2/2015. (II. 4.) FM utasítás

1. § (1) A Földművelésügyi Minisztérium nemzetközi együttműködése, ezen belül a nemzetközi ügyek intézése, a nemzetközi együttműködési feladatok tervezése és végrehajtása rendjét a jelen utasítás 1. mellékletét képező Szabályzat szerint határozom meg.

(2) Az európai uniós tagságból eredő feladatokkal kapcsolatos döntés-előkészítés, képviselet és koordináció rendjét, valamint a jogharmonizációs és az Európai Unió Bírósága és Elsőfokú Bírósága előtti, valamint az ezeket megelőző eljárásokkal, továbbá az Európai Szabadkereskedelmi Társulás Bírósága előtti eljárásokkal kapcsolatos feladatok meghatározásának és teljesítése ellenőrzésének rendjét külön utasítás állapítja meg.

(3) A külföldi kiküldetésekkel és hazai fogadásokkal kapcsolatos szervezési és elszámolási feladatokat, valamint a VIP kártyák engedélyezését és használatát külön utasítások állapítják meg.

2. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹

1. § (1) A Földművelésügyi Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) nemzetközi együttműködési rendjéről szóló Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Földművelésügyi Minisztérium valamennyi szervezeti egységére, a minisztérium nemzetközi együttműködési feladatainak és kötelezettségeinek teljesítésében közreműködő minden kormánytisztviselőre.

(2) A Szabályzat hatálya a miniszter által irányított, felügyelt háttérintézményekre (továbbiakban: a háttérintézmények) akkor terjed ki, ha arról a Szabályzat így rendelkezik.

2. § (1) A minisztérium nemzetközi együttműködésének koordinálásáért a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár felel.

(2) A minisztérium szervezeti egységei a Földművelésügyi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályairól szóló 3/2014. (VIII. 1.) FM utasítás (a továbbiakban: SZMSZ) 2. függelék 2.3.3. pont 2.a), 3.f) és 4.c) alpontja előírásainak megfelelően a Nemzetközi és Kárpát-medencei Kapcsolatok Főosztálya (a továbbiakban: NKKF) az EU és FAO ügyek Főosztállyal (a továbbiakban: EUFF) együttműködve végzik nemzetközi tevékenységüket a feladatkörükbe tartozó szakterületeken.

(3) A nemzetközi vonatkozású hivatalos megkeresést, levelet vagy egyéb ügyiratot – jellegétől és fontosságától függően intézkedésre vagy tájékoztatásra – meg kell küldeni az ügyirat tárgyától függően az EUFF-nek vagy az NKKF-nek. Ez nem érinti a szervezeti egységek saját hatáskörébe tartozó ügyekkel kapcsolatos szakmai információcserét és elektronikus levelezést.

(4) A nemzetközi vonatkozású ügyirattal kapcsolatos szakmai állásfoglalás elkészítése az idegen nyelvű változattal együtt a tárgyban illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény feladata. A szakmai állásfoglalás külföldi partnerrel való közlése és a további intézkedés – ha az nem az illetékes szervezeti egység vagy háttérintézmény kizárólagos hatásköre – az NKKF útján történik.

(5) A minisztérium szervezeti egységei kezdeményezhetnek, de önállóan nem intézhetnek nemzetközi kapcsolatfelvételt, érintkezést és levelezést, a szorosan a hatáskörükbe tartozó operatív jellegű kapcsolattartást kivéve. Nemzetközi szakmai szervezetekkel való kapcsolattartásra az NKKF tájékoztatása mellett jogosult a feladatkör szerint illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény.

(6) A minisztérium állami vezetőinek nemzetközi levelezését az EUFF és az NKKF intézi.

3. § (1) A nemzetközi kapcsolatok kormányzaton belüli egységes alakítása és összehangolása, a minisztériumi állami vezetők nemzetközi tárgyalásainak a kormányzati célokkal egyező előkészítése és lebonyolítása, valamint a minisztérium hatáskörébe tartozó szakterületek hatékony külföldi érdekérvényesítése érdekében az NKKF szoros kapcsolatot tart a Külgazdasági és Külügyminisztériummal, a hazai és külföldi szaktárcák nemzetközi együttműködésének koordinálásáért felelős szervezeti egységeivel.

(2) A külföldi országok kormányzati szerveivel és partnerintézményeivel, a nemzetközi szervezetekkel, a miniszter hatáskörébe tartozó nemzetközi egyezmények titkárságaival, a budapesti diplomáciai testülettel és a magyar külképviseletekkel – a Brüsszeli Állandó Képviseletet kivéve – fenntartott kapcsolatok minisztériumi szintű ápolása, fejlesztése és összehangolása az NKKF feladata.

(3) A Brüsszeli Állandó Képviselettel, az európai uniós civil szervezetekkel, valamint az SZMSZ-ben az EUFF feladatkörébe utalt nemzetközi szervezetekkel fenntartott kapcsolatok ápolása, fejlesztése és összehangolása az EUFF feladata.

(4) A partnerországokban működő agrár- és környezetügyi szakdiplomata-hálózat, valamint a Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomaták szakmai felügyeletét a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár látja el.

(5) A szakdiplomata hálózattal való kapcsolattartás és működésük irányítása az NKKF feladatkörébe tartozik. A Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomatákkal való kapcsolattartás, valamint az európai uniós ügyekben a tagországokban működő szakdiplomaták szakmai irányítása az EUFF feladata.

(6) Az NKKF gondoskodik az EUFF feladatkörébe tartozó ügyekben az EUFF bevonásával a szakdiplomaták évenkénti beszámoltatásának megszervezéséről, az általuk küldött havi jelentések kezeléséről, a szakdiplomaták hatékony munkavégzéséhez szükséges folyamatos kapcsolattartásról és tájékoztatásról. A szakdiplomaták személyi ügyeivel a Személyügyi és Igazgatási Főosztály foglalkozik.

(7) A minisztérium állami vezetői részére a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő személyi tolmácsolás, továbbá szükség szerint a külföldiek részvételével megvalósuló hazai nemzetközi rendezvényeken a tolmácsolás megszervezése az NKKF feladatkörébe tartozik.

(8) A minisztériumi szervezeti egységek részére kiemelt fontosságú, nagyobb terjedelmű idegen nyelvi szakfordításokat a minisztériummal szerződéses viszonyban álló fordítóirodákon keresztül az NKKF szervezi. A szakmai anyagok fordíttatását az illetékes szervezeti egység vezetője megfelelő indoklással ellátva, írásban kezdeményezheti, a fordíttatás engedélyezéséről az NKKF vezetője dönt.

4. § (1) Hazai és külföldi nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, protokolláris eseményeken a minisztériumi részvétel koordinálása az NKKF feladata. A minisztérium részére és a személyre szóló meghívásokról az NKKF-et egyaránt tájékoztatni kell. Külföldi rendezvényeken a minisztérium képviseletében való részvétel esetén a 8. § és a 9. § szerint kell eljárni.

(2) A minisztériumi állami vezetők részére a budapesti Diplomáciai Testülettől érkező meghívásokról a vezetői titkárságok előzetesen tájékoztatják az NKKF-et. A részvétellel kapcsolatos egyeztetés és a minisztérium megfelelő szintű megjelenésének összehangolása a vezetői titkárságokkal együttműködésben az NKKF feladata, szükség szerint az EUFF bevonásával.

(3) Az egységes minisztériumi arculat érdekében lehetőleg minden hazai diplomáciai protokoll meghívásnak eleget kell tenni – érdemi partnerkapcsolat esetén állami vezető, a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár, az NKKF, illetve az EUFF vezetője és érintett referense, protokolláris kötelezettség esetén az NKKF vezetője, illetve az érintett referensek megjelenése által.

5. § (1) Az állami vezetői szintű hazai és külföldi két- és többoldalú nemzetközi tárgyalások előkészítése és megszervezése, a találkozók tárgyalási anyagainak az illetékes minisztériumi szervezeti egységek, illetve háttérintézmények bevonásával történő összeállítása, a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának koordinálása az NKKF feladata.

(2) Az állami vezetői szintű, hazai és külföldi nemzetközi tárgyalásokon biztosítani kell az NKKF képviselőjének részvételét, akinek feladata a tárgyalási jelentés elkészítése. A jelentést a tárgyalásvezető hagyja jóvá.

(3) Az SZMSZ szerint az EUFF koordinációs feladatkörébe utalt nemzetközi szervezetekkel történő állami vezetői szintű hazai és külföldi tárgyalások előkészítését, a találkozók tárgyalási anyagainak összeállítását az illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény bevonásával, továbbá a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának összehangolását az EUFF végzi. Az állami vezetői szintű tárgyalásokon biztosítani kell az EUFF képviselőjének részvételét is, akinek feladata a tárgyalásról szóló beszámoló jelentés elkészítése. A beszámoló jelentést a tárgyalásvezető hagyja jóvá.

