Műveletek

Akadálymentes nézet Bezárás
  • Tartalom

27/2014. (XII. 23.) BM utasítás

27/2014. (XII. 23.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról

2023.04.21.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével, a Belügyminisztérium iratkezelési rendszeréről és irattári tervéről – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: hivatali egységek) terjed ki.

2. § A Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás 1. melléklete szerint határozom meg.

3. § Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba.

4. §1

1. melléklet a 27/2014. (XII. 23.) BM utasításhoz


A BELÜGYMINISZTÉRIUM EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Értelmező rendelkezések

1.2 A Belügyminisztérium (a továbbiakban: minisztérium) egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) alkalmazása során
1.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
1.2. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
1.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
1.4. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,
1.5. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat-együttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
1.6. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,
1.7. előzményezés: az a művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,
1.8. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
1.9. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,
1.10. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,
1.11.3 hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium hivatali egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
1.12. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
1.13. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
1.14. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,
1.15. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezik,
1.16. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,
1.17. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,
1.18. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
1.19.4
1.20. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,
1.21.5 kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
1.21/A.6 központi postázó: a minisztériumba érkezett küldemények átvételét, ellenőrzését, érkeztetését, bontását, elosztását, dokumentált átadását, a papíralapú iratok digitalizálását és postázását végző szervezeti elem,
1.22.7
1.23. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
1.24. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
1.25.8
1.26. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,
1.27. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
1.28. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
1.29.9
1.30. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,
1.31. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata és összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
1.32. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
1.33.10 kormányzati igazgatási irat:
a) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) bekezdésére utaló megjelöléssel ellátott,
aa) a Kormány részére készített előterjesztés,
ab) a Kormány részére készített jelentés,
ac) miniszteri rendelet tervezete,
b) az a) pont szerinti iratról készített másolat vagy kivonat
az a) pont szerinti irat előállításától az irat szerinti döntés kihirdetéséig, közzétételéig, valamint törvényjavaslatot tartalmazó irat esetében a törvényjavaslat Országgyűlés részére történő benyújtásáig.
1.34.11 a szervezeti egységek postázói (postapontok): a minisztérium külső telephelyeire érkezett küldemények átvételét, ellenőrzését, érkeztetését, bontását, elosztását, dokumentált átadását, a papíralapú iratok digitalizálását és a kimenő küldemények postázását végző szervezeti egység.

2.12 Az 1. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (a továbbiakban: Ákr.),
c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.),
d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),
e) a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény (a továbbiakban: Mavtv.),
f) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.),
g) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
h) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kr.),
i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet,
j) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,
k) az Európai Parlament és a Tanács 910/2014/EU rendelete (2014. július 23.) a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről
rendelkezései az irányadóak.

2. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

3.13 Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a minisztérium hivatali szervezeteinél (a továbbiakban: hivatali egység) keletkező, oda érkező és onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és valamennyi, ügyvitelben érintett dolgozójára.

3.14

4.

4. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

5.15 A hivatali egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. Az egyes iratkezelési feladatok ellátása a Központi Postázó, a postapontok és a hivatali egységek között megosztottan történik.
A nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a megszűnt hivatali egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag, a központi irattárban, vagy a Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zártkörűen Működő Részvénytársaságnál (a továbbiakban: központi szolgáltató) történik.

6. A hivatali egységeknél az iratkezelés RobotZsaru-Neo kibővített típusú, tanúsított iratkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik.

7. A minősített adatok kezelését a minősített adatok védelmére vonatkozó Biztonsági Szabályzat (a továbbiakban: Biztonsági Szabályzat) előírásai szerint kell végezni.

8.16 Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály vezetője (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető) látja el, aki e feladatkörében gondoskodik különösen
a) az Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséről,
c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, valamint
e) az egyéb, jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról.
f)17 az iratanyag szabályos selejtezéséről.
9.18 A központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 3. melléklet 77. pontja alapján az IdomSoft Zrt. ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszergazdai feladatait, valamint
a) gondoskodik a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. közreműködésének igénybevételével a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről,
b)19 az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztállyal együttműködve meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket,
c) kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt,
d) kijelöli azt a hivatali egységet (vagy dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről,
e) gondoskodik az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről,
f) gondoskodik a számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges eszközök biztosításáról,
g) nyilvántartja a kiadott elektronikus aláírásokat és meghatározza azok kezelési rendjét.

10. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének szabályszerűségéért. E felelősségi körben kötelesek
a) a hivatali egységek vezetőin keresztül biztosítani az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének rendszeres ellenőrzését és
b) intézkedni a szabálytalanságok megszüntetésére.

11. A hivatali egységek iratkezelését a hivatali egységek vezetői – az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg.

12. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

13. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
b) az irattári tételszám meghatározása,
c) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
d)20 a rábízott iratok megfelelő tárolása, szakszerű kezelése
e) az iratokkal való elszámolás,
f) hatósági statisztikai adatok megadása,
g) az iratok nyomon követhetőségének biztosítása.
h)21 az irat alszámra iktatása, az elektronikus iratok kiadmányozásra felterjesztése, a papíralapú kiadmányozott iratok postázásra továbbítása.

14. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:
a) a hivatali egységeknél készült és más szervtől vagy személytől érkezett küldemények
aa) átvétele,
ab)22 bontása, szkennelése,
ac) nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),
ad) továbbítása,
ae) postázása,
af) irattározása,
ag) őrzése,
ah) selejtezése,
ai) központi irattárba adása,
b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált ki- és átadása, valamint visszavétele.
15.23 Az ügyintézői/ügykezelői állomány a kinevezését követő öt hónapon belül köteles számot adni iratkezelési ismeretekből.
Az ügykezelői állománynak évente legalább egy alkalommal – az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály szervezésében és a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály, valamint a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztály közreműködésével – továbbképzés keretében az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson kell részt vennie. A hivatali egységek vezetői biztosítják az érintett állomány részvételét az oktatáson.

16. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.

5. Az irattári terv szerkezete és rendszere

17.24 Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános rész a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több hivatali egységet érintő irattári tételeket, a különös rész pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket, valamint tételszámokat tartalmazza.

II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

6. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

18.25

19.26

20.27 A beérkező és a helyben keletkező iratokat elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

20/A.28 Az ügyiratokat, legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott – irattári tételekbe kell besorolni.

20/B.29 Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

21. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az – átmeneti, központi – irattárban az Iratkezelési Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.

22.30

7. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

23. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet,
b) hozzáférési jogosultság.
24.31 Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 3. melléklet 77. pontja alapján az IdomSoft Zrt. feladata.

25.32 A rendszergazda feladatai a következők:
a) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b)33
c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó
ca) hozzáférési jogosultságok,
cb) egyedi azonosítók,
cc) helyettesítési jogok
beállítása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,
e)34

26.35

27.36 Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell nyilvántartani. A jogosultságok nyilvántartásba vétele, valamint a meglévő jogosultság módosításának nyilvántartásban történő átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezető, az adatgazda, az informatikai biztonsági felügyelő és a rendszer üzemeltetéséért felelős informatikai vezető engedélyezését követően a rendszergazda feladata.

28.37 A jogosultság regisztrálását, módosítását és – az iratkezelési szoftverben az ügyiratokkal történő maradéktalan elszámolást követő – megvonását írásban kell kezdeményezni. Ennek kezdeményezésére névre szóló jogosultságdokumentáció szolgál. Az erre vonatkozó előírásokat a minisztérium Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

29. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda őrzi, az eredeti példány tárolása, kezelése az iktatóhely szerinti vezető feladata.
30.38

8. Hozzáférés az iratokhoz

31. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

32. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

33. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

34. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

35.39

36.40 A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő, „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű iratok megismerésére és kezelésére az alábbi szabályok vonatkoznak:
a) A „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű iratok a minisztérium döntés-megalapozását szolgáló adatokat tartalmazó iratai.
b) Az irat kezdő oldalának jobb felső sarkában fel kell tüntetni:
ba) a „Nem nyilvános!” szöveget,
bb) „az Infotv. 27. § (5)–(7) bekezdésének rendelkezései szerint” szöveget,
bc) a kezelési jelzés keletkezésének idejét (év, hó, naptári nap).
c) A „Nem nyilvános!” jelzéssel ellátott iratokat zárható irat- vagy lemezszekrényben, vagy kijelölt irattári helyiségben kell tárolni, és iktatásukra az Iratkezelési Szabályzat előírásait kell alkalmazni.

36/A.41 A kormányzati igazgatási irat nem kormányzati elektronikus levelezési címre történő továbbítását az arra jogosult minisztériumi vezető engedélyezi a kormányzati igazgatási irat iktatószámán külön alszámon iktatott kísérő irat (engedély iránti feljegyzés vagy levél) jóváhagyásával, amely kísérő irat tartalmazza
a) a tervezett elektronikus levél
aa) címzettjét (nevét, hivatali szervezetének megnevezését, beosztását),
ab) címzettjének nem kormányzati elektronikus levelezési címét, amelyre az engedélyt kérő minisztériumi szervezeti egység a kormányzati igazgatási iratot továbbítani kívánja;
b) a kormányzati igazgatási irat
ba) 1. pont 1.33. alpontja szerinti fajtájának megnevezését,
bb) címét,
bc) tartalmának rövid ismertetését,
bd)42 iktatószámát,
c) az elektronikus úton történő továbbítás
ca) célját,
cb) indokát,
cc) jogalapját;
d) az elektronikus úton történő továbbítás sürgős jellegét és ennek okát, ha sürgős továbbítás indokolt.

9. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

37.43 Az iratkezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján az egyes hivatali egységek ügykezelői, továbbá iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.
A hivatali egység vezetője kijelöli az ügykezelőt, valamint az iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézőt távollétében rendszeresen helyettesítő munkatársat, és gondoskodik az iratkezelési szoftverhez való hozzáférésének kezdeményezéséről.

38. Az iratkezelésnek lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (pl. átadás-átvétel) elkülönítetten történjen.

39. A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a hivatali egység vezetője a minisztérium központi épülete irodáinak használatával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló BM utasítás előírásai szerint jár el.

40. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

41. A hivatali egységek által használt kulcsdobozokat a hivatali egységek szerzik be a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságtól. A kulcsdoboz számmal való ellátása, nyilvántartása a minisztérium központi épülete őrségének a feladata. Az épület őrsége által felügyelt helyen csak nyilvántartásba vett, számmal és az átvételére feljogosítottak neveivel és személyi (negatív) pecsétnyomóik (a továbbiakban: pecsétnyomó) számaival ellátott és a pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetők el.

III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

10. A küldemények átvétele

42.44 A küldemény
a) hivatali kézbesítés,
b) futárszolgálat,
c) informatikai-telekommunikációs eszköz,
d) elektronikus kapcsolattartás,
e) a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló rendeletben meghatározottak szerint a Magyar Posta Zrt. kézbesítési szolgáltatása, vagy
f) magánszemély személyes benyújtása
útján kerül a kijelölt iratkezelési egységekhez, a BM központi épületében lévő hivatali egységek tekintetében a Központi Postázóba. A küldemény a Központi Postázóból szignálásra vagy iktatásra küldéssel kerül a hivatali egységekhez.

43. A küldemény átvételére jogosult
a) a címzett vagy az általa megbízott személy,
b) az állami vezető, hivatali egység vezetője vagy az általuk megbízott személy,
c) a hivatali egység ügykezelője,
d) az ügyfélszolgálat munkatársa,
e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
f) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az egyes hivatali egységek hivatalos elektronikus postafiókja,
g) a minisztérium Budapest, Nádor utca 2. szám alatti bejáratánál feladatot ellátó eligazító,
h)45
i)46 a Központi Postázó ügykezelője.

44. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

45.47 Ha az ügyfél az iratot papír alapon személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, az átvételről átvételi elismervényt kell adni vagy az átvétel tényét az irat másodpéldányán kell az átvevőnek aláírásával igazolni.

46. A gyors elintézést igénylő –„azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

47.48 A küldemények átvételénél az érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell.
A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen levő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

48.49 A minisztérium és szervei részére a központi papíralapú küldemény elosztását az Állami Futárszolgálat végzi. A BM központi épületébe érkezett küldeményeket az Állami Futárszolgálat – futárjegyzékkel együtt – naponta többször, az elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja közvetlenül a Központi Postázó részére, illetve veszi át a papír alapon továbbítandó küldeményeket.

49.50 A hivatali egységek ügykezelői naponta legalább egyszer a Központi Postázóban veszik és adják át az érkezett és a továbbítandó küldeményeket a rendszeresített iratkezelési szoftverben, illetve a kézbesítőokmányon. A gyors intézkedést igénylő – „azonnal”, „sürgős”, „soron kívül”, „elsőbbségi” jelzésű – küldeményeket a Központi Postázó kiértesítését követően az ügykezelő haladéktalanul átveszi.

11. A küldemények felbontása

50.51 Az érkezett küldeményeket
a) a címzett,
b) az illetékes hivatali egység ügykezelője,
c) a vezető által feljogosított személy vagy
d) a Központi Postázó ügykezelője
bontja fel.

51. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket,
a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak; ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel,
b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte (pl. a hivatali egység vezetője által – meghatározott ügycsoport feldolgozására – kijelölt személy nevére érkezett küldeményeket).

52. A névre szóló küldeményeket az illetékes ügykezelő vagy a vezető által feljogosított személy bonthatja fel.

53. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a hivatali egység ügykezelőjéhez vagy gondoskodni a küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről.

54.52 A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést.

55.53 A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni a küldeményen és az iratkezelési szoftverben is. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

56.54

57. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a Biztonsági Szabályzatban meghatározottak szerint kell eljárni.

58.55 Ha a küldemény felbontásakor megállapítható, hogy:
a) a jelzett melléklet vagy
b) a mellékelt irat
hiányzik, vagy
c) az irat olvashatatlan,
a hiány és az olvashatatlanság tényét az iratkezelési szoftverben dokumentálni és a küldőt erről tájékoztatni kell.

59.56 A postai kézbesítésnél használt elektronikus tértivevények automatikusan az ügyirat részét képezik, a papíralapú tértivevényeket az ügyirathoz kell szerelni.

60.57 Az e-mailen érkezett irat kezelésére is az Iratkezelési Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

61. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

62. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell szerelni, ha
a) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
b) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e)58 „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel látták el.

12. A küldemények érkeztetése

63.59 Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik. Az érkeztetés mindig a küldeményt elsőként fogadó hivatali egység feladata.

64. Az érkeztetési nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:
a) érkeztetés azonosítója,
b) érkeztető neve,
c) beérkezés időpontja,
d) küldemény adathordozója (papír, elektronikus),
e) beérkezés módja,
f) kézbesítés prioritása (pl. sürgős, azonnal),
g) küldemény (idegen) száma,
h) ragszám (postai azonosító),
i) küldő neve, címe,
j) ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó, akkor ennek feltüntetését,
k) címzett szervezet,
l) címzett előadó,
m) egyéb címzett,
n) kezelési utasítások,
o) minősítés,
p) sértetlenség,
q) megjegyzés,
r) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám.

65. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.

66. Felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

67.60

68. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

69. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

70.61 A hivatali egységekhez rendelt e-mail-postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket az Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint kell kezelni, azokat a fogadó hivatali egységnek kell érkeztetnie.

12/A.62 Papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítása

70/A. Külső szervtől/személytől érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú irat átvételére kizárólag a Központi Postázó, illetve a hiteles másolatkészítésre külön engedély szerint feljogosított hivatali egység (a továbbiakban együtt: másolatkészítő szerv) jogosult.

70/B. A másolatkészítő szerv:
a) az elektronikus iratkezelő rendszerben kitölti az „Érkeztető”, illetve „Postabontás” felületet,
b) elkészíti a papíralapú irat elektronikus másolatát,
c)63 összeveti a másolatot az eredeti példánnyal és csatolja az iratkezelési szoftverbe,
d) az egyezést a hitelesítési záradék elhelyezésével tanúsítja,
e)64 őrzi, vagy meghatározott esetekben, illetve külön kérésre a címzett szervezeti egységhez továbbítja az irat papíralapú példányát.

70/C.65 Amennyiben a digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú iratot nem másolatkészítésre jogosult vesz át, köteles azt haladéktalanul a másolatkészítő szerv számára az iratkezelési szoftverben dokumentáltan átadni.

70/D.66

70/E. Az érkezett irat papíralapú példányát az ügyintéző hivatali egység tagja kérheti ki/adhatja vissza a másolatkészítő szervtől/szervnek.

70/F. Hiteles másolat készítésére irányuló jogosultság az iratkezelésért felelős hivatali egység vezetőjénél igényelhető, amennyiben azt a közvetlenül a hivatali egységhez érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső iratok mennyisége indokolja.

70/G. A jogosultság igénylésével egyidejűleg az igénylő hivatali egység vezetője megjelöli a másolatkészítő személyek:
a) hatósági igazolványban foglalt nevét,
b) munkakörét,
c) a jogosultság kezdő időpontját.
A jogosultság megszűnésének időpontjáról a hivatali egység vezetője tájékoztatja az iratkezelésért felelős vezetőt, aki gondoskodik a jogosultak külön nyilvántartásának vezetéséről.

70/H.67 A másolatkészítő szerv azon maradandó értékű irat esetében, amelyről hiteles elektronikus másolatot készített, negyedévente kéri az MNL nyilatkozatát, hogy mely maradandó értékű papíralapú példány semmisíthető meg. A megsemmisítési eljárás alá nem vonható papíralapú példányokat a szerv a levéltári átadásig papír alapon megőrzi.

70/I.68 Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a hiteles másolatkészítési eljárás rendszeres ellenőrzéséről.

70/J. Az informatikáért felelős vezető felelős a másolatkészítéshez szükséges alkalmazások és tárgyi eszközök rendelkezésre állásáért és folyamatos, üzembiztos, rendeltetésszerű működéséért.

70/K.69 A hiteles elektronikus dokumentumok megváltoztathatatlanságát az iratkezelési szoftver a Belügyminisztérium Másolatkészítési Szabályzata szerinti műszaki dokumentációban bemutatott módon biztosítja.

13. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

71. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye.
Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

72.70 Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
A csatolást vagy annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell.

73.71 Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.

74. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/z....... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

75. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő azt az utóbb érkezett irathoz szereli, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző gondoskodik ennek végrehajtásáról.

14. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

76. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy hivatali egység kijelölése érdekében.

77. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

78. Az irat szignálására jogosult
a) kijelöli, hogy mely hivatali egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
c)72 közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja, elektronikus küldemény esetében mindezt az iratkezelési szoftver szignálási felületén dokumentálja.

79. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés – így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás – ideiglenes megoldással való elhelyezése nem megengedett.

IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

15. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

80.73 Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak.

81.74 A papíralapú, valamint az elektronikus iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
a) elektronikus érkeztetőkönyv: a küldemények beérkezésének dokumentálására,
b) elektronikus iktatókönyv, mely magában foglalja az érkeztetőkönyvet, valamint a név- és tárgymutatót: az iratok nyilvántartására,
c) iratkezelési szoftver üzemzavara esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,
d) átadókönyv: más hivatali egység részére történő átadás vagy az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok, illetve a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratok nyilvántartása esetén,
e)75 kézbesítőkönyv: minisztériumon kívüli szervezetek részére, a az Állami Futárszolgálaton és a Magyar Postán kívüli kézbesítés esetén,
f)76 futárjegyzék: az Állami Futárszolgálaton keresztüli kézbesítés esetén,
g) főnyilvántartási könyv: az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására,
h) kölcsönzési napló: a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására,
i) gyarapodási és fogyatéki napló: a központi irattári anyag gyarapodásának vagy fogyásának nyilvántartására,
j) bélyegző-nyilvántartási könyv: a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására,
k) átadási jegyzék: a hivatali egységek egymás közötti iratforgalmának dokumentálására.
l)77 elektronikus aláírások nyilvántartása,
m)78 iktatókönyv-azonosítók nyilvántartása
n)79 elektronikus feladójegyzék: a kimenő postai küldemények nyilvántartására.

82.80 A segédletek főnyilvántartó könyvét az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály vezeti.

83.81 A főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket.

84.82 A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

85.83 Az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály kijelölt munkatársa a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket hitelesíti, amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a körbélyegző lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó hivatali egység megnevezését rávezeti.

86.84 Az iratkezeléshez használt segédleteket – kivéve a futárjegyzéket – és a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztálytól kell igényelni, amely a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályon keresztül gondoskodik azok központi beszerzéséről.

16. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

87. A minisztériumba érkező vagy ott keletkező iratokat – a jogszabályokban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

88.85 A pénzügyi-számviteli, személyügyi, az anyagkezeléssel, valamint az elektronikus információbiztonsággal kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok és az Iratkezelési Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
Az európai uniós források felhasználásáért felelős miniszter által a www.szechenyi2020.hu oldalon közlemény formájában közzétett költségvetési előirányzatokból származó forrásokból projektek megvalósításához nyújtott támogatásokkal és az azokból finanszírozott fejlesztésekkel kapcsolatos adatok nyilvántartása a külön jogszabályban meghatározott elektronikus felületen történik, beleértve a Belügyi Alapokból származó forrásokhoz kapcsolódó iratkezelést is.

89. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni azok rendelkezésre állása esetén
a) az iktatószámot,
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítóját,
d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,
e) a küldés időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot (idegen szám),
i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),
j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
k) az irat tárgyát,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát,
m) a kezelési feljegyzéseket,
n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezésre vonatkozó utasítást.

89/A.86 Amennyiben a papíralapú irat megőrzési kötelezettsége hiteles elektronikus másolat készítésével valósul meg, úgy a papíralapú iratot az iktatás során irattári tételszámmal kell ellátni.

90. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. A sorszám (főszám) évente eggyel kezdődően folyamatos. Egy sorszámon csak egy ügyet lehet iktatni.

91. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Ha az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám (főszám) alatt kell nyilvántartásba venni.

92. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

93. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

94. A miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök nevére érkezett és továbbszignált iratok iktatásáról az ügyintézésre kijelölt hivatali egység gondoskodik.
95.87 A hivatali egységek közötti belső levelezés során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes hivatali egység ügykezelője iktatja főszámra. A választ adó hivatali egységek iratukat főszabály szerint a főszám alszámára iktatva küldik vissza, az elektronikus átadókönyvben történő átadás-átvétel dokumentálásával.
96.88 Az iktatási adatbázis időszakos – az Informatikai Biztonsági Szabályzatban meghatározottaknak megfelelő – biztonsági mentéséről, továbbá a féléves és éves archiválásról a rendszergazda gondoskodik. A biztonsági másolatot a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 3. melléklet 77. pontja alapján az IdomSoft Zrt. tárolja.

97. Az iktatás decentralizáltan, a hivatali egységek kijelölt iktatóhelyein történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

98.89 Az iktatás
a) a Személyügyi Főosztály személyzeti jellegű irataihoz,
b) az Önkormányzati Gazdasági Főosztály a költségvetési törvény jogcímei alapján felvett tárgykörökhöz,
c) a nemzeti bűnmegelőzési stratégiával összefüggő titkársági feladatokhoz,
d) az európai uniós források koordinációjával összefüggő feladatokhoz,
e) a vezetőképzéssel, továbbképzéssel és tudományszervezéssel összefüggő,
f)90
g) a Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság hivatali egységeinek alapfeladataihoz
kapcsolódó ügyek iratai iktatásának kivételével egy központi iktatókönyvben történik.

98/A.91 Az elektronikus iratkezelési szoftverben – az Iratkezelési Szabályzatban nem nevesített – egyéb külön iktatókönyv létrehozása az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó hivatali egység vezetőjének írásbeli engedélyével lehetséges.

99.92 Az iktatókönyvek azonosítóit az alábbiak szerint kell képezni. Az általános iktatókönyv esetében a minisztérium rövidített betűjele: BM. A jelölt hivatali egységek elkülönített iktatókönyvei esetében a Belügyminisztérium rövidített betűjele és – az ügykört vagy a hivatali egységet jelölő – rövidített azonosító betűjele vagy a Belügyminisztérium rövidített betűjele és szám kombinációja.
Az iktatókönyv-azonosítókat az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály a BM Iktatókönyv-azonosítók Nyilvántartásában tartja nyilván.

100. Az iktatókönyvek minden év január 1-jén 1-es iktatószámmal kezdődnek, amelyeket a naptári év végéig folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

101. Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

102.93 Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.

103. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

104. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

105. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a hivatali egység nevét, továbbá
a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,
b) az iktatókönyv sorszámának, alszámának,
c) az ügyintéző nevének és
d) a mellékletek számának
feltüntetésére szolgáló rovatokat.

106. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „Melléklet a ... iktatószámú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik hivatali egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett hivatali egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

107. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

108. Az iktatószám felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/év. A főszám-alszám/év egy egységként tekintendő azonosító. A főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az iratkezelési szoftverben beállított számláló automatikusan képez. Az évszám az aktuális év négy számjegye (Pl. BM/3456-3/2013., BMSZÜ/339-5/2013., BMÖGF/566-4/2013., BMNKO/668-6/2013.).

109.94 Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a soron következő főszámot kapja (pl. BM/17/2021.).

17. Elektronikus dokumentumok iktatószámokhoz történő rendelése

110.95 Közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott vagy beérkezett papíralapú iratokat az érkeztetéssel egyidejűleg dokumentumszkenner segítségével digitalizálni és hitelesíteni kell, majd az érkeztető számhoz kell rendelni. A saját készítésű iratok elektronikus példányát az iktatószámhoz kell szerelni.

111.96 Az iratok digitalizált képe (pl. pdf) képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelési szoftver vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.

112.97 A Kr. 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli nem szkennelhető papíralapú iratok körét az Iratkezelési Szabályzat 3. függeléke, valamint a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról szóló BM utasítás határozza meg.

112/A.98

112/B.99 A szkennelés után ellenőrizni kell a létrehozott képfájl minőségét, és ha szükséges, a javításról gondoskodni kell. Ha a digitalizálás során több oldal szkennelése történik meg, akkor gondoskodni kell az összetartozó tartalmak egymáshoz rendeléséről.

112/C.100 A vonalkódot használó hivatali egységek esetében a szkennelendő papíralapú küldemény első oldalára fel kell ragasztani a vonalkódot úgy, hogy a küldeményen információ ne kerüljön elfedésre. Ha erre nincs lehetőség, illetve ha annak elhelyezése a küldemény állagának sérelmével járna, a vonalkódot és az érkeztető bélyegzőlenyomatot külön A4 méretű üres lapon kell elhelyezni és a küldeményhez csatolni. A szkennelésre a bejövő küldemények érkeztetését megelőzően kerül sor.

112/D.101 A nem szkennelhető küldemények és mellékleteik papír alapon kerülnek továbbításra.

18. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

113. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából
a) az iktatott iratok közül a hivatali egységen belül más részlegnek átadásra,
b) másik hivatali egységnek átadásra,
c) más külső szervnek továbbításra, valamint
d) a határidőbe és irattárba helyezésre
kerülő iratokat.

114. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

115. Az iratok kiadását, átadás-átvételét – az elektronikus átadás-átvétel mellett – papír alapon átadókönyvben, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának, illetve egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.

116. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintéző köteles az iratkezelési szoftverben az átadás-átvételi funkciót alkalmazni, melynek során az iratkezelési szoftver rögzíti az átadás-átvétel időpontját, tényét és az átadás-átvételt végzők nevét.

117. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az átvételi funkcióval dokumentálni kell.

118.102 Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – hivatali egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét.

19. Kiadmányozás

119. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

120. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával látja el. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

120/A.103 A kiadmányozásra előkészített elektronikus iratot az iratkezelési szoftver megfelelő funkciójával az ügyintéző terjeszti fel az aláírásra, illetve kiadmányozásra jogosult vezető részére.

121. A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

122.104 Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) az „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását, valamint
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

122/A.105 Amennyiben elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton az alábbi tartalmú hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) az „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget,
b) a kiadmányozó nevét,
c) elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevét,
d) a kiadmányozás időpontját,
e) másolatkészítő szervezet nevét,
f) másolat hitelesítésére jogosult személy nevét,
g) másolat hitelesítésére jogosult személy aláírását,
h) másolat keltezését, valamint
i) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

122/B.106 Amennyiben a hiteles kiadmány több oldalból áll, a hiteles másolatkészítő gondoskodik a papíralapú hiteles másolat lapjainak elválaszthatatlan módon történő összekapcsolásáról. Hiteles másolat kiadásánál az iktatókönyvben az irat adatainál dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

123.107 Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „tértivevényes” küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható.

124. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma feltétlenül indokolja.

125. A hivatali levelezés során az iratokat, a belügyminisztériumi iratokon megjelenő azonos alaki elemek használata érdekében, a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának függelékében meghatározott iratminták adattartalma alapján – különös figyelemmel az irat záradékolására – kell elkészíteni.

20. A papíralapú irat továbbítása, expediálása

126. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

127. Az iratokat a hivatali egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles
a)108 az iratot a címzettnek történő továbbítás céljából az Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint, az „azonnal”, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani a Központi Postázó vagy a postapontok részére,
b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

128. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

129. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

130.109 Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító átadási jegyzékkel a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – a Központi Postázó vagy a postapontok részére.

131.110 A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár-, postai és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

132.111 Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

133. A boríték címoldalán fel kell tüntetni
a) a küldő (hivatali egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d)112 a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős).

133/A.113 Postai hivatalos irat esetén a boríték címoldalán fel kell tüntetni:
a) a küldő (hivatali egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket pl. tértivevényes („T.v.”),
e) az irat példányszámát,
f) az értesítés típusát (A1, A2).

133/B.114 A postai sima irat esetén a boríték címoldalán fel kell tüntetni:
a) a küldő (hivatali egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) az irat példányszámát.

134.115 Az iratot a Központi Postázón, vagy a postapontokon keresztül a Magyar Posta Zrt. útján, Állami Futárszolgálat útján, esetenként saját (alkalmi) kézbesítővel, vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

135. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS,
SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

21. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

136.116 Az irat határidő-nyilvántartásba, vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével és/vagy az iratkezelési szoftver megfelelő felületének kitöltésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell meghatározni.

137.117 Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése vagy selejtezése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

138. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

139. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében helyezi el és tartja nyilván,
b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezeti és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadja.

140. Ha a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezeli az ügyiratot.

141. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv „Megjegyzés” rovatába feljegyzi.

22. Irattár

142. Az iktatóhelyekkel rendelkező hivatali egységek átmeneti irattárat kötelesek működtetni.

143.118 A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint az MNL-nek az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály által működtetett központi irattár, a Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság hivatali egységei esetében a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztály által kezelt Dokumentumtár (a továbbiakban: Dokumentumtár), illetve a központi szolgáltató feladata.

144. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

145. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

146. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

147. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

148. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt az Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

23. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

149. Az iratkezelési szoftver „Ügy lezárása, átmeneti irattárba tétele” felületén az irattárba helyezéssel kapcsolatos adatokat be kell vezetni, és a lezárt ügyiratokat el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

150. Az irattárba helyezést a hivatali egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.

151. Az irattározás az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes hivatali egység kötelezettsége.

152. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró hivatali egység részére.

153. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző hivatali egységeknél.

154. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

155.119 Az ügyintéző legkésőbb az ügy befejezésekor
a) az irattári terv alapján meghatározza az irattári tételszámot és a megőrzés idejét, amelyeket a papíralapú és vegyes ügyiratok esetében rögzít az előadói íven,
b) a vegyes ügyiratok esetében, a kizárólag elektronikus formában létező ügyiratdarabok alszámát rávezeti az előadói ívre,
c) a papíralapú ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul elhelyezi az alapirat előadói ívében.

156. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

157. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

158. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

159. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.

160.120 Az átmeneti irattárban az irattározási utasítással ellátott iratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell elhelyezni.

161. A raktári egységekre fel kell jegyezni
a) a minisztérium és a keletkeztető hivatali egység megnevezését,
b) az iratok keletkezésének évét,
c) iktatószámokat -tól/-ig,
d) az irattári tételszámot,
e) az iratok selejtezésének vagy levéltárba adásának évét és
f) a raktári egység sorszámát.

162.121 A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a hivatali egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár, vagy a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató részére történő átadásig.

163.122 Az irattárból kiadott papíralapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló), helyükre az átvevő által aláírt ügyiratpótló lapot kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen – a rögzített kivételekkel – csak a központi irattárnak, vagy a Dokumentumtárnak, vagy a központi szolgáltatónak adhat át.

24. Az iratok átadása a központi irattár részére és a központi irattár működése

164.123 A központi irattár, vagy a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató részére a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit raktári egységekben, keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell átadni.

165.124 A hivatali egységek az irattározott iratok közül az 5 éven túl megőrzendő iratokat a központi irattár, vagy a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató részére kötelesek átadni.

166.125 A személyi, fegyelmi, és a személyzeti panaszügyek iratanyagát, a gazdasági, pénzügyi ügyek iratait, a rendészeti vezetőkiválasztással, vezetőképzéssel és továbbképzéssel kapcsolatos ügyek iratait, továbbá a tudományszervezéssel kapcsolatos ügyek iratait a feladatkör szerint illetékes hivatali egység, míg a Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság iratanyagát a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztály kezeli és őrzi.

167.126 A központi irattár az ügyiratokat
a) eredeti alakjukban,
b) előadói ívben elhelyezve,
c) hivatali egységenként,
d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,
e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,
f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,
g) nyilvántartásaikkal együtt,
h) iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező, selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelő darabszintű iratjegyzék kíséretében
veszi át. Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsolót, műanyagból készült iratborítókat.

168.127 Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó hivatali egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete az iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a központi szolgáltató, a másik az iratot átadó hivatali egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni. Az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály részére a jegyzőkönyv hitelesített elektronikus másolatát meg kell küldeni.

169.128 A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár, vagy a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

170.129 A központi irattár, vagy a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató részére átadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell.

171. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

172.130

173.131

174.132

175. A központi irattár
a) nyilvántartja a minisztérium iratképző hivatali egységeit,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
d)133 gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL vagy egyéb illetékes levéltár és jogszabály által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

176.134 A központi irattár, a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató papíralapú iratot csak a készítő hivatali egység vagy a feladatait átvevő hivatali egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését.
Ha más hivatali egység iratát kérik ki a központi szolgáltatótól, vagy más hivatali egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó hivatali egység vagy a feladatait átvevő hivatali egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges.
Megszűnt hivatali egység esetén az engedélyt az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

177. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:
a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
b) irattári hely: irattár neve, ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót, abban az esetben a polc sorszáma,
c) doboz vagy csomó sorszáma,
d) irat azonosító száma,
e) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,
f) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),
g) az irat tárgya,
h) a kiemelés ideje (év, hó, nap),
i) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,
j) a kiemelést végző neve,
k) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),
l) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
m) a visszahelyezést végző neve, valamint
n) az engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az iratkiadás.

178.135 A központi irattár, vagy a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató a levéltárak vagy jogszabály által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt a leadó hivatali egység vagy a feladatait átvevő hivatali egység vezetőjének írásbeli engedélyének, megszűnt hivatali egység esetén az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály vezetője engedélyének megszerzését követően más irathoz szerelik.

178/A.136 A központi szolgáltatónak átadott iratanyagból az iratkölcsönzést, betekintést, illetve kikérést az átadó hivatali egység iratkikérésre jogosult munkatársa kezdeményezi az 1. függelékben található 9. iratminta kitöltésével. Az adatlapot másolatban továbbítania kell az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztálynak, a Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság főosztályai esetében a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztálynak.

25. Az iratok selejtezése

179.137 Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével legalább évente egyszer, legfeljebb évente négyszer selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani. (Pl. a 2013-ban keletkezett, 2013. június 6-án lezárt, 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2014. június 6. után szabad kiselejtezni.)

180.138 Az iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

181.139 Az iratselejtezést a hivatali egység ügykezelője hajtja végre, az elkészült jegyzőkönyvet az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály vezetője hagyja jóvá. A Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság hivatali egységeinél a selejtezést a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztály vezetője koordinálja.

182.140

183. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről, megsemmisítéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

184. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását, valamint a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

185.141 A selejtezésről 1 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza
a) a selejtezést végző hivatali egység megnevezését,
b)142
c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
d) az iratok évkörét,
e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),
f) az irattári tétel címét,
g) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,
h)143
i) a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
j)144
k) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

186. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

187.145

188.146 Az iratselejtezési jegyzőkönyvet és az iratjegyzéket (amennyiben a tételek száma meghaladja az 500 db-ot, elektronikus formában) 1-1 példányban, iktatás után az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály vezetője részére – a Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság főosztályai esetében a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztályon keresztül – kell megküldeni, aki jóváhagyását követően azokat az MNL-nek továbbítja a selejtezés engedélyezése végett.

189. A selejtezés időpontját – az MNL selejtezési engedélyének birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

26. Megsemmisítés

190. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a hivatali egység vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

191.147 A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával kell megsemmisíteni.

192.148 A kiselejtezett, papírzsákban elhelyezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály, illetve a Dokumentumtár koordinálja, és gondoskodik a selejtezett iratanyag elszállításáról. A papírzsákok beszerzését a hivatali egységek az irodaszer igénylésével, önállóan intézik.

193.149 A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. A papírzsákokra az adathordozót elhelyező felelős hivatali egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását le kell zárni.

27. Az iratok levéltárba adása

194.150 A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a központi irattár, vagy a központi szolgáltató az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL-nek.
Az ügyiratok MNL-nek történő átadása a Kr. 65. §-a szerinti szabályok figyelembevételével történik.

195. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A BM VAGY A BM HIVATALI EGYSÉGE MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

196. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

197.151 A hivatali egység vezetője gondoskodik arról, hogy megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén az iratkezelési folyamat résztvevői (hivatali egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen elszámoljanak. A befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírások szerint irattárba, a folyamatban lévő ügyek iratait a vezető által az ügy intézésével továbbiakban megbízott ügyintéző részére kell átadni. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. Az ügyiratok átadás-átvételét az iratkezelési szoftverben is dokumentálni kell.
Amennyiben a felhasználó nevén az iratkezelő rendszer a leszerelés időpontjában iratot jelez, a leszerelő lap aláírására nem kerülhet sor.

197/A.152 Ha a megszűnő hivatali egység feladatkörét más szerv veszi át, iratait a feladatkört átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. A megszűnő hivatali egység vezetője gondoskodik az ügyviteli folyamat résztvevőinek az iratokkal való – Iratkezelési Szabályzat előírásai szerinti – elszámoltatásáról, az ügyiratok iratkezelési szoftverben történő lezárásáról és irattárba helyezéséről, valamint az iratok átadás-átvétele dokumentálásának előkészítéséről. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet a BM részéről az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó vezető írja alá.

198.153 A hivatali egységek vezetői az iratkezelési szoftver felhasználói változásairól a rendszergazdát értesítik, és kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

VII. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

28.154 Bélyegzőkkel, pecsétnyomókkal kapcsolatos rendelkezések

199. A minisztérium hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott körbélyegző. Az állami vezetők a tisztségüket, beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A hivatali egységek körbélyegzőjén felül a „Belügyminisztérium”, alul a hivatali egység hivatalos megnevezése szerepel.

200. A minisztérium kijelölt főosztálya a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok tanúsítvánnyal történő ellátásának szabályairól szóló miniszteri rendelet előírásai alapján, az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében a közbenső felülhitelesítéshez angol nyelvű, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használ. A körbélyegzőn felül a „Ministry of Interior of Hungary”, alul a hivatali egység hivatalos megnevezése angol nyelven és a körbélyegző sorszáma szerepel.

201. A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

202.155 A körbélyegzők központi nyilvántartásáról az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály gondoskodik.

203.156 A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és hivatali egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és a bélyegző használójának a nevét, aláírását, valamint a visszavétel, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

204. Körbélyegző a felső szintű vezetőnek, a hivatali egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. A körbélyegzőt a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.

205. A körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

206.157 A körbélyegzők, fejbélyegzők és egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály gondoskodik.

207.158 A hivatali egységek a bélyegzőket – a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján letölthető Bélyegző igénylési lap kitöltésével – a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály jóváhagyásával, az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztálytól igénylik, amely gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.

207/A.159 A Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság főosztályai esetében a bélyegzők megrendelését a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztály koordinálja, és a saját főosztályai tekintetében nyilvántartja.

208. A hivatali egység vezetője gondoskodik
a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,
b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

209. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

210. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében
a) írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,
b) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
c) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,
d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

211.160 A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló biztonsági tárolóhoz vagy lemezszekrényekhez használatos pecsétnyomóra vonatkozó igényt a hivatali egység vezetője írásban kezdeményezi az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztálynál. Az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály gondoskodik annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról és visszavételéről.

211/A.161 A pecsétnyomót a lenyomatával vagy számának és az esetleges betűjelölésének együttes dokumentálásával, az érkezésének sorrendjében kell nyilvántartásba venni. Minden pecsétnyomót új sorszámon kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, hogy a személyi pecsétnyomót meghatározott időszakban ki használta.

211/B.162 A pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

211/C.163 A pecsétnyomót a használója:
a) csak a hivatali munkával kapcsolatban használhatja;
b)164 másnak csak az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztálynál történő előzetes átírás után adhatja át;
c)165 munkaviszony vagy feladatkör megszűnése esetén az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztálynak köteles visszaadni;
d) ha elveszik, vagy eltűnik, erről a közvetlen vezetőjét soron kívül szóban, majd írásban köteles tájékoztatni, aki annak pótlásáról gondoskodik. A pecsétnyomóért használója kártérítési felelősséggel tartozik, elvesztése vagy eltűnése esetén a kártérítési eljárás lefolytatását követően intézkedni kell a pecsétnyomó nyilvántartásból való törlésére.

29. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

212. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket.

213. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

30. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

214. A hivatali egység vezetője hivatali egységénél köteles
a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,
b) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,
c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,
d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
e) gondoskodni – az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,
f) közvetíteni az Iratkezelési Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

215. A hivatali egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie.

216. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során
a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,
b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

217.166

31. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési szoftver üzemzavara esetén167

218.168 A rendszergazda az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési szoftver leállásáról és arról, hogy az Iratkezelési Szabályzatban az iratkezelési szoftver üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

219.169 Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelési szoftverben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

220.170 A helyreállt iratkezelési szoftverben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

221.171

222.172

223.173 A papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről, valamint központi főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály gondoskodik. A Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság főosztályai esetében az iratkezelési segédletek kiadását a Dokumentumkezelési és Ügyviteltámogató Főosztály koordinálja.

224.174

225.175

226.176

227.177

228. Hivatali egységenként papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

229. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott iratokat haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvben kell iktatni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

230.178 A 229. pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél az iktatókönyv azonosítóját és az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység iktatókönyv azonosítója a központi főnyilvántartó könyv nyilvántartási sorszáma [pl. iktatókönyv azonosítója: BM67/főszám: 233-alszám: 1/évszám: 2013/egyedi azonosítási jelölés: ÜZ (BM67/233-1/2013./ÜZ)]. Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről, valamint azok központi főnyilvántartásba vételéről az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztály gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

231. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

232. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

233. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

234. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és a keltezést.

235. A papíralapú iktatókönyv lezárását a hivatali egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a hivatalos bélyegzőlenyomat hitelesíti.

236. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

237.179 Papíralapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.

238. Téves iktatás esetén a papíralapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, a „Téves iktatás” rávezetésével, keltezéssel és aláírással oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.

238/A.180 A Központi Postázóban a futáralosztály által kézbesített papíralapú küldemények átadását a hivatali egységek részére a Központi Postázóban rendszeresített ÜZ átadás-átvételi ív alapján kell dokumentálni.

VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

239.181 Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum) érkeztetését az iratkezelési szoftverben végre kell hajtani.

240.182 Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – ellenőrizni kell. A megnyithatóság (olvashatóság) sikertelenségét, az elektronikus aláírás érvénytelenségét az iratkezelési szoftverben dokumentálni, továbbá a feladót erről értesíteni kell.

241.183

242. Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

243.184 A vélhetően informatikai biztonsági kockázatú, kártékony tartalmú küldemény érkeztető rendszerből való törlési engedélyét az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető, illetve az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető egyidejű tájékoztatásával az informatikai biztonsági felügyelő adja ki.

244. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

244/A.185 Téves címzéssel, sikertelen vagy helytelen kézbesítéssel érkezett küldeményekkel kapcsolatban a Kr. 26. §-a, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer által tévesen továbbított küldemény esetében a Kr. 38/D. § (1a) bekezdése szerint kell eljárni.

245.186 Az elektronikus kiadmánytervezet kiadmányozásra vagy aláírásra felterjesztéséről az ügyben eljáró ügyintéző gondoskodik.
Az aláírt elektronikus irat további – felsőbb vezetőnek – kiadmányozásra/aláírásra felterjesztéséről az aláíró vezető ügykezelője gondoskodik.

245/A.187 A Hivatali/Cégkapu és az Ügyfélkapu elektronikus küldési móddal továbbítandó kiadmányozott elektronikus irat címzetthez való megküldéséről az ügyben eljáró hivatali egység ügykezelője gondoskodik.

246.188 Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervektől érkezett küldemények az iratkezelési szoftverben automatikusan érkeztetésre kerülnek. Az elektronikus érkeztető könyvet a Központi Postázó és a postapontok ügykezelői a napi munkavégzés során kötelesek folyamatosan figyelemmel kísérni, és a küldeményeket a címzett részére továbbítani. A címzettek kötelesek a küldemények Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről gondoskodni.

246/A.189 Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „NOVA SZEÜSZ elektronikus küldés” példánykezelési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

247.190 Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren kívüli ügyfelek részére elektronikusan hitelesített küldeményt
a) a Kr.-ben foglaltak alapján küldött, „Posta SZEÜSZ elektronikus küldés”,
b) az Ügyfélkapuval rendelkező ügyfelek részére az „Ügyfélkapu (elektronikus küldés állampolgárnak)”,
c) a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszerhez csatlakozott hivatalok részére a „Hivatali kapu (elektronikus küldés hivatalnak)”
d) hivatal elektronikus levelezőrendszerébe az „E-mail”
példánykezelési mód kiválasztásával kell megküldeni.

248.191 A minisztériumon belüli iratforgalom keretében az egy ügyhöz tartozó ügyiratdarabok vezető által kiadmányozott példányát kell az iratkezelési szoftver „vezetői utasítások” felületén az ügyintéző hivatali egység részére megküldeni.

249.192 Elektronikus levelezőrendszeren keresztül állampolgárnak, az „E-mail” példánykezelési mód kiválasztásával iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett az elektronikus kapcsolattartás módjáról a Rendelkezési Nyilvántartásban rendelkezett, és az e-mailen történő kapcsolattartást megjelölte, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri, vagy a Rendelkezési Nyilvántartásban nem rendelkezett az ügyfél a kapcsolattartás módjáról, és megkeresését elektronikus levélben küldte be.

250. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

251. Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

252.193 Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az irat papíralapú hiteles példányát kell megküldeni a címzettnek.

253.194 A Kr. 2. mellékletében, a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról szóló BM utasításban, valamint az Iratkezelési Szabályzat 3. függelékében felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

254. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

255. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

256. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

257.195

258.196 A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
b) vegyes ügyiratok esetében az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani.

259. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

260. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – úgy mint olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság – biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

261.197 A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az Iratkezelési Szabályzatban kijelölt hivatali egység vezet nyilvántartást, amelyekre vonatkozó előírásokat az Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza.

262.198

263. Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra.

264. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

32.199

265.

266.

33.200 Elektronikus aláírásokkal kapcsolatos rendelkezések
267.201 Elektronikus aláírást az „Elektronikus aláírás és időbélyeg szolgáltatás nyilvántartó lap”-on (a továbbiakban: nyilvántartó lap), annak teljes körű kitöltésével és az igénylő, valamint az igény jóváhagyására jogosult vezető aláírásával kell igényelni a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztálytól. Az elektronikus aláírás határozott idejű, megújítása esetén újból kell kezdeményezni az igénylést a felhasználónak. A nyilvántartó lap elválaszthatatlan melléklete a „Tanúsítvány megrendelő és regisztrációs űrlap” másolata.
268.202 A Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály az elektronikus aláírásokról – a nyilvántartó lapon szereplő adatok alapján – nyilvántartást vezet, és gondoskodik
a) a tanúsítványok megújításáról határozatlan idejű elektronikus aláírás igény esetén,
b) új tanúsítványok igényléséről,
c) a visszavonási kötelezettségek ellátásáról.
269.203 Az aláírásokat a szolgáltatótól a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály vezetője veszi át, majd átadás-átvételi jegyzőkönyvben átadja a felhasználónak.
270.204 A minősített személyi aláírást a szolgáltatótól személyesen a felhasználó veszi át, és bejelenti a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztálynak.
271.205 Amennyiben a határozott időre igényelt elektronikus aláírás lejár, és annak meghosszabbítására nem kerül sor, a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály gondoskodik az elektronikus aláírás-tanúsítvány tanúsítványtárból való törléséről, minősített aláírás esetén az eszköz visszavételéről és a tanúsítvány érvényességének megszüntetéséről.
272.206 Az elektronikus aláírással kapcsolatos rendkívüli esemény bekövetkezése esetén azonnal értesíteni kell a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály vezetőjét.

273. Elektronikus aláíráshoz tartozó jelszavakat a felhasználónak zárt borítékban kell átadni, amelynek tartalmát kizárólag csak az adott felhasználó ismerheti.
A felhasználó felelős az aláíráshoz tartozó jelszó zárt, biztonságos, mások által nem hozzáférhető helyen való tárolásáért.
Amennyiben a szolgáltatás lejár, vagy rendkívüli esemény miatt végleg visszavonásra kerül, a jelszót tartalmazó irat megsemmisítéséről a felhasználónak kell gondoskodnia.

1. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz207


A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) ÁLTAL
RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA

Az iratmintatárban a hivatali egységek által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák. Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:

1. jegyzőkönyv,
2. ügyiratpótló lap,
3. adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához,
4. kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez,
5. iratselejtezési jegyzőkönyv,
6. selejtezési iratjegyzék,
7. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,
8. iratátadás-átvételi jegyzék.
9. adatlap a Központi szolgáltatótól történő adatkérés dokumentálására

1. iratminta: jegyzőkönyv

BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve

0R06187M_0

Iktatószám:

 

 

Jegyzőkönyv

Készült:

dátum, szerv és helyiség megnevezése

Tárgy:

a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás megnevezése

Jelenlevők:

a jelenlévő, részt vevő, eljáró személyek neve és beosztásuk felsorolása vagy utalás a külön jelenléti ívre

Jegyzőkönyv-
vezető:

a jegyzőkönyvvezető megnevezése

(Szöveg)

 

 

...........................................
aláírás

...........................................
aláírás

 


...........................................
aláírás


...........................................
aláírás

 

(P. H.)

Melléklet:

 

Készült: ... példányban

Kapják: személy vagy szerv megnevezése

Irattár

 

Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) ..................; Fax: (06 1) ..................; E-mail: név@bm.gov.hu


2. iratminta: ügyiratpótló lap

BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve

Ügyiratpótló lap

Ügyirat:

keletkeztetője, iktatószáma (év megadásával):

irattári tételszáma:

tárgya:

Ügyirat kiadva:

hivatali egység megnevezése:

kikérő neve:

ügyirat szerelve:

az ügyirat betekintésre kikölcsönözve határidőig:



Keltezés helye, ideje

................................................................
átvevő aláírása

................................................................
kiadó irattáros aláírása




Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) ..................; Fax: (06 1) ..................; E-mail: név@bm.gov.hu


3. iratminta: adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához

BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve

ADATLAP
hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához

Hivatali Kapu rövid neve (a megfelelőt kérjük, jelölje meg):

Igénylés

Lemondás

Személy neve (meg kell egyeznie az ügyfélkapu adatbázisban szereplő azonosítóval):

E-mail címe (meg kell egyeznie az ügyfélkapu adatbázisában szereplővel, ami az igénylő hivatali e-mail címe):






Keltezés helye, ideje

................................................................
Igénylő neve aláírása

................................................................
Hivatali egység vezetőjének neve, aláírása




Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) ..................; Fax: (06 1) ..................; E-mail: név@bm.gov.hu


4. iratminta: kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve

KÍSÉRŐLAP
elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

Címzett neve:

Címe:

Adathordozó paraméterei:

Adathordozó típusa (pl. DVD, CD):

Méret (kapacitás):

Nyilvántartási szám

Adatállomány azonosítója (neve), típusa (fájl neve, típusa)

Tárgy

Rendelkezik-e elektronikus aláírással

Megjegyzés





Keltezés helye, ideje



aláírás
kiadmányozó neve, beosztása

(P. H.)


Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) ..................; Fax: (06 1) ..................; E-mail: név@bm.gov.hu



5. iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv


BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve

Iktatószám:

Iratselejtezési jegyzőkönyv

Készült: dátum, hivatali egység és helyiség megnevezése:

A selejtezést végrehajtó ügykezelő:

A selejtezést jóváhagyta:

Az alapul vett szabályzat, utasítás (az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok):

A selejtezés alá vont iratok keletkeztetője, évköre: ..........................................................

Eredeti terjedelem: .................................... ifm.

A kiselejtezett iratok mennyisége: ................................. ifm.

Kiselejtezett iratok felsorolása:

Év

Tételszám

Irattári tétel címe

Terjedelem (ifm)


A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el.



kmf.
Jóváhagyom:

....................................…...........................

................................................................

ügykezelő

iratkezelésért felelős vezető




Készült: 1 papíralapú példányban
Kapja: elektronikus úton Magyar Nemzeti Levéltár”



6. iratminta: selejtezési iratjegyzék


BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve


Iktatószám:

Selejtezési iratjegyzék

Év

Tételszám

Iktatószám(ok)





Keltezés helye, ideje


Jegyzéket készítette:

......................................................
aláírás




Készült: 1 példányban
Kapják: 1 pld. Irattár



Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) ..................; Fax: (06 1) ..................; E-mail: név@bm.gov.hu


7. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve

Iktatószám:

Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

Készült:

dátum, szerv, helyiség megnevezése

Átadó:

az átadó szerv és személy megnevezése, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése

Átvevő:

az átvevő szerv és személy megnevezése, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése

Az átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag, iratkezelési segédlet:

Az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése:

Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások stb. felsorolása: utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.

........................................................
átadó

........................................................
átvevő
(P. H.)


Látta:

...........................................................
hivatali egység vezetője
(P. H.)

Melléklet: ........ lap iratátadás-átvételi jegyzék
Készült: ..... példányban (1 pld. .... lap)
Kapják: átadó megnevezése
átvevő megnevezése
Irattár


8. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzék


Melléklet a(z) ....................................... iktatószámú irathoz.


BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység vagy személy neve


Iratátadás-átvételi jegyzék

Átadási egység sorszáma

Év

Irattári tételszám, tételcím

Iktatószámok felsorolása

1. doboz

2. doboz




Keltezés helye, ideje

...................................................
készítő neve, beosztása




Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) ..................; Fax: (06 1) ..................; E-mail: név@bm.gov.hu

9. iratminta: Adatlap a központi szolgáltatótól történő adatkérés dokumentálására

BELÜGYMINISZTÉRIUM
Hivatali egység megnevezése

0R06187M_12

Az ügyirat

*

1) Iratkölcsönzés
2) helyszíni iratbetekintés
3) elektronikus iratbetekintés
4) iratátadás

Megjegyzés

keletkeztetője

iktatószáma
(iktatókönyv-azonosítóval együtt)

keletkezési éve

irattári tételszáma

Tárgya

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* A megfelelő rész beírandó

Budapest, 20…………………………..

…………………………………

kikérésre jogosult aláírása

…………………………………………

vezető aláírása

P. H.


Kapják: Központi szolgáltató/e-mail-cím: adatszolgaltatas@nedok.hu
másolatban: BM IAF/e-mail-cím: iratkez.adatvedfoo@bm.gov.hu

2. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz208

A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) IRATTÁRI TERVE
Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Miniszterelnökség és a minisztériumok feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre tagozódik.
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
Az irattári jel összetevői:
1. Tételszám:
a) Mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározzá(k) (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:
A = Általános rész,
Belügyminisztérium betűjele (BM) = Különös rész,
E = Köznevelési és egészségügyi tárgyú ügyek.
b) A különös részben a Belügyminisztérium rövidített betűjeléhez és az E betűjelhez – a Belügyminisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben – sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.
3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
Az „MV” jelzés esetén az illetékes levéltár mintavételezéssel állapítja meg, hogy a tétel mely ügyiratait veszi át. A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.
Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra (pl. „lejárat után 5 év”, „a végrehajtást követően 5 év”, „szerződés teljesítését követően 5 év”, „visszavonásig”), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik. Az ezekbe az irattári tételekbe tartozó ügyiratokat a 136–139. pont a) alpontjában meghatározott előírásoknak megfelelően kell a megőrzési időig kezelni.
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

A

B

C

D

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési idő
(év)

Lt.

1.

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

2.

A101

A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai

N

15

3.

A102

Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai

3

–

4.

A103

Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok

4

–

5.

A104

Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

–

6.

A105

Az Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok

4

–

7.

A106

Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok

4

–

8.

A107

A minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai

N

15

9.

A108

Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai

3

–

10.

A109

Egyéb tárcaközi bizottságok iratai

3

–

11.

A110

Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai

4

–

12.

A111

Tárcaközlöny kiadásának iratai

5

–

13.

A112

Jogszabály-értelmezéssel kapcsolatos iratok

4

–

14.

A113

Belügyi ágazati szakpolitikai stratégiák végrehajtásával kapcsolatos iratok (stratégiákban, akciótervekben, intézkedési tervekben előírt feladatok előkészítő és koordinációs iratai, módszertani anyagok, a végrehajtás során keletkező dokumentumok)

N

15

15.

A114

A minisztérium Covid–19-járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek

N

15

16.

A115

Covid–19-járvánnyal kapcsolatos háttéranyagok (döntés-előkészítő anyagok, adatszolgáltatások, tájékoztatások, döntéselőkészítő-megismerési céllal továbbított dokumentumok)

10

–

17.

A116

Más minisztérium, szerv Covid–19-járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek

5

–

18.

Szervezet és működés

19.

A201

Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok

N

15

20.

A202

A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)

N

15

21.

A203

A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.

N

15

22.

A204

Belső utasítások, körlevelek

10

–

23.

A205

A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések

N

15

24.

A206

A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok

5

–

25.

A207

Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok

10

–

26.

A208

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál

N

15

27.

A209

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál

5

–

28.

A210

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

29.

A211

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál

3

–

30.

A212

Kormányülésre, Kabinetülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

31.

A213

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a részt vevő tárcánál

3

–

32.

A214

Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok

5

–

33.

A215

A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

N

15

34.

A216

Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

5

–

35.

A217

Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek

3

–

36.

A218

Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok

N

15

37.

A219

Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően

3

–

38.

A220

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok, javaslatok, tervek

5

–

39.

A221

Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.)
az előterjesztő szervezeti egységeknél

3

–

40.

A222

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók, statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.), javaslatok

5

–

41.

A223

Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások

N

15

42.

A224

Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél

4

–

43.

A225

Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások

N

15

44.

A226

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

45.

A227

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai

10

–

46.

A228

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai

3

–

47.

A229

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek

N

15

48.

A230

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek

N

15

49.

A231

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők

10

–

50.

A232

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai

3

–

51.

A233

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

52.

A234

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai

3

–

53.

A235

A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek

4

–

54.

A236

A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai

2

–

55.

A237

Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok

3

–

56.

A238

Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.

1

–

57.

A239

Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.

1

–

58.

A240

Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok

10

–

59.

A241

A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása

15

–

60.

A242

Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók

N

HN

61.

A243

Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok

3

–

62.

A244

Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok

5

–

63.

A245

Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai

3

–

64.

A246

Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés

3

–

65.

Ügyvitel

66.

A301

Miniszterálláshely átadás-átvétel során keletkezett iratok

N

15

67.

A302

Államtitkár-álláshely átadás-átvétel során keletkezett iratok

N

15

68.

A303

Álláshely átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén

3

–

69.

A304

Kutatási engedély ügyek iratai

3

–

70.

A305

Főnyilvántartó könyv

N

HN

71.

A306

Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)

N

15

72.

A307

A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után

1

–

73.

A308

Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)

1

–

74.

A309

Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső átadókönyv, külső kézbesítőkönyv stb.)

8

–

75.

A310

Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

HN

76.

A311

Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

HN

77.

A312

Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)

5

–

78.

A313

A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek

15

–

79.

A314

Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv

1

–

80.

A315

A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.)

N

HN

81.

A316

A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)

1

–

82.

A317

Ügyiratból adatszolgáltatás

1

–

83.

A318

Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén

8

–

84.

A319

Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés

1

–

85.

A320

Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések

1

–

86.

A321

Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések
(lejáratát követően), egyéb levelezés

3

–

87.

A323

Ügyfélkapu regisztrációs eljárással kapcsolatos iratok

1

–

88.

A324

Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt futárjegyzék-nyilvántartás

8

–

89.

A325

A minősített iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után

8

–

90.

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

91.

A401

Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok

5

–

92.

A402

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb
(pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél

1

–

93.

A403

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.

2

–

94.

A404

Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások

1

–

95.

A405

A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok

3

–

96.

A406

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai

3

–

97.

A407

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok

1

–

98.

A408

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok

5

–

99.

A409

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők

5

–

100.

A410

Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők

5

–

101.

A411

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz

5

–

102.

A412

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek

5

–

103.

A413

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)

3

–

104.

A414

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követően

50

–

105.

A415

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás

5

–

106.

A416

Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok

1

–

107.

A417

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások

3

–

108.

A418

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok

1

–

109.

A419

A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai

8

–

110.

A420

Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok

3

–

111.

A421

Védnökségek, díjak

8

–

112.

A422

Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok

3

–

113.

A423

Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok

3

–

114.

A424

Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint)
határozatok

10

–

115.

A426

Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után

1

–

116.

A427

Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai

3

–

117.

A428

Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok

3

–

118.

A429

Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

8

–

119.

A430

Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

5

–

120.

A431

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok

3

–

121.

A432

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv

3

–

122.

A433

Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei

10

–

123.

A434

Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai

1

–

124.

A435

Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés

1

–

125.

A436

Országos Közszolgálati Érdekegyeztető Tanács (OKÉT)
működtetésével kapcsolatos iratok

N

15

126.

A437

Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok

3

–

127.

A438

A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése

3

–

128.

A439

Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése

10

–

129.

A440

Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

3

–

130.

A441

Külszolgálat, gyakornokprogram

N

HN

131.

A442

Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt vevők) stb.

60

–

132.

A443

Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel kapcsolatos iratok (felszólítás, igazolás, átadás-átvétel, továbbítás)

1

–

133.

A444

Közérdekű bejelentések

4

–

134.

Gazdasági ügyek

135.

A501

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó
(nagyobb értékű) iratok

3

–

136.

A502

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok

1

–

137.

A503

Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

–

138.

A504

Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg-kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)

3

–

139.

A505

Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok

N

HN

140.

A506

Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok

N

HN

141.

A507

Szerződések iratai (lejárat után)

3

–

142.

A508

Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok

10

–

143.

A509

Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok

1

–

144.

A511

Közbeszerzéssel, valamint központi közbeszerzéssel kapcsolatos iratok

– az eljárás
lezárását követően 5
vagy
– a szerződés
teljesítését követően 5
vagy
– a jogorvoslati
eljárás jogerős befejezéséig

–


–


–

145.

A512

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés

N

15

146.

A513

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv

2

–

147.

A514

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás

2

–

148.

A515

A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítása

8

–

149.

A516

Államkincstári pénzellátás

8

–

150.

A517

Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (pl. RKI, zárolás stb.)

8

–

151.

A518

Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok

8

–

152.

A519

A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai

5

–

153.

A520

Központi beruházás iratai

8

–

154.

A521

Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése

N

15

155.

A522

A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok

8

–

156.

A523

A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok

8

–

157.

A524

Személyi juttatás

8

–

158.

A525

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek

3

–

159.

A526

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás-bekérés, összesítés

1

–

160.

A527

Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.)

3

–

161.

A528

Bérpolitikai intézkedések végrehajtása

8

–

162.

A529

Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

10

–

163.

A530

Társadalombiztosítással összefüggő iratok

10

–

164.

A531

Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás)

N

15

165.

A532

Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat

10

–

166.

A533

Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok

8

–

167.

A534

Szigorú számadású bizonylatok

8

–

168.

A535

Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek

8

–

169.

A536

Évközi mérlegjelentés és anyagai

10

–

170.

A537

Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok

8

–

171.

A538

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok

8

–

172.

A539

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai

3

–

173.

A540

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok

3

–

174.

A541

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok

3

–

175.

A542

Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk

10

–

176.

A543

Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok

3

–

177.

A544

Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok

10

–

178.

A545

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés

N

HN

179.

A546

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel

N

HN

180.

A547

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk

N

HN

181.

A548

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések

15

–

182.

A549

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések

3

–

183.

A550

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú
(10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után

3

–

184.

A551

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok

N

HN

185.

A552

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó ingatlanügyi hatósági nyilvántartással kapcsolatos iratok

N

HN

186.

A553

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai

N

HN

187.

A554

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk

10

–

188.

A555

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések

3

–

189.

A556

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok

3

–

190.

A557

Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek

15

–

191.

A558

Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok

15

–

192.

A559

Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések

15

–

193.

A560

Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások

15

–

194.

A561

Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok

1

–

195.

A562

Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)

8

–

196.

A563

Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok

N

15

197.

A564

Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

5

–

198.

A565

Elemi költségvetés (Igazgatás)

N

15

199.

A566

Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

–

200.

A567

Éves gazdasági program

N

15

201.

A568

Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú –
tervezések iratanyaga

6

–

202.

A569

Középtávú gazdasági program

N

15

203.

A570

Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló

N

15

204.

A571

Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más szervek részére

3

–

205.

A572

Előirányzatok nyilvántartása, módosítása

8

–

206.

A573

Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)

8

–

207.

A574

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

10

–

208.

A575

Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral

2

–

209.

A576

Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási
Főigazgatósággal

2

–

210.

A577

Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel

1

–

211.

A578

Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)

1

–

212.

A579

Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások

3

–

213.

A580

A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

N

15

214.

A581

A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

N

15

215.

A582

A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás

8

–

216.

A583

Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magánnyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok

50

–

217.

A584

Ellátások kifizetésének bizonylatai

8

–

218.

A585

Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)

8

–

219.

A586

Baleseti rokkantsági ügyek

50

–

220.

A587

Halálos munkahelyi balesetek ügyei

N

HN

221.

A588

Munkabalesetek és foglalkozási betegségek

8

–

222.

A589

Összesítő elszámolás, járulékbevallás-statisztika

8

–

223.

A590

Adóelszámolás évenként intézeti szinten

8

–

224.

A591

Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)

8

–

225.

A592

Különjuttatás iratai

8

–

226.

A593

Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)

8

–

227.

A594

Helyettesítések

8

–

228.

A595

Kereseti igazolások

3

–

229.

A596

Munkába járás költségeinek térítése

8

–

230.

A597

KSH és egyéb munkaügyi statisztikák

N

15

231.

A598

Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)

3

–

232.

A599

Jelenléti ívek

8

–

233.

A600

A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai

N

15

234.

A601

Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok

10

–

235.

A602

Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai

10

–

236.

A603

Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok

3

–

237.

A604

Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

5

–

238.

A605

Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

8

–

239.

A606

Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

3

–

240.

A607

Miniszteri emléktárgyraktárral kapcsolatos iratok
(jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

3

–

241.

A608

Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok
(jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

3

–

242.

A609

Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)

3

–

243.

A610

Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok

3

–

244.

A611

Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok
(pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)

5

–

245.

A612

Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai

3

–

246.

A613

Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai

8

–

247.

Ellenőrzés

248.

A701

A minisztériumban végzett belső ellenőrzések iratai

N

15

249.

A702

Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai

5

–

250.

A703

Ágazati programokra irányuló vizsgálatok

10

–

251.

A704

A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó háttérintézmények belső ellenőrzésének iratai

N

15

252.

A705

Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok

5

–

253.

A706

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai

5

–

254.

A707

Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés

10

–

255.

A708

A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok

N

15

256.

A709

Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok

N

15

257.

A710

Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)

5

–

258.

A711

Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)

5

–

259.

A712

A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok

5

–

260.

A713

Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok

5

–

261.

A714

Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai

3

–

262.

A715

A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek szakmai ellenőrzésével kapcsolatos iratok

N

15

263.

Informatika

264.

A801

Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei

N

15

265.

A803

Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai

8

–

266.

A804

Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése

N

15

267.

A805

Informatikai együttműködés normatív alapjainak
(szabványosítás, ajánlások) iratai

N

15

268.

A806

Informatikai biztonság iratai

N

15

269.

A807

Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok

N

15

270.

A808

Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai

10

–

271.

A809

Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai

5

–

272.

A810

Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok

10

–

273.

A811

Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok

10

–

274.

A812

Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai

3

–

275.

A813

Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok

10

–

276.

A814

Egyéb, kisebb jelentőségű informatikai szakmai anyagok (koordináció, egyeztetés, meg nem valósult fejlesztések stb. iratai)

3

–

277.

A815

Rendvédelmi informatikával kapcsolatos iratok

10

–

278.

A816

Köznevelési informatikával kapcsolatos iratok

10

–

279.

A817

Belső IT-vel kapcsolatos ügyek

10

–

280.

A818

Minisztérium nyilvántartásai és kapcsolódó elektronikus információs rendszerek ügyei

2

–

281.

Biztonság

282.

A901

A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok

N

HN

283.

A902

Honvédelmi típusú különleges jogrenddel összefüggő védelmi tervek

10

–

284.

A903

Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok

N

HN

285.

A904

Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok

3

–

286.

A905

Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi
Hivatal szakvélemény

3

–

287.

A906

Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány a visszavonását követően

haladéktalanul

–

288.

A907

Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek

5

–

289.

A908

Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat
(visszavonását követően)

8

–

290.

A909

Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

1

–

291.

A910

Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő
ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai

2

–

292.

A911

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai

3

–

293.

A912

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

294.

A913

Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után

3

–

295.

A914

Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások

5

–

296.

A915

Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók

5

–

297.

A916

A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések

5

–

298.

A917

A minisztérium épületeinek őrzés-védelme

N

HN

299.

A918

A minisztérium ügyeleti rendszere, az ügyelettel kapcsolatos ügyek

3

–

300.

Kommunikáció, sajtó, média

301.

A1001

Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok
(sajtónak adott tájékoztatók, közlemények)

1

–

302.

A1002

A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok

8

–

303.

A1003

PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok

N

15

304.

A1004

PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)

3

–

305.

A1005

Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok

5

–

306.

A1006

Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

3

–

307.

A1007

Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok

3

–
II. KÜLÖNÖS RÉSZ
A HIVATALI EGYSÉGEK IGAZGATÁSI ÜGYEI
1

A 4. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

2

Az 1. melléklet 1. pont nyitó szövegrésze a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

3

Az 1. melléklet 1. pont 1.11. alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

4

Az 1. melléklet 1. pont 1.19. alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

5

Az 1. melléklet 1. pont 1.21. alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

6

Az 1. melléklet 1. pont 1.21/A. alpontját a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be, szövege a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

7

Az 1. melléklet 1. pont 1.22. alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

8

Az 1. melléklet 1. pont 1.25. alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

9

Az 1. melléklet 1. pont 1.29. alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

10

Az 1. melléklet 1.33. pontját az 5/2020. (III. 31.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

11

Az 1. melléklet 1. pont 1.34. alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

12

Az 1. melléklet 2. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

13

Az 1. melléklet 3. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

14

Az 1. melléklet 3. alcímét (4. pont) a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

15

Az 1. melléklet 5. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

16

Az 1. melléklet 8. pont nyitó szövegrésze a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

17

Az 1. melléklet 8. pont f) alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

18

Az 1. melléklet 9. pont nyitó szövegrésze a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

19

Az 1. melléklet 9. pont b) alpontja a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § b) pontja szerint módosított szöveg.

20

Az 1. melléklet 13. pont d) alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

21

Az 1. melléklet 13. pont h) pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

22

Az 1. melléklet 14. pont ab) alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

24

Az 1. melléklet 17. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

25

Az 1. melléklet 18. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

26

Az 1. melléklet 19. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

27

Az 1. melléklet 20. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

28

Az 1. melléklet 20/A. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

29

Az 1. melléklet 20/B. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

30

Az 1. melléklet 22. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

31

Az 1. melléklet 24. pontja a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontjával megállapított szöveg.

32

Az 1. melléklet 25. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

33

Az 1. melléklet 25. pont b) alpontját a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja hatályon kívül helyezte.

34

Az 1. melléklet 25. pont e) alpontját a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja hatályon kívül helyezte.

35

Az 1. melléklet 26. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

36

Az 1. melléklet 27. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

37

Az 1. melléklet 28. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

38

Az 1. melléklet 30. pontját a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja hatályon kívül helyezte.

39

Az 1. melléklet 35. pontját az 5/2020. (III. 31.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

40

Az 1. melléklet 36. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

41

Az 1. melléklet 36/A. pontját az 5/2020. (III. 31.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

42

Az 1. melléklet 36/A. pont b) pont bd) alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

43

Az 1. melléklet 37. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM itasítás 1. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

44

Az 1. melléklet 42. pontja a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

45

Az 1. melléklet 43. pont h) alpontját a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

46

Az 1. melléklet 43. pont i) alpontját a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be.

47

Az 1. melléklet 45. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

48

Az 1. melléklet 47. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

49

Az 1. melléklet 48. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

50

Az 1. melléklet 49. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

51

Az 1. melléklet 50. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

52

Az 1. melléklet 54. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

53

Az 1. melléklet 55. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

54

Az 1. melléklet 56. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

55

Az 1. melléklet 58. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

56

Az 1. melléklet 59. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

57

Az 1. melléklet 60. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

58

[A 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ában foglalt módosítás, mely szerint hatályát veszti az 1. melléklet 62. pont e) alpontjában az „ajánlott-” szövegrész, nem vezethető át.]

59

Az 1. melléklet 63. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

60

Az 1. melléklet 67. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

61

Az 1. melléklet 70. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

62

Az 1. melléklet 12/A. alcímét (70/A–70/K. pont) a 24/2017. (X. 25.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

63

Az 1. melléklet 70/B. pont c) alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

64

Az 1. melléklet 70/B. pont e) alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

65

Az 1. melléklet 70/C. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

66

Az 1. melléklet 70/D. pontját a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

67

Az 1. melléklet 70/H. pontja a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

68

Az 1. melléklet 70/I. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

69

Az 1. melléklet 70/K. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

70

Az 1. melléklet 72. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

71

Az 1. melléklet 73. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

72

Az 1. melléklet 78. pont c) alpontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

73

Az 1. melléklet 80. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

74

Az 1. melléklet 81. pont nyitó szövegrésze a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

75

Az 1. melléklet 81. pont e) alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

76

Az 1. melléklet 81. pont f) alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

77

Az 1. melléklet 81. pont l) alpontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás iktatta be.

78

Az 1. melléklet 81. pont m) alpontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás iktatta be.

79

Az 1. melléklet 81. pont n) alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

80

Az 1. melléklet 82. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

81

Az 1. melléklet 83. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

82

Az 1. melléklet 84. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

83

Az 1. melléklet 85. pontja a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

84

Az 1. melléklet 86. pontja a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § c) pontja szerint módosított szöveg.

85

Az 1. melléklet 88. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

86

Az 1. melléklet 89/A. pontját a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

87

Az 1. melléklet 95. pontja a 14/2023. (IV. 20.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

88

Az 1. melléklet 96. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a, a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

89

Az 1. melléklet 98. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

90

Az 1. melléklet 98. pont f) alpontját a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

91

Az 1. melléklet 98/A. pontját a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be, szövege a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

92

Az 1. melléklet 99. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

93

Az 1. melléklet 102. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

94

Az 1. melléklet 109. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

95

Az 1. melléklet 110. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

96

Az 1. melléklet 111. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

97

Az 1. melléklet 112. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

98

Az 1. melléklet 112/A. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

99

Az 1. melléklet 112/B. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

100

Az 1. melléklet 112/C. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

101

Az 1. melléklet 112/D. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

102

Az 1. melléklet 118. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

103

Az 1. melléklet 120/A. pontját a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be.

104

Az 1. melléklet 122. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

105

Az 1. melléklet 122/A. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be, szövege a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

106

Az 1. melléklet 122/B. pontját a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

107

Az 1. melléklet 123. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

108

Az 1. melléklet 127. pont a) alpontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

109

Az 1. melléklet 130. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

110

Az 1. melléklet 131. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

111

Az 1. melléklet 132. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

112

Az 1. melléklet 133. pont d) alpontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

113

Az 1. melléklet 133/A. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

114

Az 1. melléklet 133/B. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

115

Az 1. melléklet 134. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

116

Az 1. melléklet 136. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

117

Az 1. melléklet 137. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

118

Az 1. melléklet 143. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

119

Az 1. melléklet 155. pontja a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

120

Az 1. melléklet 160. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

121

Az 1. melléklet 162. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

122

Az 1. melléklet 163. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

123

Az 1. melléklet 164. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BU utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

124

Az 1. melléklet 165. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

125

Az 1. melléklet 166. pontja a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

126

[A 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ában foglalt módosítás, mely szerint az „a központi irattár” szövegrész helyébe az „a központi irattár, vagy a Dokumentumtár, vagy a központi szolgáltató” szöveg lép, nem vezethető át.]

127

Az 1. melléklet 168. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § d) pontja szerint módosított szöveg.

128

Az 1. melléklet 169. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

129

Az 1. melléklet 170. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

130

Az 1. melléklet 172. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

131

Az 1. melléklet 173. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

132

Az 1. melléklet 174. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

133

Az 1. melléklet 175. pont d) alpontja a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

134

Az 1. melléklet 176. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

135

Az 1. melléklet 178. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

136

Az 1. melléklet 178/A. pontját a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be, szövege a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § e) pontja szerint módosított szöveg.

137

Az 1. melléklet 179. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

138

Az 1. melléklet 180. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

139

Az 1. melléklet 181. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

140

Az 1. melléklet 182. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

141

Az 1. melléklet 185. pont nyitó szövegrésze a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

142

Az 1. melléklet 185. pont b) alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

143

Az 1. melléklet 185. pont h) alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

144

Az 1. melléklet 185. pont j) alpontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

145

Az 1. melléklet 187. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

146

Az 1. melléklet 188. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

147

Az 1. melléklet 191. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

148

Az 1. melléklet 192. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

149

Az 1. melléklet 193. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

150

Az 1. melléklet 194. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

151

Az 1. melléklet 197. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

152

Az 1. melléklet 197/A. pontját a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

153

Az 1. melléklet 198. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

154

Az 1. melléklet 28. alcím címe a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

155

Az 1. melléklet 202. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

156

A 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ában foglalt módosítás, mely szerint az „a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának,” szövegrész helyébe az „a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának, selejtezésének, megsemmisítésének” szöveg lép, nem vezethető át.

157

Az 1. melléklet 206. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

158

Az 1. melléklet 207. pontja a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § c) pontja szerint módosított szöveg.

159

Az 1. melléklet 207/A. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

160

Az 1. melléklet 211. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) és f) pontja szerint módosított szöveg.

161

Az 1. melléklet 211/A. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

162

Az 1. melléklet 211/B. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

163

Az 1. melléklet 211/C. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

164

A melléklet 211/C. § b) pontja a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § f) pontja szerint módosított szöveg.

165

A melléklet 211/C. § c) pontja a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § e) pontja szerint módosított szöveg.

166

Az 1. melléklet 217. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

167

Az 1. melléklet 31. alcímének címe a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

168

Az 1. melléklet 218. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

169

Az 1. melléklet 219. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

170

Az 1. melléklet 220. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

171

Az 1. melléklet 221. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

172

Az 1. melléklet 222. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

173

Az 1. melléklet 223. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

174

Az 1. melléklet 224. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

175

Az 1. melléklet 225. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

176

Az 1. melléklet 226. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

177

Az 1. melléklet 227. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

178

Az 1. melléklet 230. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a, a 7/2021. (V. 6.) BM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.

179

[A 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ában foglalt módosítás, mely szerint az 1. melléklet 237. pontjában hatályát veszi az „–és érkeztető” szövegrész, nem vezethető át.]

180

Az 1. melléklet 238/A. pontját a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

181

Az 1. melléklet 239. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

182

Az 1. melléklet 240. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

183

Az 1. melléklet 241. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

184

Az 1. melléklet 243. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte, újonnan a 23/2021. (XII. 16.) BM utasítás 1. §-a iktatta be.

185

Az 1. melléklet 244/A. pontját a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be.

186

Az 1. melléklet 245. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

187

Az 1. melléklet 245/A. pontját a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be, szövege a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

188

Az 1. melléklet 246. pontja a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

189

Az 1. melléklet 246/A. pontját a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be.

190

Az 1. melléklet 247. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

191

Az 1. melléklet 248. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

192

Az 1. melléklet 249. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

193

Az 1. melléklet 252. pontja a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

194

Az 1. melléklet 253. pontja a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

195

Az 1. melléklet 257. pontját a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

196

Az 1. melléklet 258. pontja a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megálapított szöveg.

197

Az 1. melléklet 261. pontja a 36/2016. (XII. 19.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

198

Az 1. melléklet 262. pontját a 23/2021. (XII. 16.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

199

Az 1. melléklet 32. alcímét (265–266. pont) a 23/2021. (XII. 16.) BM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

200

Az 1. melléklet 33. alcímét (267–273. pont) a 36/2015. (XII. 12.) BM utasítás 2. §-a iktatta be.

201

Az 1. melléklet 267. pontja a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

202

Az 1. melléklet 268. pont nyitó szövegrésze a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

203

Az 1. melléklet 269. pontja a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

204

Az 1. melléklet 270. pontja a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

205

Az 1. melléklet 271. pontja a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

206

Az 1. melléklet 272. pontja a 15/2022. (IX. 1.) BM utasítás 63. § a) pontja szerint módosított szöveg.

207

Az 1. melléklet 1. függeléke a 25/2019. (XII. 19.) BM utasítás 2. §-a, a 30/2020. (XII. 18.) BM utasítás 2. §-a szerint módosított szöveg.

208

Az 1. melléklet 2. függelék a 14/2023. (IV. 20.) BM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

209

Az 1. melléklet 3. függeléke a 38/2017. (XII. 29.) BM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére