36/2011. (VII. 8.) NFM utasítás
az ideiglenes külföldi kiküldetésekről1
2017.09.30.
Az ideiglenes külföldi kiküldetések eljárásrendjét és költségtérítését a következők szerint szabályozom:
1.1. Az utasítás hatálya – az 1.2. pontban foglaltak kivételével – kiterjed minden olyan ideiglenes külföldi kiküldetésre, amely teljesítésének anyagi fedezetét részben vagy egészben a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) Igazgatás költségvetése biztosítja.
1.3. Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, akinek meghatározott külföldi állomáshelyen történő munkavégzésének vagy képzésének időtartama a három hónapot nem haladja meg.
2. A kiküldetések tervezése
2.1.3 A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a nemzeti fejlesztési miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek és az államtitkárságok a tárgyévet megelőző év november 15-éig utazási tervet készítenek, amelyet a Protokoll Főosztály összesít. A Protokoll Főosztály a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárral egyetértésben a szolgálati út betartásával javaslatot tesz a miniszternek az utazási tervre, aki azt jóváhagyja. A jóváhagyott utazási tervet a Protokoll Főosztály legkésőbb december 31-ig megküldi a Gazdálkodási Főosztálynak.
2.2.4 A Protokoll Főosztály vezetője az utazási keret felosztásáért, kezeléséért és ellenőrzéséért felelős szervezeti egység vezetőjeként jogosult az adott kiküldetésről az elrendelő vezetőtől részletes tájékoztatást, indokolást kérni, valamint köteles a kiküldetés tartalmi és formai követelményeit ellenőrizni.
2.3.5 Az utazási keretek felhasználásáról, valamint az el nem számolt utakról a Gazdálkodási Főosztály tárgyév május 31-ig kimutatást küld a miniszternek és az államtitkároknak, az EU és nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak, valamint a Protokoll Főosztály vezetőjének. A miniszter közvetlen irányítása alatt álló szervezeti egységek és az államtitkárságok szükség szerint félévkor felülvizsgálják az éves utazási tervet, amit a közigazgatási államtitkár hagy jóvá.
2.4.6 Az utazási keret jobb tervezhetősége érdekében a tárgyév elején az Igazgatás költségvetésében rendelkezésre álló összeg 85%-a osztható fel a miniszter és az államtitkárságok között. A fennmaradó 15% tartalékalapot képez a nem tervezett utazásokra.
3.8 A kiküldetés elrendelése, bizonylatolási rendje, előlegfelvétel
3.1.9 A kiküldetési engedélyt – egyéni kiküldetés esetében az 1/a. melléklet, delegáció esetében az 1/b. melléklet szerint – a kiküldő szervezeti egység tölti ki 3 példányban. A kiküldött a kiküldetési engedélyt a meghívóval vagy programmal együtt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az utazás előtt 10 munkanappal eljuttatni a Protokoll Főosztályra. A közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység vizsgálójának nem tervezett, sürgős utazásai esetében a kiküldetési engedély utólagosan is kitölthető. Amennyiben egy tervezett utazás kiküldetési engedélye 10 munkanappal az utazást megelőzően nem érkezik meg a Protokoll Főosztályra, a Protokoll Főosztály vezetője, illetve helyettese kérheti a késedelem okának feljegyzésben történő bemutatását. A tartalmi és formai követelmények ellenőrzését követően a Protokoll Főosztály a kiküldetési engedélyt pénzügyi ellenjegyzés céljából továbbítja a Gazdálkodási Főosztályra. 3.2. A miniszter kiküldetéséről a közigazgatási államtitkárt – távollétében a parlamenti államtitkárt – előzetesen, írásban tájékoztatni kell. A miniszter kiküldetése esetén a kötelezettségvállaló a közigazgatási államtitkár.
3.3.10 Az államtitkár, a miniszteri kabinetfőnök, a kormánybiztos, a miniszteri biztos kiküldetését a miniszter – távollétében a parlamenti államtitkár –, a helyettes államtitkár kiküldetését az irányítást gyakorló államtitkár rendeli el.
3.4.11 A miniszter közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek munkatársainak kiküldetését a kabinetfőnök rendeli el. Más munkatársak kiküldetését a közvetlen szakmai felügyeletet ellátó főosztályvezető javaslatára a helyettes államtitkár rendeli el. Az ideiglenes kiküldetés elrendelésének aláírási joga alacsonyabb szintre nem delegálható. E rendelkezés alól kivételt képez a közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység vizsgálójának kiküldetése, melynek elrendelője a szervezeti egység főosztályvezetője, jóváhagyója a területért felelős helyettes államtitkár.
3.5.12 Az utazás módosítására csak indokolt esetben kerülhet sor. Amennyiben a módosítás többletköltsége meghaladja az eredetileg jóváhagyott utazási költség összegének 10%-át, vagy a tervezettnél több a kiutazó munkatársak vagy a külföldön töltött éjszakák száma, új kiküldetési engedélyt kell jóváhagyatni a 3.1. pontban leírtak szerint.
3.6. Nem a Minisztérium állományába tartozók kiküldetésére is az általános kiküldetési szabályokat kell alkalmazni, azzal, hogy ahhoz a miniszter vagy a közigazgatási államtitkár engedélye is szükséges.
3.7.13 A külföldi kiküldetés utazásszervezését – a szolgálati és a diplomata-útlevéllel kapcsolatos ügyintézést, a vízum, a repülőjegy, illetve vonatjegy beszerzését, a baleset-, betegség- és poggyászbiztosítás intézését, valamint a 2.4. pontban foglaltak ellenőrzését és ennek alapján engedélyezését – a Protokoll Főosztály végzi.
3.8.14 Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személyt külföldi tartózkodása idejére költségtérítés, valamint a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet 43. §-a szerinti napidíj illeti meg. 3.9.15 A kiküldöttet a Gazdálkodási Főosztály útielőleggel látja el, amit a valutapénztárban vehet fel. A kiküldött azonban köteles az első, még el nem számolt kiküldetés időpontjától számított 15 napon belül minden esetben elszámolni.
3.10. A kincstári bankkártyák használata előlegfelvételnek minősül, amellyel szemben a valutaelőleggel megegyező elszámolási kötelezettség áll fenn.
3.11.16 A nem tervezett utazásokat a közigazgatási államtitkárhoz intézett feljegyzésben szükséges megindokolni. Az utazásokra pénzügyi ellenjegyzés után, a közigazgatási államtitkár egyedi engedélyével kerülhet sor.
4.1. A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyen külföldi tartózkodásának időtartama eléri a nyolc órát a teljes napidíj, arra a napra pedig, amelyen a külföldi tartózkodásának időtartama eléri a négy órát, de az kevesebb, mint nyolc óra, a napidíj 50%-a illeti meg. Amennyiben a külföldi tartózkodás időtartama négy óránál rövidebb, a kiküldöttet napidíj nem illeti meg.
4.2.17 A kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés időpontja között eltelt idő. Az indulás és érkezés időpontja:
a) gépkocsival történő utazás esetében a határátlépés(ek) időpontja,
b) repülőgéppel, vonattal és hajóval történő utazásnál az indulás időpontja a repülőgép, a vonat, illetve a hajó menetrend szerinti indulási időpontjánál egy órával korábbi, az érkezés időpontja a tényleges érkezés időpontjánál egy órával későbbi időpont.
4.3. A kiküldő szervnek a kiküldetés elrendelésekor vizsgálnia kell, hogy a kiküldetéssel összefüggésben a kiküldött részesül-e bármilyen térítésben, díjazásban, természetbeni juttatásban. A kiküldöttnek a harmadik személytől kapott térítésekről, díjazásokról, természetbeni juttatásokról utólagosan nyilatkoznia kell. A többletjuttatások értékét a napidíj mértékének, valamint az egyéb kiküldetési költségek megállapításánál, illetve elszámolásánál figyelembe kell venni.
4.4.18 Amennyiben a kiküldött a kiküldetéshez kapcsolódóan térítésmentes élelmezésben részesül, napidíját ebéd és vacsora címen 30-30%-kal csökkenteni kell.
4.5.19 Az útielőleg felvételére, valamint annak elszámolására a kiküldött vagy meghatalmazottja jogosult.
5. A kiküldött költségtérítése
A költségtérítés magában foglalja:
b) a kiküldetés helyére történő kiutazási és hazautazási költségeket,
c) az utas- és poggyászbiztosítást,
d) a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt összegének megtérítését.
6. Szállásköltség-térítés
6.1.20 A kiküldött a számlával igazolt szállásköltség megtérítésére jogosult, amennyiben külföldi programjára nem tud időben megérkezni az aznapi első repülőgéppel (vagy egyéb szállítási eszközzel), a feladatát a külföldre érkezés napján nem tudja befejezni, vagy a feladata befejezése napján nem tud hazautazni. Amennyiben a kiküldött a külföldi tartózkodása alatt térítésmentes elszállásolásban részesül, szállásköltség-térítésre nem tarthat igényt.
6.2. A szállásfoglalás a kiküldött feladata, lehetőség szerint együttműködve az adott országban lévő külképviselettel.
6.3.21 A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználása érdekében a szállásköltség az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 400 EUR/éj, az államtitkár, a miniszteri kabinetfőnök és a kormánybiztos esetében legfeljebb 300 EUR/éj, a miniszteri biztos és a helyettes államtitkár esetében legfeljebb 200 EUR/éj, a többi kiküldött esetében legfeljebb 150 EUR/éj lehet, mely összegek az adott ország nemzeti valutájában is adhatók (USD, CHF, GBP). Az e fölötti szállásdíjat külön indokolás alapján a közigazgatási államtitkár engedélyezheti. Többéjszakás tartózkodás esetén a szállás átlagára számolandó. A közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység vizsgálójának nem tervezett, sürgős kiküldetéseire ezek az összeghatárok nem vonatkoznak.
6.4. Delegáció kiutazása esetén az egy szállodában történő elhelyezés érdekében, a takarékossági szempontok figyelembevételével, a 6.3. pont szerinti kategóriáktól el lehet tekinteni. A delegáció tagjai indokolt esetben, a közigazgatási államtitkár engedélyével a delegáció vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezésre jogosultak.
6.5. A szállásköltség elszámolásának alapja az eredeti szállodai számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden étkezés, egyéb fogyasztás (pl. minibár) és szolgáltatás költsége (a 8.2., 8.3. pontokban foglaltak kivételével) teljes egészében a kiküldöttet terheli. Amennyiben a reggeli a szállodai szolgáltatás része, azt a kiküldött szállodaköltség címén számolhatja el.
6.6. Az utazás elmaradása esetén a kiküldött haladéktalanul köteles intézkedni a szállás és a repülőjegy lemondásáról. Amennyiben ezen kötelezettségét neki felróható okból elmulasztja, az ebből eredő költség a kiküldöttet terheli.
7. A kiküldetés helyére történő kiutazási és hazautazási költségtérítés
7.1. A kiküldetés helyére történő kiutazáshoz és hazautazáshoz minden olyan közlekedési eszköz igénybe vehető, amely a célállomás elérését biztonságosan és gazdaságosan lehetővé teszi.
7.2.22 Ha a külföldre utazás repülőgéppel történik,
a) a miniszter részére business osztályú repülőjegy vásárolható;
b) a Kormányrendelet hatálya alá tartozó más személyek részére turista osztályú repülőjegy vásárolható; c) a b) ponttól eltérően az államtitkár és a közigazgatási államtitkár részére a négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazás, illetőleg más hosszú távú repülőút esetén magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható;
d) minden más kiküldött részére turista osztályú repülőjegy vásárolható;
e) a b) és d) pontban foglaltaktól a miniszter vagy a közigazgatási államtitkár engedélyével el lehet térni, amennyiben azt a protokolláris előírások és az ellátandó feladatok indokolják.
7.3.23 Delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult magasabb komfortosztályú jegyre, akkor a delegáció további egy tagja részére biztosítható azonos osztályú jegy. A delegációvezetővel egy osztályon utazó személyéről a delegáció vezetője határoz. A delegáció vezetője dönt arról is, hogy háromfős delegáció esetében a delegáció minden tagja vagy csak egy delegációtag részére szükséges magasabb komfortosztályú jegyet biztosítani.
7.4. Hivatali vagy saját gépkocsi használata az európai országokba történő utazás esetében engedélyezhető. A hivatali gépkocsi külön szabályozás alapján igényelhető. Saját gépkocsival történő utazás abban az esetben lehetséges, amennyiben az költségmegtakarítással jár, és a kiküldött rendelkezik érvényes casco biztosítással, melyről igazolást tud bemutatni. Saját személygépkocsival történő utazás esetében a tulajdonost a jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjármű-használati költségtérítés illeti meg.
7.5.24 Vonattal történő utazás esetében az állami vezető, a miniszteri kabinetfőnök, a kormánybiztos és a miniszteri biztos első osztályt, a többi kiküldött másodosztályt vehet igénybe. Hálókocsi használatára minden kiküldött jogosult, amennyiben az szükséges. Amennyiben a kiküldött indokolatlan, pótdíjfizetés terhe melletti szolgáltatást vesz igénybe, e költség megtérítésére nem jogosult.
7.6. Hajón, kompon történő utazás esetében első osztályú jegyre jogosult valamennyi kiküldött. Hálókabin használatára minden kiküldött jogosult, amennyiben az szükséges.
8. A kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek
8.1.25 Egyéb indokolt dologi költségre útielőlegként az egy napra járó napidíjnak megfelelő összeg igényelhető, ami az adott ország nemzeti valutájában is adható. Amennyiben az utazás időtartama meghaladja a 4 napot, igénylés alapján két napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható. Kivételes esetben az e mértéket meghaladó összegű előleg kifizetéséhez a közigazgatási államtitkár engedélye szükséges.
8.2.26 Számlával igazolt mosatási és vasalási költség kizárólag a 10 napot meghaladó kiküldetés esetében számolható el oly módon, hogy az a külföldön tartózkodás 11. napjától kezdődően, szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át nem haladhatja meg. Többhetes kiküldetés esetében a 11. napot követően heti egy mosatási és vasalási költség számolható el.
8.4.28 Pénzváltás költsége elszámolható abban az esetben, ha a kiküldetés helyén nem hivatalos fizetőeszköz az előlegként adott valuta. A pénzváltást minden esetben számlával, bizonylattal kell igazolni. Amennyiben a kiküldött pénzváltási bizonylatot nem tud felmutatni, az arra a napra érvényes MNB középárfolyamot kell figyelembe venni.
8.5.29 A kiküldöttet az indulásnál és az érkezésnél megilleti a tartózkodási helytől az állomásig (repülőtérig), az állomástól (repülőtértől) a tartózkodási helyig, valamint tranzitálás esetében (ha a tranzitországban az érkezési és indulási állomás/repülőtér nem azonos) a megtett út számlával igazolt költsége. Taxiköltség indokolt esetben (így különösen a késő esti érkezés, kora reggeli indulás, nem központi repülőtérre történő érkezés és indulás esetében) számlával vagy bizonylattal elszámolható.
8.5.1. Külföldön a helyi közlekedés (tömegközlekedés, taxi, parkolás, autópálya-használat stb.) költsége menetjeggyel, egyéb bizonylattal is igazolható, amennyiben az tartalmazza az ellenértéket és a felhasználás időpontját. A menetjegyen, bizonylaton (Nemzeti Fejlesztési Minisztérium 1011 Budapest, Fő u. 44–50.) az elszámoláshoz dokumentálni kell, hogy az adott út mely pontok között, mely programra való eljutást szolgálta. A nem hivatalos programokhoz kötődő helyi közlekedési költségek a kiküldöttet terhelik.
8.5.2. Az állami vezetők, kormánybiztosok, miniszteri kabinetfőnök és a miniszteri biztosok esetén taxi igénybevétele megengedett.
8.5.3.30 Magyarország területén a repülőtéri minibusz vagy repülőtéri transzferszolgáltatás (pl. Ferihegy Express) használata javasolt. Taxi vagy saját gépkocsi parkolási díjának számlával igazolt költsége abban az esetben számolható el a tartózkodási hely és a repülőtér között, ha az nem haladja meg a repülőtéri minibusz vagy repülőtéri transzferszolgáltatás költségét vagy késő esti érkezés, kora reggeli indulás esetén. Ettől eltérni csak kivételesen indokolt esetben, a közigazgatási államtitkár engedélyével lehet. A kiküldött a kiküldetési engedélyben a repülőtéri oda- és visszautazás költségének fedezetére útielőleget magyar forintban vehet igénybe.
8.6.31 Túlsúlyjegy költsége a kiküldetést elrendelő előzetes engedélye alapján számolható el.
9. A kiküldetés elszámolása
9.1.33 A kiküldetést követően a kiküldött köteles a 2. mellékletet kitölteni, az abban szereplő adatokat igazoltatni és a kiküldetés befejezésétől számított 5 munkanapon belül – a 3.9., valamint a 4.5. pontra is figyelemmel – a Gazdálkodási Főosztályon elszámolni. Az elszámoláshoz csatolni kell a következőket: útijelentés, a rendezvény/ülés programja, napirendje, menetjegy, elektronikus repülőjegy, beszállókártya, biztosítási kötvény, szállodai számla, helyi közlekedési eszközök esetleges költségeinek számlái vagy bizonylatai, bankkártyahasználat bizonylatai, pénzváltási bizonylat, egyéb felmerült költségek számlái, tanácsülés, illetve tanácsi munkacsoport ülés esetében aláírt jelenléti ív a 10.2. pont szerint. 9.2.34 Az elszámolások igazolása, az útijelentés jóváhagyása a kiküldetés elrendelőjének feladata. Az előlegként felvett összeget meghaladó költség elszámolását illetően az utazó feljegyzésben kéri a közigazgatási államtitkár jóváhagyását. Delegációk utazása alkalmával az útielszámolást a delegáció valamennyi tagja vonatkozásában a legmagasabb beosztású delegációs tag esetében igazolásra jogosult vezető igazolja.
9.3.35 Az utazás elmaradása vagy halasztása esetén a kiküldött köteles az előleget 3 munkanapon belül visszafizetni.
9.4.1.36 Amennyiben a kiküldött a 9.1. és 9.3. pontban rögzítettek szerint elszámolási kötelezettségének 15 munkanapon belül nem tesz eleget, a Gazdálkodási Főosztály felszólító levelet küld részére. A felszólító levél kiküldését követő újabb eredménytelen 15 munkanap elteltével második felszólító levél kerül kiküldésre, melyet másolatban az elrendelő vezető is megkap.
9.4.2.37 A hiánytalan elszámolás kézhezvétele után a Gazdálkodási Főosztály 30 munkanapon belül gondoskodik az utazó által megelőlegezett, az elszámolási lapon feltüntetett és engedélyezett költségek megfizetéséről.
9.5.38 Az útielszámolásból adódó tartozás, illetve követelés az előlegként felvett pénznemben, illetve forintban rendezhető.
9.6.39 Ha az útielszámolás egyenlege nulla (kiküldetés előtt felvett előleg összege megegyezik a napidíj és az egyéb kiadások összegével), a kiküldött akkor is köteles az elszámolást a 9.1. pontban foglaltak szerint igazoltatni és azt a Gazdálkodási Főosztályon leadni.
9.7.40 Ha a kiküldöttel szemben bűncselekményt, szabálysértést követnek el, köteles azt a rendőrségen, illetve az ügyben eljárni jogosult szervnél haladéktalanul bejelenteni. A kiküldött a bűncselekmény, szabálysértés tényét az erről felvett jegyzőkönyvvel igazolja.
9.8.41 A Minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el:
a) a kiküldött hibájából eredő bármilyen anyagi kár ellenértéke,
b) a közlekedésrendészeti kihágás és az egyéb hatósági büntetés költségei.
9.9.42 A kiküldött a kiküldetést elrendelő vezető részére a 4. melléklet alapján készített útijelentés eredeti példányát a Gazdálkodási Főosztály, másolati példányát a kiküldetés témája alapján a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztály és/vagy az Európai Uniós Főosztály vezetője részére köteles eljuttatni.
10. Egyes EU-intézmények költségtérítése
10.1. Az Európai Unió Tanácsának (a továbbiakban: Tanács) Főtitkársága a tagállamok részére megtéríti a Tanács egyes ülésein való részvétellel kapcsolatban felmerült utazási költségeket (repülőjegy, vonatjegy). Kivételes esetben, amennyiben igazolható, hogy nincs elérhető járat az ülés napján, legfeljebb 2 éjszaka szállásköltséget is megtérítenek a találkozó helyszínén.43
10.2.44 A Tanácsi ülésekre kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt az ülések kezdetén kiosztott jelenléti ív kitöltésével igazolják, melynek fénymásolatát az úti elszámoláshoz kell mellékelni. Amennyiben a Tanácsi ülésen nem kerül sor jelenléti lista kiosztására, a kiküldött 3. melléklet szerinti utólagos nyilatkozata is elégséges. 10.3.45 A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven – Magyarország esetében a Miniszterelnökségen – keresztül biztosítja a finanszírozást.
10.4.46 A pénzügyi elszámolás lebonyolítása a következők szerint valósul meg:
a) a Gazdálkodási Főosztály havonta kimutatást készít, melyet minden tárgyhót követő hónap 20. napjáig megküld a Miniszterelnökség részére,
b) a dokumentumok másolatát (számla, bizonylat, aláírt jelenléti ív stb.) a Miniszterelnökség részére a kimutatással együtt meg kell küldeni,
c) a Miniszterelnökség a dokumentumok ellenőrzését követően, negyedéves periódusonként egy összegben teljesíti a visszafizetéseket.
10.5.47 Más EU-intézmények (pl. az Európai Bizottság) a meghívólevélben foglaltak szerint térítik meg a bizottsági üléseken részt vevők utazási költségeit, a meghívólevélhez mellékelt vagy a helyszínen kapott nyomtatvány pontos kitöltése alapján. A költségtérítések teljesülését a Gazdálkodási Főosztály figyelemmel kíséri.
10.6. Költségtérítés esetében az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyen az ülés megfelelő kategóriáját is meg kell jelölni.
11.48 Az Európai Uniós projektekből finanszírozott külföldi kiküldetések költségtérítése
11.1.49 Az Európai Uniós projektek a kedvezményezett részére támogatási okirat alapján megtérítik a külföldi kiküldetéseken való részvétellel kapcsolatban felmerült valamennyi indokolt költséget a kiküldő és a kiküldött részére a támogatási okirat mellékletében (költségtáblában) meghatározott összeghatárig. A kiküldetést minden esetben úgy kell megtervezni és elrendelni, hogy annak költségei, kiadásai a támogatási okirat keretében teljes mértékben megtérüljenek az NFM Igazgatása részére.
11.2.50 A VOP-szerződés a költségtáblában meghatározott keretösszegen belül fedezi a képzési program teljes részvételi díját, melynek a számla kiállítója részére való átutalásáról a kiküldetési engedélyhez mellékelt, a szervezők által postai vagy elektronikus úton megküldött számla alapján a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik. Erről a Főosztály a kiküldöttet az átutalási megbízás vagy az arról szóló visszaigazolás megküldésével az utazás megkezdése előtt értesíti.
11.3. A VOP-szerződés a költségtáblában meghatározott keretösszegen belül fedezi a kiküldetés helyére történő oda- és visszautazás teljes költségét, így különösen a repülőjegy, vonatjegy, üzemanyag- és a reptéri transzferköltséget (azaz a reptérről a szálláshelyre vagy a képzés helyszínére és vissza, legyen az akár busz, taxi, parkolás és autópálya használati költsége stb.) Magyarországon és külföldön is. Az utazást a legcélszerűbb útvonalon vagy költségkímélő módon kell teljesíteni. A VOP-szerződéssel összhangban, a képzésekre a kedvezményezett részéről a kiküldetés elrendelőjének hozzájárulása esetén több fő is utazhat.
11.4. A VOP-szerződés a költségtáblában meghatározott keretösszegen belül fedezi a kiküldetés idejére a kiküldött teljes szállásköltségét (beleértve a helyi adót, turisztikai adót, reggelit).
11.5. A VOP-szerződés a költségtáblában meghatározott keretösszegen belül fedezi a kiküldetés idejére a kiküldött teljes, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségeinek számlával vagy egyéb bizonylattal igazolt összegét, így különösen a helyi tömegközlekedési eszköz (busz, metró stb.) költségeit, telefon-, fax-, internet és egyéb kommunikációs költségeit.
11.6. A VOP-szerződés a költségtáblában meghatározott keretösszegen belül fedezi a kiküldetés idejére a kiküldött teljes körű utazási és poggyászbiztosításának költségeit.
11.7. A VOP-szerződés a költségtáblában meghatározott keretösszegen belül fedezi a kiküldetés idejére a kiküldött teljes napidíját.
11.8. Amennyiben a kiküldött a képzés szervezői révén térítésmentes ellátásban nem részesül, a VOP-szerződés által a költségtáblában biztosított keretösszegen belül, a kiküldetés ideje alatt, naponta maximum 30 EUR összegig étkezési hozzájárulásban részesül, amelynek ténylegesen igénybe vett összegét számlával vagy egyéb bizonylattal igazolja.
12.51 A szolgálati és diplomata-útlevelek leadása
12.1. A kiküldött, amennyiben szolgálati útlevéllel utazott, a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvénynek megfelelően köteles az útlevelet az utazás végén a Protokoll Főosztályon leadni.
13.1. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
„(2) Az Alaptól átvett pénzeszköz elszámolását legkésőbb a tárgyévet követő év március 31-ig kell elkészíteni, majd a tárgyévi kötelezettségvállalással nem terhelt maradványt az Alap Kincstárnál vezetett bankszámlájára a tárgyévet követő év április 30-ig visszautalni.”
1/a. melléklet a 36/2011. (VII. 8.) NFM utasításhoz52
|
Kötelezettségvállalás száma: |
|
|
|
Iktatószám: |
|
EGYÉNI UTAZÁS ALKALMÁVAL |
|
Ügyintéző: |
|
|
|
|
|
IDEIGLENES KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSI ENGEDÉLY |
|
|
|
A kiküldött neve: |
|
|
Születési helye, ideje: |
|
|
Útlevél/személyi ig. szám, lejárati dátum: |
|
|
Szervezeti egység neve: |
|
|
Munkaköri besorolása: |
|
|
Kiküldetés helye és időtartama: |
|
Tanácsi mcs.
ülés betűjele: |
|
|
Kiküldetés célja:
(max. 150 karakter) |
|
|
A részvétel indoka, előzménye:
(max. 150 karakter) |
|
|
Költségviselő: |
– NFM Igazgatás |
– Strukturális Alapok |
|
|
Amennyiben több költségviselő van, a költségtípus (utazás, szállás, napidíj stb.) megjelölése is szükséges. |
– Tanács (utazási költségek) |
– EU Bizottság
(utazási költségek) |
|
|
– egyéb: |
|
|
Utazás módja: |
|
Utazási költség: |
legfeljebb …………………… Ft összeghatárig |
|
Szállásköltség (nap × összeg): |
legfeljebb |
Egyéb dologi kiadás
valutanemenként: |
|
|
Napidíj (nap × összeg): |
|
Utazási tervben szerepel: |
igen: ……… sorszámú út/nem
(kérjük megjelölni) |
|
Jóváhagyta:
(ha nem szerepel az utazási tervben) |
(közigazgatási államtitkár) |
|
UTAZÁSI VISZONYLATOK |
|
Indulási adatok (nap – járatszám – viszonylat – óra, perc) |
Érkezési adatok (nap – járatszám – viszonylat – óra, perc) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Elrendelte:
(kötelezettségvállaló) |
(dátum) |
(név, aláírás) |
|
Ellenjegyezte:
(Gazdálkodási Főosztály) |
(dátum) |
(név, aláírás) |
|
Ellenőrizte:
(Protokoll Főosztály) |
(dátum) |
(név, aláírás) |
1/b. melléklet a 36/2011. (VII. 8.) NFM utasításhoz53
|
Kötelezettségvállalás száma: |
|
|
|
Iktatószám: |
|
DELEGÁCIÓ UTAZÁSA ALKALMÁVAL |
|
Ügyintéző: |
|
|
|
|
|
IDEIGLENES KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSI ENGEDÉLY |
|
|
|
A kiküldött neve: |
|
|
Születési helye, ideje: |
|
|
Útlevél/személyi ig. szám, lejárati dátum: |
|
|
Szervezeti egység neve: |
|
|
Munkaköri besorolása: |
|
|
Kiküldetés helye és időtartama: |
|
Tanácsi mcs.
ülés betűjele: |
|
|
Kiküldetés célja:
(max. 150 karakter) |
|
|
A részvétel indoka, előzménye:
(max. 150 karakter) |
|
|
Költségviselő: |
– NFM Igazgatás |
– Strukturális Alapok |
|
|
Amennyiben több költségviselő van, a költségtípus (utazás, szállás, napidíj stb.) megjelölése is szükséges. |
– Tanács (utazási költségek) |
– EU Bizottság
(utazási költségek) |
|
|
– egyéb: |
|
|
Utazás módja: |
|
Utazási költség: |
legfeljebb …………………. Ft összeghatárig |
|
Szállásköltség (nap × összeg): |
legfeljebb |
Egyéb dologi kiadás
valutanemenként: |
|
|
Napidíj (nap × összeg): |
|
Utazási tervben szerepel: |
igen: ……… sorszámú út/nem
(kérjük megjelölni) |
|
Jóváhagyta:
(ha nem szerepel az utazási tervben) |
(közigazgatási államtitkár) |
|
UTAZÁSI VISZONYLATOK |
|
Indulási adatok (nap – járatszám – viszonylat – óra, perc) |
Érkezési adatok (nap – járatszám – viszonylat – óra, perc) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A delegáció tagjai:
név, születési dátum |
Úti okmány száma, lejárati dátuma |
Munkahely, besorolás |
Szállás + utazási + dologi költség |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Elrendelte:
(kötelezettségvállaló) |
(dátum) |
(név, aláírás) |
|
Ellenjegyezte:
(Gazdálkodási Főosztály) |
(dátum) |
(név, aláírás) |
|
Ellenőrizte:
(Protokoll Főosztály) |
(dátum) |
(név, aláírás) |
2. melléklet a 36/2011. (VII. 8.) NFM utasításhoz
Kiküldött által elszámolt utazási költségek
1. Kiküldetésre vonatkozó rendelkezések
Kötelezettségváll. száma: |
|
A kiküldetés célja: |
Kiküldött neve: |
|
Besorolása: |
|
Ügyletkód: |
|
Megnevezés: |
|
Keret: |
|
Analitikus kód: |
|
A kiküldetés helye |
Dátumtól |
Dátumig |
Odaút |
Visszaút |
Megnevezés: |
|
|
|
|
|
|
Költségviselő: |
|
|
|
|
|
|
KÜM-kód: |
|
|
|
|
|
|
|
Ssz. |
Bizonylat |
Jogcím |
Valuta |
Napi összeg |
Napok száma |
Összeg |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|
|
|
0 |
|
Ssz. |
Valuta |
Összeg |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
0 |
4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok
|
Indulás helye |
Utazás módja |
Év/hó/nap |
Óra, perc |
Érkezés helye |
Év/hó/nap |
Óra, perc |
Hat. átl. nap |
Óra, perc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Szállásköltség és dologi kiadások elszámolása
|
Ssz. |
Viszonylat |
Időtartam |
Jogcím |
Valuta |
Összeg |
Készpénz |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|
|
0 |
0 |
6. Utólagosan engedélyezett eltérések
Megnevezés |
Összeg |
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
0 |
Budapest, 20………….
Elrendelő aláírása |
|
Csatolt mellékletek száma: |
|
Kijelentem, hogy a számlákban feltüntetett szállásköltség ebédköltséget tartalmaz/nem tartalmaz, illetve a kiküldetésem idején ingyenes ellátásban részesültem/nem részesültem (kérjük megjelölni). Az elszámolásban valótlan adatok közlése fegyelmi, illetőleg büntetőjogi eljárást von maga után.
A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét, a feladat elvégzését, valamint az útijelentés leadását igazolom:
3. melléklet a 36/2011. (VII. 8.) NFM utasításhoz
Nyilatkozat a Tanács térítéses ülésein való részvételről
|
Kiküldött neve: |
|
|
Kiküldött szervezeti egysége: |
|
|
Tanácsi ülés pontos megnevezése magyarul és angolul: |
|
|
Az ülés helyszíne: |
|
|
Az ülés pontos dátuma: |
|
|
Kiküldő tárca megnevezése: |
|
4. melléklet a 36/2011. (VII. 8.) NFM utasításhoz54
|
A kiküldött szervezeti egysége: |
|
|
A kiküldött neve és elérhetősége: |
|
|
Kapja: |
elrendelő vezető |
|
|
Gazdálkodási Főosztály |
|
|
Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya/Európai Uniós Főosztály |
1. |
A kiküldetés témája, illetve célja: |
|
2. |
Időpont, helyszín, résztvevők köre, fogadó intézmény neve: |
|
3. |
Előzmények: |
|
4. |
Magyar hozzászólás, állásfoglalás
(a tárgyaláson megtárgyalt témák, álláspontok): |
|
5. |
Meghozott döntés, elért eredmény: |
|
6. |
További lépések, javaslatok: |
|
7. |
Egyéb: |
|
8. |
Mellékletek (pl. napirend): |
|
9. |
A kiküldetés hozadéka:* |
|
10. |
Utazás, szállás, ellátás értékelése: |
|
|
|
kiküldetést elrendelő aláírása |
kiküldött aláírása |
