31/2014. (HK 12.) HM KÁT szakutasítás

1. Általános rendelkezések

1.1. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 61. § (1) bekezdése és 69. §-a, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 3–14. §-ában meghatározott kötelezettségeknek megfelelően, a honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről szóló 12/2013. (II. 22.) HM utasításban (a továbbiakban: Utasítás) foglalt előírások alapján a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény (a továbbiakban: minisztérium) operatív belső kontrollok (a továbbiakban: OBK) rendszerének kialakítására és működtetésére a szabályzatban meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.

1.2. A szabályzat kiadásának célja a minisztérium OBK rendszerének kialakításával, működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos alapvető feladatok, felelősségi-, tevékenységi- és jogkörök, végrehajtási szintek meghatározása annak érdekében, hogy az OBK működése az elvártaknak megfelelően valósuljon meg a meghatározott felelősségi szinteken.

2. A végrehajtás szabályai

2.1. A minisztérium operatív belső kontrolljai kialakításához, működtetéséhez, rendszeres felülvizsgálatához kapcsolódó szakmai koordinációs tevékenységet, valamint az OBK rendszeréhez kapcsolódó okmányok, eljárásrendek kidolgozását a HM Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: HM KOF) végzi.

2.2. Az OBK összessége olyan irányítási és ellenőrzési rendszer, amely lefedi a minisztérium tevékenységének teljes vertikumát, és segítségével a minisztérium a működése során érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, humán-erőforrással és vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit, – a minisztérium feladataira vonatkozó – pontos és naprakész információk rendelkezésre állását.

2.3. A minisztérium tevékenységének folyamataira és sajátosságaira tekintettel az OBK rendszerét a HM KÁT irányításával kell kialakítani, működtetni és fejleszteni.

2.4. A minisztérium OBK rendszerének kialakításáért és működtetéséért a HM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 53/2014. (VIII. 1.) HM utasítás (a továbbiakban: HM SZMSZ) szerinti HM szervek (a továbbiakban: HM szervek) tevékenységén keresztül a HM KÁT a felelős. A tevékenység során a minisztérium minden szintjén érvényesülő

2.5. Az OBK rendszerének fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső, a kormányzati szintű, és a belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat.

3. Kontrollkörnyezet

3.1. A kontrollkörnyezet a minisztérium szervezeti céljainak elérése érdekében kialakított, működtetett és fejlesztett kontrollokat, valamint a külső és belső rendszerekből érkező információkra adott reakciókat jelenti. A feladatok maradéktalan végrehajtása érdekében:

3.2. A minisztérium felelősségi szintjei a következők:

3.3. A HM KÁT felelőssége, hogy a HM szervek irányításával megfelelő kontrollkörnyezetet hozzon létre

3.4. A HM szervek vezetőinek felelőssége, hogy a HM KÁT által kialakított kontrollkörnyezeten belül a szabályozók betartásával és betartatásával elősegítsék a minisztérium céljainak elérését.

4. Az ellenőrzési nyomvonal

4.1. A minisztérium ellenőrzési nyomvonala a minisztérium alaprendeltetési és működési folyamatainak táblázatba foglalt leírása, amely tartalmazza a folyamatok meghatározását, a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

4.2. Az ellenőrzési nyomvonalban a minisztérium tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amelyet olyan mértékben kell részfolyamatokra, tevékenységekre bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére, értékelésére, valamint a kockázatok elemzésére, kezelésére is.

4.3. A minisztérium ellenőrzési nyomvonalát az alábbiak figyelembevételével kell kidolgozni:

4.4. Az ellenőrzési nyomvonal pontosítását, aktualizálását a minisztérium feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az Utasítás 15. § bekezdésében meghatározott beszámolási, értékelési kötelezettség végrehajtását megelőzően, felülvizsgálat keretében el kell végezni. A felülvizsgálat során át kell tekinteni

5. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje

5.1. A szabálytalanság valamely létező szabálytól való eltérést jelent, amely az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat. Ide tartoznak többek között mindazon tevékenységek, mulasztások, hiányosságok, amelyek büntető-, szabálysértési-, fegyelmi-, vagy kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekménynek minősülnek. Az egyes szabálytalanságfajtákra vonatkozó példákat a 2. függelék tartalmazza.

5.2. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a minisztérium működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők és a beosztott állomány által alkalmazandó – a jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben előírtakon alapuló – eljárási rendet és eljárási szabályokat rögzíti.

5.3. Az eljárásrend vonatkozásában a szabálytalanságok szándékosságának vagy gondatlanságának megítélése tárgyában a következő szempontok figyelembevételével kell eljárni:

5.4. A szabálytalanságok kialakulásának megelőzését szolgálja

5.5. Az előfordult szabálytalanság tapasztalatait összegezve más hasonló szabálytalanságok megelőzése céljából a HM KÁT

5.6. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja

5.7. A szabálytalanságok megelőzése érdekében a minisztérium személyi állománya – saját beosztását, illetve munkakörét és személyét illetően – köteles megismerni és betartani a minisztérium működésével összefüggő jogszabályokat, közjogi szervezetszabályozó eszközöket és belső rendelkezéseket.

5.8. A HM KOF főosztályvezetője, mint a minisztérium szabálytalansági felelőse ellátja az alábbi feladatokat

5.9. A szabálytalanságok észlelése származhat

6. A szabálytalanságok kezelése a belső kontrollfolyamatok rendszerében

6.1. Amennyiben a szabálytalanságot a beosztott személyi állomány tagja észleli, köteles arról értesíteni szervezeti egységének vezetőjét. Amennyiben a közvetlen elöljáró az ügyben érintett, annak elöljáróját kell értesíteni.

Amennyiben a szervezeti egység vezetője megalapozottnak találja a szabálytalanságot, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően intézkedik a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, vagy hatáskör hiányában az ügyet köteles jelenteni – a szolgálati út betartásával – a HM KÁT részére.

A HM KÁT gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről és indokolt esetben a szükséges eljárások kezdeményezéséről.

6.2. Amennyiben a szabálytalanságot a HM szerv vezetője észleli, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően köteles intézkedni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, vagy hatáskör hiányában köteles az ügyet jelenteni közvetlen felettese, elöljárója részére. Amennyiben a közvetlen elöljáró, felettes az ügyben érintett, annak elöljáróját, felettesét kell értesíteni.

A HM szerv vezetője a részére jelentett esetekben gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről és indokolt esetben a szükséges eljárások kezdeményezéséről.

6.3. A HM KÁT a közvetlenül észlelt szabálytalanság alapján, annak megalapozottsága esetén megteszi az ügyben érintett HM szerv vezetője felé a szükséges lépéseket, illetve a hatáskörébe tartozóan intézkedést hoz. Indokolt esetben gondoskodik a szükséges eljárás megindításáról.

6.4. A HM BEF, mint a fejezetet irányító szerv belső ellenőrzési egysége a minisztérium államháztartási belső ellenőrzése során észlelt szabálytalanság esetén a Bkr. és a Honvédelmi Minisztérium fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól szóló 33/2014. (IV. 30.) HM utasítás (a továbbiakban: Beh. ut.) előírásaival összhangban jár el.

A minisztérium, mint a fejezetet irányító szerv belső ellenőrzési egységének az Áht. 70. § (1) bekezdésében meghatározott feladatait ellátó HM BEF fejezetszintű ellenőrzései a Bkr. 13. § (1) bekezdése értelmében külső ellenőrzésnek minősülnek.

Az ellenőrzés által feltárt szabálytalanságok megszüntetését célzó „Intézkedési terv” elkészítésének alapját az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott ellenőri javaslatok képezik. A honvédelmi miniszter rendelkezésének megfelelően az ellenőrzési jelentésben megjelölt vezető köteles elkészíteni az intézkedési tervet az egyes feladatok végrehajtásáért felelős vezető, a kidolgozó és együttműködő szervek, valamint a végrehajtás határidejének megjelölésével. Az „Intézkedési terv” kidolgozásának, véleményeztetésének, jóváhagyásra történő felterjesztésének, valamint módosításának eljárásrendjét a Bkr. 13. § és 45. §-ában foglaltakra figyelemmel a Beh. ut. 14. § (9) bekezdése rögzíti.

Az érintett szerv, szervezeti egység vezetője a honvédelmi miniszter által jóváhagyott „Intézkedési terv”-ben elrendelt feladatokat köteles teljesíteni és végrehajtatni annak érdekében, hogy az államháztartási belső ellenőrzés megállapításai alapján feltárt szabálytalanságot és az azt előidéző vagy lehetővé tévő körülményeket megszüntesse.

6.5. A külső vagy kormányzati ellenőrzés tárgya, hatóköre és a szabálytalanságra vonatkozó megállapításai jellegének függvényében, a fejezet szintjén, a honvédelmi miniszter által jóváhagyott „Intézkedési terv” alapján kerül sor a külső vagy kormányzati ellenőrzés által felvetett szabálytalanságok megszüntetésére.

6.6. Az egyéb külső személyek által jelzett, szabálytalanságokra vonatkozó dokumentumokat (a továbbiakban: bejelentés) annak a HM szerv vezetőjének kell eljuttatni, ahol a szabálytalanságot elkövették.

A bejelentés szerint illetékes HM szerv vezetője köteles a bejelentésben foglaltak minősítésére és megállapított szabálytalanság esetén köteles az eljárásrendnek megfelelően eljárni és a szabálytalanság minősítéséről, valamint a tett intézkedésekről a bejelentőt is tájékoztatni.

7. A feltárt szabálytalanságok, a tett intézkedések nyilvántartása, elemzése

7.1. A szabálytalansági felelős intézkedik a szabálytalanságokról szóló dokumentumoknak a szankció elévülési idejétől számított legalább 5 évig tartó megőrzésére. A feltárt szabálytalanságok teljes iratanyagát a szabálytalansági eljárás lezárását követően a nyilvántartásokkal való egyeztetés és iratmegőrzés céljából át kell adni a szabálytalansági felelősnek. A szabálytalansági felelős azonban nem jelölhető ki a kapcsolódó döntések, intézkedések meghozatalára.

7.2. A HM KÁT nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, az általa meghozott döntések alapján tett intézkedéseket, megindított eljárások helyzetét, a kijelölt vizsgáló vagy vizsgáló bizottság működését. A HM KÁT figyelemmel kíséri az általa elrendelt intézkedések és a vizsgálatok során tett javaslatok végrehajtását.

7.3. A minisztérium működése során észlelt és feltárt szabálytalanságokról a HM szerveknek minden esetben jegyzőkönyvet kell felvenniük a 3. függelékben szereplő minta alapján. A HM szerveknek a tárgyévben felvett szabálytalansági jegyzőkönyvek alapján nyilvántartást kell felfektetniük a 4. függelékben meghatározott formában.

8. A kockázatkezelés eljárásrendje

8.1. A kockázat valamely esemény, tevékenység, vagy tevékenység elmulasztása, amely bekövetkezése esetén negatívan hatna a minisztérium céljainak elérésére. A kockázat lehet – többek között – véletlenszerű esemény, hiányos ismeret, vagy információ, illetve alulfinanszírozottság.

8.2. A minisztérium a kockázatkezelési eljárás meghatározására, vagyis a kockázat azonosítására, elemzésére, mérésére és kezelésére a kockázatkezelési feladatokra vonatkozó eljárásrendet és kockázat-nyilvántartást alakít ki. A cél egy olyan kockázatkezelési rendszer meghatározása, amely

8.3. A minisztérium valamennyi, az ellenőrzési nyomvonalban rögzített tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat kockázatelemzés keretében fel kell mérni. A kockázatok azonosításának eszköze a kockázati önértékelés. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik vagy megszüntetik a kockázatokat, másrészt megelőzik a minisztériumra gyakorolt negatív hatások bekövetkezését. A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni.

9. A kockázatkezelésért felelős vezetők kijelölése és kötelességeik

9.1. A minisztérium kockázatkezelési tevékenysége a HM SZMSZ-ében, valamint a HM szervek ügyrendjében meghatározott tevékenységek, feladatok vezetői szintű felelősségi rendszeréhez kötött kockázatkezelésen alapul.

9.2. Az OBK rendszeren belül a minisztérium kockázatkezelési feladatainak ellátásáért a HM KÁT felelős, aki tevékenységét az alábbiakban meghatározott, a szakfeladatok végzése során felmerülő kockázatok kezelésért felelős vezetők útján gyakorolja:

9.3. A HM KÁT a kockázatkezelés rendjének működtetésében szükséges korrekciók megállapítása és elrendelése tekintetében támaszkodik a külső és kormányzati ellenőrző szervek, a HM fejezet OBK rendszerével összefüggő fejezeti szintű, a szabályalkotási feladatokon keresztül megvalósuló irányítási és koordinációs tevékenységet végző HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) és a minisztérium belső ellenőrzését és a fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzéseket végző HM BEF javaslataira, valamint a szakellenőrzések megállapításaira.

9.4. A minisztérium ellátását biztosító honvédelmi szervezetek vezetői szervezetüket illetően kötelesek intézkedni a minisztérium OBK rendszere kidolgozásának elősegítésére, kötelesek az ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködésre a kapcsolódó tevékenységek és a kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében.

9.5. A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, valamint kötelezettségből fakadó folyamatok szabály- és előírásszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szervezet vezetője, azoknak a minisztérium OBK rendszerébe történő beépítéséért a HM KÁT a felelős.

9.6. A tevékenységek mélységét, részletességét a minisztérium kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.

10. A kockázatkezelési feladatok meghatározása

10.1. A minisztérium kockázatkezelésért felelős vezetőinek feladata a minisztérium tevékenysége végzése során felmerülő kockázati tényezők és elemek azonosítása, a kockázatok valószínűségének meghatározása, a kockázatok hatásainak mérése és lehetőség szerinti csökkentése.

10.2. A kockázatelemzésnek tartalmaznia kell a minisztérium valamennyi tervezési és végrehajtási szaktevékenységét, területét, amelyeket a kockázatkezelő az ellenőrzési nyomvonal alapján állapít meg.

10.3. A kockázatkezelésért felelős vezetők

11. A kockázat azonosítása, az azonosítás kereteinek meghatározása

11.1. A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy a HM szerv által végzett tevékenységnek melyek a minisztérium feladatainak ellátását veszélyeztető fő kockázati tényezői. A tevékenység során felmerülő kockázatok típusait, a tipikus kockázati tényezőket és azok lehetséges kezelési módozatait az 5. függelék tartalmazza.

11.2. A kockázati tényezők azonosítását a kockázatkezelésért felelős vezetők végzik a minisztérium ellenőrzési nyomvonalában foglalt tevékenységei alapján.

12. A kockázati tényezők értékelése

12.2. A kockázatok bekövetkezésének valószínűsége

12.3. A bekövetkezés minisztériumra gyakorolt hatása esetében azt kell meghatározni, hogy a kockázati tényező állapota alapján a kockázat bekövetkezésének a hatása kicsi (1), közepes (2), vagy nagy (3).

12.4. Azon kockázati tényezők, melyek valószínűségének és hatásának szorzata 1–3 közé esik, elfogadható kockázatúnak minősülnek. Esetükben kockázatkezelési intézkedésre nincs szükség.

13. A kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása

13.1. A feltárt kockázatok ismeretében saját szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelős vezetők meghatározzák, hogy az egyes feladatok és tevékenységek vonatkozásában az alábbi kockázatkezelési módok közül melyiket kell alkalmazni:

13.2. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében, ahol a kockázat bekövetkezése valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 9, a HM KÁT preventív ellenőrzés keretében intézkedik azok ellenőrzésére, folyamatos jelentést, beszámolót kér, vagy a HM BEF hatáskörébe tartozó államháztartási belső ellenőrzést kezdeményez az adott folyamat értékelése és hatékony kockázatkezelése céljából.

13.3. A kockázatkezelésért felelős vezetők a szakterületük vonatkozásában gondoskodnak a választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről, figyelembe véve a 19.9. pontban felsorolt kockázatkezelő kontrollok alkalmazásának jellemzőit.

14. A kockázatkezelés, valamint a kockázatok felülvizsgálata

14.1. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része, amely magában foglalja a kockázatok meghatározását, azok bekövetkezéséből eredő hatások felbecsülését, majd végül a kockázati tényezőkre történő reagálást. Folyamatosan nyomon kell követni a kockázatkezelési tevékenységet, frissíteni a megállapításokat, valamint ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait.

14.2. A kockázatok felülvizsgálata során

15. A kockázatok nyilvántartása

15.1. A HM KOF a HM szervek kockázat-nyilvántartásai alapján elkészíti és vezeti a minisztérium fő kockázat-nyilvántartását. A nyilvántartás tevékenységenként és feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza

16. HM Kockázatkezelési Bizottság

16.1. A kockázatkezelési feladatok minisztériumi szintű összehangolása, a kockázatkezelési tevékenység eredményes végrehajtása a HM Kockázatkezelési Bizottság (a továbbiakban: HM KKB) feladata.

16.2. A HM KKB tagjai a HM szervek vezetői által kijelölt kockázatkezelési felelősök, vezetője a HM KOF főosztályvezetője.

16.3. Az OBK rendszere, így a kockázatkezelési rendszer, valamint a fő kockázat-nyilvántartás aktualizálását a minisztérium feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az Utasítás 15. §-ában meghatározott beszámolási, értékelési kötelezettség végrehajtását megelőzően, felülvizsgálat keretében el kell végezni. A felülvizsgálat végrehajtásának módját és határidejét a HM KOF főosztályvezetője határozza meg. Indokolt esetben soron kívüli ülést a HM KKB vezetőjénél kell kezdeményezni.

16.4. A kockázatelemzés szempontjából meghatározott folyamatokat az ellenőrzési nyomvonalban szerepeltetett formában és részletességgel kell a nyilvántartásokban vezetni.

16.5. A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, melynek során a kockázatkezelési felelősök a fő kockázat-nyilvántartás vezetéséhez évente a 6. függelék, a tevékenység során bekövetkezett kockázatokról a 7. függelék szerinti formában adatokat szolgáltatnak a HM KOF részére.

17. Kontrolltevékenységek

17.1. A minisztérium működéséhez kapcsolódóan kontrolltevékenységeket kell kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, valamint hozzájárulnak a minisztérium céljainak eléréséhez.

17.2. A kontrolltevékenységek azok a kontrollkörnyezetet kiegészítő, abban működő eszközök, eljárások, mechanizmusok (a továbbiakban együtt: kontrollok), amelyek létrehozása az eredményességet, hatékonyságot, a megbízhatóságot és a jogszabályoknak, közjogi szervezetszabályozó eszközöknek, belső rendelkezéseknek való megfelelést segítik elő, lefedve a minisztérium tevékenységének egészét.

17.3. A kontrollok tartalmazzák mindazokat az előírásokat és eljárásokat – szabályokon, szabályozókon keresztül –, amelyek biztosítják, hogy a vezetés iránymutatásai a célokra ható kockázatok kezelésével kapcsolatban végrehajtásra kerüljenek.

17.4. A kontrollok létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a HM KÁT, illetve a HM szerv vezetője a felelős.

17.5. A kontrollpontok jelzik az adott folyamat azon szakaszát, helyét, ahol ellenőrzési tevékenység hajtandó végre. A kötelezően előírt ellenőrzési tevékenységeken felül a HM szerv vezetője határozza meg, hogy hova kell kontrollpontot beiktatni és milyen tartalmú ellenőrzési tevékenységgel.

17.6. A kockázat-nyilvántartásban meghatározott ellenőrzési tevékenységek, amelyek az adott kockázat bekövetkezésének valószínűségét hivatottak csökkenteni, szintén beépítésre kerülnek az ellenőrzési nyomvonalba.

17.7. A kontrollok magukban foglalják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását biztosító jogszabályokat, közjogi szervezetszabályozó eszközöket és egyéb belső rendelkezéseket és folyamatokat.

17.8. A kontrolloknak biztosítaniuk kell, hogy

17.9. A kontrollok típusai az alábbiak lehetnek:

17.10. Azt, hogy mely tevékenység esetében melyik kontrolltípust kell alkalmazni – esetleg egyidejűleg többet is –, a HM szervek vezetői határozzák meg.

17.11. A kontrolldokumentáció – az ellenőrzési nyomvonallal együtt alkalmazva – tartalmazza

18. Információ és kommunikáció

18.1. A minisztérium működésében olyan rendszereket kell kialakítani és működtetni, amelyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak az illetékes HM szervhez, szervezeti egységhez és személyhez, amely történhet

18.2. Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meghatározásra kerüljenek.

18.3. A rendszer kialakításakor figyelemmel kell lenni arra, hogy minden olyan információ megjelenjen és feldolgozásra kerüljön, amely alapvetően szükséges a minisztérium irányítása, működése és ellenőrizhetősége szempontjából. Ennek megfelelően információk áramlását biztosítani kell

19. Operatív nyomon követési – monitoring – rendszer

19.1. Olyan monitoring rendszert kell működtetni, amely lehetővé teszi a minisztérium tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

19.2. Az ellenőrzési nyomvonalhoz kapcsolódóan ki kell alakítani egy olyan monitoring rendszert, amely egy hierarchikusan felépített vezetői információs, nyomon követési rendszer, amelynek alapján a minisztérium valamennyi tevékenységének minden szakasza értékelhető, és amelyből megfelelő visszacsatolás érkezik.

19.3. A folyamatokban meghatározott részfeladatok, illetve tevékenységek megvalósítását a beépített teljesítménymutatók, indikátorok révén kell mérni, melyek a célok teljesítésének státuszát jelzik.

19.4. A folyamatos monitoring lényegében beépül a minisztérium mindennapi működési tevékenységeibe, magában foglalva a vezetés rendszeres felügyelet-ellátó, ellenőrző tevékenységét, valamint más műveleteket, amelyeket az alkalmazottak hajtanak végre feladatkörük ellátása keretében.

19.5. A monitoringnak intézkedések nyilvántartásának rendszere útján biztosítania kell, hogy az érintettek az ellenőrzési megállapításokat és javaslatokat megfelelően hasznosítsák, és azonnal tegyék meg azok alapján a szükséges intézkedéseket.

19.6. Az OBK rendszer monitoringja rutintevékenységek, külön értékelések, vagy e kettő kombinációja révén valósul meg oly módon, hogy

19.7. A monitoringnak biztosítania kell, hogy

19.8. Az operatív monitoring rendszer hatékony működésének alapfeltétele a megfelelően kialakított és működtetett jelentéstételi rendszer. Az OBK rendszerében található hiányosságokat minden vezetőnek a hiányosság észlelését követően azonnal jelentenie kell, mely alulról felfelé valósul meg a megfelelő magasabb szintekre.

19.9. A monitoring rendszerében a felelősségi szintek minden egyes résztvevője figyelemmel kíséri az egyes feladatok végrehajtásának alakulását, szintjét, értékelve az indikátor-rendszer alapján, és visszacsatolásként tájékoztatja az adott szintű vezetőt a beszámolás, beszámoltatás rendszerében.

20. Az OBK rendszerének egyéb okmányai

20.1. A HM szervek vezetői saját hatáskörükben határozzák meg az általuk vezetett HM szerv okmányai elkészítésének felelősét, amit ügyrendjeikben rögzítenek.

20.2. A minisztérium tevékenységének teljes vertikumát le kell fedni az OBK rendszere okmányainak kialakítása során a kitűzött eredményességi és hatékonysági célok elérése érdekében.

20.3. A HM szervek a külső és belső ellenőrzésekről – a 8. függelék szerinti formában és adattartalommal – két önálló nyilvántartást vezetnek, melynek segítségével nyomon követik az államháztartási külső, a kormányzati, valamint a belső ellenőrzések jóváhagyott jelentéseiben tett megállapítások, javaslatok alapján hozott intézkedések végrehajtását, illetve a végre nem hajtott intézkedéseket és azok okait. A Bkr. 13–14. §-ában foglaltak értelmében – a külső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásának vezetése szempontjából – a kormányzati ellenőrzés külső ellenőrzésnek minősül, így ezekről egy közös nyilvántartást kell felfektetni.

20.4. A nyilvántartás áttekinthető képet ad a Bkr. 13. § (1) bekezdésébe tartozó külső ellenőrzések kapcsán az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott javaslathoz kapcsolódó intézkedések végrehajtásának helyzetéről, intézkedésenként.

20.5. A nyilvántartásban a tárgyévben jóváhagyott intézkedési tervet kell szerepeltetni. A tárgyévben végre nem hajtott, illetve a tárgyéven túlnyúló határidős intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba át kell vezetni.

20.6. A nyilvántartásban rögzített intézkedések és a kapcsolódó feladatok végrehajtásának nyomon követése – monitoringja – kiemelt vezetői feladat és kötelesség, melynek realizálása a HM szervek ez irányú tevékenységét jelenti.

20.7. Az intézkedések nyilvántartására szolgáló táblázat kitöltése, vezetése a HM szervek feladata a jóváhagyott, vonatkozó intézkedési tervek alapján.

20.8. A HM szervek vezetői a nyilvántartás adatait minden esetben felülvizsgálják, különös tekintettel a lejárt határidejű feladatokra, intézkedésekre, és az esetlegesen bekövetkezett változásokat, módosításokat a vonatkozó eljárásrend betartása mellett átvezetik a nyilvántartásokon.

20.9. A nyilvántartás tartalmáért, a megkövetelt információk valódiságáért, aktualitásáért a HM szervek vezetői, mint az elrendelt intézkedések végrehajtói a felelősek.

20.10. Az elrendelt feladatok végrehajtásának nyomon követését, a szükséges beszámoltatási, információszolgáltatási feladatokat a HM szerv vezetője végzi.

20.11.A belső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartását a Bkr. 45-46. §-ában foglaltak szerint kell elkészíteni, és a HM BEF részére megküldeni.

20.12. A HM szervek az általuk év közben folyamatosan vezetett, a külső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartását a tárgyévet követő év január 10-ig küldik meg a HM KOF-nak. A HM KOF összesíti a nyilvántartásokat, és az összesített nyilvántartást a tárgyévet követő év január 25-ig felterjeszti a HM KÁT részére jóváhagyásra. A HM KÁT által jóváhagyott nyilvántartást a HM KOF a tárgyévet követő év január 31-ig küldi meg a HM BEF részére.

21. Beszámolási kötelezettség, vezetői nyilatkozat

21.1. A HM KÁT a Bkr. 1. melléklete szerinti formában és tartalommal nyilatkozik a minisztérium belső kontrollrendszere működtetéséről.

21.2. Az értékelési feladattal összefüggésben – annak alapjaként és előzményeként – a HM szervek vezetői hasonló tartalommal, a 9. függelék szerinti formában saját feladatkörükkel összefüggésben értékelik a vezetésük alá tartozó szervezeti egység belső kontrollrendszerét. A nyilatkozathoz csatolni kell a feltárt szabálytalanságokat tartalmazó, 4. függelék szerinti szabálytalanság-nyilvántartást, valamint a 7. függelék szerinti nyilvántartást a bekövetkezett kockázatokról.

21.3. A kitöltött és a HM szervek vezetői által aláírt vezetői nyilatkozatokat a HM KOF részére kell megküldeni a tárgyévet követő év február 28-ig a HM KÁT nyilatkozatának előkészítése érdekében, amelyet a HM KOF március 31-ig megküld a HM GTSZF részére az államháztartásért felelős miniszternek történő továbbítás céljából.

21.4. Amennyiben az év során a HM szerv élén vezetőváltás történik, vagy a HM szerv átalakul, megszűnik, a távozó vezető, illetve az átalakuló, megszűnő HM szerv vezetője kitölti a vezetői nyilatkozatot a tevékenységére vonatkozó időszakra, melyet a HM KOF részére haladéktalanul meg kell küldeni.

21.5. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében a feltárt hibák minisztériumra vonatkozó összesített szabálytalanság-nyilvántartását, a bekövetkezett kockázatok összesített nyilvántartását, valamint a tevékenység eredményével, tapasztalataival kapcsolatos összesített értékelő jelentést a HM KOF készíti el március 31-ig.

21.6. Az összesített nyilvántartásokat és értékelő jelentést a minisztérium szabálytalansági felelősi feladatait ellátó HM KOF főosztályvezető hagyja jóvá és tájékoztatásul felterjeszti a HM KÁT részére. A HM KOF a HM KÁT által ellenjegyzett összesített értékelő jelentést megküldi a HM GTSZF részére a HM fejezet éves szöveges beszámolójába történő bedolgozás céljából.

21.7. A jelentési kötelezettségek maradéktalan és pontos végrehajtása érdekében a HM KOF minden évben december 15-ig felkészítő és egyeztető megbeszélést szervez a HM szervek vezetői részére vagy az általuk kijelölt ügyintézők számára.

2. Az ellenőrzési nyomvonal szerkezeti tartalma

2.1. Sorszám: a tevékenységek sorrendiségére utal, valamint a beépített Kontroll Pont (KP) sorszámát jelzi, amely folytonos.

2.2. Tevékenység/feladat: a tevékenység, feladat pontos tárgya, tartalmának, céljainak leírása, valamint a kontrolltevékenység részletezése.

2.3. Jogszabály, utasítás, belső rendelkezés: a tevékenységek jogi alapja – külső és belső jogforrások –, amelyet a feladat elvégzése során kötelezően figyelembe kell venni, továbbá a kontroll típusát és az azt előíró szabályozót kell feltüntetni.

2.4. Előkészítő, koordináló, javaslatkészítő: azon személy, illetve szervezeti egység megnevezése, aki az adott feladat előkészítését végzi, továbbá a kontroll végrehajtásáért felelős beosztás megnevezése.

2.5. Keletkező dokumentum: a tevékenység során keletkező dokumentum, illetve adat, amelyet a Felelős (F) rovatban megjelölt személy kiadmányoz, ellenjegyez, vagy egyéb módon jóváhagy, a kontroll eredménye jelentésének módját determinálja.

2.6. Jóváhagyó, Felelős, Kötelezettségvállaló: a tevékenység elvégzését jóváhagyó, az ellátásáért felelős személy, illetve szervezeti egység, illetve pénzügyi folyamat esetén a kötelezettségvállaló személy, illetve az (5.) oszlopban jelzett jelentés címzettje, előjáró vezető.

2.7. Határidő: a tevékenység elvégzésének pontos határideje, ismétlődő tevékenység esetén rendszeressége, valamint a kontroll végrehajtásának gyakorisága, időszakai, időpontjai.

2.8. Ellenőrzés, érvényesítés: a tevékenység előkészítésének, végrehajtásának ellenőrzését végző személy, szervezeti egység, szükség esetén az ellenőrzési feladatok rövid, tömör megfogalmazása, pénzügyi folyamat esetén az érvényesítő személy.

2.9. Utalványozás, ellenjegyzés: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az utalványozó, ellenjegyző megjelölése.

2.10. Pénzügyi teljesítés: a pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos bármilyen megjegyzés.

2.11. Könyvvezetésben megjelenés: jelentheti konkrétan csak a könyvviteli elszámolásban, így különösen a HM KGIR rendszerben, illetve az Eszközprogramban való megjelenést, valamint jelentheti azon nyilvántartások megjelölését, amelyben a feladat végrehajtása során keletkezett adat, dokumentum megjelenik – ideértve az eredményességi, hatékonysági elemzéseket is –, illetve a kontroll elvégzésének dokumentumait, amelyeken az ellenőrzés tényét rögzítették.

Azoknál a tevékenységeknél, feladatoknál, ahol nem értelmezhető a táblázat valamennyi rovata, csak a vonatkozó rovatokat kell kitölteni, a nem jellemző rovatba a nem értelmezhető {né} megjegyzést kell tenni.

2. A kockázat-nyilvántartás szerkezeti tartalma:

2.1. Sorszám: a tevékenységek sorrendiségére utal.

2.2. Tevékenység, feladat megnevezése: az ellenőrzési nyomvonalban nevesített tevékenység.

2.3. Kockázati tényezők: itt kell elvégezni a kockázatok azonosítását, vagyis a tevékenység során, melyek azok a tényezők – így különösen megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya, nem megfelelő megoszlásban jóváhagyott költségvetés –, melyek meggátolhatják a HM szervet a céljainak, az alaprendeltetési feladatainak az elérésében.

2.4. Bekövetkezés valószínűsége: a kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezése valószínűségének értékét az 1, 2, 3 értékek közül.

2.5. Tevékenységre gyakorolt hatás: a kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezése esetén a tevékenységre gyakorolt hatás értékét az 1, 2, 3 értékek közül.

2.6. Kockázat értéke: a bekövetkezés valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatás értékének a szorzata.

2.7. Besorolás: itt kerül meghatározásra, hogy a kockázati tényezőkre adott válaszok – kockázatkezelési stratégiák – közül melyiket választja a HM szerv.

2.8. Javasolt intézkedés: a kockázat felmerülése esetén megteendő intézkedés, amellyel a kockázat újbóli bekövetkezésének a valószínűsége csökkenthető.

2.9. Ellenőrzési eljárás: módszer, amellyel ellenőrizhető, nyomon követhető a kockázat kezelésére hozott intézkedés.

2.10. Felelős: a tevékenység, feladat végrehajtásáért felelős személy megnevezése.

11. Eljárás eredménytelenség esetén: A kockázat csökkentésére tett intézkedés után még fennálló kockázat megszüntetését szolgáló intézkedések.