(4) A miniszter nemzetközi tárgyalásairól jelentés készül a Kormány részére, amelyet a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár terjeszt elő a miniszternek jóváhagyásra.

(5) A nem állami vezetői szintű hazai és külföldi nemzetközi szakértői tárgyalások előkészítése az illetékes minisztériumi szervezeti egységek által az NKKF, illetve a (3) bekezdés körébe tartozó tárgyalások esetén az EUFF közreműködésével történik. Az illetékes minisztériumi szervezeti egységek általi önálló előkészítés és lebonyolítás esetén a tárgyalás eredményéről az NKKF-et vagy az EUFF-et tájékoztatni kell.

6. § (1) A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó multilaterális nemzetközi egyezmény, kétoldalú kormányközi és tárcaközi nemzetközi egyezmény, megállapodás, szerződés (a továbbiakban: nemzetközi szerződés) létrehozását, felülvizsgálatát, módosítását és felmondását, valamint nemzetközi szerződéshez való csatlakozást és minden más nemzetközi jogi aktust a minisztérium tárgykör szerint illetékes szervezeti egysége (a továbbiakban: illetékes szervezeti egység) kezdeményezi az NKKF felé.

(2) A minisztérium részéről nemzetközi szerződés létrehozásával, felülvizsgálatával, módosításával és felmondásával kapcsolatos magyar álláspont kialakítása, a javasolt intézkedés indoklása az illetékes szervezeti egység feladata.

(3) Nemzetközi szerződés létrehozásának kezdeményezése esetén a szerződés koncepciójának kidolgozása, magyar és idegen nyelvű tervezetének elkészítése az illetékes szervezeti egység feladata. A magyar és idegen nyelvű szövegtervezetek tárcán belüli szakmai egyeztetését az illetékes szervezeti egység folytatja le az NKKF közreműködésével.

(4) A minisztérium szerződés létrehozása iránti szándékának a külföldi partnerek felé történő közlése, a másik fél hasonló kezdeményezésének fogadása és az illetékes szervezeti egységekkel történő egyeztetése, valamint szükség szerint az idegen nyelvű szövegtervezetek magyar nyelvre történő lefordítása az NKKF feladata.

(5) Nemzetközi szerződés létrehozásához, módosításához és felmondásához vezetői döntés előkészítése az NKKF közreműködésével az illetékes szervezeti egység, a Külgazdasági és Külügyminisztérium egyetértésének beszerzése az NKKF, az államigazgatási rend szerinti tárcaközi egyeztetések lefolytatása pedig a Jogalkotási Főosztály feladata.

7. § (1) Nemzetközi szervezetek testületeiben, kétoldalú és multilaterális nemzetközi egyezmények, szerződések és megállapodások alapján működő testületekben nemzetközi választott, illetve vezetői tisztség – a szakmai szempontokon túl a tisztségből eredő feladatok munkaidő- és költségvonzatainak mérlegelésével – a szervezeti egység vezetőjének az NKKF, illetve a 3. § (3) bekezdésében foglaltak esetében az EUFF útján előterjesztett javaslatával a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár egyetértése mellett, a miniszter jóváhagyásával vállalható.

(2) Nemzetközi tisztség vállalásáról a miniszteri hozzájárulást követően a munkáltatói jogkör gyakorlójának – nyilvántartásba vétel végett – a Személyügyi és Igazgatási Főosztályt tájékoztatnia kell.

(3) Nemzetközi szervezetek, egyezmények és programok nemzeti kapcsolattartói feladatkörének ellátásához a szervezeti egység vezetőjének az NKKF útján előterjesztett javaslatával a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár és a közigazgatási államtitkár egyetértése, egyéb szakértői közreműködéshez a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges.

(4) A háttérintézmények munkatársai által történő nemzetközi tisztségvállalást az (1) bekezdésben foglaltakon túl a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel is egyeztetni kell.

(5) Nemzetközi szervezetekben minisztériumi tagság létesítése a miniszter jóváhagyásával történhet. A Miniszteri Értekezlet számára az erre vonatkozó előterjesztést a szakmailag illetékes szervezeti egység az NKKF és a Jogalkotási Főosztály bevonásával készíti el.

(6) Nemzetközi szervezetekben a háttérintézmények tagsági viszonyt – a tagsággal járó előnyök, feladatok, kötelezettségek bemutatásával – a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel és a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárral történt előzetes egyeztetést követően, a Miniszteri Értekezlet állásfoglalása alapján a miniszter engedélyével létesíthetnek.

(7) A minisztérium nemzetközi fizetési kötelezettségeinek, ezen belül a nemzetközi szervezeteknek és egyezményeknek fizetendő tagdíjak nyilvántartása, az e célt szolgáló költségvetési fejezeti előirányzat tervezésének, valamint a Költségvetési Főosztály felé a tagdíjfizetés teljesítésének előkészítése az NKKF, illetve a 3. § (3) bekezdésében szereplő szervezetek vonatkozásában az EUFF feladata.

8. § (1) A minisztérium nemzetközi együttműködés fő irányainak meghatározásával a minisztérium éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervének tervezetét az EUFF bevonásával az NKKF dolgozza ki a szakterületek igényeinek és javaslatainak figyelembevételével, a minisztérium költségvetésének jóváhagyását követő 60 napon belül, a tárgyévre elfogadott nemzetközi együttműködési keretet alapul véve.

(2) Az éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási terv előkészítése és karbantartása a minisztérium Intranet szolgáltatásán keresztül elérhető Nemzetközi Információs Rendszer (a továbbiakban: NIR) alkalmazásával történik. A minisztérium szervezeti egységei a jelen Szabályzat 1. és 2. függelékét képező külföldi és hazai esemény-tervezőlapok felhasználásával küldik meg javaslataikat az NKKF részére, amely az érintett szervezeti egységek bevonásával elkészíti a tervjavaslatot.

(3) A minisztérium éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervét a miniszter hagyja jóvá.

(4) A jóváhagyott kiküldetési és fogadási tervben szereplő eseményekkel kapcsolatos változásokat az illetékes szervezeti egységnek haladéktalanul jeleznie kell az NKKF felé. A terv folyamatos karbantartásáról az NKKF gondoskodik.

(5) A külföldi kiküldetésekről és hazai nemzetközi eseményekről az NKKF hetente eseménynaptárt készít, és azt a minisztérium Intranet NIR szolgáltatásán keresztül közzéteszi.

(6) A minisztériumi állami vezetők féléves külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervét minden év júniusában és decemberében az EUFF és az érintett szervezeti egységek bevonásával az NKKF készíti elő, és összehangolás céljából megküldi a Külgazdasági és Külügyminisztériumnak.

(7) A minisztérium külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervének teljesítéséről, az előző félév utazási költségeinek alakulásáról a Gazdálkodási Főosztály adatainak felhasználásával az NKKF minden év februárjában és augusztusában beszámolót készít a Vezetői Értekezlet számára.

9. § (1) Hivatalos külföldi kiküldetésre, szakmai rendezvényekre, konferenciákra és kiállításokra történő kiutazásra (a továbbiakban: kiküldetés) a finanszírozási forrástól függetlenül elsősorban az éves külföldi kiküldetési és fogadási terv szerint, illetve előre nem látott, indokolt esetekben kerülhet sor.

(2) A kiküldetés időtartama alatt a kiküldött köteles tisztségéhez méltó magatartást tanúsítani és feladatát a lehető leghatékonyabban elvégezni.

(3) A kiküldetés költségeihez nem fogadható el pénzügyi támogatás magánszemélytől, gazdálkodó szervezettől, kivéve a nemzetközi megállapodásban rögzített viszonosságot, valamint az uniós intézmény, partner kormányzati szerv vagy nemzetközi szervezet által szervezett és finanszírozott hivatalos eseményt.

(4) A kiküldetés engedélyezéséhez szükséges utazási aktát a kiküldetés tárgyában érintett szervezeti egység készíti el és terjeszti elő jóváhagyásra. Kivételt képeznek az állami vezetői kiutazások, amikor az utazási aktát az NKKF készíti el. Olyan kiutazás esetén, amely több szervezeti egységet érint, a kiküldetés céljában leginkább érintett szakterület ellátásáért felelős szervezeti egység készíti el és terjeszti elő jóváhagyásra az utazási aktát, amelyet a többi érintett szervezeti egység vezetője az aktaborítón felülvizsgálat előtt ellenjegyez.

(5) A kiküldetés céljában érintett szervezeti egységnek előterjesztőként a 3. függelék szerinti 1. nyomtatványt kell kitölteni, és a 10. § (1)–(3) bekezdése szerint az engedélyezési szintnek megfelelő 1/A., 1/B. vagy 1/C. nyomtatvánnyal együtt az utazási aktához csatolni.

(6) Az utazási aktát az előterjesztőnek a kiküldetés megkezdése előtt legalább 7 munkanappal – rendkívüli esetekben, felsővezetői utasítás alapján legalább 3 munkanappal – előbb meg kell küldeni az NKKF-nek annak érdekében, hogy az engedélyezést az NKKF a kiküldetés megkezdése előtt le tudja folytatni. E határidő betartása alól csak az európai uniós bizottsági és tanácsi munkacsoportok üléseire történő kiutazás képezhet kivételt.

(7) Az utazási aktának a 3. függelék szerint tartalmaznia kell

10. § (1) A minisztérium külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervében szereplő kiküldetéseket a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása mellett

(2) A kiküldetési és fogadási tervben nem szereplő, de uniós intézmény, partner kormányzati szerv vagy nemzetközi szervezet által finanszírozott kiküldetés engedélyezéséről

(3) A kiküldetési és fogadási tervben nem szereplő és külső fél által sem finanszírozott kiküldetésekről a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása mellett az NKKF vezetője és a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján

(4) A döntés elfogadására irányuló, illetve hazai érdeket érintő nemzetközi eseményen állást foglalni csak előzetesen jóváhagyott tárgyalási álláspont birtokában lehetséges. A kiküldetést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy megfelelő szakmai felkészültségű, az előzményeket ismerő és megfelelő nyelvismerettel rendelkező személy kiküldésére kerüljön sor, továbbá felelős a kiküldött felkészülésének ellenőrzéséért, a tárgyalási álláspont elkészítéséért és a beszámoltatásáért.

(5) A felkészülésért, a kiküldetés eredményeinek hasznosításáért, illetve annak kezdeményezéséért a kiküldött, az utazási aktához csatolt iratok megfelelő előkészítéséért a kiküldött, illetve az utaztatási ügyintéző felel.

(6) Az NKKF útján a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár felügyeli a (4) bekezdés szerinti tárgyalási álláspont elkészítését, illetve a kiküldött beszámoltatását.

(7) Ha a célországban agrár- és környezetügyi szakdiplomata működik, őt az NKKF-nek minden oda irányuló kiküldetésről rövid úton tájékoztatnia kell. Minisztériumi állami vezető kiutazása esetén a szakdiplomata részvételét a programszervezésben, a tárgyalásokon és a beszámoló jelentések elkészítésében biztosítani kell. Állami vezető kiutazása esetén a célországban működő magyar külképviseletet mindenkor tájékoztatni kell.

(8) Az engedélyezett utazási akta alapján az NKKF gondoskodik

(9) A kiküldöttek részére a szállásfoglalásról

(10) A rendszeres és gyakori külföldi kiküldetésben részt vevő állami vezetők és kormánytisztviselők részére VIP kártyát kell biztosítani. A VIP kártya igényléshez a minisztériumi szervezeti egységek vezetőinek bevonásával az NKKF tesz javaslatot a Gazdálkodási Főosztálynak.

11. § (1) Nem a minisztérium és nem a háttérintézmények állományába tartozó személy minisztériumi érdekből történő kiküldetése esetén a 9. § szerinti eljárást követve az engedélyezés – a minisztériumi hivatalos delegációkat kísérő tolmácsokat és a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság alkalmazottait kivéve – a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár és a kiküldetés céljában érintett helyettes államtitkár javaslata alapján a közigazgatási államtitkár hatáskörébe tartozik.

(2) Az (1) bekezdés szerinti kiküldetés esetén a kiküldetés céljában érintett szervezeti egység által engedélyezésre előterjesztett utazási aktához csatolni kell

12. § (1) A külföldiek részvételével szervezett hazai rendezvényeket (a továbbiakban: hazai rendezvények) a 8. § szerint az éves kiküldetési és fogadási tervben kell tervezni. A terv jóváhagyása után ismertté váló rendezvényekre az NKKF költségkalkulációt készít, amelyet a nemzetközi együttműködési keretből e célra fordítható források rendelkezésre állása esetén az NKKF vezetője hagy jóvá az érintett szervezeti egység vezetőjének egyetértésével, illetve ettől eltérő esetben a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár útján a szakterületért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkárnak jóváhagyásra előterjeszti. Az EUFF hatáskörébe tartozó európai uniós rendezvény esetén a források rendelkezésre állása esetén a költségkalkulációt az EUFF készíti el, és az EUFF és az NKKF vezetői együttesen hagyják jóvá.

(2) Hazai rendezvényen annak időtartamától függetlenül általában egy, indokolt esetben két főétkezést lehet adni. Több főétkezés csak kölcsönösségi alapon, illetve megfelelő indoklás alapján adható, a rendelkezésre álló források függvényében. Az étkezéseken magyar részről a delegációvezető által kijelöltek vesznek részt. A magyar résztvevők száma a külföldi vendégek létszámát csak indokolt esetben haladhatja meg.

(3) A hazai rendezvények külföldi résztvevőinek ajándékozására csak olyan esetekben, illetve körben kerülhet sor, amikor azt a kapcsolat fontossága és a kölcsönösség fennállása indokolttá teszi. A külföldiek részére történő ajándékozás biztosítása az NKKF feladata.

(4) A hazai rendezvényekkel járó szolgáltatások (büfé, étkezés, ajándékozás, belföldi utazás, tolmácsolás) igénybevételének részletes előírásait a minisztérium reprezentációs költségkeretek mértékéről és azok felhasználásáról szóló szabályzata határozza meg.

13. § (1) A nemzetközi együttműködésben, külföldi kiküldetéseken és hazai tárgyalásokon szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a kiküldöttnek, a delegációvezetőnek, illetve az általa kijelölt személynek a jelentős és sürgős intézkedést igénylő kérdésekről az eseményt követő 2 munkanapon belül vezetői összefoglalót, egyéb esetekben 7 munkanapon belül részletes beszámoló jelentést kell készítenie.

(2) A részletes beszámoló jelentést a 6. függelék szerinti nyomtatvány felhasználásával kell elkészíteni, és a kiküldetést, illetve a hazai tárgyalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásra kell benyújtani.

(3) Jóváhagyás után a beszámoló jelentést az NKKF részére elektronikus és nyomtatott formában is meg kell küldeni.

(4) Az NKKF a beszámoló jelentéseket a NIR-ben feldolgozza, és a nemzetközi együttműködési eredmények hasznosítása céljából a NIR Intranetes felületén megjeleníti. A megjelenített beszámoló jelentések bizalmas információt nem tartalmazhatnak. A beszámoló jelentés tartalmáért a jelentés készítője és jóváhagyója együttesen felel.

14. § (1) A háttérintézmények vezetői nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel előzetesen kötelesek egyeztetni.

(2) A háttérintézmények a minisztérium által átruházott nemzetközi együttműködési feladataikat önállóan, de a jogszabályok, illetve a jelen Szabályzat figyelembevételével végzik.

(3) A háttérintézmények nemzetközi együttműködési éves feladattervüket a felügyeletet ellátó állami vezetővel történt előzetes egyeztetést követően a tárgyév február 15-éig megküldik a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak.

(4) A háttérintézmények által lebonyolított kiküldetések és fogadások előkészítése, engedélyezése és elszámolása az intézmények hatáskörébe tartozik, de ennek során a minisztérium gazdálkodási és számviteli szabályzataiban meghatározott ellátmányi normatíva előírásait kell alkalmazni. Az ellátmányi normatívák változásairól az NKKF szükség szerint tájékoztatja az intézmények vezetőit.

(5) A háttérintézmények vezetőinek kiküldetését a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár és a háttérintézmény felügyeletét ellátó államtitkár ellenjegyzésével a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

(6) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a háttérintézmények vezetőinek éves beszámolót kell készíteniük, amit a tárgyévet követő év február 15-éig meg kell küldeni a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak és a háttérintézmény felügyeletét ellátó államtitkárnak.

(7) Azokról a nemzetközi eseményekről, amelyek hatással lehetnek a minisztérium nemzetközi kapcsolatainak alakulására, a háttérintézmény vezetőjének beszámoló jelentést kell küldenie a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak a 6. függelék szerinti nyomtatványban foglaltak szerint.