74/2011. (VII. 8.) HM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen és fenntartói irányítása, valamint felügyelete alá tartozó szervezetekre, a Katonai Főügyészségre, a HM Tábori Lelkészi Szolgálatra, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki.

(2) A honvédelmi miniszter, a HM parlamenti államtitkár (a továbbiakban: HM PÁT), a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT), a HM helyettes államtitkárok (a továbbiakban: HM HÁT), a Honvéd Vezérkar főnöke (a továbbiakban: HVKF), a Honvéd Vezérkar főnökének helyettese (a továbbiakban: HVKFH), a HM kabinetfőnök és az MH Összhaderőnemi Parancsnokság (a továbbiakban: MH ÖHP) parancsnoka és helyettesei, illetve az alárendelt szervezetek vezetői hivatalos külföldi és hazai rendezvényeinek, valamint a hivatalos külföldi vendégeik hazai programjai protokolláris teendőivel kapcsolatban felmerülő igényeinek egyeztetése, tervezése, szervezése a HM Protokoll és Rendezvényszervező Igazgatóság (a továbbiakban: HM PRI) – együttműködve a HM Miniszteri Titkársággal, a HM kabinetfőnökkel, a Honvéd Vezérkar Vezérkari Irodával (a továbbiakban: HVK VKI), a HM Sajtóirodával, a HM Nemzetközi Együttműködési és Fegyverzetellenőrzési Hivatallal (a továbbiakban: HM NEFEH) és az MH ÖHP kijelölt szerveivel – feladata.

(3)² A HM PRI az attaséhivatalokat érintő esetekben a véderő-, katonai és légügyi attaséhivatalok irányításáról, vezetéséről és ellenőrzéséről, valamint a katonai attasékkal való kapcsolattartásról szóló 53/2007. (HK 12.) HM utasítás alapján a HM NEFEH útján együttműködik a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálattal (a továbbiakban: KNBSZ).

2. § Az utasítás alkalmazásában:

3. § (1) Az utasításban meghatározott jogosultságok és járandóságok a (2) bekezdés szerinti személyi kategóriák szerint vehetőek igénybe.

(2) Személyi kategóriák:

(3) A (2) bekezdésben nem nevesített köztisztviselők, kormánytisztviselők és a közalkalmazottak személyi kategóriákba sorolása az R. 1. Hadrenden kívüli szervezetek csoportja, A. I. BESOROLÁSI OSZTÁLY (általános előmeneteli rend) figyelembevételével, a betöltött beosztásuk szintjének megfelelő beosztási kategóriák szerint történik.

(4) A mellékletekben meghatározottaktól való eltérést a honvédelmi miniszter engedélyezhet.

4. § (1) A protokolláris és vendéglátási feladatok költségvetési igényei a jóváhagyott éves tervekben és az eseti rendezvények költségvetésében kerülnek jóváhagyásra.

(2) A protokolláris és vendéglátási teendőket a honvédelmi szervezetek tekintetében országos szinten a HM PRI szervezi és végzi.

(3) Belföldi (hazai) rendezvények lebonyolítása esetén a HM PRI igazgatója a rendezvény lebonyolításához szükséges személyi állományt, illetve eszközöket igényelhet az MH katonai szervezeteitől.

(4) A HM PRI igazgatója a (3) bekezdés szerinti igényét a HVKF részére terjeszti fel. A HM PRI igazgatója által felterjesztett igények teljesítése csak különösen indokolt esetben tagadható meg.

(5) A HM PRI feladata a belföldi (hazai) és nemzetközi protokolláris feladatokhoz szükséges szolgáltatások megrendelése, biztosítása az igénybevevők által beküldött 8. melléklet szerinti – előzetesen egyeztetett – igények alapján. A 8. melléklet szerinti igénylőlapon a programazonosító számot az igénylőnek minden esetben szerepeltetnie kell, a programazonosító szám hiánya, illetve hibás kitöltése esetén a HM PRI igazgatója 5 munkanapos határidővel hiánypótlásra szólítja fel az igénylőt. Hibás, illetve hiányos programazonosító szám esetén az igénylésben foglaltak nem teljesíthetőek.

(6) A 8. melléklet szerinti igénylőlaphoz csatolni kell az igényelt szolgáltatáshoz kapcsolódó rendezvény részletes programtervét is.

(7) Az éves tervben szereplő programokhoz szükséges szolgáltatásokat tartalmazó 8. melléklet szerinti igénylőlapot – a (8) bekezdésben foglalt kivétellel – legkésőbb 14 nappal a rendezvény megkezdése előtt kell megküldeni a HM PRI igazgatója részére. A rendezvényt megelőző 14 napon belüli igénylés esetén, az igénybevevőnek indokolással ellátott kérelmet kell felterjesztenie a HM kabinetfőnök részére, és az igény csak a HM kabinetfőnök jóváhagyása után teljesíthető. A rendezvény időpontjának változását kivéve a tervtől eltérő, illetve a terven felüli programokhoz a HM KÁT által kiadott jóváhagyó (engedélyező) levél csatolása szükséges.

(8) A HM NEFEH a nemzetközi fegyverzetellenőrzési tevékenységgel kapcsolatosan felmerülő igények esetében az ellenőrzésről történő tudomásszerzést követő 8 órán belül is megküldheti az (5) bekezdésben megjelölt igénylőlapot.

5. § (1)⁶ A kiutazások során a repülőjegy-ellátást a HM PRI végzi, a Magyar Honvédség külföldi szolgálatot teljesítő és külföldi tanulmányokat folytató személyi állománya devizaellátmányáról és egyes ellátmányon kívüli pénzbeli járandóságairól szóló 26/2007. (VI. 20.) HM rendelet szerint. A KNBSZ saját hatáskörében is végezheti saját repülőjegy ellátását.

(2) A repülőjegy, illetve szállás igényt legkésőbb 14 nappal az utazás előtt kell megküldeni a HM PRI igazgatója részére. Az utazást megelőző 14 napon belül küldött igénylés esetén az igénybevevőnek indokolással ellátott kérelmet kell felterjesztenie a HM kabinetfőnök részére, és az igény csak a HM kabinetfőnök jóváhagyása után teljesíthető.

(3) A (2) bekezdés szerinti igénylés kizárólag abban az esetben teljesíthető, ha az igénylő csatolja az engedélyezésre jogosult által aláírt kiutazási engedélyt.

(4)⁷ A kormányvárót csak a honvédelmi miniszter, a HM PÁT, a HM KÁT, a HVKF, a KNBSZ főigazgatója, és a Katonai Főügyész jogosultak igénybe venni. Indokolt esetben a „B” kategóriába tartozó személyek részére a HM KÁT engedélyezheti a kormányváró igénybevételét.

(5) A katonai repülőgéppel külföldre történő utazáshoz a 3. § (2) bekezdésben meghatározott személyek a gépen fedélzeti ellátásban részesülhetnek, amit a kiutazási rendelvényen fel kell tüntetni. A bekészítést a HM PRI az utazás idejére (oda-vissza) utanként – a beosztási kategóriától függően, az 1. mellékletben meghatározott normáknak megfelelően – biztosítja. A katonai repülőn utazók ellátásánál az utazók közül a legmagasabb kategóriába sorolt személy normái szerint kell az ellátást biztosítani.

(6) Az „A”–„B” kategóriába tartozó személyek szolgálati utazása során a házastársukkal (élettársukkal) történő közös utazás a külföldi partnerrel történő egyeztetés alapján kerülhet végrehajtásra. Az utazás során a házastárs (élettárs) az (1) bekezdés szerinti repülőjegy-ellátásra jogosult. A házastárs (élettárs) külföldi napidíjra nem jogosult.

6. § (1) Az „A”–„B” kategóriába tartozó személyek a fogadó országbeli gyakorlatnak megfelelően jogosultak viszont-rendezvényt tartani.

(2) A „C” kategóriába tartozó személyek szakmai elöljáró engedélyével tarthatnak viszont-rendezvényt. A „D”–„E” kategóriába tartozó személyek nem jogosultak rendezvény, viszont-rendezvény megtartására.

(3) Amennyiben a külföldre utazás során a szállásköltséget a magyar fél viseli, úgy a kiutazó delegációt, kategóriájának megfelelően a 2. mellékletben meghatározottak szerint kell elhelyezni. A 2. mellékletben foglaltaktól eltérést indokolt esetben a delegáció vezetőjének kérelmére a honvédelmi miniszter engedélyezhet.

7. § Az „A”–„B” kategóriába tartozó személyek meghívására érkező azonos vagy magasabb szintű külföldi delegációk, továbbá a „C” kategóriába tartozó személyekhez érkező magasabb szintű delegációk a kormányváró igénybevételére jogosultak.

8. § (1) A külföldi vendég, illetve delegáció ellátási szintjét a vendég, illetve a tényleges vendéglátó besorolása közül a magasabb szintű határozza meg. Vonatkozik ez a mozgás és személyi biztosítással kapcsolatos jogosultságokra is (rendőrségi, vagy katonai rendész felvezetés-zárás, mozgásbiztosítás, személyvédelem).

(2) A két vagy többoldalú nemzetközi kapcsolattartás során a hazánkba vendégként érkező delegációk tagjait elsősorban a HM kezelésében lévő objektumokban – Budapesten a Hotel Hadikban (1145 Budapest, Ajtósi Dürer sor 29. A–B) – kell elhelyezni. A Hotel Hadik, illetve a vidéki objektumok telítettsége esetén az érintett delegáció tagjai – a fogadó szervezettel történt egyeztetés alapján – a HM PRI-vel szerződéses viszonyban lévő, vagy együttműködési megállapodást kötött más budapesti vagy vidéki szállodában, illetve üdülőben kerülhetnek elhelyezésre, a HM PRI megrendelése alapján.

(3) Amennyiben a külföldi delegációk szállásának költségét a partnerszervezetekkel kötött két vagy többoldalú megállapodás alapján a magyar fél viseli, a delegáció elhelyezésére a 2. mellékletben meghatározottak az irányadóak. A 2. mellékletben foglaltaktól eltérést indokolt esetben a magyar fél kérelmére a honvédelmi miniszter engedélyezhet.

9. § (1) A külföldi delegáció tagjai részére napi háromszori étkezést (a napi teljes ellátásból a reggeli 15%, ebéd 45%, vacsora 40%) kell biztosítani. Amennyiben a magyar fél a költségviselő, akkor a 3. mellékletben megjelölt normák szerint kell eljárni. A 3. mellékletben meghatározott százalékos normák (a másik étkezési norma javára, illetve terhére) átcsoportosíthatóak. Amennyiben a szállásköltség tartalmazza a reggeli árát, a napi ellátási norma 85%-a (ebéd és vacsora) számolható el.

(2) A külföldi delegációk étkeztetését és rendezvényeik lebonyolítását Budapesten elsősorban a Hotel Hadikban, vidéken, illetve a Hotel Hadik telítettsége esetén a HM objektumokban, vagy a HM PRI által javasolt helyszínen kell végrehajtani.

(3) Az „A”–„C” kategóriákba tartozó személyek vendégeként érkező külföldi delegáció részére egy alkalommal díszétkezés biztosítható, amelyen a magyar tárgyaló delegáció is részt vesz. A díszétkezés normáit a 4. melléklet tartalmazza. A 4. mellékletben foglaltaktól eltérést indokolt esetben a magyar fél kérelmére a honvédelmi miniszter engedélyezhet.

(4) A külföldi delegáció főétkezésein – a díszétkezés kivételével – a fogadó magyar fél vezetője vagy a helyettesítésére kijelölt személy, valamint a delegáció állandó kísérete vehet részt. Amennyiben a díszétkezést munkaétkezés (munkaebéd, munkavacsora) helyettesíti, azon a fogadó fél tárgyaló delegációjának tagjai, valamint a delegáció állandó kíséretének tagjai jogosultak részt venni. Amennyiben a delegációt kiszolgáló technikai személyzet (pl.: személygépjármű-vezető) 8 órát meghaladóan vesz részt a feladat ellátásában, napi ellátásra (háromszori étkezésre) jogosult, a 4. mellékletben meghatározott normának megfelelően. A díszétkezések, állófogadások, napi étkezések normáinál a technikai személyzet kivételével, a legmagasabb kategóriába sorolt személy normái szerint kell az ellátást biztosítani.

(5) A külföldi delegáció programjának lebonyolításához szükséges személyzet (a tárgyaló delegáció állandó kísérete és a technikai személyzet) létszámát és ellátását a fogadási tervben kell szerepeltetni. A jóváhagyott létszámtól való eltérést indokolt esetben a fogadási tervet jóváhagyó személy engedélyezhet.

(6) A kulturális és büféköltségeket a résztvevők száma alapján az 5. mellékletben megjelölt normák szerint lehet megállapítani. Az 5. mellékletben foglaltaktól eltérést indokolt esetben a magyar fél kérelmére a honvédelmi miniszter engedélyezhet.

(7) A külföldi delegáció tagjainak a 6. mellékletben meghatározott mértékben, illetve az „A”–„C” kategóriába tartozó személyek esetében a viszonosság elve alapján adható hazánkat, kulturális értékeinket, katonai hagyományainkat, haderőnemeket reprezentáló emléktárgy, ajándéktárgy. Ha a viszonosság elve alapján történik a kölcsönös ajándékozás, azt a szolgáltatást igénylő lapon fel kell tüntetni. A 6. mellékletben foglaltaktól eltérést indokolt esetben a magyar fél kérelmére a honvédelmi miniszter engedélyezhet.

10. § (1) A külföldi delegáció hazai szállításának megszervezése, biztosítása a HM PRI feladata. A külföldi delegáció tagjainak szállítására elsődlegesen a HM PRI-nél – az MH katonai szervezeteit érintő esetekben a katonai szervezeteknél – rendelkezésre álló gépjárműveket kell igénybe venni.

(2) Amennyiben a saját, vagy HM, illetve MH szervezetnél nem áll rendelkezésre a delegációnak megfelelő minőségű, illetve mennyiségű gépjármű, abban az esetben igénylés alapján a szállítást HM PRI a minőségi, illetve mennyiségi követelményeket teljesítő szolgáltató igénybevételével biztosíthatja.

(3) Amennyiben a külföldi vendég „védett személy”, úgy részére a vonatkozó jogszabályok szerint kell biztosítani a védelem személyi és technikai feltételeit.

(4) Amennyiben a külföldi vendég nem „védett személy”, úgy részére egyedi kérelem alapján a (3) bekezdés szerinti szolgáltatások a vonatkozó jogszabályok szerint biztosíthatóak. A biztosítást a HM meghívásra érkező delegációk esetén a HM KÁT, az MH meghívására érkező delegációk esetén a HVKF engedélyezheti.

11. § Más állami szerv (pl. Országgyűlés, Kormány, minisztérium) vendégeként hazánkban tartózkodó hivatalos külföldi delegációk HM-et, illetve MH-t érintő látogatásainak programját, valamint a fogadó szerv kérelme alapján, az esetlegesen felmerülő költségeik elszámolását, a HM vonatkozásában a HM KÁT, az MH tekintetében a HVKF engedélyezheti.

12. § (1) A honvédelmi miniszter, illetve a HVKF szintjének megfelelő személy által vezetett hivatalos látogatásra érkező delegációk részére katonai tiszteletadással és zászlófelvonással egybekötött fogadást kell biztosítani.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározottaktól eltérő szintű delegációk esetében katonai tiszteletadással és zászlófelvonással egybekötött fogadás tartását csak a honvédelmi miniszter engedélyezheti.

13. § (1) Az utazások és fogadások megvalósítása során a 6. mellékletben meghatározottak szerinti emléktárgy, ajándéktárgy a kétoldalú kapcsolat viszonylatában minden esetben, a NATO szervezeteivel való kapcsolattartás esetében, valamint bármilyen konferencián való részvétel esetén csak a viszonosság elve alapján adományozható.

(2) Az „A”–„C” kategóriákba tartozók kölcsönös ajándékozása során, amennyiben a partner által adományozott ajándéktárgy, emléktárgy értéke meghaladja a 6. melléklet normáit, akkor attól a viszonosság elvének megőrzése érdekében a honvédelmi miniszter engedélyével el lehet térni.

14. § (1) A HM NEFEH, a HM Miniszteri Titkárság, a HM KÁT, a HM kabinetfőnök, a HVK VKI, valamint a HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) szakmai javaslata alapján, a HM PRI összeállítja az emléktárgyak és ajándéktárgyak éves beszerzési tervét.

(2) Az éves utazási-fogadási tervben szereplő, továbbá az engedélyezett terven felüli utazásért – a fogadásért felelős szervezet vezetőjének írásos igényére, az utasításban szabályozott értékhatáron belül – az engedélyezett ajándéktárgyat és emléktárgyat a HM PRI adja ki a raktárából, és erről nyilvántartást vezet.

(3) Az ajándék és emléktárgyak utalványon kerülnek kiadásra, amelyen az átadó és átvevő aláírásával igazolja az átadás és átvétel megtörténtét. Ezzel egyidejűleg az utalványt közösen lezárják.

(4) Az „A”–„B” kategóriába tartozó személyek programjához szükséges emléktárgyakat, ajándéktárgyakat a HM Miniszteri Titkárság, a HM KÁT Titkárság, illetve a HVK VKI veszi át.

(5) Az „A”–„B” kategóriába tartozó személyek, valamint a HM NEFEH igazgató programjaihoz, a jóváhagyott éves tervhez igazodóan, több programhoz szükséges ajándéktárgy és emléktárgy együttesen is felvehető a HM PRI raktárából. Ebben az esetben a vételezett ajándéktárgyakról és emléktárgyakról az átvevő szervezetek mennyiségi nyilvántartást kötelesek vezetni. A mennyiségi nyilvántartásban a megajándékozott személyt is meg kell jelölni.

(6) Az üzleti ajándékok utáni SZJA fizetési kötelezettséget a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 69. § figyelembevételével a HM PRI havi adatszolgáltatása alapján a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal teljesíti.

15. § Az „A”–„B” kategóriába tartozó személyek programjaihoz, a jóváhagyott éves tervhez igazodóan, a szükséges büféanyagok együttesen is igényelhetőek a HM PRI-től. Ebben az esetben a vételezett büféanyagokról az átvevő, a HM Miniszteri Titkárság, a HM KÁT Titkárság és a HVK VKI mennyiségi nyilvántartást köteles vezetni.

16. § (1) A hazai rendezvények vendéglátási kérdéseinek megszervezése, biztosítása a HM PRI feladata.

(2) A hazai rendezvények vendéglátási normáit a 7. melléklet tartalmazza. A 7. mellékletben szereplő összegek a bruttó étel, illetve ital költségekre vonatkozó normákat tartalmazzák.

(3) A 7. mellékletben szereplő összegek nem tartalmazzák a rendezvény lebonyolításához szükséges egyéb költségeket.

(4) A HM PRI a beérkező igénylések kézhezvételét követően legkésőbb 8 munkanapon belül árajánlatot ad a rendezvény lebonyolításához szükséges költségekről a 7. mellékletben foglalt vendéglátási normák figyelembevételével.

(5) Az ajánlati ár a rendezvény étel és ital választékára vonatkozó árat, valamint a rendezvény lebonyolításához szükséges egyéb költségeket tartalmazza.

(6) A rendezvény lebonyolításához szükséges egyéb költségek lehetnek különösen az asztali virágdísz, teremdíszítés, esetenkénti területfoglalási díj, esetenként hűtő-gépkocsi bérlése, asztal, szék, könyöklő, textilek bérlése (több száz fős rendezvény esetén szükséges), esetenként külső munkaerő bérlése (szakács, felszolgáló, konyhai mosogató).

(7) Amennyiben az árajánlat megadását követően – a HM PRI feladatainak torlódása miatt – merül fel valamely az árajánlatban nem szereplő költség (pl. külső munkaerő bérlése), akkor arról a HM PRI kiegészítő árajánlatot készít, amit legkésőbb a kérdéses rendezvényt megelőző 8. napig elküld az igénylő részére.

17. § (1) A NATO-ban vagy NATO melletti magyar képviseleteken, illetve egyéb nemzeti képviseleteken (EU, CFE, NYEU, EBESZ stb.) szolgálatot teljesítők protokolláris tevékenységére és az alkalmazandó normákra az egyes külföldön szolgálatot teljesítő személyek vendéglátási és reprezentációs tevékenységéről szóló HM utasítást kell alkalmazni.

(2) Az utasításban meghatározott elvek és normák alkalmazásának helyességét a nemzetközi feladatban illetékes szervezet – a HM NEFEH félévente utólag, a HM PRI a programok megvalósítása előtt minden esetben – köteles ellenőrizni.

18. § A 4–16. §-ban nem szabályozott egyéb költségek (pl.: hajóbérlés, tolmácsolás, gépjármű-igénybevétel, idegenvezető, csomagszállítás, taxi, parkolódíj, gépkocsi mosatás stb.) a 9. melléklet alapján, az elrendelő engedélyével, számla vagy bizonylat ellenében számolhatóak el.

19. § A hazánkba érkező delegációk fogadása alkalmával az „A”–„B” kategóriába tartozó személyek jogosultak partnereik házastársát (élettársát) meghívni. A „C” kategóriába tartozó személyek a viszonosság elve alapján a HM KÁT engedélyével jogosultak „Hozzátartozói program” szervezésére.

20. §⁸ A KNBSZ külföldi kiküldetés, hazai rendezvény címén a saját költségvetésében tervez előirányzatokat a nemzetközi és belföldi kapcsolatokból eredő különféle rendezvények kiadásaira.

21. § Az utasítás mellékleteiben szereplő összegek bruttó (áfával növelt) összegként értendőek.

22. § (1) A HM és háttérintézményei vonatkozásában a HM TKF, az MH katonai szervezetei vonatkozásában a HVK VKI évente legkésőbb október 31-ig kötelesek megküldeni a 12. melléklet szerinti listát a következő évben tervezett rendezvényeikről a HM PRI részére.

(2) A HM PRI az (1) bekezdés alapján beérkezett listák, valamint a rendelkezésre álló költségvetési fedezet figyelembevételével elkészíti az összesített rendezvénytervet és legkésőbb november 30-ig felterjeszti jóváhagyásra a HM kabinetfőnök útján a HM KÁT részére. A HM PRI a HM KÁT által jóváhagyott rendezvénytervet a kézhezvételtől számított 8 napon belül megküldi a HM Sajtóiroda részére.

(3) A HM KÁT által jóváhagyott összesített tervben nem szereplő rendezvény csak a HM KÁT előzetes engedélyével tartható meg.

23. §⁹ A KNBSZ főigazgatója az utasításban szabályozott tárgyköröket saját hatáskörében az utasításra figyelemmel szabályozhatja.

24. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Hatályát veszti a nemzetközi katonai együttműködéssel összefüggő egyes protokolláris és vendéglátási kérdésekről szóló 49/2006. (HK 11.) HM utasítás.