• Tartalom

38/2013. (XII. 31.) BM utasítás

38/2013. (XII. 31.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról1

2014.07.01.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően a Belügyminisztérium iratkezelési rendszeréről és irattári tervéről – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – kiadom az alábbi utasítást:
1. Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: hivatali egységek) terjed ki.
2. A Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás melléklete szerint határozom meg.
3. Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba.
4.2

Melléklet a 38/2013. (XII. 31.) BM utasításhoz


A BELÜGYMINISZTÉRIUM EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
Általános rendelkezések

1. Értelmező rendelkezések

1. Ezen Iratkezelési Szabályzat alkalmazása során
1.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
1.2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,
1.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
1.4. átadás-átvételi jegyzék: az irat átadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
1.5. átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik,
1.6. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,
1.7. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum,
1.8. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt,
1.9. elektronikus archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése elektronikus adathordozón,
1.10. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesíti annak küldőjét,
1.11. elektronikus tértivevény: olyan elektronikus irat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,
1.12. eligazító: az a személy, aki a személyes kézbesítés útján érkezett nyílt küldeményt átveszi, a címzett hivatali egységet értesíti és az átadást hitelesen dokumentálja,
1.13. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező vagy azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,
1.14. előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye,
1.15. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,
1.16. érkeztetés: a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele,
1.17. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása,
1.18. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
1.19. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,
1.20. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a Belügyminisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,
1.21. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a Belügyminisztérium hivatali egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a Belügyminisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
1.22. hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő: a Belügyminisztérium kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval rendelkezik, és aki a Belügyminisztérium nevében a hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyeket nyilvántartja és regisztrálja,
1.23. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
1.24. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
1.25. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően, az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,
1.26. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a Belügyminisztérium látja el az iktatandó iratot,
1.27. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,
1.28. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,
1.29. iratkölcsönzés: a papír alapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása,
1.30. iratkezelési szabályzat: a Belügyminisztérium írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek függelékeit a Belügyminisztérium további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi,
1.31. iratkezelési szoftver: az iratkezelési alapfolyamatot támogató olyan informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve az e szabályzatban foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, függetlenül attól, hogy ezek mellett egyéb funkciókat is ellát,
1.32. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat átmeneti vagy központi irattárban történő dokumentált elhelyezése – elektronikus irattár esetén archiválása – és kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,
1.33. irattári anyag: rendeltetésszerűen a Belügyminisztériumnál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,
1.34. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Belügyminisztérium feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,
1.35. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,
1.36. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító,
1.37. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,
1.38. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a Belügyminisztérium a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,
1.39. kapcsolatos szám: a Belügyminisztérium, mint iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, vagy annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
1.40. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,
1.41. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,
1.42. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,
1.43. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a BM hivatalos bélyegzőlenyomatával, vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,
1.44. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
1.45. kiadmányozó: a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában, ügyrendben kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,
1.46. központi irattár: a BM irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is,
1.47. küldemény bontása: az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele,
1.48. küldemény: papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el,
1.49. küldő: a küldemény tartalmából vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet,
1.50. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,
1.51. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,
1.52. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,
1.53. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,
1.54. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,
1.55. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
1.56. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható,
1.57. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,
1.58. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,
1.59. papír alapú érkeztető könyv: hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén a küldemények beérkezésének a nyilvántartásba vétele megtörténik,
1.60. papír alapú iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén az iratok iktatása történik,
1.61. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (pl. szalagos irományfedél, doboz, kötet, dosszié),
1.62. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,
1.63. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,
1.64. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy e Szabályzat alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,
1.65. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés,
1.66. szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek,
1.67. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes hivatali egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
1.68. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
1.69. szignálás: az ügyben eljárni illetékes hivatali egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,
1.70. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,
1.71. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
1.72. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,
1.73. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,
1.74. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,
1.75. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,
1.76. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,
1.77. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, és összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
1.78. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. Az 1. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során
2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (a továbbiakban: Ltv.),
2.2. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény (a továbbiakban: Ket.),
2.3. az elektronikus aláírásról szóló törvény,
2.4. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény,
2.5. a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet,
2.6. az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendelet,
2.7. egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló kormányrendelet,
2.8. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendelet, valamint
2.9. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló BM–IHM–NKÖM rendelet
rendelkezései az irányadóak.

2. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

3. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) hivatali szervezeteinél (a továbbiakban: hivatali egység) keletkező, oda érkező és onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és valamennyi ügyvitelben érintett dolgozójára.

4. Az Iratkezelési Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

3. Az iratkezelés szabályozása

5. Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédkönyvekkel való ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárnak történő átadását szabályozza.

4. Az iratkezelés szervezete

6. A hivatali egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A hivatali egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a megszűnt hivatali egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag a központi irattárban történik.

7. A hivatali egységeknél az iratkezelés RobotZsaru-Neo kibővített típusú, tanúsított iratkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik.

8. A minősített adatok kezelését a minősített adatok védelmére vonatkozó Biztonsági Szabályzat (a továbbiakban: Biztonsági Szabályzat) előírásai szerint kell végezni.

5. Az iratkezelés felügyelete

9. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály vezetője (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető) látja el, aki e feladatkörében gondoskodik különösen:
a) az Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséről,
c) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról,
e) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.

10. Az Informatikai Főosztály ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszergazdai feladatait, valamint
a) gondoskodik a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. közreműködésének igénybevételével a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről,
b) az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztállyal együttműködve meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket,
c) kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint
d) kijelöli azt a hivatali egységet (vagy dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről,
e) gondoskodik az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről,
f) gondoskodik a számítástechnikai programok, adathordozók stb. biztosításáról.

11. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének szabályszerűségéért. E felelősségi körben kötelesek:
a) a hivatali egységek vezetőin keresztül biztosítani az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének rendszeres ellenőrzését és
b) intézkedni a szabálytalanságok megszüntetésére.

12. A hivatali egységek iratkezelését a hivatali egységek vezetői – az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg.

13. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

14. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
b) az irattári tételszám meghatározása,
c) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
d) a rábízott iratok megfelelő tárolása,
e) az iratokkal való elszámolás,
f) hatósági statisztikai adatok megadása,
g) az iratok nyomon követhetőségének biztosítása.

15. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:
a) a hivatali egységeknél készült és más szervtől vagy személytől érkezett küldemények
aa) átvétele,
ab) bontása,
ac) nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),
ad) továbbítása,
ae) postázása,
af) irattározása,
ag) őrzése,
ah) selejtezése,
ai) központi irattárba adása,
b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.

16. Az ügykezelői állománynak évente legalább egy alkalommal – az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály és az Informatikai Főosztály szervezésében – továbbképzés keretében az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson kell részt vennie. A hivatali egységek vezetői biztosítják az érintett állomány részvételét az oktatáson.

17. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.

18. A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium az iratkezelés jogszerűségének fenntartása érdekében ellenőrzi az iratkezelést.

6. Az irattári terv szerkezete és rendszere

19. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe a BM működtetésével kapcsolatos, több hivatali egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni.
Az iratok kezelésének általános követelményei

7. Az iratok rendszerezése, nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

20. A belügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

21. Az ügyiratokat, valamint a BM irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni.

22. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

23. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső.

24. A beérkező, a kimenő és az itt keletkező iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

25. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

8. Hozzáférés az iratokhoz

26. A munkatársak csak azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot naprakészen kell nyilvántartani. A munkatársak fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

27. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

28. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

29. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

30. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a BM őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

31. A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. §
(5)–(7) bekezdésében
foglaltak az irányadók.

32. A „Nem nyilvános” adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei vagy az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

33. A „Nem nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő vagy felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

34. A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő, „Nem nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, vagy közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

35. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben, vagy kijelölt irattári helyiségben kell tárolni és a továbbiakban az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

36. A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

9. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

37. Az iratkezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján az egyes hivatali egységek ügykezelői, továbbá iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzik.

38. Az iratkezelésnek lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (pl. átadás-átvétel) elkülönítetten történjen.

39. A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a hivatali egység vezetője a Belügyminisztérium központi épülete irodáinak használatával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló BM utasítás előírásai szerint jár el.

40. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

41. A hivatali egységek által használt kulcsdobozokat a hivatali egységek szerzik be a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságtól. A kulcsdoboz számmal való ellátása, nyilvántartása a BM központi épülete őrségének a feladata. Az épület őrsége által felügyelt helyen csak nyilvántartásba vett, számmal és az átvételére feljogosítottak neveivel és személyi (negatív) pecsétnyomóik (a továbbiakban: pecsétnyomó) számaival ellátott és a pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetők el.

10. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

42. Az iratkezelési szoftver használatához kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (pl. érkeztet, iktat, irattároz, lekérdez) rendelkezhet,
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely hivatali egység tekintetében gyakorolhatja.

43. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása az Informatikai Főosztály feladata.

44. A rendszergazda feladatai a következők:
a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó
ca) hozzáférési jogosultságoknak,
cb) egyedi azonosítóknak,
cc) helyettesítési jogoknak,
cd) külső és a belső név- és címtáraknak
a naprakészen tartása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,
e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.

45. A rejtett iktatókönyv csak a meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető.

46. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, valamint a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

47. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. Ennek kezdeményezésére névre szóló jogosultságdokumentáció szolgál. Az erre vonatkozó előírásokat a BM Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

48. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda őrzi, az eredeti példány tárolása, kezelése az iktatóhely szerinti vezető feladata.

49. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
Az iratkezelés folyamata

11. A küldemény átvétele

50. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a hivatali egységekhez.

51. A küldemény átvételére jogosult:
a) a címzett vagy az általa megbízott személy,
b) az állami vezető, hivatali egység vezetője vagy az általuk megbízott személy,
c) a hivatali egység ügykezelője,
d) az ügyfélszolgálat munkatársa,
e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
f) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az egyes hivatali egységek hivatalos elektronikus postafiókja,
g) a BM Budapest, Nádor utca 2. szám alatti bejáratnál feladatot ellátó eligazító,
h) a Ket. 169/A. § (3) bekezdés a) pontjában meghatározott szervezet.

52. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték és egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet vagy mellékelt irat meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

53. Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

54. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

55. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az irat másodpéldányán aláírással igazolni kell.

56. Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy hivatali egység veszi át az iratot, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő munkanap kezdetén az illetékes iktatóhely átvételre jogosult munkatársának átadni az Iratkezelési Szabályzat szerinti kezelése céljából.

57. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

58. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

59. Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, papír alapú küldemény esetén vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

60. A küldemények átvételénél az érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).

61. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót, mint iratot, a kísérőlapot, mint mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit (4. számú iratminta). Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

62. A BM és szervei részére a központi küldemény elosztást az Állami Futárszolgálat BM épületében működő futáralosztálya (a továbbiakban: futáralosztály) végzi, amely az érkezett küldeményeket hivatali egységek szerint csoportosítja, majd – futárjegyzékkel – közvetlenül továbbítja a miniszterhez, az államtitkárokhoz és a helyettes államtitkárokhoz, valamint a kabinetfőnök részére.
A futáralosztály a küldeményeket a futárjegyzékkel együtt naponként többször, az elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja az e pontban jelölt vezetőkhöz.

63. A többi hivatali egység esetében – a futáralosztály kijelölt helyiségében – az ügykezelő veszi és adja át az érkezett és a továbbítandó küldeményeket a rendszeresített kézbesítőokmányon.

12. A küldemények felbontása és érkeztetése

64. Az érkezett küldeményeket
a) a címzett,
b) az illetékes hivatali egység ügykezelője vagy
c) a vezető által feljogosított személy
bontja fel.

65. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket,
a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel),
b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte (pl. a hivatali egység vezetője által – meghatározott ügycsoport feldolgozására – kijelölt személy nevére érkezett küldeményeket).

66. A névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű küldeményeket át kell adni a címzettnek, azokat csak a címzett bonthatja fel.

67. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a hivatali egység ügykezelőjéhez, vagy gondoskodni a küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről.

68. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is.

69. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

70. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

71. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

72. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített küldemény található, a Biztonsági Szabályzatban foglaltak alapján kell eljárni.

73. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, érkeztetés után – az ügyirathoz kell szerelni.

74. A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. Egyebekben a faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is az Iratkezelési Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

75. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.
A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell szerelni, ha
a) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
b) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e) „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel látták el.

76. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

77. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik.

78. Minden küldeményt (papír alapút vagy elektronikust) érkeztető-nyilvántartásban kell hitelesen dokumentálni, érkeztetni, kivéve a 80. és a 297. pontban meghatározott esetet.

79. Az ügykezelő feladata a küldemények érkezésük napján – az 56. pontban és a 277. pont utolsó fordulatában meghatározott esetben az érkezést követő első munkanap kezdetén – történő érkeztetése, amely a küldemény nyilvántartásba vételét, az érkeztető nyilvántartás rovatainak értelemszerű kitöltését jelenti.

80. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a beérkező küldemény a beérkezés időpontjával egyidejűleg iktatásra kerül.

81. Automatikus iktatás alkalmazása esetén az érkeztetés és az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg is megtörténhet.

82. Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető bélyegzőnek az iratra vagy borítékra való rányomásával, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.

83. Az érkeztetési nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:
a) érkeztetés azonosítója,
b) érkeztető neve,
c) beérkezés időpontja,
d) küldemény adathordozója (papír, elektronikus),
e) beérkezés módja,
f) kézbesítés prioritása (pl. sürgős, azonnal),
g) küldemény (idegen) száma,
h) ragszám (postai azonosító),
i) küldő neve, címe,
j) felbontás nélkül továbbítandó,
k) címzett szervezet,
l) címzett előadó,
m) egyéb címzett,
n) kezelési utasítások,
o) minősítés,
p) sértetlenség,
q) megjegyzés,
r) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám.

84. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.

85. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

86. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz szerelni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

87. Az érkeztetőszám az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

88. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

89. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

90. A hivatali egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket (fax és e-mail) ki kell nyomtatni és az iratkezelés szabályai szerint kezelni.

13. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

91. Az irat szignálása előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előzményirata.
Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

92. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

93. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak, ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

94. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papír alapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/z....... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

95. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles ennek végrehajtásáról gondoskodni.

14. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

96. Az ügykezelő az érkezett iratot iktatás előtt köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy hivatali egység kijelölése érdekében. A vezető – a minősített iratok kivételével – engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

97. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

98. Az irat szignálására jogosult
a) kijelöli, hogy mely hivatali egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és azt aláírja.

99. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
Az iratok nyilvántartása, iktatása

15. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

100. Az iratok nyilvántartására papír alapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a BM feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

101. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
a) elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
b) elektronikus iktatókönyv, mely magában foglalja az érkeztetőkönyvet, valamint a név- és tárgymutatót (az iratok nyilvántartására),
c) iratkezelési szoftver üzemzavara esetén használt papír alapú érkeztető- és iktatókönyv,
d) átadókönyv (más hivatali egység részére történő átadás vagy az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),
e) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, a futáralosztályon kívüli kézbesítés esetén),
f) futárjegyzék (a futáralosztályon keresztüli kézbesítés esetén),
g) főnyilvántartási könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),
h) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),
i) gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának vagy fogyásának nyilvántartására),
j) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
k) átadási jegyzék (a hivatali egységek egymás közötti iratforgalmának dokumentálására).

102. A segédletek főnyilvántartási könyvét az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály vezeti.

103. Főnyilvántartási könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezeléshez használt segédkönyveket.

104. A főnyilvántartási könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.

105. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály kijelölt munkatársa a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket (pl. könyvet, naplót) hitelesíti, amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a körbélyegző lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó hivatali egység megnevezését rávezeti.

106. Az iratkezeléshez használt segédleteket – kivéve a futárjegyzéket – és a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálytól kell igényelni, amely a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályon keresztül gondoskodik azok központi beszerzéséről.

16. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

107. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
a) könyveket, tananyagokat,
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat,
c) meghívókat, üdvözlőlapokat,
d) nem szigorú számadású bizonylatokat,
e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,
f) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
g) munkaügyi nyilvántartásokat,
h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
i) közlönyöket, sajtótermékeket,
j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

108. Átadókönyvben kell nyilvántartani a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.

17. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

109. A BM-be érkező vagy ott keletkező iratokat – a 107. pontban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

110. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint az Iratkezelési Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

111. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:
a) iktatószámot,
b) iktatás időpontját,
c) beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,
d) adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,
e) expediálás időpontját, módját,
f) küldés időpontját, módját,
g) küldő adatait (név, cím),
h) címzett adatait (név, cím),
i) hivatkozási számot (idegen szám),
j) mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),
k) ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
l) irat tárgyát,
m) elő- és utóiratok iktatószámát,
n) kezelési feljegyzéseket,
o) intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
p) irattári tételszámot,
q) irattárba helyezést.

112. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. A sorszám (főszám) évente eggyel kezdődően folyamatos. Egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

113. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Ha az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám (főszám) alatt kell nyilvántartásba venni.

114. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő-, előzmény-(alap)irata. Ha van, akkor annak az iktatószámához alszámra, ha nincs, akkor a soron következő sorszámra kell iktatni.

115. Az iratkezelési szoftverbe bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is.

116. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

117. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

118. A miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök nevére érkezett és továbbszignált iratok iktatásáról az ügyintézésre kijelölt hivatali egység gondoskodik.

119. A hivatali egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iktatás során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes hivatali egység ügykezelője iktatja főszámra, a választ adó hivatali egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik vissza a belső átadókönyv aláírása, valamint az elektronikus iktatókönyvben való átvétel ellenében.

120. Az ügyirat tárgyát vagy az annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az – az irat tartalmát nem érintően – lényegesen megváltozott. Ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

121. Az iktatási adatbázis időszaki (minimum heti) biztonsági mentéséről, továbbá a féléves és éves archiválásról a rendszergazda gondoskodik. A biztonsági másolatot az Informatikai Főosztály tárolja.

122. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás decentralizáltan, a hivatali egységek kijelölt iktatóhelyein történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

123. Az iktatás
a) a Személyügyi Főosztály személyzeti jellegű irataihoz,
b) az Önkormányzati Gazdasági Főosztály a költségvetési törvény jogcímei alapján felvett tárgykörökhöz, valamint
c) a Miniszteri Kabinet nemzetbiztonsági ellenőrzésekhez
kapcsolódó ügyek iratai iktatásának kivételével egy központi iktatókönyvben történik.

124. Az iktatókönyvek azonosítóit az alábbiak szerint kell képezni. Az általános iktatókönyv esetében a minisztérium rövidített betűjele: BM. A jelölt hivatali egységek elkülönített iktatókönyvei esetében a Belügyminisztérium rövidített betűjele és – az ügykört vagy a hivatali egységet jelölő – rövidített azonosító betűvel, vagy a Belügyminisztérium rövidített betűjele és szám kombinációja a következők szerint:
a) Személyügyi Főosztály: BMSZÜ/,
b) Személyügyi Főosztály „munkáltatói intézkedések”: BM001/,
c) Önkormányzati Gazdasági Főosztály „helyi önkormányzatok pénzügyeivel kapcsolatos kérelmek, pályázatok, adatszolgáltatások”: BMÖGF/,
d) Miniszteri Kabinet Nemzetbiztonsági Koordinációs Osztály: BMNKO/,
e) Önkormányzati Gazdasági Főosztály: „vis maior pályázatok”: BMVIS/,
f) Önkormányzati Gazdasági Főosztály: „az önhibájukon kívül hátrányos helyzetbe került önkormányzatok pályázatai”: BMÖNH/.

125. Az iktatókönyvek minden év január 1-jén 1-es iktatószámmal kezdődnek, amelyeket a naptári év végéig folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

126. Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

127. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi, vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.

128. A 127. pont szerint lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat – a 129. pontban foglaltak kivételével – időbélyegzővel kell ellátni és archiválni, a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példánya az archiválást követő második évet követően megsemmisíthető.

129. A 128. pontban foglaltakat nem kell alkalmazni, ha a 127. pont szerint lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és elektronikus dokumentumokat olyan elektronikus dokumentumok kezelésére alkalmazott rendszer kezeli, amely az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározott feltételeknek megfelelően biztosítja azok megváltoztathatatlanságát és megőrzését.

130. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén light scribe-ot alkalmazva rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

131. Az iktatásra kerülő papír alapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

132. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a hivatali egység nevét, továbbá
a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,
b) az iktatókönyv sorszámának-alszámának,
c) az ügyintéző nevének és
d) a mellékletek számának
feltüntetésére szolgáló rovatokat.

133. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „Melléklet a ... iktatószámú irathoz”
szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik hivatali egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett hivatali egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

134. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

135. Az iktatószám felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/év. A főszám-alszám/év egy egységként tekintendő azonosító. A főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az iratkezelési szoftverben beállított számláló automatikusan képez. Az évszám az aktuális év négy számjegye. (Pl. BM/3456-3/2013., BMSZÜ/339-5/2013., BMÖGF/566-4/2013. BMNKO/668-6/2013.)

136. Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a soron következő főszám 1-es alszámát kapja (pl. BM/17-1/2013.).

18. Elektronikus dokumentumok szerelése az iktatószámokhoz

137. A papír alapú, érkezett iratokat az iktatást, a saját keletkeztetésű iratokat a kiadmányozást követően az információ gyors és pontos visszakeresése, valamint megőrzése érdekében dokumentumszkenner segítségével digitalizálni és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz szerelni kell. A szkennelt fájlok pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

138. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett küldeményeket, automatikusan „áthelyezve” kell szerelni az iratkezelési rendszerbe.

139. Az iratok digitalizált képe (pl. pdf) képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan szerelnie az iktatott irathoz.

140. Nem kell a papír alapú iratokat szkennelni és a megfelelő iktatószámhoz szerelni azoknak a nagy iratforgalmú hivatali egységeknek, amelyek esetében a közigazgatási államtitkár erre engedélyt adott.

141. Nem kell szkennelni azokat a papír alapú iratokat:
a) amelyek méretük miatt nem alkalmasak a rögzítésre,
b) amelyek rögzítéséhez a szükséges tárgyi feltételek nem biztosítottak,
c) amelyek az 50 lap terjedelmet meghaladják.

142. Nem szkennelhetők a következő iratok:
a) polgárjogi szerződések,
b) számlák,
c) pályázatok,
d) közbeszerzéssel kapcsolatos iratok,
e) bírósági eljárásokkal kapcsolatos iratok,
f) Nemzeti Biztonsági Felügyeleti tanúsítvány,
g) nemzetbiztonsági szakvélemények,
h) személyügyi iratok,
i) a hivatali munkaviszonnyal kapcsolatos adatszolgáltatás pl. adóbevallás,
j) különleges adatokat tartalmazó iratok,
k) közigazgatási hatósági ügy iratai,
l) Európai Uniós és nemzetközi kapcsolatokhoz tartozó iratok.

19. Az irat kiadása, átadása

143. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából
a) az iktatott iratok közül a hivatali egységen belül más részlegnek átadásra,
b) másik hivatali egységnek átadásra,
c) más külső szervnek továbbításra, valamint
d) a határidőbe és irattárba helyezésre
kerülő iratokat.

144. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

145. Az iratok kiadását, átadás-átvételét – az elektronikus átadás-átvétel mellett – papír alapon átadókönyvben, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának
és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.

146. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

147. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

148. Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – hivatali egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.

20. Kiadmányozás

149. Külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírására csak a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2010. (IX. 2.) BM utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) és az ügyrendben meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor.

150. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

151. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

152. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papír alapú irat akkor hiteles kiadmány, ha
a) azt az SZMSZ-ben, ügyrendben meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel vagy
b) a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, az SZMSZ-ben, a hivatali egységre vonatkozó ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

153. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy
b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.

154. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

155. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

156. A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

157. A keletkezett iratokról az iratot őrző hivatali egység vezetője vagy ügyintézője jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint
a) hiteles papír alapú és
b) hiteles elektronikus
másolatot is kiadni.

158. Amennyiben papír alapú hiteles kiadmányról kell papír alapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredeti papír alapú dokumentummal egyező!” szöveget,
b) hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.
Hiteles másolat kiadása esetén, az ügyirat előadói ívére fel kell jegyezni, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

159. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:
a) „Saját kezű felbontásra!”,
b) „Más szervnek nem adható át!”,
c) „Nem másolható!”,
d) „Kivonat nem készíthető!”,
e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,
f) „Zárt borítékban tárolandó!”,
g) „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény.
A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

160. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma feltétlenül indokolja.

161. A hivatali levelezés során az iratokat, a belügyminisztériumi iratokon megjelenő azonos alaki elemek használata érdekében, az SZMSZ függelékében meghatározott iratminták adattartalma alapján – különös figyelemmel az irat záradékolására – kell elkészíteni.

21. A papír alapú irat továbbítása, expediálása

162. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

163. Az iratokat a hivatali egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles:
a) az iratot a címzettnek ezen Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint, az „azonnal”, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,
b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

164. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

165. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

166. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (pl. posta, külön kézbesítő, futárszolgálat).

167. A hivatali egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy
a) az aláírt vagy hitelesített leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást és
b) a mellékleteket szerelték-e.
E feladat elvégzése után kell dokumentálni a továbbítással kapcsolatos információkat.

168. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító, elektronikus futárprogram útján előállított futárjegyzékkel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – a futáralosztály részére.

169. A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papír alapú futár- és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

170. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

171. A boríték címoldalán fel kell tüntetni
a) a küldő (hivatali egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).

172. Az iratot a futáralosztályon keresztül, saját (alkalmi) kézbesítővel vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

173. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

174. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

175. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

176. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul vagy a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

177. Az ügyintézés meggyorsítása érdekében, az iratok szkennelt változatának továbbítása és fogadása – az aláírt (hiteles) papír alapú példányok megküldése (átadása) mellett – a hivatali egységek számára rendszeresített hivatalos e-mail postafiókokon keresztül történhet. Az aláírt eredeti papír alapú példányt az ügyet intéző hivatali egység ügyiratában kell irattározás céljából elhelyezni.
Az irat határidő-nyilvántartásba, irattárba helyezése, levéltári átadás, selejtezés és megsemmisítés

22. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

178. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel, vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

23. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

179. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.

180. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

181. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,
b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.

182. Ha a határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot.

183. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva -, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

24. Irattár

184. Az iktatóhelyekkel rendelkező hivatali egységek átmeneti irattárat kötelesek működtetni.

185. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint az MNL-nek az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó hivatali egység által működtetett központi irattár feladata.

186. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget, vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

187. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

188. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

189. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

190. A nem papír alapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

25. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

191. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

192. Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott – rendezett – ügyiratokat.

193. Az iratkezelési szoftver „Ügy lezárása, átmeneti irattárba tétele” felületén az irattárba helyezéssel kapcsolatos adatokat be kell vezetni, és az ügyiratokat el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

194. Az irattárba helyezést a hivatali egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.

195. Az irattározás az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes hivatali egység kötelezettsége.

196. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró hivatali egység részére.

197. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző hivatali egységeknél.

198. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisítenie.

199. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.

200. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

201. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

202. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a 61. pontban meghatározott adattartalommal rendelkező papír alapú kísérőlappal (4. számú iratminta) együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

203. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.

204. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.

205. Az átmeneti irattárban az iratokat raktári egységekben, a selejtezés vagy levéltári átadás évszámának megfelelően tételszámok, azon belül iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. E szabálytól eltérően lehetőség van keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében is elhelyezni az irattározási utasítással ellátott ügyiratokat, figyelemmel azonban a 212. pontban meghatározott előírásokra.

206. A raktári egységekre fel kell jegyezni:
a) a minisztérium és a keletkeztető hivatali egység megnevezését,
b) az iratok keletkezésének évét,
c) iktatószámokat -tól/-ig,
d) az irattári tételszámot,
e) az iratok selejtezésének vagy levéltárba adásának évét és
f) a raktári egység sorszámát.

207. A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a hivatali egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

208. Az irattárból kiadott papír alapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló), helyükre az átvevő által aláírt ügyiratpótló (2. számú iratminta) lapot kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen – a rögzített kivételekkel – csak a központi irattárnak adhat át.

26. Az iratok átadása a központi irattár részére és a központi irattár működése

209. A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit a 212. pontban meghatározott rendben, valamint
b) a 127. pont szerint lezárt és archivált érkeztető nyilvántartás és iktatókönyv adatállományait, valamint az elektronikus dokumentumok elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat minden év június 30-áig, előre egyeztetett időpontban kell leadni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

210. A hivatali egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után legkorábban öt év elteltével a központi irattárnak kötelesek átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő.

211. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyügyi Főosztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály kezeli és őrzi.

212. A központi irattár az ügyiratokat
a) eredeti alakjukban,
b) előadói ívben elhelyezve,
c) hivatali egységenként,
d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,
e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,
f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,
g) nyilvántartásaikkal együtt,
h) irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező, selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelő darabszintű iratjegyzék (7. és 8. számú iratminta) kíséretében
veszi át. Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsolót, műanyagból készült iratborítókat.

213. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó hivatali egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető osztály vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a 212. pont d) és e) alpontja előírásainak megfelelő iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot átadó hivatali egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

214. A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

215. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell.

216. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.

217. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

218. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

219. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

220. Azokról az iratokról, amelyeket a hivatali egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, hiányjegyzéket kell készíteni, amelyet mellékletként az irat átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz kell csatolni. Későbbi leadás után a hiányjegyzékből törölni kell „Központi irattárba helyezve” megjegyzéssel.

221. A hivatali egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általuk kiadott belső normák (pl. utasítások, intézkedések, szabályzatok) egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát – a megjelenést követő 5 munkanapon belül – a központi irattárnak megküldeni.

222. A központi irattár:
a) nyilvántartja a BM iratképző hivatali egységeit,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

223. A központi irattár papír alapú iratot csak a készítő hivatali egység vagy a feladatait átvevő hivatali egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését (2. számú iratminta). Ha más hivatali egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más hivatali egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó hivatali egység vagy a feladatait átvevő hivatali egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt hivatali egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető hivatali egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

224. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:
a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
b) irattári hely: irattár neve, ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót, abban az esetben a polc sorszáma,
c) doboz vagy csomó sorszáma,
d) irat azonosító száma,
e) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,
f) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),
g) az irat tárgya,
h) a kiemelés ideje (év, hó, nap),
i) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,
j) a kiemelést végző neve,
k) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),
l) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
m) a visszahelyezést végző neve,
n) engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az iratkiadás.

225. A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a 223. pontban előírt engedély szerint más irathoz szerelik.

27. Az iratok selejtezése

226. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2013-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2014. december 31. után, vagyis 2015-ben szabad kiselejtezni.)

227. A lejárt megőrzési határidejű iratokat minden év április 30-ig selejtezni kell. A hivatali egységeknek az MNL selejtezési engedélyét az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályon keresztül kell beszerezniük. Az iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

228. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a hivatali egység vezetője jelöli ki.

229. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

230. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

231. A selejtezés során ellenőrizni kell:
a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

232. A selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni (5. számú iratminta), amely tartalmazza:
a) a selejtezést végző hivatali egység megnevezését,
b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
d) az iratok évkörét,
e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),
f) az irattári tétel címét,
g) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,
h) a hivatali egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
i) a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
j) a megsemmisítés tervezett időpontját,
k) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

233. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni (6. számú iratminta), mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

234. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják és a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.

235. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzéket 1 példányban a központi irattárnak kell megküldeni, amely azokat az MNL-nek továbbítja a selejtezés engedélyeztetése végett.

236. A selejtezés időpontját – az MNL selejtezési engedélyének birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

28. Megsemmisítés

237. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a hivatali egység vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

238. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.

239. A kiselejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a központi irattár koordinálja, ezért a selejtezett megsemmisítésre váró iratanyaggal rendelkező hivatali egység erről a központi irattárat értesíti, amely gondoskodik a selejtezett iratanyag – a szállítás megszervezését követő – elszállíttatására. Papírzsákok beszerzését a hivatali egységek az irodaszer igénylésével eszközölhetik.

240. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős hivatali egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

29. Az iratok levéltárba adása

241. A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a központi irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL-nek.

242. Az átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, a BM költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (pl. doboz, csomag) tételjegyzékkel együtt (7. és 8. számú iratminta), teljes, lezárt évfolyamokban levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

243. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.
Intézkedések a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása, hivatal és munkakör átadás esetén

30. Intézkedések a minisztérium megszűnése vagy feladatkörének megváltozása esetén

244. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a BM megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

245. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (hivatali egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket (7. és 8. számú iratminta) kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

246. A hivatali egységek vezetői az iratkezelési szoftver felhasználói változásairól a rendszergazdát értesítik és kezdeményezik az Iratkezelési Szabályzat 46–47. pontja alapján az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

31. A megszűnt hivatali egységek iratainak kezelése

247. Hivatali egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv és iratjegyzék (7. és 8. számú iratminta) kíséretében át kell adni a megszűnő hivatali egység feladatkörét átvevő hivatali egységnek (a továbbiakban: átvevő hivatali egység).

248. Amennyiben a megszűnő hivatali egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő hivatali egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni. Az átvevő hivatali egység számára a lezárt iktatókönyvhöz való hozzáférést biztosítani kell.

249. Amennyiben a megszűnő és az átvevő hivatali egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő hivatali egységet, mint felelőst rögzíteni kell.

250. Ha a megszűnő hivatali egység feladatköre több hivatali egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan – irattári tételenként – lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

251. A megszűnő hivatali egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, továbbá az átvevő hivatali egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

252. Ha a megszűnt hivatali egység feladatkörét nem veszi át más hivatali egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

253. A 248–250. pont rendelkezéseit a hivatali egységet érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

254. A hivatali egység feladatkörének, a hierarchiában elfoglalt helyének lényeges változása esetén a Személyügyi Főosztály írásban értesíti az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály, valamint az Informatikai Főosztály vezetőjét a szükséges intézkedések megtétele érdekében.
Az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések

32. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

255. A BM hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott körbélyegző. Az állami vezetők a tisztségüket, beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A hivatali egységek körbélyegzőjén felül a „Belügyminisztérium”, alul a hivatali egység hivatalos megnevezése szerepel.

256. A BM kijelölt főosztálya a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok tanúsítvánnyal történő ellátásának szabályairól szóló KüM rendelet előírásai alapján, az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében a közbenső felülhitelesítéshez angol nyelvű, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használ. A körbélyegzőn felül a „Ministry of Interior of Hungary”, alul a hivatali egység hivatalos megnevezése angol nyelven és a körbélyegző sorszáma szerepel.

257. A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

258. A körbélyegzők nyilvántartásáról az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály gondoskodik.

259. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és hivatali egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és a bélyegző használójának a nevét, aláírását, valamint a visszavétel, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

260. Körbélyegző a felsőszintű vezetőnek, a hivatali egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. A körbélyegzőt a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.

261. A körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

262. A körbélyegzők, fejbélyegzők és egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály gondoskodik.

263. A hivatali egységek a bélyegzőket – a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján letölthető Bélyegző igénylési lap kitöltésével – a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály jóváhagyásával az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálytól igénylik, amely gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.

264. A hivatali egység vezetője gondoskodik:
a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,
b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

265. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

266. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:
a) írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,
b) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
c) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,
d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

267. A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló biztonsági tárolóhoz vagy lemezszekrényekhez használatos pecsétnyomóra vonatkozó igényt a Biztonsági Szabályzatban meghatározott hivatali egységnél kell bejelenteni, amely gondoskodik annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról, visszavételéről.

33. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

268. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).

269. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

34. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

270. A hivatali egység vezetője hivatali egységénél köteles:
a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,
b) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,
c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,
d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
e) gondoskodni – az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,
f) közvetíteni az Iratkezelési Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

271. A hivatali egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie.

272. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során
a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,
b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

273. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a BM irattári anyagát. Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy az iratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban foglaltaknak.

35. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén

274. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy az Iratkezelési Szabályzatban az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

275. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

276. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

277. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, ÉRKÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú érkeztetőkönyvbe kell nyilvántartásba venni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli küldeményeket is, ha az érkeztetés akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

278. A 277. pont szerint érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésénél az érkeztető könyv azonosítóját és az „ÉRKÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység érkeztetőkönyv azonosítója a központi főnyilvántartási könyv nyilvántartási száma (pl. érkeztetőkönyv azonosítója/sorszám/évszám/egyedi azonosító; 67/2338/2013./ÉRKÜZ).

279. A papír alapú érkeztetőkönyvek beszerzéséről, valamint központi főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály gondoskodik.

280. Az üzemzavar esetén használt érkeztetőkönyvben az év végén az érkeztetésre felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

281. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely érkeztetőszámmal zárul az érkeztetőkönyv és a keltezést.

282. Az érkeztetőkönyv lezárását a hivatali egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a hivatalos bélyegzőlenyomat hitelesíti.

283. Az üzemzavar esetén használt érkeztetőkönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

284. Hivatali egységenként papír alapú iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

285. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott iratokat haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvben kell iktatni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

286. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél az iktatókönyv azonosítóját és az „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység iktatókönyv azonosítója a központi főnyilvántartási könyv nyilvántartási sorszáma [pl. iktatókönyv azonosítója: BM67/főszám: 233-alszám: 1/évszám: 2013/egyedi azonosítási jelölés: ÜZ (BM67/233-1/2013./ÜZ)]. Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvek beszerzéséről, valamint az ÜZ-iktatókönyvek központi főnyilvántartásba vételéről az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

287. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

288. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

289. Az üzemzavar esetén használt papír alapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

290. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és a keltezést.

291. A papír alapú iktatókönyv lezárását a hivatali egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a hivatalos bélyegzőlenyomat hitelesíti.

292. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

293. Papír alapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

294. Téves iktatás esetén a papír alapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, a „Téves iktatás” rávezetésével, keltezéssel és aláírással oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.

36. Elektronikus küldemények kezelésének rendje

295. Az elektronikus postafiókra érkező
a) elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),
b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény
érkeztetését az iratkezelési rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A BM elektronikus postafiókját az Informatikai Főosztály működteti.

296. Elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást.

297. Azon küldeményt, amelyet a munkatárs elektronikus levélcímére, valamint az elektronikus tájékoztatás keretében közzétett elektronikus levélcímre küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a BM hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

298. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

299. A 297. pont alapján érkeztetett küldeményt nem kell iktatni, ha azt nem a jogszabályban meghatározott formában nyújtották be. A küldőt ebben az esetben egy munkanapon belül elektronikus úton tájékoztatni kell a beadvány előterjesztésére irányadó formáról.

300. Az elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás (a továbbiakban: BKSZ) vagy az általános nyomtatványkitöltő keretprogram (a továbbiakban: ÁNYK) űrlap benyújtás támogatás szolgáltatás igénybevételével megküldött küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az informatikai rendszerre.

301. A küldemény biztonsági kockázatot jelent az informatikai rendszerre, ha
a) az informatikai rendszerhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja vagy
b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,
c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

302. A feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról a 306. pontban meghatározott formában kell értesíteni a küldőt.

303. Nem kell a 302. pont szerint értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

304. Az átvett, de az átvételt követő ellenőrzés alapján biztonsági kockázatot jelentő elektronikus küldemények esetében a fogadó hivatali egység a további feldolgozást megszakítja és a küldőt a biztonsági kockázat miatti feldolgozás elutasításról a 306. pontban meghatározott formában értesíti.

305. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez vagy ha ez nem lehetséges a feldolgozás elmaradásának tényéről és okáról a 306. pontban foglaltak szerint kell eljárni. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a 300. pontban jelzett kivétellel irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

306. A küldőt az irat befogadásának elutasításáról:
a) ha a küldő az azonosításához szükséges adatait megadta, az ügyintézési rendelkezésében megadott elektronikus elérhetőségén, az ott előírt módon,
b) az azonosításhoz szükséges adatok hiányában, ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, úgy elektronikus levélben,
c) egyéb esetben papír alapon
értesíteni kell.

307. Sérült elektronikus küldemény esetében a 298., 308–313. pont rendelkezései szerint kell eljárni.

308. Ha az elektronikus irat benyújtása kizárólag a BM által az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumban lehetséges és a benyújtott elektronikus irat:
a) nem a közzétett formátumban van vagy
b) nem a BM által az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett elérhetőségi címre és nem biztonságos elektronikus kézbesítési szolgáltatáson keresztül történt,
akkor az iratot be nem nyújtottnak kell tekinteni, azt érkeztetni nem kell és a küldőt a 306. pontban meghatározott formában a befogadás megtagadásáról értesíteni kell.

309. Ha a benyújtott elektronikus irat az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumot kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcíme ismert – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az elvárt formátumokról.

310. A küldő elektronikus elérhetősége ismert, ha a küldő az elektronikus levelezésre alkalmas válaszadási elektronikus postafiók címét közölte.

311. Ha a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumot kezelő programokkal, akkor a küldőt a 309. pont szerint kell értesíteni az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlásról.

312. A küldőt az elektronikus irat sikeres benyújtásáról:
a) ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, akkor elektronikus levélben,
b) egyéb esetben papír alapon
értesíteni kell.

313. A 309. és a 311–312. pont szerinti küldeményeket nem kell iktatni.

314. Az elektronikus irat abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha megfelel az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben előírt dokumentumhitelességi követelményeknek.

315. Ha a 314. pont szerinti ellenőrzés megállapítja, hogy az elektronikus dokumentum nem tekinthető hitelesnek, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

316. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt
a) az SZMSZ-ben, a hivatali egységre vonatkozó ügyrendben meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el, vagy
b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, vagy
c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.

317. Elektronikus úton (pl. telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

318. Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

319. Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejáratáig biztosítani kell.

320. A BM a megőrzési kötelezettséget az iratról – a Ket. szerinti – hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján is teljesítheti. Az eredeti, papír alapú irat a hiteles másolat elkészítését és az annak megőrzéséről való gondoskodás kezdő időpontját követően selejtezési eljárás alá vonható.

321. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

322. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

323. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

324. A központi irattárba a 127. pont szerint elkészített adathordozókat kell leadni, vagy a központi irattárba adásról a 129. pont szerint kell gondoskodni.

325. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

326. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

327. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot.

328. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (pl. olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

329. A kijelölt hivatali egységeknek a BKSZ útján érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.

330. A hivatali kapu létesítéséről a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár jóváhagyásával az Informatikai Főosztály gondoskodik. A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét az adott hivatali egység vezetője határozza meg (3. számú iratminta).

331. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a BM munkáltatói igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.

332. Az SZMSZ-ben meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor – ideértve az ügyfélkapu megszüntetését – haladéktalanul törölnie kell.

333. A hivatali célú ügyfélkapu megszüntetését a hivatali kapu kezelője a leszerelő lapon aláírásával igazolja.

334. A további felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére az ÁNYK űrlap benyújtás szolgáltatás által biztosított regisztrációs felületen a BM képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót vagy – amennyiben ilyen van – azonosító eszközt.

335. A BM nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait és a hozzáférési jogosultságait.

336. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a BM képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében a hivatali egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni a BM nevében. Ezt a dokumentumot a BM által a személyi anyagokra az irattári tervben meghatározott időtartamig kell megőrizni.

337. Az Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatban meghatározott belső adatvédelmi nyilvántartásra vonatkozó szabályozás szerint kezeli a BM képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.

338. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatokat a kijelölt új kezelőnek át kell adni, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.

339. A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatárs köteles gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és a küldemény fogadását követően a BM nyilvántartásában érkeztetésre kerüljenek. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot vagy a BKSZ útján történő befogadás visszaigazolását. A visszaigazolás tartalmazza legalább a feladó és a címzett nevét, a befogadott irat elnevezését, az érkeztetési számot, a befogadás időpontját és a benyújtott dokumentum egyértelmű azonosítására alkalmas információt.

340. A hivatali kapuba érkezett üzenetek átvételükkel, de legkésőbb a 30. napon törlésre kerülnek.

341. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs szükség esetén gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.

342. A hivatali kapu használatára feljogosított ügyintéző a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a Ket., valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.

343. Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „Mellékletek csatolása” felületén kell tárolni.

344. Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról. A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

345. A hivatali kapu használatára feljogosított ügykezelőnek gondoskodnia kell a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „Mellékletek csatolása” felületén történő elhelyezéséről.

346. A hivatali kapu használatára feljogosított ügykezelőnek gondoskodnia kell
a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat és
b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás
papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

347. A hivatali kapu használatára feljogosított ügyintézőnek gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha
a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik,
b) ezt a címzett kéri,
c) jogszabály erről külön rendelkezik.

348. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

349. A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az Informatikai Főosztály vezet nyilvántartást, melyekre vonatkozó előírásokat a BM Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

1. függelék a 38/2013. (XII. 31.) BM utasításhoz


A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) ÁLTAL RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA

Az iratmintatárban a hivatali egységek által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák. Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:

1. jegyzőkönyv,
2. ügyiratpótló lap,
3. adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához,
4. kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez,
5. iratselejtezési jegyzőkönyv,
6. selejtezési iratjegyzék,
7. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,
8. iratátadás-átvételi jegyzék.

1. számú iratminta: jegyzőkönyv

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve

Iktatószám:

 

 

 

 

Jegyzőkönyv

 

 

Készült:

dátum, szerv és helyiség megnevezése

Tárgy:

a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás megnevezése

Jelenlevők:

a jelenlévő, részt vevő, eljáró személyek neve és beosztásuk felsorolása vagy utalás a külön jelenléti ívre

 

 

Jegyzőkönyv-
vezető:


a jegyzőkönyvvezető megnevezése

Szöveg

 



    ...........................................     ...........................................
    aláírás    aláírás

    ...........................................     ...........................................
    aláírás    aláírás


(P. H.)



Melléklet:
Készült: példányban
Kapják:     személy vagy szerv megnevezése
    Irattár

Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) .................. Fax: (06 1) ..................; E-mail: név@bm.gov.hu


2. számú iratminta: ügyiratpótló lap

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve


Ügyiratpótló lap

Ügyirat:
keletkeztetője, iktatószáma (év megadásával):     

irattári tételszáma:     
tárgya:     



Ügyirat kiadva:
hivatali egység megnevezése:     

kikérő neve:     
ügyirat szerelve:     

az ügyirat betekintésre kikölcsönözve határidőig:     





Keltezés helye, ideje

    ................................................................     ................................................................
    átvevő aláírása    kiadó irattáros aláírása


3. számú iratminta: adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve


ADATLAP
hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához

Hivatali Kapu rövid neve (a megfelelőt kérjük jelölje meg):

Igénylés

Lemondás

Személy neve (meg kell egyeznie az ügyfélkapu adatbázisban szereplő azonosítóval):

E-mail címe (meg kell egyeznie az ügyfélkapu adatbázisában szereplővel, ami az igénylő hivatali e-mail címe):





Keltezés helye, ideje


    ...............................................................    ...........................................................
    Igénylő neve, aláírása    Hivatali egység vezetőjének neve,
        aláírása

4. számú iratminta: kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve


KÍSÉRŐLAP
elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

Címzett neve:     

Címe:     


Adathordozó paraméterei:

Adathordozó típusa (pl. DVD, CD):     


Méret (kapacitás): ........................................................................................................................

Nyilvántartási szám

Adatállomány azonosítója (neve), típusa (fájl neve, típusa)

Tárgy

Rendelkezik-e elektronikus aláírással

Megjegyzés





Keltezés helye, ideje


aláírás
kiadmányozó neve, beosztása

(P. H.)

5. számú iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve

Iktatószám:
Iratselejtezési jegyzőkönyv

Készült:     dátum, hivatali egység és helyiség megnevezése

A selejtezési bizottság tagjai:     ...............................................................................................
                 ...............................................................................................
                 ...............................................................................................
A selejtezést ellenőrizte:          ................................................................................................
                  (a vezető neve és beosztása)

Az alapul vett szabályzat, utasítás: (az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok):

A selejtezés alá vont iratok keletkeztetője, évköre:     

Eredeti terjedelem: .................................... ifm.
A kiselejtezett iratok mennyisége: ................................. ifm.

A kiselejtezett iratok felsorolása:

Év

Tételszám

Irattári tétel címe

Terjedelem
(ifm)

 

 

 

 



A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.

kmf.
     ............................................     ...........................................
    aláírás    aláírás


............................................
ellenőrző vezető aláírása
(P. H.)


Készült:     3 példányban
Kapják:     2 pld. Magyar Nemzeti Levéltár
    1 pld. Irattár

6. számú iratminta: selejtezési iratjegyzék

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve

Iktatószám:


Selejtezési iratjegyzék

Év

Tételszám

Iktatószám(ok)





Keltezés helye, ideje




Jegyzéket készítette:
        ......................................................
        aláírás



Készült: 1 példányban
Kapják: 1 pld. Irattár



7. számú iratminta: iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve

Iktatószám:

 

Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

Készült:

dátum, szerv, helyiség megnevezése

Átadó:

az átadó szerv és személy megnevezése, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése

Átvevő:

az átvevő szerv és személy megnevezése, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése

Az átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag, iratkezelési segédlet:

Az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése:

Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások stb. felsorolása:
Utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.

aláírás
........................................................
átadó
(P. H.)

aláírás
........................................................
átvevő
(P. H.)




Látta:

 

....................................................................
hivatali egység vezetője

 





Melléklet:     lap iratátadás-átvételi jegyzék
Készült:     példányban (1 pld. …. lap)
Kapják:     átadó megnevezése
    átvevő megnevezése
    Irattár

8. számú iratminta: iratátadás-átvételi jegyzék

Melléklet a(z) ....................................... iktatószámú irathoz.

BELÜGYMINISZTÉRIUM

Hivatali egység vagy személy neve


Iratátadás-átvételi jegyzék

Átadási egység sorszáma

Év

Irattári tételszám, tételcím

Iktatószámok felsorolása

1. doboz

2. doboz





Keltezés helye, ideje

        aláírás
        ...................................................
        készítő neve, beosztása




Készült: …. példányban (1 pld. …. lap)

2. függelék a 38/2013. (XII. 31.) BM utasításhoz3


A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) IRATTÁRI TERVE

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Miniszterelnökség és a minisztériumok feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jel összetevői:
1.    Tételszám:
a)    mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:
    A = Általános rész,
    Belügyminisztérium betűjele (BM) = Különös rész.
b)    A különös részben a Belügyminisztérium rövidített betűjeléhez (BM) – a Belügyminisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben – sorszámok kapcsolódnak (pl. BM305), amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2.    Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.
3.    Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról a Belügyminisztérium és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg. „MV” jelzés esetén az illetékes levéltár mintavételezéssel állapítja meg, hogy a tétel mely ügyiratait veszi át.
A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a Belügyminisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.
Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra (pl. „lejárat után 5 év”, „a végrehajtást követően 5 év”, „szerződés teljesítését követően 5 év”), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése, az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tétel-
szám

Megnevezés

Selejtezési idő (év)

Lt.

 

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

A101

A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai

N

15

A102

Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai

5

A103

Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A104

Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A105

Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A106

Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok

5

A107

Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai

N

15

A108

Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai

5

A109

Egyéb tárcaközi bizottságok iratai

5

A110

Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai

5

 

 

 

 

 

Szervezet és működés

A201

Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok

N

HN

A202

A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)

N

15

A203

A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.

N

15

A204

Belső utasítások, körlevelek

N

HN

A205

A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések

N

15

A206

A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok

5

A207

Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok

N

15

A208

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál

N

15

A209

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál

5

A210

Közigazgatási államtitkári értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál

N

15

A211

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

A212

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál

5

A213

Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a kormányülés összehívásáért felelős tárcánál

N

15

A214

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

A215

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a részt vevő tárcánál

5

A216

Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok

N

15

A217

A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

N

15

A218

Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztály-vezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

N

15

A219

Országos Érdekegyeztető Tanáccsal kapcsolatos ügyek

3

A220

Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok

N

15

A221

Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően

5

A222

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok, javaslatok, tervek

N

15

A223

Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél

5

A224

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok

5

A225

Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások

N

15

A226

Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél

5

A227

Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások

N

15

A228

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A229

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratai

N

15

A230

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai

5

A231

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek

N

15

A232

Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek

N

15

A233

Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők

N

15

A234

Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

A235

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A236

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

A237

A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek

5

A238

A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai

2

A239

Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok

5

A240

Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.

2

A241

Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.), tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.

1

A242

Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok

15

A243

A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása

15

A244

Gazdasági társaságokban, felügyelőbizottságokban, vállalati tanácsban betöltendő funkciók

N

HN

A245

Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok

5

A246

Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok

10

A247

Fordítási, tolmácsolási, protokollügyek iratai

5

 

 

 

 

 

Ügyvitel

A301

Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok

N

15

A302

Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén

10

A303

Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén

5

A304

Kutatási engedély ügyek iratai

5

A305

Főnyilvántartó könyv

N

A306

Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papír alapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)

N

15

A307

A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után

3

A308

Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)

3

A309

Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)

15

A310

Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

A311

Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

A312

Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)

10

A313

A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek

N

A314

Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv

3

A315

A központi irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.)

N

A316

A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)

2

A317

Ügyiratból adatszolgáltatás

N

A318

Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén

N

A319

Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés

5

 

 

 

 

 

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

A401

Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok

5

A402

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél

2

A403

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.

2

A404

Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások

2

A405

A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok

5

A406

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai

5

A407

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok

2

A408

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok

5

A409

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők

10

A410

Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők

10

A411

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz

10

A412

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek

10

A413

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj-megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)

5

A414

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)

a jogviszony megszüntetéstől számított 60 év

A415

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás

5

A416

Személyi vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok

*

A417

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas-igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások

5

A418

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok

3

A419

A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai

10

A420

Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok

5

A421

Védnökségek, díjak

8

A422

Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok

5

A423

Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok

5

A424

Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok

10

A425

A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok

3

A426

Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai

a képzés befejezését követő vállalt idő után 1 év

A427

Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai

5

A428

Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok

3

A429

Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

A430

Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

A431

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok

3

A432

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv

5

A433

Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei

N

15

A434

Ágazati érdek-képviseleti szervekkel történő levelezések iratai

3

A435

Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés

3

A436

Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok

N

15

A437

Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok

5

A438

A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése

5

A439

Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése

10

A440

Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

A441

Külszolgálat, gyakornokprogram

N

15

A442

Egyéb státuszon állók ügyei (TS-kereten foglalkoztatottak, EU-elnökségi státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO-alkalmazottak, PÉP-programban részt vevők) stb.

60

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

 

 

 

Gazdasági ügyek

A501

Beszerzésre, anyagjavítás-igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok

5

A502

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére vonatkozó (kisebb értékű) iratok

2

A503

Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

A504

Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg-kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)

5

A505

Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok

N

A506

Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok

N

A507

Szerződések iratai (lejárat után)

5

A508

Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok

10

A509

Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok

1

A510

Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok

8

A511

Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)

5

A512

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés

N

15

A513

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv

3

A514

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás

3

A515

A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása

8

A516

Államkincstári pénzellátás

8

A517

Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján

8

A518

Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok

8

A519

A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai

8

A520

Központi beruházás iratai

8

A521

Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése

N

15

A522

A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok

10

A523

A fejezeti zárszámadással kapcsolatos iratok

8

A524

Személyi juttatás

8

A525

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek

5

A526

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés

2

A527

Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.)

5

A528

Bérpolitikai intézkedések végrehajtása

8

A529

Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

10

A530

Társadalombiztosítással összefüggő iratok

10

A531

Számviteli éves költségvetési beszámoló

N

15

A532

Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat

10

A533

Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok

8

A534

Szigorú számadású bizonylatok

8

A535

Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek

8

A536

Évközi költségvetési beszámoló

10

A537

Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok

8

A538

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok

8

A539

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai

3

A540

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok

3

A541

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok

3

A542

Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi, üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk

15

 

A543

Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok

5

A544

Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok

10

A545

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés

N

HN

A546

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel

N

HN

A547

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk

N

HN

A548

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések

15

A549

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések

5

A550

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után

3

A551

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok

N

HN

A552

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok

N

HN

A553

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai

N

HN

A554

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk

15

A555

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések

5

A556

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok

5

A557

Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek

15

A558

Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok

15

A559

Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések

15

A560

Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások

15

A561

Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok

1

A562

Lakásépítés-, vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)

8

A563

Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok

N

15

A564

Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

A565

Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok

N

15

A566

Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

A567

Éves gazdasági program

N

15

A568

Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga

10

A569

Középtávú gazdasági program

N

A570

Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló

N

15

A571

Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók

5

A572

Előirányzatok nyilvántartása, módosítása

8

A573

Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)

8

A574

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

10

A575

Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral

2

A576

Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal

2

A577

Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel

2

A578

Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)

2

A579

Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások

5

A580

A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

N

15

A581

A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

N

15

A582

A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás

10

A583

Bér dosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magánnyugdíjpénztári járulék nyilvántartása, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok

50

A584

Ellátások kifizetésének bizonylatai

8

A585

Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)

8

A586

Baleseti rokkantsági ügyek

50

A587

Halálos munkahelyi balesetek ügyei

N

15

A588

Munkabalesetek és foglalkozási betegségek

8

A589

Összesítő elszámolás, járulékbevallás-statisztika

8

A590

Adóelszámolás évenként intézeti szinten

8

A591

Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)

8

A592

Különjuttatás iratai

8

A593

Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)

8

A594

Helyettesítések

8

A595

Kereseti igazolások

5

A596

Munkába járás költségeinek térítése

8

A597

KSH- és egyéb munkaügyi statisztikák

N

15

A598

Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)

5

A599

Jelenléti ívek

8

A600

A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai

N

15

A601

Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok

12

A602

Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai

12

A603

Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok

5

A604

Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

10

A605

Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok

10

A606

Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

5

A607

Miniszteri emléktárgyraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

A608

Nemzetközi protokollraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

A609

Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)

5

A610

Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok

5

A611

Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)

5

A612

Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai

5

 

 

 

 

 

Ellenőrzés

A701

A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai

N

15

A702

Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai

10

A703

Ágazati programokra irányuló vizsgálatok

15

A704

A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodószervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések

15

A705

Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok

15

A706

A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai

10

A707

Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés

15

A708

A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok

15

A709

Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok

15

A710

Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)

10

A711

Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)

10

A712

A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok

5

A713

Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok

5

A714

Titokvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai

5

 

 

 

 

 

Informatika

A801

Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei

N

15

A802

Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai

N

15

A803

Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai

10

A804

Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése

N

15

A805

Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai

N

15

A806

Informatikai biztonság iratai

N

15

A807

Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok

N

15

A808

Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai

15

A809

Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai

5

A810

Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok

10

A811

Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok

N

15

A812

Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai

5

 

 

 

 

 

Biztonság

A901

A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok

N

A902

Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek

10

A903

Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok

N

A904

Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok

5

A905

Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, alkotmányvédelmi hivatali szakvélemény

5

A906

Nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány

visszavonását követően
haladéktalanul

A907

Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek

10

A908

Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)

15

A909

Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

2

A910

Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai

2

A911

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai

5

A912

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A913

Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után

5

A914

Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások

5

A915

Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók

5

A916

A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések

5

A917

A minisztérium épületeinek őrzés-védelme

N

A918

A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek

5

 

 

 

 

 

Kommunikáció, sajtó, média

A1001

Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)

2

A1002

A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok

10

A1003

PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok

N

15

A1004

PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)

5

A1005

Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok

3

A1006

Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

5

A1007

Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok

5


II. KÜLÖNÖS RÉSZ
A HIVATALI EGYSÉGEK IGAZGATÁSI ÜGYEI

 

A bűncselekmények áldozatai segítésének iratai

 

 

BM101

Az áldozatsegítés irányításának kialakításához szükséges feladatokkal kapcsolatos iratok

N

15

BM102

Áldozatvédelmi tevékenységgel kapcsolatos jelentősebb ügyek iratai

N

15

BM103

Áldozatvédelmi tevékenységgel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

BM104

Áldozatvédelmi tevékenységgel kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek iratai

1

 

 

 

 

 

Élet- és vagyonbiztonság védelmének iratai

 

 

BM201

Élet, anyagi javak kulturális védelmével kapcsolatos jelentősebb ügyek iratai

N

15

BM202

Élet, anyagi javak kulturális védelmével kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

10

BM203

Élet, anyagi javak kulturális védelmével kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek iratai

1

 

 

 

 

 

Bűncselekmények megelőzésének iratai

 

 

BM301

Bűnmegelőzéssel kapcsolatos elvi jelentőségű iratok

N

15

BM302

Bűnmegelőzéssel kapcsolatos feladatok végrehajtása során keletkező iratok

10

BM304

Bűncselekmények éves, országos szintű elemzésével, értékelésével kapcsolatos iratok

N

15

BM305

Bűncselekmények regionális elemzésével, értékelésével, vagy kisebb jelentőségű értékelésekkel kapcsolatos iratok

3

BM308

A bűncselekmények megelőzésével kapcsolatos pályázatok és támogatások iratai (teljesüléstől számított)

5

 

 

 

 

 

Büntetés-végrehajtás iratai

 

 

BM401

Büntetés félbeszakításával, javítóintézeti nevelés végrehajtásának félbeszakításával kapcsolatos iratok

10

 

 

 

 

 

A – hírszerzési tevékenység kivételével – polgári nemzetbiztonsági szolgálatok irányításának iratai

 

 

BM501

A Miniszteri Kabinet Ügyrendjében meghatározott feladatokkal, ügyintézéssel kapcsolatosan az önálló belügyi szervekkel és állami szervekkel folytatott érdemi koordinációs levelezés iratai

N

HN

BM504

Nemzetbiztonsági ellenőrzések elrendelésével, határidejének meghosszabbításával, megszüntetésével, illetve szakvélemények ellenjegyzésével kapcsolatos miniszteri határozatok

10

BM505

Nemzetbiztonsági ellenőrzések elrendelésével kapcsolatos iratok (minisztériumok, illetve minősített adatot kezelő szervek vezetőinek kezdeményezése alapján)

1

BM506

Nemzetbiztonsági ellenőrzések elrendelésével kapcsolatos iratok és dokumentumok az Alkotmányvédelmi Hivatal és a Nemzetbiztonsági Szakszolgálat vonatkozásában

1

BM507

Nemzetbiztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos levelezések, tájékoztatók, információszolgáltatás

3

BM508

Nemzetbiztonsági személyvédelemmel kapcsolatos iratok

10

BM509

Akkreditálások dokumentumai

5

 

 

 

 

 

Határrendészet iratai

 

 

BM601

Határrendészettel kapcsolatos ügyek során keletkezett dokumentumok

N

15

BM602

Határrendészeti jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok

10

 

 

 

 

 

Idegenrendészet és menekültügy iratai

 

 

BM701

Letelepedés méltányosságból történő engedélyezésével és menekültstátusz méltányossági jogkörben történő adásával kapcsolatban keletkezett iratok

N

15

BM702

Honosítással, honosítási kérelem elutasításával és lemondás elfogadásával kapcsolatos előterjesztések iratai

N

15

BM703

Menekültügy, menekültstátusz iránti kérelmek elutasításával kapcsolatban keletkezett iratok

N

15

BM704

Idegenrendészeti és menekültügyi jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok

10

 

 

 

 

 

A külföldiek társadalmi beilleszkedésének elősegítésével kapcsolatos iratok

 

 

BM801

Állampolgárság megszerzésével, visszaszerzésével, elutasításával kapcsolatos iratok

N

HN

BM802

Névváltoztatási ügyekben hozott döntések előkészítésével kapcsolatos iratok

N

HN

BM803

Anyakönyvi ügyekben hozott döntések előkészítésével kapcsolatos iratok

N

HN

 

 

 

 

 

Közbiztonság iratai

 

 

BM901

Közbiztonsággal kapcsolatos jelentősebb ügyek iratai

N

15

BM902

Közbiztonsággal kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

10

BM903

Közbiztonsággal kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek iratok

1

 

 

 

 

 

Közlekedésrendészet iratai

 

 

BM1001

Közlekedésrendészeti jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok

10

BM1002

Közlekedésrendészettel kapcsolatos iratok

5

BM1003

Közlekedési baleseti ügyekkel kapcsolatos iratok

10

BM1004

A közúti közlekedéssel kapcsolatos közigazgatási bírságok miniszteri hatáskörbe tartozó döntések iratai

10

BM1005

Közlekedési igazgatási ügyekben hozott döntésekkel kapcsolatos iratok

5

BM1006

A közúti közlekedési előéleti pontrendszerről szóló jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok

10

 

 

 

 

 

Közterület-felügyelet szabályozásának iratai

 

 

BM1101

Közterület-felügyelettel kapcsolatos iratok

5

BM1102

Közterület-felügyeleti jogszabályok értelmezésével kapcsolatos anyagok

10

 

 

 

 

 

Külföldre utazás szabályozásának iratai

 

 

BM1201

Külföldre utazással kapcsolatos jogi szabályozás értelmezésével kapcsolatos anyagok

10

 

 

 

 

 

Rendészet iratai

 

 

BM1301

Rendészeti szerveket érintő fejlesztési koncepciók iratai

N

15

BM1302

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos jelentések

3

BM1303

Ellenőrzési eseti megbízólevelek nyilvántartása

1

BM1304

Rendvédelmi szervek központi és területi szervei által szervezett értekezletek felterjesztett iratai (pl. jelentés, emlékeztető)

3

BM1305

Rendészeti szakvizsgabizottság kijelölésével kapcsolatos iratok

5

BM1306

Személy- és vagyonvédelemről, valamint magánnyomozói tevékenységről, fegyveres biztonsági őrségről, közterület-felügyeletről, polgárőrségről, és polgári célú lőfegyverekről, valamint pirotechnikai eszközökről szóló jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok

10

BM1307

A Személy-, Vagyonvédelmi és Magánnyomozói Szakmai Kamara feletti törvényességi felügyelettel kapcsolatos iratok

N

15

BM1308

Nemzetközi bűnügyi jogsegélyről szóló jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok

10

BM1309

Termék és tárgyi eszköz rendszeresítésének teljes dokumentációja (a termék, tárgyi eszköz rendszerből történő kivonása után)

5

BM1310

Anyagi és technikai eszközökkel kapcsolatos ügyiratok

5

BM1311

Fegyverelvesztéssel kapcsolatos ügyiratok

N

15

BM1312

Rendőrségről és rendőri feladatokról szóló jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok

10

BM1313

A fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyával kapcsolatos jogszabály értelmezésével kapcsolatos iratok

10

BM1314

Anyagi, műszaki szakterület jelentősebb tartalmú egyéb iratai

3

BM1315

Anyagi, műszaki szakterület kisebb jelentőségű egyéb iratai

1

 

 

 

 

 

Szabálysértési szabályozással kapcsolatos iratok

 

 

BM1401

Szabálysértési hatósági szakmai irányítás és felügyelet ellátásával kapcsolatos iratok

5

BM1402

Szabálysértéssel összefüggő méltányossági kérelmek elbírálásával kapcsolatos iratok

2

 

 

 

 

 

A helyi önkormányzatokért való felelősségi körben keletkezett iratok

 

 

BM1504

A helyi önkormányzatok és a civil szervezetek közötti együttműködéssel kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek iratai

3

BM1507

A helyi önkormányzatok feladat- és hatáskörét érintő jogszabályváltozásokhoz kapcsolódó tájékoztatás iratai

3

BM1511

Az önkormányzati hírlevél szerkesztésével kapcsolatos iratok

1

BM1513

Önkormányzati szervek működését segítő módszertani segédanyagok, ajánlások iratai

3

BM1515

Központi közigazgatás és a helyi önkormányzatok kapcsolatrendjének, működésének továbbfejlesztésével kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

N

15

BM1516

Központi közigazgatás és a helyi önkormányzatok kapcsolatrendjének, működésének továbbfejlesztésével kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

3

BM1517

Címzetes főjegyzői cím adományozásával kapcsolatos iratok

N

15

BM1518

Jegyzők Országos Szövetségével, jegyzőklubokkal, szakmai érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos iratok

5

BM1519

A jegyzői szervezetek által biztosított területi államigazgatás és helyi önkormányzatok működésére vonatkozó információk, adatok gyűjtésével, rendszerezésével kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

N

15

BM1520

A jegyzői szervezetek által biztosított területi államigazgatás és helyi önkormányzatok működésére vonatkozó információk, adatok gyűjtésével, rendszerezésével kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

3

BM1521

Az európai uniós csatlakozásra váró országok önkormányzatainak felkészítésével kapcsolatos iratok

10

BM1527

Önkormányzat társulásaival kapcsolatos iratok

10

BM1528

Központi igazgatás és a helyi önkormányzatok, a civil szervezetek, valamint a helyi nemzetiségi önkormányzatok kapcsolatrendjének, működésének továbbfejlesztésével kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

10

BM1530

Jogértelmezéssel összefüggésben kiadott szakmai vélemények

5

BM1535

Önkormányzati érdekszövetséggel kapcsolatos iratok

5

BM1536

A vagyonátadó bizottságok hatósági jogkörében másodfokon keletkezett iratok

N

15

BM1537

A Magyar Államkincstárral való együttműködéssel kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

10

BM1538

A Magyar Államkincstárral való együttműködéssel kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek iratai

3

BM1539

Az önkormányzatok gazdálkodásával összefüggő szakvélemény

5

BM1540

Központosított előirányzat igénylése (aktuális költségvetési törvényben foglaltak szerint)

5

BM1541

Céltámogatással kapcsolatos elutasított igénybejelentés iratai

3

BM1542

Céltámogatással kapcsolatos támogatott igénybejelentés esetén a beruházás befejezését követő ügyek iratai

5

BM1543

Céltámogatással kapcsolatos iratok

5

BM1544

Céltámogatással kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

1

BM1545

Normatív állami támogatással kapcsolatos iratok

5

BM1546

Címzett támogatással kapcsolatos elutasított igénybejelentés iratai

3

BM1547

Címzett támogatással kapcsolatos támogatott igénybejelentés esetén a beruházás befejezését követő ügyek iratai

5

BM1548

Címzett támogatással kapcsolatos iratok

5

BM1549

Címzett támogatással kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

1

BM1550

A Magyar Államkincstár területi igazgatóságai működésével kapcsolatos iratok

5

BM1554

Vis maior támogatások iratai

5

BM1556

Önkormányzat vagyonkataszterével kapcsolatos iratok

10

BM1557

Önkormányzat önálló vállalkozásban, gazdasági társaságban való részvételével kapcsolatos iratok

10

BM1559

A helyi önkormányzatok működőképességének megőrzését szolgáló kiegészítő támogatásokkal kapcsolatos támogatási kérelmek

5

BM1560

A helyi önkormányzatok működőképességének megőrzését szolgáló kiegészítő támogatásokkal kapcsolatos tájékoztatás, szakmai vélemény

3

BM1561

A helyi önkormányzatok működőképességének megőrzését szolgáló kiegészítő támogatásokkal kapcsolatos kisebb jelentőségű egyéb iratok

1

BM1562

PR-tevékenységgel kapcsolatos elvi és általános jelentőségű iratok

10

BM1563

PR-tevékenységgel kapcsolatos egyéb és egyedi iratok

5

BM1564

Kisebb jelentőségű (eseti) támogatási ügyek

10

BM1565

EU Önerő Alap támogatással kapcsolatos EU Önerő Alapra benyújtott pályázatok

5

BM1566

EU Önerő Alap támogatással kapcsolatos EU Önerő Alap támogatási szerződései

5

BM1567

EU Önerő Alap támogatással kapcsolatos EU Önerő Alap pályázatokkal kapcsolatos egyéb levelezés

3

BM1569

Önkormányzatok és társulásaik fejlesztési célú támogatásának iratai

5

BM1570

Önkormányzatok és társulásaik fejlesztési célú támogatásával kapcsolatos egyéb levelezés, állásfoglalás iratai

3

BM1571

Szakmai felkészítő és továbbképző tanácskozások és konferenciák a helyi önkormányzati képviselők, polgármesterek, a nemzetiségi önkormányzatok elnökei és tagjai részére

3

BM1572

Egyéb uniós támogatással, illetve közösségi programmal kapcsolatos iratok

N

15

BM1573

Uniós pályázatokra vonatkozó információ kérése

1

BM1574

Másodfokú és felügyeleti intézkedés keretében keletkezett hatósági iratok

5

BM1575

Az önkormányzatok költségvetésével kapcsolatos nettó finanszírozás iratai

10

BM1576

Az önkormányzatok költségvetésével kapcsolatos normatív kötött támogatások iratai

10

BM1577

Az önkormányzatok költségvetésével kapcsolatos Budapest 4-es metróvonal finanszírozása

10

MV

BM1578

Az önkormányzatok költségvetésével kapcsolatos egyéb iratok

3

BM1579

A Kormány és az önkormányzati érdekszövetségek egyeztető üléseinek szervezésével, lebonyolításával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (az ülés alapjául szolgáló háttéranyagok, az ülésről készült jegyzőkönyv vagy emlékeztető)

N

15

BM1580

A Kormány és az önkormányzati érdekszövetségek egyeztető üléseinek szervezésével, lebonyolításával kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok (meghívó, felkérő, jelenléti ív)

5

BM1583

Közigazgatási és önkormányzati reform végrehajtásával összefüggő elvi jelentőségű iratok

N

15

BM1584

Közigazgatási és önkormányzati reform végrehajtásával összefüggő kisebb jelentőségű iratok

5

BM1585

Martinsalak felhasználásával készült lakóépületek kártérítési ügyeivel összefüggő iratok

N

15

BM1586

Cél- és címzett támogatások áfa különbözetének felhasználására engedély kérése

5

BM1587

Cél- és címzett támogatások műszaki tartalmának és pénzügyi ütemezésének változtatására irányuló kérelmek

5

BM1588

Adósságrendezési eljárás alatt álló önkormányzatok támogatása

10

BM1589

Temetőkkel, temetkezéssel kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

10

BM1590

Temetőkkel, temetkezéssel kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

3

BM1591

Temetőkkel, temetkezéssel kapcsolatos temetkezési szolgáltatást végzők szakképesítésével kapcsolatos iratok

3

BM1594

Kormányzati döntés alapján megvalósuló önkormányzati beruházások iratai, a beruházás befejezését követően

8

BM1595

Vis maior támogatásra benyújtott önkormányzati igényekkel kapcsolatos iratok

5

BM1596

Önkormányzatok adósságot keletkeztető kötelezettségvállalásának engedélyezése

10

BM1597

Kéményseprő szakképzés

3

BM1598

Kéményseprő-ipari közszolgáltatással kapcsolatos levelezés

5

BM1599

Önkormányzati támogatásokat tartalmazó fejezet következő évi tervezésével kapcsolatos iratok

5

BM1600

Helyi önkormányzatok szociális célú tűzifavásárláshoz kapcsolódó kiegészítő támogatási iratok

5

BM1601

Településüzemeltetéssel kapcsolatos egyéb iratok

5

BM1602

Virágos Magyarországért Verseny iratai

5

BM1603

Önkormányzatok adósságátvállalásával kapcsolatos megállapodások

15

BM1604

Helyi önkormányzatok nemzetközi kapcsolataival összefüggő iratok

3

 

 

 

 

 

Különleges jogrend bevezetésével kapcsolatos iratok

 

 

BM1701

A Katasztrófavédelmi Koordinációs Tárcaközi Bizottság és szervei működésével kapcsolatos előkészítő iratok

5

BM1702

A Katasztrófavédelmi Koordinációs Tárcaközi Bizottság és szervei működésével kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

N

15

BM1703

A katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos előkészítő iratok

5

BM1704

A katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

N

HN

BM1705

A különleges jogrend bevezetésével alkalmazásra kerülő intézkedési tervek

N

HN

BM1706

A különleges jogrend bevezetésére való felkészüléssel összefüggő iratok

3

BM1707

A személyi állomány értesítésével kapcsolatos iratok

5

BM1708

A különleges jogrend bevezetésével összefüggő érdemi jelentőségű iratok

N

HN

BM1709

Rendkívüli intézkedések tervezetei és koordinációs iratai

N

HN

BM1710

A nemzetgazdaság rendkívüli helyzetekre történő felkészítésével kapcsolatos iratok

5

BM1711

Védelmi igazgatási, katasztrófavédelmi, válságkezelési és egyéb gyakorlatokkal összefüggő érdemi jelentőségű iratok

N

HN

BM1712

Védelmi igazgatási, katasztrófavédelmi, válságkezelési és egyéb gyakorlatok előkészítésével kapcsolatos előkészítő iratok

1

BM1713

Védelmi bizottságok működésével kapcsolatos iratok

5

BM1714

Veszélyhelyzetek kezelésével összefüggő érdemi jelentőségű iratok

N

15

BM1715

Veszélyhelyzetek kezelésével összefüggő koordinációs iratok

3

BM1716

Különleges jogrend bevezetésével összefüggő igénybejelentés

10

BM1717

Kármentesítéssel kapcsolatos iratok

5

BM1718

Nemzeti Helyzetértékelő Központ általános készenlétének biztosításával összefüggő érdemi jelentőségű iratok

N

HN

BM1719

A Nemzeti Helyzetértékelő Központban tartott gyakorlatok, foglalkozások iratai

5

BM1720

A Nemzeti Helyzetértékelő Központ működésével kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

1

BM1721

A különleges jogrend bevezetésére történő felkészülés ellenőrzésével kapcsolatos iratok

N

15

BM1722

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos jelentések

3

BM1723

Ellenőrzésekre kiadott megbízólevelek nyilvántartása

1

BM1724

Polgári veszélyhelyzeti tervezéssel kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

5

BM1725

Polgári veszélyhelyzeti tervezéssel kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok

N

HN

BM1726

Védelmi igazgatással kapcsolatos iratok

N

15

 

 

 

 

 

Területrendezés és településügyi iratok

 

 

BM1801

Éves költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek

N

15

BM1802

Az építésügyi célelőirányzat felhasználásával kapcsolatos iratok

3

BM1803

Területrendezési célelőirányzattal kapcsolatos iratok

3

BM1812

Területfejlesztési szabályozási ügyekben való részvétel

15

BM1813

Az építésügyi szabályozási ügyekben való részvétel

15

BM1815

Más tárcák (nem jogszabályra vonatkozó) egyeztetési anyagával kapcsolatos vélemények

5

BM1816

Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő iratok

10

BM1817

Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletek, építésügyi kiadványok kidolgozásának ügyei

5

BM1818

Országos Területrendezési Terv

N

15

BM1819

A Budapesti Agglomeráció kiemelt térség területrendezési terve

N

15

BM1820

Balaton Kiemelt Üdülőkörzet kiemelt térség területrendezési terve

N

15

BM1821

Balatoni vízpart-rehabilitáció

N

15

BM1822

Balatoni intézkedési terv

10

BM1823

Megyei területrendezési tervek

10

BM1824

Területrendezési hatósági eljárásokkal kapcsolatos ügyek

5

BM1825

Másodfokú területrendezési szakhatósági állásfoglalások és egyéb szakhatósági ügyek

N

15

BM1826

Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek

15

MV

BM1827

Területrendezési tervek környezeti vizsgálatával kapcsolatos ügyek

15

MV

BM1828

Infrastrukturális létesítményekkel kapcsolatos ügyek

10

BM1829

Területrendezési tervek metodikai, tartalmi, egyeztetési és elfogadási követelményeivel kapcsolatos ügyek

10

BM1830

Országos Dokumentációs Központtal kapcsolatos ügyek

10

BM1831

Országos Területfejlesztési és Területrendezési Információs Rendszerrel, valamint a területrendezési adatátvétellel, adatátadással, a területrendezési monitoringrendszerrel kapcsolatos ügyek

10

BM1832

Központi területrendezési tervtanács emlékeztetői

N

15

BM1833

Főépítészi irodákkal kapcsolatos ügyek

15

BM1834

Területrendezési tervezői és szakértői jogosultsággal kapcsolatos ügyek

15

BM1836

Az Európai Táj Egyezmény hazai végrehajtásával kapcsolatos ügyek

5

BM1837

Területrendezés egyéb ügyeivel kapcsolatos iratok (állásfoglalások, vélemény, információkérés, panaszos ügyek, egyéb észrevételek, tájékoztatás)

1

BM1838

Településrendezési szakmai, jogi szabályozás előkészítésének iratai

N

15

BM1839

Településrendezési eszközök véleményezési eljárása

10

BM1840

Területrehabilitációs és helyi védelemmel kapcsolatos ügyek

N

15

BM1841

Településrendezési Tervtanács működésével kapcsolatos iratok

10

BM1842

Településrendezéssel kapcsolatos nemzetközi és EU-val kapcsolatos ügyek iratai

N

15

BM1844

Településrendezéssel kapcsolatos (hatósági, törvényességi) ellenőrzések iratai

10

BM1845

Településtervezési tevékenységgel kapcsolatos jogosultságok (tervezői jogosultság, szakértői és igazságügyi szakértői kérelmek) szakmai állásfoglalásával kapcsolatos iratok

5

BM1847

Településrendezéssel kapcsolatos egyéb iratok

5

BM1848

Európai uniós és hazai városfejlesztési ügyek, programok, projektek iratai

N

15

BM1849

Településfejlesztéssel kapcsolatos elvi ügyek iratai

N

15

BM1850

Településfejlesztéssel kapcsolatos egyedi ügyek iratai

5

BM1851

Országos, regionális és megyei szintű területfejlesztési koncepciók, programok egyeztetésével kapcsolatos anyagok

N

15

BM1852

Egységes elektronikus közmű és nyomvonalas létesítmények nyilvántartásával kapcsolatos ügyek iratai

N

15

BM1853

Pince, partfal- és földcsuszamlásveszély-elhárítással kapcsolatos pályázati rendszerrel kapcsolatos iratok

10

BM1854

Pince, partfal- és földcsuszamlásveszély vis maior támogatásokkal kapcsolatban kiadott szakvélemények

10

 

 

 

 

 

Építésügyi iratok

 

 

BM1901

Építészeti és környezetkultúra, az épített környezet állapota, minősége, védelme

N

15

BM1902

Építészeti és környezetfejlesztési tevékenység elismeréseként alapított szakmai kitüntetések és díjak (pl. Pro Architectura, Ybl Miklós-, Kós Károly-díj, Helyi Építészeti Örökség Nívódíj, az Év Akadálymentes Épülete Nívódíj pályázat)

N

15

BM1903

Világörökség (kiemelkedő értékű épületegyüttesek megmentése és hasznosítása)

N

15

BM1904

Építészettel, épített környezet alakításával és védelmével kapcsolatos kutatás-fejlesztés

N

15

BM1905

Építészeti tervpályázatok ügyei

5

BM1906

Építészet és értékes alkotásainak megismertetése, szakmai tájékoztatás, információ, propaganda, kiállítás, film ügyei

5

BM1907

A Magyar Építőművészeti Tanács (MÉTA) tevékenysége során keletkezett iratok (emlékeztetők, építészetpolitikai dokumentumok)

N

15

BM1908

Építésügyi minőségbiztosítás, minőségvédelem

15

BM1909

Felvonók létesítése, üzemeltetése, ellenőrzése

N

HN

BM1910

A központi építészeti-műszaki tervtanács működésével kapcsolatos iratok

N

15

BM1911

Építésügyi szabványosítás

N

15

BM1912

Az MSZT műszaki bizottságai tevékenységével kapcsolatos iratok

5

BM1913

Az építő- és építőanyag-ipar gazdasági folyamatainak elemzései, tanulmányok

10

BM1914

Az építésügyi célelőirányzat felhasználásával kapcsolatos iratok

5

BM1915

A költségvetési tervezéssel kapcsolatos ügyek

10

BM1917

Az ÉMI Közhasznú Kft.-vel kapcsolatos alapítói joggyakorlás döntés-előkészítő iratai

N

HN

BM1918

Építmény- és területrehabilitációs ügyek, helyi védelem

N

HN

BM1919

Az építésügy körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek

15

BM1920

Az építésügyi jogszabályokkal kapcsolatos szakmai vélemények kiadása

10

BM1921

Építésügyi szakigazgatási feladatok, hatáskörök és hatósági jogkörök telepítése

N

15

BM1922

Az építésügy körébe tartozó nyilvántartások

N

15

BM1923

Építésügyi hatósági ügyintézők, valamint építésfelügyelők képesítési feltételeivel és továbbképzésükkel kapcsolatos iratok

15

BM1924

Az építésügyi hatóságok, valamint építésfelügyelet tevékenységének ellenőrzése és segítése

10

BM1925

Más eljáró építésügyi hatóság, valamint építésfelügyelet kijelölésével kapcsolatos intézkedések

5

BM1926

Építésügyi hatósági ügyekkel kapcsolatos eljárások és felügyeleti intézkedések iratai

N

15

BM1927

Építésfelügyeleti hatósági ügyekkel kapcsolatos eljárások és felügyeleti intézkedések iratai

N

15

BM1928

Építésügyi és építésfelügyeleti bírsággal kapcsolatos intézkedések

N

15

BM1929

Építésfelügyeleti ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek

10

BM1930

Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos hatósági ügyek iratai

N

HN

BM1931

Építésügyi igazgatásban dolgozó köztisztviselők szakmai tevékenységének elismeréseként alapított szakmai kitüntetés, a Lechner Lajos-díj odaítélésével kapcsolatos feladatok

N

15

BM1932

Építésügyi hatósági iratok külföldi ügyintézése

5

BM1933

Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek, tájékoztatás intézése

5

BM1936

Építésüggyel kapcsolatos, felügyelt szakképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok

15

BM1937

Szakmagyakorlással kapcsolatos hatósági ügyek

N

15

BM1938

A megyei kormányhivatalok szakigazgatási szerveként működő Építésügyi Hivatalok állami főépítészi feladatellátásával összefüggő iratok

15

BM1939

Építésüggyel és építészettel kapcsolatos kiemelt projektek

15

BM1940

A Magyar Építész Kamara és a Magyar Mérnöki Kamara, területi építész kamarák és a területi mérnöki kamarák törvényességi felügyeletével kapcsolatos iratok

15

BM1948

Országos Építésügyi és Településrendezési Tanács tevékenysége során keletkezett iratok (pl. emlékeztetők, dokumentumok)

N

15

BM1949

A Lechner Lajos Tudásközpont Nonprofit Kft. működésével, feladataival kapcsolatos iratok

N

HN

BM1950

Az országos főépítész szakmai egyeztetései, az állami főépítészek szakmai irányítása, továbbképzése során keletkezett iratok (jegyzőkönyvek, emlékeztetők)

15

BM1951

Az építésügyi és építésfelügyeleti hatóságok működésével kapcsolatos iratok

10

BM1952

A kormányhivatalok építésügyi és örökségvédelmi hivatalai, valamint a járási építésügyi (és örökségvédelmi) hivatalok szakmai irányításával, tevékenységük koordinálásával és felügyeletével kapcsolatos iratok

15

BM1953

Sajátos építményfajtákkal kapcsolatos ügyek iratai

N

HN

BM1954

Építési termékekkel kapcsolatos ügyek iratai

N

HN

BM1955

A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara által az építőipari kivitelezési tevékenységre jogosultak névjegyzék vezetésével kapcsolatos intézkedések iratai

15

BM1956

Az építésügyi szakterületet érintően a közösségi jogszabályok végrehajtásával kapcsolatos iratok

N

15

BM1957

Az e-építésügy feltételeinek megteremtésével összefüggő iratok

N

HN

BM1958

Az e-epites.hu portál működésével kapcsolatos iratok

N

HN

BM1959

Országos Építésügyi Nyilvántartás működésével kapcsolatos iratok

N

15

 

 

 

 

 

Közfoglalkoztatással kapcsolatos ügyiratok

 

 

BM2001

Önkormányzati közfoglalkoztatással kapcsolatos iratok

N

15

BM2002

Állami vállalatok, állami felügyelet alá tartozó gazdasági társaságok által tervezett közfoglalkoztatás iratai

N

15

BM2003

Kistérségi startmunka-mintaprogram iratai

N

15

BM2004

Egyéb mintaprogramok iratai

N

15

BM2005

Foglalkoztatási és Közfoglalkoztatási Adatbázissal, Integrált Rendszer felügyeletével összefüggő iratok

10

BM2006

Közfoglalkoztatás mobilitását szolgáló támogatáshoz kapcsolódó iratok

8

BM2007

Közfoglalkoztatással összefüggő képzések iratai

15

BM2008

Közfoglalkoztatással kapcsolatos beszámolók, jelentések

10

 

 

 

 

 

Vízügyi igazgatással kapcsolatos ügyiratok

 

 

BM2101

Kiemelten kezelt tavak: Balaton, Velencei-tó, Tisza-tó vízgazdálkodása, vízminősége

N

15

BM2102

Tározók hasznosítása

10

BM2103

Vízminőségi kárelhárítás ügyei

10

BM2106

Vízépítési nagyműtárgyak adatai, tervei

N

15

BM2107

Vízerő-hasznosítási iratok

10

MV

BM2109

Síkvidéki vízrendezés

10

BM2117

Tavak szabályozásával kapcsolatos iratok

10

BM2118

Hajózási szolgálat és vízügyi hajópark üzemeltetésével kapcsolatos iratok

10

BM2119

Jégveszély elhárításának iratai

10

BM2120

Folyószabályozás

N

15

BM2123

Dombvidéki vízrendezés

10

BM2126

Vízügyi ágazat erdészeti tevékenységével kapcsolatos iratok

10

BM2127

Forgalomképes vizek és vízi létesítményekkel kapcsolatos iratok

10

BM2129

Vásárhelyi Terv továbbfejlesztése

N

15

BM2130

Aszálystratégiával, aszálykezeléssel kapcsolatos ügyek

N

15

BM2131

Duna-Tisza közi Homokhátság vízpótlása

N

15

BM2133

Mezőgazdasági vízszolgáltatás, öntözésfejlesztés, melioráció

10

BM2134

Vízkészlet-gazdálkodási szakmai kapcsolattartás az országos és területi szervekkel

5

BM2135

Határvízi együttműködés iratai, nemzetközi pályázatok

5

BM2139

Árvízvédekezéssel kapcsolatos iratok

N

15

BM2140

Belvízvédekezéssel kapcsolatos iratok

10

MV

BM2141

Vízgazdálkodási társulatokkal kapcsolatos iratok

10

BM2142

Térségi és regionális vízgazdálkodással kapcsolatos iratok

10

BM2143

Stratégiák, programok, fejlesztési koncepciók

N

15

BM2144

Emberi fogyasztásra szánt víz minőségéről szóló 98/83/EK irányelv ügyei

N

15

BM2145

Települési szennyvíz kezeléséről szóló 91/271/EGK irányelv ügyei

N

15

BM2146

Ivóvízellátás, szennyvízelvezetés és -tisztítás fejlesztési ügyek (fejezeti kezelésű beruházások, KEOP, KEHOP, határon átnyúló OP stb.)

30

BM2147

Belterületi csapadékvíz elvezetés

10

BM2148

Ivóvíz-ellátási hiányok

10

BM2149

Szennyvíztisztító kisberendezések

10

BM2150

Szennyvíziszap

N

15

BM2151

Ipari vízgazdálkodási ügyek

10

BM2152

Víziközmű társulatok adatai, a társulatokkal kapcsolatos levelezés

15

BM2153

Két- és többoldalú vízügyi együttműködések (Kína, Mongólia, ICPDR, ENSZ EGB stb.)

5

BM2154

Vízkészlet-gazdálkodással, vízbázis-védelemmel kapcsolatos iratok

5

BM2155

Víz Keretirányelv végrehajtásával kapcsolatos iratok

10

 

 

 

 

 

Örökségvédelemmel összefüggő iratok

 

 

BM2201

Az építésügyi és örökségvédelmi hivatalok szakmai irányításával, tevékenységük koordinálásával, továbbképzéssel kapcsolatos feladatok iratanyaga

N

15

BM2202

Örökségvédelmi kodifikációs feladatok iratanyaga

N

15

BM2203

Régészeti lelőhely vagy műemléki érték védetté nyilvánításával kapcsolatos iratanyaga

N

15

BM2204

Az építésügyi és örökségvédelmi hivatalok hatósági felügyeletével kapcsolatos iratanyag

N

15

BM2205

Ásatási Bizottság működésével, munkájával kapcsolatos iratok

N

15

BM2206

Nagyberuházásokhoz kötődő feladatellátással kapcsolatos iratok

N

15

BM2207

Műemléki szakértői vélemények, állásfoglalások

N

15

BM2208

Örökségvédelmi fejlesztési koncepciókkal, stratégiai tervekkel, örökségi elemek védelmének szempontrendszerével kapcsolatos iratanyag

N

15

BM2209

Örökségvédelmi szakmai felügyelettel, szakmai követelményekkel és képesítéssel kapcsolatos feladatok iratanyaga

N

15

BM2210

Örökségvédelmi nemzetközi ügyek iratanyaga

N

15

BM2211

Régészeti örökség védelmével kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek

5

 

 

 

 

 

Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok

 

 

BM9001

Nemzetközi együttműködéssel és kapcsolattartással összefüggő, a BM feladatkörébe tartozó nemzetközi szerződések, megállapodások, jegyzőkönyvek stb.

N

15

BM9002

Nemzetközi együttműködéssel és kapcsolattartással összefüggő, más minisztérium, szerv feladatkörébe tartozó nemzetközi szerződések, megállapodások, jegyzőkönyvek stb.

3

BM9003

Nemzetközi együttműködéssel és kapcsolattartással összefüggő határ menti együttműködés

5

BM9004

Nemzetközi együttműködéssel és kapcsolattartással összefüggő egyéb nemzetközi ügyek

3

BM9005

Nemzetközi együttműködéssel és kapcsolattartással összefüggő vegyes bizottságok érdemi jelentőségű iratai (pl. megbízólevelek, jegyzőkönyvek, emlékeztetők)

N

15

BM9006

Nemzetközi együttműködéssel és kapcsolattartással összefüggő vegyes bizottságok szervezésével, működésével kapcsolatos nem érdemi iratok

3

BM9007

A külföldi országok társminisztériumaival folytatott miniszteri, államtitkári, helyettes államtitkári szintű tárgyalás előkészítő anyaga, valamint a tárgyalásról készült jelentés

N

15

BM9008

A miniszter által jóváhagyott nemzetközi terv és előkészítő anyagai

N

HN

BM9009

Euroatlanti szervezetekkel és az európai együttműködéssel kapcsolatos ügyek érdemi jelentőségű iratai (pl. megállapodások, egyezmények, szerződések, együttműködési programok, jelentések) a kapcsolattartást feladatkörében végző hivatali egységeknél

N

15

BM9010

Euroatlanti szervezetekkel és az európai együttműködéssel kapcsolatos ügyek érdemi jelentőségű iratai a kapcsolattartásban érintett hivatali egységeknél

5

BM9011

Euroatlanti szervezetekkel és az európai együttműködéssel kapcsolatos ügyek konferenciákkal, kongresszusokkal, értekezletekkel kapcsolatos iratai (pl. levelezés, úti jelentések, javaslatok, delegációk fogadása, kiutazási tervek) a kapcsolattartást végző és érintett hivatali egységeknél

3

BM9012

Euroatlanti szervezetekkel és az európai együttműködéssel kapcsolatos ügyekben egyes relációk helyzetéről készített tájékoztatók a kapcsolattartást végző és érintett hivatali egységeknél

3

BM9013

A belügyi attasék működésével kapcsolatos iratok

3

BM9014

A Magyarország állandó EU és NATO képviseleteihez vezényelt szakdiplomaták szakmai irányításával kapcsolatos anyagok és az általuk készített jelentések

3

BM9023

A szervezeti egység feladatkörét érintő jogi iránymutatásokkal (irányelv, tájékoztató), állásfoglalásokkal kapcsolatos iratok

10

BM9024

Az EU döntéshozatali mechanizmusaival kapcsolatos iratok

10

BM9026

Szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek, harmadik országbeli állampolgárok és hontalanok beutazásával és tartózkodásával kapcsolatos iratok

N

15

BM9027

Menekültekkel, oltalmazottakkal, menedékesekkel és menedékkérőkkel kapcsolatos eljárásokkal, befogadásukkal kapcsolatos iratok

N

15

BM9028

Külföldiek társadalmi beilleszkedésével kapcsolatos iratok

N

15

BM9029

Két- és többoldalú belügyi együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű iratok

N

HN

BM9030

Nemzetközi és kormányközi szervezetekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű iratok

N

HN

BM9031

Európai Bírósággal, Európai Emberi Jogi Bírósággal kapcsolatos iratok

5

BM9032

Uniós és nemzetközi támogatások koordinációjával összefüggésben keletkező iratok

N

15

BM9033

Az Új Széchenyi Tervhez kapcsolódó projektek és kiemelt projektek iratai

N

15

BM9034

Szolidaritási általános programokkal kapcsolatos iratok

10

BM9035

Európai Migrációs Hálózattal kapcsolatos iratok

10

BM9039

Külföldi kiküldetéssel kapcsolatos iratok

3

BM9040

Európai uniós jogharmonizációs és notifikációs ügyek

5

BM9041

Belügyi Alapokkal kapcsolatos iratok

10

 

 

 

 

 

Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

 

 

BM9101

A miniszter irányítása alá tartozó szervezetektől tájékoztatásul érkezett jelentősebb tartalmú iratok

3

BM9102

Nemzeti Bűnmegelőzési Tanács irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9103

Rendőrség irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9104

Nemzetbiztonsági Szakszolgálat irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9105

Alkotmányvédelmi Hivatal irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9106

Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9107

Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9108

Szervezett Bűnözés Elleni Koordinációs Központ irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9109

Nemzeti Védelmi Szolgálat irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9110

Terrorelhárítási Központ irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9111

Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal irányításával kapcsolatos iratok

N

15

BM9112

Nemzetközi Oktatási Központ irányításával kapcsolatos iratok

N

15

 

 

 

 

 

Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

 

 

BM9204

Belügyi Szemle Szerkesztőségének szakmai felügyeletével kapcsolatos anyagok

N

15

BM9205

Rendészeti szakközépiskolák szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok

N

15

BM9206

Oktatási, Képzési és Tudományszervezési Főigazgatóság szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok

N

15

 

 

 

 

 

Miniszter törvényességi felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

 

 

BM9301

Személy-, Vagyonvédelmi és Magánnyomozói Szakmai Kamara törvényességi felügyeletével kapcsolatos iratok

15

BM9302

Tájékoztatásul megküldött jelentősebb tartalmú iratok

3

BM9303

A fegyveres biztonsági őrséggel kapcsolatos hatósági jogkörben keletkezett iratok

10

 

 

 

 

 

Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

 

 

BM9401

Miniszter által működtetett szervezetek tevékenységével kapcsolatos jelentősebb ügyek iratai

N

15

BM9402

Miniszter által működtetett szervezetek tevékenységével kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

10

BM9403

Miniszter által működtetett szervezetek tevékenységével kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek iratai

1

1

Az utasítást a 27/2014. (XII. 23.) BM utasítás 4. §-a hatályon kívül helyezte 2015. január 1. napjával.

2

Az utasítás 4. pontja a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

3

A 2. függelék a 10/2014. (VI. 13.) BM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére