7/2011. (HK 14.) HM KÁT szakutasítás
A HM közigazgatási államtitkárának 7/2011. (HK 14.) HM KÁT s z a k u t a s í t á s a
a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény Kockázatkezelési Szabályzata kiadásáról*
Melléklet a 7/2011. (HK 14.) HM KÁT szakutasításhoz
1. A szabályzat célja
a) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a honvédelmi szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
b) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját.
c) A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni.
2. A szabályzat vonatkozásában:
Kockázat: valamely esemény, tevékenység, vagy tevékenység elmulasztása, mely bekövetkezése esetén negatívan (némely esetben pozitívan) hatna a minisztérium céljainak elérésére. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret, vagy információ.
HM szervek: a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: HM SZMSZ) 1. § (2) bekezdés 7. pontja szerinti szervezeti elemei.
3. A kockázatok csoportosítása
a) Eredendő kockázat: a minisztérium feladatkörével és működésével kapcsolatos olyan belső sajátossága, ami a környezeti hatások vagy az erőforrások elégtelensége miatt hibák előfordulásához vezethet, és ami önmagában a minisztérium által nem befolyásolható;
b) Kontroll kockázat: Az az eset, amikor a minisztérium belső kontroll rendszere a nem megfelelő kialakítás és működtetés miatt saját hibájából nem képes, vagy tudatosan nem tárja fel, illetve nem előzi meg a hibákat, szabálytalanságokat;
c) Megmaradó (reziduális) kockázat: A vezetés által a kockázatokra adott válasz után fennmaradó kockázat.
4. A kockázatkezelési tevékenység célja
a) a kockázatelemzés során felmérni és megállapítani a minisztérium valamennyi (az ellenőrzési nyomvonalban szerepeltetett) tevékenységében rejlő kockázatokat;
b) a kockázatkezelés rendjének kialakítása során meghatározni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik (illetve megszüntetik) a kockázatokat, másrészt megelőzik a minisztériumra gyakorolt negatív hatások bekövetkeztét.
5. A kockázatkezelésért felelős vezetők kijelölése
(1) A minisztérium kockázatkezelési tevékenysége a HM SZMSZ-ében, illetve gazdálkodási intézkedésében meghatározott tevékenységek, feladatok vezetői szintű felelősségi rendszeréhez kötött kockázatkezelésen alapul.
(2) Az operatív belső kontrollrendszeren belül a minisztérium kockázatkezelési feladatainak ellátásáért a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) a felelős, aki tevékenységét a (4) bekezdésben meghatározott vezetők útján gyakorolja.
(3) A HM KÁT a kockázatkezelés rendjének működtetésében szükséges korrekciók megállapítása és elrendelése tekintetében támaszkodik a külső ellenőrző szervezetek, a HM fejezet belső kontrolltevékenységének koordinációját végző HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal (a továbbiakban: HM KPH) és a minisztérium belső ellenőrzését végző HM Belső Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: HM BEH) ajánlásaira, valamint a szakellenőrzések megállapításaira.
(4) A szakfeladatok végzése során felmerülő kockázatkezelésért az alábbi személyek a felelősek:
a) a HM szervek vezetői saját szervezetük tevékenysége;
b) a HM KPH Ellenőrzési és Ellenjegyzési igazgatója a pénzügyi és számviteli szakterület;
c) az MH Támogató Dandár parancsnoka az utaltsági rendnek megfelelően, ellátási szakterületei vonatkozásában.
(5) Az ellátást biztosító honvédelmi szervek vezetői szervezetüket illetően kötelesek intézkedni a minisztérium belső kontrollrendszere kidolgozásában, ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködésre, a kapcsolódó tevékenységek, illetve a kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében.
(6) A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabály- és előírásszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szerv vezetője, a minisztérium belső kontrollrendszerébe történő beépítéséért a HM KÁT a felelős.
(7) A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag a minisztérium kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.
(8) Kockázatkezelő a fentieken túl minden olyan személy, aki döntéseivel, tevékenységével befolyással bír a szervezeti cél megvalósításához szükséges folyamatokra.
(9) A minisztérium kockázatkezelésével kapcsolatos feladatainak végrehajtását a HM Kontrolling és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM KSZF) koordinálja.
6. A kockázatkezelési feladatok meghatározása
(1) A minisztérium kockázatkezelésért felelős vezetőinek feladata az éves munkaterv és a költségvetési terv kialakítása, végrehajtása, belső kontrollja során a kockázati tényezők és elemek azonosítása, a kockázatok valószínűségének meghatározása, a kockázatok hatásainak mérése és lehetőség szerinti csökkentése.
(2) A kockázatelemzésnek fel kell ölelnie a minisztérium valamennyi tervezési és végrehajtási szaktevékenységét, területét, melyeket az ellenőrzési nyomvonal alapján állapít meg.
(3) A kockázatkezelésért felelős vezető(k)
a) saját szakterületük vonatkozásában elvégzik a minisztérium tevékenységét leíró fő-, és részfolyamatok, tevékenységek azonosítását és kockázatértékelését,
b) elkészítik a szakterületük célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), meghatározzák annak kezelési módját,
c) felmérik, hogy mi jelenthet kockázatot az adott területen (kockázati tényezők azonosítása) és a kockázat mekkora valószínűséggel léphet fel (1-3), és milyen hatással lehet a honvédelmi szerv tevékenységére (1-3),
d) az éves munkaterv és a költségvetési terv elfogadása után, az ellenőrzési nyomvonal és a kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatával, az új, illetve év közben jelentkező feladatok vonatkozásában a kockázat-nyilvántartási táblázat kitöltésével elkészítik a szakterületükön felmerülő kockázatok elemzését, meghatározzák azok kezelési módját;
e) a szükséges intézkedések meghatározását követően intézkednek azok végrehajtására és ellenőrzésére.
7. Kockázatkezelési Bizottság
(1) A kockázatkezelési feladatok minisztériumi szintű összehangolása, a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény kockázat-nyilvántartásának összeállítása a HM Kockázatkezelési Bizottság (a továbbiakban: HM KKB) feladata.
(2) A HM KKB tagjai az 5. pont (4) bekezdésében felsorolt szervezetek vezetői által kijelölt személyek (kockázatkezelési felelősök), vezetője a HM KSZF főosztályvezetője.
(3) Az operatív belső kontrollok rendszere, így a kockázatkezelési rendszer, aktualizálását a minisztérium feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az Utasítás 5. § (1) bekezdésében meghatározott beszámolási (értékelési) kötelezettség végrehajtásával egyidejűleg, felülvizsgálat keretében el kell végezni. Indokolt esetben soron kívüli ülést a HM KKB vezetőjénél kell kezdeményezni.
II. A végrehajtás szabályai
8. A kockázat azonosítása, az azonosítás kereteinek meghatározása
(1) A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy a HM szerv által végzett tevékenységnek melyek a minisztérium feladatainak ellátását veszélyeztető fő kockázati tényezői. A tevékenység során felmerülő kockázatok típusait, a tipikus kockázati tényezőket és azok lehetséges kezelési lehetőségeit jelen szabályzat 1. számú függeléke tartalmazza.
(2) A kockázati tényezők azonosítását a kockázatkezelésért felelős vezetők végzik a minisztérium ellenőrzési nyomvonala tevékenységei alapján.
9. A kockázati tényezők értékelése
(1) A beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatása alapján tevékenységenként az alábbi táblázat szerint kell értékelni:
A kockázat bekövet- |
nagy |
3 |
6 |
9 |
közepes |
2 |
4 |
6 |
|
kicsi |
1 |
2 |
3 |
|
|
alacsony (1) |
közepes (2) |
magas (3) |
A kockázat bekövetkezésének valószínűsége
(2) A kockázatok bekövetkezésének valószínűsége:
a) alacsony (1), ha nem valószínű, vagy 30%-nál kisebb az esély a bekövetkezésre,
b) közepes (2), ha 50% a bekövetkezés esélye,
c) magas (3), ha a bekövetkezés valószínűsége nagyon magas, vagy rendszeresen be is következik.
(3) A bekövetkezés hatása a szervezetre: ebben az esetben az adott kockázati tényező elemzési kritériumait kell meghatározni, hogy a kockázati tényező állapota alapján a kockázat bekövetkezésének a hatása kicsi (1), közepes (2), vagy nagy (3).
(4) A minisztérium tevékenységei kockázatelemzését, illetve annak felülvizsgálatát félévente, a tárgyévi munkaterv elkészítésekor, nem tervezett feladatok esetén év közben, a feladatok felmerülésekor kell végrehajtani.
(5) Elfogadható kockázati szint: azon kockázati tényezők, melyek valószínűségének és hatásának szorzata 1–3 közé esik, elfogadható kockázatúnak minősülnek. Esetükben kockázatkezelési intézkedésre nincs szükség.
10. A kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása
(1) A feltárt kockázatok ismeretében saját szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelős vezetők meghatározzák, hogy az egyes feladatok/tevékenységek vonatkozásában az alábbi kockázatkezelési módok közül melyiket kell alkalmazni:
a) kockázat átadása (Á) – biztosítás kötésével;
A szükséges biztosítások megkötésére a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM VGHÁT) intézkedik. A biztosítási igényeket a HM-I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra útján a HM KPH főigazgatója részére kell felterjeszteni.
b) kockázat elviselése (E) – nincs reakció;
Külső kockázati tényezők esetében, illetve ha a kockázati tényező felmerülési valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 1-3 közé esik, további intézkedés nem szükséges.
Külső kockázati elemeknek kell tekinteni a minisztérium alaprendeltetés szerinti feladatainak azon kockázati tényezőit, melyek felmerülése független a minisztérium tevékenységétől, ezért azok kezelése a minisztériumban nem lehetséges.
c) kockázat kezelése (K) – célja a kockázat elfogadható szintre csökkentése;
A kockázatkezelésért felelős vezetők meghatározzák, illetve az illetékes vezetőnél kezdeményezik azoknak az intézkedéseknek a megtételét, amelyek a kockázati szint csökkenését eredményezhetik.
d) kockázatos tevékenység befejezése (B);
Amennyiben egy adott szervezeti elem alaprendeltetésébe nem tartozó tevékenységének kockázata meghaladja a minisztérium számára a tevékenység végzéséből származó előnyöket, és lehetőség van rá, az érintett szervezeti elem vezetője javaslatot tehet a HM VGHÁT útján a HM KÁT részére az adott tevékenység beszüntetésére vagy kiszervezésére, illetve más honvédelmi szervezetnek történő átadására.
e) kihasználni a lehetőséget;
Ez a fentiekkel ellentétben nem egy alternatíva a kockázatok kezelésére, hanem sokkal inkább egy lehetőség, amelyet érdemes figyelembe venni akár elfogadjuk, áthárítjuk vagy kezeljük a kockázatot. Két aspektusa a kockázatmérséklés pozitív hatásainak kiaknázása és a kedvező körülmények kiaknázása. Például az újonnan felmerülő kockázatnak lehetnek szervezeti megújulást segítő hatásai.
(2) A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében (ahol a kockázat bekövetkezése valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 9) a HM KÁT intézkedik azok ellenőrzésére (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér, vagy a HM BEH hatáskörébe tartozó államháztartási belső ellenőrzést kezdeményez az adott folyamat értékelése és hatékony kockázatkezelése céljából.
(3) A kockázatkezelésért felelős vezetők a szakterületük vonatkozásában gondoskodnak a választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről figyelembe véve a kockázatkezelő kontrollok (megelőző, korrekciós, iránymutató, felderítő kontrollok) alkalmazásának alábbi jellemzőit:
a) Megelőző (preventív) kontrollok: korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat bekövetkezésének lehetőségét. A működő belső kontrollok többsége ehhez a kategóriához tartozik.
b) Korrekciós (korrektív) kontrollok: a realizálódott, nem kívánt kockázat következményeit korrigálják, úgy, hogy kisegítő megoldást nyújtanak a kár vagy veszteség csökkentésére.
c) Iránymutató (direktív) kontrollok: egy bizonyos, kívánt következmény elérését biztosítják. Általában egy tevékenység vagy tevékenységcsoport konkrét lépéseit, végrehajtását tartalmazzák.
d) Felderítő (detektív) kontrollok: azt a célt szolgálják, hogy fényt derítsenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be. Mivel csak az esemény bekövetkezése után fejtik ki hatásukat, ezért csak abban az esetben használhatók, amennyiben lehetőség van a kockázat hatásának az elfogadására.
Az egyes kockázati lehetőségek bekövetkezése valószínűségének csökkentését, vagy megszüntetetését leghatékonyabban a különböző módok együttes alkalmazásával lehet, illetve kell elérni.
(4) Szükséges felmérni a választott intézkedés hatását is, a felmérés eredményét össze kell vetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel.
11. A kockázatkezelés időtartama, a kockázatok felülvizsgálata
(1) A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része, amely magába foglalja a kockázatok meghatározását, azok bekövetkezéséből eredő hatások felbecsülését, majd végül a kockázati tényezőkre történő reagálást. Folyamatosan „nyomon” kell követni a kockázatkezelés tevékenységét, frissíteni a megállapításokat, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait.
(2) A kockázatok felülvizsgálata során
a) fel kell mérni, hogy a korábban beazonosított kockázati tényezők még mindig fennállnak-e, esetleg merültek-e fel új kockázati tényezők, változott-e az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, illetve szervezetre gyakorolt hatása;
b) meg kell vizsgálni, hogy az adott HM szerven belül működő kontroll tevékenységek megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére, esetleg a feleslegessé váltak kiszűrésére.
12. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása
(1) A HM KSZF elkészíti és vezeti a minisztérium összesített kockázat-nyilvántartását. A nyilvántartás tevékenységenként/feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza:
a) a kockázat bekövetkezésének valószínűségének és a szervezetre gyakorolt hatása nagyságának értékelését, illetve ezek szorzatát;
b) a kockázat kezelésére javasolt intézkedést;
c) a felelős megnevezését;
d) a kockázatkezelés hatékonyságát ellenőrző eljárás leírását;
e) megfelelő hatékonyságú kockázatkezelés esetén az alkalmazandó eljárás leírását.
(2) A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, melynek során a kockázatkezelési felelősök a központi kockázat-nyilvántartás vezetéséhez félévente (április 15-ig, illetve október 15-ig) a jelen szabályzat 2. számú függeléke, a tevékenység során bekövetkezett kockázatokról 3. számú függeléke szerinti formában adatokat szolgáltatnak a HM KSZF részére. Az adatszolgáltatások teljesítését a felülvizsgálati (bekövetkezésből fakadó) kötelezettségekkel összefüggésben kell teljesíteni.
(3) A HM KKB vezetője évente február 28-ig jelentést terjeszt fel a HM VGHÁT útján a HM KÁT részére, melyben az intézményi költségvetési beszámoló elkészítése részeként összegzi, elemzi az előző év kockázatkezelési tevékenysége során nyert tapasztalatokat.
(4) A kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatát a HM ellenőrzési nyomvonalának változásakor – összefüggésben a 7. pont (3) bekezdésében foglaltakkal – kell végrehajtani.
Függelékek
1. számú függelék: Kockázattípusok és tipikus kockázati tényezők, 1 lap
2. számú függelék: Kockázat-nyilvántartás, 1 lap
3. számú függelék: Nyilvántartás a bekövetkezett kockázatokról, 1 lap
1. számú függelék a HM, mint intézmény Kockázatkezelési Szabályzatához
|
Kockázat típusa |
Leírása |
Konkrét kockázati tényezők |
Kezelési lehetőségek |
|---|---|---|---|
|
1. Külső kockázatok |
|||
|
1.1. Gazdasági |
infláció magasabb a tervezettnél |
a költségvetési források szűkösnek bizonyulnak |
takarékos gazdálkodás |
|
1.2. Infrastrukturális |
az infrastruktúra hiányosságai vagy hibái |
szolgáltatás időszakos kimaradása (gáz, villany, víz) |
tartalék kapacitás biztosítása |
|
1.3. Jogi és szabályozási |
Jogszabályok vagy egyéb szabályozók hibái, hiánya, bonyolultsága, egymásnak ellentmondó jogszabályok, törvény végrehajtási rendeletének hiánya, időbeli csúszása |
szabályozatlan területek, jogszabályváltozás |
jogszabály/szabályozó alkotás, ill. annak kezdeményezése |
|
1.4. Politikai |
kormányváltás, a szervezet tevékenységének politikai megítélése változik |
politikai ellenállás a szervezet tevékenységével kapcsolatban |
lobbitevékenység |
|
1.5. Elemi csapások |
„vis major” események |
tűz, árvíz, belvíz stb. kedvezőtlen időjárás |
katasztrófavédelmi terv készítése, tevékenység más időpontra helyezése, felkészülés a tervezéskor |
|
2. Pénzügyi kockázatok |
|||
|
2.1. Költségvetési |
a feladat ellátásához elégtelen a rendelkezésre álló forrás |
költségvetési elvonás |
prioritások kijelölése, feladatelhagyás kezdeményezése |
|
2.2. Gazdasági, pénzügyi és vagyonelleni bűncselekmények |
szándékos magatartással történő károkozás |
eszközvesztés, leltárhiány |
őrzés-védelem ellenőrzésének megszervezése, belső ellenőrzés, nyilvántartások fegyelmi eljárás |
|
2.3. Felelősségvállalási |
ellenjegyzési eljárási hibák, szabálytalan kötelezettségvállalás |
ellenjegyzés elmaradása, jogtalan kifizetések |
belső (vezetői) ellenőrzés |
|
3. Tevékenységi kockázatok |
|||
|
3.1. Működési |
elérhetetlen célkitűzések, csak részben megvalósuló feladatok működési folyamatok nem hatékony kialakítása ellátási hibák (szakágak szerint), jogszabályok megsértése |
erőforrások pazarló felhasználása épületek, úthálózat rossz állapota kevés/rossz minőségű a rendelkezésre álló anyag |
hatékonysági számítások, ellenőrzés outsourcing felújítás |
|
3.2. Információs |
információhiány, megalapozatlan döntések |
előzmények ismeretének hiánya, elmaradt feladatok, elégtelen információáramlás |
döntés kizárólag az előzmények (korábbi anyagok) ismeretében információs csatornák kiépítése |
|
3.3. Technológiai |
csökkenő hatékonyság az elavult technika miatt, rendszerhiba |
tűz-, robbanás- stb. veszélyes anyagok használata, számítástechnikai háttér hiányosságai, elavult eszközök, balesetveszély, károkozás harmadik személyeknek |
felkészítés, munkavédelmi oktatás, a balesetekre való előzetes felkészülés, beruházás ellenőrzés, átvizsgálás gyakoriságának emelése, beszerzés kezdeményezése |
|
3.4. Döntési |
hosszú döntési lánc, kompetenciák nem egyértelműek, hatáskörök átfedik egymást, egyes területeknek nincs gazdája, rövid határidő szabása |
későn meghozott döntések „egymásra mutogatás” |
döntési lánc pontosítása, szabályozók változtatása, döntési hatáskörök alacsonyabb szintre szállítása |
|
4. Emberi erőforrás kockázatok |
|||
|
4.1. Személyzeti |
a szükséges számú, megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya |
szakemberhiány |
állománytábla módosítás kezdeményezése, toborzás |
|
4.2. Munkahelyi környezet |
egészséges és biztonságos munkahelyek hiánya |
betegség miatti hiányzás, rossz munkahelyi hangulat, balesetek |
munkahelyi körülmények javítása, vagy kompenzáció (pihenőidő, külön juttatás) ösztönzés, közös programok |
|
4.3. Emberi |
túlzott leterheltség, nem megfelelő hozzáállás ismeretek, rutin hiánya |
határidők be nem tartása, téves kifizetések, könyveléstechnikai hibák |
vezetői ellenőrzés (pl. határidős munkák nyilvántartása) oktatás, továbbképzés szervezése |
2. számú függelék a HM, mint intézmény Kockázatkezelési Szabályzatához
|
Ssz. |
Tevékenység/ |
Kockázati tényezők |
Bekövetkezés valószínűsége |
Tevékenységre gyakorolt hatás |
Kockázat értéke |
Besorolás |
Javasolt/hozott intézkedés |
Felelős |
Ellenőrzési eljárás |
Eljárás eredménytelenség esetén |
|
Szervezeti egység |
||||||||||
|
1. |
||||||||||
|
2. |
||||||||||
|
3. |
||||||||||
|
4. |
||||||||||
3. számú függelék a HM, mint intézmény Kockázatkezelési Szabályzatához
|
Ssz. |
Beazonosítás |
Tevékenység/feladat megnevezése |
Kockázati tényezők |
Bekövet- |
Tevékeny- |
Kockázat értéke |
Besorolás |
Javasolt/hozott intézkedés |
Felelős |
Ellenőrzési eljárás |
Eljárás eredmény- |
|
Szervezeti egység |
|||||||||||
|
1. |
|||||||||||
|
2. |
|||||||||||
|
3. |
|||||||||||
|
4. |
|||||||||||
A szakutasítást az 5/2014. (HK 3.) HM KÁT szakutasítás 1. pont a) alpontja hatályon kívül helyezte 2014. március 8. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás