Műveletek

Akadálymentes nézet Bezárás
  • Tartalom

2/2009. (I. 30.) KüM utasítás

2/2009. (I. 30.) KüM utasítás

a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról*

2009.01.01.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (1) bekezdése, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével a Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan – a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet és a Magyar Országos Levéltár egyetértésével az alábbi utasítást adom ki:

1. Az utasítás hatálya kiterjed a Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire (központi egységeire) valamint a Magyar Köztársaság diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire (külképviseletek).

2. A Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás melléklete tartalmazza.

3. Jelen utasítás 2009. január 1-jén lép hatályba. Ezzel egyidejűleg hatályát veszítik a Külügyminisztérium Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 3/1999. KüM utasítás alábbi fejezetei:
a) az I. fejezet (A külügyminisztérium iratkezelésének általános szabályai);
b) a II. fejezet (A központi szervezeti egységek iratkezelése nem minősített iratok vonatkozásában);
c) a IV. fejezet (Külképviseletek iratkezelése) 27. pontjának (1), (4) bekezdése, a 28. pontjának (1), (3), (4), (5), (6), (7) bekezdése, a 29. pontjának (1), (2) bekezdése, a 32. pontjának (1), (2), (3) bekezdése, a 34. pontjának (1), (2) bekezdésének a), b), e) pontja, a 35. pontjának (1) bekezdése, a 36. pontja, valamint a 37. pontja.


Dr. Göncz Kinga s. k.,
külügyminiszter

Melléklet a 2/2009. (I. 30.) KüM utasításhoz

A Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. fejezet

Általános rendelkezések

Értelmező rendelkezések

1. Ezen Iratkezelési Szabályzat alkalmazása során:

Adat:

a számítástechnikában adatnak minősül minden olyan információhalmaz, amely egy meghatározott formátumban egyszerűen és kényelmesen továbbítható, illetve alkalmazható;

Adatbázis:

az adatok rendszerezett gyűjteményét jelöli, amely ezáltal könnyen értékelhetővé, használhatóvá és frissíthetővé válik;

Adatbiztonság:

az informatikai (adattároló és feldolgozó) rendszer állapota, amelyben az adatok elvesztésének, illetve megsemmisülésének kockázata különböző intézkedésekkel elviselhető mértékűre csökkenthető. Ez az állapot olyan nemzetközi szabványokon alapuló előírások és megelőző biztonsági intézkedések betartásának eredménye, amelyek az információk elérhetőségét, sérthetetlenségét és megbízhatóságát érintik. Az adatok technikai védelmét jelenti;

Adatvédelem:

az adatok jogi értelemben vett (törvényekkel, szabályzatokkal való) védelmét jelenti;

Aláírás-ellenőrző adat:

olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ;

Aláírás-létrehozó adat:

olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ;

Aláírás-létrehozó eszköz:

olyan hardver-, illetve szoftvereszköz, melynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza;

Aláíró:

az a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult;

Alszámos iktatás:

az ügyben elsőként keletkezett vagy érkezett irat iktatószámának alszámain kerülnek iktatásra az ügyre vonatkozó további iratváltások;

Archiválási szolgáltató:

törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató;

Átadás:

irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

Átadás-átvételi jegyzék:

az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

Átadó ív:

az iratok átadását-átvételét igazoló ív. Az átadóívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni;

Átmeneti irattár:

a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;

Besorolás:

az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően;

Besorolási séma:

az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategóriastruktúra;

Biztonságos aláírás-
létrehozó eszköz:

törvénybe foglalt követelményeknek eleget tevő aláírás-létrehozó eszköz;

Betekintési engedély

az állami vagy közfeladat végrehajtása érdekében a minősítő által adott írásbeli meghatalmazás a minősített adattal való korlátozott rendelkezésre, a jogosult nevének, a minősített adattal kapcsolatos egyes jogosítványainak a minősített adattal való rendelkezés feltételeinek feltüntetésével.

Betekintési jogosultság:

Meghatározott minősítési jelölésű államtitkot tartalmazó és különleges iratba meghatározott terjedelemben való betekintés joga a szervezeti egység vezetőjének felhatalmazása alapján

Bezúzás:

Az a munkafolyamat, amelyben a kiselejtezett papír alapanyagú iratot, papírhulladékot stb. papírszeletelő, papírzúzó, papírőrlő géppel megsemmisítjük.

Bordereau:

a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására

Csatolás:

iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

Digitális aláírás:

digitális adatok hitelesítésére szolgáló kódsorozat, amely matematikai algoritmussal készített, és a titkos üzenetek végéhez csatolt. Lehetővé teszi, hogy minden digitálisan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenet sértetlenségét. A küldő privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentumfüggő, azaz, ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben, akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza;

Dokumentum:

egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum;

Elektronikus aláírás ellenőrzése:

az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítésszolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány-visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával;

Elektronikus aláírás érvényesítése:

annak tanúsítása minősített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt;

Elektronikus aláírás felhasználása:

elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése;

Elektronikus aláírás:

elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

Elektronikus aláírási termék:

olyan szoftver vagy hardver, illetve más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevő, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, valamint elektronikus aláírások, illetőleg időbélyegző készítéséhez vagy ellenőrzéséhez használható;

Elektronikus dokumentum formátuma:

elektronikus dokumentum formátumának tekintendő az a műszaki előírás, amely az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének biztosítása céljából összefüggő módon rögzíti
a) meghatározott felhasználási célú elektronikus dokumentumfajta egyes műszaki jellemzőit, felépítését vagy adatszerkezetét, ideértve az elektronikus dokumentum informatikai rendszerek közötti kicserélésének feltételeit és eljárását is, vagy
b) az elektronikus dokumentumot tároló elektronikus adathordozóval szemben támasztott követelményeket;

Elektronikus dokumentum:

elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

Elektronikus hitelesítés:

az elektronikus aláírás-hitelesítés szolgáltatás keretében a hitelesítésszolgáltató azonosítója az igénylő személyét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változtatások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információt;

Elektronikus irat:

számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak;

Elektronikus másolat:

valamely papír alapú dokumentumról a rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest;

Elektronikus okirat:

olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magában;

Elektronikus tájékoztatás:

olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet;

Elektronikus út:

az eljárási cselekmények elektronikus adatfeldolgozást, tárolást, illetőleg továbbítást végző vezetékes, rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése;

Elektronikus ügyintézés:

a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége;

Elektronikus visszaigazolás:

olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;

Elektronikusan aláírt irat:

törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;

Elektronikusan történő aláírás:

elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;

Előadói ív:

az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;

Előírat:

az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye;

Előírt formátum:

az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló rendeletben előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni;

Előzményezés:

az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni;

Elsődleges besorolási séma:

a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv;

Érkeztetés:

minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének; az érkeztetés dátumának és könyvelt postai azonosítójának(különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele,

Érkeztetőkönyv (Zsírókönyv, osztály-
nyilvántartókönyv):

Az egyes szervezeti egységeken keletkezett, illetve oda rendeltetésszerűen érkező iratok érkeztető/nyilvántartó könyve.

Érkeztetőszám
(Zsírószám, osztály-
nyilvántartókönyv szám):

A szervezeti egység érkeztetőkönyvéből (az ott keletkezett és oda érkező iratok nyilvántartó könyvéből) kapott (évente eggyel kezdődő) sorszám, az iratnak a szervezeti egységhez kötött egyedi nyilvántartási száma. Tartalmazza az érkezett küldemény sorszámát, küldőjét, a küldemény postai azonosítóját.

Érvényességi lánc:

az elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenőrző adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, visszavonására vonatkozó információk, valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikusaláírás- ellenőrző adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás, illetve időbélyegző, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt;

Expediálás:

az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;

Feladatkör:

azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás:

elektronikus aláírás, amely
– alkalmas az aláíró azonosítására,
– egyedülállóan az aláíróhoz köthető,
– olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak,
– a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető;

Főnöki levél:

Olyan levél ill. küldemény,amely a misszióvezető és a központ közötti közvetlen kapcsolattartást szolgálja, és amelybe a küldőn és a címzetten kívül senki sem tekinthet bele. Esetleges minősítéséről és küldésének módjáról a misszióvezető dönt;

Futárindító

a futárokat úti-, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Futár és Repülésbiztonsági Osztály munkatársa. Ő sokszorosíthatja a területi főosztály által készített futárösszefoglalót;

Gépi adathordozó:

külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél–hivatal, illetve a hivatal–ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

Hatáskör:

az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni;

Hitelesítési rend:

olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára;

Hivatkozási szám:

a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

Hozzáférési jogosultság:

meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

Időbélyegzési rend:

olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely időbélyegző felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára;

Időbélyegzés:

a szolgáltató az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz időbélyegzőt kapcsol;

Időbélyegző:

elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

Iktatás:

az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;

Iktatókönyv:

olyan hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

Iktatószám:

olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;

Illetéktelen személy:

aki az adat megismerésére nem jogosult.

Információbiztonság:

azon humán, technikai és eljárási feltételek, amelyek szavatolják, hogy az információ csak az arra jogosultak számára legyen hozzáférhető, valamint az információ sértetlenségét és rendelkezésre állását;

Informatikai célrendszer:

a hatóság által elektronikus ügyintézés nyújtása céljából igénybe vett informatikai eszközök (szoftver- és hardvereszközök) összessége, amelyek a közigazgatási hatósági eljárásban az ügyféllel vagy más hatósággal kapcsolatot tartanak, vagy amelyek a közigazgatási hatósági üggyel kapcsolatos adatot kezelnek;

Interaktív szolgáltatások:

az egyszerű tájékoztatáson túlmenő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőrendszerek, tematikus tájékoztatók, amelyek csak az ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapján;

Irat:

valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

Iratkezelés:

az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység;

Iratkezelési szabályzat:

a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv;

Iratkezelési szoftver:

az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere;

Iratkezelő:

az ügyiratok kezelésével megbízott személy;

Iratkölcsönzés:

az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;

Irattá nyilvánítás:

az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;

Irattár:

az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;

Irattárba helyezés:

az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;

Irattári anyag:

rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

Irattári terv:

A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári tervet a Külügyminisztérium a Magyar Országos Levéltár és a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jóváhagyásával adja ki.

Irattári tétel:

Az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

Irattári tételszám:

Az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód. A selejtezhetőség meghatározása a tételszámok alapján történik.

Irattári tételszámmal való ellátás:

az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

Irattározás:

az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

Kapcsolatos szám:

ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez;

Képi megfelelés:

az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papír alapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

Kézbesítés:

a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

Kezdőirat

az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata.

Kezelési feljegyzések:

az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

Kiadmány:

a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

Kiadmányozás (kiadványozás):

a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel);

Kiadmányozó:

a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

Kijelölt tanúsító szervezet:

olyan jogszabály által kijelölt szervezet, amely megfelelőségértékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében;

Konszignáció:

futárposta-összesítő jegyzék, küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista;

Közfeladatot ellátó szerv:

az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;

Közirat:

a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

Közlevéltár illetékessége (illetékességi köre):

a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan a törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár a törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni;

Közlevéltár:

a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

Központi irattár:

a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;

Küldemény bontása:

az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

Küldemény:

az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyagot, sajtótermék, elektronikus szemét – amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

Scriptament :

A Külügyminisztérium iktatási, ügyirat-nyilvántartási rendszere. A Külügyminisztérium iratkezelési szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minősített (azaz adminisztratív, nyílt és nem nyilvános) iratok jellemzőit, illetve magukat az elektronikus formában létező iratokat (e-irat) is tárolja.

Láttamozás:

az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;

Lenyomat:

olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amelynek képzése során a használt eljárás (lenyomatképző eljárás) a képzés időpontjában teljesíti a következő feltételeket:
a) a képzett lenyomat egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból;
b) a képzett lenyomatból az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés;
c) a képzett lenyomat alapján az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges olyan elektronikus dokumentum utólagos létrehozatala, amelyre alkalmazva a lenyomatképző eljárás eredményeképp az adott lenyomat keletkezik;

Levéltár:

a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

Levéltárba adás:

a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

Levéltári anyag:

az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

Levéltári gyűjtőkör:

a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol);

Levéltári kutatás:

a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében;

Magánirat:

a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;

Maradandó értékű irat:

a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

Másodlat:

az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;

Másolat:

az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

Másolatkészítő rendszer:

a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese;

Megsemmisítés:

a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése;

Mellékelt irat:

az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;

Melléklet:

valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

Metaadat:

strukturált vagy félig strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került;

Mutatózás:

a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél;

Naplózás:

az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása;

Nyilvános magánlevéltár:

a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a törvényben foglalt követelményeknek;

Nyilvánosságra hozatal:

a minősített adatnak a titokbirtokos hatásköréből kikerülő meghatározatlan körben, mindenki részére biztosított megismerhetővé, hozzáférhetővé tétele;

Nyílt P-irat:

a központban vagy a külképviseleten keletkezett, nem minősített információt hordozó titokvédelmi szempontból védettséggel nem rendelkező adatátviteli csatornán továbbítható P-irat;

Nyílt P-távirat:

jellemzően a külképviseleten keletkező nem minősített információt tartalmazó, nem védett adatátviteli csatornán továbbított nyílt P-irat távirati formában elkészített változata;

Nyílt távirat:

a Scriptament-rendszerben a központ és a külképviselet között meghatározott távirati formában továbbított nem minősített irat;

Osztott iktatás:

a központi irodában, de belső hivatali egységenként, vagy a belső hivatali egységnél önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikusan történő iktatás;

Papír alapú dokumentum:

a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

Papír alapú közokirat:

papír alapú dokumentumba foglalt, a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény szerinti közokirat;

P-irat, azaz politikai irat:

a diplomáciai információs politika tartalmi és formai követelményeknek megfelelő tartalmú és formájú, a diplomáciai információs rendszerben jellemzően elektronikusan továbbított és tárolt diplomáciai információ.

Raktári egység:

a levéltári anyagnak a raktári rendszerezés, illetve rendezés vagy tagolás során kialakított része, a raktári épületnek és helyiségnek, valamint a tárolás eszközeinek megfelelően;

Savmentes doboz

lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;

Selejtezés:

a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

Személyes adat:

a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak;

Szerelés:

ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;

Szerv:

valamennyi közfeladatot ellátó jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;

Szervezeti és működési szabályzat:

a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket;

Szignálás:

az ügyben eljárni illetékes hivatali egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

Szolgáltató:

elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet;

Tanúsítás:

olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, jogszabály alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver megfelel a külön jogszabásban előírt követelményeknek;

Tanúsítvány:

a hitelesítésszolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget;

Tartalmi megfelelés:

az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papír alapú dokumentum – a joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést;

Továbbítás:

az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;

Ügyintézés:

valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

Ügyintéző:

az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

Ügyirat:

egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

Ügyiratdarab:

az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;

Ügykör:

a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;

Ügyvitel:

a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

Vegyes iktatás:

részben központilag, részben hivatali egységenként történő iktatás;

Vegyes ügyirat:

papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.



Az iratkezelés szervezete a központban

2. A Külügyminisztérium (a továbbiakban: KÜM) hivatali egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el. A vegyes iratkezelés a Külügyminisztérium esetében speciális, a központban teljes egészében elektronikus módon, közös adatbázisba, de diszlokált munkahelyeken történik az iktatás, míg a külképviseleteken az iktatás manuálisan történik. Az iratkezelés azonos iktatási, kezelési és irattározási alapelvek alapján működik mind a központban, mind a külképviseleteken az iratkezelés a három egymástól elkülönített iratkezelési egységben: a nemzeti iratok, az EU-iratok és a NATO-iratok iratkezelési rendszerében. A KÜM hivatali egységei az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása azonban központilag történik. A hálózati formában működő számítógépes iratkezelés is a fenti struktúrát követi.

A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, a Humán Erőforrások Főosztálya, a Protokoll Főosztály, valamint a KÜM Rejtjelfelügyelet önálló iktatási joggal rendelkezik. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelő rendszer (KIR-3, angol rövidítésében CIS3) működését a Konzuli Kézkönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv előírásai határozzák meg.

A minősített iratok kezelésére vonatkozó eltérő szabályokat a Külügyminisztérium Titokvédelmi Szabályzata, a külügyminiszter 12/203 sz. utasítása a Védett Külügyi Hálózat használatáról, valamint a gazdasági és igazgatási helyettes államtitkár 4/2004 sz. ügyvitelei rendelkezése a Védett Külügyi Hálózat igénybevételének biztonsági szabályairól határozza meg.

A NATO- és EU-iratok kezelését szabályozza a külügyminiszter 9/2004 sz. utasítása, a 21/2006 KÜM sz. utasítása a Magyar Köztársaság EU Központi Nyilvántartója valamint a Külügyminisztérium minősített EU-információk védelmére vonatkozó Biztonsági Szabályzatáról, a külügyminiszter 22/2006. KüM utasítása a Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma minősített NATO-, NYEU-adatok védelmére vonatkozó Biztonsági Szabályzatáról, továbbá a külügyminiszter 23/2006. KüM utasítása a Magyar Köztársaság Központi EU Nyilvántartójának, valamint a Külügyminisztérium helyi NATO-NYEU és EU Nyilvántartójának Intézkedési Tervéről.



Az iratkezelés felügyelete

3. A külügyminiszter meghatározza a KÜM iratkezelésének előírásait, gondoskodik az iratkezelés személyi, tárgyi és szervezeti feltételeinek kialakításáról, biztosítja az ügyintézés, iratkezelés szabályainak megtartását.

4. A KÜM iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét a Dokumentációs Főosztály (továbbiakban: DF) főosztályvezetője látja el,

a) gondoskodik az Iratkezelési Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről és betartásáról a központban és a külképviseleteken; évente tájékoztatja a szerv vezetőjét a lefolytatott ellenőrzés eredményéről.

b) intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén gondoskodik az Iratkezelési Szabályzat módosításáról;

c) az iratkezelést végző(k), vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről, valamint a TÜK-kezelők képzéséről és vizsgáztatásáról;

d) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszerek kialakításáról és működtetéséről, az ahhoz tartozó jogosultsági rendszer kialakításáról;

e) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról;

f) a központi irattár működéséről és a maradandó iratok levéltárba adásáról.

5. A KÜM szakállamtitkárai és a külképviseletek vezetői személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezeléséért.

E felelősségi körben kötelesek:

a) a hivatali egységek vezetőin keresztül biztosítani az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének rendszeres ellenőrzését,

b) ellenőrizni a szabálytalanságok megszüntetését,

c) szakszerűen működtetni a szakterületük átmeneti irattárait,

d) gondoskodni az iratanyag selejtezéséről,

e) gondoskodni a nem selejtezhető iratanyag központi irattárba adásáról,

f) közvetíteni a hivatali egységek vezetőinek az Iratkezelési Szabályzat módosítására irányuló javaslatait.

6. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért (az ügyirat tisztázásáért, az irattári tételszám meghatározásáért és az egyéb ügykezelői utasítások megadásáért, az iratok nyomon követhetőségének biztosításáért, az iratokkal való elszámolásért).

7. A KÜM hivatali egységeinek vezetői – az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – a DF segítségét igénybe véve szervezik meg az iratkezelést.

8. A Magyar Országos Levéltár – a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében – az Iratkezelési Szabályzat alapján ellenőrizni jogosult az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.

9. A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet az iratkezelés jogszerűségének fenntartása érdekében ellenőrzi a KÜM iratkezelését.

10. A KÜM egyedi iratkezelési szabályzatát a Magyar Országos Levéltár és a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet közösen hagyja jóvá.

11. A Konzuli Információs Rendszer (KIR) adatkezelő és adatnyilvántartó rendszere a Konzuli Főosztály felügyelete alatt, a KIR Kézikönyvben foglaltaknak megfelelően működik.



Az iratok rendszerezése, nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

12. A külügyminiszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.

13. A papír alapú ügyirat fizikai együtt kezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat- vagy a kiadmánytervezet a legfelső.

14. A KÜM-höz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, a központban az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet és az iktató adatbázist, az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

15. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.



Az irat védelmével kapcsolatos szabályok

16. A KÜM dolgozói csak azokhoz a papíralapú, valamint számítástechnikai adathordozón tárolt iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A KÜM munkatársai személyes felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

17. Iratot munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni – a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával – csak vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg. (A minősített iratok kezelésével a Titokvédelmi Szabályzat foglalkozik.)

18. Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

19. A belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő iratok megismerésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 19/A. §-ában foglaltak az irányadók.

20. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell.



Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása/elhelyezése

21. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján az egyes hivatali egységek ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzik.

22. Az iratkezelési feladatok ellátására lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történjen.

23. A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a hivatali egység vezetője elrendelheti a kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívüli tárolását az épületőrség ügyeletén. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az illetékes vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

II. fejezet

Az iratkezelés folyamata

A nem minősített küldemények átvétele, felbontása, az ügyintéző kijelölése
A küldemény átvétele és érkeztetése

1. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz igénybevételével, illetve magánfél személyes benyújtása révén kerül a hivatali egységekhez.

2. A küldemény átvételére jogosult:

a) a címzett, vagy az általa megbízott személy;

b) a vezető, vagy az általa megbízott személy;

c) a hivatali egység ügykezelője;

d) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy;

e) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy;

f) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az egyes hivatali egységek hivatalos elektronikus postafiókja.

3. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot;

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét;

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét;

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

4. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az átvevő valamennyi küldeményt érkezteti. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén az átvevő gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt – átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással – igazolni kell.

5. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy hivatali egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

6. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell. A sérült küldemény átvételekor jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyen fel kell tüntetni a küldőt, címzettet és a sérülés jellegét, a hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt és a címzettet értesíteni kell.

7. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

8. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző hivatali egység feladata jegyzéket vezetni az átirányított iratokról.

9. A küldemények átvételénél a KÜM-ben érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).

10. Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja a KÜM elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban szereplő időpont. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) a KÜM informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,

c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

11. A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől.

12. Elektronikus iratot számítógépes adathordozón (hajlékony lemez, CD-ROM stb.) átvenni, csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Egy számítógépes adathordozón csak azonos hivatali egységhez tartozó irat(ok) adható(k) át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell küldeni.

13. A postaátvevő az érkezett küldeményeket hivatali egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékesekhez. A postaátvevő a küldeményeket a kézbesítőkönyvekkel együtt naponként többször, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja.



A küldemények felbontása

14. A külső szervtől érkezett küldeményeket az illetékes hivatali egység ügykezelője bontja fel, kivéve:

a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel),

b) a minősített iratokat csak a címzett, vagy a minősített iratok kezelésére kijelölt személy bonthatja fel;

c) a hivatali egység vezetője által kijelölt tisztségviselők nevére érkezett küldeményeket.

15. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a hivatali egység ügykezelőjéhez.

16. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl.: melléklet) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

17. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.) Az iratot nyilvántartásba kell venni és az ügyintézést megkezdeni.

18. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, második példányát a feladóhoz el kell juttatni. A harmadik példány a szervnél marad. A tévesen felbontott küldeményben található minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügykezelőhöz kell továbbítani.

19. A felbontó a kézbesítőkönyvben köteles rögzíteni az átvétel és a felbontás tényét az átvétel dátumának megjelölésével.

20. A faxon érkezett irat esetében – ha az nem időtálló faxpapíron érkezett – gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A másolat hitelesítését – záradékkal – az eredeti irat őrzésére kijelölt hivatali egység ügykezelője végzi. Egyebekben a faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.

21. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt hivatali egységnek átadni.

22. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel látták el.



Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

23. Az irat szignálása előtt az ügykezelőnek meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzményirata. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az érkezett irathoz kell kapcsolni.

24. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését a „csatolt dokumentumok” rovatban jelölni kell.

25. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak, ezt az iktatórendszerben jelölni kell. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, az iktatókönyv „Megjegyzés” vagy „Kapcsolatos” rovatában fel kell tüntetni azt az iktatószámot, melyhez az iratot szerelték, illetve az új iratnál a hozzászerelt irat iktatószámát. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. A korábbi iktatókönyvben pedig jelezni kell, hogy melyik számú anyaghoz van szerelve. Az előzményiratok szerelését az iktatóprogramban és az újabb iraton „Előirat szerelve” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni.



Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

26. Az ügykezelő az érkezett iratot – iktatás előtt – a felelős ügyintéző kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak egy ügyhöz tartozó iratonként előadói ívbe helyezve bemutatni. A vezető – a minősített iratok kivételével – engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

27. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

28. Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet, minisztériumi szervet, vagy részleget, illetve személyt), az ügy felelős gazdáját,

b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre, vagy elektronikus irat esetén a „Megjegyzések” rovatba és aláírja.

29. Továbbszignálás esetén az iratanyagért mindig az utoljára megjelölt hivatali egység a felelős. Az iratkezelés során az öntapadós jegyzettömblap elhelyezése a küldeményre és az előadói ívre nem megengedett.

III. fejezet

Az irat nyilvántartása, iktatása és kiadása
Az irat nyilvántartásához használt ügykezelési nyilvántartások

A Külügyminisztériumnál az iratok iktatása a Scriptament Elektronikus Ügyirat és Dokumentumkezelő rendszerben történik.

1. Az ügykezelőnél az irat nyilvántartása történhet:

a) érkeztetőkönyvben,

b) elektronikus iktatókönyvben, mely magában foglalja a név- és tárgymutatót (az iktatott anyagok nyilvántartására);

c) átadókönyvben (más szerv részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén).

d) nyomtatási naplóban

e) rejtjeltávirati iktatókönyvben

f) papíralapú iktatókönyvben (minősített iratok nyilvántartása esetén, önálló iktatásra jogosult szervezeti egységeknél, illetve a külképviseleteken)

2. DF-n, a KÜM főnyilvántartó könyvében nyilvántartásba kell venni az átmenőnaplót, az iktatókönyvet, a kiadási füzetet és az átadókönyvet. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.

3. Az ügykezelő a nyilvántartásba vett könyvet, naplót, füzetet hitelesíti, lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ....... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot rávezeti, mindezt a szervezeti egység vezetőjének aláírása hitelesíti.



Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

4. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

a) nem szigorú számadású bizonylatokat;

b) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;

c) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint);

d) munkaügyi nyilvántartásokat;

e) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;

5. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni

a) a meghívókat;

b) a tananyagokat, a tájékoztatókat;

c) az üdvözlő lapokat;

d) az előfizetési felhívásokat, a reklámanyagokat, az árajánlatokat, az árjegyzékeket;

e) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat;

f) a közlönyöket, sajtótermékeket;



Az iktatás

6. A szervhez érkező, illetve ott keletkező iratokat – meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A központban ill. külképviseleten belső használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad. Iktatás céljára, iratkezelési szoftver alkalmazásával, évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

7. Az iktatás számítógépen, elektronikus iktatóprogramban, alszámokra tagolódó sorszámos iktatással, vagy kombinált sorszámos iktatással, papíralapú iktatókönyvbe történik. Egy sorszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Ha az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni.

8. Együttes nyilvántartási és mutatózási rendszert kell alkalmazni (pl. tárgyszavak alapján). Ebben az esetben az iratok iktatását és mutatózását együtt, betűsoros (számítógépes) nyilvántartás foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

9. Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Év végén az iktatókönyvet és a segédleteket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet (segédletet) kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

10. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.

11. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

12. Az elektronikus iktatókönyvet, valamint a név- és tárgymutatót az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után – a digitális hitelesítés bevezetéséig – ki kell nyomtatni papír alapra, össze kell fűzni oly módon, hogy a lapok ne legyenek cserélhetők, majd az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt, a keltezést követően aláírással, továbbá a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával hitelesíteni.

13. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő-, előzmény- (alap)irata. Ha van, akkor annak az iktatószámához alszámra, ha nincs, akkor a soron következő iktatószámra kell iktatni.

14. Ha az iratnak a tárgyévet megelőző évben keletkezett előzménye van, akkor azt szerelni kell az újonnan érkezett, tárgyévi iktatószámot kapott irathoz.

15. A beérkezett, iktatásra kerülő iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

16. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a hivatali egység nevét, székhelyét;

b) az iktatás évének, hónapjának, napjának;

c) az iktatókönyv sorszámának (alszámának);

d) az ügyintéző nevének;

e) a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat;

f) az irat számának és lapszámának, valamint mellékletei számának és lapszámának, továbbá

g) az előzmény szerelésének feltüntetésére szolgáló rovatokat.

17. Az iktatás során az iktatókönyvben, illetve az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

a) az irat érkezésének időpontját, módját, érkeztetőszámát;

b) az iktatás sorszámát (iktatószám);

c) az iktatás időpontját;

d) az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait;

e) a küldő iktatószámát (hivatkozási szám);

f) az irat tárgyát;

g) az elő- és utóirat korábbi azonosító (iktató)számát;

h) az ügyintéző hivatali egység és az ügyintéző azonosító adatait,

i) az elintézés határidejét és végrehajtásának időpontját

j) az elintézés módját;

k) az esetleges címzett(ek)et;

l) a küldemény adathordozójának típusa (papír, elektronikus stb.);

m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.);

n) az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét;

o) az iratnak és mellékletének számát (ha az korábban nem került rögzítésre);

18. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „melléklet a ..... számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Az iktatószám négy csoportból áll:

a) a az első számcsoport az iktatókönyv következő sorszáma (főszám);

b) a második számcsoport – az úgynevezett alszám – az ügyben beérkezett irat alszámának meghatározása;

c) a harmadik tag az irat minősítési jelölése , amelyek a következők lehetnek: Adm.- adminisztratív, SZT- Szigorúan titkos, T – tikos, B – Bizalmas, KT – Korlátozott terjesztésű. NNY – Nem nyilvános

d ) ezt követi a Külügyminisztérium jelölése;

e) az iktatószám utolsó tagja az iktatás évszáma. (Pl. 145/2/Adm/KÜM/2007.).

19. Az osztott iktatási rendszerben iktatnak az önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységek, ahol az ügykörnek megfelelő speciális szempontok szerint kell csoportosítani az iktatást (pl. munkaügyi nyilvántartások, protokoll-nyilvántartás).

A kombinált alszámos iktatásnál relációkra, országokra, külképviseletekre, illetve az ábécé betűire osztott iktatókönyvben az alapszámokat a tagoláson belül újra 1-gyel kell kezdeni, majd alszámokkal tovább osztani. A kombinált alszámos iktatószám három csoportból áll:

a) az első számcsoport az iktatókönyv következő sorszáma (főszám);

b) a második tag az irat minősítési jelölése;

c) a harmadik tag a nagykövetség jelölése – pl. Párizs;

d) az iktatószám utolsó tagja az iktatás évszáma (Pl. 26/1/Adm/Párizs/2007).

20. Ha az alapirathoz kapcsolódóan más irat érkezik (válasz, jelentés stb.), illetve az ügyben saját irat készül, azt a kezdő/alapirat alszámára kell beiktatni.

21. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

22. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.



Az irat kiadása, átadása

23 Az irat kiadásakor, átadásakor az ügykezelő az átadókönyv vagy átmenőnapló rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

24. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából:

a) az iktatott iratok közül a hivatali egységen belül más részlegnek átadásra;

b) más külső szervnek továbbításra, valamint;

c) a határidőbe és irattárba helyezésre kerülő iratokat.

IV. fejezet

Az irat készítése, kiadmányozása

1. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

2. Azokban az ügyekben, amelyben a kiadmánytervezetet a készítője kiadmányozza, továbbá, ha a kiadmányozó erre engedélyt ad, a kiadmány és a kiadmánytervezet egyidejűleg is elkészíthető.

3. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát.

4. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján jelzi, hogy az ügyet milyen számon intézték el. A kiadmánytervezetet a szöveg utolsó sora után az ügyintéző bal oldalon szignálja, a kiadmányozó a jobb oldalon aláírja (kiadmányozza).

5. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja,

b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá

c) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos körbélyegzőjének lenyomata szerepel.

d) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv körbélyegzőjének lenyomata szerepel.

A KÜM-ben keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot kiadni.

6. Az „s. k.” jelzésű kiadmányokat hitelesíteni kell. A hitelesítési záradék „A kiadmány hiteles” szövegből, a körbélyegző lenyomatából és az ügykezelő aláírásából áll.

7. A kiadmányozási jog gyakorlását a vezető ügyrendben, (SZMSZ-ben), illetve munkaköri leírásban határozza meg.

8. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma feltétlenül indokolja. E bélyegző használatát az államtitkár, illetve a szakállamtitkár engedélyezi.



Digitális hitelesítés

9. Az elektronikusan előállított, a hivatali egységek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére – az idevonatkozó szabályozásnak megfelelően – elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. A KÜM által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni minősített elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumával lehet.



Az irat továbbítása, expediálása

10. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmány(oka)t és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni.

11. Az iratokat a hivatali egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles:

a) az iratot a címzettnek az ezen Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani;

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni;

c) az irat irattárban maradó példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.

12. A hivatali egység ügykezelőjének ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket szerelték-e. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki mikor kinek továbbította vagy adta át az iratot. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

13. A nem minősített iratok átadás-átvétele a központ szervezeti egységei között (postázás) a vezető által meghatározott intézkedések címzettjeinek és sorrendjének megfelelően a meghatározott példányszámban a Scriptament-rendszerben, illetve a Scriptamenten kívül a külképviselet és a központ között a kiadmányozási végponton küldött e-mailben történik. Az irat az adatlap megküldésével a címzett szervezeti egységes automatikusan nyilvántartásba kerül.

14. Az iratot, ha a Scriptament-rendszerben nem továbbítható, kézbesítődossziéban, szükség esetén borítékban vagy csomagban kell továbbítani. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon küldött irat esetén a „továbbítási jegyzőkönyv”-et az irathoz kell csatolni.

15. A boríték címoldalán, ha a címzett belföldi

a) fel kell tüntetni:

aa) a küldő hivatali egység megnevezését és címét;

ab) az irat(ok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat;

ac) az iratok vagy iratok minősítését;

ad) a címzett megnevezését és címét;

b) fel lehet tüntetni: a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).

16. Az iratot a futárszolgálattal, postán vagy saját (alkalmi) kézbesítővel kell továbbítani. Telefaxon és e-mail-ben küldött irat továbbítását az időpont megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

17. Borítékolás előtt minden lényeges adatot ellenőrizni kell. Egyeztetés után a tisztázatot a mellékletekkel és borítékkal együtt aláírásra be kell nyújtani a kiadmányozónak. Külső szervekhez küldött kiadmányokat körbélyegző lenyomatával kell ellátni. Nem kap körbélyegző-lenyomatot a miniszteri, államtitkári, az államtitkár-helyettesi levélpapírra írt és aláírt kiadmány, valamint az Aide-memoire.

18. Ha egy borítékba több kiadmány is kerül, akkor a borítékon valamennyi kiadmány iktatószámát fel kell tüntetni. Egy borítékban csak azonos minősítésű kiadmányokat szabad elhelyezni.

19. A borítékot le kell ragasztani és a boríték ragasztott részére körbélyegző lenyomatát rányomni. Ezután a boríték számát a kézbesítő csoport dossziéjába kell beírni és továbbításra elküldeni. Elküldés után az előadói ív „Elküldve” rovatába keltezett kézjegyet kell tenni.

V. fejezet

Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

1. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni. A határidőt az ügyben érdemben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven év, hó, nap megjelölésével feltüntetni.



Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

2. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.

3. A határidőt az iktatókönyv vonatkozó rovatában, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

4. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles:

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani;

b) a határidő előtti napon – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.



Az átmeneti irattárba helyezés

5. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

6. Átmeneti irattárba lehet helyezni az elintézett, további érdemi ügyintézést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.


7 Az iktatóhelyenként működtetett átmeneti irattárakba kell helyezni a tudomásul vett vagy véglegesen elintézett, rendezett iratot.

8. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – meg kell semmisíteni, az előadói ív megfelelő rovatába az Iratkezelési Szabályzat 1. függelékét képező irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rávezetni, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében szerelni.

9. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

10. Nem kell irattárba helyezni azt az önálló ügyintézést nem igénylő, illetve iktatott irathoz nem csatolható iratot, amelyet az ügykezelő nem iktatott.

11. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

12. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.

13. Az átmeneti irattárban az iratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni. Az iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja” rovatába, az irattárba helyezés időpontját nyilván kell tartani.

14. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. az 1999-ben keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2000. december 31. után, vagyis 2001-ben szabad kiselejtezni.)

15. A két éven belüli selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a hivatali egység irattárában kell őrizni a Központi Irattár részére történő átadásig.

16. A számítógépes iktatóprogram az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást vezet. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen – a rögzített kivételekkel – csak a Központi Irattárnak adhat át.



Az iratok átadása a Központi Irattár részére és a Központi Irattár működése

17. A hivatali egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket elintézésük után, de legkésőbb két év elteltével a Központi Irattárnak kötelesek átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő. Minősített irat átadását megelőzően – a hatályos titokköri jegyzék alapján – a minősítés fenntartásának indokoltságát felül kell vizsgálni. (A személyi és fegyelmi anyagok, valamint a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Külszolgálati és Külképviseleti Főosztály, valamint a gazdasági iratok nem maradandó értékű részét a Gazdálkodási és Bérszámfejtési Főosztály kezeli és őrzi.)

18. Az iratot a Scriptament-rendszerben elektronikusan is irattárba kell helyezni, ezáltal az irattárba helyezés időpontja az iktatókönyvbe automatikusan bekerül.

19. Az irattárba helyezés az előadói íven az erre rendszeresített rovatban történik a szervezeti egység vezetőjének keltezett szignójával. Ha nincs kitöltve az irattározási rovat, az irattár nem fogadhatja el az iratot irattározás céljából. Az általános ügykörű, adminisztratív és „Nem nyilvános!” iratokat kézbesítődossziéban, kézbesítéssel, az iktatószámukat és az évszámot kézbesítőívbe bejegyezve kell a Központi Irattárnak megküldeni.

20. A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, évek szerint, az iktatószámok növekvő sorrendjében, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, zsineg.)

21. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó hivatali egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a Központi Irattárat működtető főosztály vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratot leadó hivatali egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

22. A hiányosan, vagy félreérthetően kitöltött átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

23. A Központi Irattárba leadásra kerülő iratokat az iktatóprogramban jelezni kell.

24. Azokról az iratokról, amelyeket a hivatali egység visszatart (pl.: szerződés, peres ügyek) és az iktatókönyvből nincs kivezetve, hiányjegyzéket kell készíteni, amelyet – mellékletként – az iratátadás-átvételi jegyzőkönyvhöz kell csatolni. Későbbi leadás után a hiányjegyzékből törölni kell „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel.

25. A hivatali egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát a Központi Irattárnak megküldeni.

26. A Központi Irattár:

a) nyilvántartja a KÜM hivatali egységeinek iratképző szerveit;

b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet, raktári jegyzéket készít;

c) az őrizetében lévő iratokat rendezi;

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról. Az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék (lásd 6. és 7. számú iratminta) kíséretében adja át. A levéltárak részére történő iratátadások költségei a KÜM-öt terhelik. A visszatartott ügyiratokról jegyzéket kell készíteni.

e) Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

27. A Központi Irattár iratot csak a készítő szerv vagy jogutódja vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más hivatali egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más hivatali egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó hivatali egység vagy jogutódja vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Jogutód nélkül megszűnt szerv esetén az engedélyt, a Központi Irattárat működtető főosztály vezetője jogosult megadni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

28. A Központi Irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt ezen Iratkezelési Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

VI. fejezet

Az ügykezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések

Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

1. Az ügykezelő feladata a kiadmányozáshoz használt bélyegzők, érvényes aláírás-bélyegzők és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások, továbbá a minősített adathordozók tárolására szolgáló lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomók (a továbbiakban: pecsétnyomó) nyilvántartása. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője. A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

2. Címeres körbélyegző a felsőszintű vezető, a hivatali egységnek az ügykörébe tartozó kiadványokon, a kiadmányozási jogkörrel rendelkező saját kezű aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez használható. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor – az épületen kívüli munkavégzést kivéve – el kell zárni.

3. Pecsétnyomó más munkatársnak csak az ügykezelőnél történő előzetes átírás után adható át. A pecsétnyomót a munkaviszony megszűnése esetén az ügykezelőnek kell visszaadni. A minisztériumon belüli áthelyezés esetén ugyancsak le kell adni és az új hivatali egység ügykezelőjénél kell szükség szerint másik pecsétnyomót kérni, illetve felvenni. A pecsétnyomó elvesztéséről az ügykezelőt, valamint a Iratkezelési Osztály vezetőjét soron kívül írásban kell tájékoztatni.

4. A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, a Magyar Köztársaság címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A hivatali egységek körbélyegzőjén a Külügyminisztérium megnevezése van feltüntetve. Több körbélyegző használatának szükségessége esetén azokat a lenyomatukban is feltüntetett sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

5. Az iktatóbélyegzőt, valamint a negatív pecsétnyomót az Iratkezelési Osztálynál kell igényelni, ahol gondoskodnak a központosított beszerzésről és nyilvántartásról, valamint – az ügykezelőn keresztül – a kiadásról. A régi iktatóbélyegzőt, pecsétnyomót az újonnan készített megérkezését és nyilvántartásba vételét követően selejtezés céljából az Iratkezelési Osztálynak kell megküldeni. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell készíteni.

6. Az érintettek a címeres körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve a feladataik ellátásához szükséges egyéb bélyegzők elkészíttetéséről, használatáról és a nyilvántartásáról az Biztonsági, Iratkezelési és Távközlési Főosztályon keresztül gondoskodnak.



A megszűnt hivatali egységek iratainak kezelése

7. Hivatali egység megszűnése esetén az el nem intézett, illetőleg a folyamatban lévő ügyek iratait át kell adni a jogutódnak, amely az adminisztratív iratok esetében a Scriptamentben való átpostázással történik. Az elektronikus iktatórendszerekben az adatlapot átpostázva, a papír iratot kézbesítőívbe beírva kell átadni.

8. Ha a megszűnő hivatali egység más hivatali egységbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. A KÜM-be olvadó hivatalok hivatali egységei jogutódjának a terület szerint illetékes szakállamtitkárságok tekintendők.

9. Ha a megszűnő hivatali egység feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely hivatali egység egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Országos Levéltár egyetértésével kell elvégezni.

10. A jogutód nélkül megszűnt hivatali egység iratanyagát a Központi Irattár veszi át.



Munkakörátadással kapcsolatos rendelkezések

11. A hivatali egységtől távozó ügyintézőt, illetve ügykezelőt, vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni.

12. Az ügykezelői munkakör átadása esetén az átadásról jegyzőkönyvet kell felvenni.



Az iratok selejtezése

13. A Központi Irattárban minden év március 31-ig selejtezni kell a lejárt megőrzési határidejű iratokat. A Magyar Országos Levéltár selejtezési engedélyét a Központi Irattár szerzi be. Az iratok selejtezését az iratok keletkezési évében érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

14. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, további tagját és vezetőjét a hivatali egység vezetője jelöli ki.

15. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés (rendezés, kiválogatás stb.) szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

16. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

17. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre. A nyilvántartásba vett iratok felesleges példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

18. A selejtezés során ellenőrizni kell:

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

19. A selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza:

a) a selejtezést végző hivatali egység megnevezését,

b) az iratok évkörét,

c) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát,

d) az irattári tétel címét,

e) a selejtezésre kerülő irat terjedelmét,

f) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását; selejtezés helyét, időpontját,

g) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

h) a hivatali egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

i) a megsemmisítés időpontját

j) a selejtezés alapjául szolgáló jogszabályra, Iratkezelési Szabályzatra, valamint irattári tervre való hivatkozás

A selejtezési jegyzőkönyv iratmellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

20. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és az ellenőrzést végző vezető aláírják és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával látják el.

21. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 3 példányban, az iratjegyzéket 3 példányban a Központi Irattárnak kell megküldeni, amely azokat a Magyar Országos Levéltárhoz továbbítja a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.



Megsemmisítés

22. A Magyar Országos Levéltár selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a Központi Irattár vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodjon a megsemmisítésről.

23. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A hulladékanyag-hasznosító vállalatnak a selejtpapírt csak zúzott állapotban, vagy zsineggel átkötött zsákokban és két szállítással megbízott munkatárs felügyelete mellett szabad átadni. Ez utóbbi esetben az iratok megsemmisítése csak a minisztériumi munkatársak állandó jelenlétével történhet.



Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

24. A hivatali egység vezetője az irányítása alá tartozó hivatali egységnél évente köteles ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az Iratkezelési Szabályzat végrehajtását, az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében köteles intézkedni.

25. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait az átadókönyv (munkakönyv) soron következő rovatába kell bejegyezni.

26. A Magyar Országos Levéltár és Kormányzati Iratkezelési Felügyelet képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során:

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja;

b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg;

c) ha a hivatali egység a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi.



Az iratok levéltárba adása

27. A nem selejtezhető iratokat általában 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel kell a levéltárnak átadni.

28. A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.

29. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.

30. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni.



Diplomáciai és konzuli futárposta

31. A Külügyminisztérium és a külképviseletek közötti iratküldés diplomáciai és konzuli futárszolgálattal történik. A diplomáciai és konzuli futárpostáról és annak szintjeiről részletesen a Külügyminiszter 11/2006. számú utasítása rendelkezik. A futárszolgálat feladata a diplomáciai és konzuli hivatalos küldemények biztonságos továbbítása a Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma, más állami szervei, diplomáciai, konzuli képviseletei és nemzetközi szervezetekhez rendelt állandó és ideiglenes képviseletei között.

32. A futárposta készítésénél, fogadásánál és bontásánál, nyilvántartásba vételénél jelen Iratkezelési Szabályzat érkeztetésre, postabontásra, valamint iktatásra, nyilvántartásba vételre vonatkozó fejezetei az irányadóak.

33. A politikai iratokat a központ és a külképviseletek között a területi főosztályokon keresztül kell küldeni. A területi főosztályokon keresztül küldött nem minősített (nyílt és nem nyilvános adminisztratív iratok) politikai iratokról futárposta-tájékoztatót kell készíteni a futárküldemény átvételének igazolására és a vezetők tájékoztatására. Kapja az illetékes területi főosztály és a külképviselet, a felügyelő szakállamtitkár, a STRAFO és a Diplomáciai Információs Osztály. Tartalmazza a készítő osztály, illetve külképviselet nevét, a tájékoztató iktatószámát, sorszámát, a dátumot, a küldött anyagok iktatási számát és tárgyát, mellékleteik számát, a vezető láttamozását. A tájékoztató egy példányát a küldemény borítékjába kell elhelyezni. A lezárt borítékra rá kell nyomni a küldő fejbélyegzőjét, és rá kell írni a címzettet és a borítékban elhelyezett futárposta tájékoztató iktatószámát is.

A futártájékoztató a központban 5 példányban készül. A külképviseleten 2 példányban készül, 1 példány a központé, 1 példány a külképviseleten marad. A külképviseletet felügyelő főosztály a külképviselet által készített futártájékoztatót a futárposta bontását követően a szükséges példányszámban sokszorosítja, és másolatban megküldi a címzetteknek.

34. A futárpostai küldeményekről összesítő jegyzék, konszignáció készül 3 példányban, két példányt az ügyiratokkal együtt fel kell terjeszteni, a harmadik példány a tömbben marad. Az eredeti példányt a futárpoggyász tartalmának tételes ellenőrzése és az átvétel dátumának feltüntetésével történő igazolása után az átvevő a küldőnek visszajuttatja, a másik példányt megőrzi.

A címzettek szerint borítékba csomagolt tételeket egyes sorszámmal kezdve, folyamatosan növekvő számozással látják el. A konszignációra a küldeményeket sorszámuk, iktatószámuk illetve a címzettek alapján kell felvenni. A futárpostai tájékoztatóba felvett iratokat a konszignáción egy tételszám alatt kell bevezetni, a jegyzékre csak az iktatószámot írva.

A futárjegyzék tartalmazza a futárjegyzék sorszámát, a küldő szerv/szervezeti egység/külképviselet megnevezését, a küldemény címzettjét, a nem minősített küldemények nyilvántartási számát, szám nélküli küldemények esetében azok darabszámát, az átadó és az átvevő aláírását.

35. A futárnak átadott, az adott futárpostában szereplő valamennyi futáranyagról csomagkísérő jegyzők, ún. bordereau készül. A tételek után a bordereaut le kell zárni, eredeti példányát a külképviselet fejbélyegzőjével és körbélyegzőjével ellátni. A csomagok átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A bordereaun fel kell tüntetni:

a) a futár nevét,

b) az indító és rendeltetési helyet,

c) csomagonként a küldemény jellegét – MINŐSÍTETT I, MINŐSÍTETT II., ADMINISZTRATÍV

d) a darabszámot,

e) a csomagolás fajtáját (csomag, zsák, boríték) és súlyát.

A küldeményhez annyi bordereaulap-másolatot kell biztosítani, amennyi a többszörös átadás-átvétel megbízható és utólag ellenőrizhető igazolásához, valamint – szükség szerint – külföldi hatóság eljárásához elegendő.

36. A központ következő szervezeti egységei és a külképviseletek közvetlenül, a területi főosztály közreműködése nélkül küldenek és fogadnak futárpostát

a) Konzuli és Igazságügyi Együttműködési Főosztály

b) Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály

c) Gazdálkodási Főosztály

d) Ellenőrzési Önálló Osztály

e) Kommunikációs és Közkapcsolati Főosztály

f) Humán Erőforrások Főosztálya

g) KÜM Rejtjelfelügyelet

Közvetlenül küldhetők a címzetteknek a főnöki levelek.

37. Futárszolgálat útján kizárólag lezárt küldemények és csomagok továbbíthatóak. A küldeményt olyan módon kell ellátni a bélyegzőlenyomattal, hogy az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés egyértelműen megállapítható legyen. A csomag jobb felső sarkában minden esetben fel kell tüntetni a futárposta minősítési jelölését. Minden diplomáciai küldeményt el kell látni pontos címzéssel, azonosító számmal, fejbélyegzővel, küldő nevével és a megfelelő minősítéssel, valamint a külföldre szállított küldeményeket angol vagy francia nyelvű felirattal is.

38. A központban a BITÁF Futár és Repülésbiztonsági Osztálya (FRO) a futárküldeményeket a Külügyminisztérium szervezeti egységeinek bontatlanul továbbítja. A társszervek részére címzett küldeményeket a címzettek az FRO-on a konszignáció aláírásával vehetik át.

39. Amennyiben a futárpoggyász/futárzsák nyitásakor az átvevő a futárjegyzéken feltüntetett adatokhoz képest eltérést észlel, jegyzőkönyvet vesz fel és haladéktalanul jelentést küld a BITÁF-nak. A jegyzőkönyv tartalmazza a futárzsák nyitásakor jelenlévők nevét, a hiányzó küldemény futárjegyzéken szereplő azonosítási adatait, a hiány megállapítására foganatosított intézkedéseket.

VII. fejezet

Iratkezelés a külképviseleteken

1. Valamennyi külképviselet ellátja az általános ügyiratkezelés minden fázisát: az érkeztetést, iktatást, iratküldést, ezen tevékenységükre jelen iratkezelési szabályzat megfelelő fejezetei az irányadóak.

2. A külképviseleteken az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „melléklet a ..... számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Az iktatószám négy csoportból áll:

a) az első számcsoport a külképviseleti iktatókönyv következő sorszáma (főszám);

b) a második számcsoport – az úgynevezett alszám – az ügyben beérkezett irat alszámának meghatározása;

c) a harmadik tag az irat minősítési jelölése , amelyek a következők lehetnek: Adm.- adminisztratív, SZT – Szigorúan titkos, T – tikos, B – Bizalmas, KT – Korlátozott terjesztésű. NNY – Nem nyilvános

e) az iktatószám utolsótagja az iktatás évszáma. (Pl. 145/2/Adm/ /2007.)



Az ügykezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések

3. A főnöki levelet a misszióvezető küldheti, amikor a közlést csak a címzettel kívánja megismertetni. Készítésére formai előírás nincs.

A főnöki levelet külön kell iktatni egy hitelesített füzetbe és a többi irattól külön kell kezelni. A főnöki levél iktatószáma: sorszám/fő/évszám.

A főnöki levelet a futárösszefoglalóra sem kell felvenni, a konszignáción azonban külön tételszám alatt kell jelölni. Külön lezárt borítékban, csak az iktatószám és a címzett feltüntetésével kell elküldeni.

4. A külképviselet (az irat) iratai első példányát a központnak felterjeszti, amely példány a központban az irattári tervnek megfelelően a Központi Irattárba lerakásra kerül. A külképviseleti példányok az ügyviteli érdek megszűnése és a Magyar Országos Levéltár selejtezési jóváhagyása után selejtezésre kerülnek.

5. A nagy iratforgalmú képviseleteken az irattározás, ha az iratok mennyisége megkívánja az irattári tervben meghatározott tárgykörök alapján történik

6. Biztonsági zóna átsorolásakor csak az új átsorolásnak megfelelő minősítésű iratok tárolhatók tovább a külképviseleten. Az ennél magasabb minősítésű fokozattal rendelkező iratokat a fent leírtaknak megfelelően ki kell selejtezni, illetve más külképviseletre át kell szállítani.

Amennyiben van fogadókészség másik, biztonsági zónával rendelkező közeli magyar külképviseleten a minősített iratok oda átszállíthatóak és a továbbiakban ott kezelendők.

7. Biztonsági zóna megszüntetésekor ki kell selejtezni a csak ügyviteli értékkel bíró, maradandó értéket nem tartalmazó minősített iratanyagot, valamint azt, amely maradandó értékű ugyan, de eredeti példányát a központba már felterjesztették. A már felterjesztett iratok másolati példányai, illetve a maradandó értéket nem tartalmazó iratok megsemmisíthetők. A korábban a központnak fel nem terjesztett maradandó értékű iratanyagot kísérőlevéllel a Dokumentációs Főosztálynak fel kell terjeszteni.



AZ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT MELLÉKLETEI
(IRATFORMÁK, IRATKEZELÉSI FORMÁK)

1. számú melléklet


Kézbesítő ív


K É Z B E S Í T Ő Í V

2008

Küldő osztály

Ügyirat száma

Átvevő osztály

Nap óra

Küldő neve

 

Átvevő neve

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



2. számú melléklet


„Nem nyilvános” jelölés:





1992. évi LXIII. törvény 19/A. §

(1) bekezdés szerint

NEM NYILVÁNOS

200…………- től számított 10 évig.









Megjegyzés a sémához:


A jelölést az irat jobb felső sarkában kell feltüntetni.


A Külügyminisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés meghozatalára szolgáló „Nem nyilvános” jelöléssel ellátott adat megismerését a keletkezéstől számított 10 évig az iratkészítő/jóváhagyó vezető engedélyezheti.


„Nem nyilvános!” jelölést kapnak a kormány-előterjesztések.



3. számú melléklet


Tárgyalási anyagok tartalomjegyzéke


Külügyminisztérium     1992. évi LXIII. törvény 19/A §

Főosztály    (1) bekezdése szerint

NEM NYILVÁNOS

200…………- től számított 10 évig.



Készült: ….példányban

…. sz. példány



Felhasználás után kérjük az irategyüttest saját hatáskörben megsemmisíteni!




TARTALOMJEGYZÉK


a……………..folytatandó
tárgyalások anyagait tartalmazó dossziéhoz





Összefoglaló a(z)………………………………folytatandó megbeszéléshez



(Iktatószám, minősítés)



Tárgyalási témajavaslat


(Iktatószám, minősítés)

………………………..

………………………..






Dátum




aláírás



4. számú melléklet


Tárgyalási anyagok átadólistája



Külügyminisztérium

…….…… Főosztály



ÁTADÓLISTA



a(z)………..…(név)


…………..……-án/én……………………-ban/ben …………………..- val/vel
folytatandó tárgyalásaihoz
készített anyagokat tartalmazó dossziéhoz





A tárgyalási dosszié …… sz. példányát (…………………… részére) átvettem:



    ………………………………    ………………………………
    dátum    aláírás







A tárgyalási dosszié …… sz. példányát (…………………… részére) átvettem:




    ………………………………    ………………………………
    dátum    aláírás



5. számú melléklet


Házon kívülre készített nyílt irat formája


Külügyminisztérium

Szervezeti egység

Iktatószám

Hiv.sz.:

Mell.:

Előadó:


Tárgy:




Címzett










szöveg











Dátum (hely, év, hó, nap)




aláírás



6. számú melléklet


Feljegyzés


Külügyminisztérium

Készült:

.. példányban

Szervezeti egység

Kapja:

1.

 

 

2. Saját




Zsírószám




F e l j e g y z é s


Tárgy:




























Dátum (hely, év, hó, nap)




Készítette:


Jóváhagyta:


7. számú melléklet


Minisztériumon belüli (előadói, főosztályi) tervezet fedőlapja és formája



MUNKAANYAG
A KORMÁNY ÉS A MINISZTÉRIUM
ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI


……….. Minisztérium    Iktatószám: ……………

……….. Főosztály





………………………………….………
(cím)

Budapest, …………………………………

 

 

 

Készítette: …………………………………

Jóváhagyta: …………………………………










MUNKAANYAG

A KORMÁNY ÉS A MINISZTÉRIUM

ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI

 

Készítette: …………………………………

Jóváhagyta: …………………………………







8. számú melléklet


Szakmapolitikai egyeztetésre benyújtott tervezet fedőlapja és egy oldala




MUNKAANYAG

A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI



……….. Minisztérium    Iktatószám: …………




………………………………….………
(cím)








Budapest, ………………………



Készítette: ………………………… Látta: ………………………… Jóváhagyta: …………………………








MUNKAANYAG

A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI














Készítette: ………………………… Látta: ………………………… Jóváhagyta: …………………………

Közigazgatási és/vagy szakmai érdek-képviseleti
egyeztetésre bocsátott tervezet fedőlapja és egy oldala


TERVEZET
A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI


……….. Minisztérium    Iktatószám: …………



………………………………….………
(cím)






Budapest, ………………………


Készítette: ………………………… Látta: ………………………… Jóváhagyta: …………………………










TERVEZET
A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI











Készítette: ………………………… Látta: ………………………… Jóváhagyta: …………………………

Államtitkári értekezletre (kormányülésre) benyújtott
előterjesztés fedőlapja és egy oldala


EZ AZ ELŐTERJESZTÉS A KORMÁNY
ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI


……………………. miniszter

……./MEH/…...
NEM NYILVÁNOS
……………-től számított 10 évig”

Készült: 70 példányban

……… számú példány



ELŐTERJESZTÉS
A KORMÁNY RÉSZÉRE


…………………………………………….
(cím)






Budapest, ………………………


Készítette: ………………………… Látta: ………………………… Jóváhagyta: …………………………





EZ AZ ELŐTERJESZTÉS A KORMÁNY
ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI






Készítette: ………………………… Látta: ………………………… Jóváhagyta: …………………………

Háttéranyagok, koncepciók, stratégiák stb. fedőlapja


Külügyminisztérium

Iktatószám: ……………

(……… Főosztály)*


EZ AZ IRAT A KORMÁNY (MINISZTÉRIUM)*
ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI



………………………………………….
cím










Budapest, ………………………


Készítette: ………………………… (Látta: …………………………)* Jóváhagyta: ………………………

Csatolt irat továbbítása

Külügyminisztérium

 

szervezeti egység

 

 

 

 

 

Mell.:

… db /admin. iktatószám

 

irat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

… lap

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hiv.sz.:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tárgy:


Címzett:
név
beosztás
szervezet neve
cím




A csatolt szigorúan titkos/titkos/admin. minősítésű iratot ezúton

⬜ tájékoztatásul
⬜ jóváhagyásra
⬜ aláírásra
⬜ véleményezésre
⬜ illetékességből
⬜ intézkedésre
⬜ megbeszélés szerint
⬜ visszavárólag
⬜ a címzetthez történő továbbításra
⬜ az intézkedésről tájékoztatást kérve

megküldöm.



Budapest, 200……………………

Melléklet:



…………………………………………
név
hivatali beosztás

Körbélyegző

Központi irattárban használt őrjegy

Ő R J E G Y

kiadás dátuma

akta száma

átvevő szervezeti egység
vagy aláírás

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Számítástechnikai adathordozó kísérő lapja

KÜLÜGYMINISZTÉRIUM
……………………………………. Főosztály/Külképviselet


K Í S É R Ő L A P
számítástechnikai adathordozó nyilvántartásba vételéhez

Azonosító: ………………………….…………

Használatba véve: ……………………………………

Típusa: …………………………………………

Méret (kapacitás): ……………………………

Nyilvántartási
szám

Adatállomány
azonosítója,
tartalmi paraméterek

Tárgy

Minősítése,
érvényességi
ideje

Készítés, felülírás, törlés
(dátum, aláírás)

Hozzáférés
Név Dátum

Megjegyzés

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Floppyselejtezési jegyzőkönyv

KÜM Szervezeti egység

Készült:

2 példányban

iktatószám

Kapja:

1. Dokumentációs Főo.

 

 

2. Saját

 

Terjedelme: lap

 

Készítette:



Jegyzőkönyv
készült 200. -án …………… Főosztály
hivatalos helyiségében a feleslegessé vált floppyk selejtezéséről



Jelen vannak:



A mai napon törlésre kerültek az alábbi floppylemezek:


Floppy nyilvántartási száma

 

 

 

Gépi nyt. sz.

File neve

 

 

 

Készítés dátuma

 

 

 

Készítő:

Törlés dátuma

 

 

 

 

 

 

 

Törölte:

Tárgy:

 

 

File neve

 

 

 

Készítés dátuma

 

 

 

Készítő:

Törlés dátuma

 

 

 

 

 

 

 

Törölte:

Tárgy:

 

 

Floppy nyilvántartási száma

 

 

 

Gépi nytsz.

File neve

 

 

 

Készítés dátuma

 

 

 

Készítő:

Törlés dátuma

 

 

 

 

 

 

 

Törölte:

Tárgy:



K.m.f.

……………………………………
selejtező



A selejtezést jóváhagyta:

Dátum: ……………………………………
……………………………………
beosztás

Futárjegyzék

Külügyminisztérium

……………………… Főosztály/Külképviselet

Készült: 3 példányban

Kapják: 1. sz. pld.: címzett (az átvétel igazolása

után visszaküldendő a feladónak)

2. sz. pld.: címzett

3. sz. pld.: a feladónál marad az 1. sz. pld.vissza-

érkezéséig, utána megsemmisítendő

Nyt. szám: ……/Adm/………/

………… sz. példány


FUTÁRJEGYZÉK
a továbbításra kerülő adathordozókról

Címzett: …………………………………………………………………………………

Fsz.

Iktatószám

Kibocsátó száma

Tárgy

Minősítés

Darabszám

Példány

Kezelési bejegyzések

sor

lap

szám

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Az átadás dátuma és időpontja: Az átvétel dátuma és időpontja:

    ……………………………………    ……………………………………
    átadó aláírása    átvevő aláírása

Futártájékoztató


Külképviselet fejléce

Készült: 2 példányban

iktatószám

Kapja:

 

1. sz. példány:

 

Intézkedésre:

 

……… .Területi Főosztály

 

Tájékoztatásra:

 

KÜSTIF

 

2. sz. példány: Külképviselet

 

 

 

 

…… sz.

 

Tájékoztató
a 200 -én zárt futárposta adminisztratív anyagairól

 

 

 

 

(iktatószám

Tárgy:

 

 

Melléklet:

 

 

Intézi:

 

 

(iktatószám)

Tárgy:

 

 

Melléklet:

 

 

Intézi:

 

 

 

 

 

 

………………………………………
(a külképviselet vezetője)
Külképviseleti átadás-átvételi jegyzőkönyv

Külképviselet

Készült:

2 példányban

 

Kapja:

1. Dokumentációs Főo.

 

 

2. Saját

 

Terjedelem: lap

 

Készítette:


Átadás-átvételi jegyzőkönyv
készült 200. -án a Magyar Köztársaság -i külképviselete
hivatalos helyiségében a minősített és adminisztratív adathordozók átadás-átvétele tárgyában


Jelen vannak:     Átadó:

        Átvevő:


A mai napon átadás-átvételre kerültek az alábbiakban felsorolt minősített adathordozók és eszközök, amelyeket az iktatókönyvi bejegyzésekkel egyeztettünk:

Minősített anyagok:

Az …. évi Szt iktatókönyv és az alábbi iktatószámú visszatartott iratok:

Az …. évi Szt iktatókönyv és az alábbi iktatószámú visszatartott iratok:

Admin. anyagok:

Az … évi admin. iktatókönyv …-… iktatószámig a … db – teljes iratanyag.

Az … évi admin. iktatókönyv …-… iktatószámig a … db – teljes iratanyag.

Számítástechnikai adathordozók:

Iratkezelési segédletek, a futárindításhoz használt eszközök, pecsétek (részletesen felsorolva):


A fenti adathordozókat és iratkezelési segédleteket hiánytalanul


átadtam:

 

 

 

 

 

 

 

átvettem:

 

    ……………………………………    ……………………………………
    aláírás    aláírás

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Láttam:

 

……………………………………
(külképviselet vezetője)

 

k.m.f.

Átadás-átvételi jegyzőkönyv


készült 200. -án a Magyar Köztársaság Külügyminisztérium szervezeti egységén
………………………………………. adathordozók átadás-átvétele tárgyában


Jelen vannak:     Átadó:

        Átvevő:



A mai napon átadás-átvételre kerültek az alábbiakban felsorolt és eszközök, amelyeket az iktatókönyvi bejegyzésekkel egyeztettünk:



Iratok:

Az …. évi iktatókönyv és az alábbi iktatószámú iratok:

Az …. évi iktatókönyv és az alábbi iktatószámú visszatartott iratok:

Az … évi admin. iktatókönyv …-… iktatószámig a … db – teljes iratanyag.

Iratanyag terjedelme: ifm

Számítástechnikai adathordozók:

Iratkezelési segédletek, a futárindításhoz használt eszközök, pecsétek (részletesen felsorolva):




A fenti adathordozókat és iratkezelési segédleteket hiánytalanul

átadtam:

 

 

 

 

 

 

 

átvettem:

 

    ……………………………………    ……………………………………
    aláírás    aláírás

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Láttam:

 

……………………………………
(külképviselet vezetője)

 

Floppyselejtezési jegyzőkönyv a külképviseleten


Külképviselet

Készült:

2 példányban

iktatószám

Kapja:

1. Dokumentációs Főo.

 

 

2. Saját

 

Terjedelme: lap

 

Készítette:

Jegyzőkönyv
készült 200. -án a Magyar Köztársaság -i külképviseletének
hivatalos helyiségében a feleslegessé vált floppyk selejtezéséről



Jelen vannak:



A mai napon törlésre kerültek az alábbi floppylemezek:

Floppy nyilvántartási száma

 

 

 

 

Gépi nyt. sz.

File neve

 

 

 

 

Készítés dátuma

 

 

Készítő:

Törlés dátuma

 

 

 

 

 

 

 

Törölte:

Tárgy:

 

File neve

 

 

 

 

Készítés dátuma

 

 

Készítő:

Törlés dátuma

 

 

 

 

 

 

 

Törölte:

Tárgy:

 

 

Floppy nyilvántartási száma

 

 

 

 

Gépi nytsz.

File neve

 

 

 

 

Készítés dátuma

 

 

Készítő:

Törlés dátuma

 

 

 

 

 

 

 

Törölte:

Tárgy:

 

 

 

K.m.f.

 

…………………………………
selejtező

 

 

 

A selejtezést jóváhagyta:

 

Dátum: ……………………………………

 

…………………………………
beosztás
Selejtezési jegyzőkönyv admin.

Külügyminisztérium

Készült:

3 példányban

Dokumentációs Főosztály

Kapja:

1. Magyar Országos Levéltár

Iktatószám

 

2. Magyar Országos Levéltár

 

 

3. Saját


SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV

A Külügyminisztérium Iratkezelési Szabályzata alapján selejtezésre kerültek
a Külügyminisztérium Központi Általános Ügykezelőségének …….-….-ban iktatott,
visszaminősített „Titkos!” és adminisztratív iratanyagából az alább felsorolt témájú iratok



Témakör:

.
.
.
.
.

.


Selejtezésre kerültek a felesleges másolati példányok.

A kiselejtezett iratok mennyisége: ……. iratfolyóméter.


Dátum: év, hónap, nap


A selejtezési bizottság tagjai:

 

……………………………………………

……………………………………………

 

……………………………………………


Jóváhagyta: ……………………………………



Körbélyegző

Külképviseleti admin. selejtezési jegyzőkönyv

Külképviselet

Készült: 2 példányban

Iktatószám:

Kapja:

1. Dokumentációs Főosztály

 

 

2. Saját

 

Készítette:

Selejtezési jegyzőkönyv

Készült 200. -án a Magyar Köztársaság -i külképviseletén

 

A mai napon selejtezésre kerültek az alábbi években nyilvántartásba vett adminisztratív iratok az alábbi témakörökben:

 

Év:

Témakör:

 

 

 

 

 

 

db

Külpolitika:

Belpolitika:

Gazdasági, pénzügyi iratok:

Sajtó és propaganda, kulturális, tudományos témák

Konzuli:

Katonapolitika:

Iratkezelés

……………………… témában

Selejtezve az évből összesen:

db

Maradt:

db

Hiány:

db

 

Év:

Témakör:

 

 

 

 

 

 

db

Külpolitika:

Belpolitika:

Gazdasági, pénzügyi iratok:

Sajtó és propaganda, kulturális, tudományos témák

Konzuli:

Katonapolitika:

Iratkezelés

……………………… témában

Selejtezve az évből összesen:

db

Maradt:

db

Hiány:

db

 

K.m.f.

 

 

Selejtezte:

 

 

 

 

 

 

Jóváhagyta:

 

    ……………………………………    ……………………………………
    selejtező    külképviselet vezetője

 

 

A fenti kiselejtezett ügyiratokat a mai napon égetéssel (zúzással) megsemmisítettem.

 

Dátum: ……………………………

……………………………………
(megsemmisítő aláírása)


23. számú melléklet

KÜLÜGYMINISZTÉRIUM

………… szám. Érkezett: ………………………………

 

……………………………………………… Ügyosztály

 

    eredete: ………………………………………....
Az irat    száma: ………………………………………….
    kelte: ……………………………………………

 

Előirat:

 

Utóirat:

 

Kapcsolatos:

 

TÁRGY:

 

 

 

 

 

 

Utasítás a leírónak:

 

 

 

 

Utasítás a postázónak:

 

 

 

 

 

Másolta:

Egyeztette:

Elküldve:

Kivezette:

Irattárba érkezett:

 

Levéltári szám:

Ország:


Zsírószámok:

 

 

 

 

„Sürgős” – „Távirat” – „Futár” –
„MT” – előterjesztés stb.


Jóváhagyásra:

1.
2.
3.


Aláírásra:

1.
2.
3.

 

Ügygazda:

 

 

 

 

Intézkedésre:

 

 

 

 

Véleményezésre:

 

 

 

 

Tájékoztatásra:

 

 

 

 

 

Határidő:

 

Irattárba:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


A KÜLÜGYMINISZTÉRIUM IRATTÁRI TERVE
2009
Bevezető
az irattári terv használatához
Ezen irattári terv a 3/1999. számú külügyminiszteri utasítással kiadott Iratkezelési Szabályzat mellékletét képezi. A levéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. értelmében meghatározza a Külügyminisztérium iratainak archiválási rendjét, ügyviteli célú megőrzési/selejtezési idejét és a maradandó értékű iratok levéltárba adásának idejét, felülvizsgálva a minisztérium hatáskörében és szervezetében az elmúlt években és 2006. augusztusában bekövetkezett változásoknak megfelelően.
A minisztérium egységes iratkezelési szabályzatának megfelelően az egységes irattári terv vonatkozik mind a központ, mind a külképviseletek irataira, egyaránt a minősített és a nem minősített iratokra, mind a papír és elektronikus vagy bármely más alapon megjelenő dokumentumokra. Az irattári tételszámok kialakításával, ezeknek az iratokra való rávezetésével és általában az iratoknak a tételszámok alapján az irattárban történő elhelyezésével kapcsolatos feladatokat az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza.

Az irattári terv szerkezete:
A minisztérium teljes iratanyaga először a minisztérium feladatkörét, szervezeti felépítését tükrözve, a minisztérium feladat- és hatáskörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján általános és különös részre tagolódik. Ezen belül 7 főcsoportra, valamint külképviseletekre bontva kerül elhelyezésre. A főcsoportokat római számmal jelöljük.
Az általános részbe tartoznak a minisztérium mint szervezet működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő ügyei, a Külügyminisztérium és a magyar államhatalmi és államigazgatási szervek kapcsolatára és az általános nemzetközi kérdésekre vonatkozó iratok irattári tételei.
A különös részbe tartoznak a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek.
A főcsoportokon belül az irattári tételek az adott főcsoport sajtosságainak megfelelően vannak csoportokba sorolva.

Az irattári terv tételei:
Az irattári tételszám az iktatószámtól független: Az iktatási rendszer célja az ügyirat kialakítása oly módon, hogy az ügyintézés érdekében, a döntés meghozatalához, az ügy elintézéséhez szükséges valamennyi irat a döntés, az intézkedés pillanatában az intézkedő, döntést hozó rendelkezésére álljon. Ezért az alszámos rendszerben az ügyet indító iratot alapszámra (főszámra), az adott évben később keletkezett, hozzá tartozó többi iratot ennek alszámaira kell iktatni. Az előiratot mindig szerelni kell. Ennek következtében egy ügyirathoz selejtezhető és nem selejtezhető (rövidítése:NS), illetve eltérő selejtezési idővel rendelkező iratok tartoznak, de az alapszám valamennyi alszámának iratát együtt kell kezelni, az irattárban egy helyen tárolni.
Az irattári tétel a nagyobb tárgyi egységek kialakítását jelenti az iratanyag gyors visszakereshetőségének elősegítése érdekében. Azáltal, hogy minden évben ugyanaz a tárgykör ugyan azt a tételszámot kapja, (pl. az SZMSZ tételszáma minden évben I-1) lehetővé válik, hogy az adott irat az irattári tételszám alapján is visszakereshető, az irattárban fellelhető legyen, és a témára vonatkozó többi irattal együtt kezelve az ügy összefüggéseiben is elolvasható legyen. Ezáltal egy irattári tétel csak azonos őrzési/selejtezési idejű iratokat tartalmaz.
Az egyes témakörök hierarchikusan tovább bontottak. A tételek kialakítását, bontását az iratkezelés, az iratok visszakereshetőségének szempontjai határozzák meg.
Az iratok őrzése az irattárakban mind a központban, mind a külképviseleteken a nemzeti iratokat, a NATO-iratokat és az EU-iratokat elkülönítve történik, ezen belül a minősített iratokat a nem minősített iratoktól elkülönítetten tárolva. Az iratok ezen belül évenként elkülönítve kerülnek irattározásra, a központban az irattári tételszámoknak megfelelő rendszerben.
A külképviseleteken az iratok irattározása az Iratkezelési Szabályzat V/l4 pontja szerint történik, általában az éveken belül az iktatószámok rendjében. A nagy iratforgalmú külképviseletek szükség szerint a külképviseletek számára meghatározott 13 irattári tételnek megfelelően irattároznak.
Az irattári tételszámokon belül a lerakás az iktatószámok (alapszám – alszám) növekvő sorrendjében történik. [Minden őrzési egység fedelére rá kell vezetni az őrzési egységben (csomóban) elhelyezett iratok irattári jelzetét. A IV. csoportban az őrzési egység fedelére relációk (országok, illetve nemzetközi szervezetek) szerint, ezen belül a tételekben elhelyezett ügyiratok kezdő és végső alapszámát kell ráírni.]

Selejtezés:
A selejtezést az Iratkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően a selejtezési bizottság végzi.
A központ iratanyagában irattári tételek tartalmazzák a tárgykörbe tartozó iratok selejtezési határidejét. Az elvi jelentőségű, összefoglaló anyagok nem selejtezhetőek (NS rövidítéssel jelöltük).
Egyes iratfajták selejtezési határidejét a szakminiszterek utasításai határozzák meg az ország valamennyi azonos iratára vonatkozóan, (pl. a pénzügyi iratoknál a pénztárnapló). Ezeket a szervezeti egységeknek saját irataik selejtezési határideje kijelölésénél követni kell. A többi témát a szervezeti egység vezetőjének javaslata alapján tartalmazza az irattári terv.
A külképviseleten keletkezett iratokat a külképviselet eredetiben felterjeszti a központnak, és a maradandó értékű iratokat, a Központi Irattárban irattározásra, majd levéltári megőrzésre (15 év) kerülnek. Ezért a külképviseleten – általános alapelvként – a központnak már felterjesztett és ügyviteli szempontból már nem szükséges iratok selejtezési jegyzőkönyv felvétele mellett kiselejtezhetők.

Az iratok levéltárba adása:
A Külügyminisztérium az államtitkot és szolgálati titkot már nem tartalmazó, ügyvitelileg már nem szükséges, maradandó értékű iratait általában 15 év után adja át a Magyar Országos Levéltárnak levéltári megőrzésre, az eredeti őrzési egységekben, az eredeti iratkezelési segédletekkel együtt.
Az irattári terv a gyakorlati munkát szolgája, részletezése attól függ, hogy milyen gyakran keresett és egy témakörben milyen mennyiségű irat keletkezik. Első oldalain az irattári terv szerkezete található, melyből tájékozódni lehet a keresett tételekről. Ennek megfelelő a tartalomjegyzék is.
Az irattári tervet a minisztérium szervezeti egységeinek javaslatai alapján a Dokumentációs Főosztály készíti. A feladat- és hatáskörökben, valamint a minisztérium szervezeti felépítésében történt változásokat követve évente felülvizsgálatra kerül.
Mind a tételek megváltoztatásával, új tételek bevezetésével, mind a számítógépes rendszereknek az irattározási feladatokkal kapcsolatos részének működésének problémáinak felülvizsgálatával kapcsolatos javaslatokkal forduljanak a Dokumentációs Főosztályhoz.

Budapest, 2008. május 22.


A KÜLÜGYMINISZTÉRIUM IRATTÁRI TERVE
A) ÁLTALÁNOS RÉSZ

I. A KÜLÜGYMINISZTÉRIUM BELSŐ MECHANIZMUSÁVAL KAPCSOLATOS IRATAI

Szervezési, vezetési iratok
I-1–39

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-1

A Külügyminisztérium működése, feladatköre, Szervezeti és Működési Szabályzata.

NS

HN

I-2

A Külügyminisztérium és részegységeinek szervezeti, ügyrendi, ügyviteli kérdései

NS

15

I-3

Miniszteri értekezlet (előterjesztések, jegyzőkönyvek és határozatok)

NS

15

I-4

Államtitkári értekezlet (előterjesztések, jegyzőkönyvek, határozatok)

NS

15

I-5

Külügyminiszteri utasítások, rendeletek, körlevelek.

NS

HN

I-6

Nagyköveti értekezlet és regionális, szubregionális követi értekezletek

NS

15

I-7

KÜM főosztályvezetői értekezletek (jegyzőkönyvek, beszámolók).

NS

15

I-8

KÜM részegységeinek éves, féléves beszámolói.

NS

15

I-9

Külképviselet munkaértekezlete.

NS

15

I-10

Külügyminisztériumi bizottságok létrehozásáról szóló határozat, a bizottságok és ad hoc munkacsoportok anyagai

NS

15

I-11

Külügyminisztériumi ideiglenes (ad hoc) munkacsoportok iratai

NS

15

I-12

A Külügyminisztérium munkaterve. A részegységek munkaterve, intézkedési terv.

5

 

I-13

A külképviseletek munkaterve

5

 

I-14

Külképviseletek ügyrendi beosztása, tagolódása.
A külképviseletek közötti együttműködés

5

 

I-15

A magyar diplomáciai apparátus információgyűjtő tevékenységét meghatározó utasítások, javaslatok.

NS

15

I-16

Diplomáciai kapcsolatrendszerünk hatékonyságának értékelése.

NS

15

I-17

A külképviseletek diplomata beosztottainak éves beszámolójelentései.

NS

15

I-18

A Külügyminisztérium konzultációs terve.

NS

15

I-19

Betanulási tervek, felkészülés.

5

 

I-20

Szervezeti egységek, referatúrák és munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyve.

5

 

I-21

A Külügyminisztérium ellenőrzési rendszere, éves ellenőrzési tervek, cél- és témavizsgálatok.

NS

HN

I-22

Munkaátadás rendje a külképviseleten.

4

 

I-23

Külképviselet általános helyzete.
Evakuálás.

NS

15

I-24

A külképviselet tevékenységével kapcsolatos egyéb operatív ügyek

10

 

I-25

Egyes személyekkel, delegációkkal kapcsolatos dokumentumok a külképviseleteken.

NS

HN

I-26

Kormánydöntésben előírt feladatok nyilvántartása, teljesítése.

NS

15

I-27

A központ szervezeti egységeinek ellenőrzése, vizsgálati programok.

NS

HN

I-28

A külképviseletek ellenőrzése, vizsgálati programok.

NS

HN

I-29

A Külügyminisztériumnak a kormányváltáskor készített összefoglaló jelentései.

NS

15

I-30

Külpolitikai stratégiák, koncepció.

NS

15

I-31

A KÜM és a Külügyminisztériumi Dolgozók Önálló Szakszervezete közötti megállapodások.

NS

15


Személyügyi és oktatási iratok
I-40–59

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-40

A Külszolgálati és Külképviseleti Főosztály körlevelei, utasításai.

NS

15

I-41

Személyi nyilvántartások, a Központi Közszolgálati Nyilvántartással és köztisztviselői alapnyilvántartással kapcsolatos ügyek.

80

 

I-42

A külügyi apparátus alkalmazottainak értékelése, beszámolók.

NS

HN

I-43

A minisztérium humánpolitikai mozgatási terve, javaslatok, elképzelések.

A pályázati bizottság iratai, pályaművek elbírálása.

NS

HN

I-44

A külképviseletek személyügyi kérdései, problémái.

50

 

I-45

Előterjesztések nagyköveti, főkonzuli kinevezésre.

NS

HN

I-46

Egyéni személyügyi anyagok, minősítések, kinevezések.

NS

HN

I-47

A külképviseletek magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak és hozzátartozóiknak anyaga.

50

 

I-48

A külképviseletek nem magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak anyaga.

50

 

I-49

Külképviseletek munkatársainak egyéb személyi ügyei.

50

 

I-50

Szakoktatással kapcsolatos általános kérdések, határozatok, irányelvek.

NS

HN

I-51

A köztisztviselői vizsgával, közigazgatási és ügykezelői alapvizsgával kapcsolatos ügyek, vezetői továbbképzés

10

 

I-52

Külügyminisztériumi szakmai alapvizsga szakmai tanfolyamának anyaga, konzuli munkát végzők szakmai továbbképzése. Külképviseletek gazdasági ügyintézőinek szakmai továbbképzése (tananyag 3 példány).

Elvi iratok, összefoglalók, tananyag 3 példánya.

NS

HN

I-53

Felvételre jelentkezettek, de elutasítottak anyagai.

5

 

I-54

Egyéb pl. nyelv, számítástechnika-oktatással kapcsolatos iratok.

NS

HN

I-55

Kisebb jelentőségű oktatási anyagok, kapcsolódó operatív iratok.

5

 

I-56

Külszolgálatosok orvosi ellenőrzése, egészségügyi ellátása.

NS

HN

I-57

Tartós külszolgálatra utazó szülők gyermekeinek iskoláztatásával kapcsolatos ügyek Magyarországon és a fogadó országban.

5

 

I-60

A minisztérium bér- és munkaügyi vonatkozású jogszabályai, a Gazdálkodási és Bérszámfejtési Főosztály körlevelei, utasításai.

NS

HN.

I-61

A minisztérium bér- és létszámgazdálkodásával kapcsolatos általános, elvi jellegű iratok.

NS

HN

I-62

A minisztérium képviselete munkaügyi, munkajogi és társadalombiztosítási jogi tárcaközi megbeszéléseken.

NS

15

I-63

A minisztérium szabadságolási terve.

3

 

I-64

Minisztériumi alkalmazottak jutalmazási listája.

5

 

I-65

A kihelyezettek hozzátartozóinak munkaügyi kérdései, nyugdíj és társadalombiztosítási ügyek.

NS

HN

I-66

Külügyminisztériumi alkalmazottak nyugdíjazása.

NS

HN

I-67

Munkaviszony igazolások, munkaügyi nyilvántartások.

NS

HN

I-68

Adóügyek, illetményügyek.

NS

HN

I-69

Végkielégítési ügyek.

NS

HN

I-70

Társadalombiztosítás.

15

 

I-71

Adatszolgáltatás a KSH-nak, munkaügyi információk.

10

 

I-72

Betegbiztosítási kártyákkal kapcsolatos feladatok.

5

 


Biztonsági iratok, polgári védelem, tűzvédelem
I-80–99

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-80

A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok.

NS

HN

I-81

Külképviseletek biztonsági helyzete. Rendelkezések a külképviseletek biztonsági zónájáról.

Éves beszámolójelentés.

NS

HN

I-82

Biztonsági zónával nem rendelkező külképviseletek speciális biztonsági ügyei.

NS

HN

I-83

Külképviseleti biztonsági és biztonságtechnikai felelősök felkészítése. Éves beszámoló jelentéseik.

15

 

I-84

Állam- és szolgálati titok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel és a minisztérium tulajdonában lévő épületek biztonságával kapcsolatos ügyek.

Széf- és páncélszekrénykulcs nyilvántartása.

NS

HN

I-85

A külképviseletek ellen irányuló titkosszolgálati tevékenység elleni védelem.

NS

HN

I-86

A minisztérium épületeinek őrzés-védelme.

Személyi védelem.

Kapcsolat a Köztársasági Őrezreddel és a Határőrség Országos Parancsnokságával.

NS

HN

I-87

A minisztérium ügyeleti rendszere.

Az ügyelettel kapcsolatos ügyek.

5

 

I-88

A Válságkezelő Központ iratai.

NS

15

I-89

Válságkezelő Központtal kapcsolatos egyéb operatív iratok.

5

 

I-90

A külügyminisztériumba belépésre jogosító állandó, ideiglenes és egyéb célú belépők.

5

 

I-91

A minisztérium polgári védelmi terve.

NS

15

I-92

A minisztérium tűzvédelmi terve. Tűzvédelem. Rendkívüli eseményekről készített jelentések.

lejárat után 5

 


Pénzügyi, gazdasági iratok
I-100–190

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-100

A Külügyminisztérium Gazdálkodási Főosztályának, Bérgazdálkodási osztályának és Pénzügyi osztályának utasításai, körlevelei.

NS

HN

I-101

A Külügyminisztérium költségvetése. Tervezetek, észrevételek, állásfoglalás stb.

NS

HN

I-102

Póthiteligénylés, a Pénzügyminisztérium döntése.

NS

15

I-103

A főosztályok hitelkerete, ellátmánya költségvetése.

NS

HN

I-104

A külképviseletek költségvetése, pénzgazdálkodása, pénzügyi tevékenységének ellenőrzése.

NS

HN

I-105

A központ és a külképviseletek reprezentációs keretének elvi meghatározása.

NS

HN

I-106

A minisztérium ingatlanainak adásvételi szerződései, adóügyi iratai, tulajdonjogot igazoló iratok, átiratok.

Telekkönyvi ügyek.

NS

HN

I-107

A minisztériumi ingatlanok karbantartása és átépítése. Az irodák, lakások, raktárak, stb. karbantartási, átépítési, korszerűsítési, megrendelési okmánya. Számlák nélkül.

NS

HN

I-108

A külképviseletek ingatlanainak ügyei: adásvételi szerződés, adóügyi iratok, tulajdonjogot igazoló iratok.

Bérleti szerződések, ingatlanok átépítése.

A követségek felállításával kapcsolatos költségek, költségfelmérések.

NS

HN

I-109

A központ és a külképviseletek ingatlanleltárai.

NS

HN

I-110

Építészeti terv, tervdokumentáció (léptékes tervek, adatlapok is).

NS

15

I-111

Építkezések iratai. Szerződések. Alapkőletétel.

NS

HN

I-112

A minisztérium béralapja.

A Központban dolgozók illetményügyei.

NS

HN

I-113

A külképviseleteken dolgozók illetményügyei.

NS

HN

I-114

A külképviseletek árdokumentációi, ún. kosár.

NS

15

I-115

Gépkocsi igénybevételének elvi meghatározása.

A gépkocsivezetők ügyei.

Jelentések a központ és a külképviseletek gépkocsiellátásáról.

NS

HN

I-116

Napidíjtáblázat. Napidíjak megállapítása. A napidíjakkal kapcsolatos észrevételek.

NS

HN

I-117

Munkaruha-jogosultság, -elosztás.

NS

HN

I-118

A külügyminisztériumhoz tartozó önálló gazdálkodószervek költségvetésének felülvizsgálati jegyzőkönyvei.

NS

15

I-119

A Külügyminisztérium szervezeti egységeinek elhelyezése.

NS

HN

I-120

Letéti ügyek a külképviseleteken.

NS

HN

I-121

Közbeszerzés.

NS

15

I-122

Magyarország tagdíja a nemzetközi szervezetekben.

NS

15

I-123

Takarékossági intézkedések a minisztériumban.

NS

HN

I-124

A Pénzügyminisztérium revizori részlegének évi rendszeres ellenőrzése a Külügyminisztériumban.

NS

HN

I-125

KÜM Segélyezési Alap.

NS

HN

I-126

Központi illetményszámfejtés.

NS

HN

I-127

Bérdosszié anyagai személyeként:

járulék-nyilvántartás, magánnyugdíj-pénztári járulék nyilvántartása, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lap.

75

 

I-128

Közétkeztetés a minisztériumban és részlegeinél.

10

 

I-129

 

 

 

I-130

Nyugdíjazással kapcsolatos ügyintézés a Bérgazdálkodási osztályon és a Humánpolitikai Főosztályon.

Nyugdíj-elismerési díjak befizetése a társadalombiztosításnak.

NS

HN

I-131

Társadalombiztosítási rendelkezések.

hatályuk
elvesztése után 3

 

I-132

Külképviseleteknél épületek, irodák, lakóépületek, lakások bérleti
szerződése.

felmondás után 10

 

I-133

Gyermektartásdíj.

25

 

I-134

Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás.

3

 

I-135

Fizetési letiltások.

25

 

I-136

A központ és a külképviseletek ingó vagyonának nyilvántartása.

15

 

I-137

Gépjárműigénylés bel- és külföldi utazáshoz.

3

 

I-138

Napidíjak elszámolása. Reklamációk.

10

 

I-139

Házipénztári főkönyv, naplók, kartonok.

10

 

I-140

Lakbér, fűtési és világítási térítmény.

10

 

I-141

 

 

 

I-142

Pénzátutalás külföldi banktól.

10

 

I-143

Pénztárnapló és mellékletei.

10

 

I-144

Béralap-nyilvántartás. Havi összesítő kimutatások.

10

 

I-145

A külképviseleteken állóeszközök, berendezési tárgyak, felszerelések igénylése (számlák nélkül).

10

 

I-146

A Külügyminisztérium ingó vagyonának leltárai.

10

 

I-147

Fogyóeszközök leltárlapjai.

10

 

I-148

A központ és a külképviseletek gépkocsijainak karambolügyei.

Kárfelvételi és baleseti jegyzőkönyvek.

10

 

I-149

Az építési és felújítási tervdokumentáció részadatai (árajánlatok, beázás).

10

 

I-150

A külképviseletek által felterjesztett valuták ügyei.

5

 

I-151

A Külügyminisztériumban felgyülemlett valutacsekkek megküldése az MNB-nek.

5

 

I-152

Az MNB átutalásai más szervek megbízásából.

5

 

I-153

Ellátmány átutalások, kiküldése a követségeknek. Visszaigazolások. Ellátmány igénylése.

5

 

I-154

Külképviseletek bevételeinek negyedéves elszámolása.

5

 

I-155

Bankszámla- és csekkügyek.

5

 

I-156

Pénztári elszámolás felülbírálata.

5

 

I-157

Országos Egészségbiztosítási Pénztár.

Gyógyszerügyek.

5

 

I-158

Szállítási ügyek. Ingóságok hazaszállítási költsége. Vámkezelés.

5

 

I-159

Futárszállítási költségek behajtása.

5

 

I-160

Reprezentációs anyagok igénylése és költségei.

5

 

I-161

Számlakivonatok és mellékleteik.

5

 

I-162

A külképviseletek pénztári bizonylatainak felterjesztése.

5

 

I-163

Rovatfelhasználási jelentések.

5

 

I-164

Kölcsönök, előlegek és segélyek kifizetése a külképviseleteken.

5

 

I-165

Illetmény fizetési jegyzékek, összesítők.

5

 

I-166

Illetményszámfejtő lapok és mellékleteik.

5

 

I-167

Jogszabály által előírt létszámmozgások dokumentációja.

Létszámváltozásról szóló időszakos jelentés.

5

 

I-168

Gépkocsiügyek:

külképviseletek gépkocsija.

Gépkocsivezetők túlóraátalánya.

5

 

I-169

A Külügyminisztérium részére a külképviseleteken keresztül történt anyagbeszerzések kiegyenlítése.

5

 

I-170

Építkezések, felújítások, átépítések, karbantartási elvégzett munkák tételes felsorolása, számlákkal.

5

 

I-171

Külképviseleti gazdasági felelősök munkaköri leírása, munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyve.

5

 

I-172

Külképviseleti szolgálati lakások átadás-átvételi jegyzőkönyve.

5

 

I-173

Vegyes operatív jellegű pénzügyi és gazdasági levelezés.

5

 

I-174

Úti elszámolások iratai.

5

 

I-175

A Külügyminisztérium belföldi ingatlanainak üzemeltetési és fenntartási feladataihoz kapcsolódó szerződések, levelezés.

15

 

I-180

Fogyóeszközök, irodaszerek, nyomtatványok, takarítóeszközök, reprezentációs cikkek igénylése, kiküldése a külképviseletekre.

2

 

I-181

Gépjárműengedély, -adó.

Gépjármű hátárkiléptetési engedélye.

5

 

I-182

 

 

 

I-183

 

 

 

I-184

Magyar Államkincstár adatszolgáltató lapjai.

10

 

I-185

Turistakölcsönök.

8

 

I-186

Bizományos be- és kifizetések felterjesztése.

8

 

I-187

Könyvek, sajtótermékek költségeinek rendezése.

5

 

I-188

Szakértői díjak, megbízási díjak, megbízási szerződések.

NS

HN


Ügykezelési, levéltári, ügyvitel-gépesítési iratok
I-200–221

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-200

A Külügyminisztérium Titokvédelmi Szabályzata.

Államtitok és szolgálati titokkör meghatározása.

Az iratok minősítésének felülvizsgálata.

NS

15

I-201

Minősítési és betekintési joggal rendelkezők nyilvántartása. Titokvédelmi felügyelő.

Titokvédelmi nyilatkozatok, aláírásminta.

Titoksértés a minisztérium iratkezelésében.

15

 

I-202

Iratkezelési Szabályzat, az irat kezelésének helyzete, irattározás, ügyvitelgépesítés. Iratkezelés gépesítése, elektronikus iktatás és ügyiratkezelés (KÜMIrat, Scriptament, KIR-dokumentáció stb.).

NS

HN

I-203

 

 

 

I-204

A KÜM iratkezelésének, minősített adatai kezelésének ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyvek. A külképviseletek iratkezelésének ellenőrzése, titokvédelmi ellenőrzés, minősítési és betekintési jog.

30

 

I-205

Más intézmények minősítésének felülvizsgálata.

15

 

I-206

Külképviseleti titkos ügyiratkezelők betanítása.

Éves beszámoltatásuk.

TÜK-kezelők önellenőrzése, éves jelentése.

30

 

I-207

A minisztérium kézbesítési rendszere és rendje.

5

 

I-208

A központban végzett iratselejtezés jegyzőkönyvei, ellenőrzések operatív iratai.

NS

15

I-209

A külképviseleteken végzett iratselejtezés jegyzőkönyve.

5

 

I-210

Iratkezelési segédletek:

iktatókönyv, tárgy- és névmutató a központban.

NS

15

I-211

Iktatókönyv, tárgy- és névmutató a külképviseleteken. Előadói munkakönyv. Kézbesítőívek. Átmenő iratok nyilvántartó könyve a szervezeti egységeken. Érkeztetőkönyv (zsírókönyv).

5

 

I-212

Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek. Központi és osztályirattár átadása, TÜK-irattár átadása a külképviseleten, munkakör átadásakor felvett jegyzőkönyv.

5

 

I-213

Az irattár ügyei, osztályirattárak.

A minisztérium iratainak rendezése.

A központi irattár és az osztályirattárak helyzete, irattári nyilvántartások.

NS

HN

I-214

Levéltárral kapcsolatos ügyek.

Átadás-átvételi jegyzőkönyvek.

NS

HN

I-215

Iratok ideiglenes visszakérése a levéltártól.

Betekintés a levéltárnak átadott iratokba ügyviteli szempontból.

2

 

I-216

Kutatás engedélyezése a külügyi iratokban.

1

 

I-217

A személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó adatszolgáltatás,

titokszakértői vélemények, titoksértési ügyek.

15

 

I-218

Külügyi iratok más intézményekben végzett selejtezési jegyzőkönyvének a KÜM-nek megküldött példánya.

5

 


A futárszolgálattal kapcsolatos iratok
I-220–239

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-220

Diplomáciai és konzuli futárszolgálat.

Kapcsolódó jogszabályok. Külügyi utasítások.

NS

15

I-221

Futárigazolványok nyilvántartó könyve.

Lejárt futárigazolványok.

Konszignáció. Bordereau.

2

 

I-222

Futárútvonalak meghatározása.

Futárindítási táblázatok.

Futárposta hiányosságairól felvett jegyzőkönyvek.

5

 

I-223

Futárposta zárása és bontása.

5

 

I-224

A külügyminisztériumon kívüli szerveknek a diplomáciai futárposta igénybevételére vonatkozó kérelmei véleményezése.

5

 

I-225

Futártájékoztató.

5

 

I-226

Futárpostai összefoglaló.

15

 

I-227

MALÉV-futárposta.

15

 

I-228

A minisztérium szervezeti egységeinek javaslatai futárutak szervezésére, a futár személyére.

5

 

I-229

Diplomáciai futárok vízumkérelme.

5

 

I-230

Diplomáciai futárok elleni provokációk.

NS

HN

I-231

 

 

 

I-232

CD Diplomat Szállítmányozási és Kereskedelmi Kft. igénybevételével kapcsolatos ügyintézés.

5

 


Tájékoztató és információs jellegű iratok
I-240–249

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-240

Háttér- és gyors aktuális tájékoztatók.

Napi jelentések (1 példány), heti eseménynaptár a magyar vonatkozású nemzetközi eseményekről (1 pld.).

Napi és heti tájékoztatók.

NS

15

I-243

Napi jelentések, a külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló a szervezeti egységeknél.

3 hónap

 

I-245

A minisztérium dokumentációs részlegének adattára, sajtóadattára. MTI Sajtó adatbank külügyminisztériumi termináljának üzemeltetése, KÜM-kiadványok munkaanyaga.

Dokumentációs anyag, és megszűntirat-dokumentáció.

2

 

I-247

A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló (1 pld.).

NS

15

I-248

A Külügyminisztérium információs munkája pl. fordításrendelés, médiafigyelés.

NS

15

I-249

A szakkönyvtárral és sajtóarchívummal összefüggő ügyek.

Belföldi és külföldi sajtótermékek rendelése.

5

 


Protokolliratok
I-250–259

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-250

A magyar állami és külügyi protokollt meghatározó utasítások.

Magyar diplomácia szertartásrend és eljárási szabályok. Diplomáciai testület (DT) névjegyzék.

NS

15

I-251

Összefoglalók a nemzetközi diplomáciai szertartásrend szabályairól.

NS

15

I-252

A budapesti Diplomácia Testület számára készített tájékoztatás a KÜM és a Kormány nevében.

5

 

I-253

A budapesti diplomáciai rendezvényekről a KÜM részére készített napi tájékoztató és heti előrejelzés.

3 hónap

 

I-254

Női protokollal kapcsolatos sajátos ügyek.

3

 

I-255

A magyar köztársasági elnök és a miniszterelnök, külügyminiszter védnöksége alatt megrendezett nemzetközi tanácskozások államfői és kormányfői fogadásainak szervezése, a KÜM vezetői által adott fogadások, rendezvények.

5

 

I-256

Külügyminisztérium ajándékraktára, megrendelések.

1

 

I-257

Diplomáciai látogatások, delegációk a központban.

5

 

I-258

A DT alapanyaga.

1

 


Informatikai, távközlési és számítástechnikai iratok
I-260–279

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-260

KÜM képviselete az informatikai, távközlési, számítástechnikai témájú hazai és nemzetközi tanácskozásokon, informatikai tárcaközi bizottságok.

NS

15

I-261

A Külügyminisztérium informatikai fejlesztése.

NS

HN

I-262

Informatikai, távközlési és számítástechnikai részjavaslatok, tervezetek.

10

 

I-263

A minisztérium távközlési infrastruktúrája (kiépítése, fejlesztése és fenntartása).

NS

HN

I-264

A minisztérium távközlési infrastruktúrájával kapcsolatos gazdasági, pénzügyi iratok.

NS
PM rendelet szerint

HN

I-265

Rejtjeltáviratok rejtjelezés, a Központi Rejtjelező Szerv utasításai, rejtjelfelügyelet körözvényei, szabályozás.

NS

HN

I-266

Külképviseletek rejtjeltevékenysége, rejtjelezők felkészítése és működési engedélyük.

5

 

I-267

A külképviseletek ellátása rejtjelező eszközökkel (nyilvántartás).

5

 

I-268

Más szervek nyílt táviratainak és rejtjeltáviratainak a forgalmazása.

10

 

I-269

A központ és külképviseletek számítógépes infrastruktúrája fejlesztésével kapcsolatos iratok.

NS

HN

I-270

A számítógépes infrastruktúra hardverelemei.

NS

HN

I-271

A hardverekre vonatkozó gazdasági, pénzügyi jellegű iratok.

PM rendelet szerint

HN

I-272

A távközlési rendszer adatvédelme.

NS
PM rendelet szerint

HN

I-273

A távközlési rendszer adatvédelmével kapcsolatos gazdasági, pénzügyi jellegű iratok.

NS
PM rendelet szerint

HN

I-274

Az elektronikus adatforgalomhoz (hazai és nemzetközi) hozzáférést biztosító eszközpark rendszerfelügyeleti szolgálata.

NS

HN

I-275

Az elektronikus adatforgalomhoz (hazai és nemzetközi) hozzáférést biztosító eszközpark rendszerfelügyeleti szolgálatának gazdasági, pénzügyi jellegű iratai.

PM rendelet szerint

HN

I-276

A telefonrendszer kialakítása, fenntartása és korszerűsítése.

NS

HN

I-277

Külső cégekkel kötött szerződések a távközlési és számítástechnikai eszközök felszerelésére, üzemeltetésére.

Szerződés lejárta után 10 év

 

I-280

Távközléssel kapcsolatos egyéb iratok.

15

 

I-290

Internet alapú távközlés.

15

 


Útlevéllel és egyéb konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok
I-300–319

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-300

A konzuli szolgálat munkájára vonatkozó elvi, politikai vonatkozású ügyek.

NS

15

I-301

A KFO a konzuli szolgálat munkáját irányító és ellenőrző tevékenysége, rendeletei.

NS

15

I-302

A KFO munkájával kapcsolatos részanyagok.

10

 

I-303

Külügyi igazolványokkal kapcsolatos ügyek.

3

 

I-304

 

 

 

I-305

Konzuli munkához szükséges eszközök kiküldése a külképviseleteknek.

3

 

I-306

Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek kiállításának elvi iratai.

NS

15

I-307

Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek nyilvántartó kartonjai.

50

 

I-308

Diplomata és szolgálati útlevelek.
[Megjegyzés: a 101/1998 (V. 22.) Korm. rend. 20. § (2) és a 13. § (3) bek. értelmében a lejárt útleveleket érvénytelenítve vissza kell adni a kérelmezőnek.]

visszaadandó

 

I-309

Vízumügyek.

NS

HN

I-310

Külföldi képviseletek munkatársainak mentességi ügyei.

10

 


Szóvivői és közkapcsolati iratok
I-320–339

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-320

Szóvivői tájékoztatók, nyilatkozatok a központban.

A bel- és külföldi sajtó általános tájékoztatása.

NS

15

I-321

A minisztérium felső vezetőinek interjúi,

újságcikkei.

NS

15

I-322

Külképviseletek sajtótáviratai, sajtóközleményei.

NS

15

I-323

A Külügyminisztérium honlapja.

NS

15

I-324

A vezetők, munkatársak külpolitikai, biztonságpolitikai, integrációs, előadásai.

Előadás (1 pld.).

NS

15

I-325

A KÜM Szóvivői Iroda kapcsolata a MEH Kormányszóvivői Irodájával és a Kormányzati Kommunikációs Titkársággal, információk a kormányszóvivői tájékoztatókhoz.

NS

15

I-326

A Közkapcsolati Iroda stratégiai tervezési iratai.

NS

15

I-327

A Közkapcsolati Iroda által készített tájékoztatók, rendezvények, tájékoztatási keret.

NS

15

I-328

A közkapcsolati munka stratégiai tervezése. A minisztérium köz- és civil kapcsolatok terén felmerülő feladatainak koordinálása a Közkapcsolati Irodán.

NS

15

I-329

A KKI munkájával kapcsolatos egyéb, operatív anyagok.

5

 

I-330

Pénzügyi elszámolások.

PM rendelet szerint

HN

I-331

Kiadványok, könyvek megrendelése támogatása, szerződések. Egyéb megrendelések pénzügyi elszámolása, szerződések.

10

 

I-332

A Közkapcsolati Iroda tájékoztató anyagai.

A Külügyminisztérium elektronikus hírlevele civileknek.

10

 


Nemzetpolitikai ügyek iratai
I-340–349

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-340

Nemzetpolitikai ügyek koordinációs iratai a Külügyminisztérium álláspontja kialakításában.

NS

15

I-341

Összefoglaló elemzések a határon túli magyarság helyzetéről, a velük kapcsolatos politikáról.

NS

15

I-342

Együttműködés a nemzetközi szervezetekkel a kisebbségi kérdésekben.

NS

15

I-343

Szülőföld Alap.

NS

15

I-344

Nemzeti Felelősség Program.

NS

15

I-345

 

 

 

I-346

A Szülőföld Alappal kapcsolatos operatív iratok.

6

 


A minisztérium felsőszintű vezetőinek küldött személyre szóló és magánlevelek
I-350–359

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-350

A külügyminiszternek küldött levelek.

NS

15

I-351

Az államtitkárnak küldött levelek.

NS

15

I-352

A szakállamtitkárok levelezése.

NS

15

I-353

Szervezeti egységek vezetőihez küldött levél intézése.

NS

15

I-354

Operatív jellegű és tájékoztató levelek.

5

 

I-355

Üdvözlet, gratuláció.

5

 


A külképviseletek más tételekbe be nem sorolható iratai
I-360–369

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-360

Külképviseletek más tételekbe be nem sorolható iratai.

10

 

I-361

Egyéb operatív iratok.

5

 


A Külügyminisztérium által felügyelt intézmények felügyeletével kapcsolatos iratok
I-400–420

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

I-400

Intézménynek, szervezetnek a KÜM felügyelete alá helyezése.

Felügyelet megszüntetése során keletkezett iratok.

NS

15

I-410

Teleki Intézet és Alapítvány.

NS

15

I-411

Illyés Gyula Közalapítvány.

NS

15

I-412

Új Kézfogás Közalapítvány.

NS

15

I-413

Demokratikus Központ Közalapítvány.

NS

15

I-414

Magyar-Román Gozsdu Közalapítvány.

NS

15

I-415

Regionális alapítványok támogatása, kapcsolatuk a Külügyminisztériummal.

NS

15

II. A KÜLÜGYMINISZTÉRIUM ÉS A MAGYAR ÁLLAMHATALMI ÉS
ÁLLAMIGAZGATÁSI SZERVEK
KAPCSOLATA

Külpolitika, diplomácia
II-1–199

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-1

A külpolitikát meghatározó irányelvek.

NS

15

II-2

A magyar Országgyűlés külpolitikai tárgyú vitái. Plenáris ülések, törvényjavaslatok, interpellációk, azonnali kérdések órái, erre adott válaszok.

NS

15

II-3

 

 

 

II-4

 

 

 

II-5

Állami vezetők és pártok vezetőinek beszédei, nyilatkozatai Magyarország külpolitikájáról.

NS

15

II-6

Magyarország diplomáciai tevékenysége.

NS

15

II-7

 

 

 

II-8

A Külügyminisztérium külpolitikával kapcsolatos kezdeményezései, javaslatai, külpolitikai projektek előkészítése, szakmai támogatása.

NS

15

II-9

 

 

 

II-10

 

 

 

II-11

Konzuli és egyéb külügyi feladatokkal is megbízott kereskedelmi kirendeltség felállítása, tevékenységi köre, jogai, létszámhelyzete, megszüntetése.

NS

15

II-12

A Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata.

NS

15

II-121

A Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata, operatív ügyek.

5

 

II-130

Magasszintű meghívások, látogatások, találkozók.

NS

15

II-136

Inter Action Council,

a diplomáciai tevékenységgel, Inter Action Councillal kapcsolatos iratok.

NS

15

II-137

Magasszintű meghívási, ki- és beutazási tervek külügyminisztériumi előterjesztései.

5

 

II-138

Magyar állami felsőszintű vezetők és családtagjaik üdülése, magánjellegű látogatásai.

5

 

II-139

Tolmácsok, fordítók kikérése, köszönőlevelek.

3

 

II-140

Inter Action Council,

a diplomáciai tevékenységgel, Inter Action Councillal kapcsolatos operatív iratok.

10

 

II-150

Külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok iratai

NS

15

II-16

A Külügyminisztérium és a társszervek együttműködése külpolitikai kérdésekben.

NS

15

II-17

 

 

 

II-18

Eseménynaplók, külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok, társszervek operatív iratai.

10

 

II-190

A magyar kormánynak, az állami és társadalmi szerveknek a külföldön élő magyarokkal való foglalkozására vonatkozó elvi jellegű határozatai. Munkavállalás, Határon Túli Magyarok Hivatala ügyében való MeH–KÜM együttműködés.

NS

15

II-191

Külföldön élő magyarokkal foglalkozó egyéb szervekkel kapcsolatos részanyagok, operatív feljegyzések.

NS

15

II-192

Magyar Állandó Értekezlet (MÁÉRT).

NS

15

II-193

Magyarok Világszövetségével (MV) való együttműködés.

NS

15

II-194

Magyarok Világkongresszusa, anyanyelvi konferenciák, nyári egyetemek.

NS

15

II-195

MÁÉRT, MV, HTMH együttműködés operatív iratai.

10

 

II-196

Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében.

NS

15

II-197

Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében kisebb jelentőségű iratok.

6

 


Belpolitika
II-200–299

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-200

Magyarország belpolitikája általában, összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról, KÜM-értékeléssel.

NS

15

II-201

Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról érdemi megjegyzés nélkül.

15

 

II-202

Beszédek és nyilatkozatok a magyar belpolitikáról.

NS

15

II-203

Magyar állampolgárok kitüntetése, kitüntetések alapítása.

20

 

II-210

Magyarország államhatalmi szervei.

NS

15

II-211

Magyarország Alkotmánya. Az Alkotmánybíróság határozatai. Magyar felségjelek, címer, zászló.

NS

HN

II-212

Az Országgyűlés szervezete, működésének, határozatai stb.

Az Országgyűlés állandó és különbizottságainak tevékenysége, kapcsolatuk a KÜM-mel.

5

 

II-213

A KÜM és a KEHI kapcsolata operatív ügyekben.

6

 

II-214

Helyi és területi önkormányzati szervek

tevékenysége, politikai összetétele.

6

 

II-215

Köztársasági elnök, a köztársasági elnök és a KÜM kapcsolata.

NS

15

II-216

A KÜM és a KEHI kapcsolata (külpolitika).

NS

15

II-217

Önkormányzatok kapcsolata a KÜM-mel.

5

 

II-218

Államhatalmi szervekkel kapcsolatos operatív iratok.

5

 

II-219

Ombudsman jogállása, tevékenysége, kapcsolata a KÜM-mel.

5

 

II-220

Államigazgatási szervek.

NS

15

II-221

A kormány megalakulása, koalíciós tárgyalások, a kormány programja, munkaterve.

6

 

II-222

A kormány üléseinek munkaterve, feladatai.

A Külügyminisztérium javaslatai.

Átfogó kormányzati tervek (Európa Terv, Nemzeti Fejlesztési Terv).

NS

15

II-223

A központi államigazgatási szervek szervezete, tevékenysége. Közigazgatási reform, közigazgatás helyzete, fejlesztése.

5

 

II-224

Közigazgatási államtitkári értekezletek és kormányülések,
törvényalkotási program.

NS

15

II-225

Kormányhatározatok (a határozatok számának sorrendjében lerakva).

Hatályukig

 

II-226

A Külügyminisztérium képviselete a tárcaközi és egyéb szakbizottságokban.

NS

15

II-227

A Miniszterelnöki Hivatal és a Külügyminisztérium kapcsolata.

Kormányülésre nem kerülő, MEH-ben készített emlékeztetők, összefoglalók.

NS

15

II-228

Államtitkári értekezletről a MEH-ben készített emlékeztetők. KÁÉ napirendje.

Egyéb operatív kapcsolatos iratok.

5

 

II-229

Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-230

Választások, népszavazás.

Választási rendszer: választási törvény és eljárási szabályok, Köztársasági elnök választása, országgyűlési választások, önkormányzati, helyhatósági, kisebbségi választások, népszavazás, külföldi megfigyelők.

5

 

II-240

A Külügyminisztérium elemzései, jelentései az Országgyűlés részére.

NS

15

II-241

A Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés plenáris üléseinek munkájában.

NS

15

II-242

A Külügyminisztérium és az Országgyűlés Külügyi Hivatalának kapcsolata.

NS

15

II-243

A Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés külügyi és határon túli magyarok bizottságának munkájában.

NS

15

II-244

Nagykövetjelöltek meghallgatása az Országgyűlés külügyi és határon túli magyarok bizottságában.

NS

15

II-245

A Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés európai ügyek bizottsága munkájában.

NS

15

II-246

A Külügyminisztérium részvétele az egyéb országgyűlési bizottságok munkájában.

NS

15

II-247

A Külügyminisztérium, valamint a magyar pártok és parlamenti képviselők kapcsolata külpolitikai kérdésekben.

NS

15

II-248

Az Interparlamentáris Unió és a Külügyminisztérium kapcsolata.

6

 

II-249

A Miniszterelnöki Kabinetiroda és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-250

Parlamenti pártok tevékenysége, sajtó- és tájékoztató jellegű iratai.

NS

15

II-251

Parlamenten kívüli pártok tevékenysége, sajtó- és tájékoztató jellegű iratai.

NS

15

II-260

Magyarország társadalmi szervezetei.

Jogszabályok a társadalmi szervezetekről, gazdasági tevékenységéről, az alapítványok gazdasági rendjéről.

hatályukig

 

II-261

Szakszervezetek kapcsolata a KÜM-mel.

Nemzetközi tevékenységük segítése.

NS

15

II-262

Szakmai szervezetek, gazdasági szervezetek, kamarák kapcsolata a KÜM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése.

NS

15

II-263

Ifjúsági és gyermekszervezetek, nőszervezetek kapcsolata a KÜM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése.

NS

15

II-264

Civil szerveződések, alapítványok, egyesületek, NGO-k, magánszemélyek és a KÜM kapcsolata. Nemzetközi tevékenységük segítése.

NS

15

II-265

Baráti társaságok és a KÜM kapcsolata. Duna Menti Népek Baráti Társasága. Nemzetközi tevékenységük segítése baráti társaságokkal kapcsolatos egyéb anyagok.

NS

15

II-266

Karitatív szervezetek kapcsolata a KÜM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése a Külügyminisztériumban.

NS

15

II-267

Testvérvárosi kapcsolatok. A Külügyminisztérium tevékenysége ezzel kapcsolatban.

NS

15

II-269

Országos Érdekegyeztető Tanács.

NS

15

II-270

Emberjogi és kisebbségi kérdések. Magyarország nemzetiségi politikája. Magyar emberjogi és kisebbségi, nemzetiségpolitikai ügyek általában.

NS

15

II-271

Nemzeti és Etnikai Kisebbségi Hivatal kapcsolata a Külügyminisztériummal.

A Cigányügyi Tárcaközi Bizottság és KÜM kapcsolata.

NS

15

II-272

Magyarországi kisebbségek helyzete, szervezeteik.

NS

15

II-273

Nemzetiségi oktatás.

NS

15

II-280

Elvi, összefoglaló anyagok, INTERITIM.

NS

15

II-281

 

 

 

II-282

Határon túli magyarok szervezeteinek támogatása (ha a relációs anyagban nem helyezhető el).

NS

15

II-283

A szomszédos államokban élő magyarok kedvezményeiről és támogatásáról szóló jogszabályok (2001. évi LVIII. tv. Kedvezménytörvény, kormányrendeletek és miniszteri utasítások), kétoldalú megállapodások és ezek végrehajtásával kapcsolatos iratok.

NS

15

II-284

 

 

 

oII-290

Magyarországi egyházak. Egyházpolitika.

NS

15

II-291

A külügyminisztérium és az Oktatási és Kulturális Minisztérium kapcsolata egyházügyi kérdésekben.

NS

15

II-292

Magyar egyházak és egyházi szervezetek helyzete, tevékenysége Magyarországon, nemzetközi tevékenysége.

Kapcsolatuk a Külügyminisztériummal.

NS

15

II-293

Egyházakkal kapcsolatos operatív iratok.

5

 


Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság
II-300–399

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-300

Elvi jelentőségű ügyek, Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium (IRM)–KÜM együttműködés, kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése.

NS

15

II-305

Államtitok és szolgálati titok védelmével kapcsolatos együttműködés a szervekkel (titokvédelmi törvény).

NS

15

II-307

IRM Katasztrófavédelmi Főigazgatóság és a KÜM kapcsolata.

10

 

II-308

Tűzoltóság, tűzvédelem.

10

 

II-309

Az IRM tájékoztatói rendészeti, igazságszolgáltatási és nemzetbiztonsági ügyekben.

3

 

II-31

Rendvédelmi és rendészeti ügyek, bűnügyek, konferenciák.

NS

15

II-310

Az IRM tájékoztatói Magyarország bűnügyi helyzetéről.

5

 

II-311

Magyar rendőri szervezetek, az ORFK és a BRFK kapcsolata a Külügyminisztériummal.

NS

15

II-312

Bűnügyek, bűnmegelőzés, büntetés-végrehajtás.

A Büntetésvégrehajtás Országos Parancsnoksága és a KÜM kapcsolata, konferenciák.

NS

15

II-313

Interpol-ügyek (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el). Nemzetközi bűnözés elleni harcban való részvétel.

NS

15

II-314

Terrorizmus (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el).

NS

15

II-315

Részvétel nemzetközi rendőri missziókban (ha a relációs anyagban nem helyezhető el).

NS

15

II-316

 

 

 

II-317

A Külügyminisztérium alkalmazottainak szabálysértési és büntetőügyei.

25

 

II-32

A Nemzetbiztonsági Hivatal és a Külügyminisztérium kapcsolata, Nemzetbiztonsági Felügyelet, Nemzetbiztonsági Kabinet.

NS

HN

II-33

Az Információs Hivatal és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

HN

II-340

Országhatár kijelölése. Határmegállapítás, határrendészet.

NS

15

II-341

Az IRM és a Külügyminisztérium együttműködése határrendészeti ügyekben.

NS

15

II-342

A határeseményeket kivizsgáló bizottság jegyzőkönyvei. A Külügyminisztérium részvételével kapcsolatos összefoglalók.

NS

15

II-343

Határátkelőhelyek megnyitásával kapcsolatos ügyek.

NS

15

II-344

Kishatárforgalommal kapcsolatos ügyek.

NS

15

II-345

Vámvizsgálati helyek felállítása.

NS

15

II-346

Határsértések, határprovokációk.

NS

15

II-347

Idegen repülőgépek átrepülésének engedélyezése.

5

 

II-348

Magyar kormánygépek be- és átrepülési engedélyének intézése.

5

 

II-349

MALÉV- és egyéb magyar gépek be- és átrepülési engedélyének intézése.

5

 

II-350

Idegenrendészet, menekültügy.

NS

15

II-351

A Menekültügyi és Migrációs Hivatal, Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-352

Menekültügyi és migrációs jogszabályok.

Hatályukig

 

II-353

 

 

 

II-354

Kitoloncolás.

15

 

II-355

Menekülttáborok Magyarországon.

NS

15

II-36

Vízumügyek, útlevélügyek általános, elvi kérdései.

NS

15

II-360

Az IRM és a Külügyminisztérium együttműködése úti okmányokkal kapcsolatban (pl. útlevél, határátlépési igazolvány stb.).

NS

HN

II-361

Vízum- és útlevélegyezmények, megállapodások.

NS

15

II-362

Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok.

NS

15

II-363

Vízum- és útlevélügyek elvi kérdései.

NS

15

II-364

 

 

 

II-370

Állampolgársági egyezmények. Egyezmények és előkészítésük.

NS

15

II-380

Igazságszolgáltatás, jogsegély.

NS

15

II-381

Az IRM és a Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése igazságszolgáltatási kérdésekben.

NS

15

II-382

Jogszabályok, Polgári Törvénykönyv, Büntető Törvénykönyv és módosítások.

hatályukig

 

II-383

Magyar Köztársaság bírósági szervezetének tevékenysége.
A Legfelsőbb Bíróság és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-384

Munkaügyi bíróságok.

10

 

II-385

Az ügyészi szervezet tevékenysége.
A Legfőbb Ügyészség és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

HN

II-387

Az igazságügyi hivatalok és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-388

 

 

 

II-389

Rehabilitáció.

15

 

II-390

Jogsegély és jogsegélyegyezmények.

NS

15

II-391

 

 

 

II-392

Jogsegély nyújtásával kapcsolatos elvi, összefoglaló iratok, ha a relációs anyagoknál nem helyezhetők el.

NS

15

II-393

Egyedi igazságszolgáltatási ügyek, jogviták.

15

 

II-394

Polgári jogi jogviták.

15

 

II-395

Munkaügyi jogviták.

15

 

II-396

Egyéb jogviták.

15

 

II-397

Bírósági megkeresések.

10

 

II-398

Közérdekű panaszok intézése.

5

 


Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem
II-40–499

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-40

Magyarország biztonságpolitikája, védelmi politikája.

NS

15

II-401

Biztonságpolitikai koncepció. Védelmi felkészítés, országmozgósítás. A Külügyminisztérium megjegyzései az ország biztonságpolitikai koncepciójához.

NS

15

II-402

Országgyűlési vita a biztonságpolitikáról.

NS

15

II-41

Tárcaközi Koordinációs Bizottság ülései. A KÜM részvétele.

NS

15

II-411

Minisztériumok honvédelmi felkészítése.

NS

15

II-42

A Honvédelmi Minisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése, HM tájékoztatók, útijelentések.

NS

15

II-43

Katonai attachéi hivatalok. Nagykövet és katonai attaché együttműködése.

NS

15

II-431

Katonai attachéi hivatal működtetése pénzügyi-gazdasági feltételei. MNB-átutalások.

10

 

II-44

Többoldalú katonai szerződések, megállapodások.

NS

15

II-440

Idegen katonai erők átvonulása, csapatmozgások, egyéb engedélyköteles tevékenységek.

NS

15

II-441

Hadgyakorlatok előre jelzése.

HM rendelkezés szerint

 

II-442

Katonai segélyszállítmányok (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el).

HM rendelkezés szerint

 

II-45

Magyar Honvédség, katonai ösztöndíjak.

NS

15

II-46

Magyar békefenntartó erők, Magyarország részvétele nemzetközi katonai erőkben, logisztika, utánpótlási ügyek.

Biztonságpolitikai-békeműveleti konferenciák.

NS

15

II-47

Hadiipar és haditechnika.

NS

HN

II-470

Külügyi álláspont hadiipari és haditechnikai kérdésekben.

NS

15

II-471

A Hadiipari és Haditechnikai Fejlesztési Bizottsággal való KÜM-együttműködés.

HM rendelkezés szerint

 

II-472

A Gazdasági és Közlekedési Minisztérium és a KÜM együttműködése hadiipari kérdésekben.

HM rendelkezés szerint

 

II-473

Hadfelszerelések vásárlása és eladása.

HM rendelkezés szerint

 

II-478

Kutatás-fejlesztés.

HM rendelkezés szerint

 

II-480

Non-proliferációs tárcaközi bizottság.

NS

15

II-490

Rendkívüli állapotra, szükségállapotra és vészhelyzetre hozott jogszabályok.

hatályukig

 

II-491

A Külügyminisztérium feladatai a polgári védelemben.

NS

15


Gazdasági ügyek: pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési,
kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai
II-50–599

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-50

Magyarország gazdasági helyzete, gazdaságpolitikája, gazdaságpolitikai feladatok.

NS

15

II-501

Magyarország gazdasági helyzetének és gazdaságpolitikájának ismertetése a fogadó országban.

NS

15

1II-502

Magyarországról a háború során elhurcolt javak visszaszerzése.

NS

15

II-510

Magyarország külgazdasági orientációja, külgazdasági koncepciók és ezek számításai.

NS

15

II-511

Nemzetközi szervezetekben képviselendő magyar álláspont. Határozatok és előkészítő anyagok.

NS

15

II-512

A magyar gazdaság bekapcsolódása a nemzetközi piacgazdaságba.
A felzárkózás gazdasági problémái.

NS

15

II-513

Állami segítségnyújtás az Európai Unió együttműködési megállapodási szerződései alapján.

NS

15

II-514

A Külügyminisztérium NFTGEFO Gazdasági Kapcsolatok Irodája iratai.

NS

15

II-520

Magyarország pénzügyei.

NS

15

II-521

Államháztartás.

Az Állami Számvevőszék és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-522

A Pénzügyminisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése, KÜM-vélemény a rendelettervezetről. Gazdasági Kabinet.

NS

15

II-523

Bankok és biztosítóintézetek. Bankalapítás, bankkonszolidáció, bankhálózat. Befektetési alapok. Magyar Nemzeti Bank.

NS

15

II-524

Állami hitelek. Hitelkonszolidáció. Államadósság, államkölcsönök.

NS

15

II-525

 

 

 

II-526

Adóügyek. Adóigazgatás korszerűsítése. Vagyonpolitikai irányelvek. Helyi adók. Áfa-visszatérítés külföldieknek.

NS

15

II-527

Vámügyek. Vám- és Pénzügyőrség Országos Parancsnoksága és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-528

 

 

 

II-529

 

 

 

II-530

 

 

 

II-531

A Gazdasági és Közlekedési Minisztérium és a KÜM kapcsolata.

NS

15

II-532

Energiagazdálkodás, energiahordozók.

NS

15

II-533

Ipari kiállítás.

3

 

II-540

A Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium és a Külügyminisztérium együttműködése. Műszaki-tudományos együttműködés.

NS

15

II-541

A nemzetközi műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés keretében hozott határozatok és ezek végrehajtása.

NS

15

II-542

Környezetvédelem, területfejlesztés.

NS

15

II-543

Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal és a KÜM kapcsolata.

NS

15

II-550

Magyarország mezőgazdasága, agrárreorganizációs program, a mezőgazdaság állami támogatása.

NS

15

II-551

A Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata.

NS

15

II-552

Állategészségügy, állattenyésztés. Állatok járványos megbetegedése, élelmiszer-higiénia.

NS

15

II-560

Közlekedés, vízgazdálkodás, hírközlés.

15

 

II-561

A GKM és a KÜM együttműködése közlekedési kérdésekben, Magyarország közlekedési politikája, a közlekedés általános helyzete.

NS

15

II-562

Állami gazdaságok.

5

 

II-563

Szállítás. Közúti tranzitdíjak. Vasúti tranzitszállítás, vízi és légi szállítás.

3

 

II-564

Vízgazdálkodás, árvizek.

NS

15

II-565

Hírközlés. Távközlés, űrtávközlés. Informatika.
A GKM és a KÜM együttműködése.

NS

15

II-566

Magyarország általános hírközlési színvonala.

A Magyar Posta helyzete.

5

 

II-57

Magyarország külgazdasága.

NS

15

II-570

Magyarország külgazdasági politikája, a külkereskedelmi érdekek védelme.

NS

15

II-571

Magyarország külkereskedelme.

NS

15

II-572

A GKM, kereskedelmi és gazdasági kamarák, piackutató intézetek tájékoztatói.

3

 

II-573

Exporttámogatás.

5

 

II-574

Szabadkereskedelmi zónák létrehozása Magyarországon.

Nemzetközi tárgyalások.

NS

15

II-580

Magyarország belkereskedelme, turizmus, idegenforgalom.

NS

15

II-581

Általános ill. operatív, tájékoztató anyagok a kereskedelem és belkereskedelem területén.

5

 

II-590

A szövetkezeti mozgalom Magyarországon.

NS

15


Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügy, statisztika
II-600–699

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-600

A Szociális és Munkaügyi Minisztérium és a Külügyminisztérium együttműködése munkaügyi kérdésekben.

NS

15

II-610

Általános foglalkoztatáspolitikai, munkaügyi és bérügyi kérdések.

NS

15

II-611

Foglalkoztatáspolitika, munkanélküliség. Munkanélküliek átképzése, ellátása.

Szolidaritási Alap.

10

 

II-612

Nemzetközi munkaügyi egyezmények.

Külföldiek magyarországi munkavállalása.

NS

15

II-620

Közszolgálati jogviszonyban állókra, köztisztviselőkre vonatkozó foglalkoztatáspolitikai, képesítési és egyéb jogszabályok.

hatályukig

 

II-630

Egészségügyi politika egészségügyi kormányprogram, válságkezelési program, az Egészségügyi Minisztérium és a KÜM kapcsolata egészségügyi kérdésekben.

NS

15

II-631

Vöröskeresztes szervezetek nemzetközi kapcsolatai.

10

 

II-640

Társadalombiztosítási nyugdíjrendszer. Külföldön élők társadalombiztosítása általában.

10

 

II-650

Népjóléti és szociálpolitika egyéb ügyek, család- és gyermekvédelem.
Népesedéspolitikai irányelvek.

6

 

II-660

A Szociális és Munkaügyi Minisztérium és a KÜM kapcsolata szociális, családügyi és gyermekvédelmi kérdésekben.

NS

15

II-670

Népszámlálási adatok, a KSH éves jelentései, tájékoztatói.

Közvéleménykutatási adatok.

3

 

II-680

Magyarország statisztikai adatai, közvélemény-kutatás.

A KSH és a Külügyminisztérium kapcsolata.

Hatályukig
NS

15


Kultúra, tudomány, oktatás, sport
II-700–799

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-700

Magyarország kultúrpolitikája.

A Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés és a bizottságai kultúrpolitikai, oktatási vitáiban.

NS

15

II-701

Az Oktatási és Kulturális Minisztérium és a KÜM együttműködése,

a kultúrpolitika általános kérdései.

A magyarországi kisebbségeket és a külföldön élő magyarokat érintő kultúrpolitikai kérdések.

NS

15

II-710

Magyarország kulturális kapcsolatai általában.

A Külügyminisztérium kapcsolata a magyar kulturális és oktatási szervekkel.

NS

15

II-720

Közoktatás. Magyarország oktatáspolitikája, közoktatási rendszere,

az OKM és KÜM kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése oktatási kérdésekben.

Közoktatási intézmények, egyetemek és főiskolák nemzetközi kapcsolatainak külügyminisztériumi segítése.

NS

15

II-721

Közoktatási intézmények működtetése, egyházi iskolák, magániskolák, alapítványok Magyarországon.

15

 

II-722

Ösztöndíjak elvi ügyei, összesítő.

NS

15

II-73

Tudomány- és technológiapolitika, tudományos élet. Nemzeti kutatásfejlesztési programok, a tudomány- és technológiapolitikai kollégium ülései.

TéT-ügyek, attachéi rendszer.

10

 

II-731

OKM és KÜM együttműködése tudománypolitikai kérdésekben.

NS

15

II-732

A Külügyminisztérium kapcsolata a tudományos intézményekkel és tudományos szakértőkkel, azok nemzetközi tevékenységének segítése.

NS

15

II-733

Tudományos kitüntetések, címek adományozása. Díszdoktorrá avatás.

5

 

II-734

EU-integrációs K+F ügyek.

NS

15

II-740

Magyarország népművelési politikája.

NS

15

II-741

Világörökség.

Közgyűjtemények nemzetközi kapcsolatai.

NS

15

II-750

Irodalmi élet Magyarországon, kapcsolatok általános kérdései, összefoglalók.

Írószövetségek és nemzetközi kapcsolataik.

NS

HN

II-760

Magyarország művészeti élete.

Színházak, színészek. Filmművészet.

NS

HN

II-761

Zeneművészet, zeneszerzők, hanglemezkiadás.

NS

HN

II-762

Képzőművészet, iparművészet, kiállítások, fotóművészet.

5

 

II-763

Fesztiválok pl. Tavaszi Fesztivál stb.

5

 

II-770

Sport.

A magyar sport helyzete általában – A Magyar Olimpiai Bizottság, Nemzetközi Sport Alap, sportegyesületek támogatása stb.

NS

15

II-780

Magyarország kulturális intézményei külföldön.

NS

15

II-790

Kulturális vegyes iratok.

Megemlékezések, rendezvények, ünnepségek (történelmi események, évfordulók stb. kapcsán).

5

 


Magyar sajtópolitika és propaganda. Írott és elektronikus sajtó
II-800–899

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-800

Magyarország sajtópolitikája.

Kommunikációs stratégiai iratok.

Országgyűlési viták plenáris üléseken és bizottságokban. Sajtótörvény vitája.

NS

15

II-801

A KÜM álláspontja, sajtópolitikai kérdésekben részvétele a Parlament és bizottságai sajtópolitikával összefüggő munkájában.

NS

15

II-810

Nemzeti propagandát koordináló szervezetek

és bizottságok kapcsolata a Külügyminisztériummal.

NS

15

II-811

Magyarország-kép megjelenítése a magyar és külföldi írott és elektronikus sajtóban általában.

NS

15

II-820

Az írott sajtó helyzete Magyarországon.

Lapkiadás,nemzetiségi sajtó stb.

NS

15

II-830

Magyar sajtóirodák és sajtótudósítók külföldön.

NS

15

II-840

Külföldi sajtótudósítók, rádiók és televíziók, a BBC magyar adásai.

10

 

II-840

Külföldi lapok magyarországi értékesítése.

10

 

II-850

Elektronikus sajtó általános ügyei.

Frekvenciagazdálkodás.

Hatályukig

5

 

II-860

Magyar rádiók és TV-k nemzetközi kapcsolatai és külföldre szóló adásai.

NS

15

II-870

Magyar televíziók.

NS

15


Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)
II-900–920

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

II-900

Multilaterális szektor

NS

15

II-910

Bilaterális szektor, segélyek stb.

NS

15

II-920

Kapacitásépítés.

10

 


B) KÜLÖNÖS RÉSZ

III. ÁLTALÁNOS ÉS A BIZTONSÁGPOLITIKAI, NEMZETKÖZI KÉRDÉSEKRE VONATKOZÓ IRATOK.
SZERZŐDÉSEK ÉS HOZZÁJUK KAPCSOLÓDÓ NEMZETKÖZI SZERVEZETEK

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

III-1

Általános és biztonságpolitikai nemzetközi kérdésekre vonatkozó iratok.

NS

15

III-10

Nagyhatalmak csúcstalálkozói.

NS

15

III-11

Keletnyugati politikai kapcsolatok.

NS

15

III-12

Észak–Dél politikai kapcsolatok.

NS

15

III-13

A világ gazdasági problémái pl. energiaválság, olajválság.

NS

15

III-20

Nem hagyományos (tömegpusztító fegyverek) leszerelése és korlátozása.

NS

15

III-21.

A non-proliferáció általános kérdései.

NS

15

III-22

Az Atomsorompó Szerződés (NPT).

NS

15

III-23

A Vegyifegyver Tilalmi Szerződés (CWC) és szervezete (OPCW).

NS

15

III-24

A Biológiai és Toxin Fegyvertilalmi Szerződés (BTWC).

NS

15

III-25

Az Átfogó Atomcsend Szerződés (CTBT) és szervezete (CTBTO), Atomfegyvermentes övezetek.

NS

15

III-26

Űrfegyverkezés (SPI, PAROS).

NS

15

III-27

A ballisztikus rakéták elterjedése elleni Hágai Magatartási Kódex (HCOC).

NS

15

III-28

Az ENSZ BT 1540. sz. határozata.

NS

15

III-29

A nukleáris terrorizmus elleni ENSZ-egyezmény.

NS

15

III-30

A hagyományos fegyverzetek leszerelése és korlátozása, katonai biztonság- és bizalomerősítő megállapodások.

NS

15

III-31

Az európai hagyományos fegyverzetek korlátozásáról szóló megállapodás (CFE).

NS

15

III-32

A biztonság- és bizalomerősítő intézkedésekről szóló Bécsi Dokumentum (VD).

NS

15

III-33

Bizonyos hagyományos fegyverek tilalmáról és korlátozásáról szóló egyezmény (CCW) és ennek egyezményei.

NS

15

III-34

A könnyű és kézi fegyverekkel (SALW) kapcsolatos ENSZ-, EBESZ- és EU-dokumentumok.

NS

15

III-35

A vállról indítható légvédelmi rakétákkal (MANPADS) kapcsolatos dokumentumok.

NS

15

III-36

A Daytoni Keretmegállapodáshoz kapcsolódó délkelet-európai egyezmények (+ RACIVIAC).

NS

15

III-37

Magyarország kétoldalú katonai bizalomerősítő megállapodásai (Ukrajna, Szerbia-Montenegró).

NS

15

III-40

Nemzetközi eVIIportellenőrzési rezsimek.

NS

15

III-41

Rakétatechnológiai ellenőrzési rendszer (MTCR).

NS

15

III-42

Wassenari Megállapodás (WA-hagyományos fegyverek és kettős rendeltetésű termékek).

NS

15

III-43

Ausztrália Csoport (AG vegyi és biológiai fegyverek).

NS

15

III-44

Nukleáris Szállítók Csoportja (NSG).

NS

15

III-45

Zangger Bizottság (ZG).

NS

15

III-46

Csendes-óceáni Biztonsági Szerződés

Ausztrália – Új Zéland – USA Paktum: ANZUS.

NS

15

III-47

Nyugat-európai Fegyverzeti Csoport (WEAG).

NS

15

III-48

Biztonságpolitikával kapcsolatos operatív iratok, tájékoztatók.

10

 

III-49

 

 

 


Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)
North Atlantic Treaty Organization
III-50–69

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

III-51

NATO-titkárság, -főtitkárság.

NS

15

III-52

NATO Egyesített Katonai Szervezet, Katonai Bizottság (Military Committee).

NS

15

III-53

NATO Védelmi Tervező Bizottság (Defence Planning Committee).

NS

15

III-54

NATO Atomtervező Csoport (Nuclear Planning Group).

NS

15

III-55

NATO Parlamenti Közgyűlés

(korábbi nevén: Észak-atlanti Közgyűlés.

NS

15

III-56

NATO Védelmi Képességek Kezdeményezés (DCI).

NS

15

III-57

NATO Európai Biztonsági és Védelmi Identitás (ESDI).

NS

15

III-58

Partnerség a Békéért (PfP).

NS

15

III-59

NATO–Oroszország Állandó Közös Tanács (PJC).

NS

15

III-60

Magyarország és a NATO.

Állandó képviselet helyzete. Személyi és egyéb ügyek.

Magyarország NATO-tagsága.

Magyar Atlanti Tanács (NGO).

NS

15

III-61

Magyarország részvétele a NATO katonai programjaiban.

Delegációk, konferenciák, értekezletek. Átrepülés Magyarország felett.

IFOR, KHOR.

NS

15

III-62

Magyar diplomaták, tisztviselők, szakemberek tevékenysége.
NATO-ösztöndíjak.

NS

15

III-63

NATO-val kapcsolatos operatív iratok, részanyagok

5

 

III-64

Észak-atlanti Együttműködési Tanács (NACC).

Miniszteri tanácsülés.

Együttműködési éves munkaterv.

Magyarország részvétele az ÉÁET-ben.

Tanácskozások a NATO vezetőivel.

Részvétel a katonai programban.

Új Atlanti Kezdeményezés.

NS

15

III-65

Nyíregyházi kezdeményezés.

NS

15

III-66

Ázsiai Együttműködési és Bizalomerősítési Értekezlet (CICA).

NS

15


Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE Bécs)
III-70–79

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

III-70

EBESZ: Általános kérdések.

Konfliktusmegelőzés, válságkezelés, békefenntartás. Az EBESZ státusa. Az EBESZ költésvetése. EBESZ-reform.

NS

15

III-71

Az EBESZ döntéshozó szerveinek munkája.

Állandó Tanács.

Biztonsági Együttműködési Fórum, Gazdasági Fórum, Csúcstalálkozók. Miniszteri Tanács.

NS

15

III-72

Az EBESZ intézményeinek, választott tisztviselőinek munkája.

Soros elnök. Titkárság. EBESZ-főtitkár. Parlamenti Közgyűlés
(OSCE PA).

Demokratikus Intézmények és Emberi Jogok Irodája (ODIHR) stb.

NS

15

III-73

EBESZ-rendezvények, -konferenciák, -szemináriumok, -tárgyalások.

NS

15

III-74

EBESZ-hírhálózat, hiradós munkacsoport – Communications Group.

NS

15

III-75

EBESZ-szakértők, -alkalmazottak.

Magyar tisztviselők megválasztása, tevékenységük, szakértők munkája.

NS

15

III-76

A magyar EBESZ-képviselet helyzete, személyi és egyéb ügyek. Felterjesztések, továbbítások.

NS

15

III-77

EBESZ-szel kapcsolatos operatív jellegű iratok.

10

 

III-78

EBESZ-hez kapcsolódó fegyverzet-ellenőrzési, bizalom- és biztonságerősítő fórumok.

Európai Hagyományos Fegyveres Erőkről Szóló Szerződés

Katonai bizalom- és biztonságerősítő intézmények.

Egyesített Konzultatív Csoport (JCG).

Daytoni Megállapodás.

NS

15

IV. MAGYARORSZÁG ÉS A KÜLÁLLAMOK KAPCSOLATA.
A KÜLÁLLAMOK TÁRSADALMI, GAZDASÁGI, POLITIKAI, KATONAI HELYZETE

Külpolitika, diplomácia, általános kapcsolatok.
Protokoll. Budapesti külképviseletek. Emigráció
IV-10–199

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

IV-10

Magyarország és a fogadó állam kapcsolata általában

A fogadó ország külpolitikájának általános iránya, stratégiája, e stratégia megvalósításának eszközei, módjai.

NS

15

IV-101

A fogadó ország függetlenné válása. Országegyesítés.

NS

15

IV-102

A fogadó ország parlamentjének, felsőházának külpolitikai vitája.

NS

15

IV-103

A fogadó ország és külállamok állami vezetőinek, pártjai vezetőinek beszédei, nyilatkozatai a fogadó ország külpolitikájáról.

NS

15

IV-104

Az ország nemzetközi helyzete, álláspontja nemzetközi ügyekben, nemzetközi kapcsolatai.

NS

15

IV-105

A fogadó ország külügyminisztériumának és külügyi apparátusának szervezeti struktúrája. Értesülések a fogadó ország diplomatáiról és vezető állami tisztségviselőiről stb.

NS

15

IV-106

A magyar misszió vezetőjének, diplomatájának látogatása a fogadó ország külügyminisztériumában, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél.

NS

15

IV-107

Budapesti külképviseletek vezetőinek, diplomatáinak látogatása a KÜM-ben, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél.

NS

15

IV-108

A fogadó ország külpolitikájával kapcsolatos tájékozatók, operatív anyagok.

10

 

IV-11

A fogadó ország és Magyarország diplomáciai kapcsolatainak szintje és formái

NS

15

IV-111

Állam és kormány elismerése.

NS

15

IV-112

Emigrációs, illetve az ország területén kívül tevékenykedő kormány.

NS

15

IV-113

A diplomáciai kapcsolat felvétele, megszakítása, nagykövetség létesítése. Szintemelés.

NS

15

IV-114

Konzulátus, főkonzulátus, tiszteletbeli konzulok.

NS

15

IV-115

Kereskedelmi képviseletek.

NS

15

IV-116

Nagykövet, követ agréement ügye, megbízólevél átadása stb.

NS

15

IV-117

Konzuli pátens. Főkonzul bemutatkozó és búcsúlátogatásai.

NS

15

IV-118

Konzuli érdekvédelem ellátása.

NS

15

IV-119

Általános vegyesbizottság, kormányközi VB.

NS

15

IV-12

Két- vagy többoldalú politikai szerződésekkel kapcsolatos iratok (békeszerződés, alapszerződés,fegyverszünet stb.).

NS

15

IV-121

Közös politikai nyilatkozat.

NS

15

IV-122

Két- vagy többoldalú politikai szerződésekkel kapcsolatos iratok operatív iratai.

10

 

IV-13

Magasszintű tárgyalás, találkozók.

NS

15

IV-130

Államfői találkozók.

NS

15

IV-131

Kormányküldöttség.

NS

15

IV-132

Kormányfői találkozók.

NS

15

IV-133

Az Országgyűlés elnökének, alelnökeinek találkozói.

NS

15

IV-134

Parlamenti kapcsolatok: parlamenti bizottságok, frakciók, képviselők kapcsolatai is.

NS

15

IV-135

Külügyminiszterek és a KÜM magas szintű vezetőinek találkozói.

NS

15

IV-136

Magasszintű meghívási, ki- és beutazási tervek.

NS

15

IV-137

Állami és politikai vezetők, és családtagjainak üdülése és magánjellegű látogatásai.

10

 

IV-138

Magasszintű egyházi vezetők találkozói.

NS

15

IV-14

A fogadó ország és Magyarország kapcsolata általában

Külpolitikai kapcsolatok.

NS

15

IV-141

Felsőszintű határozatok, irányelvek a fogadó ország irányában folytatandó külpolitikai tevékenységről.

NS

15

IV-142

Misszióvezető éves beszámoló jelentése.

NS

15

IV-143

Állami vezetők és a pártok vezetőinek nyilatkozatai, beszédei a fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és 3. ország kapcsolatairól.

NS

15

IV-144

A fogadó ország és Magyarország külügyminisztériumainak konzultációi.

NS

15

IV-145

A külképviselet időszakos jelentései a fogadó ország és Magyarország, illetve 3. ország kapcsolatairól általában.

NS

15

IV-146

A fogadó ország budapesti missziója és a magyar KÜM, valamint a magyar külképviselet és a fogadó ország külügyminisztériumának kölcsönös tájékoztatói nemzetközi és kétoldalú kérdésekről.

A külképviselet kapcsolatai a fogadó ország diplomáciai testületének tagjaival, állami szervekkel, pártokkal és társadalmi szervezetekkel, közéleti személyiségekkel.

NS

15

IV-147

A külképviseletek beosztottainak vidéki látogatásairól készített jelentések.

NS

15

IV-148

A fogadó ország és Magyarország kapcsolatának operatív és tájékoztató anyagai.

10

 

IV-15

Diplomáciai mentesség, előjogok, viszonosság

NS

15

IV-151

A nagykövetség épületei elleni támadás. Tüntetések.

NS

15

IV-152

A diplomatákkal szembeni provokáció.

NS

15

IV-153

Diplomaták vízumkényszere, vízumkényszer megszüntetése, mozgásának korlátozása a fogadó országban. Vidéki utazásuk engedélyhez kötése stb.

NS

15

IV-154

Diplomáciai mentességgel kapcsolatos operatív iratok.

10

 

IV-155

Diplomaták letartóztatása, diplomaták kiutasítása.

NS

15

IV-156

Vámügyek, vámmentességek, vámkedvezmények.

NS

15

IV-157

A Diplomáciai Testület vezetőinek, tagjainak összejövetelei.
Javaslataik stb. Diplomatalista.

NS

15

IV-158

Doyeni tisztség.

NS

15

IV-159

 

 

 

IV-16

Diplomáciai szertartások, rendezvények, fogadások. Ezek általános szabályai

NS

15

IV-160

A fogadó ország szertartásrendje.

NS

15

IV-161

Javaslatok, diplomáciai rendezvényen való részvételre.

5

 

IV-162

Nemzeti ünnepek, évfordulók programja.

10

 

IV-163

Diplomáciai fogadások összetételéről, lefolyásáról szóló, nem politikai tartalmú feljegyzések, jelentések.

10

 

IV-164

Jegyrendelés, szobafoglalás diplomaták és külföldi vendégek részére kulturális, sport-, egyéb rendezvényekre, rendőri biztosítás.

Belépők biztosítása diplomaták részére. Ajándékok küldése, átvétele.

2

 

IV-165

A DT részére szervezett fogadások, rendezvények, programok.

10

 

IV-166

Utcák, parkok elnevezése neves személyiségekről. Szoboravatás, koszorúzás, megemlékezés.

A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek és temetők gondozása és viszont.

NS

15

IV-167

 

 

 

IV-168

Magyar állami kitüntetések külföldi állampolgároknak. Magyar állampolgárok külföldi állami kitüntetései.

NS

15

IV-169

Üdvözlő, gratuláló, köszönő, részvétnyilvánító táviratok, üzenetek.

5

 

IV-17

A budapesti külképviseletek személyi, ingatlan-, bérleti, közlekedési ügyei.

NS

HN

IV-171

A budapesti missziók és beosztottaik, külföldi alkalmazottaik személyi ügyei.

Személyi kartonok.

NS

HN

IV-172

A budapesti misszió külföldi alkalmazottai orvosi ellátásának ügyei.

NS

HN

IV-173

A budapesti missziók külföldi alkalmazottainak bűnügyei, bűnjelek lefoglalása.

NS

HN

IV-174

DT címjegyzékének alapanyaga.

NS

15

IV-175

A budapesti külképviseletek magyar alkalmazottainak munkaviszonyával kapcsolatos ügyek (felvétel, elbocsátás, munkabér, munkaviszony igazolás stb.).

15

 

IV-176

A külképviseletek beosztottainak egyéni kérelmei, panaszai. Velük szemben elkövetett bűncselekmények, jogsérelmek.

25

 

IV-177

A budapesti külképviseletek ingatlan-, telekkönyvi, adóügyei, Bérleti szerződés, lakásügyek.

NS

HN

IV-178

Balesettel kapcsolatos iratok.

Kórházi igazolványok.

NS

HN

IV-179

Nagykövet és ügyvivő ideiglenes távozását és visszatérését bejelentő jegyzék (szabadság stb.).

Személyi igazolványokkal kapcsolatos iratok, kérdőívek (Questionner), utazási igazolványok.

2

 

IV-18

Eseménynaplók, országismertetők.

Külpolitikai eseménynapló.

NS

15

IV-19

Emigráció.

A magyar emigráció , kapcsolat a követséggel.

NS

15

IV-191

A külföldön élő magyarok körében végzett követségi munka.

NS

15

IV-192

 

 

 

IV-193

Magyar származású kiemelkedő személyiségekkel (tudósok, művészek, közéleti személyiségek, stb.) való kapcsolat. Magyarországi látogatásaik.

NS

15

IV-194

Külföldi magyarok kulturális, üzleti, sajtó- és propagandatevékenysége.

NS

15

IV-195

Külföldi magyarok ajándékai, felajánlásai Magyarországnak. Alapítványaik.

NS

15

IV-196

Magyarországon élő emigránsok és szervezeteik.

NS

15

IV-197

A fogadó országban élő nem magyar emigráció.

NS

15

Belpolitika
IV-200–299

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

IV-200

Az ország belpolitikájának általános kérdései
Összefoglaló jelentés a fogadó ország belpolitikájáról.

NS

15

IV-201

Magyar állami vezetők és vezető politikusok nyilatkozatai a fogadó ország belpolitikájáról.

NS

15

IV-210

Az ország legfelső államhatalmi szervei, törvényhozása

NS

15

IV-211

Alkotmány, alkotmánymódosítás.

NS

15

IV-212

A törvényhozó testületek tevékenysége. Politikai összetételük.

NS

15

IV-213

Az ország nevének, területének megváltozása, országhatár.

NS

15

IV-220

Államigazgatás, közigazgatás.

NS

15

IV-221

A közigazgatás szervezete. A kormány. Megalakulása, működése, politikai összetétele. Kormányválság. Kormánylisták. Országos hatáskörű szakigazgatási szervek és centrális irányítású helyi közigazgatási szervek hatásköre, ügyrendje.

NS

15

IV-222

Önkormányzatok, polgármesteri találkozók, városok, régiók, községek.

NS

15

IV-223

Városok, régiók, községek kapcsolata.

NS

15

IV-224

Rendszerváltozás. Forradalom.

NS

15

IV-225

Államcsíny, puccs, polgárháború, merényletek.
Béketárgyalás, békemegállapodás.

NS

15

IV-226

Belpolitikával kapcsolatos operatív anyagok.

10

 

IV-230

Választások. Választási megfigyelés.

NS

15

IV-232

Államfő választása.

NS

15

IV-233

Országgyűlési választás.

NS

15

IV-234

Önkormányzati, helyhatósági választás, népszavazások.

NS

15

IV-235

Választásokkal kapcsolatos beszámolók, operatív anyagok.

10

 

IV-240

Az ország politikai mozgalmai.

Politikai tüntetés. Ellenállási mozgalom stb.

NS

15

IV-250

Pártok, politikai szervezetek.

Az ország pártjainak, politikai szervezeteinek helyzete, egymáshoz való viszonya.

NS

15

IV-260

Társadalmi szervezetek, civil szervezetek, NGO-k a fogadó országban.

NS

15

IV-261

Szakszervezetek helyzete, kapcsolataik.

NS

15

IV-262

Testvérvárosi kapcsolatok.

NS

15

IV-270

A kisebbségek jogi helyzete. Önrendelkezési jog.

NS

15

IV-271

Autonómia (területi, kulturális, egyedi).

NS

15

IV-272

Faji megkülönböztetés. Rasszizmus. Emberi jogok.

NS

15

IV-273

Lakosságcsere. Kitelepítés, betelepítés nemzetiségi alapon.

NS

15

IV-274

A fogadó ország határon túli kisebbségei és az anyaország kapcsolata.

NS

15

IV-275

Magyar szervezetek és a KÜM kapcsolata, helyzete a fogadó országban.

NS

15

IV-276

A Magyarországon élő kisebbségek és szervezeteik.
Kapcsolatuk a fogadó országgal.

NS

15

IV-277

Az ország kisebbségi, nemzetiségi politikájának kisebb jelentőségű, operatív jellegű iratai.

10

 

IV-280

Egyházak. Az ország egyházpolitikája.

Az állam és az egyház kapcsolata. Az egyházak külpolitikai tevékenysége. Az egyházak belső ügyei.

NS

15

IV-281

Magyarország és a fogadó ország egyházi vezető személyiségeinek, egyházi szervezeteinek kapcsolatai.

NS

15

IV-290

A fogadó ország belpolitikájához kapcsolódó, kisebb jelentőségű, operatív iratok.

10

 


Rendészet, igazságszolgáltatás
IV-300–399

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

IV-300

Az ország belső rendészeti szerveinek tevékenysége, általános értékelés.

NS

15

IV-301

Rendőrség, csendőrség, tűzoltóság szervezete, létszáma, technikai felszereltsége.

10

 

IV-310

Az ország közbiztonságának helyzete. Bűnüldözés.

NS

15

IV-311

INTERPOL-ügyek.

NS

15

IV-312

Politikai bűncselekmények. Koncepciós perek. Terrorizmus. Háborús és népellenes bűncselekmények.

NS

15

IV-313

Közlekedésrendészet.

10

 

IV-314

Embercsempészet-, kábítószercsempészet-, fegyvercsempészet- együttműködés.

NS

15

IV-315

Egyéb bűnügyek, élet elleni bűncselekmények, fiatalkorúak bűnelkövetése és bűnüldözés.

NS

15

IV-320

A fogadó ország belügyminisztériuma és Magyarország kapcsolata.

NS

15

IV-321

Magyar rendőri szervek és a fogadó ország rendőri szervei között kötött megállapodások, együttműködési okmány.

NS

15

IV-340

Határrendészet.

NS

15

IV-341

A határőrizeti szervek együttműködése, határrendészeti egyezmény. Küldöttségeik, tárgyalások, konzultációk.

NS

15

IV-342

A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság. Határsértés, határprovokáció, tiltott határátlépés.

NS

15

IV-343

Határátkelőhelyekről szóló egyezmények, azok kijelölése és építése, fenntartása.

NS

15

IV-344

Kishatárforgalom.

NS

15

IV-345

Közös útlevél- és vámvizsgálat.

NS

15

IV-346

Rendészet és határrendészettel kapcsolatos operatív és kisebb jelentőségű iratok.

10

 

IV-350

A fogadó ország idegenrendészete.

NS

15

IV-351

Az idegenrendészeti szervek kapcsolatai.

NS

15

IV-352

 

 

 

IV-353

Túszügyek.

NS

15

IV-354

Tartózkodási engedély a fogadó ország állampolgárai részére Magyarországon.

NS

15

IV-355

Kiutasítás, kiadatás. Migráció, menekültügy. Politikai menedékjog.

NS

15

IV-380

Az ország igazságszolgáltatása. Ügyészi, bírói szervezet., általános helyzetértékelés.

NS

15

IV-381

A fogadó ország jogszabályai.

változásig

 

IV-382

Toloncegyezmény, visszafogadási egyezmény.

NS

15

IV-383

A fogadó ország és a Magyarország igazságügyi szerveinek kapcsolatai. Jogászszervezetek kapcsolatai.

NS

15

IV-384

Kárpótlási ügyek.

NS

15

IV-385

Jogvita a fogadó ország és Magyarország között.

NS

15

IV-386

 

 

 

IV-387

Politikai perek, amnesztia, rehabilitáció.

NS

15

IV-388

Jogsegély egyezmények. Polgári, családjogi, bűnügyi jogsegély.

NS

15

IV-389

Levéltovábbítás az IRM és más igazságszolgáltatási szervek felé.

2

 

IV-390

Igazságszolgáltatási operatív iratok.

10

 


Katonapolitika, polgári védelem
IV-400–499

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

IV-400

Általános katonai, védelempolitikai kérdések.
A fogadó ország katonai stratégiája.

NS

15

IV-401

A fogadó ország hadserege, közös hadgyakorlatok.

NS

15

IV-402

Katonai hírszerzés.

NS

15

IV-410

A katonai attachéi hivatalok ügyei.

Attaché agrement Attachéi jelentés.

NS

15

IV-420

Két- vagy többoldalú katonai szerződések, megállapodások.
Katonai, biztonságpolitikai együttműködés.

NS

15

IV-421

Külállamok katonai szakértői.

NS

15

IV-422

Külállamok katonai támaszpontjai.

NS

15

IV-423

Honvédelmi minisztérium delegációi, katonai delegációk, tárgyalások, konzultációk.

NS

15

IV-424

Katonai segélyszállítmányok.

NS

15

IV-425

Hadfelszerelések vásárlása, eladása, átadása. Haditechnikai együttműködés, kiállítás.

NS

15

IV-426

Békefenntartó alakulatok, missziók.

NS

15

IV-430

Államok közötti háború.

Mozgósítás, hadüzenet. Külállam(ok) katonai beavatkozása. Annektálás, megszállás stb.

NS

15

IV-431

Katonasírok megjelölése és gondozása. Hősi emlékművek, megemlékezések. Hagyományőrző egyesületek.

NS

15

IV-44

Hadifogolyügyek. Hadifogoly-egyezmény, hadifogolycserék.

NS

15

IV-45

Polgári védelem. Katasztrófavédelmi, polgári védelmi egyezmény.

NS

15

IV-451

Intézkedések vészhelyzet, rendkívüli állapot esetén.

NS

15

IV-460

Katonai ösztöndíjasok.

NS

15


Gazdasági kapcsolatok, gazdasági vonatkozású iratok
IV-500–699

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

IV-500

A fogadó ország gazdaságpolitikája, általános gazdasági helyzete.

NS

15

IV-501

A fogadó országban az állam szerepe a gazdasági életben, gazdasági irányítási rendszer.

NS

15

IV-502

A fogadó ország külgazdasági kapcsolatait meghatározó általános elveket, prioritásokat ismertető összefoglaló anyagok.

NS

15

IV-503

Nemzetközi gazdasági bojkott az ország ellen. Az ebből fakadó gazdasági kár más országok részére és ennek kompenzációja.

NS

15

IV-510

A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország általános gazdasági kapcsolatai.

Kormányközi gazdasági bizottságok.

NS

15

IV-511

Több szakterületet érintő gazdasági szakdelegációk éves, féléves kiküldetési és ill. fogadási terve. Látogatások, meghívások.

10

 

IV-512

A fogadó ország véleménye Magyarország gazdasági helyzetéről, gazdaságirányítási rendszeréről.

NS

15

IV-513

Gazdasági segítségnyújtás.

NS

15

IV-514

Közös vállalatok létesítése, működési szabályaik, felszámolásuk. Magyar vállalatok tevékenysége a fogadó országban.

NS

15

IV-518

Közös projectek harmadik országban.

NS

15

IV-520

Az ország pénzügyi politikája, pénzügyi helyzete.

NS

15

IV-521

A fogadó ország állami költségvetése, a fizetési mérleg alakulása, pénzügyi likviditása, beruházási politikája.

NS

15

IV-522

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország pénzügyi kapcsolatai:

Bankkapcsolatok külföldön, külföldi tőkebefektetés. Valutaügyek, árfolyam.

NS

15

IV-523

Adópolitika, kettős adóztatás.

NS

15

IV-524

Vámügyek. Vám-együttműködési megállapodás.

NS

15

IV-525

A pénzügy- és gazdaságpolitikával kapcsolatos operatív iratok.

10

 

IV-530

Az ország általános iparpolitikája, ipara.

NS

15

IV-531

Egyes iparágak helyzete, egyes iparágakban együttműködés Magyarországgal. Kiállítások, vásárok, árubemutatók.

NS

15

IV-540

Műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés.

A fogadó ország műszaki-tudományos fejlettsége, kutatásai

NS

15

IV-541

A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország műszaki-tudományos együttműködése

TéT VB. TéT-attachék tevékenysége, jelentései.

Megállapodások alapján dolgozó szakértők ügyei.

NS

15

IV-542

EURÉKA-program.

NS

15

IV-543

METESZ és más műszaki és természettudományos egyesületek és szövetségek kapcsolatai.

NS

15

IV-544

Műszaki és tudományos együttműködések operatív iratai.

5

 

IV-550

Az ország mezőgazdaságának helyzete, állami politika, földbirtokreform.

NS

15

IV-551

A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország mezőgazdasági kapcsolatai. Mezőgazdasági attachék jelentései.

NS

15

IV-552

Állatok járványos megbetegedése. Járványok megelőzésére vonatkozó nemzetközi kötelezettségek.

NS

15

IV-553

A mezőgazdaság egyes ágazatainak helyzete.

NS

15

IV-556

Mezőgazdasági szövetkezetek és ezek nemzetközi kapcsolatai.

NS

15

IV-560

Közlekedés, hírközlés, posta általános helyzete, állami intézkedések.

NS

15

IV-561

A fogadó ország és Magyarország, illetve 3. ország közlekedési, hírközlési kapcsolatai.

NS

15

IV-562

Ágazatok helyzete: útépítés, közúti közlekedés, fuvarozási egyezmények, vasút, vasúti egyezmények, közúti- és folyamihíd-építés, hajózás, hajózási egyezmény, hajóipar, kikötők, légi közlekedés, légi közlekedési egyezmény. Városi közlekedés. Vállalatok, irodanyitás.

NS

15

IV-563

Posta és hírközlés.

NS

15

IV-570

A fogadó ország külgazdasági politikája. Embargó, kereskedelmi mérlegének alakulása.

NS

15

IV-571

A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország külkereskedelmi kapcsolatai.

NS

15

IV-572

Szabadkereskedelmi megállapodás, szabadkereskedelmi övezet.

NS

15

IV-573

EXPO, nemzetközi kiállítások, gazdasági napok.

NS

15

IV-58

Belkereskedelem, idegenforgalom.

NS

15

IV-580

A fogadó ország belkereskedelmének összefoglaló értékelése, kereskedelmi hálózat, közellátás.

NS

15

IV-581

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország általános belkereskedelmi kapcsolatai.

NS

15

IV-582

Idegenforgalmi egyezmények, együttműködés, idegenforgalom konkrét ügyei.

NS

15

IV-59

A fogadó ország szövetkezeti mozgalma és szövetkezeteinek nemzetközi kapcsolatai.

NS

15

IV-600

Általános munkaügyi kérdések a fogadó országban.

NS

15

IV-601

Magyar állampolgárok munkavállalása a fogadó országban.

NS

15

IV-610

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország munkaügyi kapcsolatai.

NS

15

IV-620

A fogadó ország szociálpolitikája.

NS

15

IV-630

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország szociálpolitikai kapcsolatai. Szociálpolitikai egyezmények, társadalombiztosítási és kölcsönös betegellátási egyezmény.

NS

15

IV-640

A fogadó ország egészségügyi politikája.

NS

15

IV-650

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország egészségügyi kapcsolatai.

NS

15

IV-660

A népesedési politika elvi kérdései.

NS

15

IV-670

Környezetvédelem, környezetvédelmi együttműködés egyezmények.

NS

15

IV-680

A fogadó ország statisztikája, népszámlálás, közvéleménykutatás.

NS

15

IV-690

Munkaügy, egészségügy, szociális ügyek, környezetvédelem, statisztika operatív iratai.

10

 

IV-700

A fogadó ország kultúrpolitikája, kultúrájának helyzete.

NS

15

IV-710

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kulturális kapcsolatai.

NS

15

IV-720

A fogadó ország oktatási politikája, oktatási rendszere és nemzetközi oktatási kapcsolatai.

NS

15

IV-721

A fogadó ország és Magyarország oktatási kapcsolatai.
Oktatók tanulmányútjai.

NS

15

IV-722

A fogadó ország területén működő magyar nyelvű iskolák, magyar lektorátusok, (nem nemzetiségi oktatás), illetve a Magyarországon működő idegen nyelvű iskolák, lektorátusok.

NS

15

IV-723

Nemzetiségi oktatás.

NS

15

IV-724

Ösztöndíjas egyezmények. Ösztöndíjas ügyek, pályázatok.
Oklevelek, képesítések elismerése (ekvivalencia).

NS

15

IV-730

A fogadó ország tudomány- és technológiapolitikája.

A fogadó ország és Magyarország tudományos kapcsolatai.

A fogadó ország tudományos akadémiája és a Magyar Tudományos Akadémia kapcsolata. Szakbizottságok stb.

NS

15

IV-740

A fogadó ország népművelési politikája. Könyvkiadás. Közgyűjtemények, múzeumok.

A fogadó ország és a Magyarország, illetve harmadik ország népművelési és közművelődési kapcsolatai.

NS

15

IV-742

Könyvkiadás. Könyvkiadói és levéltári együttműködés.

Szerzői jogi egyezmények.

A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek, emléktáblák és temetők gondozása és viszont.

NS

15

IV-750

Művészeti, irodalmi élet a fogadó országban és nemzetközi művészeti kapcsolatok.

Összefoglaló a fogadó ország művészeti életéről.
A fogadó ország véleménye a magyar művészeti életről.

NS

15

IV-752

Irodalmi élet. Írószövetségek kapcsolatai. Irodalmi hagyatékok.

NS

15

IV-753

A képzőművészet általános helyzete

NS

15

IV-754

A fotó és film helyzete és nemzetközi kapcsolatai

NS

15

IV-756

Fesztivál, ünnepi játék, kiállítás, kulturális napok, filmhét.
Egyéb művészeti rendezvények, ünnepségek.

NS

15

IV-759

Kiemelkedő kulturális személyiségekkel való foglalkozás, díjátadás.

NS

15

IV-76

 

 

 

IV-77

A sport helyzete a fogadó országban, sportkapcsolatok.

NS

15

IV-780

Kulturális intézetek.

NS

15

IV-781

A fogadó ország kulturális intézete Magyarországon.

NS

15

IV-782

Magyarország kulturális intézetei külföldön, a kulturális intézet személyi ügyei, tájékoztató jellegű iratok.

NS

15

IV-783

Kulturális vegyes iratok (kulturális intézmények tájékoztatói, kiemelkedő történelmi személyiségek megünneplése, kulturális értékek ajándékozása stb.).

NS

15


Elektronikus és írott sajtó (lapok, rádió, TV) és propaganda
IV-800–899

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

IV-800

A fogadó ország sajtópolitikája, propagandájának elvi kérdései.

Sajtószabadság.

NS

15

IV-810

A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kapcsolata, együttműködése a sajtó és a propaganda területén, látogatások a KÜM-ben, direktívák a fogadó országgal kapcsolatos magyar sajtópolitikáról és propagandatevékenységről.

NS

15

IV-811

A fogadó ország véleménye a magyar sajtóról, a magyar sajtópolitikáról és -propagandáról.

NS

15

IV-813

A fogadó ország sajtótermékeinek magyarországi terjesztése.

5

 

IV-814

A fogadó országban megjelenő magyar lapok helyzete.

5

 

IV-81

A fogadó ország sajtója Magyarországról, magyar személyiségekről.

NS

15

IV-818

A külképviselet sajtó- és propagandamunkája.
Jelentések a külképviselet sajtómunkájáról.

A külképviselet sajtómunkájának értékelése.
Sajtóértekezlet a külképviseleten.

NS

15

IV-820

Sajtóügyek operatív iratai.

5

 

IV-830

Sajtóirodák (működés, nyitás stb.), akkreditált állandó sajtótudósítók. Magyar állandó tudósítók személyi ügyei.

5

 

IV-832

A sajtóiroda kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériumának sajtóosztályával.

NS

15

IV-833

A magyar sajtóirodák kiadványai.

2

 

IV-834

A fogadó ország Budapestre akkreditált állandó sajtótudósítói.

10

 

IV-84

A fogadó ország és Magyarország sajtószerveinek és lapjainak kapcsolata.

Magasszintű delegációkat kísérő újságírók programja.

NS

15

IV-85

A fogadó ország elektronikus sajtója (rádió, televízió).

NS

15

IV-850

Nemzetközi rádió- és televízióegyezmények, megállapodások és azok értékelése.

NS

15

IV-851

MTV-, MR-tájékoztatók a nemzetközi kapcsolatokról.

Műsoranyag továbbítása, filmforgatási engedélyek.

Rádió és televízió műsorok értékelése.

10

 

IV-852

A fogadó ország és Magyarország hivatalos fellépése, kifogása a másik fél műsora ellen.

NS

15

IV-86

Magyar külképviselet filmbemutatói, budapesti külképviseletek filmbemutatói.

A magyar KÜM sajtó részlegének filmrendelései.

5

 

IV-87

Magyar televízió- és rádióadások a fogadó országban.

NS

15

IV-88

 

 

 

IV-89

Cikkek, interjúk operatív ügyintézése, delegációk és hivatalos személyek látogatásáról megjelent közlemények, segítségnyújtás magyar forgatócsoportnak külföldi forgatáshoz.

2

 


Konzuli tevékenység során létrejött iratok
IV-901–999

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

IV-90

A fogadó ország konzuli munkáját szabályozó jogszabályok, rendelkezések.

NS

15

IV-901

A konzulátusok kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériuma konzuli osztályával.

5

 

IV-902

Vízumügyek. Útlevélügyek.

NS

15

IV-903

Vízum- és útlevélmegállapodások, egyezmények.
Vízumkényszer.

NS

15

IV-904

Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok, ennek megsértése.

NS

15

IV-905

Állampolgársági egyezmények, megállapodások.

NS

15

IV-906

Hajósok, repülősök, kamionosok utazási engedélyei.

NS

15

IV-91

Konzuli egyezmények, előzetes tárgyalási anyagok.

NS

15

IV-912

Konzuli konzultációk.

5

 

IV-93

A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései.

NS

15

IV-931

Külföldön élő magyar állampolgárok összeírása, nyilvántartása.

NS

15

IV-94

Egyéni vízum- és útlevélügyek.

10

 

IV-940

Tiltó névjegyzék.

15

 

IV-941

Vízumtőszelvények.

5

 

IV-942

Vízumkérdőívek.

1

 

IV-943

Hamis útlevél.

5

 

IV-945

Vízumkérelmek.

5

 

IV-946

Magyar állampolgárok útlevelének elvesztése, ellopása.

5

 

IV-95

Konzuli cselekmények és egyedi konzuli ügyek.

10

 

IV-951

Hazai hatóságok felé, átruházott hatáskörben végzett ügyek.

5

 

IV-952

Közjegyzői cselekmények.

5

 

IV-953

Konzuli közigazgatási ügyek:
(Házasságkötési tanúsítvány, apai elismerő nyilatkozat.
Kézi útlevél kiállítása.
Vámigazolások kiállítása: hazatéréshez, hagyatéki ügyben.

NS

HN

IV-954

Érdekvédelmi ügyek:
Letartóztatott látogatása. Őrizetbe vétel és letartóztatás. Büntető ügyek.
Határon visszafordítás.

5

 

IV-955

Halottszállítási engedély, Konzuli kölcsön.
Okiratbeszerzés külföldön, Hagyatéki ügyek, baleseti ügyek, gyámsági és gondnoksági ügyek.

10

 

IV-956

Egyéb ügyek.
Panaszok. Jogi és más tájékoztatás, jogsegélyforgalom.

5

 

IV-97

Egyéb relációs ügyek.

10

 

IV-98

Államfők, kormányfők, miniszterek levelezése.

NS

15

IV-99

Levéltovábbítás (külképviseleten keresztül).

2

 

V. AZ ENSZ ÉS SZERVEI
MAGYARORSZÁG ÉS AZ ENSZ

Az ENSZ általános ügyei, főbb szervei
V-1–599

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-1

Az ENSZ-szel kapcsolatos általános kérdések.

NS

15

V-10

ENSZ-főtitkár, -főtitkárság (Secretary-General).

NS

15

V-11

ENSZ-titkárság (Secretariat).

NS

15

V-12

ENSZ-ösztöndíjasok és -tisztviselők ügyei.
Magyar ENSZ-tisztviselők ügyei.

NS

15

V-13

ENSZ-szemináriumok és konferenciák.

NS

15

V-14

ENSZ Tájékoztatási Hivatal anyagai (OPI).

NS

15

V-15

Magyarország ENSZ-képviselete.

NS

15

V-16

Magyarország részvétele az ENSZ szerveiben, szervezetében.

NS

15

V-17

ENSZ általános ügyek operatív iratai.

10

 

V-2

Az ENSZ Biztonsági Tanácsa

NS

15

V-20

BT-határozatok, -ülések.

NS

15

V-21

A BT állandó és nem állandó tagjai.

BT Véleményezési Bizottság az új tagokra.

NS

15

V-22

A BT bizottságai és különbizottságai.

NS

15

V-23

BT-szankciók. A BT Szankció Bizottság tevékenysége.

NS

15

V-24

A BT átalakítása, reformja.

NS

15

V-25

ENSZ békefenntartó erők és szervezetek.

NS

15

V-26

Magyarország és a Biztonsági Tanács.

NS

15

V-27

Biztonsági tanáccsal kapcsolatos operatív iratok.

10

 


ENSZ Közgyűlés.
Magyarország és az ENSZ Közgyűlés
V-30–39

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-30

Magyarország felkészülése a közgyűlésre.

Javaslatok, a kormány álláspontjáról szóló feljegyzések, kormányhatározatok.

NS

15

V-31

A magyar delegáció és a magyar állandó ENSZ-képviselet (New York, Genf, Bécs) ügyei. Delegációk, tárgyalások.

NS

15

V-32

Az ENSZ-közgyűlések folyamatos értékelése a magyar ENSZ-képviseleten.

NS

15

V-33

ENSZ-közgyűlések értékelése: más ország véleménye.

NS

15

V-34

ENSZ-egyezmények, közgyűlési határozatok, jegyzőkönyvek.

NS

15

V-35

Jelölések az ENSZ-közgyűlés tisztségviselőire.

NS

15

V-36

Országok ENSZ-tagsága: felvétel, kilépés.

NS

15

V-37

Magyarország ENSZ-tagsága.

NS

15

V-38

ENSZ-közgyűléssel kapcsolatos részanyagok, tájékoztatók, operatív iratok.

10

 


Az ENSZ-közgyűlés főbizottságai, állandó és ad hoc bizottságai

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-40

1-es Leszerelési és Biztonsági Főbizottság.

NS

15

V-41

2-es Gazdasági és Pénzügyi Főbizottság.

NS

15

V-42

3-as Szociális, Humanitárius és Kulturális Főbizottság.

NS

15

V-43

4-es Speciális Politikai és Dekolonizációs Főbizottság.

NS

15

V-44

5-ös Adminisztratív és Költségvetési Főbizottság (UNIFU).

NS

15

V-45

6-os Jogi Főbizottság.

NS

15

V-46

Tagdíj Bizottság.

NS

15

V-47

Egyéb állandó, különleges és ad hoc bizottságok.

NS

15

V-47

Nemzetközi Kereskedelmi Jogi Bizottság (UNCITRAL) UN Commission on International Trade Law, Bécs.

NS

15

V-47

Faji Megkülönböztetés Kiküszöbölésével Foglalkozó Bizottság (CERD).

NS

15


Az ENSZ Gazdasági és Szociális Tanácsa (ECOSOC) és szervei
V-500–599

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-51

Az ECOSOC általános ügyei.

Elnöki és alelnöki tisztség, reformok funkcionális és szakbizottságai.

Jelölés a szakbizottságok elnöki tisztségére.

NS

15

V-511

Funkcionális bizottságok. Statisztikai Bizottság. Népesedési és Fejlesztési Bizottság (UNFPA).

NS

15

V-512

Gyermekek jogaival foglalkozó bizottság (CRC).

NS

15

V-513

Szociális Fejlesztési Bizottság (CSD, Bécs).

NS

15

V-514

Emberi Jogok Bizottsága (CHR, Genf).

NS

15

V-515

Nők helyzetével foglalkozó bizottság (CSW, CEDAW).

NS

15

V-516

Kábítószer Bizottság (CND, ODC).

NS

15

V-517

Kínzás Elleni Bizottság (IRCT, CAT).

NS

15

V-518

Emberi Települések Bizottsága (HABITAT, Nairobi).

NS

15

V-519

ECOSOC egyéb szakbizottságai.

NS

15

V-52

ENSZ Európai Gazdasági Bizottság (EGB, UN/ECE).

Economic Commission of Europe, Genf.

Tagfelvétel, EGB-titkárság és jelentései, EGB és a tagországok kapcsolata.

NS

15

V-53

EGB-közgyűlés és egyéb EGB-ülések. Magyarország részvétele az EGB tevékenységében.

EGB Magyar Nemzeti Bizottság tevékenysége.

NS

15

V-54

ENSZ Ázsiai és Csendes-óceáni Gazdasági és Szociális Bizottsága (ESCAP, ECAFE).

(Economic and Social Commission for Asia the Pacific Bangkok.

NS

15

V-55

ENSZ Afrikai Gazdasági Bizottsága (ECA).

Economic Commission for Afrika, Addis Abeba.

NS

15

V-56

ENSZ Latin-amerikai Gazdasági Bizottsága (ECLAC).

Economic Commission for Latin America and the Caribbean, Santiago.

NS

15

V-57

ENSz Nyugat-ázsiai Bizottsága (ECWA).

Economic and Social Commission for Western Asia, Amman.

NS

15

V-58

Környezetvédelmi Program (UNEP).

Globális problémák, a legkevésbé fejlett országok problémái (Föld Konferencia).

Éghajlatváltozási Keretegyezmény (Kioto).

Montreáli Jegyzőkönyv).

NS

15

V-59

ENSZ Bizottságok tájékoztató és operatív iratai.

10

 

V-6

Gyámsági Tanács.

NS

15

V-61

Nemzetközi Bíróság (ICJ).

NS

15


Kulturális, műszaki, egészségügyi, élelmezési, pénzügyi és munkaügyi, egyéb szakosított szervek
V-700–999

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-700

Az ENSZ Nevelésügyi, Tudományos és Kulturális Szervezete (UNESCO).

Az UNESCO alkotmánya, programja, költségvetése, segélyalapja. Tagsági és tagdíjügyek. Szakértők, ösztöndíjasok.

NS

15

V-701

Magyar álláspont az UNESCO-ban. Magyar delegáció összeállítása. Közgyűlés értékelése.

NS

15

V-702

Világörökség Bizottság.

NS

15

V-703

A magyar állandó UNESCO-képviselet tevékenysége.

NS

15

V-704

UNESCO Magyar Nemzeti Bizottsága.

NS

15

V-72

ENSZ Élelmezési és Mezőgazdasági Szervezete (FAO) Food and Agricultural Organization, Róma.

NS

15

V-73

Nemzetközi Atomenergia Ügynökség (NAÜ, IAEA), Bécs.

NS

15

V-74

Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (NMSz, ILO), Genf.

NS

15

V-75

Egészségügyi Világszervezet (WHO), Genf.

NS

15

V-76

Meteorológiai Világszervezet (WMO).

World Meteorological Organization, Genf.

NS

15


Pénzügyi szervezetek
V-770–790

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-770

Világbank (WB).

World Bank.

NS

15

V-771

Nemzetközi Valuta Alap (IMF, IMFUND).

International Monetary Fund, Washington.

A KÜM által képviselt magyar álláspont.

NS

15

V-772

Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bank (IBRD).

International Bank for Reconstruction and Development, Washington.

NS

15

V-773

Nemzetközi Pénzügyi Társulás (IFC).

International Finance Corporation, Washington.

NS

15

V-774

Nemzetközi Fejlesztési Egyesülés (IDA).

International Development Assotiation, Washington.

NS

15

V-775

Világkereskedelmi Szervezet (WTO).

World Trade Organization.

NS

15

V-780

ENSZ Iparfejlesztési Szervezete (UNIDO).

UN Industrial Development Organization, Bécs. Konferenciák.

UNIDO Tanácsa és Állandó Bizottsága.

NS

15

V-781

Az UNIDO és Magyarország.

UNIDO Magyar Nemzeti Bizottság.

Magyar tisztviselők és szakértők részvétele.

NS

15

V-790

Szellemi Tulajdon Világszervezete (WIPO).

World Intellectual Property Organization.

WIPO-közgyűlések és -konferenciák.

Tagállamok, Párizsi Unió és Berni Unió tagállamai.
Jelölés tisztségviselőkre, WIPO-tisztviselők.

NS

15


Postai, közlekedési és szállítási szakosított szervek
V-800–830

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-800

Egyetemes Postai Unió (UPU).

Universal Postal Union, Bern.

UPU-közgyűlések. UPU Végrehajtó Tanácsa.

Magyarország és az UPU.

NS

15

V-810

Nemzetközi Távközlési Unió (ITU).

International Telecommunication Union, Genf.

Magyarország és az ITU.

NS

15

V-820

Nemzetközi Tengerészeti Szervezet (IMO).

International Maritime Organization, London.

Magyarország és az IMO kapcsolata.

NS

15

V-830

Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO).

International Civil Aviation Organization, Montreal.

Magyarország és az ICAO.

NS

15


Az ENSZ egyéb szervei
V-900–980

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

V-900

Kisebbségek nemzetközi szervezete.

NS

15

V-910

Kereskedelmi és Fejlesztési Konferencia (UNCTAD).

UN Conference on Trade and Development, Genf.

UNCTAD-konferenciák, -tanácsülések, -bizottságok ülései. Jelölések tisztségekre.

NS

15

V-920

ENSZ Fejlesztési Programja (UNDP).

UN Development Programme, a New York-i Kormányzótanács ülései.

ENSZ Népesedési Alap (UNDFPA). Speciális Alapprojektek. Világélelmezési Tanács. Szakértők és ösztöndíjasok.
UNDP-zsűri, Magyar országprogram, magyar hozzájárulás.

NS

15

V-930

ENSZ Gyermek Alap (UNICEF).

UN Children’s Fund, New York.

NS

15

V-940

Menekültügyi Főbiztosság (UNHCR), Genf.

Az UNHCR magyar vonatkozású ügyei.

NS

15

V-950

Egyéb oktatási testületek:

ENSZ Továbbképző és Kutatási Intézet (UNITAR), Genf.

ENSz Egyetem (UNU) (UN University) Tokió.

NS

15

V-960

Genfi Leszerelési Értekezlet.

Multilaterális szerződések.

NS

15

V-970

Újonnan alakult vagy ideiglenes bizottságok.

NS

15

V-980

ENSZ-biztosságok és szervezetek operatív és tájékoztató anyagai.

10

 

VI. ENSZ-EN KÍVÜLI ÁLLAMKÖZI SZERVEZETEK

Államközi politikai szervezetek
VI-1–9

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

VI-1

Délkelet-ázsiai Szerződés Szervezete (SEAT), Központi Szerződés Szervezete (CENTO), Ázsiai és Csendes-óceáni Tanács (ASPAC).

NS

15

VI-2

Egyéb Távol-keleti, Ázsiai és Csendes-óceáni államközi politikai szervezetek pl. Dél-ázsiai Regionális Együttműködési Szervezet, (ASEAN).

Ázsiai–európai Országok Vezetőinek Találkozója ASEM ARF.

ASEAN Regional Forum.

NS

15

VI-3

Északi Tanács, Afrikai Egységszervezet: AESZ, OAU.

Kairói Afrikai Társaság, Afrikai Entente, Közös Afrikai és Malgas Szervezet: OCAM.

NS

15

VI-4

Egyéb afrikai államközi politikai szervezetek.

NS

15

VI-5

Arab Maghreb Unió.

NS

15

VI-6

Arab Liga, Iszlám Paktum, Iszlám Konferencia: ICO, OIC.

NS

15

VI-7

Egyéb közel-keleti és arab országok államközi politikai szervezetei.

NS

15

VI-8

Ibero-Amerikai Parlament,: ODECA, egyéb Közép- és Dél-amerikai államközi szervezetek.

NS

15

VI-9

Amerikai Államok Szervezete: AÁSZ, OAS és egyéb Észak-amerikai államközi politikai szervezetek.

NS

15


Európa Tanács (ET)
Council of Europe
VI-10–19

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

VI-10

Tagfelvétel, megfigyelői státusz, költségvetés, egyezmények, határozatok, konvenciók, csúcstalálkozók, konferenciák, projektek, ösztöndíjak, tanfolyamok, tanulmányok.

NS

15

VI-11

Miniszteri Bizottság, külügyminiszterek találkozói, Velencei Bizottság.

NS

15

VI-12

ET Parlamenti Közgyűlés.

NS

15

VI-13

Emberi Jogok Európai Bírósága.

NS

15

VI-14

Európai Helyi és Regionális Önkormányzatok Kongresszusa (CLRAE).

NS

15

VI-16

Emberi Jogok Európai Egyezménye.

NS

15

VI-17

Keretegyezmény a nemzeti kisebbségek védelméről. Regionális vagy kisebbségi nyelvek Európai Chartája. Európai Tanács emberi jogi biztos.

NS

15

VI-18

Európai Szociális Charta.

NS

15

VI-19

Európa Tanáccsal és ázsiai, afrikai, amerikai politikai szervezetekkel kapcsolatos operatív iratok.

10

 


Európai és regionális politikai szervezetek
VI-20–29

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

VI-20

Nyugat-európai Unió: NYEU, WEU. NYEU Tanács.

Biztonsági Kutató Intézet (Párizs).

Bizottságok, munkacsoportok (PMWG).

Magyarország és Magyarország státusa.

NS

15

VI-21

Interparlamentáris Unió: IPU, UIP.

Konferenciák, jelölések.

IPU és Magyarország.

Delegációk, tárgyalások.

NS

15

VI-22

Alpok–Adria Munkaközösség. Vezető testületei. Regionális Iroda kapcsolata Magyarországgal, kapcsolat a magyar kormányszervekkel.

NS

15

VI-23

Duna Bizottság (Duna Menti Együttműködési Folyamat).

Ülésszakok, munkatervek, szakértői értekezletek.

Tisztviselők és alkalmazottak ügyei. Költségvetés, székház.

NS

15

VI-24

Közép-európai Kezdeményezés, CEI (korábban Quadragonale, Pentagonale, HeVIIagonale).

NS

15

VI-25

Visegrádi Együttműködés, Visegrad Group, V-4, (V-3) Visegrádi Csoport.

Együttműködési elvei. Tagországok közötti együttműködés.
Jogi Konzultációs Bizottság.

Társulási megállapodás az Európai Unióval, együttműködés más szervezetekkel, országokkal.

NS

15

VI-26

Szegedi Folyamat, Délkelet-európai Stabilitási Paktum (SP) (SEECP).

NS

15

VI-27

Délkelet-európai Együttműködés (SECI), (Schiffer-terv).

NS

15

VI-28

Balti Tengeri Tanács (CBSS).

NS

15

VI-29

Európai és regionális államközi politikai szervezetek operatív iratai.

10

 

VI-30

INTERPOL.

NS

15

VI-40

Újonnan alakult és ideiglenes szervezetek és bizottságok.

NS

15


Gazdasági, tudományos és kulturális államközi szervezetek
VI-41–99

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

VI-41

Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA).
Tagországok csatlakozása, kilépése.

EFTA Tanácsa.

Megállapodások, államközi tárgyalások, kollokviumok.

Magyarország és az EFTA.

NS

15

VI-42

Európai Gazdasági Közösség (Európai Közösség, Közös Piac, CEE, EGW).

NS

15

VI-43

Általános Tarifa és Kereskedelmi Egyezmény (GATT).

Kétoldalú egyezmények.

jelölések tisztségekre, támogatáskérés.

Magyarország és a GATT.

Magyar tisztviselők, magyar képviselők.

NS

15

VI-44

Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (OECD).

OECD Tanácsa, a Tanács végrehajtó titkársága és bizottságai.

Tagországok képviselete.

Tanulmányok, előrejelzések.

NS

15

VI-45

Magyarország és az OECD.

NS

15

VI-46

Közép-európai Szabadkereskedelmi Megállapodás (CEFTA).

NS

15

VI-47

Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD).

NS

15

VI-48

Egyéb európai gazdasági államközi szervezetek és bankok.

NS

15

VI-49

Európai gazdasági szervezetekhez és bankokhoz kapcsolódó operatív iratok.

10

 

VI-50

Kölcsönös Gazdasági Segítség Tanácsa (KGST) feloszlatása. Egyezmények felmondása. Kedvezmények felmondása.

A közös vagyon felosztása.

NS

15

VI-51

Olajexportáló Országok Szervezete (OPEC).

NS

15

VI-52

Nemzetközi Fizetések Bankja.

NS

15

VI-53

Észak-amerikai Szabadkereskedelmi Megállapodás (NAFTA).

NS

15

VI-54

Amerika-közi Fejlesztési Bank (IDB).

NS

15

VI-55

Dél-amerikai Szabadkereskedelmi Övezet.

NS

15

VI-56

Latin-amerikai Szabadkereskedelmi Társulás (ALACC, LAFTA).

NS

15

VI-57

Közép-amerikai Közös Piac (MCC, CAFTA).

NS

15

VI-58

Egyéb észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetek.

NS

15

VI-59

Észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok.

NS

15

VI-60

Dél-csendes-óceáni Bizottság (SPC).

NS

15

VI-61

Ázsia–Csendes-óceáni Gazdasági Együttműködés (APEC).

NS

15

VI-62

Egyéb távol-keleti és csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetek.

NS

15

VI-63

Távol-keleti és csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok.

10

 

VI-64

Arab Országok Közös Piaca.

NS

15

VI-65

Egyéb arab és közel-keleti gazdasági szervezetek.

NS

15

VI-66

Kelet-afrikai Közös Szolgáltatások Szervezete.

NS

15

VI-67

Közép-afrikai Gazdasági és Vámunió (UDGAC) és Nyugat-afrikai Valuta- és Vámunió, Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA).

NS

15

VI-68

Egyéb afrikai gazdasági államközi szervezetek.

NS

15

VI-69

Arab és afrikai gazdasági államközi szervezetek operatív iratai.

10

 

VI-70

Szakmai államközi szervezetek pl. Nemzetközi Légiforgalmi Társulás.

NS

15

VI-80

Tudományos nemzetközi államközi szervezetek, kutatóintézetek,
pl. Európai Űrhajózási Szervezet.

NS

15

VI-90

Kulturális és jogvédő államközi szervezet pl. szerzői jogi szervezetek.

NS

15

VI-91

EUREKA-program.

NS

15

VI-92

Világparlament.

NS

15

VI-93

Szakmai, tudományos, kulturális és jogvédő szervezetek operatív iratai.

10

 

VII. EURÓPAI UNIÓ (EU)
MAGYARORSZÁG ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

VII-10

Az Európai Unió fő szervei

NS

15

VII-101

Európai Bizottság (European Commission).

NS

15

VII-102

Európai Tanács (European Council).

NS

15

VII-103

Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union).

NS

15

VII-104

EU-elnökségek.

NS

15

VII-105

Európai Parlament (European Parliament).

NS

15

VII-106

Európai Közösségek Bírósága (Court of Justice).

NS

15

VII-107

Elsőfokú Bíróság (Court of First Instance).

NS

15

VII-108

Európai Katonai Törzs (European Military Staff).

NS

15

VII-109

Főtitkárság (Secretariat General).

NS

15

VII-110

Magas Rangú Külpolitikai Képviselő (High Representative of CFSP).

NS

15

VII-111

EU Trojka.

NS

15

VII-112

Európai Számvevőszék (European Court of Auditors).

NS

15


Az Európai Unió egyéb intézményei
VII-120–499

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő

Levéltárba
adás

VII-120

EUROPOL.

NS

15

VII-121

Régiók Bizottsága (Committee of Regions).

NS

15

VII-122

Európai ombudsman.

NS

15

VII-123

TAIEVII (Office of Technical EVIIchange).

NS

15

VII-20

Európai Unió Tanácsának munkacsoportjai

(Council Working Groups).

NS

15

VII-201

Állandó képviselők tanácsa (COREPER).

NS

15

VII-202

Politikai és Biztonsági Bizottság (PSC).

NS

15

VII-203

Katonai Bizottság (MC).

NS

15

VII-204

36-os Bizottság.

Megjegyzés: volt K-4-es Bizottság.

NS

15

VII-205

Gazdasági és Szociális Bizottság (ESC).

NS

15

VII-206

Általános Ügyek és Külkapcsolatok Tanácsa.

NS

15

VII-207

POLARM.

NS

15

VII-208

Közös Kül- és Biztonságpolitika.

NS

15

VII-209

Többpárti egyeztető.

NS

15

VII-30

Közös Politikák (Common Policies)

Általános és összefoglaló anyagok, elemzések.

NS

15

VII-301

Áruk szabad áramlása.

NS

15

VII-302

Személyek szabad áramlása.

NS

15

VII-303

Szolgáltatások szabad áramlása.

NS

15

VII-304

Tőke szabad áramlása.

NS

15

VII-305

Vállalati jog.

NS

15

VII-306

Versenyjog.

NS

15

VII-307

Mezőgazdaság.

NS

15

VII-308

Halászat.

NS

15

VII-309

Közlekedéspolitika.

NS

15

VII-310

Adózás.

NS

15

VII-311

Gazdasági és Monetáris Unió.

NS

15

VII-312

Statisztika.

NS

15

VII-313

Szociálpolitika, foglalkoztatás.

NS

15

VII-314

Energia.

NS

15

VII-315

Iparpolitika.

NS

15

VII-316

Kis- és középvállalatok.

NS

15

VII-317

Tudomány és kutatás.

NS

15

VII-318

Oktatás és képzés.

NS

15

VII-319

Távközlés és információs technológiák.

NS

15

VII-320

Kultúra és audiovizuális politika.

NS

15

VII-321

Regionális politika, strukturális eszközök koordinációja.

NS

15

VII-322

Környezetvédelem.

NS

15

VII-323

Fogyasztóvédelem, a fogyasztók egészségének védelme.

NS

15

VII-324

Bel- és igazságügyi együttműködés (JHA).

NS

15

VII-325

Vámunió, vámjog és vámeljárás, vámpolitikai ügyek.

NS

15

VII-326

Külgazdasági kapcsolatok.

NS

15

VII-327

Piacvédelem.

NS

15

VII-328

Közös biztonság- és védelempolitika (ESDP).

Európai Biztonság és Védelmi Politika (EBVP).

NS

15

VII-329

Pénzügyi ellenőrzés.

NS

15

VII-330

Költségvetés.

NS

15

VII-331

Egyéb felmerülő egyezetést kívánó kérdések.

NS

15

VII-40

Bizottság Éves Jelentése

(Regular Report, Monitoring Report).

NS

15

VII-50

Más országok EU csatlakozásával kapcsolatos iratok. EU-bővítés

NS

15

VII-60

Részvétel az Európai Unió programjaiban, projecktek

NS

15

VII-61

College of Europe.

NS

15

VII-62

Oktatás, tanulmányi központok programjai (CEPS, ETK, EIPA).

NS

15

VII-63

Integrációs képzés (ENA).

NS

15

VII-64

Kutatási projektek (COST).

NS

15

VII-65

Továbbképzések, tanulmányok, ösztöndíjak.

NS

15

VII-66

Egyéb projektek.

NS

15

VII-67

Euro-mediterrán együttműködés.

NS

15

VII-68

A soros elnökségekkel kapcsolatos folyamatokban való részvétel
(pl. Barcelónai Folyamat).

NS

15

VII-70

EU-koordinációs ügyek

NS

15

VII-71

EU-gazdaságkoordinációs ügyek.

NS

15

VII-72

EU-kereskedelemkoordinációs ügyek.

NS

15

VII-73

EU-segélykoordinációs ügyek.

NS

15

VII-74

EU-harmonizációs ügyek.

NS

15

VII-75

Kormány-előterjesztések EU-koordinációs ügyben.

NS

15

VII-80

Támogatáspolitika általános kérdése

NS

15

VII-81

Magyarországi PHARE-programok (még futó programok).

NS

15

VII-82

Nemzeti Fejlesztési Ügynökség.

NS

15

VII-83

Mezőgazdasági fejlesztési segély (ISPA).

NS

15

VII-84

Szerkezetátalakítási segély (SAPARD).

Támogatott feltételű hitelkonstrukciók.

NS

15

VII-85

Kiadványokkal kapcsolatos ügyek.

NS

15

VII-86

Kisebbségpolitikai támogatások (cigánykérdés).

NS

15

VII-87

ESDP.

Gyorsreagálású Európai Haderő.

Európai Békefenntartó Erők.

NS

15

VII-88

Egyéb projektek és támogatások.

NS

15

VII-89

Operatív iratok.

10

 

VII-90

Kommunikációs stratégia általános dokumentumai.

NS

15

VII-91

Közvélemény-felkészítő stratégia iratai.

NS

15

VII-92

Külső kommunikációs stratégia iratai.

NS

15

VII-93

Kommunikációs programcsomag.

NS

15

VII-94

EU-rendezvények.

NS

15

VII-95

Egyéb programok a közvélemény felkészítésére.

NS

15

VII-96

Egyedi támogatási szerződések, számlák.

10

 

VII-1000

Konferenciák, tárgyalások.

NS

15

VII-1001

Csúcstalálkozók, magas szintű tárgyalások.

NS

15

VII-1002

Szakbizottságok, munkacsoportok tevékenysége.

NS

15

VII-1003

Szemináriumok, rendezvények.

NS

15

VII-1004

Kormányközi konferenciák (IGC).

NS

15

VII-1005

Alkotmányozó Konvent.

NS

15

VII-1006

Költségvetési folyamat.

NS

15

VII-1100

Bankok és pénzügyi intézetek.

NS

15

VII-1101

Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (ERDB).

NS

15

VII-1102

Európai Beruházási Bank (EIB).

NS

15

VII-1103

Európai Központi Bank (ECB).

NS

15

VII-1104

 

 

 

VII-1105

Egyéb pénzintézetek.

NS

15

VII-1200

A Parlament Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsága.

NS

15

VII-1201

Az EKTB munkacsoportjai.

NS

15

VII-1202

Javaslatok a Kormány külgazdasági stratégiájának külpolitikai megvalósítására.

NS

15

VII-1203

Gazdasági tárgyú előterjesztések véleményezése. A Külügyminisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének koordinálása.

NS

15

VII-1204

A Gazdasági Kapcsolatok Irodája ezzel kapcsolatos tevékenysége.

NS

15

VII-1300

KÜM európai igazgató.

NS

15

VII-1301

Jogszabályok, rendeletek.

NS

15

VII-1400

A KÜM európai igazgatója alá tartozó egységek és a társtárcák kapcsolata.

NS

15

VII-1401

Az Európai Igazgatóság tájékoztató anyagai a Külügyminisztérium vezetői és szervezeti egységei részére.

NS

15

VII-1402

Levelek, kiadványok, iratok továbbítása, felterjesztése.

5

 

VII-1500

EU-témájú médiaanyagok.

10

 

VII-1600

Országvélemények.

NS

15

VII-1700

Magyarország–EU kétoldalú együttműködés iratai.

Magyarország részvétele a szervekben.

Magyar diplomaták, tisztviselők, szakértők tevékenysége.

Tisztviselők jelölése, megválasztása.

NS

15

VII-1800

Az Állandó Képviselet helyzete, tevékenysége.

NS

15

VII-1900

Tagállamként való működés szervezeti-személyzetei feltételei.

NS

15

VII-2000

Az EU kapcsolata, együttműködése más nemzetközi szervezetekkel,
az Európai Unión kívüli országokkal.

NS

15

VII-3000

Magyarország felkészülése az EU-elnökségre.

NS

15

VII-4000

Magyar EU-elnökség.

NS

15

VIII. KÜLKÉPVISELETEK

A nagy iratforgalmú külképviseleteken a nemzeti iratokat az irattárban az alábbi tételek szerint lehet lerakni:

1. tétel: a külképviselet személyzeti, munkaügyi, belső szervezeti, ügyviteli ügyei,

2. tétel: a külképviselet pénzügyi, gazdasági ügyei,

3. tétel: külpolitikai kérdések,

4. tétel: belpolitikai kérdések,

5. tétel: gazdasági, műszaki-tudományos kérdések,

6. tétel: kül- és belkereskedelmi kérdések,

7. tétel: szociális és egészségügyi kérdések,

8. tétel: kulturális és sportkérdések,

9. tétel: sajtóügyek,

10. tétel: protokolláris ügyek,

11. tétel: útlevél- és vízumügyek,

12. tétel: konzuli ügyek,

13. tétel: egyéb ügyek.



Selejtezés: Az iratok a külképviseleten az Iratkezelési Szabályzat V/15 pontja előírásainak megfelelően kiselejtezhetőek.


Levéltári átadás: A külképviseletek iratai a muzeális értékű dokumentumok kivételével levéltári átadásra nem kerülnek.

*

Az utasítást az 5/2011. (III. 18.) KüM utasítás 3. pontja hatályon kívül helyezte 2011. március 19. napjával.

*

Az irat jóváhagyási szintjének megfelelően.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére