38/2013. (VII. 12.) HM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálatra (a továbbiakban: KNBSZ), továbbá a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: szervezetek) terjed ki.

(2) A szervezetek bélyegzővel való ellátását, a bélyegző központi nyilvántartás vezetését, a bélyegzők felhasználásának ellenőrzését és a selejtezést az MH Hadkiegészítő és Központi Nyilvántartó Parancsnokság (a továbbiakban: MH HKNYP) végzi. A tevékenység szakmai felügyeletét a Honvéd Vezérkar Haderőtervezési Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK HTCSF) csoportfőnöke látja el.

(3) A HM tulajdonosi joggyakorlása alatt álló gazdasági társaságok irányába a miniszter a bélyegzőellátással és a bélyegzők használatával kapcsolatos feladatok végrehajtása érdekében tulajdonosi határozatban intézkedik.

2. § (1) A bélyegzők feliratuk szerint hivatalos és nem hivatalos, felhasználásuk szerint alap-, segéd- és kisegítő bélyegzők, típusuk szerint nedves-, száraz-, viaszbélyegzők, személyi pecsétnyomók lehetnek. A száraz-, a viaszbélyegzők és a személyi pecsétnyomók fém vagy kemény műanyag alapanyagúak.

(2) Hivatalos az a bélyegző, amelyen a szervezet alapító okiratában szereplő megnevezése teljes terjedelmében, vagy hivatalos rövidítésével szerepel.

(3) A hivatalos alapbélyegzők közé tartoznak a címeres és címer nélküli, kör-, valamint a más alakú bélyegzők, amelyeket az iratok hitelesítésére lehet felhasználni, így különösen: kör alakú címeres nagy és kis méretű, négyszögletes anyagbeszerző, négyszögletes átvevő, négyszögletes kiadó bélyegzők, a szervezeteknél szolgálatot teljesítő jogtanácsosok önfestékező házas jogtanácsosi bélyegzője és a háromszögletes műszaki ellenőrző állomás bélyegző.

(4) A hivatalos segédbélyegzők közé tartoznak a címer nélküli, szögletes alakú bélyegzők, amelyeket nyomtatványok, iratok, kiadványok azonosításához lehet felhasználni, így különösen: a fej, az iktató, az érkeztető, az átjáró, a mellékletazonosító, a térkép és a könyvnyilvántartó bélyegzők, valamint a számmal vagy betűjellel ellátott személyi pecsétnyomók. A segédbélyegzők hitelesítésre nem használhatók.

(5) A nem hivatalos, kisegítő bélyegzők közé tartoznak a minősítési, az iratkezelési és postai, tábori postakezelési jelzések, a névaláírást helyettesítő, valamint a záradékbélyegzők. A kisegítő bélyegzők hitelesítésre, kiadmányozásra nem használhatók.

(6) Minden hivatalos bélyegzőt iratnak kell tekinteni, kezelésükre ezen utasítás előírásain túl az iratkezelési szabályokat kell alkalmazni.

(7) A bélyegzők elkészítésénél a szervezetek vezetői, helyettesei, törzsfőnökei és anyagbeszerzői, valamint a katonai attasé beosztást betöltők részére engedélyezett az önfestékező változat, az egyéb bélyegzőket fafogós változatban kell elkészíteni. A kör önfestékező változatok kizárólag lila festékpárnával adhatók ki.

(8) A bélyegzők eltérő színű festékpárnával és kivitelben, kizárólag indokolt esetben, a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélyével adhatók ki.

3. § (1) A hivatalos bélyegző a jogszabályokban, az alapító okiratokban vagy a szervezési alapokmányokban meghatározottak szerinti megnevezéssel készíthető el.

(2) A bélyegző első, külső sora:

(3) Az ügyvitel részére kiadott nagy alakú címeres körbélyegző a szervezet megnevezését és az „Ügyvitel” feliratot tartalmazza.

(4) A pénzügy részére kiadott nagy alakú címeres körbélyegző a szervezet megnevezését és a „Pénzügy” feliratot tartalmazza.

(5) A jogszabályban, az alapító okiratokban, a (3) és (4) bekezdésben, vagy a szervezési alapokmányokban meghatározott megnevezésen kívül valamely szervezeti egység megnevezésével ellátott és egyéb feliratú hivatalos alapbélyegző használatára a szervezetek a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélye alapján jogosultak. A szervezeti egységeket a munkaköri jegyzék és az állománytábla szerinti névvel kell jelölni.

(6) Beosztás megnevezését tartalmazó bélyegzővel elláthatók:

(7) A (6) bekezdésben meghatározott bélyegzők hivatalos bélyegzőnek minősülnek.

(8) A HVK HTCSF csoportfőnöke az (5) és (6) bekezdésben felsorolt eseteken túl, különösen indokolt esetben, egyedi elbírálás alapján engedélyezheti a beosztás megnevezésével ellátott bélyegzők kiadását.

(9) A több telephellyel rendelkező szervezetek részére kiadott érkeztető, átjáró, iktató és mellékletazonosító bélyegzők a szervezet hivatalos neve mellett az adott telephelyen működő szervezeti elem megnevezést is tartalmazhatják.

4. § (1) Címeres, nagyméretű, szám nélküli körbélyegző használatának joga csak a szervezetek vezetőjét, parancsnokát (a továbbiakban együtt: vezető) illeti meg. A bélyegző felhasználható:

(2) Az ellátásra jogosult szervezetek – a szervezet vezetője kivételével – feladataik ellátásához elsősorban számmal ellátott körbélyegzőt használhatnak, az ettől eltérő, a 3. § (5) és (6) bekezdése szerinti bélyegző csak indokolt esetben adható ki. A 3. § (3)–(8) bekezdése alapján kiadott bélyegzők esetén az első bélyegző sorszám nélkül, az ezt követő bélyegzők sorszámmal ellátva adhatók ki.

(3) Címeres, nagyméretű, számmal ellátott, illetve egyéb címeres körbélyegzők elosztását a szervezet vezetője növekvő sorrendben, a munkaköri jegyzék és az állománytábla szervezeti sorrendjének megfelelően határozza meg.

(4) Címeres, nagyméretű körbélyegző o40 mm-es méretben kerül legyártásra és kiadásra.

5. § (1) A címeres, kisméretű körbélyegzők az alábbiak szerint használhatók fel:

(2) Címeres, kisméretű körbélyegző o20 mm-es méretben kerül legyártásra és kiadásra.

(3) A további sorszámmal ellátott bélyegzők használatát a szervezet vezetője határozza meg.

6. § A címer nélküli, különböző formájú bélyegzők használatát a következő szervezetek vezetői határozzák meg:

7. § (1) A szervezeti egység megjelölésével ellátott, valamint az előzőekben nem szabályozott bélyegzők használatára a szervezet vezetője, a HM vonatkozásában a HM iratkezelési rendjéért felelős vezető intézkedik.

(2) A futár és tábori posta feliratú, sorszámozott bélyegzőkön feltüntetett törzsszámot rendkívüli állapot idején tábori postaszámként kell használni.

(3) A szervezetek rövidített megnevezését kell használni az összes kisméretű körbélyegzőn, ügyviteli érkeztető, átjáró, mellékletazonosító és térképnyilvántartó bélyegzőn.

8. § (1) A katonai szervezet a magasabb készenlétbe helyezése esetén a készenléti idő elérésétől kezdve használhatja különleges jogrendi bélyegzőit.

(2) A katonai szervezet a tábori postaszám használatára történő áttérés után a minősített és a nyílt küldeményeik borítékjainak, csomagjainak címzésekor a feladó feltüntetésére a „MAGYAR HONVÉDSÉG Tpsz: ....” feliratú fejbélyegzőt használja.

(3) Kizárólag a békeidőszakban használt bélyegzőket a készenlét elérése után a katonai szervezetek – lenyomat alapján elkészített jegyzéken – megküldik az MH HKNYP részére. Ezt a feladatot a pénzügyi és számviteli szervezetek által használt bélyegzőkkel kapcsolatban az új bélyegzőknek a bankoknál történt bejelentése után kell végrehajtani.

9. § (1) A szervezetek részére a címeres, nagy- és kisméretű körbélyegzőket sorszám nélkül, illetve több példány esetén arab számmal megkülönböztetve kell kiadni. A hivatalos bélyegzők elosztását és felhasználásának rendjét a HM-nél a szerv vezetője, a katonai szervezeteknél azok vezetői az utasítás alapján állapítják meg.

(2) A címeres, nagyméretű, szám nélküli körbélyegzőt a vezető részére kell kiadni.

(3) Az ügyviteli szervezetek részére minden 3 fő után egy-egy bélyegző készlet adható ki, amelytől eltérni indokolt esetben a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélyével lehet.

(4) A HM, a HVK több szervezeti elemét kiszolgáló ügyvitel részére „HONVÉDELMI MINISZTÉRIUM” „Ügyvitel”, illetve „HONVÉD VEZÉRKAR” „Ügyvitel” feliratú, címeres nagyméretű körbélyegzőket kell kiadni.

(5) A címeres, kisméretű, szám nélküli körbélyegzőt a vezetőnek vagy helyettesének kell kiadni.

(6) A címeres, kisméretű, számozott körbélyegzőket a következők szerint kell kiadni:

(7) Az anyagbeszerzők, anyagátvevők részére kiadott sorszámos bélyegzők elosztását a vezető sorszámos rendelkezésben szabályozza.

(8) A vezető hatáskörébe utalt, a 4–7. §-ban nem szabályozott hivatalos bélyegzők elosztását, kiadását, tárolását és felhasználását, valamint a lenyomat alapján történő éves ellenőrzést sorszámos rendelkezésben kell szabályozni.

10. § (1) A szervezetek kizárólag az MH HKNYP által központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzőket használhatják.

(2) Az ügyviteli szerveknél „Bélyegző és pecsétnyomó nyilvántartás”-t kell felfektetni, azt főnyilvántartó könyvben nyilvántartásba venni, amelynek vezetésére az MH minősített adat védelméről szóló, valamint az MH iratkezeléséről szóló szabályzatának vonatkozó pontjai az irányadók. A nyilvántartásba vett hivatalos bélyegzők kizárólag eredeti formájukban használhatók fel. A bélyegző nem változtatható meg, felirata nem módosítható és nem csonkítható meg.

(3) Az MH HKNYP által központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzőket a (2) bekezdésben meghatározottak szerint lenyomat alapján kell nyilvántartani. A bélyegzők központi nyilvántartású iratok, azokra a nyilvántartási számot nem kell rávezetni. A különleges jogrendben megalakítandó szervezet nyilvántartásának elkészítéséért és tárolásáért a felállításáért felelős szervezet vezetője a felelős.

(4) A szervezetek elöljárói, szakmai felügyeleti ellenőrzéséhez az MH HKNYP biztosítja a bélyegzőkről és személyi pecsétnyomókról központilag nyilvántartott adatokat.

(5) A szervezetek szervezetelemzése során vizsgálni kell – a központi nyilvántartásból származó adatok alapján – az igényelt bélyegzők szükséges és elégséges mennyiségét.

11. § (1) A hivatalos bélyegző használatáért és biztonságos őrzéséért a használatra jogosult személy felelősséggel tartozik. A bélyegzők és a személyi pecsétnyomók használati joga másra át nem ruházható.

(2) A használatra jogosult személy a bélyegzőt:

(3) Amennyiben valamely szolgálat ellátásához bélyegzőt rendszeresítettek, akkor az a bélyegző szolgálatváltásakor átadás-átvétel tárgyát képezi, a váltásra kijelölt személynek a szolgálat belső leírásában, vagy külön erre a célra használt és a bélyegző nyilvántartására megjelölt munkafüzetben, könyvben adhatja át.

(4) A használatra jogosult személy a bélyegző elvesztését vagy eltűnését a közvetlen elöljárójának, felettesének azonnal jelenti.

12. § (1) Az MH HKNYP a szervezetek igénylése és a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélye alapján hivatalos bélyegzőkkel, személyi pecsétnyomókkal, valamint egyes kisegítő bélyegzőkkel közvetlenül látja el:

(2) A bélyegzőigénylés legalább az alábbi adatokat tartalmazza:

(3) Amennyiben a felhasználás során a bélyegző hitelesítésre is szolgál, azt az igényléskor fel kell tüntetni;

(4) A hitelesítésre szolgáló címeres körbélyegzők igénylésekor törekedni kell arra, hogy egy személy részére – több hitelesítési feladatot tartalmazó feladatkör esetén is – egy bélyegző kerüljön igénylésre és kiadásra. Ilyen esetben a hatásköri jegyzékben és a bélyegzők elosztásáról, kiadásáról, tárolásáról szóló parancsban kell rögzíteni azon feladatokat, ahol az adott bélyegző felhasználható.

13. § (1) Az igényelt bélyegzők kiadását a HM, a HM szervezetei, a KNBSZ és MH Összhaderőnemi Parancsnokság (a továbbiakban: MH ÖHP) részére a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélyezi.

(2) A katonai szervezetek által igényelt bélyegzők kiadására közvetlenül az MH HKNYP parancsnoka jogosult.

(3) A személyi pecsétnyomók darabszáma a katonai szervezeteknél a hadi állománytáblában rendszeresített hivatásos és szerződéses katona, valamint honvédségi közalkalmazotti állomány létszáma, a HM-nél és a HM szervezeteinél a munkaköri jegyzékben rögzített létszám alapján kerül meghatározásra. A megállapított létszámon felül 10%-os tartalékot kell képezni.

(4) A kisegítő bélyegzőket a központi és helyi nyilvántartásban megjeleníteni nem kell. Kiadásuk első ellátmányként térítésmentesen, pótlásuk térítés ellenében történik.

(5) A hivatalos bélyegzőigényléseket a katonai szervezetek közvetlenül az MH HKNYP parancsnoknak, a HM, a HM szervezetei, a KNBSZ és az MH ÖHP a HVK HTCSF csoportfőnökének küldik meg.

(6) A 2. mellékletben található kisegítő bélyegző igényléseket minden szervezet az MH HKNYP parancsnokának küldi meg. Az attól eltérő igényeket minden szervezet a HVK HTCSF csoportfőnökének küldi meg.

(7) Az MH HKNYP a költségvetési tervezési utasítási rendnek megfelelően tervezi a bélyegzőellátás és -készítés éves költségvetési előirányzat-szükségletét.

14. § (1) Amennyiben a szakterületért felelős szervek által a szakterület egészére igényelt bélyegzők kiadása egyszerre történik, az igénylő szervezetek gondoskodnak a bélyegzők elosztásáról, központi nyilvántartásáról és kiadásáról. A bélyegzők első elosztásáról és az abban történt jelentősebb változásokról a szervezetek az MH HKNYP-t értesítik.

(2) Amennyiben a szakterületért felelős szervek által a szakterületük egészére igényelt bélyegzők külön-külön kerülnek kiadásra, a bélyegzők központi nyilvántartása és kiadása az MH HKNYP feladata.

(3) A bélyegzőigénylést a HVK HTCSF csoportfőnökéhez írásban, indoklással kell felterjeszteni. Az igénylés tartalmazza a bélyegző feliratát, formáját, méretét, továbbá a (2) bekezdésben foglalt esetben a részletes elosztási tervet is.

(4) A szakterületért felelős szervek a szakterületük egészére igényelt bélyegzők használatának rendjét saját hatáskörben szabályozzák, vagy hatáskör hiányában kezdeményezik az arra vonatkozó szabályozó kiadását. A bélyegzők bevonására és módosítására az igénylő szervezet vezetője intézkedik, hatáskör hiányában kezdeményezi az intézkedés kiadását.

15. § (1) A természetes elhasználódás miatt szükségessé vált bélyegzőcserét a szervezetek közvetlenül az MH HKNYP-től igénylik. A HM, a HM szervezetei, a KNBSZ és az MH ÖHP és katonai szervezetek bélyegzőcseréi térítésmentesek.

(2) A bélyegzők használhatóságának állapotát a vezetők az éves ügyviteli ellenőrzés során tételesen ellenőriztetik. Amennyiben a bélyegzők állapota nem megfelelő, helyettük újat igényelnek. A békeidőszakban használt bélyegzőket azonnal, a különleges jogrendben hadihasználatra kiadottakat minden év március 1. és április 30. között kell igényelni.

(3) A cserét igénylő iraton fel kell tüntetni az elhasználódott bélyegzők lenyomatát. Ha az elhasználódás olyan mértékű, hogy a felirat olvashatatlan, akkor a lenyomat mellé a bélyegző eredeti feliratát géppel ki kell írni.

(4) A személyi pecsétnyomók cseréjére vonatkozó kérelmet minden év március 1. és április 30. között kell megküldeni az MH HKNYP-nek.

16. § (1) A szervezetek közvetlenül az MH HKNYP részére küldik meg:

(2) A megszüntetett szervezet valamennyi bélyegzőjét a szervezési intézkedésben, vagy parancsban előírt felszámolási időpontig közvetlenül küldi meg az MH HKNYP részére.

(3) Bélyegző hiánya esetén az MH HKNYP értesíti a megszüntetett szervezet jogutódját, ha az nem került kijelölésre, akkor a megszüntetett szervezet volt szolgálati elöljáróját, aki a 17. § és 18. §-ban foglaltak szerint jár el.

(4) A központi ellátás keretében térítésmentesen biztosított bélyegzők állami tulajdonú, HM vagyonkezelésű vagyontárgynak minősülnek. A bélyegzőket az MH HKNYP-től kapott formátumban kell visszaszolgáltatni. A bélyegzőkön bizonyíthatóan végrehajtott módosításért az érintettek fegyelmi és anyagi felelősséggel tartoznak.

(5) A jogutód kijelölésével megszüntetett szervezetek a részükre kiadott személyi pecsétnyomót a jogutód szervezet részére közvetlenül átadhatják. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv MH HKNYP részére történő megküldése után a központi nyilvántartásban a személyi pecsétnyomók átvezethetők az átvevő szervezet nyilvántartásába.

(6) A megszüntetett szervezetek által leadott személyi pecsétnyomók központi készletbe kerülnek, ahonnan a leadástól számított 5 év elteltével adhatók ki ismételten.

17. § (1) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén a vezető minden szükséges intézkedést megtesz a bélyegző felkutatása érdekében.

(2) A megnevezést tartalmazó, hivatalos alap- és segédbélyegzők elvesztését a szervezet vezetője kivizsgáltatja és – a központi nyilvántartásból való törléstől függetlenül – saját hatáskörében intézkedik legalább két helyi, megyei és országos napilapban az elveszett bélyegző használatának letiltására.

(3) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén a jelentést az iratok elvesztésére vonatkozó szabályok szerint kell megtenni. Az elveszett bélyegző törlésére a HVK HTCSF csoportfőnöke jogosult. A szolgálati út betartásával a HVK HTCSF csoportfőnökétől kell kérni a bélyegző törlését, aki a törléssel együtt intézkedik annak pótlására is.

(4) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén az észleléstől számított nyolc napon belül jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza az elvesztésért felelős személy nevét, rendfokozatát, beosztását és az elvesztés körülményeit. A kísérőirat tartalmazza a vezetői intézkedést.

(5) A jegyzőkönyv egy példányát a szervezetek a HVK HTCSF csoportfőnökének küldik meg. A jegyzőkönyv kísérő iratában kérni kell a bélyegző érvénytelenítését és pótlását.

(6) A HVK HTCSF csoportfőnöke engedélye alapján az MH HKNYP a bélyegzőt a HK-ban érvénytelennek nyilvánítja és megkülönböztetett jelzéssel új bélyegzőt ad ki.

(7) A hivatalos bélyegző „Bélyegző és pecsétnyomó nyilvántartás”-ból történő kivezetése az érvénytelenítés tényének HK-ban való megjelenése után, a vezető sorszámos rendelkezésére való hivatkozással történik.

18. § (1) A bélyegző és személyi pecsétnyomó elvesztéséből eredő károk megtérítésére a kártérítési felelősségre vonatkozó jogszabályi rendelkezéseket kell alkalmazni, valamint a fegyelmi felelősséget is vizsgálni kell. A kártérítési összeg megállapítása bélyegző és személyi pecsétnyomó esetén az MH HKNYP által a HK-ban közzétett térítési díj alapján történik.

(2) Személyi pecsétnyomó elvesztése esetén jegyzőkönyvet felvenni nem kell. A vezető a személyi pecsétnyomót – a sorszámos rendelkezésre való hivatkozással – a ”Bélyegzők és pecsétnyomók nyilvántartásából” törölteti. Az elveszett személyi pecsétnyomó központi nyilvántartásból való törlésének kérésével egyidejűleg igényelhető az elveszett pecsétnyomó pótlása. A pótlás megérkezéséig tartalékból kell a szükségletet kielégíteni.

(3) A szervezetek vezetői az MH HKNYP-val minden év március 1. és április 30. között szolgálati úton közlik az elveszett személyi pecsétnyomók mennyiségét, sorszámát és a bevételi pénztárbizonylat számát.

(4) A 3. §-ban leírtaktól való eltérés – így különösen: csonkítás, máshol készíttetés – esetén a vezető a bélyegző elvesztésére vonatkozó kivizsgálási és jelentési szabályok alapján jár el.

19. § (1) Az új bélyegzőtípusok rendszeresítésével és az utasításban részletesen nem szabályozott, a bélyegzők formáját, feliratát és használatát érintő kérdésekkel kapcsolatos döntések előkészítésére Bélyegzőrendszeresítési Munkacsoport kerül létrehozásra, amely szakmai segítséget nyújt az MH HKNYP parancsnokának.

(2) A Bélyegzőrendszeresítési Munkacsoport titkárát az MH HKNYP állományából kell kijelölni, tagjaira az MH HKNYP parancsnoka kér javaslatot a haderőszervezési, ügyviteli és a jogi szakterületek vezetőitől.

20. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az új feliratot tartalmazó ügyviteli körbélyegzőkkel az MH HKNYP 2014. december 31-ig látja el a szervezeteket.

(3) A bélyegzőellátásról és a bélyegzők használatáról szóló 56/2008. HM utasítás alapján kiadott bélyegzőnormák nem használhatók, azokat az utasítás hatályba lépését követő évben irattározni kell.

(4) A használatban lévő beosztás megnevezésével ellátott bélyegzők a miniszter és a HVKF bélyegzői kivételével addig használhatók, amíg a jelenlegi használó tölti be azt a beosztást, amelyhez kiadták.

(5) A használatban lévő névaláírást helyettesítő bélyegzők addig használhatók, amíg a jelenlegi használó tölti be azt a beosztást, amelyhez kiadták.

(6) A használatban lévő, teljes megnevezést tartalmazó kisméretű körbélyegzők, ügyviteli érkeztető, átjáró, mellékletazonosító és térképnyilvántartó bélyegzők – bármilyen okból, így különösen: elhasználódás, szervezeti változás miatt történő – leadásukig tovább használhatók.

(7)¹