22/2013. (HK 12.) HM VGHÁT szakutasítás
az Operatív Belső Kontrollok Rendszere Kézikönyv kiadásáról szóló 7/2013. (HK 4.) HM VGHÁT szakutasítás módosításáról
2013.12.03.
a) I. fejezet 1. Kontrollkörnyezet pontjában és 2. Kockázatkezelés pontjában valamint a III. fejezetében a „költségvetési szerv” szövegrészek helyébe a „honvédelmi szervezet”, b) I. fejezet 1.2.1. pontjában az „A honvédelmi szervezet működését meghatározó belső rendelkezése” jegyzékének elkészítéséhez mintát a 2. számú függelék tartalmaz.” szövegrész helyébe az „A honvédelmi szervezet működését meghatározó belső rendelkezések jegyzékének elkészítéséhez mintát a 2. számú függelék tartalmaz.”, c) I. fejezet 1.3.1. pontjában a „honvédelmi szervezet vezetője operatív” szövegrész helyébe a „honvédelmi szervezet vezetője az operatív”, d) I. fejezet 1.3.1. pontjában az „(agy különösen” szövegrész helyébe az „(így különösen”, e) I. fejezet 1.3.1. pontjában a „jogosultsága a teljes vertikumban megvalósul” szövegrész helyébe a „jogosultsága a teljes vertikumban megvalósuljon”, f) I. fejezet 1.3.1. pontjában az „A szabálytalansági felelős feladata a 4. számú függelék vezetése” szövegrész helyébe az „A szabálytalansági felelős feladata egy (vagy szabálytalanság típusonként elkülönítetten több), minimálisan a 4. számú függelék adattartamát biztosító nyilvántartás vezetése”, g) I. fejezet 1.3.1. pontjában az „A honvédelmi szervezet Szabálytalanságok nyilvántartásának elkészítéséhez mintát a 4. számú függelék tartalmaz.” szövegrész helyébe az „A honvédelmi szervezet Szabálytalanságok nyilvántartásának elkészítését szolgáló, minimális adattartalmat meghatározó mintát a 4. számú függelék tartalmaz.”, h) I. fejezet 2.1. pontjában a „folyamatgazdák” szövegrészek helyébe a „kockázati felelősök”, i) I. fejezet 2.1.1. pontjában a „kockázatkezelésért felelős vezetőknek” szövegrész helyébe a „kockázati felelősöknek”, j) I. fejezet 2.1.1. pontjában a „folyamatgazdával” szövegrész helyébe a „kockázati felelőssel”, k) I. fejezet 2.1.1. pontjában a „folyamatgazda” szövegrész helyébe a „kockázati felelős”, l) I. fejezet 2.4.2. pontjában a „kockázatkezelésért felelős vezetők” szövegrész helyébe a „kockázati felelősök”, n) II. fejezet 2.1. pontjában az „A nyilatkozat kitöltése a vonatkozó kérdéslista – az utasítás 1. számú melléklete – alapján történik” szövegrész helyébe az „A nyilatkozat kitöltése a 3. számú függelék szerinti kérdéslista alapján történik”, o) II. fejezet 2.1. pont 6. francia bekezdésében az „utasítás 1. melléklete szerinti kérdéslista alapján kell kitölteni,, amelyet” szövegrész helyébe a „3. számú függelék szerinti kérdéslista alapján kell kitölteni, amelyet”, p) II. fejezet 2.2 pontjában a „HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal” szövegrész helyébe a „HM Védelemgazdasági Hivatal”, valamint q) II. fejezet 2.2 pontjában a „költségvetési szervet” szövegrész helyébe a „honvédelmi szervezetet” a) I. fejezet 1. Kontrollkörnyezet pontjában az „A költségvetési szerv feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját a szervezeti és működési szabályzat állapítja meg. Az abban meghatározottak alapján a költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A költségvetési szerv vezetője köteles továbbá szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét.” szövegrész, b) I. fejezet 1.3.1. pontjában az „A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó jogszabályok jegyzékének összeállításához mintát a 3. számú függelék tartalmaz.” valamint az „A szabálytalanságfajták felsorolására mintát a 6. számú függelék tartalmaz.” szövegrész,
4. Ez a szakutasítás az aláírását követő napon lép hatályba.*
Dr. Borbíró Zoltán s. k.,
HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár
„A //HONVÉDELMI SZERVEZET// OPERATÍV BELSŐ
KONTROLLOK RENDSZERE SZABÁLYZATA
(a szabályzatnak tükröznie kell az adott honvédelmi szervezet feladatrendszeréhez
kapcsolódó sajátosságokat, az operatív és stratégiai célok megvalósításával összefüggő konkrét feladatokat,
hatás- és jogköröket, elvárásokat)
A honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről szóló 12/2013. (II. 22.) HM utasításban foglalt előírások alapján a //honvédelmi szervezet// operatív belső kontrolljainak rendszerét az alábbiak szerint
1. Az Operatív Belső Kontrollok Rendszere Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja
Az Operatív Belső Kontrollok Rendszere Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja a //honvédelmi szervezet// belső kontrollfolyamatainak kialakításával, működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos alapvető feladatok, tevékenységi körök meghatározása annak érdekében, hogy a rendszer működése az elvártaknak megfelelően valósuljon meg a meghatározott felelősségi szinteken.
A //honvédelmi szervezet// felelősségi szintjei az alábbiak szerint kerülnek meghatározásra:
Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a //honvédelmi szervezet//-re.
A //honvédelmi szervezet// belső kontrolljainak rendszerét a jogszabályok és egyéb szabályozók – kiemelten a honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről szóló 12/2013. (II. 22.) HM utasítás (a továbbiakban: Utasítás) – előírásaival összhangban működteti. Az operatív belső kontrollfolyamatok összessége olyan irányítási és ellenőrzési rendszer, amely lefedi a //honvédelmi szervezet// tevékenységének teljes vertikumát, és segítségével a //honvédelmi szervezet// érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes tevékenység követelményeit, – a //honvédelmi szervezet// feladataira vonatkozó – pontos és naprakész információk rendelkezésre állását.
A //honvédelmi szervezet// vezetője vagy parancsnoka (a továbbiakban együtt: vezető) a //honvédelmi szervezet// tevékenységének folyamataira és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a belső kontrollfolyamatait.
A //honvédelmi szervezet// belső kontroll-rendszeréért a //honvédelmi szervezet// vezetője a felelős, aki köteles a szervezet minden szintjén érvényesülő:
b) kockázatkezelési rendszert,
c) kontrolltevékenységeket,
d) információs és kommunikációs rendszert,
e) operatív nyomon követési rendszert,
f) és az a)–f) pontok követelményeit intézményi szinten leíró okmányrendszert
kialakítani, működtetni és fejleszteni.
A belső kontrollfolyamatok fejlesztése során figyelembe kell venni a külső, kormányzati és az államháztartási belső ellenőrzést végző szervezetek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat.
A //honvédelmi szervezet// belső kontrollfolyamatait az alapító okiratban meghatározott gazdálkodási jogosultságra figyelemmel a //pénzügyi és számviteli, elhelyezési, infrastrukturális, illetve logisztikai utaltsági rendnek megfelelően, az ellátást biztosító …. honvédelmi szervezettel// együttműködve kell kidolgozni.
A //honvédelmi szervezet// belső kontroll tevékenységét a //honvédelmi szervezet … beosztás// koordinálja.
A koordináció magába foglalja a rendszer kialakításának, működtetésének és fejlesztésének irányítását, az okmányrendszer kialakításának, alkalmazásának koordinációját.
A //honvédelmi szervezet// vezetője
– a külső szabályzói környezet feldolgozásával, valamint saját szervezetre történő adaptálásával,
– a célok és szervezeti felépítés meghatározásával,
– belső szabályozók kiadásával,
– a feladat-, és felelősségi körök determinálásával,
– a folyamatok leírásával, dokumentálásával,
– humánerőforrás gazdálkodással
– és az etikai értékek meghatározásával
olyan kontrollkörnyezetet alakít ki, amelyben:
– világos a szervezeti struktúra,
– egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok,
– meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén,
– átlátható a humánerőforrás-kezelés.
A //honvédelmi szervezet// vezetőjének felelőssége, hogy megfelelő kontrollkörnyezetet hozzon létre:
– következetes írásos szabályozásokkal,
– világos, egyértelmű kommunikációval,
– a feladatok, hatáskörök és jogkörök pontos meghatározásával,
– a munkatársak folyamatos képzésével,
– megfelelő erkölcsi légkör kialakításával,
– az etikátlan magatartás kiszűrésével, szankcionálásával.
4.1. Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések célja, hogy akadályozzák meg a szabálytalanságok bekövetkezését, vagy bekövetkezésük esetén tegyék lehetővé a helyreállítást és a felelősség érvényesítését.
Az eljárásrend tartalmazza a //honvédelmi szervezet// működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó eljárási rendet és szabályokat.
4.1.1. Szabálytalanság fogalma, csoportosítása
A szabálytalanság valamely létező szabálytól (így különösen törvény, rendelet, utasítás, szabályzat) való eltérést jelent, amely különösen az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat.
4.1.2. Szabálytalanság alapesetei:
– szándékosan okozott szabálytalanság, ha azt a munkatárs tudatosan, többnyire valamilyen előny saját részre való megszerzése céljából követi el (csalás, sikkasztás, vesztegetés, félrevezetés, tudatos károkozás),
– gondatlan, amennyiben azt a munkatárs véletlenül, figyelmetlenségből, hanyagul végzett munka során követi el (így különösen figyelmetlenség, hanyagság, rossz nyilvántartás miatti károkozás).
4.1.3. Szabálytalanságok megelőzésének eszközei
– szabálytalanságok megelőzésére vonatkozó vezetői tudatosság, stratégia kialakítása,
– követelmények írásban való egyértelmű rögzítése, dokumentálása, megismertetése, elfogadtatása,
– hatékony belső kontrollok kialakítása,
– vezetés folyamatos tájékoztatására alkalmas információs rendszer működtetése,
– a vagyonvédelem és az eszközbiztonság érvényesítése,
– munkatársak megfelelő motiváltságának kialakítása,
– az elégtelen munkavégzés, az elkövetett szabálytalanság megfelelő szankcionálása,
– a rendelkezésre álló munkaerő optimális felhasználása, hatékony foglalkoztatása,
– a konkrét feladat ellátásához szükséges általános, illetve speciális szakmai ismeret biztosítása
Az előfordult szabálytalanság tapasztalatait összegezve más hasonló szabálytalanságok megelőzésének érdekében a //honvédelmi szervezet// vezetője intézkedik:
– az érintett szervezeti egység vezetője felé a vezetési tevékenység elősegítése, valamint
– a belső ellenőr felé az ellenőrző tevékenység megfelelő irányú kiterjesztése érdekében, valamint
– szükség szerint elrendeli a személyi állomány oktatását az adott témában.
4.1.4. A szabálytalansági felelős
A //honvédelmi szervezet// tekintetében a szabálytalansági felelősi teendőket a //honvédelmi szervezet …. beosztás// látja el, így
a) adminisztratív feladatokat:
– a szabályzatban előírtak betartásának felügyelete,
– a szabálytalanságok megelőzésének és kezelésének elősegítése,
– a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartások naprakész vezetése,
– a szabályzatban előírt, a vezető illetve külső szervezetek részére történő adatszolgáltatás és időszakos jelentéstételi kötelezettségek teljesítése.
– a szabálytalanságok okainak kivizsgálásában való részvétel,
– a feltárt szabálytalanságok minősítése, rangsorolása, csoportosítása,
– a várható következmények, hatások felmérése,
– az intézkedések gyakorlati megvalósításának figyelemmel kísérése,
– a szabálytalanságok ismétlődését megakadályozó intézkedések kidolgozásában való részvétel.
(A szabálytalanságkezelés adminisztratív és operatív feladatainak ellátására lehetőség van különböző személyeket kijelölésére is.)
4.1.5. Szabálytalanság észlelése
A szabálytalanságok észlelése történhet a //honvédelmi szervezet// beosztott személyi állománya, a //honvédelmi szervezet// egyes szervezeti egységeinek vezetői, valamint a //honvédelmi szervezet// vezetője részéről egyaránt, továbbá a belső, a külső ellenőrzés, valamint egyéb külső személy által.
Amennyiben a //honvédelmi szervezet// vezetője érintett a feltárt szabálytalanságban, úgy a //honvédelmi szervezet// vezető elöljárója felé kell a jelentési kötelezettséget végrehajtani.
A tájékoztatási kötelezettséget a szervezeti sajátosságokat is figyelembe véve minden esetben a szolgálati út betartásával kell teljesíteni, figyelemmel a Magyar Honvédség Szolgálati Szabályzatában meghatározottakra.
4.1.5.1. A //honvédelmi szervezet// beosztott állománya részéről a belső kontrollfolyamatok kertében észlelt szabálytalanság kezelése
a) Amennyiben a szabálytalanságot a beosztott személyi állomány tagja észleli, köteles arról értesíteni a //honvédelmi szervezet// állományilletékes szervezeti egységének vezetőjét.
b) Amennyiben az állományilletékes szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a beosztott személyi állomány tagja a szolgálati szabályzatban rögzített szabályok szerint köteles eljárni.
c) Amennyiben az a) pontban értesített szervezeti egység vezetője megalapozottnak találja a szabálytalanságot, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően intézkedik a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában az ügyet köteles jelenteni a //honvédelmi szervezet// vezetője részére.
d) A //honvédelmi szervezet// vezetője gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
4.1.5.2. A //honvédelmi szervezet// szervezeti egységeinek vezetői részéről a belső kontrollfolyamatok keretében észlelt szabálytalanság kezelése
a) Amennyiben a szabálytalanságot a //honvédelmi szervezet// szervezeti egységének vezetője észleli, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően köteles intézkedni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában köteles az ügyet jelenteni közvetlen felettese (elöljárója) részére.
b) Amennyiben a közvetlen felettes (elöljáró) az ügyben érintett, annak felettesét (elöljáróját) kell értesíteni.
c) A //honvédelmi szervezet// vezetője a részére jelentett esetekben gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
4.1.5.3. A //honvédelmi szervezet// vezetője által észlelt szabálytalanság kezelése
A //honvédelmi szervezet// vezetője a közvetlenül észlelt szabálytalanság alapján, annak megalapozottsága esetén megteszi az ügyben érintett vezetője felé a szükséges lépéseket, illetve a hatáskörébe tartozóan intézkedést hoz. Indokolt esetben gondoskodik a szükséges eljárás megindításáról.
4.1.5.4. A //honvédelmi szervezet// belső ellenőre, illetve belső ellenőrzési vezető részéről észlelt szabálytalanság kezelése
Az ellenőrzési jelentésben foglalt szabálytalanságok megszüntetése érdekében a //honvédelmi szervezet// vezetője által jóváhagyásra kerülő intézkedési terv alapján kell az érintetteknek az elrendelt feladatot teljesíteni annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés megállapításai alapján feltárt szabálytalanság megszüntetésre kerüljön.
4.1.5.5. Külső ellenőrző szerv részéről észlelt szabálytalanság kezelése
A külső ellenőrző szervek – az Európai Számvevőszék, az Európai Bizottság, az Állami Számvevőszék (ÁSZ), a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI), az Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság, a Magyar Államkincstár, HM Belső Ellenőrzési Főosztály (HM BEF) – megállapításait, a szabálytalanságok megszüntetésére vonatkozó javaslatait az érintett külső ellenőrző szerv vezetője által lezárt ellenőrzési jelentés tartalmazza.
A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szerv a működését szabályozó jogszabály alapján jár el.
A külső ellenőrzés tárgya, hatóköre, illetve a szabálytalanságra vonatkozó megállapításainak jellegének függvényében a fejezet szintjén a felettes (elöljáró), vagy a //honvédelmi szervezet// vezetője által jóváhagyott intézkedési terv alapján kerül sor a külső ellenőrzés által felvetett szabálytalanságok megszüntetésére.
4.1.5.6. Egyéb külső személy részéről észlelt szabálytalanság kezelése
Az egyéb külső személyek által jelzett, szabálytalanságokra vonatkozó dokumentumokat annak az állományilletékes szervezeti egység vezetőjéhez kell eljuttatni, ahol a szabálytalanságot elkövették.
Az állományilletékes szervezeti egység vezetője köteles a bejelentésben foglaltak minősítésére. Megállapított szabálytalanság esetén köteles az eljárásrendnek megfelelően eljárni.
Az állományilletékes szervezeti egység vezetője köteles az egyéb külső személyek által jelzett szabálytalanságok minősítéséről, valamint a tett intézkedésekről a bejelentőt is tájékoztatni.
4.1.6. Szabálytalanságok nyilvántartási és dokumentálási kötelezettségei
A szabálytalansági felelős feladata a szabálytalanságokról szóló dokumentumoknak a szankcionálás elévülési idejétől számított legalább 5 évig tartó megőrzése. Ezért a feltárt szabálytalanságok teljes iratanyagát, a szabálytalansági eljárás lezárását követően a nyilvántartásokkal való egyeztetés és iratmegőrzés céljából át kell adni a szabálytalansági felelősnek.
A //honvédelmi szervezet// vezetője nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, az általa meghozott döntések alapján tett intézkedéseket, megindított eljárások helyzetét, a kijelölt vizsgáló, illetőleg vizsgáló bizottság működését. Figyelemmel kíséri az általa elrendelt intézkedések, illetve a vizsgálatok során tett javaslatok végrehajtását.
A szabálytalansági felelős feladata a Szabályzat . sz. mellékletében szereplő minta alapján a Szabálytalanságok nyilvántartásának vezetése. A szabálytalanságokról a Szabályzat . számú mellékletében található minta alapján jegyzőkönyv készüljön.
A //honvédelmi szervezet// vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a //honvédelmi szervezet// működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
Az elektronikusan vezetett ellenőrzési nyomvonalban a //honvédelmi szervezet// tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amit oly mértékben kell részfolyamatokra – tevékenységekre bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére és a kockázatok elemzésére, kezelésére is.
Az ellenőrzési nyomvonal pontosítását, aktualizálását a //honvédelmi szervezet// feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az Utasításban meghatározott beszámolási (értékelési) kötelezettség végrehajtásával egyidejűleg, felülvizsgálat keretében el kell végezni.
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során az alábbi dokumentumokat kell felhasználni.
– Feladat- és hatásköri jegyzék,
– kiadott belső szabályzatok, intézkedések, parancsok
A //honvédelmi szervezet// ellenőrzési nyomvonala a Szabályzat … mellékletét képezi.
A //honvédelmi szervezet// a tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat kockázatelemzés keretében állapítja meg és mérni. A kockázatok azonosításának eszköze a kockázati önértékelés. Az azonosított kockázatok csökkentése, megszüntetése érdekében jelen Szabályzatban meghatározásra kerülnek a kockázatkezelés rendjét meghatározó intézkedések és megtételük módja.
A //honvédelmi szervezet// feladatainak, tevékenységeinek tekintetében – az esetleges szakterületi eltérések okán – jelen Szabályzatban meghatározásra kerülnek a felelősségi, kockázatkezelési szintek.
Az operatív belső kontrollok előírt működtetésének realizálásaként a //honvédelmi szervezet// – az okmányok alapján – a megállapított felelősségi szintjein a kockázatkezelést a napi tevékenység folyamatában, dokumentáltan végzi.
A felelősségi szinteket képviselő kockázati felelősök részvételével a //honvédelmi szervezet//-re vonatkozó értékelési feladatokat a //honvédelmi szervezet … beosztás// vezetésével létrehozott „Kockázatkezelő Bizottság” végzi.
Az előző bekezdésben meghatározott értékelések eredményét a Kockázatkezelő Bizottság dokumentálja a felelősök adatszolgáltatásai alapján és összegzi a //honvédelmi szervezet// (Fő)kockázat nyilvántartásában, melyről a szükséges döntések meghozatalához információt szolgáltat a //honvédelmi szervezet// vezetője részére.
A //honvédelmi szervezet// tevékenységeinek, folyamatainak kockázatelemzését az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával, pontosításával összhangban, de évente legalább egy alkalommal, az Utasításban meghatározott beszámolási kötelezettség végrehajtásával egyidejűleg, kell végrehajtani és a szükséges változásokat a kockázat nyilvántartásban át kell vezetni. – A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a //honvédelmi szervezet// tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
– A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját.
– A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni.
Kockázat: valamely esemény, tevékenység, vagy tevékenység elmulasztása, amely a jövőben valószínűleg bekövetkezik, és ha bekövetkezik, akkor ennek általában negatív, egyes esetekben viszont pozitív hatása van a //honvédelmi szervezet// céljainak elérésére.
A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret, vagy információ.
A //honvédelmi szervezet//-et érő kockázatok három nagyobb csoportba sorolhatók:
A //honvédelmi szervezet// feladatkörével és működésével kapcsolatos olyan belső sajátossága, ami a környezeti hatások, vagy az erőforrások elégtelensége miatt hibák előfordulásához vezethet, és ami önmagában a //honvédelmi szervezet// által nem befolyásolható.
A //honvédelmi szervezet// belső kontroll rendszere a nem megfelelő kialakítás és működtetés miatt saját hibájából nem képes, vagy tudatosan nem tárja fel, illetve nem előzi meg a hibákat, szabálytalanságokat.
– Megmaradó (reziduális) kockázat
A vezetés által a kockázatokra adott válasz után fennmaradó kockázat.
6.2. A kockázatkezelési hatókör
A kockázatelemzésnek fel kell ölelnie a //honvédelmi szervezet// valamennyi tevékenységi területét, melyet az ellenőrzési nyomvonal alapján állapít meg.
A //honvédelmi szervezet// e tevékenység végrehajtása során együttműködik a //pénzügyi és számviteli, az infrastrukturális és elhelyezési, valamint a logisztikai ellátási utaltság tekintetében illetékes honvédelmi szervezetekkel//. Felelősségi és hatásköri átfedések felmerülése esetén vezetői szintű egyeztetést kell végrehajtani.
6.3. A kockázatkezelésért felelős vezető és a kockázatelemzést és -értékelést végrehajtó felelősök kijelölése
A //honvédelmi szervezet// kockázatkezelésért felelős vezetőjének kijelölöm //honvédelmi szervezet … beosztás//-t. Az egyes felelősségi szinteken a kockázatelemzést és -értékelést végrehajtó felelősök (kockázati felelősök): …
– az éves feladatterv(ek) készítése során elkészítik a szakterületük célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését, meghatározzák annak kezelési módját,
– felmérik, hogy mi jelenthet kockázatot az adott területen, a kockázat mekkora valószínűséggel léphet fel (1-3), és milyen hatással lehet a //honvédelmi szervezet// tevékenységére (1-3), továbbá
– eldöntik, hogy a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell meghozni.
6.4. Kockázatkezelő Bizottság kijelölése
A kockázatkezelési feladatok összehangolása, a tevékenység eredményes végrehajtása a Kockázatkezelő Bizottság (KKB) feladata.
A KKB vezetője //honvédelmi szervezet … beosztás//, tagjai az 5.3. pont alatt kijelölt kockázati felelősök.
6.5. Kockázat azonosítása, az azonosítás kereteinek meghatározása
A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a //honvédelmi szervezet// célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok.
Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a kockázati felelősök végzik az ellenőrzési nyomvonalban rögzített feladatok/folyamatok, tevékenységek rendszeres elemzésével és vizsgálatával. Az azonosítás eredménye //táblázat, mátrix, és leíró forma//.
A //honvédelmi szervezet//-nél tipikusan előforduló, felmerülő kockázattípusokat a Szabályzat … melléklete tartalmazza. A kockázatok azonosítása során a … melléklet szerinti kockázattípusok használhatók, azok egyértelmű beazonosíthatósága érdekében az adott kockázati tényező besorolási száma feltüntetésével (pl. szakemberhiány esetén 4.1.1.).
6.6. Kockázatok értékelése
A kockázatok értékelésének célja annak megállapítása, hogy a beazonosított kockázatok milyen mértékben befolyásolják a //honvédelmi szervezet// fő célkitűzéseit.
A beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatása alapján tevékenységenként az alábbi táblázat szerint kell értékelni.
Az értékelés alkalmazandó formája a 3×3-as kockázatkezelési kritérium mátrix. Ebben a beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének, bekövetkezésének valószínűsége (vízszintes tengely), illetve a bekövetkezésének a szervezetre gyakorolt hatása (függőleges tengely) szerint kell értékelni.
A kockázat bekövetkezésének hatása
a szervezetre |
nagy (3) |
3 |
6 |
9 |
közepes (2) |
2 |
4 |
6 |
kicsi (1) |
1 |
2 |
3 |
|
alacsony (1) |
közepes (2) |
magas (3) |
|
A kockázat bekövetkezésének valószínűsége |
A) a kockázat bekövetkezésének a valószínűsége:
– alacsony (1), ha nem valószínű, vagy (pl.) 30%-nál kisebb az esély a bekövetkezésre,
– közepes (2), ha 50% a bekövetkezés esélye,
– magas (3), ha a bekövetkezés valószínűsége nagyon magas, vagy rendszeresen be is következik,
B) a bekövetkezés hatása a szervezetre: ebben az esetben az adott kockázati tényező elemzési kritériumait kell meghatározni, hogy a kockázati tényező állapota alapján a kockázat bekövetkezésének a hatása kicsi (1), közepes (2), vagy nagy (3). (Például szakember hiány kockázati tényező esetén:
– kicsi a kockázat, ha a létszám hiány a szervezet/szervezeti egység létszámához viszonyítottan 15%-nál kevesebb,
– közepes, ha ez az arány 15-30% közé esik,
– nagy, ha a hiány 30%-nál magasabb.)
A fentiek alapján az értékelések eredményei lehetnek:
– nagy hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat /érték: 9/ (a fenti példánál maradva: 30% hatásfokú az adott terület szakemberhiánya a szervezetre és ez egy 65%-os bekövetkezési valószínűséggel párosul)
– magas hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat /érték: 6/
– magas hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat /érték: 3/
– közepes hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat /érték: 6/
– közepes hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat /érték: 4/
– közepes hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat /érték: 2/
– alacsony hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat /érték: 3/
– alacsony hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat /érték: 2/
– alacsony hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat /érték: 1/
6.7. Kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása
A kockázatkezelésért a //honvédelmi szervezet … beosztás// a felelős, aki tevékenységében támaszkodik a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira.
A //honvédelmi szervezet// elfogadható kockázati szintje …, amely azt az értékét jelöli, mely felett a //honvédelmi szervezet// az adott folyamatokat a meghatározott kockázati kategóriákban rejlő kockázati valószínűségek és hatások alapján felül kell vizsgálnia, válaszintézkedéseket, reakciókat kell tenni.
A feltárt kockázatok ismeretében meg kell határozni, hogy a következő stratégiák közül melyiket kell alkalmazni:
– kockázat átadása (Á) – biztosítás kötésével;
– kockázat elviselése (E) – nincs reakció;
– kockázat kezelése (K) – célja a kockázatok elfogadható szintre csökkentése;
– kockázatos tevékenység befejezése (B) – ha erre lehetőség van.
A választott intézkedés, a kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni. A felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel.
A kockázati felelősök szakterületük vonatkozásában gondoskodnak a választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről figyelembe véve a kockázatkezelő kontrollok alkalmazásának jellemzőit:
Megelőző (preventív) kontrollok: korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat bekövetkezésének lehetőségét. A működő belső kontrollok többsége ehhez a kategóriához tartozik. (Példa az ilyen jellegű kontrollra bizonyos feladatok szétválasztása {például: kötelezettségvállalás és annak ellenjegyzése, utalványozás, és annak ellenjegyzése}, vagy egyes tevékenységek ellátására csak meghatározott személyek felhatalmazása.)
Korrekciós (korrektív) kontrollok: a realizálódott, nem kívánt kockázat következményeit korrigálják, úgy, hogy kisegítő megoldást nyújtanak a kár vagy veszteség csökkentésére. (Például olyan szerződési feltételek kikötése, amelyek védik a feleket esetleges veszteség esetén.)
Iránymutató (direktív) kontrollok: egy bizonyos, kívánt következmény elérését biztosítják. Általában egy tevékenység vagy tevékenységcsoport konkrét lépéseit, végrehajtását tartalmazzák. (Például különböző eljárásrendek, előírások, vezetői utasítások készítése.)
Felderítő (detektív) kontrollok: azt a célt szolgálják, hogy fényt derítsenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be. Mivel csak az esemény bekövetkezése után fejtik ki hatásukat, ezért csak abban az esetben használhatók, amennyiben lehetőség van a kockázat hatásának az elfogadására. (Például különböző ellenőrzések– leltározás, könyvelési tételek egyeztetése.)
A leghatékonyabban a különböző módok együttes alkalmazásával lehet, illetve kell az egyes kockázati lehetőségek bekövetkezésének valószínűségét csökkenteni, vagy megszüntetni.
A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a //honvédelmi szervezet// vezetője intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzésére (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, illetőleg felkéri a belső ellenőrt a vizsgálat elvégzésére.
6.8. Kockázatkezelés időtartama, a kockázatok felülvizsgálata
A kockázatkezelés az év folyamán folyamatosan végzett tevékenység. A //honvédelmi szervezet// kockázat-nyilvántartását év közben az ellenőrzési nyomvonal változásakor vagy a //honvédelmi szervezet// vezetője elrendelésére soron kívül, de legalább évente egy alkalommal felül kell vizsgálni.
A kockázatok felülvizsgálata során:
– Fel kell mérni, hogy a korábban beazonosított kockázati tényezők még mindig fennállnak-e, esetleg merültek-e fel új kockázati tényezők, változott-e az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, illetve szervezetre gyakorolt hatása. Ezek alapján szükség lehet új kockázati prioritások meghatározására, a szervezet kockázati tűrőképességének megváltoztatására.
– Meg kell vizsgálni, hogy a //honvédelmi szervezet//-en belül működő kontroll tevékenységek megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére, az esetlegesen feleslegessé váltak kiszűrésére.
6.9. Kockázatok és intézkedések nyilvántartása
6.9.1. Kockázatok nyilvántartása
A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, melynek során a kockázati felelősök a Fő kockázat-nyilvántartás vezetéséhez a felülvizsgálati előírások szerint, a ….. melléklete szerinti formában (Kockázat-nyilvántartás a Fő kockázat-nyilvántartás vezetéséhez) elektronikus nyilvántartást vezetnek, mely alapján adatokat szolgáltatnak a KKB részére. A kockázat nyilvántartások a //honvédelmi szervezet// összegzett (Fő) kockázat nyilvántartásának alapját képezik. A (Fő) kockázat nyilvántartás vezetése – a kockázati felelősök nyilvántartásai alapján – a //honvédelmi szervezet … beosztás// felelőssége.
Az elektronikusan vezetett nyilvántartás tevékenységenként/feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza:
– a kockázat bekövetkezésének valószínűségét és a szervezetre gyakorolt hatása nagyságát;
– a kockázat kezelésére javasolt intézkedést;
– a felelős megnevezését;
– a kockázatkezelés hatékonyságát ellenőrző eljárás leírását;
– nem megfelelő hatékonyságú kockázatkezelés esetén az alkalmazandó eljárás leírását.
A //honvédelmi szervezet// tevékenysége, működése során bekövetkezett kockázatokról a kockázati felelősök szintén //félévente// a …… melléklete szerinti formában (Kockázat-nyilvántartás a bekövetkezett kockázatokról) adatot szolgáltatnak a KKB részére.
6.9.2. Ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartása
A //honvédelmi szervezet// éves bontásban vezeti az Ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartását, melynek segítségével nyomon követi az ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok végrehajtását, foganatosítását, illetve feltünteti a végre nem hajtott intézkedések okát is.
A nyilvántartásban, a tárgyévben jóváhagyott intézkedési terv feladatait kell szerepeltetni. A tárgyévben végre nem hajtott intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba kell átvezetni. A nyilvántartásban az ÁSZ, a KEHI, a HM BEF, intézményi szintű államháztartási belső ellenőrzések során feltárt hibák/hiányosságok kiküszöbölését szolgáló feladatokat kell szerepeltetni.
Az intézkedések nyilvántartására szolgáló táblázat vezetése a //honvédelmi szervezet … beosztás// feladata. A nyilvántartások vezetésének szakmai felügyeletét, felülvizsgálatát a //honvédelmi szervezet … beosztás//, illetve az általa megbízott személy esetenként végezze.
A naprakészen kitöltött, a szervezeti elemre vonatkozó éves nyilvántartást tárgyév ………………-ig írásos formában át kell adni és elektronikus formában meg kell küldeni az //honvédelmi szervezet … beosztás// részére, aki elkészíti a Szabályzat . pontjában foglalt honvédelmi szervezet vezetője részére készült jelentését és az előírt határidőre felterjeszti a jelentést bekérő honvédelmi szervezetek részére. (A nyilvántartás formáját és a kapcsolódó kitöltési útmutatót a . sz. melléklet tartalmazza.)
A //honvédelmi szervezet// vezetője a szervezeten belül kontrolltevékenységeket alakít ki, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a //honvédelmi szervezet// céljainak eléréséhez.
A kontrolltevékenységek olyan eszközök, eljárások, mechanizmusok/kontrollok, amelyek létrehozása az eredményességet, hatékonyságot, a megbízhatóságot és a jogszabályoknak, szabályzóknak való megfelelést segítik elő lefedve a //honvédelmi szervezet// tevékenységének egészét.
A kontrolloknak biztosítaniuk kell, hogy
– a //honvédelmi szervezet// valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel,
– az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,
– megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a //honvédelmi szervezet// működésével kapcsolatosan.
A kontrolltevékenységek a szervezeti hierarchia minden szintjén és minden működési területén biztosítják, hogy a vezetés iránymutatásai és instrukciói a célokra ható kockázatok kezelésével kapcsolatban úgy kerüljenek végrehajtásra, hogy a vezetés által meghatározott kockázat a tűréshatáron belül maradjon.
– az engedélyezési és jóváhagyási eljárások,
– a feladat, hatás- és felelősségi körök elhatárolása,
– a forrásokhoz és nyilvántartásokhoz való hozzáférés kontrollja,
– a működési teljesítmény vizsgálata,
– a műveletek, folyamatok, tevékenységek vizsgálata,
– a felügyelet (feladatkijelölés, engedélyezés, felülvizsgálat és jóváhagyás, útmutatás és képzés).
A tevékenység során biztosítani kell
– a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),
– a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése,
– a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollja
feladatköri elkülönülését.
8. Információ és kommunikáció
A //honvédelmi szervezet// vezetője olyan rendszereket alakít ki és működtet, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez.
A rendszer kialakításakor figyelemmel kell lenni arra, hogy minden olyan információ megjelenjen és feldolgozásra kerüljön, amely alapvetően szükséges a szervezet irányítása és ellenőrizhetősége szempontjából.
Vertikálisan: a felső vezetés által adott útmutatásoknak, információknak biztosítania kell az adott ponton a megfelelő kompetenciával rendelkező vezető döntéseinek megalapozását, illetve az alulról felfelé áramló információk (kockázatok azonosítása, a hiányosságok, csalások, a szabálytalanságok bemutatása, beszámolás a működésről és a pénzügyekről stb.) rendeltetési helyükre, végső soron a felső vezetéshez való eljutását, a visszacsatolást;
Horizontálisan: a rendszert alkotó, egymás tevékenységét kiegészítő, egymásra hatást gyakorló folyamatok funkcionális kapcsolódási pontjaira beépített kontrollok hatékony működéséhez szükséges információkat a folyamatgazdák, illetve az ellenőrzést végzők úgy kapják meg, hogy azok tegyék lehetővé az érintettek közötti együttműködést, véleménycserét, együttes fellépést, közös döntési javaslatot a nem előírásnak megfelelő feladatellátás akadályainak megszüntetésére, a szabályozás korrigálására.
A kommunikációs eszközök közé tartoznak a szabályzatokon, folyamatleírásokon, utasításokon kívül a bemutatók, az ismertető előadások, konzultációk, a képzés és oktatás, a hírlevelek, a használati útmutatók, technológiai leírások stb., amelyek a hatékonyabb munkavégzést segítik.
9. Operatív monitoring/nyomon követés
A //honvédelmi szervezet// vezetője monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.
Az ellenőrzési nyomvonalhoz kapcsolódóan olyan monitoring rendszert (hierarchikusan felépített vezetői információs –nyomon követési – rendszer) alakít ki, amelynek alapján a //honvédelmi szervezet// valamennyi tevékenységének minden szakasza értékelhető, és amelyből megfelelő visszacsatolás érkezik.
A folyamatokban meghatározott részfeladatok/tevékenységek megvalósítását a beépített teljesítménymutatók, indikátorok révén mérik, melyek a célok teljesítésének státuszát jelzik.
Az operatív monitoring rendszernek alkalmasnak kell lennie:
– az operatív belső kontrollok működéséről megfelelő, intézkedésekre alkalmas, folyamatos információk biztosítására,
– a különböző tevékenységi körök kapcsolódási pontjain előírtak betartásának figyelemmel kísérésére,
– a tevékenységekben meglévő kockázatok jelentkezésének észlelésére, és mérséklésükre, megszüntetésükre vonatkozó javaslatok megtételére,
– a belső ellenőrzés ellenőrzési tapasztalatai hasznosításának értékelésére.
A feladatok teljesítésének mérésére kidolgozott indikátorok (mutatószámok) a tevékenység során különböző irányban és mértékben változnak. A //honvédelmi szervezet// vezetőjének folyamatosan információt kell kapnia arról, hogy a teljesítmények a szándékaiknak megfelelően, vagy attól eltérő módon alakulnak. Ezért folyamatosan kontrollálniuk kell, hogy a kitűzött célok teljesítése hol tart, a teljesítés mérését biztosító indikátorok megfelelőek-e a teljesítménykövetelmények meghatározására, mérésére, értékelésére.
Ennek érdekében folyamatosan
– monitorozni kell a külső és belső környezetet, hogy időben észlelhetők legyenek azok a jelek, amelyek a szervezeti célok és kontrollok újraértékelésének a szükségességét jelzik,
– a teljesítményt a célok függvényében kell monitorozni, és az indikátorokat is azok szerint kell meghatározni,
– a szervezeti célok alapjául szolgáló feltételezéseket rendszeresen felül kell vizsgálni,
– amennyiben kiderülnek a jelentések készítésének hiányosságai, vagy ha a célok megváltoznak, a szükséges információk körét, illetve a kapcsolódó információs rendszereket is felül kell vizsgálni,
– a nyomon követéshez olyan folyamatokat kell bevezetni és végrehajtani, amelyekkel biztosítani lehet, hogy a végrehajtott változtatások megfelelőek legyenek,
– a szervezet vezetésének rendszeresen újra kell értékelnie a szervezeti kontrollok hatékonyságát, és kommunikálnia kell az értékelés eredményét a kontrollok felelősei felé.
10. Beszámolási kötelezettség
A beszámoltatási rendszer kialakításáért a //honvédelmi szervezet// vezetője a felelős.
A //honvédelmi szervezet// vezetője a belső kontrollrendszer kialakítását, működését és minőségét az Operatív Belső Kontrollok Rendszere Kézikönyv kiadásáról szóló 7/2013. (HK 4.) HM VGHÁT szakutasítás 1. melléklet 3. számú függelékében szereplő kérdéslista alapján értékeli, arról a Bkr. 1. melléklete szerint nyilatkozik és a nyilatkozatot a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatás önálló mellékleteként megküldi a HM Védelemgazdasági Hivatal részére. Amennyiben a //honvédelmi szervezet//-nél év közben változás történik a vezető személyében, vagy a //honvédelmi szervezet// átalakul, megszűnik, a távozó vezető, illetve az átalakuló, megszűnő honvédelmi szervezet vezetője köteles a Nyilatkozatot az addig eltelt időszak vonatkozásában kitölteni, és az új vezetőnek, illetve a jogutód honvédelmi szervezet vezetőjének átadni, aki azt saját nyilatkozatához mellékeli.
A nyilatkozatban részletezni kell a belső kontrollrendszer alappillérei kialakításának, működtetésének és fejlesztésének tapasztalatait, szintjét, a felmerült problémákat.
10.1. Az önellenőrzés használata a nyilatkozat elkészítéséhez
Az önellenőrzés az adott szervezeti egység, osztály, terület által végzett ellenőrzés, melynek során definiált tesztek segítségével vizsgálják az adott folyamat ellenőrzöttségét, annak működését, illetve a szabályok pontos betartását.
A //honvédelmi szervezet// vezetőjének előző pont szerinti vezetői nyilatkozata valamennyi szervezeti egység vezetőjének hasonló tartalmú tájékoztatása alapján készül el, így a nyilatkozat valódi, megbízható képet nyújt a //honvédelmi szervezet// működéséről, a szervezet teljes vertikumát felöleli.
Amennyiben a vezető elszámoltatása során hiányosságokra derül fény, a vezető felelősségre vonható, tettei vagy mulasztása következményeiért felelősséggel tartozik.
A vezető kötelezettségeit a vonatkozó jogszabályok határozzák meg. Ezekre és a különböző útmutatókra, szakmai anyagokra alapozva kell a //honvédelmi szervezet//-en belül kiépíteni a vezetői ellenőrzés rendszerét.
A számonkérés további feltétele az átláthatóság, a beszámoltatást a belső és külső ellenőrzések teszik kézzelfoghatóvá.
A szervezeten belüli beszámoltatási rendszer alapvetően hierarchikus, és kétirányú információáramlás révén tölti be funkcióját. Felülről lefelé, a felső vezetéstől indulva a végrehajtás szintjéig differenciáltan és egyre konkrétabban, részletesebben határozza meg a különböző vezetői szintekre, illetve személyekre vonatkozó követelményeket. Alulról felfelé a követelmények teljesítéséről szóló részletes tájékoztatók jutnak el részben változatlan formában és tartalommal, részben összevont, szintetizált módon a magasabb szintű vezetőkhöz.
(Pl.: . sz.: A szervezet működését meghatározó belső rendelkezések jegyzéke ( lap)
. sz.: A szabálytalanságok nyilvántartása (minta, lap)
. sz.: Jegyzőkönyv szabálytalanságról (minta, lap)
. sz.: Kockázattípusok, tipikus kockázati tényezők (lap)
. sz.: Minta a honvédelmi szervezet „Külső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartása”-nak elkészítéséhez ( lap)
. sz.: Kockázat nyilvántartása (minta, lap)
. sz.: A honvédelmi szervezet Fő kockázat nyilvántartása (CD-n)
. sz.: Nyilvántartás a bekövetkezett kockázatokról (CD-n)
. sz.: Ellenőrzési nyomvonal (minta, lap)
. sz.: A honvédelmi szervezet Ellenőrzési nyomvonala (CD-n)
. sz.: Kérdéslista (minta, lap)
. sz.: Vezetői nyilatkozat (minta, lap))
Javaslat
„a honvédelmi szervezet működését meghatározó belső rendelkezések” jegyzékének
elkészítéséhez
|
Fsz. |
Tárgy |
|
1. |
A honvédelmi szervezet Szervezeti és Működési Szabályzata |
|
2. |
A szervezet költségvetési gazdálkodásának belső rendje |
|
3. |
A szervezet (köz)beszerzési szabályzata |
|
4. |
A szervezet államháztartási belső ellenőrzési kézikönyve (kiegészítések a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvéhez) |
|
5. |
A sokszorosító eszközök, a számítógépek és a hordozható számítógépek használata |
|
6. |
A szervezet működéséhez biztosított szolgálati gépjárművek használata |
|
7. |
Munkaidő-nyilvántartás vezetésének szabályai |
|
8. |
A szervezet lakásügyi társadalmi bizottságának működése |
|
9. |
A szervezet Ügyeleti-készenléti Szolgálatának vezénylése, ellátása |
|
10. |
Az ügyeletesi, készenléti illetve a baleseti készenléti szolgálat mobiltelefon használata |
|
11. |
A szervezet hivatásos és szerződéses állományú tagjai fizikai felkészítése és fizikai állapotának ellenőrzése |
|
12. |
A szervezet személyi állománya egészségének megóvása |
|
13. |
A szervezet működése során keletkezett veszélyes hulladékok kezelésének, tárolásának és nyilvántartásának rendje |
|
14. |
Tűzvédelmi szabályzat |
|
15. |
A nemdohányzók védelméről és a dohánytermékek fogyasztásának, forgalmazásának egyes szabályairól szóló törvény helyi végrehajtásának szabályozása |
|
16. |
A személyi állomány munka- és tűzvédelmi oktatása |
|
17. |
A munka- és tűzvédelmi bizottsági ellenőrzés |
|
18. |
Munkarend [a 3/2002. (I. 25.) HM rendelet 64. § (1) bekezdése alapján] |
|
19. |
Helyi Biztonsági Szabályzat |
|
20. |
Szervezeti Munkavédelmi Szabályzat |
|
21. |
Az objektumon belüli rend és tevékenység szabályai, az elhelyezési körlet őrzésének, a be- és kilépések, az anyagszállítások rendjének előírásai |
|
22. |
Számítástechnikai Védelmi Szabályzat |
|
23. |
Éves és havi munka(feladat)tervek |
|
24. |
Vállalkozási Szabályzat |
|
25. |
Bizonylati Album és a bizonylatok útja |
|
26. |
Önköltségszámítási Szabályzat |
|
27. |
Közszolgálati Szabályzat |
|
28. |
Kollektív Szerződés |
|
29. |
Katasztrófavédelmi terv |
|
30. |
Útbaindítások engedélyezésének rendje. |
|
31. |
Leltározási és leltárkészítési szabályzat |
|
32. |
Selejtezési szabályzat |
|
33. |
Pénzkezelési szabályzat” |
Az Operatív Belső Kontrollok Rendszere keretében a honvédelmi szervezetek vezetői által kitöltendő
vezetői nyilatkozatot alátámasztó kérdéslista
|
A |
B |
C |
D |
1 |
Kérdés |
Válasz |
|
|
Igen |
Nem |
Nem
értelmezhető |
2 |
1. Kontrollkörnyezet |
3 |
1.1. A //honvédelmi szervezet// stratégiai és operatív célrendszere, valamint szervezeti felépítése írásban rögzített és a szervezet tagjai számára megismerhető volt (alapító okirat, szervezeti és működési szabályzat, ennek részeként a szervezeti felépítés, valamint egyéb stratégiai dokumentumok)? |
|
|
– |
4 |
1.2. Rendelkezésre álltak a jogszabályok alapján kötelezően elkészítendő szabályzatok (alapító okirat, SZMSZ) |
|
|
– |
5 |
1.3. Belső szabályzatban rendezettek voltak a működéshez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdések? |
|
|
– |
6 |
1.4. Kialakították és írásban rögzítették a szervezeti egységek ügyrendjeit? |
|
|
– |
7 |
1.5. A jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő ellenőrzési nyomvonalak kialakításra kerültek, írásban rögzítettek? |
|
|
– |
8 |
1.6. A //honvédelmi szervezet// vezetője szabályozta a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét? |
|
|
– |
9 |
1.7. Rendelkezésre állt belső ellenőrzési kézikönyv? |
|
|
– |
10 |
1.8. A jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő munkaköri leírások kialakításra kerültek, írásban rögzítettek és azokat aláírták? |
|
|
– |
11 |
1.9. Kialakításra került a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő teljesítmény-értékelési rendszer? |
|
|
– |
12 |
1.10. Biztosított volt, hogy a //honvédelmi szervezet// működésében a szakmai felkészültség, a pártatlanság és elfogulatlanság, az erkölcsi feddhetetlenség értékei érvényre jussanak, valamint a közérdek előtérbe kerüljön az egyéni érdekekkel szemben? |
|
|
– |
13 |
1.11. Kialakításra került az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának rendjéről szóló 50/2013. (II. 25.) Korm. rendelet 4. §-ban meghatározott eljárásrend? |
|
|
|
14 |
1.12. Kijelölésre került az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának rendjéről szóló 50/2013. (II. 25.) Korm. rendelet 5. §-ban meghatározott integritás tanácsadó? |
|
|
|
15 |
2. Kockázatkezelési rendszer |
16 |
2.1. A //honvédelmi szervezet// vezetője szabályozta a kockázatkezelési rendszer működését? |
|
|
– |
17 |
2.2. A //honvédelmi szervezet// vezetője működtetett kockázatkezelési rendszert? |
|
|
– |
18 |
2.3. Megtörtént a //honvédelmi szervezet// tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatok felmérése, megállapítása? |
|
|
– |
19 |
2.4. Meghatározták az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedéseket, valamint azok teljesítésének folyamatos nyomon követésének módját? |
|
|
– |
20 |
3. Kontrolltevékenységek |
21 |
3.1. A kontrolltevékenységek részeként minden tevékenységre biztosított volt a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés? |
|
|
– |
22 |
3.2. Biztosított volt a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése vonatkozásában (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is)? |
|
|
– |
23 |
3.3. Biztosított volt a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága? |
|
|
– |
24 |
3.4. Biztosított volt a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése? |
|
|
– |
25 |
3.5. Biztosított volt a gazdasági események elszámolásának (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollja? |
|
|
– |
26 |
3.6. Biztosított volt a Bkr. 8. § (2) bekezdésének a), c) és d) pontjában felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítése? |
|
|
– |
27 |
3.7. A //honvédelmi szervezet// vezetője biztosította a //honvédelmi szervezet// belső szabályzataiban a felelősségi körök meghatározásával legalább az alábbiak szabályozását:
a) engedélyezési, jóváhagyási és kontrolleljárások,
b) a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés,
c) beszámolási eljárások? |
|
|
– |
28 |
4. Információs és kommunikációs rendszer |
29 |
4.1. A //honvédelmi szervezet// vezetője kialakított és működtetett olyan rendszereket, amelyek biztosították a megfelelő információk megfelelő időben való eljutását az illetékes honvédelmi szervezethez, szervezeti egységhez, személyhez? |
|
|
– |
30 |
4.2. A //honvédelmi szervezet// eleget tett az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben meghatározott, a közérdekű adatokra vonatkozó tájékoztatási kötelezettségének? |
|
|
|
31 |
4.3. A //honvédelmi szervezet// vezetője eleget tett az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvényben meghatározott kötelezettségeknek? |
|
|
|
32 |
4.4. A //honvédelmi szervezet// vezetője biztosította az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának rendjéről szóló 50/2013. (II. 25.) Korm.rendelet 10. §-ban foglaltak megvalósítását? |
|
|
|
33 |
5. Nyomon követési rendszer (monitoring) |
34 |
5.1. A //honvédelmi szervezet// vezetője kialakította a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon-követését biztosító rendszert (a továbbiakban: monitorig rendszer)? |
|
|
– |
35 |
5.2. Végeztek operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos nyomon követést? |
|
|
– |
36 |
5.3. Végeztek operatív tevékenységek keretében megvalósuló eseti nyomon követést? |
|
|
– |
37 |
5.4. A //honvédelmi szervezet// vezetője gondoskodott az operatív tevékenységektől független belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről? |
|
|
– |
3 |
5.5. A //honvédelmi szervezet// vezetője biztosította a belső ellenőrzés szervezeti és funkcionális függetlenségét? |
|
|
– |
39 |
5.6. A //honvédelmi szervezet// vezetője biztosította a belső ellenőrzés működéséhez szükséges forrásokat?” |
|
|
– |
A //honvédelmi szervezet// kockázattípusai és tipikus kockázati tényezői*
Kockázat típusa |
Leírása |
Konkrét kockázati tényezők |
Kezelési lehetőségek |
1. Külső kockázatok |
1. Gazdasági |
a nemzetközi és hazai gazdasági élet változásai, az infláció magasabb a tervezettnél |
1. a költségvetési források szűkösnek bizonyulnak
2. NGM állásfoglalásai
3. gazdasági válság hatásai |
takarékos gazdálkodás |
2. Infrastrukturális |
az infrastruktúra hiányosságai vagy hibái |
1. szolgáltatás időszakos kimaradása
(gáz, villany, víz)
2. elavult infrastruktúra
3. használhatatlan infrastruktúra |
tartalék kapacitás biztosítása |
3. Jogi és szabályozási |
Jogszabályok, vagy egyéb szabályozók hibái, hiánya, bonyolultsága, egymásnak ellentmondó jogszabályok, törvény végrehajtási rendeletének hiánya, időbeli csúszása |
1. szabályozatlan területek
2. jogszabályváltozás
3. bonyolult szabályozások
4. jogszabályi háttér változásai
5. határidők rövidsége
6. jogszabályi ellentmondások |
jogszabály/szabályozó alkotás, ill. annak kezdeményezése |
4. Politikai |
kormányváltás, a szervezet tevékenységének politikai megítélése változik |
1. politikai ellenállás a szervezet tevékenységével kapcsolatban
2. politikai döntések elhúzódása
3. év közbeni irányváltás
4. más kormányzati szervek beleszólása a tárca folyamataiba
5. vezetői támogatottság hiánya |
lobbi tevékenység |
5. Elemi csapások |
„vis maior” események |
1. tűz, árvíz, belvíz stb.
2. kedvezőtlen időjárás |
katasztrófavédelmi terv készítése, tevékenység más időpontra helyezése, felkészülés a tervezéskor |
2. Pénzügyi kockázatok |
1. Költségvetési |
a feladat ellátásához elégtelen a rendelkezésre álló forrás |
1. költségvetési elvonás
2. elégtelen költségvetési forrás
3. előirányzat túllépése |
prioritások kijelölése, feladatelhagyás kezdeményezése |
2. Csalás vagy lopás |
szándékos magatartással történő károkozás |
1. eszközvesztés
2. leltárhiány |
őrzés-védelem ellenőrzésének megszervezése, belső ellenőrzés, nyilvántartások fegyelmi eljárás |
3. Felelősségvállalási |
ellenjegyzési eljárási hibák, szabálytalan kötelezettségvállalás |
1. ellenjegyzés elmaradása
2. jogtalan kifizetések
3. szabálytalan kötelezettségvállalás |
belső (vezetői) ellenőrzés |
3. Tevékenységi kockázatok |
1. Működési |
elérhetetlen célkitűzések, csak részben megvalósuló feladatok, a működési folyamatok nem hatékony kialakítása ellátási hibák (szakágak szerint), jogszabályok megsértése |
1. erőforrások pazarló felhasználása
2. kevés/rossz minőségű a rendelkezésre álló anyag
3. egyeztetések lehetőségének hiánya
4. megfelelő feladatmegosztás hiánya
5. tervek módosulása
6. pontatlan tervezés
7. év közbeni többletfeladat elrendelése
8. feladat elmaradása
9. ellenőrzés elmaradása
10. igénylések jelentős száma
11. névhez kötések elmaradása
12. szervezeti érdekellentétek
13. részben megvalósuló feladatok
14. tárolókapacitás hiánya
15. jogosulatlan hozzáférés
16. ellátási hiba
17. szakmai/katonai elvek nem jutnak érvényre |
hatékonysági számítások, ellenőrzés outsourcing, szabályozás |
2. Információs |
információhiány, megalapozatlan döntések |
1. előzmények ismeretének hiánya
2. információhiány
3. információáramlási rendszer hiánya
4. előre nem tervezett programok
5. vélemények túlzottan széles körű begyűjtése
6. kapcsolattartó változása
7. megalapozatlan döntések
8. késedelmes, hiányos adatszolgáltatás |
döntés kizárólag az előzmények (korábbi anyagok) ismeretében információs csatornák kiépítése, ügyintéző nyilvántartás |
3. Technológiai |
csökkenő hatékonyság az elavult technika miatt, rendszerhiba |
1. tűz-, robbanás- stb.
2. veszélyes anyagok használata
3. számítástechnikai háttér hiányosságai
4. elavult eszközök, balesetveszély
5. ügyirat-kezelési problémák
6. adatok torzulása
7. adatvesztés
8. nem megfelelő eljárások alkalmazása
9. tároló technikai hiba |
felkészítés, munkavédelmi oktatás, a balesetekre való előzetes felkészülés, beruházás ellenőrzés, átvizsgálás gyakoriságának emelése, beszerzés kezdeményezése |
4. Döntési |
hosszú döntési lánc, kompetenciák nem egyértelműek, hatáskörök átfedik egymást, egyes területeknek nincs gazdája, rövid határidő szabása |
1. későn meghozott döntések
2. „egymásra mutogatás”
3. hosszú döntési lánc
4. kompetenciák és felelősségi viszonyok nem egyértelműek
5. rövid határidő
6. hatásköri átfedések
7. szervezeti változások
8. szervezeti érdekellentétek
9. gazdátlan területek
10. felhatalmazás hiánya
11. határidő mulasztások
12. megalapozatlan döntések |
döntési lánc pontosítása, szabályozók változtatása, döntési hatáskörök alacsonyabb szintre szállítása |
4. Emberi erőforrás kockázatok |
1. Személyzeti |
a szükséges számú, megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya |
1. szakemberhiány
2. felkészítetlen, képzetlen állomány
3. nem megfelelő állománykategória alkalmazása |
állománytábla módosítás kezdeményezése, toborzás |
2. Munkahelyi környezet |
egészséges és biztonságos munkahelyek hiánya |
1. betegség miatti hiányzás
2. rossz munkahelyi hangulat
3. balesetek
4. rossz munkahelyi elhelyezés
5. összeférhetetlen munkatársi környezet |
munkahelyi körülmények javítása, vagy kompenzáció (pihenőidő, külön juttatás) ösztönzés, közös programok szervezése |
3. Emberi |
túlzott leterheltség, nem megfelelő hozzáállás, ismeretek, rutin hiánya |
1. határidők be nem tartása
2. téves kifizetések
3. könyveléstechnikai hibák
4. túlzott leterheltség
5. határidők be nem tartása
6. hiányos felterjesztés
7. pontatlan nyilvántartás
8. hatáskör túllépés
9. elhúzódó ügyintézés
10. tartós távollétek
11. kommunikációs nehézségek
12. együttműködés hiánya
13. szabályok felületes ismerete
14. dokumentálás elmaradása
15. megtévesztés
16. szabálytalan feladat végrehajtás
17. téves kifizetések 18. tervezési pontatlanság |
vezetői ellenőrzés (pl. határidős munkák nyilvántartása személyenként) oktatás, továbbképzés szervezése |
(*A fenti táblázat az alapvetően felmerülő kockázati típusokat tartalmazza, azonban egy adott honvédelmi szervezet működésében más – itt nem szereplő – tényező is jelentkezhet {pl.: egészségi}. Ezen beazonosított kockázati típusokkal ki kell bővíteni a honvédelmi szervezet kockázatelemzési, kockázatkezelési rendszerét.)”
Az ellenőrzések tevékenységi körei és a végrehajtásukért felelős honvédelmi szervezetek
|
|
A |
B |
|
1 |
Az ellenőrzések tevékenységi körei |
Az ellenőrzésért felelős honvédelmi szervezet |
|
2 |
Törvényességi felügyelet |
HM IJKF |
|
3 |
Elhelyezés, vám-, és határfogalmi szaktevékenység |
HM VGH |
|
4 |
Információ- és dokumentumvédelem |
HVK HIICSF |
|
5 |
Pénzügy-számvitel |
HM VGH |
|
6 |
Személyügyi és humán tevékenység |
HVK SZCSF |
|
7 |
Hadkiegészítés, toborzás |
HVK SZCSF |
|
8 |
Oktatás-képzés |
HVK SZCSF |
|
9 |
Vezetés, működési alapokmányok |
HM TKF |
|
10 |
Híradó és informatikai biztosítottság |
HVK HIICSF |
|
11 |
Hadműveleti szakfeladatok végrehajtása |
HVK HDMCSF |
|
12 |
Kiképzési szakfeladatok végrehajtása |
HVK KIKCSF |
|
13 |
Logisztikai ellátottság, biztosítás és beszerzések |
HVK LOGCSF |
|
14 |
Ingatlangazdálkodás és –kezelés |
HM VGH |
|
15 |
Egészségügyi ellátás helyzete |
MH EK |
|
16 |
Haderőtervezés és –szervezés |
HVK HTCSF |
|
17 |
Létszámgazdálkodás |
HM TKF |
|
18 |
Tűz- és katasztrófavédelem |
HM HH |
|
19 |
Munkavédelem (munkabiztonság és munkaegészségügy) HM HH |
|
|
20 |
Munkaügy |
HM IJKF |
|
21 |
Állami célú légiközlekedés szabályozása |
HM HH |
|
22 |
Katasztrófavédelmi tevékenység |
HM TKF |
|
23 |
Munkatervezés |
HM TKF |
|
24 |
Geoinformációs támogatás |
MH GEOSZ |
|
25 |
A HVKF közvetlen irányítása alá tartozó honvédelmi szervezetek esetében szolgálati elöljárói ellenőrzések |
HVKF |
|
26 |
Az MH ÖHP közvetlen szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek esetében szolgálati, valamint szakmai elöljárói ellenőrzések |
MH ÖHP |
|
27 |
Az MH LK közvetlen szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezet(ek) esetében szolgálati, valamint szakmai elöljárói ellenőrzések |
MH LK” |
