20/2013. (HK 11.) HM KÁT szakutasítás

1. Általános rendelkezések

1.1. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 61–62. §-ai, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 3–14. §-aiban meghatározott kötelezettségeknek megfelelően, a honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről szóló 12/2013. (II. 22.) HM utasításban (a továbbiakban: utasítás) foglalt előírások alapján a HM, mint intézmény (a továbbiakban: minisztérium) operatív belső kontrollok (a továbbiakban: OBK) rendszerének kialakítására és működtetésére a szabályzatban meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.

1.2. A szabályzat kiadásának célja meghatározni a minisztérium OBK rendszerének kialakításával, működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos alapvető feladatokat, felelősségi-, tevékenységi- és jogköröket, végrehajtási szinteket annak érdekében, hogy az OBK működése az elvártaknak megfelelően valósuljon meg a meghatározott felelősségi szinteken.

1.3. A minisztérium Operatív Belső Kontrollok Rendszere Szabályzatát (a továbbiakban: OBKRSZ) a HM Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: HM KOF) dolgozza ki.

1.4. A HM szervek vezetői saját hatáskörükben határozzák meg a vezetésük alá tartozó szervezeti egység okmányai elkészítésének felelősét, amit ügyrendjeikben rögzítenek.

2. A végrehajtás szabályai

2.1. A minisztérium az OBK rendszerét a hivatkozott jogszabályi, közjogi szervezetszabályozó eszközökben, valamint belső rendelkezésekben foglalt előírásokkal összhangban alakítja ki és működteti.

2.2. A minisztérium operatív belső kontrolljai kialakításához, működtetéséhez, rendszeres felülvizsgálatához kapcsolódó szakmai koordinációs tevékenységet, valamint az OBK rendszeréhez kapcsolódó okmányok, eljárásrendek kidolgozását a HM KOF végzi.

2.3. Az OBK összessége olyan irányítási és ellenőrzési rendszer, amely lefedi a minisztérium tevékenységének teljes vertikumát, és segítségével a minisztérium érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, humán-erőforrással és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes tevékenység követelményeit, – a minisztérium feladataira vonatkozó – pontos és naprakész információk rendelkezésre állását.

2.4. A minisztérium tevékenységének folyamataira és sajátosságaira tekintettel az OBK-t a HM KÁT irányításával kell kialakítani, működtetni és fejleszteni.

2.5. A minisztérium OBK rendszerének kialakításáért és működtetéséért a HM szervek tevékenységén keresztül a HM KÁT a felelős. A tevékenység során a minisztérium minden szintjén érvényesülő:

2.6. Az OBK fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső, a kormányzati szintű, és a belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat.

3. Kontrollkörnyezet

3.1. A kontrollkörnyezet a minisztérium szervezeti céljainak elérése érdekében kialakított, működtetett és fejlesztett kontrollokat, valamint a külső és belső rendszerekből érkező információkra adott reakciókat jelenti. A feladatok maradéktalan végrehajtása érdekében:

4. A minisztérium felelősségi szintjei

4.1. A minisztérium felelősségi szintjei a következők:

4.2. A HM KÁT felelőssége, hogy a HM szervek irányításával megfelelő kontrollkörnyezetet hozzon létre

5. Az ellenőrzési nyomvonal

5.1. A minisztérium ellenőrzési nyomvonala a minisztérium alaprendeltetési és működési folyamatainak táblázatba foglalt leírása, amely tartalmazza a folyamatok meghatározását, a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

5.2. Az ellenőrzési nyomvonalban a minisztérium tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amelyet olyan mértékben kell részfolyamatokra, tevékenységekre bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére, értékelésére, valamint a kockázatok elemzésére, kezelésére is. Az ellenőrzési nyomvonal mintáját az 1. függelék tartalmazza.

5.3. A minisztérium ellenőrzési nyomvonalát az alábbiak figyelembevételével kell kidolgozni:

5.4. Az ellenőrzési nyomvonal pontosítását, aktualizálását a minisztérium feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az utasítás 15. § bekezdésében meghatározott beszámolási, értékelési kötelezettség végrehajtását megelőzően, felülvizsgálat keretében el kell végezni. A felülvizsgálat során át kell tekinteni:

6. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje

6.1. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a minisztérium működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők és a beosztott állomány által alkalmazandó – a jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben előírtakon alapuló – eljárási rendet és eljárási szabályokat rögzíti.

6.2. A szabálytalanság fogalma: A szabálytalanság valamely létező szabálytól való eltérést jelent, amely az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat. Ide tartoznak többek között mindazon tevékenységek, mulasztások, hiányosságok, amelyek büntető-, szabálysértési-, fegyelmi-, vagy kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekménynek minősülnek. Az egyes szabálytalanság fajtákra vonatkozó példákat a 2. függelék tartalmazza.

6.3. Az eljárásrend vonatkozásában a szabálytalanságok szándékosságának vagy gondatlanságának megítélése tárgyában a következő szempontok figyelembevételével kell eljárni:

6.4. A szabálytalanságok kialakulásának megelőzését szolgálja

6.5. Az előfordult szabálytalanság tapasztalatait összegezve más hasonló szabálytalanságok megelőzése céljából a HM KÁT

6.6. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja

6.7. A szabálytalanságok megelőzése érdekében a minisztérium személyi állománya – saját munkakörét és személyét illetően – köteles megismerni és betartani a minisztérium működésével összefüggő jogszabályokat, közjogi szervezetszabályozó eszközöket és belső rendelkezéseket.

6.8. A HM KOF főosztályvezető, mint a minisztérium szabálytalansági felelőse ellátja az alábbi feladatokat:

6.9. A szabálytalanságok észlelése az OBK rendszerében származhat

7. A szabálytalanságok kezelése
a belső kontrollfolyamatok rendszerében

7.1. Amennyiben a szabálytalanságot a beosztott személyi állomány tagja észleli, köteles arról értesíteni szervezeti egységének vezetőjét. Amennyiben a közvetlen elöljáró az ügyben érintett, annak elöljáróját kell értesíteni.

7.2. Amennyiben a szervezeti egység vezetője megalapozottnak találja a szabálytalanságot, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően intézkedik a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, vagy hatáskör hiányában az ügyet köteles jelenteni – a szolgálati út betartásával – a HM KÁT részére.

7.3. A HM KÁT gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről és indokolt esetben a szükséges eljárások kezdeményezéséről.

7.4. Amennyiben a szabálytalanságot a HM szerv vezetője észleli, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően köteles intézkedni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, vagy hatáskör hiányában köteles az ügyet jelenteni közvetlen felettese, elöljárója részére. Amennyiben a közvetlen elöljáró, felettes az ügyben érintett, annak elöljáróját, felettesét kell értesíteni.

7.5. A HM szerv vezetője a részére jelentett esetekben gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről és indokolt esetben a szükséges eljárások kezdeményezéséről.

7.6. A HM KÁT a közvetlenül észlelt szabálytalanság alapján, annak megalapozottsága esetén megteszi az ügyben érintett vezetője felé a szükséges lépéseket, illetve a hatáskörébe tartozóan intézkedést hoz. Indokolt esetben gondoskodik a szükséges eljárás megindításáról.

7.7. A minisztérium, mint a fejezetet irányító szerv belső ellenőrzési egységének az Áht. 70. § (1) bekezdésében meghatározott feladatait ellátó HM BEF fejezetszintű ellenőrzései a Bkr. 13. § (1) bekezdése értelmében külső ellenőrzésnek minősülnek.

7.8. A HM BEF a minisztérium államháztartási belső ellenőrzése során észlelt szabálytalanság esetén a Bkr. és a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, és a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról szóló HM utasítás előírásaival összhangban jár el.

7.9. A HM BEF által végrehajtott államháztartási belső ellenőrzés lezárására a Bkr. 13. §-ban, valamint a 43–44. §-ban foglaltakra figyelemmel, a Honvédelmi Minisztérium fejezetet irányító szerv egyes belső ellenőrzési jogosítványainak átruházásáról szóló 53/2012. (VII. 27.) HM utasítás (a továbbiakban: Beh. ut.) 4. § (3) és (5) bekezdésében foglaltak alapján az ellenőrzési jelentés honvédelmi miniszter – eseti felhatalmazás szerint a HM belső ellenőrzési vezetője – általi megküldésével kerül sor.

7.10. Az ellenőrzés által feltárt szabálytalanságok megszüntetését célzó „Intézkedési terv” elkészítésének alapját az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott ellenőri javaslatok képezik. A honvédelmi miniszter rendelkezésének megfelelően az ellenőrzési jelentésben megjelölt vezető köteles elkészíteni az intézkedési tervet az egyes feladatok végrehajtásáért felelős vezető, a kidolgozó és együttműködő szervek, valamint a végrehajtás határidejének megjelölésével. Az „Intézkedési terv” kidolgozásának, véleményeztetésének, jóváhagyásra történő felterjesztésének, valamint módosításának eljárásrendjét a Bkr. 13. § és 45. §-ában foglaltakra figyelemmel a Beh. ut. 4. § (8) bekezdése rögzíti.

7.11. Az érintett szerv, szervezeti egység vezetője a honvédelmi miniszter által jóváhagyásra kerülő „Intézkedési terv”-ben elrendelt feladatokat köteles teljesíteni és végrehajtatni annak érdekében, hogy az államháztartási belső ellenőrzés megállapításai alapján feltárt szabálytalanságot és az azt előidéző vagy lehetővé tevő körülményeket megszüntesse.

7.12. A külső vagy kormányzati ellenőrzés tárgya, hatóköre és a szabálytalanságra vonatkozó megállapításai jellegének függvényében, a fejezet szintjén, a honvédelmi miniszter által jóváhagyott „Intézkedési terv” alapján kerül sor a külső vagy kormányzati ellenőrzés által felvetett szabálytalanságok megszüntetésére.

7.13. Az egyéb külső személyek által jelzett, szabálytalanságokra vonatkozó dokumentumokat annak a HM szerv vezetőjének kell eljuttatni, ahol a szabálytalanságot elkövették.

7.14. Az állományilletékes HM szerv vezetője köteles a bejelentésben foglaltak minősítésére és megállapított szabálytalanság esetén köteles az eljárásrendnek megfelelően eljárni és a szabálytalanság minősítéséről, valamint a tett intézkedésekről a bejelentőt is tájékoztatni.

8. A feltárt szabálytalanságok, a tett intézkedések nyilvántartása, elemzése

8.1. A szabálytalansági felelős a HM KOF főosztályvezetője, aki intézkedik a szabálytalanságokról szóló dokumentumoknak a szankcionálás elévülési idejétől számított legalább 5 évig tartó megőrzésére. A feltárt szabálytalanságok teljes iratanyagát, a szabálytalansági eljárás lezárását követően a nyilvántartásokkal való egyeztetés és iratmegőrzés céljából át kell adni a szabálytalansági felelősnek. A szabálytalansági felelős azonban nem jelölhető ki a kapcsolódó döntések, intézkedések meghozatalára.

8.2. A HM KÁT nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, az általa meghozott döntések alapján tett intézkedéseket, megindított eljárások helyzetét, a kijelölt vizsgáló vagy vizsgáló bizottság működését. A HM KÁT figyelemmel kíséri az általa elrendelt intézkedések és a vizsgálatok során tett javaslatok végrehajtását.

8.3. A minisztérium működése során észlelt és feltárt szabálytalanságokról a HM szerveknek minden esetben jegyzőkönyvet kell felvenniük a 3. függelékben szereplő minta alapján. A HM szerveknek a tárgyévben felvett szabálytalansági jegyzőkönyvek alapján nyilvántartást kell felfektetniük a 4. függelékben meghatározott formában.

9. A kockázatkezelés eljárásrendje

9.1. A kockázat fogalma: valamely esemény, tevékenység, vagy tevékenység elmulasztása, amely bekövetkezése esetén negatívan hatna a minisztérium céljainak elérésére. A kockázat lehet – többek között – véletlenszerű esemény, hiányos ismeret, vagy információ, alulfinanszírozottság.

9.2. A minisztérium a kockázatkezelési eljárás meghatározására, vagyis a kockázat azonosítására, elemzésére, mérésére és kezelésére a kockázatkezelési feladatok eljárásrendjét és a kockázat nyilvántartást alakítja ki. A cél egy olyan kockázatkezelési rendszer meghatározása, amely

9.3. A minisztérium valamennyi, az ellenőrzési nyomvonalban rögzített tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat kockázatelemzés keretében fel kell mérni. A kockázatok azonosításának eszköze a kockázati önértékelés. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik vagy megszüntetik a kockázatokat, másrészt megelőzik a minisztériumra gyakorolt negatív hatások bekövetkezését. A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni.

10. A kockázatkezelésért felelős vezetők kijelölése,
és kötelességeik

10.1. A minisztérium kockázatkezelési tevékenysége a HM SZMSZ-ében, vagy a HM szervek ügyrendjében meghatározott tevékenységek, feladatok vezetői szintű felelősségi rendszeréhez kötött kockázatkezelésen alapul.

10.2. Az OBK rendszeren belül a minisztérium kockázatkezelési feladatainak ellátásáért a HM KÁT felelős, aki tevékenységét az alábbiakban meghatározott, a szakfeladatok végzése során felmerülő kockázatok kezelésért felelős vezetők útján gyakorolja:

10.3. A HM KÁT a kockázatkezelés rendjének működtetésében szükséges korrekciók megállapítása és elrendelése tekintetében támaszkodik a külső és kormányzati ellenőrző szervezetek, a HM fejezet operatív belső kontrollok rendszerével összefüggő fejezeti szintű, a szabályalkotási feladatokon keresztül megvalósuló irányítási és koordinációs tevékenységet végző HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) és a minisztérium belső ellenőrzését és a fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzéseket végző HM BEF ajánlásaira, valamint a szakellenőrzések megállapításaira.

10.4. A minisztérium ellátását biztosító honvédelmi szervezetek vezetői szervezetüket illetően kötelesek intézkedni a minisztérium OBK rendszere kidolgozásának elősegítésére, kötelesek az ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködésre a kapcsolódó tevékenységek és a kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében.

10.5. A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabály- és előírásszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szervezet vezetője, a minisztérium OBK rendszerébe történő beépítéséért a HM KÁT a felelős.

10.6. A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag a minisztérium kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.

10.7. Kockázatkezelő a fentieken túl minden olyan személy, aki döntéseivel, tevékenységével befolyással bír a szervezeti cél megvalósításához szükséges folyamatokra.

11. A kockázatkezelési feladatok meghatározása

11.1. A minisztérium kockázatkezelésért felelős vezetőinek feladata a minisztérium tevékenysége végzése során felmerülő kockázati tényezők és elemek azonosítása, a kockázatok valószínűségének meghatározása, a kockázatok hatásainak mérése és lehetőség szerinti csökkentése.

11.2. A kockázatelemzésnek tartalmaznia kell a minisztérium valamennyi tervezési és végrehajtási szaktevékenységét, területét, amelyeket az ellenőrzési nyomvonal alapján állapít meg.

11.3. A kockázatkezelésért felelős vezetők:

12. A kockázat azonosítása,
az azonosítás kereteinek meghatározása

12.1. A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy a HM szerv által végzett tevékenységnek melyek a minisztérium feladatainak ellátását veszélyeztető fő kockázati tényezői. A tevékenység során felmerülő kockázatok típusait, a tipikus kockázati tényezőket és azok lehetséges kezelési módozatait az 5. függelék tartalmazza.

12.2. A kockázati tényezők azonosítását a kockázatkezelésért felelős vezetők végzik a minisztérium ellenőrzési nyomvonalában foglalt tevékenységei alapján.

13. A kockázati tényezők értékelése

13.2. A kockázatok bekövetkezésének valószínűsége:

13.3. A bekövetkezés hatása a szervezetre: ebben az esetben az adott kockázati tényező elemzési kritériumait kell meghatározni, hogy a kockázati tényező állapota alapján a kockázat bekövetkezésének a hatása kicsi (1), közepes (2), vagy nagy (3).

13.4. Elfogadható kockázati szint: azon kockázati tényezők, melyek valószínűségének és hatásának szorzata 1–3 közé esik, elfogadható kockázatúnak minősülnek. Esetükben kockázatkezelési intézkedésre nincs szükség.

13.5. A minisztérium tevékenységei kockázatelemzését és annak felülvizsgálatát

14. A kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása

14.1. A feltárt kockázatok ismeretében saját szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelős vezetők meghatározzák, hogy az egyes feladatok és tevékenységek vonatkozásában az alábbi kockázatkezelési módok közül melyiket kell alkalmazni:

14.2. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében, ahol a kockázat bekövetkezése valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 9, a HM KÁT preventív ellenőrzés keretében intézkedik azok ellenőrzésére, folyamatos jelentést, beszámolót kér, vagy a HM BEF hatáskörébe tartozó államháztartási belső ellenőrzést kezdeményez az adott folyamat értékelése és hatékony kockázatkezelése céljából.

14.3. A kockázatkezelésért felelős vezetők a szakterületük vonatkozásában gondoskodnak a választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről, figyelembe véve a 18.9. pontban felsorolt kockázatkezelő kontrollok alkalmazásának jellemzőit.

15. A kockázatkezelés, valamint a kockázatok felülvizsgálata

15.1. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része, amely magában foglalja a kockázatok meghatározását, azok bekövetkezéséből eredő hatások felbecsülését, majd végül a kockázati tényezőkre történő reagálást. Folyamatosan nyomon kell követni a kockázatkezelési tevékenységet, frissíteni a megállapításokat, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait.

15.2. A kockázatok felülvizsgálata során:

16. A kockázatok nyilvántartása

16.1. A HM KOF a HM szervek kockázat-nyilvántartásai alapján elkészíti és vezeti a minisztérium fő kockázat-nyilvántartását. A nyilvántartás tevékenységenként és feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza

17. Kockázatkezelési Bizottság

17.1. A kockázatkezelési feladatok minisztériumi szintű összehangolása, a kockázatkezelési tevékenység eredményes végrehajtása a HM Kockázatkezelési Bizottság (a továbbiakban: HM KKB) feladata.

17.2. A HM KKB tagjai a HM szervek vezetői által kijelölt kockázatkezelési felelősök, vezetője a HM KOF főosztályvezetője.

17.3. Az OBK rendszere, így a kockázatkezelési rendszer aktualizálását a minisztérium feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az utasítás 15. §-ában meghatározott beszámolási, értékelési kötelezettség végrehajtását megelőzően, felülvizsgálat keretében el kell végezni. Indokolt esetben soron kívüli ülést a HM KKB vezetőjénél kell kezdeményezni.

17.4. A kockázatelemzés szempontjából meghatározott folyamatokat az ellenőrzési nyomvonalban szerepeltetett formában és részletességgel kell a nyilvántartásokban vezetni.

17.5. A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, melynek során a kockázatkezelési felelősök a fő kockázat-nyilvántartás vezetéséhez évente a 6. függelék, a tevékenység során bekövetkezett kockázatokról a 7. függelék szerinti formában adatokat szolgáltatnak a HM KOF részére. A fő kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatát a minisztérium feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az utasítás 15. § bekezdéseiben meghatározott beszámolási (értékelési) kötelezettség végrehajtását megelőzően kell elvégezni. A felülvizsgálat végrehajtásának módját és határidejét a HM KOF főosztályvezető határozza meg.

18. Kontrolltevékenységek

18.1. A minisztérium működésére kontrolltevékenységeket kell kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez.

18.2. A kontrolltevékenységek olyan eszközök, eljárások, mechanizmusok, amelyek létrehozása az eredményességet, hatékonyságot, a megbízhatóságot és a jogszabályoknak, közjogi szervezetszabályzó eszközöknek, belső rendelkezéseknek való megfelelést segítik elő, lefedve a minisztérium tevékenységének egészét.

18.3. A kontrolltevékenység tartalmazza mindazokat az előírásokat és eljárásokat – szabályokon, szabályzókon keresztül –, amelyek biztosítják, hogy a vezetés iránymutatásai a célokra ható kockázatok kezelésével kapcsolatban végrehajtásra kerüljenek.

18.4. A kontrolltevékenységek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a HM KÁT, illetve a HM szerv vezetője felelős.

18.5. A kontrollpontok jelzik az adott folyamat azon szakaszát, helyét, ahol ellenőrzési tevékenység hajtandó végre. A kötelezően előírt ellenőrzési tevékenységeken felül a HM szerv vezetője határozza meg, hogy hova kell ellenőrzési pontot beiktatni, és milyen tartalmú ellenőrzési tevékenységgel.

18.6. Összefüggésben a kockázatkezelési rendszerrel és a kockázat-nyilvántartással, a nyilvántartásban meghatározott ellenőrzési tevékenységek, amelyek az adott kockázat bekövetkezésének valószínűségét hivatottak csökkenteni, szintén beépítésre kerülnek az ellenőrzési nyomvonalba.

18.7. A kontrollok magukban foglalják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását biztosító jogszabályokat, közjogi szervezetszabályzó eszközöket és egyéb belső rendelkezéseket és folyamatokat.

18.8. A kontrolloknak biztosítaniuk kell, hogy

18.9. A kontrollok típusai az alábbiak lehetnek:

18.10. Azt, hogy mely tevékenység esetében melyik kontrolltípust kell alkalmazni – esetleg egyidejűleg többet is –, a HM szervek vezetői, azaz a folyamatgazdák határozzák meg.

18.11. A kontrolldokumentáció – az ellenőrzési nyomvonallal együtt alkalmazva – tartalmazza:

19. Információ és kommunikáció

19.1. A minisztérium működésében olyan rendszereket kell kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez és személyhez, amely történhet

19.2. Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg határozásra kerüljenek.

19.3. A rendszer kialakításakor figyelemmel kell lenni arra, hogy minden olyan információ megjelenjen és feldolgozásra kerüljön, amely alapvetően szükséges a minisztérium irányítása, működése és ellenőrizhetősége szempontjából. Ennek megfelelően az alábbi szempontok érvényesülését kell biztosítani:

20. Operatív nyomon követési (monitoring) rendszer

20.1. Olyan monitoring rendszert kell működtetni, amely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

20.2. Az ellenőrzési nyomvonalhoz kapcsolódóan ki kell alakítani egy olyan monitoring rendszert, amely egy hierarchikusan felépített vezetői információs, nyomon követési rendszer, amelynek alapján a minisztérium valamennyi tevékenységének minden szakasza értékelhető, és amelyből megfelelő visszacsatolás érkezik.

20.3. A folyamatokban meghatározott részfeladatok, illetve tevékenységek megvalósítását a beépített teljesítménymutatók, indikátorok révén kell mérni, melyek a célok teljesítésének státuszát jelzik.

20.4. A folyamatos monitoring lényegében beépül a minisztérium mindennapi működési tevékenységeibe, magában foglalva a vezetés rendszeres felügyelet-ellátó, ellenőrző tevékenységét, valamint más műveleteket, amelyeket az alkalmazottak hajtanak végre feladatkörük ellátása keretében.

20.5. A monitoringnak biztosítania kell, hogy az érintettek az ellenőrzési megállapításokat és javaslatokat megfelelően hasznosítsák, és azonnal tegyék meg azok alapján a szükséges intézkedéseket (intézkedések nyilvántartásának rendszere).

20.6. Az OBK monitoringja rutintevékenységek, külön értékelések, vagy e kettő kombinációja révén valósul meg oly módon, hogy

20.7. A monitoringnak biztosítania kell, hogy:

20.8. Az operatív monitoring rendszer hatékony működésének alapfeltétele a megfelelően kialakított és működtetett jelentéstételi rendszer. Az OBK-ban található hiányosságokat minden vezetőnek a hiányosság észlelését követően azonnal jelentenie kell. Ennek iránya a szervezeti egységtől kiindulva a jelentési folyamatban alulról felfelé történik a megfelelő magasabb szintekre.

20.9. A monitoring rendszerében a felelősségi szintek minden egyes résztvevője figyelemmel kíséri az egyes feladatok végrehajtásának alakulását, szintjét, értékelve az indikátor-rendszer alapján, és visszacsatolásként tájékoztatja az adott szintű vezetőt a beszámolás, beszámoltatás rendszerében.

21. Az OBK rendszerének egyéb okmányai

21.1. A HM szervek vezetői saját hatáskörükben határozzák meg az általuk vezetett HM szerv okmányai elkészítésének felelősét, amit ügyrendjeikben rögzítenek.

21.2. A minisztérium tevékenységének teljes vertikumát le kell fedni az OBK rendszere okmányainak kialakításával a kitűzött eredményességi és hatékonysági célok elérése érdekében.

21.3. A HM szervek a külső és belső ellenőrzésekről – a 8. függelék szerinti formában és adattartalommal – két önálló nyilvántartást vezetnek, melynek segítségével nyomon követik az államháztartási külső (az ÁSZ, a kormányzati ellenőrzési szerv, az európai támogatásokat ellenőrző szerv és a kincstár részéről, valamint a felsorolt szervezetek megbízottjai által végzett), a kormányzati, valamint a belső ellenőrzések jóváhagyott jelentéseiben tett megállapítások, javaslatok alapján hozott intézkedések végrehajtását, illetve a végre nem hajtott intézkedéseket, és azok okait.

21.4. A nyilvántartás áttekinthető képet ad a Bkr. 13. § (1) bekezdésébe tartozó külső ellenőrzések kapcsán az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott javaslathoz kapcsolódó intézkedések végrehajtásának helyzetéről, intézkedésenként.

21.5. A nyilvántartásban a tárgyévben jóváhagyott intézkedési tervet kell szerepeltetni. A tárgyévben végre nem hajtott, illetve a tárgyéven túlnyúló határidős intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba át kell vezetni.

21.6. A nyilvántartásban rögzített intézkedések és a kapcsolódó feladatok végrehajtásának nyomon követése (monitoring) kiemelt vezetői feladat és kötelesség, melynek realizálása a HM szervek ez irányú tevékenységét jelenti.

21.7. Az intézkedések nyilvántartására szolgáló táblázat kitöltése, vezetése a HM szervek feladata a jóváhagyott, vonatkozó intézkedési tervek alapján.

21.8. A HM szervek vezetői a nyilvántartás adatait minden esetben felülvizsgálják, különös tekintettel a lejárt határidejű feladatokra, intézkedésekre, és az esetlegesen bekövetkezett változásokat, módosításokat a vonatkozó eljárásrend betartása mellett átvezetik a nyilvántartásokon.

21.9. A nyilvántartás tartalmáért, a megkövetelt információk valódiságáért, aktualitásáért a HM szervek vezetői, mint az elrendelt intézkedések végrehajtói a felelősek.

21.10. Az elrendelt feladatok végrehajtásának nyomon követését, a szükséges beszámoltatási, információszolgáltatási feladatokat a HM szerv vezetője végzi.

22. Beszámolási kötelezettség, vezetői nyilatkozat

22.1. A HM KÁT a Bkr. 1. melléklete szerinti formában és tartalommal nyilatkozik a minisztérium belső kontrollrendszere működtetéséről.

22.2. Az értékelési feladattal összefüggésben – annak alapja és előzményeként – a HM szervek vezetői hasonló tartalommal, és ugyanolyan formában saját feladatkörükkel összefüggésben értékelik a vezetésük alá tartozó szervezeti egység belső kontrollrendszerét. A nyilatkozathoz csatolni kell a feltárt szabálytalanságokat tartalmazó, 4. függelék szerinti Szabálytalanságok nyilvántartását, valamint a 7. függelék szerinti nyilvántartást a bekövetkezett kockázatokról.

22.3. A kitöltött vezetői nyilatkozatokat a HM KOF részére kell megküldeni a tárgyévet követő év február 28-ig a HM KÁT nyilatkozatának előkészítése érdekében, amelyet a HM KOF március 31-ig megküld a HM GTSZF részére az államháztartásért felelős miniszternek történő továbbítás céljából.

22.4. Amennyiben az év során a HM szerv élén vezetőváltás történik, a távozó vezető kitölti a vezetői nyilatkozatot a tevékenységére vonatkozó időszakra, melyet a következő vezető(k) nyilatkozatával együtt kell a tárgyévet követő évben a HM KOF részére megküldeni.

22.5. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében a feltárt hibák minisztériumra vonatkozó összesített nyilvántartását, és a tevékenység eredményével, tapasztalataival kapcsolatos összesített értékelő jelentést a HM KOF készíti el március 31-ig.

22.6. Az összesített nyilvántartást és értékelő jelentést a minisztérium szabálytalansági felelősi feladatait ellátó HM KOF főosztályvezető hagyja jóvá és tájékoztatásul felterjeszti a HM KÁT részére. A HM KOF a HM KÁT által ellenjegyzett összesített értékelő jelentést megküldi a HM GTSZF részére a HM tárca éves szöveges beszámolójába történő bedolgozás céljából.

22.7. A HM szervek az általuk tárgyévben vezetett nyilvántartások alapján beszámolót készítenek a külső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedésekről, melyet a tárgyévet követő év január 10-ig megküldenek a HM KOF-nak. A beszámolónak tartalmaznia kell a megtett intézkedések rövid leírását, a végre nem hajtott intézkedések okát, az áthúzódó feladatokat, továbbá a beszámolójuk alapját képező nyilvántartásokat önálló mellékletként.

22.8. A HM KOF összesíti a beszámolókat, és az összesítés eredményeként elkészített beszámoló jelentést a tárgyévet követő év január 25-ig felterjeszti a HM KÁT részére jóváhagyásra. A beszámolót jóváhagyást követően a HM KOF megküldi a HM BEF részére a tárgyévet követő év január 31-ig.

22.9. A jelentési kötelezettségek maradéktalan és pontos végrehajtása érdekében a HM KOF minden évben december 15-ig felkészítő és egyeztető megbeszélést szervez a HM szervek vezetői részére vagy az általuk kijelölt ügyintézők számára.

1. Sorszám: tevékenységek sorrendiségére utal.

2. Tevékenység/feladat megnevezése: az ellenőrzési nyomvonalban nevesített tevékenység.

3. Kockázati tényezők: itt kell elvégezni a kockázatok azonosítását, vagyis a tevékenység során, melyek azok a tényezők (pl.: személyzeti: megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya, külső: nem megfelelő megoszlásban jóváhagyott költségvetés), melyek meggátolhatják a szervezetet a céljainak, az alaprendeltetési feladatainak az elérésében.

4. Bekövetkezés valószínűsége: A kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezés valószínűségének az értékét (1, 2, 3 értékek közül).

5. Tevékenységre gyakorolt hatás: A kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezése esetén a tevékenységre gyakorolt hatás értékét (1, 2, 3 értékek közül).

6. Kockázat értéke: A bekövetkezés valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatás értékének a szorzata.

7. Besorolás: Itt kerül meghatározásra, hogy a kockázati tényezőkre adott válaszok (kockázatkezelési stratégiák) közül melyiket választja a szervezet.

8. Javasolt intézkedés: A kockázat felmerülése esetén, mely az az eljárás, intézkedés, amellyel a kockázat újbóli bekövetkezésének a valószínűsége csökkenthető.

9. Ellenőrzési eljárás: Ellenőrzési eljárás, módszer, amellyel ellenőrizhető, nyomon követhető a kockázat kezelésére hozott intézkedés.

10. Felelős: A tevékenység, feladat végrehajtásáért felelős személy megnevezése.

11. Eljárás eredménytelenség esetén: A kockázat csökkentésére tett intézkedés után még fennálló kockázat megszüntetését szolgáló intézkedések.