével, aláírásával, hatálybalépésével, megszűnésével előterjesztések, értesítések, tervezetek

NS

15

KKM17021

Közös politikai nyilatkozat

NS

15

KKM17022

Nemzetközi szerződésekkel kapcsolatos jogviták, nemzetközi bírósági eljárások

NS

15

KKM17023

Magas szintű tárgyalás, találkozók

NS

15

KKM17024

Államfői találkozók

NS

15

KKM17025

Kormányküldöttség

NS

15

KKM17026

Kormányfői találkozók

NS

15

KKM17027

Az Országgyűlés elnökének, alelnökeinek találkozói

NS

15

KKM17028

Parlamenti kapcsolatok: parlamenti bizottságok, frakciók, képviselők kapcsolatai

NS

15

KKM17029

Külügyminiszterek és a külügyminisztériumok magas szintű vezetőinek találkozói

NS

15

KKM17030

Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervek

NS

15

KKM17031

Állami és politikai vezetők és családtagjainak üdülése és magánjellegű látogatásai

10

KKM17032

Magas szintű egyházi vezetők találkozói

NS

15

KKM17033

A fogadó ország és Magyarország kapcsolata általában. Külpolitikai kapcsolatok

NS

15

KKM17034

Felsőszintű határozatok, irányelvek a fogadó ország irányában folytatandó külpolitikai tevékenységről

NS

15

KKM17035

Misszióvezető éves beszámoló jelentése

NS

15

KKM17036

Állami vezetők és a pártok vezetőinek nyilatkozatai, beszédei a fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és 3. ország kapcsolatairól

NS

15

KKM17037

A fogadó ország és Magyarország külügyminisztériumainak konzultációi

NS

15

KKM17038

A külképviselet időszakos jelentései a fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország kapcsolatairól általában

NS

15

KKM17039

A fogadó ország budapesti missziója és a magyar KKM, valamint magyar külképviselet és a fogadó ország külügyminisztériumának kölcsönös tájékoztatói nemzetközi és kétoldalú kérdésekről.
A külképviselet kapcsolatai a fogadó ország diplomáciai testületének tagjaival, állami szervekkel, pártokkal és társadalmi szervezetekkel, közéleti személyiségekkel

NS

15

KKM17040

A külképviseletek beosztottainak vidéki látogatásairól készített jelentések

NS

5

KKM17041

A fogadó ország és Magyarország kapcsolatának operatív és tájékoztató anyagai

10

KKM17042

Diplomáciai mentesség, előjogok, viszonosság

NS

15

KKM17043

A nagykövetség épületei elleni támadás. Tüntetések

NS

15

KKM17044

A diplomatákkal szembeni provokáció

NS

15

KKM17045

Diplomaták vízumkényszere, vízumkényszer megszüntetése, mozgásának korlátozása a fogadó országban. Vidéki utazásuk engedélyhez kötése stb.

NS

15

KKM17046

Diplomáciai mentességgel kapcsolatos operatív iratok

10

KKM17047

Diplomaták letartóztatása, diplomaták kiutasítása

NS

15

KKM17048

Vámügyek, vámmentességek, vámkedvezmények

NS

15

KKM17049

A Diplomáciai Testület vezetőinek, tagjainak összejövetelei. Javaslataik stb. Diplomata lista

NS

15

KKM17050

Doyeni tisztség

NS

15

KKM17051

Diplomáciai szertartások, rendezvények, fogadások, ezek általános szabályai

NS

5

KKM17052

A fogadó ország szertartásrendje

NS

15

KKM17053

Javaslatok, diplomáciai rendezvényen való részvételre

5

KKM17054

Nemzeti ünnepek, évfordulók programja

10

KKM17055

Diplomáciai fogadások összetételéről, lefolyásáról szóló, nem politikai tartalmú feljegyzések, jelentések

10

KKM17056

Jegyrendelés, szobafoglalás diplomaták és külföldi vendégek részére kulturális, sport, egyéb rendezvényekre, rendőri biztosítás
Belépők biztosítása diplomaták részére
Ajándékok küldése, átvétele

2

KKM17057

A DT részére szervezett fogadások, rendezvények, programok

10

KKM17058

Utcák, parkok elnevezése neves személyiségekről. Szoboravatás, koszorúzás, megemlékezés.
A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek és temetők gondozása és viszont

NS

15

KKM17059

Magyar állami kitüntetések külföldi állampolgároknak. Magyar állampolgárok külföldi állami kitüntetései

NS

15

KKM17060

Üdvözlő, gratuláló, köszönő, részvétnyilvánító táviratok, üzenetek

5

KKM17061

A budapesti külképviseletek személyi, ingatlan, bérleti, közlekedési ügyei

NS

HN

KKM17062

A budapesti missziók és beosztottaik, külföldi alkalmazottaik személyi ügyei
Személyi kartonok

NS

HN

KKM17063

A budapesti misszió külföldi alkalmazottai orvosi ellátásának ügyei

NS

HN

KKM17064

A budapesti missziók külföldi alkalmazottainak bűnügyei, bűnjelek lefoglalása

NS

HN

KKM17065

DT címjegyzékének alapanyaga

NS

15

KKM17066

A budapesti külképviseletek magyar alkalmazottainak munkaviszonyával kapcsolatos ügyek (felvétel, elbocsátás, munkabér, munkaviszony igazolás stb.)

15

KKM17067

A külképviseletek beosztottainak egyéni kérelmei, panaszai. Velük szemben elkövetett bűncselekmények, jogsérelmek

25

KKM17068

A budapesti külképviseletek ingatlan, telekkönyvi, adóügyei, Bérleti szerződés, lakásügyek

NS

HN

KKM17069

Balesettel kapcsolatos iratok.
Kórházi igazolványok

NS

HN

KKM17070

Nagykövet és ügyvivő ideiglenes távozását és visszatérését bejelentő jegyzék (szabadság stb.)
Személyi igazolványokkal kapcsolatos iratok, kérdőívek (Questionner), utazási igazolványok

2

KKM17071

Eseménynaplók, országismertetők.
Külpolitikai eseménynapló

NS

15

KKM17072

Emigráció.
A magyar emigráció, kapcsolat a külképviseletekkel

NS

15

KKM17073

A külföldön élő magyarok körében végzett külképviseleti munka

NS

15

KKM17074

Magyar származású kiemelkedő személyiségekkel (tudósok, művészek, közéleti személyiségek stb.) való kapcsolat. Magyarországi látogatásaik

NS

15

KKM17075

Külföldi magyarok kulturális, üzleti, sajtó- és propaganda tevékenysége

NS

15

KKM17076

Külföldi magyarok ajándékai, felajánlásai Magyarországnak. Alapítványaik

NS

15

KKM17077

Magyarországon élő emigránsok és szervezeteik

NS

15

KKM17078

A fogadó országban élő nem magyar emigráció

NS

15

KKM17079

Az ország belpolitikájának általános kérdései. Összefoglaló jelentés a fogadó ország belpolitikájáról

NS

15

KKM17080

Magyar állami vezetők és vezető politikusok nyilatkozatai a fogadó ország belpolitikájáról

NS

15

KKM17081

Az ország legfelső államhatalmi szervei, törvényhozása

NS

15

KKM17082

Alkotmány, alkotmánymódosítás

NS

15

KKM17083

A törvényhozó testületek tevékenysége, politikai összetételük

NS

15

KKM17084

Az ország nevének, területének megváltozása, országhatár

NS

15

KKM17085

Államigazgatás, közigazgatás

NS

15

KKM17086

A közigazgatás szervezete. A kormány megalakulása, működése, politikai összetétele. Kormányválság. Kormánylisták. Országos hatáskörű szakigazgatási szervek és centrális irányítású helyi közigazgatási szervek hatásköre, ügyrendje

NS

15

KKM17087

Önkormányzatok, polgármesteri találkozók, városok, régiók, községek

NS

5

KKM17088

Városok, régiók, községek kapcsolata

NS

5

KKM17089

Rendszerváltozás. Forradalom

NS

15

KKM17090

Államcsíny, puccs, polgárháború, merényletek. Béketárgyalás, békemegállapodás

NS

15

KKM17091

Belpolitikával kapcsolatos operatív anyagok

10

KKM17092

Választások. Választási megfigyelés

NS

15

KKM17093

Államfő választása

NS

15

KKM17094

Országgyűlési választás

NS

15

KKM17095

Önkormányzati, helyhatósági választás, népszavazások

NS

15

KKM17096

Választásokkal kapcsolatos beszámolók, operatív anyagok

10

KKM17097

Az ország politikai mozgalmai.
Politikai tüntetés. Ellenállási mozgalom stb.

NS

15

KKM17098

Pártok, politikai szervezetek.
Az ország pártjainak, politikai szervezeteinek helyzete, egymáshoz való viszonya

NS

15

KKM17099

Társadalmi szervezetek, civil szervezetek, NGO-k a fogadó országban

NS

15

KKM17100

Szakszervezetek helyzete, kapcsolataik

NS

15

KKM17101

Testvérvárosi kapcsolatok

NS

5

KKM17102

A kisebbségek jogi helyzete. Önrendelkezési jog

NS

15

KKM17103

Autonómia (területi, kulturális, személyi elvű)

NS

15

KKM17104

Faji megkülönböztetés. Rasszizmus. Emberi jogok

NS

15

KKM17105

Lakosságcsere. Kitelepítés, betelepítés nemzetiségi alapon

NS

15

KKM17106

A fogadó ország határon túli kisebbségei és az anyaország kapcsolata

NS

15

KKM17107

Magyar szervezetek és a KKM kapcsolata, helyzete a fogadó országban

NS

15

KKM17108

A Magyarországon élő kisebbségek és szervezeteik. Kapcsolatuk a fogadó országgal

NS

15

KKM17109

Az ország kisebbségi, nemzetiségi politikájának kisebb jelentőségű, operatív jellegű iratai

10

KKM17110

Egyházak. Az ország egyházpolitikája.
Az állam és az egyház kapcsolata. Az egyházak külpolitikai tevékenysége. Az egyházak belső ügyei

NS

15

KKM17111

Magyarország és a fogadó ország egyházi vezető személyiségeinek, egyházi szervezeteinek kapcsolatai

NS

15

KKM17112

A fogadó ország belpolitikájához kapcsolódó, kisebb jelentőségű, operatív iratok

10

KKM17113

Az ország belső rendészeti szerveinek tevékenysége, általános értékelés

NS

15

KKM17114

Rendőrség, csendőrség, tűzoltóság szervezete, létszáma, technikai felszereltsége

10

KKM17115

Az ország közbiztonságának helyzete. Bűnüldözés

NS

15

KKM17116

INTERPOL ügyek

NS

15

KKM17117

Politikai bűncselekmények. Koncepciós perek. Terrorizmus. Háborús és népellenes bűncselekmények

NS

15

KKM17118

Közlekedésrendészet

10

KKM17119

Embercsempészet, kábítószer-csempészet, fegyvercsempészet, együttműködés

NS

15

KKM17120

Egyéb bűnügyek, élet elleni bűncselekmények, fiatalkorúak bűnelkövetése és bűnüldözés

NS

15

KKM17121

A fogadó ország Belügyminisztériuma és Magyarország kapcsolata

NS

15

KKM17122

Magyar rendőri szervek és a fogadó ország rendőri szervei közötti megállapodások, együttműködési okmányok

NS

15

KKM17123

Határrendészet

NS

15

KKM17124

A határőrizeti szervek együttműködése, határrendészeti egyezmény. Küldöttségeik, tárgyalások, konzultációk

NS

15

KKM17125

A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság. Határsértés, határprovokáció. Tiltott határátlépés

NS

15

KKM17126

Határátkelőhelyekről szóló egyezmények, azok kijelölése és építése, fenntartása

NS

15

KKM17127

Kishatárforgalom

NS

15

KKM17128

Közös útlevél- és vámvizsgálat

NS

15

KKM17129

Rendészet és határrendészettel kapcsolatos operatív és kisebb jelentőségű iratok

10

KKM17130

A fogadó ország idegenrendészete

NS

15

KKM17131

Az idegenrendészeti szervek kapcsolatai

NS

15

KKM17132

Túszügyek

NS

15

KKM17133

Tartózkodási engedély a fogadó ország állampolgárai részére Magyarországon

NS

15

KKM17134

Kiutasítás, kiadatás. Migráció, menekültügy. Politikai menedékjog

NS

15

KKM17135

Az ország igazságszolgáltatása. Ügyészi, bírói szervezet, általános helyzetértékelés

NS

15

KKM17136

A fogadó ország jogszabályai

változásig

KKM17137

Toloncegyezmény, visszafogadási egyezmény

NS

15

KKM17138

A fogadó ország és a Magyarország igazságügyi szerveinek kapcsolatai. Jogászszervezetek kapcsolatai

NS

15

KKM17139

Kárpótlási ügyek

NS

15

KKM17140

Jogvita a fogadó ország és Magyarország között

NS

15

KKM17141

Politikai perek, amnesztia, rehabilitáció

NS

15

KKM17142

Jogsegély egyezmények. Polgári, családjogi, bűnügyi jogsegély

NS

15

KKM17143

Levéltovábbítás a BM, IM és más igazságszolgáltatási szervek felé

2

KKM17144

Igazságszolgáltatás operatív iratok

10

KKM17145

Általános katonai, védelempolitikai kérdések. A fogadó ország katonai stratégiája

NS

15

KKM17146

A fogadó ország hadserege, közös hadgyakorlatok

NS

15

KKM17147

Katonai hírszerzés

NS

15

KKM17148

A katonai attaséi hivatalok ügyei.
Attasé agrément. Attaséi jelentések

NS

15

KKM17149

Két- vagy többoldalú katonai szerződések, megállapodások. Katonai, biztonságpolitikai együttműködés

NS

15

KKM17150

Külállamok katonai szakértői

NS

15

KKM17151

Külállamok katonai támaszpontjai

NS

15

KKM17152

Honvédelmi minisztérium delegációi, katonai delegációk, tárgyalások, konzultációk

NS

15

KKM17153

Katonai segélyszállítmányok

NS

15

KKM17154

Hadfelszerelések vásárlása, eladása, átadása. Haditechnikai együttműködés, kiállítás

NS

15

KKM17155

Békefenntartó alakulatok, missziók

NS

15

KKM17156

Államok közötti háború.
Mozgósítás, hadüzenet. Külállam(ok) katonai beavatkozása. Annektálás, megszállás stb.

NS

15

KKM17157

Katonasírok megjelölése és gondozása. Hősi emlékművek, megemlékezések. Hagyományőrző egyesületek

NS

15

KKM17158

Hadifogoly ügyek. Hadifogoly egyezmény, hadifogoly cserék

NS

15

KKM17159

Polgári védelem. Katasztrófavédelmi, polgári védelmi egyezmény

NS

15

KKM17160

Intézkedések vészhelyzet, rendkívüli állapot esetén

NS

15

KKM17161

Katonai ösztöndíjasok

NS

15

KKM17162

A fogadó ország gazdaságpolitikája, általános gazdasági helyzete

NS

15

KKM17163

A fogadó országban az állam szerepe a gazdasági életben, gazdasági irányítási rendszer

NS

15

KKM17164

A fogadó ország külgazdasági kapcsolatait meghatározó általános elveket, prioritásokat ismertető összefoglaló anyagok

NS

15

KKM17165

Nemzetközi gazdasági bojkott az ország ellen. Az ebből fakadó gazdasági kár más országok részére és ennek kompenzációja

NS

15

KKM17166

A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország általános gazdasági kapcsolatai. Kormányközi gazdasági bizottságok

NS

15

KKM17167

Több szakterületet érintő gazdasági szakdelegációk éves, féléves kiküldetési és fogadási terve. Látogatások, meghívások

10

KKM17168

A fogadó ország véleménye Magyarország gazdasági helyzetéről, gazdaságirányítási rendszeréről

NS

15

KKM17169

Gazdasági segítségnyújtás

NS

15

KKM17170

Közös vállalatok létesítése, működési szabályaik, felszámolásuk. Magyar vállalatok tevékenysége a fogadó országban

NS

15

KKM17171

Közös projektek harmadik országban

NS

15

KKM17172

Az ország pénzügyi politikája, pénzügyi helyzete

NS

15

KKM17173

A fogadó ország állami költségvetése, a fizetési mérleg alakulása, pénzügyi likviditása, beruházási politikája

NS

15

KKM17174

A fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország pénzügyi kapcsolatai:
Bankkapcsolatok külföldön, külföldi tőkebefektetés. Valutaügyek, árfolyam

NS

15

KKM17175

Adópolitika, kettős adóztatás

NS

15

KKM17176

Vámügyek. Vám együttműködési megállapodás

NS

15

KKM17177

A pénzügyi és gazdaságpolitikával kapcsolatos operatív iratok

10

KKM17178

Az ország általános iparpolitikája, ipara

NS

15

KKM17179

Egyes iparágak helyzete, egyes iparágakban együttműködés Magyarországgal. Kiállítások, vásárok, árubemutatók

NS

15

KKM17180

Műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés
A fogadó ország műszaki-tudományos fejlettsége, kutatásai

NS

15

KKM17181

A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország műszaki-tudományos együttműködése
TéT VB. TéT attasék tevékenysége, jelentései.
Megállapodások alapján dolgozó szakértők ügyei

NS

15

KKM17182

EURÉKA program

NS

15

KKM17183

METESZ és más műszaki és természettudományos egyesületek és szövetségek kapcsolatai

NS

5

KKM17184

Műszaki és tudományos együttműködések operatív iratai

5

KKM17185

Az ország mezőgazdaságának helyzete, állami politika, földbirtokreform

NS

15

KKM17186

A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország mezőgazdasági kapcsolatai. Mezőgazdasági attasék jelentései

NS

15

KKM17187

Állatok járványos megbetegedése. Járványok megelőzésére vonatkozó nemzetközi kötelezettségek

NS

15

KKM17188

A mezőgazdaság egyes ágazatainak helyzete

NS

15

KKM17189

Mezőgazdasági szövetkezetek és ezek nemzetközi kapcsolatai

NS

15

KKM17190

Közlekedés, hírközlés, posta általános helyzete, állami intézkedések

NS

15

KKM17191

A fogadó ország és Magyarország, ill. 3. ország közlekedési, hírközlési kapcsolatai

NS

15

KKM17192

Ágazatok helyzete: Útépítés, közúti közlekedés. Fuvarozási egyezmények. Vasút, vasúti egyezmények. Közúti és vasúti hídépítés. Hajózás, hajózási egyezmények. Hajóipar, kikötők.
Légi közlekedés, légi közlekedési egyezmények. Városi közlekedés. Vállalatok, irodanyitás

NS

15

KKM17193

Posta és hírközlés

NS

15

KKM17194

EXPO, nemzetközi kiállítások, gazdasági napok

NS

15

KKM17195

Belkereskedelem, idegenforgalom

NS

15

KKM17196

A fogadó ország belkereskedelmének összefoglaló értékelése, kereskedelmi hálózat, közellátás

NS

15

KKM17197

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország általános belkereskedelmi kapcsolatai

NS

15

KKM17198

Idegenforgalmi egyezmények, együttműködés, idegenforgalom konkrét ügyei

NS

15

KKM17199

A fogadó ország szövetkezeti mozgalma és szövetkezeteinek nemzetközi kapcsolatai

NS

15

KKM17200

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország szociálpolitikai kapcsolatai. Szociálpolitikai egyezmények, társadalombiztosítási és kölcsönös betegellátási egyezmények

NS

15

KKM17201

A fogadó ország egészségügyi politikája

NS

15

KKM17202

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország egészségügyi kapcsolatai

NS

15

KKM17203

A népesedési politika elvi kérdései

NS

15

KKM17204

Környezetvédelem, környezetvédelmi együttműködési egyezmények

NS

15

KKM17205

A fogadó ország statisztikája, népszámlálás, közvélemény-kutatás

NS

15

KKM17206

Munkaügy, egészségügy, szociális ügyek, környezetvédelem, statisztika operatív iratai

10

KKM17207

A fogadó ország kultúrpolitikája, kultúrájának helyzete

NS

15

KKM17208

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kulturális kapcsolatai

NS

15

KKM17209

A fogadó ország oktatási politikája, oktatási rendszere és nemzetközi oktatási kapcsolatai

NS

15

KKM17210

A fogadó ország és Magyarország oktatási kapcsolatai. Oktatók tanulmányútjai

NS

15

KKM17211

A fogadó ország területén működő magyar nyelvű iskolák, magyar lektorátusok (nem nemzetiségi oktatás),
ill. a Magyarországon működő idegen nyelvű iskolák, lektorátusok

NS

15

KKM17211

Nemzetiségi oktatás

NS

15

KKM17212

Ösztöndíjas egyezmények. Ösztöndíjas ügyek, pályázatok. Oklevelek, képesítések elismerése (ekvivalencia)

NS

15

KKM17213

A fogadó ország tudomány- és technológiapolitikája.
A fogadó ország és Magyarország tudományos kapcsolatai.
A fogadó ország tudományos akadémiája és a Magyar Tudományos Akadémia kapcsolata. Szakbizottságok stb.

NS

15

KKM17214

A fogadó ország népművelési politikája. Könyvkiadás. Közgyűjtemények, múzeumok.
A fogadó ország és a Magyarország, ill. harmadik ország népművelési és közművelődési kapcsolatai

NS

15

KKM17215

Könyvkiadás. Könyvkiadói és levéltári együttműködés.
Szerzői jogi egyezmények.
A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek, emléktáblák és temetők gondozása és viszont

NS

15

KKM17216

Művészeti, irodalmi élet a fogadó országban és nemzetközi művészeti kapcsolatai.
Összefoglaló a fogadó ország művészeti életéről.
A fogadó ország véleménye a magyar művészeti életről

NS

15

KKM17217

Irodalmi élet. Írószövetségek kapcsolatai. Irodalmi hagyatékok

NS

15

KKM17218

Képzőművészet általános helyzete

NS

15

KKM17219

Fotó és film helyzete és nemzetközi kapcsolatai

NS

15

KKM17220

Fesztivál, ünnepi játék, kiállítás, kulturális napok, filmhét.
Egyéb művészeti rendezvények, ünnepségek

NS

15

KKM17221

Kiemelkedő kulturális személyiségekkel való foglalkozás, díjátadás

NS

15

KKM17222

A sport helyzete a fogadó országban, sportkapcsolatok

NS

5

KKM17223

Kulturális intézetek

NS

15

KKM17224

A fogadó ország kulturális intézete Magyarországon

NS

15

KKM17225

Magyarország kulturális intézetei külföldön, Kulturális Intézet személyi ügyei, tájékoztató jellegű iratok

NS

15

KKM17226

Kulturális vegyes iratok. (Kulturális intézmények tájékoztatói, kiemelkedő történelmi személyiségek megünneplése, kulturális értékek ajándékozása stb.)

NS

15

KKM17227

A fogadó ország sajtópolitikája, propagandájának elvi kérdései.
Sajtószabadság

NS

15

KKM17228

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kapcsolata, együttműködése a sajtó és a propaganda területén, ezzel kapcsolatos látogatások a KKM-ben. Direktívák a fogadó országgal kapcsolatos magyar sajtópolitikáról és propaganda tevékenységről

NS

15

KKM17229

A fogadó ország véleménye a magyar sajtóról, a magyar sajtópolitikáról és propagandáról

NS

15

KKM17230

A fogadó ország sajtótermékeinek magyarországi terjesztése

5

KKM17231

A fogadó országban megjelenő magyar lapok helyzete

5

KKM17232

A fogadó ország sajtója Magyarországról, magyar személyiségekről

NS

15

KKM17233

A külképviselet sajtó- és propaganda munkája. Jelentések a külképviselet sajtómunkájáról.
A külképviselet sajtómunkájának értékelése. Sajtóértekezlet a külképviseleten

NS

15

KKM17234

Sajtóügyek operatív iratai

5

KKM17235

Sajtóirodák (működés, nyitás stb.), akkreditált állandó sajtótudósítók. Magyar állandó tudósítók személyi ügyei

5

KKM17236

A sajtóiroda kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériumának sajtóosztályával

NS

15

KKM17237

A magyar sajtóirodák kiadványai

2

KKM17238

A fogadó ország Budapestre akkreditált állandó sajtótudósítói

10

KKM17239

A fogadó ország és Magyarország sajtószerveinek és lapjainak kapcsolata.
Magas szintű delegációkat kísérő újságírók programja

NS

15

KKM17240

A fogadó ország elektronikus sajtója (rádió, televízió)

NS

15

KKM17241

Nemzetközi rádió és televízió egyezmények, megállapodások és azok értékelése

NS

15

KKM17242

Magyar Televízió Zrt., Magyar Rádió Zrt. tájékoztatók a nemzetközi kapcsolatokról.
Műsoranyag továbbítása, filmforgatási engedélyek.
Rádió- és televízió-műsorok értékelése

10

KKM17243

A fogadó ország és Magyarország hivatalos fellépése, kifogása a másik fél műsora ellen

NS

15

KKM17244

Magyar külképviselet filmbemutatói, budapesti külképviseletek filmbemutatói.
A magyar KKM sajtó részlegének filmrendelései

5

KKM17245

Magyar televízió- és rádióadások a fogadó országban

NS

15

KKM17246

Cikkek, interjúk operatív ügyintézése, delegációk és hivatalos személyek látogatásáról megjelent közlemények. Segítségnyújtás magyar forgatócsoportnak külföldi forgatáshoz

2

 

 

Konzuli tevékenység során létrejött iratok
A fogadó ország konzuli munkáját szabályozó jogszabályok, rendelkezések

 

 

KKM17247

A konzulátusok kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériuma konzuli osztályával

5

KKM17248

Vízum- és útlevél megállapodások, egyezmények. Vízumkényszer

NS

15

KKM17249

Vízum és útlevél kiállítási szabályok

NS

HN

KKM17250

Állampolgársági egyezmények, megállapodások és előkészítésük

NS

15

KKM17251

Konzuli egyezmények, előzetes tárgyalási anyagok, európai uniós konzuli együttműködések elvi iratai (pl. COCON, SITCEN, válságkezelés)

NS

15

KKM17252

Konzuli konzultációk

5

KKM17253

A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Központ)

NS

15

KKM17254

A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Külképviselet), tiszteletbeli konzuli ügyek (jelentés, utasítás, iránymutatás)

5

 

Egyéni vízumügyek

 

 

KKM17255

Felhasznált vízumbélyegek sorszámait tartalmazó igazoló szelvények nyilvántartása

5

KKM17256

Rontott, megrongálódott vízumbélyegek

3 hónap

KKM17257

Vízumkérelmek és dokumentáció

2

KKM17258

Elutasított vízumkérelmek

5

 

Konzuli cselekmények és egyedi konzuli ügyek
Hazai hatóságok felé, átruházott hatáskörben végzett ügyek

 

 

KKM17259

Állampolgársági eskü jegyzőkönyve

NS

HN

KKM17260

Állampolgársági ügyek

5

KKM17261

Okiratbeszerzés (pl. anyakönyvi kivonat, Apostille)

5

KKM17262

Hazai anyakönyvezési ügyek

5

KKM17263

Névváltoztatás és névviselés kérelem felterjesztése, házassági névmódosítási kérelem

NS

HN

KKM17264

Útlevél ügyek (útlevéligénylés iratai, hamis útlevéllel kapcsolatos levelezés, szülői hozzájáruló nyilatkozat)

5

KKM17265

Úti okmány elvesztése, ellopása stb. (okmányesemény)

2

KKM17266

Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek

5

KKM17267

Ügyfélkapu-regisztráció iránti kérelem

2

KKM17268

Örökbefogadási kérelem továbbítása

5

KKM17269

Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával (védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés) kapcsolatos, illetve egyéb gyámsági, gondnoksági ügyek

25

 

Közjegyzői cselekmények

 

 

KKM17270

Végintézkedés, szóbeli végintézkedés tanújának nyilatkozata, konzuli okiratok

NS

HN

KKM17271

Konzuli tanúsítványok

5

 

Konzuli közigazgatási ügyek

 

 

KKM17272

Hatósági igazolványok kiállítása (pl. ideiglenes magánútlevél, egyszeri utazásra jogosító úti okmány, ETD), ETD kiállításához engedély

5

KKM17273

Hatósági bizonyítványok kiállítása (pl. halottszállítási engedély)

5

KKM17274

Hazatérési kölcsön

5

KKM17275

Apai elismerő nyilatkozat, házasságkötési tanúsítvány

NS

 

Érdekvédelmi ügyek

 

 

KKM17276

Letartóztatott látogatása, őrizetbe vétel és letartóztatás, büntetőügyek: szabadságvesztés büntetés esetén annak letöltésétől számítva, határon visszafordítás, hagyatéki ügyek, baleseti ügyek, emberkereskedelmi ügyek, segítségnyújtás, tanácsadás, tájékoztatás érdekvédelmi ügyben, érdekvédelmi tevékenység az Európai Unió polgára részére, haláleset, felkutatás hozzátartozó/lakcím stb.

5

KKM17277

Jogsegélyforgalom

5

KKM17278

Irattovábbítás, kézbesítés

2

 

Egyéb ügyek

 

 

KKM17279

Panaszok (konzuli tevékenység ellen, fogadó állam hatóságai ellen, magyar hatóság ellen)

5

KKM17280

Jogi és más tájékoztatás, információ a fogadó ország gyakorlatáról, honlappal kapcsolatos tájékoztató anyagok, utazási tanácsok, országbesorolás

5

KKM17281

Okiratbeszerzés külföldről

5

KKM17282

Talált tárgyak, iratok stb.

5

KKM17283

Hagyatéki eljárásban adatszolgáltatás, hagyatéki ügyek

5

KKM17284

Letét kezelése (a letétkezelés megszűnésétől)

15

KKM17285

Diplomáciai felülhitelesítés

NS

HN

KKM17286

Relációs ügyek

15

KKM17287

Államfők, kormányfők, miniszterek levelezése

NS

15

KKM17288

Központban és a külképviseleten őrzött aláírás-
és bélyegzőminták

NS

HN

KKM17289

Miniszteri felülhitelesítés

NS

HN

KKM17290

Hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek nyilvántartása (jogosultság megszűnésétől)

5

 

Az ENSZ általános ügyei és szervei, Magyarország és az ENSZ

 

 

KKM1801

Az ENSZ-szel kapcsolatos általános kérdések

NS

15

KKM1802

ENSZ főtitkár, Főtitkárság (Secretary-General)

NS

15

KKM1803

ENSZ Titkárság (Secretariat)

NS

15

KKM1804

ENSZ ösztöndíjasok és tisztviselők ügyei. Magyar ENSZ tisztviselők ügyei

NS

15

KKM1805

ENSZ szemináriumok és konferenciák

NS

15

KKM1806

ENSZ Tájékoztatási Hivatal anyagai (OPI)

NS

15

KKM1807

Magyarország ENSZ képviselete

NS

15

KKM1808

Magyarország részvétele az ENSZ szerveiben, szervezetében

NS

15

KKM1809

ENSZ általános ügyek operatív iratai

10

KKM1810

Az ENSZ Biztonsági Tanácsa (BT)

NS

15

KKM1811

BT határozatok, ülések

NS

15

KKM1812

A BT állandó és nem állandó tagjai.
BT Véleményezési Bizottság az új tagokra

NS

15

KKM1813

A BT bizottságai és különbizottságai

NS

15

KKM1814

BT szankciók. BT Szankció Bizottság tevékenysége

NS

15

KKM1815

A BT átalakítása, reformja

NS

15

KKM1816

ENSZ békefenntartó erők és szervezetek

NS

15

KKM1817

Magyarország és a Biztonsági Tanács

NS

15

KKM1818

Biztonsági Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok

10

 

ENSZ Közgyűlés
Magyarország és az ENSZ Közgyűlés

 

 

KKM1819

Magyarország felkészülése a Közgyűlésre.
Javaslatok, a kormány álláspontjáról szóló feljegyzések, kormányhatározatok

NS

15

KKM1820

A magyar delegáció és a magyar állandó ENSZ képviselet (New York, Genf, Bécs) ügyei. Delegációk, tárgyalások

NS

15

KKM1821

Az ENSZ közgyűlések folyamatos értékelése a magyar ENSZ képviseleten

NS

15

KKM1822

ENSZ közgyűlések értékelése: más ország véleménye

NS

15

KKM1823

ENSZ egyezmények, közgyűlési határozatok, jegyzőkönyvek

NS

15

KKM1824

Jelölések az ENSZ Közgyűlés tisztségviselőire

NS

15

KKM1825

Országok ENSZ-tagsága: felvétel, kilépés

NS

15

KKM1826

Magyarország ENSZ-tagsága

NS

15

KKM1827

ENSZ Közgyűléssel kapcsolatos részanyagok, tájékoztatók, operatív iratok

10

 

Az ENSZ Közgyűlés főbizottságai, állandó és ad hoc bizottságai

 

 

KKM1828

1-es Leszerelési és Biztonsági Főbizottság

NS

15

KKM1829

2-es Gazdasági és Pénzügyi Főbizottság

NS

15

KKM1830

3-as Szociális, Humanitárius és Kulturális Főbizottság

NS

15

KKM1831

4-es Speciális Politikai és Dekolonizációs Főbizottság

NS

15

KKM1832

5-ös Adminisztratív és Költségvetési Főbizottság (UNIFU)

NS

15

KKM1833

6-os Jogi Főbizottság

NS

15

KKM1834

Tagdíj Bizottság

NS

15

KKM1835

Egyéb állandó, különleges és ad hoc bizottságok

NS

15

KKM1836

Nemzetközi Kereskedelmi Jogi Bizottság (UNCITRAL)
UN Commission on International Trade Law, Bécs

NS

15

KKM1837

Faji Megkülönböztetés Kiküszöbölésével Foglalkozó Bizottság (CERD)

NS

15

 

Az ENSZ Gazdasági és Szociális Tanácsa (ECOSOC)
és szervei

 

 

KKM1838

Az ECOSOC általános ügyei.
Elnöki és alelnöki tisztség, reformok funkcionális és szakbizottságai.
Jelölés a szakbizottságok elnöki tisztségére

NS

15

KKM1839

Funkcionális bizottságok. Statisztikai Bizottság. Népesedési és Fejlesztési Bizottság (UNFPA)

NS

15

KKM1840

Gyermekek jogaival foglalkozó bizottság (CRC)

NS

15

KKM1841

Szociális Fejlesztési Bizottság (CSD, Bécs)

NS

15

KKM1842

Emberi Jogok Bizottsága (CHR, Genf)

NS

15

KKM1843

Nők helyzetével foglalkozó Bizottság (CSW, CEDAW)

NS

15

KKM1844

Kábítószer Bizottság (CND, ODC)

NS

15

KKM1845

Kínzás Elleni Bizottság (IRCT, CAT)

NS

15

KKM1846

Emberi Települések Bizottsága (HABITAT, Nairobi)

NS

15

KKM1847

ECOSOC egyéb szakbizottságai

NS

15

KKM1848

ENSZ Európai Gazdasági Bizottság (EGB, UN/ECE)
Economic Commission of Europe

NS

15

KKM1849

ENSZ Ázsiai és Csendes-óceáni Gazdasági és Szociális Bizottsága (ESCAP, ECAFE)
(Economic and Social Commission for Asia the Pacific Bangkok)

NS

15

KKM1850

ENSZ Afrikai Gazdasági Bizottsága (ECA)
(Economic Commission for Afrika, Addis Abeba)

NS

15

KKM1851

ENSZ Latin-Amerikai Gazdasági Bizottsága (ECLAC)
(Economic Commission for Latin America and the Caribbean, Santiago)

NS

15

KKM1852

ENSZ Nyugat-ázsiai Bizottsága (ECWA)
(Economic and Social Commission for Western Asia, Amman)

NS

15

KKM1853

Környezetvédelmi Program (UNEP)
Globális problémák. A legkevésbé fejlett országok problémái (Föld Konferencia)
Éghajlatváltozási Keretegyezmény (Kioto)
Montreáli Jegyzőkönyv

NS

15

KKM1854

ENSZ Bizottságok tájékoztató és operatív iratai

10

KKM1855

Gyámsági Tanács

NS

15

KKM1856

Nemzetközi Bíróság (ICJ)

NS

15

 

Kulturális, műszaki, egészségügyi, élelmezési,
pénzügyi és munkaügyi, egyéb szakosított szervek

 

 

KKM1857

Az ENSZ Nevelésügyi, Tudományos és Kulturális Szervezete (UNESCO)
Az UNESCO alkotmánya, programja, költségvetése, segélyalapja. Tagsági és tagdíj ügyek. Szakértők, ösztöndíjasok

NS

15

KKM1858

Magyar álláspont az UNESCO-ban. Magyar delegáció összeállítása. Közgyűlés értékelése

NS

15

KKM1859

Világörökség Bizottság

NS

15

KKM1860

A magyar állandó UNESCO képviselet tevékenysége

NS

15

KKM1861

UNESCO Magyar Nemzeti Bizottsága

NS

15

KKM1862

ENSZ Élelmezési és Mezőgazdasági Szervezete (FAO)
Food and Agricultural Organization, Róma

NS

15

KKM1863

Nemzetközi Atomenergia Ügynökség (NAÜ, IAEA), Bécs

NS

15

KKM1864

Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (NMSZ, ILO), Genf

NS

15

KKM1865

Egészségügyi Világszervezet (WHO), Genf

NS

15

KKM1866

Meteorológiai Világszervezet (WMO)
World Meteorological Organization, Genf

NS

15

 

Pénzügyi, gazdasági-kereskedelmi szervezetek

 

 

KKM1867

Nemzetközi Valuta Alap (IMF, IMFUND)
International Monetary Fund, Washington.
A KKM által képviselt magyar álláspont

NS

15

KKM1868

Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bank (IBRD)
International Bank for Reconstruction and Development, Washington

NS

15

KKM1869

Nemzetközi Pénzügyi Társulás (IFC)
International Finance Corporation, Washington

NS

15

KKM1870

Nemzetközi Fejlesztési Egyesülés (IDA)
International Development Association, Washington

NS

15

KKM1871

ENSZ Iparfejlesztési Szervezete (UNIDO)
UN Industrial Development Organization, Bécs. Konferenciák.
UNIDO Tanácsa és Állandó Bizottsága

NS

15

KKM1872

Az UNIDO és Magyarország.
UNIDO Magyar Nemzeti Bizottság.
Magyar tisztviselők és szakértők részvétele

NS

15

KKM1873

Szellemi Tulajdon Világszervezete (WIPO)
World Intellectual Property Organization
WIPO közgyűlések és konferenciák.
Tagállamok, Párizsi Unió és Berni Unió tagállamai.
Jelölés tisztségviselőkre, WIPO tisztviselők

NS

15

 

Postai, közlekedési és szállítási szakosított szervek

 

 

KKM1874

Egyetemes Postai Unió (UPU)
Universal Postal Union, Bern
UPU közgyűlések. UPU Végrehajtó Tanácsa.
Magyarország és az UPU

NS

15

KKM1875

Nemzetközi Távközlési Unió (ITU)
International Telecommunication Union, Genf
Magyarország és az ITU

NS

15

KKM1876

Nemzetközi Tengerészeti Szervezet (IMO)
International Maritime Organization, London
Magyarország és az IMO kapcsolata

NS

15

KKM1877

Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO)
International Civil Aviation Organization, Montreal
Magyarország és az ICAO

NS

15

 

Az ENSZ egyéb szervei

 

 

KKM1878

Kisebbségek nemzetközi szervezete

NS

15

KKM1879

Kereskedelmi és Fejlesztési Konferencia (UNCTAD)
UN Conference on Trade and Development, Genf
UNCTAD konferenciák, tanácsülések, bizottságok ülései. Jelölések tisztségekre

NS

15

KKM1880

ENSZ Fejlesztési Programja (UNDP)
UN Development Programme, New York Kormányzótanács ülései. ENSZ Népesedési Alap (UNDFPA). Speciális Alap projektek. Világélelmezési Tanács. Szakértők és ösztöndíjasok. UNDP zsűri. Magyar országprogram, magyar hozzájárulás

NS

15

KKM1881

ENSZ Gyermek Alap (UNICEF)
UN Children’s Fund, New York

NS

15

KKM1882

Menekültügyi Főbiztosság (UNHCR), Genf
Az UNHCR magyar vonatkozású ügyei

NS

15

KKM1883

Egyéb oktatási testületek:
ENSZ Továbbképző és Kutatási Intézet (UNITAR), Genf
ENSZ Egyetem (UNU) (UN University), Tokió

NS

15

KKM1884

Genfi Leszerelési Értekezlet.
Multilaterális szerződések

NS

15

KKM1885

Újonnan alakult vagy ideiglenes bizottságok

NS

15

KKM1886

ENSZ biztosságok és szervezetek operatív és tájékoztató anyagai

10

KKM1887

UNIDROIT

NS

15

 

ENSZ-en kívüli államközi szervezetek

 

 

 

Államközi politikai szervezetek

 

 

KKM1901

Délkelet-Ázsiai Szerződés Szervezete (SEAT), Ázsiai és Csendes-óceáni Tanács (ASPAC), Ázsiai Együttműködési és Bizalomerősítési Értekezlet (CICA), East Asia Forum (EAS), Treaty of Amity an Cooperation (TAC)

NS

15

KKM1902

Egyéb Távol-keleti, Ázsiai és Csendes-óceáni államközi politikai szervezetek pl. Dél-Ázsiai Regionális Együttműködési Szervezet (ASEAN )
Ázsiai-Európai Országok Vezetőinek Találkozója ASEM ARF
ASEAN Regional Forum, Pacific Islands Forum (PIF)

NS

15

KKM1903

Északi Tanács, Afrikai Egységszervezet: AESZ, OAU
Kairói Afrikai Társaság, Afrikai Entente, Közös Afrikai és Malgas Szervezet: OCAM

NS

15

KKM1904

Egyéb afrikai államközi politikai szervezetek

NS

15

KKM1905

Arab Maghreb Unió

NS

15

KKM1906

Arab Liga, Iszlám Paktum, Iszlám Konferencia Szervezete: ICO, OIC

NS

15

KKM1907

Egyéb közel-keleti és arab országok államközi politikai szervezetei

NS

15

KKM1908

Latin-amerikai és karibi államközi és parlamenti szervezetek

NS

15

KKM1909

Amerikai Államok Szervezete (OAS, OE) és egyéb regionális politikai szervezetek

NS

15

 

Európa Tanács (ET)
Council of Europe

 

 

KKM1910

Tagfelvétel, megfigyelői státusz, költségvetés, egyezmények, határozatok, konvenciók, csúcstalálkozók, konferenciák, projektek, ösztöndíjak, tanfolyamok, tanulmányok. Szomszédságpolitika

NS

15

KKM1911

Miniszteri Bizottság, csúcstalálkozók, külügyminiszterek találkozói, Velencei Bizottság, főtitkári kezdeményezések

NS

15

KKM1912

ET Parlamenti Közgyűlés

NS

15

KKM1913

Emberi Jogok Európai Bírósága
Emberi Jogok Európai Egyezménye

NS

15

KKM1914

Európai Helyi és Regionális Önkormányzatok Kongresszusa (CLRAE)

NS

15

KKM1915

Monitoring, Magyarország monitorálása

NS

15

KKM1916

Keretegyezmény a nemzeti kisebbségek védelméről. Regionális vagy kisebbségi nyelvek Európai Chartája. Európa Tanács emberi jogi biztos

NS

15

KKM1917

Európai Szociális Charta

NS

15

KKM1918

Európa Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok

10

KKM1919

Velencei Bizottság

NS

15

Európai és regionális szervezetek

KKM1920

Interparlamentáris Unió: IPU, UIP
Konferenciák, jelölések.
IPU és Magyarország.
Delegációk, tárgyalások

NS

15

KKM1921

Alpok-Adria Munkaközösség. Vezető testületei. Regionális Iroda kapcsolata Magyarországgal, kapcsolat a magyar kormányszervekkel

NS

15

KKM1922

Duna Bizottság (Duna-menti Együttműködési Folyamat)
Ülésszakok, munkatervek, szakértői értekezletek
Tisztviselők és alkalmazottak ügyei, Költségvetés, székház

NS

15

KKM1923

Közép-Európai Kezdeményezés, CEI (korábban Quadragonale, Pentagonale, Hexagonale)
Közép-Európa Év, Regionális Elnökségi Fórum tárcaközi munkacsoport

NS

15

KKM1924

Visegrádi Együttműködés, Visegrad Group, V-4, (V-3) Visegrádi Csoport. Nemzetközi Visegrádi Alap (International Visegrad Fund) Együttműködési elvei. Tagországok közötti együttműködés. Jogi Konzultációs Bizottság.
Társulási megállapodás az Európai Unióval, együttműködés más szervezetekkel, országokkal

NS

15

KKM1925

Nyugat-Balkán Alap (Western Balkans Fund – WBF, Regionális Együttműködési Tanács (Regional Cooperation Council – RCC), Délkelet-európai Stabilitási Paktum (SP) (SEECP)

NS

15

KKM1926

Délkelet-európai Együttműködés (SECI), (Schiffer-terv)

NS

15

KKM1927

Balti Tengeri Tanács (CBSS)

NS

15

KKM1928

Európai és regionális államközi politikai szervezetek operatív iratai

10

KKM1929

Nyíregyházi Kezdeményezés

NS

15

KKM1930

INTERPOL

NS

15

Gazdasági, kereskedelmi, tudományos és kulturális államközi szervezetek

KKM1931

Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA) Tagországok csatlakozása, kilépése
EFTA Tanácsa
Megállapodások, államközi tárgyalások, kollokviumok
Magyarország és az EFTA

NS

15

KKM1932

Európai Gazdasági Közösség (Európai Közösség, Közös Piac, CEE, EGW)

NS

15

KKM1933

Kereskedelmi Világszervezet (WTO)
World Trade Organization

NS

15

KKM1934

Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (OECD)
OECD Tanácsa, a Tanács végrehajtó titkársága és bizottságai.
Tagországok képviselete.
Tanulmányok, előrejelzések

NS

15

KKM1935

Magyarország és az OECD

NS

15

KKM1936

Közép-Európai Szabadkereskedelmi Megállapodás (CEFTA)

NS

15

KKM1937

Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD)

NS

15

KKM1938

Egyéb európai gazdasági államközi szervezetek és bankok

NS

15

KKM1939

Európai gazdasági szervezetekhez és bankokhoz kapcsolódó operatív iratok

10

KKM1940

Kölcsönös Gazdasági Segítség Tanácsa (KGST) feloszlatása. Egyezmények felmondása. Kedvezmények felmondása. A közös vagyon felosztása

NS

15

KKM1941

Olajexportáló Országok Szervezete (OPEC)

NS

15

KKM1942

Nemzetközi Fizetések Bankja

NS

15

KKM1943

Észak-amerikai Szabadkereskedelmi Megállapodás (NAFTA)

NS

15

KKM1944

Amerika-közi Fejlesztési Bank (IDB, BID)
Development Bank of Latin America (CAF)

NS

15

KKM1945

Amerikai Szabadkereskedelmi Övezet (FTAA ALCA)
Sistema económico Latinoamericano y del Caribe (SELA)
Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI)

NS

15

KKM1946

Dél-amerikai integrációs szervezetek (CAN, MERCOSUR, UNASUR, CELAC)

NS

15

KKM1947

Közép-amerikai Integrációs Rendszer (SICA)
Karibi Közösség (CARICOM)

NS

15

KKM1948

Egyéb észak- és dél-amerikai, valamint iberoamerikai együttműködési szervezetek

NS

15

KKM1949

Észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok

NS

15

KKM1950

Dél-Csendes-óceáni Bizottság (SPC)

NS

15

KKM1951

Ázsia-Csendes-óceáni Gazdasági Együttműködés (APEC)

NS

15

KKM1952

Egyéb Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetek

NS

15

KKM1953

Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok

10

KKM1954

Arab Országok Közös Piaca

NS

15

KKM1955

Egyéb arab és közel-keleti gazdasági szervezetek

NS

15

KKM1956

Kelet-afrikai Közös Szolgáltatások Szervezete

NS

15

KKM1957

Közép-afrikai Gazdasági és Vámunió (UDGAC) és Nyugat-afrikai Valuta és Vámunió, Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA)

NS

15

KKM1958

Egyéb afrikai gazdasági államközi szervezetek

NS

15

KKM1959

Arab és afrikai gazdasági államközi szervezetek operatív iratai

10

KKM1960

Szakmai államközi szervezetek pl. Nemzetközi Légiforgalmi Társulás

NS

15

KKM1961

Tudományos nemzetközi államközi szervezetek, kutatóintézetek pl. Európai Űrkutatási Szervezet

NS

15

KKM1962

Kulturális és jogvédő államközi szervezetek pl. szerzői jogi szervezetek

NS

15

KKM1963

EUREKA program

NS

15

KKM1964

Világparlament

NS

15

KKM1965

Szakmai, tudományos, kulturális és jogvédő szervezetek operatív iratai

10

Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei

KKM2001

Európai Bizottság (European Commission)

NS

15

KKM2002

Európai Tanács (European Council)

NS

15

KKM2003

Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union)
Az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága (Secretariat General)

NS

15

KKM2004

EU elnökségek

NS

15

KKM2005

Európai Parlament (European Parliament)

NS

15

KKM2006

Európai Unió Bírósága (Court of Justice of the European Union)

NS

15

KKM2007

Az EU Bíróság Törvényszéke (General Court)

NS

15

KKM2008

Európai Unió Katonai Törzse (EUMS)

NS

15

KKM2009

Külügyi és biztonságpolitikai főképviselő

NS

15

KKM2010

EU trió elnökség

NS

15

KKM2011

Európai Számvevőszék (European Court of Auditors)

NS

15

KKM2012

EUROPOL

NS

15

KKM2013

Régiók Bizottsága (Committee of Regions)

NS

15

KKM2014

Európai Ombudsman

NS

15

KKM2015

TAIEX (Technical Assistance and Information Exchange)

NS

15

KKM2016

Állandó képviselők bizottsága (COREPER)

NS

15

KKM2017

Politikai és Biztonsági Bizottság (PSC)

NS

15

KKM2018

Európai Unió Katonai Bizottsága (EUMC)

NS

15

KKM2019

36-os Bizottság
Megjegyzés: volt K-4-es Bizottság

NS

15

KKM2020

Európai Gazdasági és Szociális Bizottság (EESC)

NS

15

KKM2021

Általános Ügyek Tanácsa

NS

15

KKM2022

Külügyek Tanácsa

NS

15

KKM2023

POLARM

NS

15

KKM2024

Közös kül- és biztonságpolitika

NS

15

KKM2025

Országgyűlés Konzultációs Bizottsága (EiT előtti többpárti egyeztető)

NS

15

KKM2026

Áruk szabad áramlása

NS

15

KKM2027

Személyek szabad áramlása

NS

15

KKM2028

Szolgáltatások szabad áramlása

NS

15

KKM2029

Tőke szabad áramlása

NS

15

KKM2030

Vállalati jog

NS

15

KKM2031

Kereskedelempolitika

NS

15

KKM2032

Versenyjog, állami támogatások

NS

15

KKM2033

Mezőgazdaság

NS

15

KKM2034

Halászat

NS

15

KKM2035

Közlekedéspolitika

NS

15

KKM2036

Adózás

NS

15

KKM2037

Gazdasági és Monetáris Unió

NS

15

KKM2038

Statisztika

NS

15

KKM2039

Szociálpolitika, foglalkoztatás

NS

15

KKM2040

Energia

NS

15

KKM2041

Iparpolitika

NS

15

KKM2042

Kis- és középvállalatok

NS

15

KKM2043

Tudomány és kutatás

NS

15

KKM2044

Oktatás és képzés, kultúra

NS

15

KKM2045

Távközlés és információs technológiák

NS

15

KKM2046

Kultúra és audiovizuális politika

NS

15

KKM2047

Regionális politika, strukturális eszközök koordinációja

NS

15

KKM2048

Környezetvédelem

NS

15

KKM2049

Fogyasztóvédelem

NS

15

KKM2050

Bel- és igazságügyi együttműködés (JHA)

NS

15

KKM2051

Vámunió, vámjog és vámeljárás, vámpolitikai ügyek

NS

15

KKM2052

Külgazdasági kapcsolatok
Magyarország külgazdasági orientációja, külgazdasági koncepciók és ezek számításai
Magyarország külgazdasága
Magyarország külgazdasági politikája, a külkereskedelmi érdekek védelme; Magyarország külkereskedelme; Szabadkereskedelmi zónák létrehozása Magyarországon; Nemzetközi tárgyalások; A fogadó ország külgazdasági politikája. Embargós ügyek. Kereskedelmi mérlegének alakulása; A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország külkereskedelmi kapcsolatai; (A fogadó ország) Szabadkereskedelmi megállapodása(i), szabadkereskedelmi övezete(i)

NS

15

KKM2053

Közös biztonság- és védelempolitika (CSDP)

NS

15

KKM2054

Pénzügyi ellenőrzés

NS

15

KKM2055

Költségvetés

NS

15

KKM2056

Egyéb felmerülő egyeztetést kívánó kérdések

NS

15

KKM2057

Bizottság éves jelentése (Regular Report, Monitoring Report)

NS

15

KKM2058

Más országok EU csatlakozásával kapcsolatos iratok. EU bővítése

NS

15

KKM2059

College of Europe

NS

15

KKM2060

Oktatás, tanulmányi központok programjai (CEPS, ETK, EIPA)

NS

15

KKM2061

EU Integrációs és diplomáciai képzések

NS

15

KKM2062

Kutatási Projektek (COST)

NS

15

KKM2063

Továbbképzések, tanulmányok, ösztöndíjak

NS

15

KKM2064

Egyéb projektek

NS

15

KKM2065

Euro-mediterrán együttműködés

NS

15

KKM2066

A soros elnökségekkel kapcsolatos folyamatokban való részvétel (pl. Barcelonai Folyamat)

NS

15

KKM2067

EU gazdaságpolitikai koordináció

NS

15

KKM2068

EU segélykoordinációs ügyek

NS

15

KKM2069

EU harmonizációs ügyek

NS

15

KKM2070

Kormány-előterjesztések EU koordinációs ügyekben

NS

15

KKM2071

Magyarországi PHARE programok (még futó programok)

NS

15

KKM2072

Nemzeti Fejlesztési Ügynökség

NS

15

KKM2073

Mezőgazdasági fejlesztési segély (ISPA)

NS

15

KKM2074

Szerkezet átalakítási segély (SAPARD)
Támogatott feltételű hitelkonstrukciók

NS

15

KKM2075

Kiadványokkal kapcsolatos ügyek

NS

15

KKM2076

Kisebbségpolitikai támogatások

NS

15

KKM2077

CSDP (Common Security and Defence Policy)
Gyorsreagálású Európai Haderő
Európai Békefenntartó Erők

NS

15

KKM2078

Egyéb projektek és támogatások

NS

15

KKM2079

Operatív iratok

10

KKM2080

Kommunikációs stratégia általános dokumentumai

NS

15

KKM2081

Közvélemény-felkészítő stratégia iratai

NS

15

KKM2082

Külső Kommunikációs Stratégia iratai

NS

15

KKM2083

Kommunikációs Programcsomag

NS

15

KKM2084

EU rendezvények

NS

15

KKM2085

Egyéb programok a közvélemény felkészítésére

NS

15

KKM2086

Egyedi támogatási szerződések, számlák

10

KKM2087

Konferenciák, tárgyalások

NS

15

KKM2088

Csúcstalálkozók, magas szintű tárgyalások

NS

15

KKM2089

Szakbizottságok, munkacsoportok tevékenysége

NS

15

KKM2090

Szemináriumok, rendezvények

NS

15

KKM2091

Kormányközi Konferenciák (IGC)

NS

15

KKM2092

EU éves költségvetése és az EU többéves pénzügyi kerete

NS

15

KKM2093

Pénzügyi intézmények

NS

15

KKM2094

Európai Beruházási Bank (EIB)

NS

15

KKM2095

Európai Központi Bank (ECB)

NS

15

KKM2096

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsága

NS

15

KKM2097

Az EKTB-vel kapcsolatos ügyek iratai

NS

15

KKM2098

Javaslatok a Kormány külgazdasági stratégiájának külpolitikai megvalósítására

NS

15

KKM2099

Gazdasági tárgyú előterjesztések véleményezése.
A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének koordinálása

NS

15

KKM2100

A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének operatív iratai

10

KKM2101

KKM Európai Igazgató

NS

15

KKM2102

Jogszabályok, rendeletek

NS

15

KKM2103

A KKM Európai igazgató alá tartozó egységek és a társtárcák kapcsolata

NS

15

KKM2104

Az Európai Igazgatóság tájékoztató anyagai a Külgazdasági és Külügyminisztérium vezetői és szervezeti egységei részére

NS

15

KKM2105

Levelek, kiadványok, iratok továbbítása, felterjesztése

5

KKM2106

EU témájú médiaanyagok

10

KKM2107

Országvélemények

NS

15

KKM2108

Magyarország – EU kétoldalú együttműködés iratai
Magyarország részvétele a szervekben
Magyar diplomaták, tisztviselők, szakértők tevékenysége
Tisztviselők jelölése, megválasztása

NS

15

KKM2109

Az Állandó Képviselet helyzete, tevékenysége

NS

15

KKM2110

Tagállamként való működés szervezeti-személyi feltételei

NS

15

KKM2111

Az EU kapcsolata, együttműködése más nemzetközi szervezetekkel, az Európai Unión kívüli országokkal

NS

15

KKM2112

Magyarország felkészülése az EU elnökségre

NS

15

KKM2113

Szolgáltatási Notifikációs Központ

NS

15

KKM2114

SOLVIT

NS

15

KKM2115

Szerencsejátékokkal kapcsolatos szabályozás

NS

15

KKM2116

Diplomák és szakképesítések kölcsönös elismerése

NS

15

KKM2117

Társadalombiztosítási rendszerek koordinációja

NS

15

KKM2118

Társasági jog

NS

15

KKM2119

Közbeszerzés

NS

15

KKM2120

Jobb jogalkotás

NS

15

KKM2121

Szellemi alkotások, iparjogvédelem

NS

15

KKM2122

Kutatás-fejlesztés és innovációs politika

NS

15

KKM2123

Turizmus

NS

15

KKM2124

Népegészségügy

NS

15

KKM2125

Sport

NS

15

KKM2126

Válságkezelési és Tervezési Igazgatóság (CMPD)

NS

15

KKM2127

Polgári Tervezési és Végrehajtási Szolgálat (CPCC)

NS

15

KKM2128

EU Helyzetelemző Központ (INTCEN, SIAC)

NS

15

KKM2129

Politikai Katonai Munkacsoport (PMG)

NS

15

KKM2130

Polgári Válságkezelési Bizottság (CIVCOM)

NS

15

KKM2131

Európai Védelmi Ügynökség (EDA)

NS

15

KKM2132

Európai Unió Műholdközpontja (EUSC)

NS

15

KKM2133

Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF)

NS

15

KKM2134

Eurostat

NS

15

KKM2135

Gazdasági és Pénzügyi Bizottság (EFC)

NS

15

KKM2136

Gazdaságpolitikai Bizottság (EPC)

NS

15

KKM2137

Európai Rendszerkockázati Testület (ESRB)

NS

15

KKM2138

Európai Bankfelügyeleti Hatóság (EBA)

NS

15

KKM2139

Európai Értékpapír-piaci Felügyeleti Hatóság (ESMA)

NS

15

KKM2140

Európai Biztosítás- és Foglalkoztatói nyugdíj-felügyeleti Hatóság

NS

15

Külgazdaság

KKM2201

Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások (multinacionális cégek) iratai

NS

15

KKM2203

Beruházások támogatásának iratai

10

KKM2204

A kormány egyedi döntésein alapuló szerződések

NS

15

KKM2205

Egyedi kormánydöntés körébe tartozó ügyek iratai

10

KKM2206

Egyéb vállalatokkal kapcsolatos ügyek iratai

5

KKM2207

Külgazdasági stratégia – elvi jelentőségű ügyek

NS

15

KKM2208

Külgazdasági stratégia – egyeztetési anyagok, levelezés

5

KKM2209

Rendszeres és eseti külgazdasági elemzések, összefoglalók, tanulmányok

3

KKM2210

Külgazdasági statisztikák

3

KKM2211

A külgazdasági stratégiával összefüggésben más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai

15

KKM2212

Külgazdasági stratégiai feladatok végrehajtása – elvi jelentőségű ügyek

NS

15

KKM2213

Nemzeti Befektetési Ügynökséggel kapcsolatos iratok

10

KKM2214

Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt.-vel kapcsolatos iratok

10

KKM2215

Exim Bank Zrt.-vel kapcsolatos iratok

10

KKM2216

Határmenti gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok

10

Külgazdasággal, Kárpát-medencei Gazdasági Övezet – gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok

KKM2217

Külgazdasági stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok

10

KKM2218

Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB munkacsoport) kapcsolatos iratok

NS

15

KKM2219

Gazdasági Vegyes Bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei

NS

15

KKM2220

Intézkedési tervek

NS

15

KKM2221

Társelnöki felkészítő anyagok

5

KKM2222

Társelnöki levelek

10

KKM2223

Regionális együttműködési fórumok iratai

NS

15

KKM2224

Kétoldalú külgazdasági együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai

10

KKM2225

Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások iratai

10

KKM2226

Állami vezetők és társminisztériumok felső vezetőinek tárgyalásaihoz készített tájékoztató anyagok, valamint tárcaálláspont kialakításával kapcsolatos iratok

10

KKM2227

Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos ügyek iratai

NS

15

KKM2228

Kereskedelemfejlesztéssel kapcsolatos ügyek iratai

10

KKM2229

Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel (kamarák, vegyes kamarák, üzleti tanácsok) kapcsolatos ügyek iratai

10

KKM2230

Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatallal kapcsolatos iratok

10

KKM2231

Notifikációval kapcsolatos iratok

NS

20

KKM2232

EU Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó iratok

NS

20

KKM2233

A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával összefüggő iratok

10

KKM2234

Az Euro-mediterrán térséggel kapcsolatos iratok

10

KKM2235

Nemzeti Befektetési Ügynökség kereskedelemfejlesztési tevékenységével kapcsolatos iratok

10

KKM2236

Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt. kereskedelemfejlesztési tevékenységével kapcsolatos iratok

10

 

A Külgazdasági és Külügyminisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok

 

 

KKM2301

Külgazdasági és külügyminiszteri utasítások, rendeletek, körlevelek

N

HN

KKM2302

Külképviselet-vezetői értekezletek és regionális, külképviselet-vezetői értekezletek

NS

15

KKM2303

Külképviselet munkaértekezlete

NS

15

KKM2304

A külképviseletek munkaterve

5

KKM2305

Külképviseletek ügyrendi beosztása, tagolódása.
A külképviseletek közötti együttműködés

5

KKM2306

A magyar diplomáciai apparátus információgyűjtő tevékenységét meghatározó utasítások, javaslatok

NS

15

KKM2307

Diplomáciai kapcsolatrendszerünk hatékonyságának értékelése

NS

15

KKM2308

A külképviseletek diplomata beosztottainak éves beszámolójelentései

NS

15

KKM2309

Betanulási tervek, felkészülés

5

KKM2310

Munkaátadás rendje a külképviseleten

4

KKM2311

Külképviselet általános helyzete.
Evakuálás

NS

15

KKM2312

A külképviselet tevékenységével kapcsolatos egyéb operatív ügyek

10

KKM2313

Egyes személyekkel, delegációkkal kapcsolatos dokumentumok a külképviseleteken

NS

HN

KKM2314

A szervezeti egységek, a külképviseletek, a háttérintézmények és a felügyelt és irányított intézmények ellenőrzése, a vizsgálati programok

NS

HN

KKM2315

A Külgazdasági és Külügyminisztériumnak a kormányváltáskor készített összefoglaló jelentései

NS

15

KKM2316

Külpolitikai stratégiák, koncepció

NS

15

KKM2317

A Személyügyi Főosztály körlevelei, utasításai

NS

15

KKM2318

A minisztérium humánpolitikai mozgatási terve, javaslatok, elképzelések
A Pályázati Bizottság iratai, pályaművek elbírálása

NS

HN

KKM2319

A külképviseletek személyügyi kérdései, problémái

50

KKM2320

Előterjesztések nagyköveti, főkonzuli kinevezésre

NS

HN

KKM2321

A külképviseletek magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak és hozzátartozóiknak anyagai

50

KKM2322

A külképviseletek nem magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak anyagai

50

KKM2323

Külképviseletek munkatársainak egyéb személyi ügyei

50

KKM2324

Külszolgálatosok orvosi ellenőrzése, egészségügyi ellátása

NS

HN

KKM2325

Tartós külszolgálatra utazó szülők gyermekeinek iskoláztatásával kapcsolatos ügyek Magyarországon és a fogadó országban

5

KKM2326

A minisztérium képviselete munkaügyi, munkajogi és társadalombiztosítási jogi tárcaközi megbeszéléseken

NS

15

KKM2327

A minisztérium szabadságolási terve

3

KKM2328

A kihelyezettek hozzátartozóinak munkaügyi kérdései, nyugdíj és társadalombiztosítási ügyek

NS

HN

KKM2329

A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok

NS

HN

KKM2330

Külképviseletek biztonsági helyzete. Rendelkezések a külképviseletek biztonsági zónájáról
Éves beszámolójelentés

NS

HN

KKM2331

Biztonsági zónával nem rendelkező külképviseletek speciális biztonsági ügyei

NS

HN

KKM2332

Külképviseleti biztonsági és biztonságtechnikai felelősök felkészítése. Éves beszámoló jelentéseik

15

KKM2333

Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel és a minisztérium tulajdonában lévő épületek biztonságával kapcsolatos ügyek.
Széf- és páncélszekrénykulcs nyilvántartás

NS

HN

KKM2334

A külképviseletek ellen irányuló titkosszolgálati tevékenységgel szembeni védelem

NS

HN

KKM2335

A minisztérium épületeinek őrzés-védelme.
Személyi védelem.
Kapcsolat a biztonságért felelős illetékes országos szervezetekkel

NS

HN

KKM2336

A minisztérium ügyeleti rendszere.
Az ügyelettel kapcsolatos ügyek

5

KKM2337

A Válságkezelő Központ iratai

NS

15

KKM2338

Válságkezelő Központtal kapcsolatos egyéb operatív iratok

15

KKM2339

A KKM-be belépésre jogosító állandó, ideiglenes és egyéb célú belépők

10

KKM2340

A minisztérium polgári védelmi terve

NS

15

KKM2341

A minisztérium tűzvédelmi terve. Tűzvédelem. Rendkívüli eseményekről készített jelentések

lejárat után
5 év

KKM2342

A külképviseletek költségvetése, pénzgazdálkodása, pénzügyi tevékenységének ellenőrzése

NS

HN

KKM2343

A központ és a külképviseletek reprezentációs keretének elvi meghatározása

NS

HN

KKM2344

A külképviseletek Magyar Állam tulajdonában lévő ingatlanainak ügyei: adás-vételi szerződés, adóügyi iratok, tulajdonjogot igazoló iratok. Ingatlanok átépítéséhez kapcsolódó szerződések

NS

HN

KKM2344/1

A követségek felállításával kapcsolatos költségek, költségfelmérések, kivéve a vegyes operatív levelezést

felállítás után 10 év

KKM2345

A külképviseleteken dolgozók illetményügyei

NS

HN

KKM2346

A külképviseletek árdokumentációi

NS

15

KKM2347

Gépkocsi igénybevételének elvi meghatározása.
A gépkocsivezetők ügyei.
Jelentések a központ és a külképviseletek gépkocsi ellátásáról

NS

HN

KKM2348

Napidíj táblázat. Napidíjak megállapítása. A napidíjakkal kapcsolatos észrevételek

NS

HN

KKM2349

A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységeinek elhelyezése

NS

HN

KKM2350

Letéti ügyek a külképviseleteken

NS

HN

KKM2351

Magyarország tagdíja a nemzetközi szervezetekben

NS

15

KKM2352

KKM Segélyezési Alap

NS

HN

KKM2353

Külképviseleteknél épületek, irodák, lakóépületek, lakások bérleti szerződése, valamint az átépítéshez kapcsolódó szerződések

felmondás után 10 év

KKM2354

A központ és a külképviseletek ingó vagyonának nyilvántartása

15

KKM2355

Gépjármű igénylés bel- és külföldi utazáshoz

3

KKM2356

Napidíjak elszámolása. Reklamációk

10

KKM2357

Házipénztári főkönyv, naplók, kartonok

10

KKM2358

Lakbér, fűtési és világítási térítmény

10

KKM2359

Pénzátutalás külföldi banktól

10

KKM2360

Pénztárnapló és mellékletei

10

KKM2361

Béralap nyilvántartás. Havi összesítő kimutatások

10

KKM2362

A külképviseleteken állóeszközök, berendezési tárgyak, felszerelések igénylése (számlák nélkül)

10

KKM2363

A Külgazdasági és Külügyminisztérium ingó vagyonának leltárai

10

KKM2364

Fogyóeszközök leltárlapjai

10

KKM2365

A Központ és a külképviseletek gépkocsijainak karambol ügyei.
Kárfelvételi és baleseti jegyzőkönyvek

10

KKM2366

A külképviseletek által felterjesztett valuták ügyei

5

KKM2367

Ellátmány átutalások kiküldése a követségeknek. Visszaigazolások. Ellátmány igénylése

5

KKM2368

Külképviseletek bevételeinek negyedéves elszámolása

5

KKM2369

Bankszámla és csekk ügyek

5

KKM2370

Pénztári elszámolás felülbírálata

5

KKM2371

Szállítási ügyek. Ingóságok hazaszállítási költsége. Vámkezelés

5

KKM2372

Futárszállítási költségek behajtása

5

KKM2373

Reprezentációs anyagok igénylése és költségei

5

 

KKM2374

Számlakivonatok és mellékleteik

5

KKM2375

A külképviseletek pénztári bizonylatainak felterjesztése

5

KKM2376

Rovatfelhasználási jelentések

5

KKM2377

Kölcsönök, előlegek és segélyek kifizetése a külképviseleteken

5

KKM2378

Illetményfizetési jegyzékek, összesítők

5

KKM2379

Illetményszámfejtő lapok és mellékleteik

5

KKM2380

Jogszabály által előírt létszámmozgások dokumentációja
Létszámváltozásról szóló időszakos jelentés

5

KKM2381

Gépjármű ügyek:
Külképviseletek gépjárművei
Gépjárművezetők túlóra átalánya

5

KKM2382

A Külgazdasági és Külügyminisztérium részére a külképviseleteken keresztül történt anyagbeszerzések kiegyenlítése

5

KKM2383

Külképviseleti gazdasági felelősök munkaköri leírása, munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyve

5

KKM2384

Külképviseleti szolgálati lakások átadás-átvételi jegyzőkönyve

5

KKM2385

Vegyes operatív jellegű pénzügyi és gazdasági levelezés

5

KKM2386

Úti elszámolások iratai

5

KKM2387

Fogyóeszközök, irodaszerek, nyomtatványok, takarítóeszközök, reprezentációs cikkek igénylése, kiküldése a külképviseletekre

2

KKM2388

Turista kölcsönök

8

KKM2389

Szakértői díjak, megbízási díjak, megbízási szerződések

NS

HN

KKM2390

Iratkezelési Szabályzat, az iratkezelés helyzete, irattározás, elektronikus iktatás és ügyiratkezelés (Scriptament, VKH, KIR dokumentáció stb.)

NS

HN

KKM2391

A KKM iratkezelésének, minősített adatai kezelésének ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyvek. A külképviseletek iratkezelésének ellenőrzése, titokvédelmi ellenőrzés, minősítési és betekintési jog

NS

HN

KKM2392

Külképviseleti titkos ügyiratkezelők betanítása.
Éves beszámoltatásuk.
TÜK kezelők ellenőrzése, éves jelentése

15

KKM2393

A minisztérium kézbesítési rendszere és rendje

15

KKM2394

A külképviseleteken végzett iratselejtezés jegyzőkönyve

NS

HN

KKM2395

Iktatókönyv, iratkezelési segédletek nyilvántartó könyve

NS

HN

KKM2396

Egyéb iratkezelési segédletek

15

KKM2397

Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek. Központi és átmeneti irattár átadása, TÜK irattár átadása a külképviseleten, munkakör átadásakor felvett jegyzőkönyv

5

KKM2398

Az irattár ügyei, átmeneti irattárak.
A minisztérium iratainak rendezése.
A központi irattár és az átmeneti irattárak helyzete, irattári nyilvántartások

NS

HN

KKM2399

Levéltárral kapcsolatos ügyek.
Átadás-átvételi jegyzőkönyvek

NS

HN

KKM2400

A személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó adatszolgáltatás,
titokszakértői vélemények, titoksértési ügyek

15

KKM2401

Külügyi iratok más intézményekben végzett selejtezési jegyzőkönyvének a KKM-nek megküldött példánya

5

KKM2402

Háttér- és gyors aktuális tájékoztatók
Napi jelentések (1. számú példány), heti eseménynaptár a magyar vonatkozású nemzetközi eseményekről (1. számú példány)
Napi és heti tájékoztatók

NS

15

KKM2403

A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló a szervezeti egységeknél (többes példány)

3 hónap

KKM2404

A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló (1. számú példány)

NS

15

KKM2405

A szakkönyvtárral és sajtó archívummal összefüggő ügyek
Belföldi és külföldi sajtótermékek rendelése, fordításrendelés, médiafigyelés

5

KKM2406

A minisztérium távközlési infrastruktúrája (kiépítése, fejlesztése és fenntartása)

10

KKM2407

A Központ és külképviseletek számítógépes infrastruktúrája fejlesztésével kapcsolatos iratok

10

KKM2408

Távközléssel kapcsolatos egyéb iratok

10

KKM2409

Internetalapú távközlés

10

KKM2410

Külképviseletek sajtótáviratai, sajtóközleményei

NS

15

KKM2411

A Külgazdasági és Külügyminisztérium honlapja

5

15

KKM2412

Miniszternek, minisztérium felsőbb vezetőinek küldött levelek intézése

NS

15

KKM2413

Külképviseletek más tételekbe be nem sorolható iratai

10

 

Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal

 

 

KKM2500

Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal

NS

15

 

Rejtjelzés

 

 

KKM2601

Rejtjelző eszközök javításával, beszerzésével kapcsolatos iratok

1

KKM2602

Rejtjel kulcsigényléssel kapcsolatos iratok

1

KKM2603

Rejtjeleszközök törzskönyve, gépkönyve, rendszeresítésével kapcsolatos iratok (pl. kezelési utasítás)

eszköz selejtezését követően

KKM2604

Rejtjel hozzáférési és kezelési engedélyek, a rejtjelző megbízatásának megszűnését követően

15

KKM2605

Külgazdasági és Külügyminisztérium Központi Rejtjelszolgálat iktató könyvei, rejtjeleszköz nyilvántartása

NS

HN

KKM2606

Visszavont gammák, kulcsok

visszavonásig

KKM2607

Külképviseleti rejtjeleszközök és iratok nyilvántartó könyvei (RJ eszközök nyilvántartó könyve, AR-KIT RF napló, távirati napló, eseménynapló), a hazaküldést (lezárást) követően

5

KKM2608

Eszközküldő/visszaküldő lapok

15

KKM2609

Rejtjelhelyiségek, -eszközök engedélyei, a visszavonásukat vagy megszűnésüket követően

1

KKM2610

Rejtjeleszközök megsemmisítési jegyzőkönyve

NS

HN

KKM2611

Rejtjelző képzés vizsga jegyzőkönyvek

5

KKM2612

Rejtjelző személyüggyel kapcsolatos iratok

1

KKM2613

Rejtjelző képzés egyéb iratai (külső képzés)

1

KKM2614

Rejtjelző eszközfejlesztéssel kapcsolatos iratok

5

KKM2615

Rejtjelhelyiségbe történő belépést engedélyező táviratok

1

KKM2616

Rejtjeleszközök kölcsönadásával kapcsolatos iratok, az eszköz visszaérkezését követően

5

KKM2617

Minősített szakiratok felülvizsgálati jegyzéke, értesítés
a módosításokról

15

KKM2618

Ellenőrzési jegyzőkönyvek

NS

HN

KKM2619

Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei műszaki okból
és kivizsgálásuk iratai

5

KKM2620

Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei nem műszaki okból és kivizsgálásuk iratai

NS

HN

KKM2621

KKM Rejtjelszabályok

NS

HN

Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

KKM9101

A Miniszter által irányított Külgazdasági és Külügyi Intézettel,
a Balassi Intézettel és a Nemzeti Befektetési Ügynökséggel kapcsolatos iratok

NS

15

KKM9201

Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok (MEHIB, EXIMBANK)

NS

15

KKM9301

Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

NS

15



Relációs lista
1

Az utasítást a 25/2017. (VII. 13.) KKM utasítás 3. § (3) bekezdése hatályon kívül helyezte 2017. július 14. napjával. Alkalmazására lásd e hatályon kívül helyező utasítás 3. § (2) bekezdését.

2

A 3. § (3) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére