98/2008. (HK 19.) HM u t a s í t á s

1. § (1) Ezen utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter alárendeltségébe, közvetlen és fenntartói irányítása, valamint közvetlen felügyelete alá tartozó szervezetekre, továbbá a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezetei terjed ki.

(2) A Multilaterális Együttműködési Tervben és a Kétoldalú Nemzetközi Együttműködési Tervben szereplő programokat, valamint a tárca éves képzési tervében szereplő hosszú és rövid távú nemzetközi tanfolyamokat külön utasítások szabályozzák.

2. § Ezen utasítás alkalmazásában:

3. § A rendezvények pénzügyi fedezete a keretgazda szervezet által összeállított igények alapján az MH nemzetközi keretei között feladatcentrikusan kerül megtervezésre, illetve jóváhagyásra. A katonai szervezetek tárgyévi költségvetésében erre a célra előirányzat nem tervezhető.

4. § (1) A végrehajtásért felelős katonai szervezet a költségviselők bevonásával költségtervet állít össze a rendezvény megkezdése előtt 40 nappal, melyet a keretgazda szervezet részére terjeszt fel jóváhagyásra. A keretgazda 5 napon belül visszaigazolja a költségtervet.

(2) A költségterv összeállításáért és annak elszámolásáért, a rendezvény megszervezésére és végrehajtására kijelölt katonai szervezet logisztikai és infrastrukturális ellátást biztosító szervezeti elemei és a pénzügyi referatúra együttesen felelnek.

(3) A költségtervnek a pénzbeli kiadásokat, valamint külön kimutatásban a korábban beszerzett, az adott rendezvényre felhasználásra kerülő, raktárból történő eszköz- és készletfelhasználásokat számszerűsítve is tartalmaznia kell.

5. § (1) A költségviselő katonai szervezetek a költségterv, valamint részköltségvetési terv javaslatukat a költségvetés felterjesztését megelőző 30 nappal, az 1. számú melléklet szerinti formában megküldik a rendezvény megszervezéséért, végrehajtásáért és elszámolásáért felelős katonai szervezetnek.

(2) A részköltségvetések alapján a rendezvény megszervezéséért és végrehajtásáért felelős katonai szervezet pénzügyi ellátó szerve a katonai szervezettel együttműködésben összeállítja a rendezvény összesített költségvetési tervét, amelyet, ha az logisztikai, elhelyezési vagy egészségügyi kiadásokat is tartalmaz, felülvizsgálat céljából a feladat megkezdését megelőző 25 nappal a szolgálati elöljáró útján felterjeszt a felsőszintű szakanyagnem felelős szervezet részére.

(3) A HM Fejlesztési és Logisztikai Ügynökség (a továbbiakban: HM FLÜ), MH Dr. Radó György Honvéd Egészségügyi Központ (a továbbiakban: MH HEK) és/vagy a HM Infrastrukturális Ügynökség (a továbbiakban: HM IÜ) a véleményezés eredményéről 5 munkanapon belül tájékoztatja a felterjesztőt.

(4) A szolgálati elöljáró a szakmai felülvizsgálat eredményéről, az esetlegesen felmerülő módosítási javaslatairól a rendezvény megkezdése előtt 20 nappal a végrehajtásért felelős katonai szervezetet köteles írásban értesíteni.

(5) A rendezvénnyel összefüggő valamennyi kiadást tartalmazó összesített költségvetés kiadási tételeit a 2. számú mellékletben meghatározott formában kell tervezni.

6. § A jóváhagyott költségterv alapján a szakmailag felülvizsgált, összesített költségvetési tervet – a szakmai vélemények csatolásával – a feladat megkezdése előtt 15 nappal a végrehajtásért felelős katonai szervezet megküldi a HM KPÜ részére.

7. § (1) A rendezvény költségvetését lehetőleg a rendezvény megkezdése előtt 10 nappal – amennyiben forrásoldala csak költségvetési támogatást tartalmaz – a HM KPÜ vezérigazgatója, amennyiben egyéb bevételt is tartalmaz, a honvédelmi miniszter hagyja jóvá.

(2) A költségviselő katonai szervezet részére a kiadások fedezetét célelőirányzatként kell jóváhagyni, a finanszírozást pedig céltámogatásként kell biztosítani.

(3) Feladatváltozás esetén az előirányzatok módosítását a részköltségvetés összeállításáért felelős vezető szolgálati úton soron kívül a HM KPÜ-nél kezdeményezi.

A módosítás jóváhagyására jogosult:

8. § (1) A rendezvények előkészítő szakaszában, a költségvetés jóváhagyását megelőzően bármilyen kiadás, kötelezettségvállalás csak a keretgazda szervezet vezetőjének előzetes engedélyével teljesíthető. Az erre irányuló igényeket a költségviselő katonai szervezetek – a kiadás jellegétől függően az MH ÖHP, az MH HEK, a HM FLÜ, a HM IÜ, illetve a HM KPÜ útján – a keretgazdák részére felterjesztik.

(2) Engedélyezést követően forráshiány esetében – amennyiben az alapköltségvetése terhére nem megelőlegezhető – a költségviselő katonai szervezet előfinanszírozást kérhet.

9. § A külföldi résztvevők helyszíni térítéseit, illetve az átutalásaikat be kell építeni a rendezvény költségvetésébe, és a kiadások fedezetére kell felhasználni.

10. § A jóváhagyott célelőirányzatok terhére kötelezettséget vállalni annak a szervnek a vezetője jogosult, amely szerv részére az előirányzat biztosításra került.

11. § A rendezvénnyel kapcsolatban felmerült kiadásokkal, felhasználásokkal kapcsolatos okmányokon (számlák, utalványok stb.) fel kell tüntetni a rendezvény megnevezését, azt, hogy a kiadás, felhasználás mely résztvevőt terheli, a címrendkódot, valamint a rendezvényre meghatározott projektkódokat.

12. § (1) A költségviselő katonai szervezetek ellátását biztosító pénzügyi referatúra vezetőjének az érintett logisztikai és infrastrukturális ág vezetőivel együttműködésben a rendezvénnyel összefüggésben felmerült kiadásokról elszámolást kell készítenie. Az elszámolás elkészítéséért a költségviselő katonai szervezet parancsnoka és a katonai szervezet ellátását biztosító pénzügyi referatúra vezetője együttesen felelős. Az elszámolásokat a HM KPÜ részére, a rendezvény végrehajtásáért felelős katonai szervezet útján kell megküldeni a rendezvény befejezését követő 20 napon belül.

(2) A rendezvény végrehajtásáért felelős és arra célelőirányzatban is részesült katonai szervezet ellátását biztosító pénzügyi referatúra vezetője, az érintett katonai szervezetek által megküldött, a 3. számú melléklet szerinti elszámolások alapján, a jóváhagyott költségvetésről szóló összesített elszámolást készít. Az elszámolást a rendezvény befejezését követő 30 napon belül meg kell küldeni a HM KPÜ részére.

(3) A HM KPÜ a gyakorlatokon ténylegesen felhasznált költségvetési kiadásokról – gyakorlat és kiemelt előirányzat csoportonként – a keretgazda szervezeteket negyedévente írásban tájékoztatja a 4. számú melléklet szerinti formában.

13. § (1) A rendezvényben érintett és célelőirányzatban részesült katonai szervezet a rendezvényhez szükséges anyagok, eszközök, készletek biztosítására és szolgáltatások igénybevételére MH-n belül, megrendelés megküldésével köteles igényeinek kielégítését kezdeményezni, illetve biztosítani. Külföldön végrehajtott gyakorlatok alkalmával a fogadó nemzettől igénybe vett szolgáltatások és technikai eszközök térítési rendjéről angol nyelvű technikai megállapodást (Technical Agreement) kell készíteni.

(2) Minden – a katonai szervezet részére biztosított célelőirányzat felhasználásával járó – kiadást, a kiadás jellege szerinti főkönyvi számlán és az MH Számlarendjében meghatározott szakfeladatra kell elszámolni. Ebben az esetben a költség részét képezi a termékbeszerzést, szolgáltatás igénybevételét terhelő, előzetesen felszámított általános forgalmi adó összege is, tekintet nélkül arra, hogy annak elszámolása külön főkönyvi számlán történik. A felmerült kiadások egységes könyvviteli elszámolására a meghatározott címrend és projekt kódokat kell alkalmazni.

(3) A rendezvényekhez kapcsolódó megbízási díjakat, pótlékokat az állományilletékes katonai szervezetek intézményi költségvetésükben tervezik, illetve a vonatkozó jogszabályok, utasítások és belső rendelkezések alapján annak terhére számolják el.

(4) A rendezvények végrehajtásával kapcsolatos szakmai és nagybani, feladatorientált költségelszámolást a végrehajtásért felelős szervezet adatszolgáltatása alapján a keretgazda, a részletes pénzügyi elszámolást a HM KPÜ készíti el.

14. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba.

(2) Ezen utasítás hatálybalépésekor folyamatban lévő és jóváhagyott költségvetési előirányzattal bíró nemzetközi rendezvények esetében a költségvetési előirányzatok elszámolásakor a nemzetközi rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről szóló 83/1998. (HK 4/1999.) HM utasítás előírásait kell alkalmazni.

(3) Ezen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a nemzetközi rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről szóló 83/1998. (HK 4/1999.) HM utasítás.