• Tartalom

34/2009. (V. 29.) KHEM utasítás

34/2009. (V. 29.) KHEM utasítás

a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól1

2009.05.30.

A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM) szerződéskötési rendjének szabályozása, a szerződések előkészítésének, megkötésének, nyilvántartásának és lezárásának szabályozott keretek között történő végrehajtása – a vezetői információs rendszer (a továbbiakban: VIR) megfelelő működéséhez szükséges törzsadatok rendelkezésre állása – érdekében az alábbiak szerint rendelkezem.

Az utasítás hatálya

1. § (1) Jelen utasítást a KHEM természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és a KHEM képviseletében teendő valamennyi kötelmi jellegű jognyilatkozatra alkalmazni kell, ide nem értve:

a) a KHEM valamely előirányzata terhére, közreműködő szervezet által kötendő szerződéseket,

b) a közszolgálati jogviszonyt rendező, a Humánigazgatási Főosztály által kezelt megállapodásokat,

c) a pályázati konstrukció keretében kötendő támogatási szerződéseket,

d) a PPP-projekteket létrehozó szerződéseket, ahol a jogi és közbeszerzési szempontú megfelelőséget külső szakértő/tanácsadó nyilatkozata biztosítja.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerződés) kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a szerződések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatkozó, jogszabályokban és belső szabályokban foglaltakat.

Értelmező rendelkezések

2. § (1) Jelen utasítás alkalmazása során:

a) ügyletkód: a Forrás SQL-rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésű előirányzaton belüli részfeladat azonosítására szolgál. A részfeladat egy fejezeti kezelésű előirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetartozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített megfigyelése indokolt. Egy fejezeti kezelésű előirányzat részfeladatainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegű kiadási előirányzatot. A KHEM Igazgatás költségvetési rendszerében az ügyletkód az előirányzat felhasználására jogosult szakmai kezelőt (keretgazda szervezeti egységet) jelöli,

b) metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl. szerződés) jellemzőit, így különösen annak tartalmát és minőségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra.

(2) A szerződéstár kezelője a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály.

A szerződéskötés kezdeményezése

3. § (1) A szerződéskötési folyamat megindításakor – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a KHEM által vállalni tervezett kifizetés szerinti pénzösszeg rendelkezésre állásának megállapítása érdekében. Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője – a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály szükség szerinti megkeresése útján – felelős.

(2) A szerződés előkészítésének folyamatában – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – a lehetséges szerződéses partner(ek) felkutatása a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata:

a) amennyiben az adott szerződés értéke nem éri el a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy kívánatos, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner(ek) kiválasztása lehetőség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján történjen. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb.,

b) amennyiben az adott szerződés értéke eléri vagy meghaladja a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, úgy a szerződéses partner(ek) kiválasztása tekintetében a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak szerint, a közbeszerzésre irányadó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően kell eljárni.

(3) A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. A szerződés célszerűségéért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős.

(4) A (3) bekezdéstől eltérően a természetes személlyel, a KHEM személyi juttatásának terhére kötendő megbízási szerződés tervezetének előkészítése a Humánigazgatási Főosztály feladata. Ebben az esetben a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a szerződés megkötését a jelen utasítás 1. számú melléklete szerinti nyomtatvány alapján kezdeményezi a Humánigazgatási Főosztályon.

(5) Amennyiben rendelkezésre áll az adott szerződéstípusra vonatkozó minta, a szerződéstervezetet az intraneten közzétett standard szerződésminta alapján kell előkészíteni.

(6) Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is, illetve a szerződéstervezet előkészítésében a Jogi Főosztály – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján, szükség szerint – közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasításban, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályokban és belső szabályozásokban foglaltakat.

(7) A standard szerződésminták, szerződéstervezetek előkészítése során a szerződés tárgyát – amennyiben a feladat jellege ezt lehetővé teszi –részfeladatokra bontva kell meghatározni [2. § (1) bekezdés a) pont], ezzel segítve a kontrollingriportok előállítását és a feladatok nyomon követését, ütemezését.

A szerződések véleményezése

4. § (1) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az előkészített szerződéstervezet alapján a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat szerződéses adatlapon rögzíti. A szerződéses adatlap a szerződés szerződéstárba való felvételének alapvető információforrása, mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza.

(2) A szerződéses adatlap adatainak kitöltése – amelyekhez a szerződéstervezet és a hozzá kapcsolódó előkészítő feladatok részletes ismerete elengedhetetlen – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.

(3) A szerződéstervezetet és a szerződéses adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység elektronikusan (is) továbbítja:

a) a mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű vállalkozási vagy megbízási szerződés esetében a szerződés jogi szempontból történő véleményezése céljából a Közbeszerzési és PPP Főosztály és – a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakon túlmenően – a Jogi Főosztály részére is,

b) minden egyéb, az a) pont alá nem tartozó szerződés esetében jogi szempontból történő véleményezés céljából a Jogi Főosztály,

c) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében közbeszerzési szempontból történő véleményezés céljából a Közbeszerzési és PPP Főosztály,

d) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében költségvetési szempontból történő véleményezés céljából a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály

(a továbbiakban a Jogi Főosztály, a Közbeszerzési és PPP Főosztály és a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály együtt: véleményezők) részére.

(4) A véleményezők feladata a szerződéstervezet jogi, közbeszerzési és költségvetési szempontú felülvizsgálatán túl a szerződéses adatlapon – metaadatonként – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a véleményező illetőségébe tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes metaadatok tekintetében a szerződéses adatlap kitöltése is. A jogi és a közbeszerzési szempontú véleményezés gazdasági-célszerűségi megfontolásokra nem terjed ki.

(5) A véleményezők véleményüket változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerződéstervezet és a szerződéses adatlap elektronikus példányaiban rögzítik, majd azokat a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül elektronikus úton (is) visszaküldik. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a véleményezés kezdeményezésével egyidejűleg kérhet, megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő indokát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet. Ha a véleményezőnek nincs észrevétele, arról a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet a véleményezési határidőben kifejezetten tájékoztatni köteles.

(6) A vélemények visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten és a szerződéses adatlapon, továbbá a véleményezők nevének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának rögzítése a szerződéses adatlapon.

(7) Abban az esetben, ha a véleményezők vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a véleményezők és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontra nem jutnak. Amennyiben a szerződés megkötésének a véleményezők valamelyike jogszabályi akadályát látja, úgy a szerződés nem köthető meg.

(8) A vélemények átvezetését követően – és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a (7) bekezdésben foglaltaknak – a szerződéstervezetet és a szerződéses adatlapot nem szükséges ismételten megküldeni (visszamutatni) a véleményezők részére.

(9) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki a véleményezett szerződéstervezet alapján. A kötelezettségvállalási adatlap mintáját a 3. számú melléklet tartalmazza. A VIR részfeladatszintű kontrollingadat-szolgáltatásának biztosítása érdekében a kötelezettségvállalási adatlapon – a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban – rögzíteni kell a kapcsolódó ügyletkódokat. Az ügyletkódokról a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály tájékoztatja a szervezeti egységeket.

Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés költségvetési ellenjegyzése

5. § (1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlap, a szerződéstervezet és a véleményezők 4. § (5) bekezdése szerinti álláspontja alapján a Költségvetési Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály feladata a költségvetési ellenjegyzés.

(2) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által jóváhagyott kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá költségvetési ellenjegyzés céljából a szerződéstervezetet – mellékelve ahhoz a véleményezők 4. § (5) bekezdése szerinti álláspontját és a szerződéses adatlapot, – megküldi a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére, figyelembe véve az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban foglaltakat.

(3) Az ellenjegyzés során a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály meggyőződik a kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok és a szerződéstervezet adatainak egyezőségéről. Eltérés esetén egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik az adatok egyezősége érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.

(4) Az adatok egyezősége esetén a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL-rendszerben, majd a rendszerből kiadási kötelezettségvállalási bizonylatot nyomtat és azt – ellenőrzést követően – jóváhagyólag aláírja.

(5) Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi.

(6) A szükséges forrás rendelkezésre állását a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a kötelezettségvállalás ellenjegyzése útján a szerződéstervezet rendelkezésére bocsátott – szerződő felek száma szerinti plusz legfeljebb egy2 – példányán igazolja. Az ellenjegyző az ellenjegyzést vagy az ellenjegyzés megtagadásának tényét a kötelezettségvállalási adatlapon is rögzíti. Az ellenjegyzés megtagadását a kötelezettségvállalási adatlapon indokolni szükséges.

(7) Igazgatási előirányzat terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó – általános forgalmi adót nem tartalmazó – 5 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó szerződések esetén a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár előzetes egyetértése szükséges. Az egyetértés beszerzéséről a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály gondoskodik a kötelezettségvállalás ellenjegyzésének keretében. A gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár egyetértését a kötelezettségvállalási adatlapon aláírásával igazolja.

(8) Az ellenjegyzést követően a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szerződéstervezetet – a rendelkezésére bocsátott példányszámban – a kötelezettségvállalási adatlappal és a (2) bekezdés szerinti egyéb dokumentumokkal együtt 8 munkanapon belül visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.

(9) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt, valamint a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkárt.

A szerződés aláírása

6. § (1) A költségvetési ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.

(2) Amennyiben a szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés ellenjegyzett [5. § (6) bekezdés] példányainak felek által történő aláírásáról.

(3) A KHEM-mel szerződő fél(ek) részére a szerződés egy(-egy) aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.

(4) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá. Az aláírásra előterjesztett szerződéstervezet mellett a KHEM képviseletében a szerződést aláíró személy részére be kell mutatni a véleményezők 4. § (5) bekezdés szerinti álláspontját.

(5) A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását – értékhatárok szerint – a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jog-, illetve belső szabályok tartalmazzák.

(6) A felek által aláírt szerződés egy – KHEM-et illető – eredeti példányát, a jóváhagyott szerződéses adatlapot és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a szerződéstár kezelője részére.

(7) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, a szerződő felek által aláírt szerződés egy darab – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a Közbeszerzési és PPP Főosztály részére.

(8) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A–B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 157/D. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítéséről szóló utasításban meghatározottakon túlmenően valamennyi létrejött szerződés esetében köteles a 2. számú melléklet szerinti szerződéses adatlapot a szerződés létrejöttét követő 5 munkanapon belül a Kommunikációs Osztály részére megküldeni. A Kommunikációs Osztály a megküldött szerződéses adatlap alapján, annak kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül gondoskodik a szerződés típusának, tárgyának, a szerződő felek megnevezésének, időtartamának, továbbá pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a szerződés értékének a KHEM honlapján történő közzétételéről.

(9) Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles erről a kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályt és a Közbeszerzési és PPP Főosztályt. A kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden indokát, és ezt aláírásával kell igazolnia.

A szerződések nyilvántartásba vétele, megőrzése

7. § (1) A szerződéstár kezelője a felek által aláírt szerződés, a szerződéses adatlap és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:

a) a szerződéses adatlap, a kötelezettségvállalási adatlap és a szerződés egy eredeti példányának – egy file-ban történő – digitalizálásáért;

b) a szerződés egy eredeti példányának a szerződéstár – erre a célra fenntartott – irattárába helyezéséért és a művelet iratkezelési rendszerben – az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak szerint – történő rögzítéséért;

c) a file (digitalizált szerződés, a szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap) szerződéstárban történő archiválásáért, a kapcsolódó metaadatok rögzítéséért és a szerződéses adatlapon szereplő adatoknak megfelelő jogosultságok beállításáért a 8. §-ban meghatározottak szerint.

(2) A vélemények dokumentálása az irattárban történik. Az ügyiratba helyezendő továbbá minden, a teljesítéshez kapcsolódó dokumentum (teljesítési igazolás) és – amenynyiben van ilyen – a szakértő által elvégzett munka kézzelfogható eredménye is.

(3) A szerződés a szerződéstárban csak akkor vehető nyilvántartásba, ha a 6. § (8) bekezdése szerinti adatok közzététele a KHEM honlapján megtörtént.

Szerződéstár kezelése, jogosultsági rendszer

8. § (1) A szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (szerződéses adatlap, kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A szerződéstár üzemeltetéséért a szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséről a KHEM informatikai feladatai ellátásáért felelős szervezeti egység, szervezet vagy más személy gondoskodik, azzal, hogy a teljesítésért a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár titkársága felelős.

(2) A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:

a) a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének/a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek,

b) az a) pontban meghatározottak vezetőjének (felsővezető),

c) a szakmai teljesítés igazolására jogosult munkatársnak,

d) a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály írásban kijelölt munkatársainak,

e) a Jogi Főosztály írásban kijelölt munkatársainak és

f) a Közbeszerzési és PPP Főosztály írásban kijelölt munkatársainak.

(3) A (2) bekezdés d)–f) pontja szerinti kijelölés az ott meghatározott szervezeti egység vezetőjének feladata, azzal, hogy a kijelölt munkatárs – a (4) és (5) bekezdésben foglalt kivétellel – a szerződéstár teljes vagy a kijelölésben kifejezetten meghatározott adattartalmának megismerésére jogosult. A (2) bekezdésben meghatározott személyeken túl a szerződéstárhoz olvasási jogot, a szerződéstárhoz való hozzáférést a szerződéstár kezelője a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetője/a kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló) vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.

(4) A szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló utasítás (titokvédelmi szabályzat) tartalmazza.

(5) A minősített szerződések esetében a (4) bekezdésben meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.

(6) A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni.

(7) A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a szerződéstár kezelőjének a szerződéstárban rögzítenie kell a következő metaadatokat:

a) azonosító (a szerződéstár által felkínált és nyilvántartott egyedi azonosító; a módosítás egyedi sorszámhoz rendelése és a módosítás verziójának jelölése a szerződéstár kezelőjének a feladata);

b) kötelezettségvállalás azonosítója;

c) iktatószám;

d) szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megnevezése;

e) kötelezettségvállaló neve;

f) szakmai teljesítésigazoló neve;

g) a KHEM szerződő (külső) partnere(i);

h) szerződés típusa;

i) szerződés tárgya;

j) szerződéskategória (témakör);

k) szerződés összege (bruttó) [kötelezettségvállalás teljes összege, nettó összeg + áfa];

l) szerződés összege (nettó) [áfa nélküli összeg];

m) szerződés felek általi aláírásának napja;

n) szakmai teljesítés véghatárideje;

o) egyedi támogatási szerződés esetén a támogatási program megvalósításának helye;

p) minősítés;

q) közbeszerzés ténye;

r) közbeszerzésre vonatkozó megjegyzés.

A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések teljesítésigazolása

9. § (1) Költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt – a szerződésben való feltüntetés útján – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.

(2) A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.

(3) Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést a jelen utasítás 4. számú mellékletében található „Teljesítésigazolás” elnevezésű nyomtatvány rovatainak kitöltése és aláírása útján igazolja – ha értelmezhető a szerződés szerinti teljesítési összesítő alapján – és a nyomtatvány egy példányát a KHEM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.

(4) A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi.

(5) A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi a jelen utasítás 4. számú mellékletében található, a „Teljesítésigazolás” rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány KHEM-et illető példánya „Kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján. Amennyiben – az összeghatárra tekintettel – a miniszter a kötelezettségvállaló, úgy a kifizetés engedélyezője a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység szakmai felügyeletét gyakorló felsővezető. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)öszszeget.

(6) Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.

(7) A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt – az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak betartásával – továbbítja a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére.

(8) Amennyiben támogatási szerződés – jog- vagy belső szabály alapján – előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 4. számú melléklet szerinti nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak értelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére történő továbbításáról.

Érvényesítés, utalványlap ellenjegyzése,
utalványozás

10. § A teljesítésigazolást követően, a kifizetendő számlát a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, ellenjegyzésre és utalványozásra vonatkozó belső szabályozásokban rögzített eljárásrend szerint jár el.

A szerződés módosítása, teljesítés nélkül történő megszűnése

11. § (1) A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, azzal a különbséggel, hogy a szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.

(2) Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a véleményezőket – a 4. § (3) bekezdésében meghatározott véleményezési rendnek megfelelően – a szerződés megszüntetésébe a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján be kell vonni.

(3) A (2) bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.

A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés lezárása

12. § (1) A szerződés teljes körű szakmai és pénzügyi teljesítését követően a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a szerződés lezárásáról.

(2) A szerződés lezárását a – 5. számú mellékletben szereplő – kötelezettségvállalás lezárása nyomtatvány kitöltése útján kell igazolni, és azt a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére kell továbbítani.

(3) A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.

(4) A KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak alapján a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési és PPP Főosztályt tájékoztatni.

(5) Tanulmány megrendelésére irányuló szerződés esetében a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés eredményeként létrejött tanulmány átvételét követően annak egy – akár másolati – példányát dokumentációs célból, az abban foglaltak célratörő és minél szélesebb körű hasznosítása érdekében köteles a KHEM könyvtárának megküldeni.

Záró rendelkezések

13. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit az ezt követően indított szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.

(2) A 8. § (2) bekezdés d)–f) pontjában megjelölt munkatársak kijelöléséről az ott megjelölt szervezeti egységek vezetői a szerződéstár 8. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetését követő 30 napon belül gondoskodnak.

(3) A szerződéstár 8. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetéséig a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály – a 6. § (6) bekezdése alapján kézhez vett szerződésekről – a szerződéses adatlap tartalmának megfelelő analitikát vezet.

(4) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló 13/2008. (HÉ 52.) KHEM utasítás 4. §-ának 1.4.2. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

[A KHEM-ben kötelezettségvállalásra jogosult:]

„1.4.2. ügyrendileg hozzátartozóan
– az államtitkár, a kabinetfőnök, a felügyeletet gyakorló szakállamtitkár – a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár egyetértésével – nettó 40 millió forint értékhatárig,
– a főosztályvezető, a főosztályvezetői juttatásra jogosult vezető – a kabinetfőnök, illetve a felügyeletet gyakorló szakállamtitkár és a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár egyetértésével – nettó 25 millió forint értékhatárig,
– a főosztályvezető, a főosztályvezetői juttatásra jogosult vezető – a kabinetfőnök, illetve a felügyeletet gyakorló szakállamtitkár egyetértésével – nettó 5 millió forint értékhatárig.”

(5) A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az államháztartásról szóló törvény, a számvitelről szóló törvény, a közérdekű adatok közzétételére vonatkozó kötelezettség a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló törvény (üvegzsebtörvény), a közbeszerzésekről szóló törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló kormányrendelet, a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasítás, a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasítás, az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A–B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 157/D. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítésének szabályairól szóló utasítás, továbbá az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozás előírásait kell alkalmazni.

1. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz



Természetes személlyel történő megbízási szerződés kezdeményezése

Iktatószám: KHEM_SZERZ/

/200..


A KHEM szerződő (külső) partnere:

 

Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység:

 

Kötelezettségvállalásra jogosult vezető:

 

Szakmai teljesítésigazoló:

Szerződés tárgya, ellátandó feladatok:

 

Szerződés időtartama:

Kapcsolattartó személy megnevezése:

 

Szerződés összege1:

egyszeri/
több részletben (az alábbiak szerint)

…………………………………    ………………………… Ft

…………………………………    ………………………… Ft

havi:     bruttó ……………… Ft

 

Összesen:      bruttó …………….. Ft


1 Megfelelő aláhúzandó.

A szerződés megkötését a fenti feltételekkel javaslom:


………………………………….
szerződéskötést kezdeményező
szervezeti egység vezetője

Budapest, 200... ………………

A szerződés megkötését támogatom:



………………………………….
felügyeletet gyakorló vezető

Budapest, 200... …………………

A pénzügyi fedezet rendelkezésre áll/nem biztosított1:

    ……………………………………………
gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár

Budapest, 200... ……………

2. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz



Szerződéses adatlap

Az adatlap és szerződéstervezet KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

A KHEM SZERZŐDÉSSEL ÉRINTETT SZERVEZETI EGYSÉGEI, MUNKATÁRSAI

Szerződéskötést kezdeményező
szervezeti egység:

[szervezeti egység neve]

Kötelezettségvállaló:

[név] [státus]

Szakmai teljesítésigazoló:

[név] [státus]

További érintett munkatárs(ak),
akik számára olvasási jogosultság
biztosítandó a szerződéstárhoz

[név/nevek] [státus(ok)]

SZERZŐDÉS-ALAPADATOK

Kötelezettségvállalás azonosítója:

[szám]

A KHEM szerződő (külső) partnere:

[név/nevek]


Szerződés típusa1:

❑ egyedi támogatás

❑ megbízás

❑ megbízási szerződés természetes személlyel

❑ vállalkozás

❑ adásvétel (ide értve a szállítási szerződést is)

❑ bérleti szerződés

❑ koncessziós szerződés

❑ közhasznú szerződés [Ptk. 59. § (1) bekezdés]

❑ pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó megállapodás

❑ egyéb szerződés

Szerződés kategória (témakör)2

❑ árubeszerzés

❑ szolgáltatás

❑ építési beruházás

❑ építési koncesszió

❑ szolgáltatási koncesszió

❑ ingatlanbérlet

❑ gépjárműbérlet

❑ egyéb tanácsadás

❑ informatika

❑ PPP (Public Private Partnership)

❑ egyéb

Szerződés tárgya:

[a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása]

Szerződés összege3:

nettó: [összeg] [pénznem]

bruttó: [összeg] [pénznem]

Szerződés felek általi aláírásának
napja:

[dátum]

A szakmai teljesítés véghatárideje:

[dátum] vagy [határozatlan]

Egyedi támogatási szerződés esetén
a támogatási program megvalósítási helye:

[helyszín(ek)]

Szerződés minősítése4:

❑ nem minősített ❑ üzleti titok ❑ államtitok ❑ szolgálati titok

Közbeszerzés5:

❑ Igen ❑ Nem

Amennyiben nem közbeszerzés,
annak indoka:

❑ közbeszerzési értékhatár alatti beszerzés (árubeszerzés/szolgáltatás megrendelése /építési beruházás/építési vagy szolgáltatási koncesszió)

❑ egyedi támogatás

❑ közbeszerzési értékhatárt elérő, hatályos közbeszerzési törvény (Kbt.) által meghatározott valamely kivétel hatálya alá tartozó árubeszerzés/szolgáltatás megrendelése/építési beruházás/építési vagy szolgáltatási koncesszió

A Kbt.-kivételt meghatározó vonatkozó jogszabályhely megjelölése:

[jogszabály megjelölése]

[szakasz] [bekezdés] [pont]

MÓDOSÍTÁS

Módosításra került szerződés azonosítója:

Módosításra került szerződés iktatószáma:

Megjegyzés: [a módosítás oka, körülményei, lényege]


1 A szerződés a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt típusa tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – a jogi véleményező állást foglal.

2 A szerződés a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt kategóriája/kategóriái tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – a jogi véleményező állást foglal.

3 Azon teljes nettó/bruttó összeg, amely a szerződés alapján a szerződés hatálya alatt legfeljebb kifizethető, és amely összeg a FORRÁS SQL-rendszerben elkülönítésre került.

4 A szerződés szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt minősítése tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – a jogi véleményező állást foglal.

5 A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt alternatíva tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – és a Kbt. hivatkozott szakaszának helytállósága kapcsán a véleményezés során a Közbeszerzési és PPP Főosztály állást foglal.



Véleményezés

Név

Dátum

Iktatószám

Jogi

 

 

 

Közbeszerzési

 

 

 

Költségvetési

 

 

 

Budapest, [dátum]


[aláírás]

Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység
vezetője
[név]

3. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz



Kötelezettségvállalási adatlap

Az adatlap és szerződéstervezet KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ADATAI

Kötelezettségvállalás azonosítója1:

[azonosító]

A KHEM szerződő (külső)
partnere(i):

[név/nevek]

Szerződő fél (felek) székhelye
(lakóhelye):

[cím(ek)]

Szerződő fél (felek) adószáma
(adóazonosító jele):

[adószám(ok)/adóazonosító jel(ek)]

Szerződő fél (felek) bankszámla-
száma:

[a KHEM kifizetését fogadó bankszámlaszám(ok)]

Szerződés tárgya:

[a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása]

Forrás:

❑ tárgyév

❑ [év megjelölése] évi maradvány

❑ egyéb

Kiadási előirányzat megnevezése:

[előirányzat neve]

ÁHT azonosító: [azonosító]

Szerződés összege2:

Nettó: [összeg] [pénznem]

Bruttó: [összeg] [pénznem]

TELJESÍTÉSI ADATOK

Szakmai teljesítés(ek)
határideje

Nettó összeg

Áfa

Bruttó összeg

Pénzügyi teljesítés
időpontja

Ügyletkód

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1 A Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály tölti ki a kötelezettségvállalás ellenjegyzése során, az adatlap szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek való visszaküldése előtt.

2 Azon teljes nettó/bruttó összeg, amely a szerződés alapján a szerződés hatálya alatt legfeljebb kifizethető, és amely összeg a FORRÁS SQL-rendszerben elkülönítésre került.


Kötelezettségvállalás ellenjegyzése (Költségvetési Főosztály)

Ellenjegyző neve, beosztása:

Ellenjegyzés dátuma:

Ellenjegyző aláírása:

Ellenjegyzés eredménye:

❑ Forrás rendelkezésre áll

❑ Ellenjegyzés megtagadva

Ellenjegyzés megtagadásának indoka:



Egyetért:

Budapest, [dátum]

 

Budapest, [dátum]

………………………………………………………

 

………………………………………………………

[gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár] és [szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető]3

 

Kötelezettségvállalásra jogosult vezető
[név] [státus]


3 Értékhatártól, kötelezettségvállalótól és előirányzattól (Igazgatás/fejezeti kezelésű előirányzat) függően:

– fejezeti kezelésű előirányzatok esetén nettó 25 M Ft-ig nem szükséges egyetértés, 25–100 M Ft között a gazdasági SZÁT egyetértése szükséges, 100 millió Ft felett a szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető és a gazdasági SZÁT egyetértése is szükséges,

– igazgatás költségvetése esetén nettó 5 M Ft-ig a szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető egyetértése, nettó 5–25 M Ft-ig a gazdasági SZÁT és a szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető egyetértése, 25 M Ft felett a gazdasági SZÁT egyetértése szükséges.



Szerződés aláírása meghiúsult:

Meghiúsulás indoka:


………………………………………………………
Kötelezettségvállalásra jogosult vezető

[név] [státus]

Budapest, [dátum]

4. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz



Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése

A teljesítésigazolás KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

TELJESÍTÉSIGAZOLÁS

ALAPADATOK

A KHEM szerződő (külső) partnere(i): [név/nevek]

Köt.váll. azonosító1:

Szerződés tárgya: [a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása]

 

Kötelezettségvállaló

Teljesítésigazoló

Ügyintéző

Szervezeti egység megnevezése:

 

 

 

Név:

 

 

 

Beosztás:

 

 

 

KIFIZETÉS FORRÁSA:

Az előirányzat megnevezése:

ÁHT-azonosító:


1 A számlán szerepeltetni kell!

Forrás: ❑ tárgyév ❑ [év megjelölése]. évi maradvány

A szerződés ezen pénzügyi teljesítés
után még kifizethető része (Ft vagy ………..… ) :

Nettó: [összeg] [pénznem]

Bruttó: [összeg] [pénznem]


Teljesítés/támogatás tartalma

Teljesítés dátuma

Ügyletkód1

Összege (Ft vagy a megfelelő devizanem megjelölése)

 

 

 

nettó

áfa

bruttó

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Összesen:

 

 

 


A teljesítést, a feladat szakszerű elvégzését, a szolgáltatás teljesítését/a támogatás kifizetésének jogosságát igazolom.

Budapest, [dátum]    …………………………………………
    Teljesítésigazoló aláírása
    [név] [státus]

 

 

Kifizetés engedélyezése

 

Az alábbi számla(számlák) kifizetését a szerződés [vonatkozó szerződéses pont(ok)] pontja(i) alapján engedélyezem.

 

Budapest, [dátum]    …………………………………………
Mellékletek: ❑[x] db számla ❑ számlaösszesítő    Kötelezettségvállaló aláírása
    [név] [státus]

5. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz



Kötelezettségvállalás lezárása

A kötelezettségvállalás lezárásának KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

ALAPADATOK

 

Kötelezettségvállaló

Teljesítésigazoló

Ügyintéző

Szervezeti egység megnevezése:

 

 

 

Név:

 

 

 

Beosztás:

 

 

 

KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ADATAI

Köt.váll. azonosító:

ÁHT azonosító:

A KHEM szerződő külső partnere(i) megnevezése: [név/nevek]

Szerződés tárgya: [a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása]

A PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSRE VONATKOZÓ ADATOK:

Szerződés teljes bruttó összege: [összeg] [pénznem]

A szerződés terhére kifizetett bruttó összeg: [összeg] [pénznem]

A szerződésben fennmaradt összeg, amely lezárható:

Nettó:

[összeg] [pénznem]

Bruttó:

[összeg] [pénznem]

Visszafizetés esetén, annak összege:

Nettó:

[összeg] [pénznem]

Bruttó:

[összeg] [pénznem]

Visszafizetés esetén annak indokolása:

 

KIFIZETÉS FORRÁSA:

Forrása:

❑ Tárgyév ❑ Tárgyévi maradvány ❑ [év megjelölése] évi maradvány

Az előirányzat megnevezése:

Ügyletkód(ok):


Alulírott nyilatkozom, hogy a fent nevezett kötelezettségvállalásra további pénzügyi teljesítést nem kezdeményezek, a szerződés lezárható.


Budapest, [dátum]

…………………………………………
szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység
vezetője
[név]

1

Az utasítást a 20/2010. (V. 7.) KHEM utasítás 14. § (1) bekezdése hatályon kívül helyezte 2010. május 8. napjával.

2

A KHEM-et ebben az esetben az aláírt szerződésekből 2 példány illeti meg: 1 példány a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet (ügyirati példány), 1 példány a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályt (szerződéstár).

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére