20/2014. (HK 8.) HM KÁT szakutasítás
20/2014. (HK 8.) HM KÁT szakutasítás
a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény beszerzési szabályzatáról*
2014.07.21.
A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (2) bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 6. § (1) bekezdés 30. pontja alapján a következő
szakutasítást
adom ki:
1. Általános rendelkezések
1. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM) mint intézményre, a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire terjed ki.
2. A szakutasítás alkalmazásában
a) beszerzés: nettó 2 millió forintot elérő, vagy meghaladó becsült értékű, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárt el nem érő becsült értékű beszerzés, ide nem értve a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 18/2014. (III. 7.) HM utasítás (a továbbiakban: beszerzési utasítás) 6. § (2) bekezdése szerinti beszerzéseket,
b) beszerzési munkacsoport: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására létrehozott testület,
c) kezdeményező: az a HM szerv, amely költségvetési előirányzattal vagy a költségvetési előirányzat feletti rendelkezési jogosultsággal rendelkezik és beszerzések kezdeményezésére jogosult,
d) kijelölt ügyintéző: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására kijelölt személy,
e) kisértékű beszerzés: a nettó 2 millió forintot el nem érő becsült értékű beszerzés,
f) közbeszerzés: a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzés,
g) közbeszerzési értékhatár: a mindenkor hatályos költségvetési törvényben meghatározott nemzeti közbeszerzési értékhatár,
h) pályázatkérő: a közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű beszerzési eljárás kezdeményezésére és lefolytatására önállóan jogosult, költségvetési előirányzattal rendelkező HM szerv,
i) SZÉBT: Szervezetszintű Éves Beszerzési Terv, amely a HM szervek részére szükséges beszerzéseket tartalmazza.
2. A beszerzési eljárásba bevont személyek felelőssége
3. A pályázatkérők vezetői felelősek
a) a beszerzési eljárások ütemezésének jóváhagyásáért és betartásáért,
b) a beszerzési eljárások éves ellenőrzési tervének kidolgoztatásáért,
c) a beszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett iratok, így különösen
ca) a pályázati felhívás, a számlazáradék,
cb) a döntések és az ahhoz kapcsolódó egyéb dokumentumok,
cc) a szerződések, azok módosítása, felbontása, megszüntetése, az azoktól való elállás, azok felmondása, valamint
cd) az utalványrendelet
aláírásáért, jog- és szakszerűségéért,
d) reklamáció esetén a kivizsgálást végrehajtó bizottság kijelöléséért, majd annak javaslata alapján a szükséges döntés meghozataláért,
e) a beszerzési eljárások során a jogorvoslati, reklamációs, valamint a jótállással és a szavatossággal összefüggő ügyek intézéséért és
f) a beszerzési munkacsoport összetételének jóváhagyásáért.
4. Beszerzési munkacsoport létrehozása esetén a munkacsoport vezetője felelős
a) a beszerzési munkacsoport munkájának irányításáért,
b) a beszerzési eljárás lefolytatásához szükséges adatok, információk biztosításáért a pályázatkérők vezetői felé,
c) a Szabályzatban nem szabályozott szakterület képviselője, külső szakértő feladatának, felelősségi körének meghatározásáért, amennyiben ilyen személy kijelölésre került.
5. A HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: Referatúra) vezetője felelős:
a) a beszerzési eljárások pénzügyi fedezete meglétének igazolásáért,
b) a pályázati felhívás, a dokumentáció, a műszaki leírás és a szerződés jogszabályoknak, utasításoknak, belső rendelkezéseknek megfelelő kidolgozása érdekében folyamatos szakmai támogatás nyújtásáért, a pénzügyi, gazdasági területtel összefüggő szabályozók érvényesítéséért,
c) szakterületének képviseletéért,
d) a szerződés aláírásához szükséges, hatáskörébe tartozó pénzügyi okmányok elkészítéséért,
e) a beszerzési eljárás során felmerülő, pénzügyi gazdasági szakmai kérdésekben történő tájékoztatásért.
3. Beszerzések tervezése
6. A HM szervek a beszerzési HM utasításban foglaltak szerint állítják össze és terjesztik fel SZÉBT tervezeteiket, valamint azok módosításait. A bedolgozások elkészítéséért a HM szervek vezetői a felelősek.
7. A HM szervek a 6. pont szerinti bedolgozásainak ÉBT-be történő felvételét a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály végzi.
4. A közbeszerzési eljárások és a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések rendje
8. A kezdeményezők vezetői intézkednek
a) a közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó, jogszabályokban és a beszerzési HM utasításban foglalt tervezési, előkészítési feladatok biztosítására, így különösen a megvalósítandó beszerzés tárgyának megfelelő tartalommal összeállított megbízás és a műszaki követelmények jóváhagyására és az ajánlatkérő részére történő megküldésére,
b) a megbízások és a műszaki követelmények előkészítése során a szükséges egyeztetések végrehajtására,
c) amennyiben az ajánlatkérőhöz megküldött megbízás alapján az eljárást nem lehet lefolytatni, az ajánlatkérő képviselőjével közösen jegyzőkönyv készítésére és a hiányosságok haladéktalan pótlására,
d) érdekmúlás, költségvetési keret módosítása, megvonása vagy egyéb paraméterek változása esetén a megbízás visszavonására vagy módosítására; és az ajánlatkérő azonnali értesítésére.
9. A HM szervek vezetői az ajánlatkérő által létrehozott szakértői vagy bíráló bizottságba, munkacsoportba tagot delegálnak a beszerzéssel kapcsolatos szakmai szempontok képviseletére.
5. A beszerzési eljárások rendje
10. A pályázatkérő a beszerzéseit előirányzata terhére saját hatáskörben végezheti, vagy annak lefolytatására a HM VGH vagy az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár (a továbbiakban: MH BHD) számára a beszerzési HM utasításban foglaltak szerint megbízást adhat.
11. A beszerzési eljárás lefolytatására a HM szerv vezetője a HM szerv állományából ügyintézőt jelöl ki vagy beszerzési munkacsoportot hoz létre.
12. A beszerzési munkacsoport összetételét a HM szerv vezetője határozza meg. A munkacsoport tagjai a HM szerv állományából kerülnek kijelölésre. A munkacsoportban való részvételre szükség esetén külső szakértők is felkérésre kerülhetnek.
13. A kijelölt ügyintéző, illetve a beszerzési munkacsoport ütemtervet készít az eljárás megindításától a szerződés tervezett teljesítéséig terjedő folyamatra vonatkozóan.
14. Ha a pályázó a pályázati felhívásban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő tájékoztatást kér, a tájékoztatást lehetőség szerint legkésőbb a pályázati határidő lejárta előtti 3. napig kell megadni.
15. A kiegészítő tájékoztatást úgy kell megadni, hogy az ne sértse a pályázók esélyegyenlőségét. A tájékoztatás teljes tartalmát valamennyi pályázó számára hozzáférhetővé kell tenni, illetve meg kell küldeni valamennyi gazdasági szereplő részére, amely érdeklődését az eljárás iránt a pályázatkérőnél jelezte. A tájékoztatás nem eredményezheti a pályázati felhívásban foglaltak módosítását.
16. A pályázatkérő a pályázati határidő lejártáig módosíthatja a pályázati felhívásban meghatározott feltételeket, ekkor – amennyiben a pályázati határidőből hátralévő idő kevesebb, mint két munkanap – új pályázati határidőt kell megállapítani. Az új határidő megállapítását a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi.
17. A pályázati felhívás a pályázati határidő lejártáig visszavonható, amiről a pályázókat egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell.
18. A pályázati határidőre a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A pályázati határidőt minden esetben úgy kell meghatározni, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a megfelelő pályázat elkészítésére és benyújtására. A pályázati határidőre vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá.
19. Az eljárást megindító pályázati felhívásban meghatározott pályázati határidő – indokolt esetben – egy alkalommal meghosszabbítható, melyről az eredeti határidő lejárta előtt a pályázókat egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell. A pályázati határidő meghosszabbítására a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A javaslatban meg kell indokolni a hosszabbítás szükségességét. A pályázati határidő meghosszabbítására vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá.
20. A pályázati határidőt rövidíteni nem lehet.
21. A pályázati felhívásban ki kell hangsúlyozni, hogy a pályázatot tartalmazó borítékon mindenképpen szerepeltetni kell a „Kizárólag bizottságilag bontható!” megjegyzést és a beszerzés tárgykörének megnevezését. A pályázatok érkeztetésére vonatkozóan a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás módosításáról szóló HM utasítás Mellékletével kiadott MH Egységes Iratkezelési Szabályzata előírásait kell alkalmazni.
22. A beérkezett pályázatok bontását a beszerzési munkacsoport hajtja végre. A pályázatokat tartalmazó iratok bontását a pályázati felhívásban meghatározott, a pályázati határidő lejártával egybeeső időpontban kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes pályázat felbontásra nem kerül. A pályázatkérő köteles a pályázatokat elbírálni, kivéve, ha a beszerzés megkezdését követően általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére, illetve a szerződés megkötése esetén a teljesítésre nem lenne képes. Ebben az esetben a pályázatkérőnek az eljárást eredménytelenné kell nyilvánítania.
23. A pályázatok értékeléséről szóló bírálati jegyzőkönyvet a beszerzési munkacsoport készíti el. Ha nem érkezik be legalább három pályázat, a beérkezett pályázat, illetve pályázatok alapján lehet dönteni.
24. A pályázatok értékelését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport az általa a pályázati felhívásban meghatározott szempontok és módszer szerint végzi.
25. Ha a pályázatok elbírálása során a pályázatokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok tisztázása szükséges, a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport a pályázótól felvilágosítást kérhet, melyről a többi pályázót is egyidejűleg írásban értesíteni kell.
26. Ha a pályázatkérő az értékelés során nyilvánvaló számítási hibát észlel, annak javítását a tételes alapadatokból kiindulva végzi el.
27. A pályázatok értékeléséről szóló jegyzőkönyv tartalmazza a beszerzési munkacsoport megalapozott javaslatát az eljárás kimenetelére – így különösen a nyertes kiválasztására, pályázat érvénytelenné nyilvánítására vagy a pályázó kizárására –, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.
28. Amennyiben a költségkihatás a beérkezett pályázatok elbírálásakor meghaladja a rendelkezésre álló anyagi fedezetet, a beszerzési HM utasítás 8. melléklete szerinti, a HM VGH által ellenjegyzett „Fedezetbiztosítási kérelem” elnevezésű nyomtatvány szerint igazolt fedezet alapján hirdethető ki az eredmény.
29. A pályázatkérő az összes pályázó számára azonos feltételekkel lehetőséget biztosíthat az igazolások, nyilatkozatok, illetve a pályázati felhívásban meghatározott egyéb dokumentumok utólagos csatolására, hiányosságainak pótlására. A hiánypótlási felhívás megküldését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi.
30. A kijelölt ügyintéző, illetve a beszerzési munkacsoport tagjainak a tárgyalásokra történő felkészüléséért, a tárgyalás levezetéséért a HM szerv vezetője, vagy a beszerzési munkacsoport vezetője felel.
31. Minden tárgyalási fordulóról tárgyalási jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a résztvevők aláírásukkal hitelesítenek. A jegyzőkönyv egy példányát átadás-átvételi aláírást követően a pályázó részére át kell adni.
32. A több tárgyalási forduló befejeztével, az utolsó tárgyalási fordulón a HM szerv vezetője vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kéri fel a pályázót a végső pályázat benyújtására. A végleges pályázat benyújtásának határidejét a pályázati felhívás figyelembevételével a HM szerv vezetője határozza meg. A végleges pályázatok fogadása, bontása, elbírálása megegyezik a tárgyalás nélküli eljárás menetével.
33. A pályázatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni a pályázatokról. Az írásbeli összegezést a szerződéskötés előtt az összes pályázónak meg kell küldeni.
34. A beszerzési HM utasítás 45. § (1) bekezdésében szereplő valamely feltétel fennállása esetén a 44. § szerinti eljárási rend alkalmazásától a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) írásos engedélye alapján lehet eltekinteni. A HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eljárás alkalmazását kizáró indokolást rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője engedélyezésre a HM KÁT részére terjeszt fel.
35. A beszerzési eljárás – ha eredményes – szerződéskötéssel zárul.
36. A kijelölt ügyintéző vagy beszerzési munkacsoport az összegezés pályázók részére történő megküldését követően haladéktalanul megkezdi a szerződéstervezet egyeztetését a nyertes pályázóval.
37. A szerződést a beszerzési eljárás nyertesével kell megkötni. A szerződésben a pályázati felhívásban megjelölt követelményeket, vállalásokat, feltételeket, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalási jegyzőkönyvben foglaltakat kell kikötni, attól eltérő tartalmi elemek nem jelenhetnek meg a szerződésben.
38. A beszerzési eljárás alapján megkötött szerződésekre egyebekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.
39. A szerződéskötés időpontjára a döntési javaslatban megjelölt dátum az irányadó.
40. A szerződést legalább három példányban kell elkészíteni, melyből egy a nyertes pályázóként szerződő felet, egy a Referatúrát, egy pedig az irattárat illeti meg.
41. A szerződés a felek által csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a rendelkezésre álló előirányzat-keret igazolását tartalmazó ellenjegyzési tanúsítvány megfelelő számú példányának visszaérkezését követően írható alá.
42. Eredménytelen eljárás esetén az anyagi fedezet további megléte, valamint az igény fennállása esetén ismételten kezdeményezhető a beszerzési eljárás.
43. A felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek a pályázati felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve a pályázat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően – a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti.
44. A szerződést a beszerzési eljárás alapján nyertes pályázóként szerződő félnek kell teljesítenie.
45. A pályázatkérő köteles a nyertes pályázóként szerződött félnek a szerződésben meghatározott módon és tartalommal történt teljesítésétől számított legkésőbb harminc napon belül az ellenszolgáltatást teljesíteni, kivéve, ha törvény eltérően rendelkezik, vagy a felek az ellenszolgáltatás halasztott, a számla beérkezésétől számított harminc napon belüli, vagy részletekben történő teljesítésében állapodtak meg.
46. A pályázatkérő a teljesítés megtörténtéről az 57. pont szerint állítja ki a teljesítésigazolást.
47. A HM, valamint az Igazgatóság által megkötött szerződésekhez kapcsolódó számlákat, valamint azoknak a szerződéseknek a számláit, ahol a HM vagy az MH BHD HM Objektumok Üzemeltetési Igazgatóság igazgatója költségviselőként van jelen, a HM nevére és címére (1055 Bp., Balaton utca 7–11.) kell kiállítani. A számlákkal kapcsolatos ügyintézés az intézkedés alapján történik.
48. Amennyiben a számla tartalma és mellékletei nem felelnek meg a szerződésben előírtaknak, a kezdeményező HM szerv vezetője a kifogásolt tartalmi indokok feltüntetésével, hatáskörében eljárva intézkedik a számlával kapcsolatos további ügyintézésre.
49. A pályázatkérő és a nyertes pályázóként szerződő fél közötti vitás kérdések rendezése érdekében a szerződés megkötésekor a pályázatkérőnek törekednie kell olyan rendelkezés beiktatására, melynek értelmében a vitás kérdések rendezését a felek elsősorban tárgyalások útján kötelesek megkísérelni.
6. A kis értékű beszerzések és az azok alapján történő szerződéskötések rendje
50. A kis értékű beszerzési eljárás során törekedni kell legalább három írásbeli árajánlat bekérésére.
51. A három árajánlat bekérésétől való eltérés esetén a HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eltérés indokolását rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője aláírásával hagy jóvá.
52. A beszerzési eljárás lefolytatására a HM szerv vezetője ügyintézőt köteles kijelölni, azonban a beszerzés bonyolultságától függően erre a célra beszerzési munkacsoportot is létrehozhat, melynek feladatköre a beszerzési eljárás előkészítésére és teljes szakmai lebonyolítására terjedhet ki.
53. A HM szerveknek a szerződésben rögzíteniük kell a teljesítés módját és határidejét. A szerződésben rögzíteni kell továbbá, hogy a HM szervvel szerződő fél a teljesítéskor, illetve egy hónapnál hosszabb teljesítési határidejű szerződés esetén havonta köteles az elvégzett feladatokról írásbeli tájékoztatást nyújtani.
54. A teljesítés dokumentálásának módját úgy kell meghatározni, hogy a későbbiekben egyértelműen megállapítható legyen, hogy a teljesítés mikor és hogyan történt meg. Amennyiben indokolt, a szolgáltatás teljesítését hang-, illetve képfelvétellel kell dokumentálni.
55. A teljesítésről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben a teljesítés elfogadhatóságáról nyilatkozni kell. A jegyzőkönyvet a szerződő felek, illetve képviselőik aláírásukkal hitelesítik.
56. Részteljesítés esetén az 53.–55. pont szabályait megfelelően alkalmazni kell.
57. A teljesítés elfogadása esetén a HM szerv vezetője vagy az Igazgatóság igazgatója köteles teljesítésigazolást kiállítani. A teljesítésigazolásnak tartalmazni kell a HM szervvel, illetve az Igazgatósággal szerződést kötő fél nevét, székhelyét, pénzforgalmi jelzőszámát, adószámát, a szerződés számát, a teljesítés, illetve részteljesítés időpontját, a szerződés tárgyának rövid megjelölését, valamint azt, hogy részére a szerződésben meghatározott összeg kifizethető.
58. A teljesítésigazolás egy példányát meg kell küldeni a Referatúra részére.
7. A beszerzési eljárások dokumentálási rendje
59. A beszerzési eljárások során keletkezett minden iratot iktatólapon nyilvántartásba kell venni.
60. A HM szerveknél a beszerzések nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében az iktatólap tartalmát a szerződés teljesítésétől számított ötödik év december 31-éig kell megőrizni.
61. A beszerzéssel kapcsolatos minden iratot az adott beszerzéssel kapcsolatosan felfektetett iktatólapon kell nyilvántartani akkor is, ha azzal nem azonos ügyintézőt bíztak meg.
62. Az iktatólapot az előirányzat-keret felett rendelkező HM szerv vezetője által kijelölt személy vezeti.
8. Jelentések rendje
63. A HM szervek az ajánlatkérő vagy más pályázatkérő által kötött és saját kötelezettségvállalási hatáskörükbe tartozó szerződés teljesítéséről a teljesítést követően, a több évre áthúzódó teljesítések esetében a tárgyévet követő év január 15-ig írásos értesítést küldenek az ajánlatkérő vagy a pályázatkérő részére.
9. A beszerzési eljárások ellenőrzési rendje
64. A HM szerv vezetője
a) figyelemmel kíséri a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője által kezelt, folyamatban levő beszerzési eljárásokat, ügyeket,
b) szúrópróbaszerűen áttekinti a kijelölt ügyintézők vagy beszerzési munkacsoportok vezetőinek gyűjtőit az okmányok megléte és tartalma vonatkozásában,
c) az ellenőrzésének tapasztalatait rövid feljegyzés formájában elhelyezi a beszerzési eljárás gyűjtőjébe.
10. Záró rendelkezések
65. Ez a szakutasítás az aláírását követő 3. napon lép hatályba*.
66. A szakutasítást a hatálybalépést megelőzően megkezdett kis értékű beszerzési, beszerzési és közbeszerzési eljárások vonatkozásában is alkalmazni kell.
67. Hatályát veszti a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény Beszerzési Szabályzata kiadásáról szóló 51/2011. (HK 14.) HM KÁT intézkedés.
Dr. Dankó István s. k.,
HM közigazgatási államtitkár
*
A szakutasítást a 10/2018. (HK 3.) HM KÁT szakutasítás 1. pontja hatályon kívül helyezte 2018. március 1. napjával.
*.
A szakutasítás aláírásának napja 2014. július 18.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás