51/2011. (HK 14.) HM KÁT intézkedés
A Honvédelmi Minisztérium közigazgatási államtitkárának 51/2011. (HK 14.) HM KÁT i n t é z k e d é s e a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény Beszerzési Szabályzata kiadásáról*
2011.11.01.
A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 6. § (1) bekezdése alapján, figyelemmel a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 71/2011. (VI. 30.) HM utasításra és a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény gazdálkodásának általános szabályairól szóló 25/2011. (HK 6.) HM közigazgatási államtitkár intézkedésére, az alábbi
intézkedést
adom ki:
1. Az intézkedés hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM) és a miniszter alárendeltségébe tartozó, feladattal érintett szervezetekre terjed ki.
2. Az intézkedés mellékleteként kiadom a HM, mint intézmény beszerzési eljárási rendjét tartalmazó Beszerzési Szabályzatot.
3. Ez az intézkedés közzétételét követő hónap első napján lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépést követően indított beszerzéseknél kell alkalmazni.
4. Hatályát veszti a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény (Köz)beszerzési Szabályzata kiadásáról szóló 50/2009. (HK 13.) HM kabinetfőnöki intézkedés.
Fodor Lajos s. k.,
HM közigazgatási államtitkár
Melléklet az 51/2011. (HK 14.) HM KÁT intézkedéshez
A Honvédelmi Minisztérium,
mint intézmény Beszerzési Szabályzata
mint intézmény Beszerzési Szabályzata
1. Értelmező rendelkezések
Jelen Beszerzési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazásában:
1.1. Ajánlatkérő: az a honvédelmi szervezet, amely közbeszerzési, vagy eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzési eljárás lefolytatására önállóan jogosult, vagy arra költségvetési előirányzattal, vagy előirányzat feletti rendelkezési joggal (a továbbiakban: költségvetési előirányzattal) rendelkező HM szervtől megbízást kap.
1.2. Beszerzés: a közbeszerzések, az eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések és a kis értékű beszerzések együttesen.
1.3. Beszerzés értéke: a beszerzés általános forgalmi adó nélkül számított (nettó) értéke.
1.4. Bíráló bizottság: a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) rendelkezéseinek megfelelően az ajánlatok elbírálására létrehozott testület.
1.5. Eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzés: a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletekben meghatározott eltérő szabályok alapján végrehajtott beszerzés.
1.6. Éves Beszerzési Terv: a meghatározott feladatok végrehajtásához szükséges beszerzéseket, valamint az ezekhez kapcsolódó erőforrásokat tartalmazó éves terv.
1.7. HM szerv: a HM szervezeti elemei (Miniszteri Kabinet, főosztályok, csoportfőnökségek, titkárságok).
1.8. Kezdeményező: az a HM szerv, amely költségvetési előirányzattal vagy a költségvetési előirányzat feletti rendelkezési jogosultsággal rendelkezik, és a beszerzések kezdeményezésére jogosult.
1.9. Kijelölt Ügyintéző, vagy Beszerzési munkacsoport: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására kijelölt személy, vagy létrehozott testület.
1.10. Kis értékű beszerzés: az 500 ezer Ft becsült értéket elérő, vagy meghaladó, de a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzés (a közbeszerzési értékhatárt el nem érő becsült értékű beszerzés), a miniszteri elismeréshez kapcsolódó beszerzések kivételével, amely esetben a 2 millió Ft becsült értéket elérő, vagy meghaladó, de a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzés minősül kis értékű beszerzésnek.
1.11. Költségviselő: az a honvédelmi szervezet, amely a beszerzésre vonatkozó szerződés teljesítését követően a számla kiegyenlítésére szolgáló fedezettel rendelkezik.
1.12. Kötelezettségvállalás: a szerződéskötést, megrendelést megelőzően írásban – az államháztartás működési rendjéről szóló hatályos kormányrendeletben meghatározott értéket elérő és meghaladó értékű beszerzésekre – tett, ellenjegyzett vállalás.
1.13. Kötelezettségvállaló: a számla kiegyenlítésére szolgáló fedezettel rendelkező személy vagy szervezet, aki a beszerzések tárgyát képező áruk, szolgáltatások ellenértékének pénzbeni kiegyenlítésére vonatkozó írásos nyilatkozat tételére jogosult.
1.14. Közbeszerzés: a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések.
1.15. Közbeszerzési értékhatár: a mindenkor hatályos költségvetési törvényben meghatározott nemzeti közbeszerzési értékhatár.
1.16. Pályázatkérő: a közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű beszerzési eljárás kezdeményezésére és lefolytatására önállóan jogosult, költségvetési előirányzattal rendelkező HM szerv.
2. A beszerzési eljárásba bevont személyek felelősségi rendje
2.1. A HM szervek vezetői, mint Pályázatkérők felelősek:
a) a beszerzési eljárások határidőinek pontos tervezéséért és betartásáért;
b) a beszerzési eljárások éves ellenőrzési tervének kidolgoztatásáért, terven felüli ellenőrzések elrendeléséért;
c) a beszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett iratok aláírásáért, jog- és szakszerűségéért, különösen az alábbiakért:
ca) pályázati felhívás, számlazáradék,
cb) döntések és az ahhoz kapcsolódó egyéb dokumentumok,
cc) szerződések, azok módosítása, felbontása, megszüntetése, attól való elállás, felmondás,
cd) utalványrendelet.
d) reklamáció esetén a kivizsgálást végrehajtó bizottság kijelöléséért, majd annak javaslata alapján a szükséges döntés meghozataláért;
e) a beszerzési eljárások során a jogorvoslati, reklamációs, valamint a jótállással és a szavatossággal összefüggő ügyek intézéséért.
2.2. Beszerzési munkacsoport létrehozása esetén a vezetője felelős:
a) a Beszerzési munkacsoport munkájának irányításáért;
b) a beszerzési eljárás folyamatának megítéléséhez szükséges adatok, információk biztosításáért a HM szervek vezetői, mint Pályázatkérők felé;
c) e Szabályzatban nem szabályozott szakterület képviselője, külső szakértő feladatának, felelősségi körének meghatározásáért, amennyiben ilyen személy került kijelölésre.
2.3. A HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal (a továbbiakban: HM KPH) HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: Referatúra) vezetője felelős:
a) a beszerzési eljárások pénzügyi fedezete meglétének igazolásáért;
b) a pályázati felhívás, a dokumentáció, a műszaki leírás és a Szerződés hatályos jogszabályoknak, utasításoknak, előírásoknak megfelelő kidolgozása érdekében folyamatos támogatás nyújtásáért, a pénzügyi, gazdasági területtel összefüggő szabályozók érvényesítéséért;
c) a beszerzések tárgyalásain szakterületének képviseletéért;
d) a szerződés aláírásához szükséges pénzügyi okmányok – hatáskörét illető – elkészítéséért;
e) a beszerzési eljárás során felmerülő szakmai kérdésekben adott tájékoztatásért.
3. Beszerzések tervezése
3.1. A HM szervek a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 71/2011. (VI. 30.) HM utasításban (a továbbiakban: Ut.) foglaltak szerint állítják össze és terjesztik fel Éves Beszerzési Terv (a továbbiakban: ÉBT) bedolgozásaikat, valamint azok módosításait. A bedolgozások elkészítéséért a HM szervek vezetői felelősek.
3.2. A HM szervek beszerzéseinek ÉBT-be történő felvételét a HM Gazdasági és Tervezési Főosztály (a továbbiakban: HM GTF) végzi.
3.3. Azon eszközök esetében, amelyek az ellátási-utaltsági rend keretében kerülnek biztosításra, a HM szervek előirányzatot nem tervezhetnek, beszerzést nem folytathatnak le.
4. Közbeszerzési eljárások és eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések rendje
4.1. Közbeszerzési eljárások és eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések előkészítése
A HM szerv költségvetési kerete terhére megvalósuló, Ajánlatkérő által lebonyolítandó közbeszerzési eljárások és eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések előkészítését az Ut.-ban leírtak szerint kell kezdeményezni.
4.2. Közbeszerzési eljárások és eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések lefolytatásának rendje
4.2.1. A HM szervek vezetői, mint Megbízók (Kötelezettségvállalók) intézkednek:
a) a közbeszerzési eljárások és eltérő jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések Ut.-ban foglalt tervezési, előkészítési feladatainak biztosítására, különösen a megvalósítandó beszerzés tárgyának megfelelő tartalommal összeállított megbízás és a műszaki követelmények jóváhagyására és az Ajánlatkérő részére történő megküldésére;
b) a megbízások és a műszaki követelmények előkészítése során a szükséges egyeztetések végrehajtására;
c) amennyiben az Ajánlatkérőhöz megküldött megbízás alapján az eljárást nem lehet lefolytatni, az Ajánlatkérő képviselőjével közösen jegyzőkönyv készítésére és a hiányosságok haladéktalan pótlására;
d) az Ajánlatkérő által befogadott megbízások nyilvántartására;
e) érdekmúlás, költségvetési keret módosítása, megvonása vagy egyéb paraméterek változása esetén a megbízás visszavonására vagy módosítására; és az Ajánlatkérő szervezet azonnali értesítésére.
4.2.2. A HM szervek vezetői az Ajánlatkérő által létrehozott munkacsoportba tagot delegálnak, érdekeik képviseletére.
4.2.3. Az Ut. 6. § (3) és a 10. § (5) bekezdéseinek megfelelően az MH Támogató Dandár HM Objektumok Üzemeltetési Igazgatóság (a továbbiakban: Igazgatóság) és a HM Fegyverzeti és Hadbiztosi Hivatal Ajánlatkérőként jogosult a HM szervek megbízása alapján a beszerzési eljárások lefolytatására.
5. Kis értékű beszerzési eljárások rendje
5.1. Kis értékű beszerzések előkészítése
5.1.1. A pályázatkérői jogosultsággal felruházott HM szerv a beszerzéseit előirányzata terhére saját hatáskörben végezheti, vagy annak lefolytatására az Igazgatóság számára megbízást adhat.
5.1.2. A Kis értékű beszerzési eljárások lefolytatása során az Ut. 37. § (1) bekezdése alapján írásban legalább három pályázatot kell bekérni.
5.2. Kis értékű beszerzések lebonyolításának rendje
5.2.1. Az Igazgatóság által végrehajtott beszerzések
5.2.1.1. Amennyiben a HM szerv vezetője a beszerzési eljárás lefolytatásával az Igazgatóságot bízza meg, az Ut.-ban meghatározottak alapján kell eljárnia.
5.2.1.2. Amennyiben a beszerzési eljárás lefolytatására az Igazgatóság nem rendelkezik jogosultsággal, akkor az Ut. szerint, mint Megbízó intézkedik a beszerzési eljárás lefolytatására az illetékes Ajánlatkérő szervezet felé.
5.2.1.3. A Honvédelmi Minisztérium mint intézmény gazdálkodásáról szóló 25/2011. (HK 6.) HM közigazgatási államtitkári intézkedés szerint, az azonnali, előre nem tervezhető feladatok végrehajtása érdekében – a hatályos, közbeszerzésre vonatkozó jogszabályokra és közjogi szervezetszabályozó eszközökre figyelemmel – az Igazgatóság vezetője jogosult beszerzések lefolytatására.
5.2.2. A HM szerv által végrehajtott beszerzések
5.2.2.1. A kijelölt Ügyintéző, vagy Beszerzési munkacsoport
a) A beszerzési eljárások lefolytatására a HM szerv vezetője ügyintézőt köteles kijelölni, azonban a beszerzés bonyolultságától függően Beszerzési munkacsoportot is létrehozhat.
b) A Beszerzési munkacsoport összetételét a HM szerv vezetője határozza meg. A munkacsoportba a saját állományából - szükség esetén külső szakértők felkérésével - delegálja a tagokat.
c) Az eljárásban résztvevők összeférhetetlenségükre vonatkozó nyilatkozattételre kötelezettek.
d) Az Ügyintéző kijelölését, illetve a Beszerzési munkacsoport megalakítását követően időszámvetést készít az eljárás megindításától a tervezett teljesítésig terjedő folyamatra vonatkozóan.
5.2.2.2. A pályázati felhívás
A pályázati felhívás tartalmi követelményeit az Ut. 37. § (2) bekezdésének megfelelően kell kialakítani.
5.2.2.3. A pályázati felhívás tartalmával kapcsolatos kiegészítő tájékoztatás
a) Abban az esetben, ha a Pályázó a pályázati felhívásban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő tájékoztatást kér, a tájékoztatást lehetőség szerint a pályázati határidő lejárta előtt 3 nappal kell megadni.
b) A kiegészítő tájékoztatást úgy kell megadni, hogy az ne sértse a Pályázók esélyegyenlőségét. A tájékoztatás teljes tartalmát a Pályázók számára hozzáférhetővé kell tenni, illetőleg meg kell küldeni. A tájékoztatás nem eredményezheti a pályázati felhívásban foglaltak módosítását.
5.2.2.4. Pályázati felhívás módosítása, visszavonása
a) A Pályázatkérő a pályázati határidő lejártáig módosíthatja a pályázati felhívásban meghatározott feltételeket, ekkor egyben új pályázati határidőt kell megállapítani. Ezt a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi.
b) A pályázati felhívás a pályázati határidő lejártáig visszavonható, amiről egyidejűleg a pályázattevőket írásban kell tájékoztatni.
c) A pályázati határidő lejártát követően a benyújtott pályázatok nem módosíthatók.
5.2.2.5. Pályázati határidő meghosszabbítása
a) A pályázati határidő lejártát a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport vezetője állapítja meg, ezt követően több pályázat nem fogadható be.
b) A pályázati határidőt minden esetben úgy kell meghatározni, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a megfelelő pályázattételhez.
c) Az eljárást megindító pályázati felhívásban meghatározott pályázati határidő – indokolt esetben – egy alkalommal meghosszabbítható, melyről az eredeti határidő lejárta előtt a Pályázókat egyidejűleg tájékoztatni kell.
d) A pályázati határidő hosszabbítására a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A javaslatban kötelezően indokolni kell a hosszabbítás szükségességét.
e) A pályázati határidőt rövidíteni nem lehet.
5.2.2.6. Pályázatok érkeztetésének megszervezése
a) A pályázati felhívásban ki kell hangsúlyozni, hogy a pályázatot tartalmazó borítékon mindenképpen szerepeltetni kell a „Kizárólag s.k.” megjegyzést és a beszerzés tárgykörének megnevezését. A pályázatok érkeztetésére és felbontására vonatkozóan a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban:Ált/40) előírásait kell alkalmazni.
b) Ha a sérülten érkezett pályázatot a Pályázó képviselője személyesen kívánja átadni, az átvételt meg kell tagadni.
5.2.2.7. Pályázatok bontása és elbírálása
a) A beérkezett pályázatok bontását a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport hajtja végre. A pályázatokat tartalmazó iratok bontását a pályázati felhívásban meghatározott időpontban kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes pályázat felbontásra nem kerül.
b) A Pályázatkérő köteles a pályázatokat elbírálni, kivéve, ha a beszerzés megkezdését követően – általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében – beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére, illetőleg a szerződés megkötése esetén a teljesítésre nem lenne képes. Ebben az esetben a Pályázatkérőnek az eljárást eredménytelenné kell nyilvánítania.
c) A pályázatok bontása és elbírálása során a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport készíti el a pályázatok értékeléséről szóló jegyzőkönyvet. Ha nem érkezik be legalább három pályázat, a beérkezett pályázat(ok) alapján lehet dönteni.
d) A pályázatok értékelését a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport az általa a pályázati felhívásban meghatározott szempontok és módszer szerint végzi.
e) Abban az esetben, ha a pályázatok elbírálása során a pályázatokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok tisztázása szükséges, a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport a Pályázótól felvilágosítást kérhet. Erről azonban a többi Pályázót is egyidejűleg írásban értesíteni kell.
f) Ha a Pályázatkérő az értékelés során nyilvánvaló számítási hibát észlel, annak javítását elvégzi.
g) A pályázatok értékeléséről szóló jegyzőkönyv tartalmazza a döntési javaslatot, vagyis a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport megalapozott javaslatát a nyertesre, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.
h) Amennyiben a költségkihatás a beérkezett pályázatok elbírálásakor meghaladja az engedélyezett összeget, a HM KPH által ellenjegyzett „Fedezetbiztosítási kérelem” elnevezésű nyomtatvány alapján az eredmény kihirdethető.
5.2.2.8. Pályázatok hiánypótlása
a) A Pályázatkérő az összes Pályázó számára azonos feltételekkel lehetőséget biztosíthat az igazolások, nyilatkozatok, illetőleg a pályázati felhívásban meghatározott egyéb dokumentumok utólagos csatolására, hiányosságainak pótlására.
b) A hiánypótlást a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi.
5.2.2.9. Tárgyalások
a) Tárgyalások előkészítése és lefolytatása
aa) Azonos teljesítési feltételek esetén az Ut. 37. § (8) bekezdése alapján a Pályázatkérő tárgyalás útján köteles a nyertes Pályázót kiválasztani. A tárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni.
ab) A kijelölt Ügyintézőnek, vagy a Beszerzési munkacsoport tagjainak a tárgyalásokra történő felkészüléséért, a tárgyalás levezetéséért a HM szerv vezetője, vagy a Beszerzési munkacsoport vezetője felel.
b) Tárgyalási jegyzőkönyv elkészítése
ba) Minden tárgyalásról tárgyalási jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a résztvevők aláírásukkal hitelesítenek.
bb) A jegyzőkönyv egy példányát átadás-átvételi aláírást követően a Pályázó részére át kell adni.
c) Végső pályázattétel
ca) A több tárgyalási forduló befejeztével, az utolsó tárgyalási fordulón a HM szerv vezetője, vagy a Beszerzési munkacsoport vezetője kéri fel a Pályázót a végső pályázat benyújtására.
cb) A pályázati felhívás figyelembevételével meghatározza a végső pályázat benyújtásának határidejét.
cc) A végső pályázatok fogadása, bontása, elbírálása megegyezik a tárgyalás nélküli eljárás menetével.
5.2.2.10. Összegezés a pályázatok elbírálásáról
a) A Pályázatkérőnek nyilatkoznia kell a beszerzési eljárás lezárására vonatkozó döntéséről.
b) A pályázatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni a pályázatokról. Az írásbeli összegezést a szerződéskötés előtt az összes Pályázónak meg kell küldeni. A döntési javaslatot a kijelölt Ügyintéző, vagy a Beszerzési munkacsoport vezetője készíti el.
5.2.2.11. Az eljárási rend alóli kivételek
a) Az Ut. 37. § szerinti eljárási rendtől az Ut. 38. § (1) bekezdésében leírtak valamelyikének megvalósulása esetén lehet csak eltérni a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) írásos engedélye alapján.
b) A HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eljárás alkalmazását kizáró indokolást rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője engedélyezésre a HM KÁT felé terjeszt fel.
5.2.2.12. Ellenjegyzési tanúsítvány elkészítése
A pénzügyi ellenjegyzés rendjét a kötelezettségvállalások ellenjegyzéséről és bejelentésének rendjéről szóló HM utasítás szerint kell elvégezni.
5.2.2.13. Szerződéskötés
a) A kijelölt Ügyintéző, vagy Beszerzési munkacsoport a HM szerv vezetőjének a nyertes Pályázóra vonatkozó döntését követően haladéktalanul megkezdi a szerződéstervezet egyeztetését a nyertes Pályázóval.
b) A szerződést a beszerzési eljárás nyertesével kell megkötni. A szerződésben a pályázati felhívásban megjelölt követelményeket, vállalásokat, feltételeket, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalási jegyzőkönyvben foglaltakat kell kikötni, attól eltérő tartalmi elemek nem jelenhetnek meg.
c) A beszerzési eljárás alapján megkötött szerződésekre egyebekben a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni.
d) A beszerzési eljárás – ha eredményes – szerződéskötéssel zárul.
e) Eredménytelen eljárás esetén, a költségfedezet további megléte, valamint az igény fennállása esetén ismételten kezdeményezhető az eljárás.
f) Eredménytelen az eljárás, ha
fa) nem nyújtottak be pályázatot;
fb) kizárólag érvénytelen pályázatokat nyújtottak be;
fc) egyik Pályázó sem, vagy az összességében legelőnyösebb Pályázó sem tett – a Pályázatkérő rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel – megfelelő pályázatot;
fd) a Pályázatkérő az eljárást a szerződés megkötésére, illetőleg teljesítésére képtelenné válása miatt eredménytelenné nyilvánítja;
fe) valamelyik Pályázónak az eljárás tisztaságát vagy a többi Pályázó érdekeit súlyosan sértő cselekménye miatt a Pályázatkérő az eljárás érvénytelenítéséről dönt.
g) Érvénytelen a pályázat, ha
ga) azt a határidő lejárta után nyújtották be;
gb) ha a Pályázó nem felel meg az alkalmassági követelményeknek;
gc) ha egyéb módon nem felel meg a pályázati felhívásban meghatározott feltételeknek.
h) A szerződéskötés időpontjára a döntési javaslatban megjelölt dátum az irányadó.
i) A Szerződés példányszáma változó. Kötelező jellegű példányok az alábbiak:
1. számú példány: Szerződő Fél;
2. számú példány: Referatúra;
3. számú példány: Irattár.
j) A Szerződés csak a Kötelezettségvállaló és az Ellenjegyző aláírását, a szükséges előirányzati szabad keret igazolását tartalmazó ellenjegyzési tanúsítvány megfelelő számú példányának visszaérkezését követően köthető meg, illetve írható alá.
5.2.2.14. A Szerződés módosítása és teljesítése
a) A felek csak akkor módosíthatják a Szerződésnek a pályázati felhívás, a dokumentáció feltételei, illetőleg a pályázat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően – a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a Szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti.
b) A Szerződést a beszerzési eljárás alapján nyertes Pályázóként szerződő félnek kell teljesítenie.
c) A Pályázatkérő köteles a Pályázónak a Szerződésben meghatározott módon és tartalommal történt teljesítésétől számított legkésőbb harminc napon belül az ellenszolgáltatást teljesíteni, kivéve, ha törvény eltérően rendelkezik, vagy a felek az ellenszolgáltatás halasztott (a számla beérkezésétől számított harminc napon belül) vagy részletekben történő teljesítésében állapodtak meg.
d) A Pályázatkérő a teljesítés megtörténtéről a 6.8. szerint teljesítésigazolást állít ki.
5.2.2.15. A szerződés pénzügyi feladatainak rendezése, lezárása
a) A HM által megkötött szerződésekhez kapcsolódó számlákat, valamint azoknak a szerződéseknek a számláit, ahol a HM költségviselőként van jelen, a HM nevére és címére (1055 Bp., Balaton utca 7–11.) kell kiállítani. A számlák ügyintézése a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény gazdálkodásáról szóló HM KÁT intézkedés alapján történik.
b) Amennyiben a számla tartalma és mellékletei nem felelnek meg a szerződésben előírtaknak, a HM szerv vezetője a kifogásolt tartalmi indokok feltüntetésével, hatáskörében eljárva intézkedik a számlával kapcsolatos további ügyintézésre.
5.2.2.16. Jogorvoslat
A Pályázatkérő és szerződő Partnere közötti vitás kérdések rendezése érdekében a szerződés megkötésekor a Pályázatkérőnek törekednie kell olyan rendelkezés beiktatására, melynek értelmében a vitás kérdések rendezését a felek tárgyalások (egyeztetések) útján kötelesek megkísérelni.
6. Az 500 ezer forint értékhatárt el nem érő becsült értékű beszerzések és szerződéskötések rendje
6.1. Az 500 ezer forint alatti becsült értékű árubeszerzés, illetve szolgáltatás megrendelése esetén törekedni kell a gazdaságosság, az esélyegyenlőség és versenysemlegesség kritériumainak érvényesítésére, legalább három árajánlat bekérésére. Ha nem érkezik be három árajánlat, a beérkezett árajánlat(ok) alapján lehet dönteni.
6.2. A HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eljárás alkalmazását kizáró indokolást (három árajánlat bekérésétől való eltérést) rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője aláírásával hagy jóvá.
6.3. A HM szerv vezetője – különösen indokolt esetekben, a beszerzés bonyolultságára való tekintettel – Beszerzési munkacsoportot jelölhet ki, melynek feladata kiterjedhet a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására.
6.4. A HM szerveknek 500 ezer Ft becsült értékhatárt el nem érő, szolgáltatásra irányuló szerződéseinek megkötésekor, a szerződésben rögzíteni kell a teljesítés módját és határidejét. A szerződésben rögzíteni kell továbbá, hogy a HM szervvel szerződő fél a teljesítéskor, illetve egy hónapnál hosszabb szerződés esetén havonta köteles az elvégzett feladatokról írásbeli tájékoztatást nyújtani.
6.5. A teljesítés módját úgy kell meghatározni, hogy a későbbiekben egyértelműen kideríthető legyen, hogy a teljesítés mikor és hogyan történt meg. A szóban történő teljesítést mellőzni kell. Amennyiben ez nem lehetséges, a szolgáltatás teljesítéséről hang- és/vagy képfelvételt kell készíteni.
6.6. A teljesítésről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben a teljesítés elfogadhatóságáról nyilatkozni kell. A jegyzőkönyvet a szerződő felek, illetve képviselőik aláírásukkal hitelesítik.
6.7. Részteljesítés esetén a 6.4.- 6.6. alpontok szabályait megfelelően alkalmazni kell.
6.8. A teljesítés elfogadása esetén a HM szerv vezetője köteles teljesítésigazolást kiállítani. A teljesítésigazolásnak tartalmazni kell a HM szervvel szerződést kötő fél nevét, székhelyét, pénzforgalmi jelzőszámát, adószámát, a szerződés számát, a (rész)teljesítés időpontját, a szerződés tárgyának rövid megjelölését, valamint azt, hogy részére a szerződésben meghatározott összeg kifizethető.
6.9. A teljesítésigazolás egy példányát meg kell küldeni a Referatúra részére.
7. A beszerzési eljárások dokumentálási rendje
7.1. A beszerzési eljárások során keletkezett minden iratot nyilvántartásba kell venni.
7.2. A beszerzési eljárás első iratának keletkezésekor – a témakörnek megfelelő „tárggyal” – iktatólapot (gyűjtőívet) kell felfektetni. Az iktatólapban (gyűjtőívben) nyilván kell tartani a beszerzések előkészítésével, lefolytatásával és teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot, így különösen a jegyzőkönyveket, jelenléti íveket, szerződés-kötéssel, szerződés-módosítással, hang- és képfelvételekkel folytatott levelezéseket. Az iktatólapot (gyűjtőívet), a teljes tartalmával együtt, a beszerzési eljárás befejezését követően az Ált/40 1. sz. melléklete szerinti Irattári tervben meghatározott ideig kell megőrizni.”
7.3. Az 500 ezer forintot elérő, vagy meghaladó becsült értékű beszerzések esetében beszerzésenként külön iktatólapot (gyűjtőívet) kell vezetni.
7.4. Az 500 ezer forint alatti becsült értékű beszerzési eljárások okmányait egy iktatólapban (gyűjtőívben) lehet nyilvántartani.
8. Jelentések rendje
A HM szervek:
a) az Ajánlatkérő, vagy más Pályázatkérő által kötött és saját kötelezettségvállalási körükbe tartozó szerződés teljesítéséről a teljesítést követően, a több évre áthúzódó teljesítések esetében a tárgyévet követő év január 15-ig írásos értesítést küldenek az Ajánlatkérő, vagy Pályázatkérő részére;
b) az Ut. 41. § (3) bekezdésének megfelelően a beszerzéseik helyzetéről és tapasztalatairól jelentést készítenek és terjesztenek fel;
c) mint Pályázatkérők, a nettó 5 millió Ft értékhatárt elérő szerződéseik meghatározott adatairól az Ut. 42. § (2) bekezdésében leírt adatszolgáltatásra kötelezettek.
9. A beszerzési eljárások belső ellenőrzési rendje
A HM szerv vezetője
a) kísérje figyelemmel a kijelölt Ügyintéző, vagy Beszerzési munkacsoport vezetője által kezelt, folyamatban levő beszerzési eljárásokat, ügyeket, legyen naprakész azok állapotáról;
b) szúrópróbaszerűen tekintse át a kijelölt Ügyintézők, vagy Beszerzési munkacsoportok vezetőinek gyűjtőit az okmányok megléte és tartalma vonatkozásában;
c) az ellenőrzésének tapasztalatait rövid feljegyzés formájában helyezze el a beszerzési eljárás gyűjtőjébe.
*
Az intézkedést a 20/2014. ( HK 8.) HM KÁT szakutasítás 67. pontja hatályon kívül helyezte 2014. július 21. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás