13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás

a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról¹

2010.01.01.

1. A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a földhivatalok iratkezelési szabályzatát ezen utasítás mellékleteként kiadom.

2. A Szabályzat hatálya kiterjed a megyei, fővárosi és körzeti földhivatalokra.

3. A Szabályzat meghatározza a nyílt iratokkal kapcsolatban az iratkezelés, tárolás, selejtezés szervezeti és eljárási rendjét, függelékét képezi a földhivatalok irattári terve.

4. A Szabályzatot a minősített iratokra és kezelési rendjükre az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvényben, a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (IV. 30.) Korm. rendeletben, valamint a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

5. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XI. 29.) Korm. rendeletben foglaltakat kell alkalmazni

6. A földhivatal vezetője belső utasításban, a helyi sajátosságok figyelembevételével határozza meg a Szabályzatban nem részletezett kérdéseket.

7. Jelen utasítás 2009. január 1. napján lép hatályba. Egyidejűleg a 2/B/1999. (FVM É. 2.) és 3/B/1999. (FVM É. 8.) számú utasítások, valamint az iratkezelés tárgyában a minisztérium által időközben kiadott körlevelek hatályukat vesztik.

Melléklet a 13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasításhoz

A Földhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzata

I. fejezet

Általános rendelkezések

Az iratkezelés szervezete

1. A földhivatal vezetője (a továbbiakban: hivatalvezető) a Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a helyi sajátosságok figyelembe vételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelés és az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, szükség esetén kijelöli helyettesét az iratkezelés felügyeletének ellátására.

2. A földhivatalokban a szervezeti tagozódásnak és az iratforgalomnak megfelelően az iratkezelést központi, osztott vagy vegyes iratkezelési rendszerben látják el.

3. Az iratkezelés szervezetét, az iratnyilvántartás módját, rendszerét megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.

Az iratkezelés felügyelete

4. Az iratkezelés felügyeletéért és ellenőrzéséért a hivatalvezető felel. E feladatkörében felelős:

– az iratkezelés szervezeti és személyi feltételeinek kialakításáért,

– az iratkezelési segédletek (különösen: iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, formanyomtatványok stb.) és ezek elektronikus változatai, programok és adathordozók biztosításáért,

– a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért és a szabálytalanságok megszüntetéséért,

– az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek kijelöléséért, szakmai képzésükért, továbbképzésükért,

– a földhivatali dolgozók iratkezeléssel összefüggő feladatainak munkaköri leírásaikban történő rögzítéséért,

– a jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer működtetéséért, az ehhez szükséges tárgyi és technikai feltételek biztosításáért,

– elektronikus iratkezelés esetén a hozzáférési jogosultságok, egyedi azonosítók, helyettesítési jogosultságok, a név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetés és adatbiztonság követelményeinek meghatározásáért és azok betartásáért, a hivatali és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

– az iratanyag szabályos selejtezéséért, a selejtezett iratanyag ellenőrzött körülmények között történő megsemmisítéséért, valamint az Irattári tervben megjelölt maradandó értéket képviselő iratok őrzési idejének leteltét követő levéltári átadásáért,

– szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

– egyéb jogszabályokban előírt iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.

5. A földhivatalon belüli szervezeti egység vezetője felelős:

– az egység feladatkörébe tartozó iratok Szabályzat szerinti kezeléséért,

– a Szabályzat előírásainak végrehajtásáért, szükség esetén a szabálytalanságok megszüntetésére irányuló intézkedések megtételéért,

– a hivatalvezető által az SzMSz-ben, munkaköri leírásában meghatározott iratkezeléssel összefüggő részfeladatok ellátásáért,

– szükség esetén a Szabályzat módosítására irányuló javaslatok megtételéért.

6. A földhivatali ügyintéző munkája során az iratkezeléssel összefüggésben felelős:

– az előzmény iratok szereléséről való döntés meghozataláért,

– az ügyirat tisztázásáért,

– az irattári tétel meghatározásáért,

– az iratkezelőknek szóló utasítások előadói íven írásban történő egyértelmű megadásáért,

– az általa ügyintézett, és rábízott iratok szakszerű kezeléséért,

– az iratokkal való elszámolásért.

7. Az iratkezelést végző személyek feladata:

– más szervtől, illetve személytől érkezett, valamint a szervezeten belül készült iratok és küldemények átvétele, bontása, nyilvántartása, továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése,

– irat kiadása és visszavétele,

– határidő nyilvántartása,

– bélyegzők és pecsétnyomók nyilvántartása oly módon, hogy kétséget kizáróan megállapítható legyen a bélyegző vagy pecsétnyomó megrendelésének, használatbavételének és selejtezésének időpontja, az átvevő személye, a használó vagy kezelő személye, a bélyegző lenyomata és sorszáma (ha van).

8. A hivatalvezető a földhivatalban alkalmazott informatikai rendszerek és eszközök tekintetében meghatározza az üzemeltetésért, a rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt, illetve kijelöli azt a szervezeti egységet, vagy személyt, aki gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

9. A földhivatali iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat a munkaköri leírásban meghatározott munkakörhöz rendelve kell megadni. A jogosultságok beállítása a vezető engedélyezését követően a rendszergazda feladata.

10. Jogosultság regisztrálását, módosítását vagy megvonását írásban kell kezdeményezni, a rendszergazda az általa elvégzett beállítások megtörténtét írásban köteles igazolni.

II. fejezet

Az iratkezelés általános követelményei

Az iratok rendszerezése

11. Az egy ügyhöz tartozó papíralapú iratok fizikai együttkezelése előadói ívben történik. Az előadói ívbe tartozó egyedi ügyben keletkezett első iratot az iktatószám főszámára, majd minden, az ügyben keletkezett iratot annak alszámára kell iktatni. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az elektronikus rendszer biztosítja.

12. A földhivatal irattári anyagába tartozó és nyilvántartásba vett iratait legkésőbb az irattárba helyezést megelőzően irattári tételszámmal kell ellátni, melyet mind az iraton, mind a hiteles iratnyilvántartásban jelölni kell.

13. Az ügyvitelhez már nem szükséges iratokat az irattárban év, ügykör, irattári tételszám, iktatószám szerinti rendszerben kell elhelyezni.

Iratvédelem, az iratokhoz való hozzáférés

14. Az iratkezelésben és az iratnyilvántartásban használt eszközöket, iktatási segédleteket védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. Munkaidőn kívül vagy munkaszüneti napon az iratkezelő helyiségekben történő jelenlétre, munkavégzésre csak a hivatalvezető adhat engedélyt, és ezt dokumentálni kell.

15. Elektronikus iratkezelés esetén a rendszerben minden felhasználónak személy szerint azonosítottnak kell lennie és valamennyi, a rendszerben történt eseményt naplózni kell.

16. A papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni a fizikai behatásoktól (napfény, tűz, nedvesség stb.), és az illetéktelen hozzáféréstől.

17. Az iratkezelés során a vezetői, ügyintézői utasítások öntapadós jegyzettömbön történő közlése mind az előadói íveken, mind az iratokon tilos. Ezeket az utasításokat az előadói íven kell maradandó módon rögzíteni.

18. Iratot a munkakör ellátásához kapcsolódóan a földhivatal épületéből kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak a hivatalvezető írásbeli engedélyével lehet oly módon, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg.

19. A földhivatal dolgozói csak azokhoz az adatokhoz és iratokhoz férhetnek hozzá, melyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy a megismerésükre az illetékes vezető felhatalmazást ad.

20. A földhivatal őrzésében maradó nem selejtezhető iratok kutathatóságát a kutatási korlátozási idő leteltét követően a hivatalnak kell biztosítani a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok betartásával.

21. A földhivatalok feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatala előtt készített vagy rögzített, kifejezetten a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános. Ezen adatok megismerését – figyelemmel a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezéseire – a hivatalvezető engedélyezi.

Betekintés, másolatkészítés

22. Jogosultság igazolását követően az ügyfél személyesen, illetve törvényes vagy írásban meghatalmazott képviselője útján betekinthet az eljárás során keletkezett iratokba, azokról másolatot, kivonatot készíthet vagy másolatot kérhet. Másolat készítése során – amennyiben az irat személyes adatokat is tartalmaz – gondoskodni kell mások személyiségi jogainak védelméről.

23. Az iratról készült hiteles másolatot a készítő a “másolat hiteles” jelöléssel, keltezéssel, aláírásával és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával köteles ellátni.

24. A földhivatali másolatokat az erre a célra rendszeresített lapon kell megrendelni.

24.1.² A másolat-megrendeléseket egy főszámon, érkezésük sorrendjében évente 1-gyel kezdődő folyamatos alszámozással a 83.9. pontban foglaltaknak megfelelően kell iktatni.

24.2. Hatóságok által megrendelt, illetve hivatalos használatra készült másolatokról, illetve az írásban érkezett megrendelésekről a földhivatal készíti el a megrendelőlapot, melyhez a levelet csatolni kell.

24.3. A másolatmegrendelő lap tartalmazza az iktatószámot, a település nevét, a helyrajzi számot vagy a kért okirat iktatószámát, a munkarész (földkönyv, okirat stb.) megjelölését, amelyre a megrendelés vonatkozik. Fel kell tüntetni a másolat fajtáját (teljes, kivonatos stb.), a megrendelő nevét és címét, a lerótt díj összegét vagy a díjmentességre vonatkozó utalást, továbbá az átvétel napját, az átvevő aláírását, valamint a másolat postára adására vonatkozó utalást. Tulajdoni lap másolat a 109/1999. (XII. 29.) FVM rendelet melléklete szerinti űrlapon rendelhető meg.

24.4. Ha a megrendelésben több tulajdoni lapról vagy okiratról kérnek másolatot, azokat egy sorszám alatt kell kezelni.

24.5. Ha a másolat díjmentes, a vonatkozó jogszabályra való hivatkozással ezt a másolaton is fel kell tüntetni.

24.6. A megrendelés iktatószámát a kiadott másolatra fel kell jegyezni.

Az Irattári terv

25. Az iratok nyilvántartásának, kezelésének és selejtezésének elősegítésére az Irattári terv (1. sz. függelék) szolgál.

26. Az ügy típusát, selejtezhetőségét az irattári jel mutatja, mely egyúttal meghatározza az ügyirat irattári helyét is.

27. Az irattári jel tartalmazza:

– az irattári tétel számát,

– a selejtezési idő jelét, mely utal az irat selejtezhetőségének idejére:

Selejtezési idő jele	Selejtezési idő
1	2 év
2	5 év
3	10 év
4	15 év
5	30 év
0	nem selejtezhető, helyben őrzendő, ha nem kerül levéltári átadásra

28. Az irattári jelet kizárólag az Irattári terv alapján lehet meghatározni és feltüntetni.

29. Az irattári jel feltüntetése az ügyintéző kötelessége, melyet legkésőbb az irattárba helyezést megelőzően köteles megtenni.

30. Az irattári terv módosítását – az irattári tétel kialakítása, illetve a selejtezési idő meghatározása szempontjából – a földhivatalok szakmai felügyeletét ellátó minisztériumi főosztály felé írásban és indokolással ellátva kell kezdeményezni, és a Magyar Országos Levéltár hagyja jóvá.

III. fejezet

Az iratkezelés folyamata

A küldemények átvétele

31. A küldemény postai úton, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai és telekommunikációs eszköz, vagy személyes benyújtás útján kerül a földhivatalba.

32. A küldemények és beadványok átvétele csak hivatalos órák alatt megengedett.

33. A küldemény átvételére jogosult:

– a címzett, vagy az általa meghatalmazott személy,

– az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy(ek),

– postai meghatalmazással rendelkező személy,

– az ügyfélszolgálati iroda dolgozója,

– ügyeleti szolgálatot teljesítő személy,

– elektronikus rendszer (ha van).

34. A küldeményt átvevő az átvételt köteles a kézbesítési okmányon olvasható aláírásával és a keltezés feltüntetésével igazolni. Az „azonnali” vagy „sürgős” jelzéssel ellátott küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, és a címzettnek soron kívül továbbítani.

35. A földhivatal bármely alkalmazottjához, vagy az ügyeleti szolgálatot teljesítő személyhez közvetlenül érkező hivatalos küldeményt az átvételt követő 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén az iratkezelőnek vagy az iratkezelést végző szervezeti egységnek át kell adni.

36. A küldemény átvételekor ellenőrizni kell:

– a címzés alapján az átvételi jogosultságot,

– a kézbesítő okmányon és a küldeményen feltüntetett azonosító jel egyezőségét,

– a boríték, illetve csomagolás sértetlenségét.

37. Sérült küldemény esetén a küldemény tartalmát ellenőrizni, nyilvánvaló hiány esetén jegyzőkönyv felvétele mellett a küldőt értesíteni kell.

38. Téves címzés esetén a küldeményt azonnal a helyes címre kell továbbítani, ha ez nem lehetséges, a feladónak kell vissza küldeni.

39. Tértivevényes küldemény esetén haladéktalanul gondoskodni kell annak feladóhoz történő visszajuttatásáról.

40. Személyes beadványok benyújtására az ügyfélszolgálaton, vagy az iktatóban kell lehetőséget biztosítani. Erről jól látható helyen az ügyfeleket tájékoztatni kell.

41. Személyes átvétel igazolása az iraton a földhivatal iktatóbélyegzőjének és a dátumbélyegző lenyomatának egyidejű elhelyezésével, valamint az átvevő aláírásának feltüntetésével lehetséges. Körbélyegző erre a célra nem használható.

42. Elektronikus úton a felügyeletet ellátó minisztériumtól, a Földmérési és Távérzékelési Intézettől, más földhivataloktól, vagy hivatalos szervektől érkező levél átvételének a levél megnyitásának időpontja számít, mely a levelezőrendszerben naplózásra kerül. A levelet ki kell nyomtatni, és az ügymenetet a szokásos módon kell bonyolítani. A személyes postafiókra érkező hivatalos küldeményeket a címzett köteles a központi postafiókhoz továbbítani érkeztetés céljából.

43. Ügyféltől elektronikus levélben küldött beadvány – kivéve a mellékletet nem tartalmazó beadványt – nem fogadható be. Az Ügyfélnek válasz e-mailben tájékoztatást kell adni arról, hogy az eljárás megindításához írásban, postai úton, vagy személyesen benyújtott kérelemre van szükség. Kétség esetén a szakterület vezetője dönt arról, hogy a beadvány befogadható-e.

44. Az elektronikus adathordozón érkezett iratot csak papíralapú kísérőlappal szabad átvenni vagy elküldeni. Az elektronikus adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellékletet kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni: a címzést, a tárgyat, a fájl nevét és formátumát, az elektronikus adathordozó fajtáját.

45. Elektronikus úton érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az a földhivatal számítástechnikai rendszerére nézve biztonsági kockázatot jelent (feltételezhető a jogosulatlan hozzáférés, üzemelés vagy jogosult hozzáférés veszélyeztetése, a rendszerben tárolt adatok jogosulatlan megváltoztatása, hozzáférhetetlenné tétele vagy törlése).

46. Amennyiben a földhivatalban Ügyfélkapu üzemel, úgy az azon keresztül érkezett küldemények átvételét a rendszer automatikusan kezeli. Az Ügyfélkapun keresztül érkezett megkeresések beillesztése a hivatali ügymenetbe külön hivatalvezetői utasítás alapján történik.

47. A beérkező küldeményeket érkeztetni kell.

48. Az érkeztetés történhet az iktatórendszerben az automatikusan adott érkezési sorszám megadásával, vagy vonalkód alkalmazásával.

A küldemények felbontása

49. A földhivatalhoz érkező küldeményeket a hivatalvezető, vagy az általa megbízott személy bonthatja fel.

50. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzetthez kell továbbítani:

– a minősített iratokat,

– az „SK felbontásra” jelzéssel érkezett küldeményeket (melyeket minden esetben csak a címzett, annak tartós távolléte esetén helyettese, megbízottja vagy felettese bonthat fel),

– azokat a küldeményeket, melyeknél az arra jogosult személy ezt elrendelte,

– amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek.

51. Illetéktelen vagy téves felbontás esetén a küldeményt vissza kell zárni, rá kell vezetni a felbontó személy nevét, a „téves bontás” jelzést, és ezt az iratnyilvántartásban is rögzíteni kell. Amennyiben a küldemény minősített iratot tartalmaz, a felbontásról három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek egy példányát a küldeménnyel együtt a címzettnek, egy példányát a feladónak kell továbbítani. A harmadik példány a felbontást végző szervezeti egységnél vagy személynél marad.

52. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom hiánytalan meglétét (mellékletek, mellékelt iratok) és olvashatóságát. Az esetleges irathiányt az iraton rögzíteni és a küldőt soron kívül tájékoztatni kell. Az irathiány nem akadályozhatja az ügyintézés megkezdését, a hiánypótlást az ügyintézőnek haladéktalanul kezdeményezni kell.

53. Faxon érkezett küldemény esetében, ha az nem időtálló papíron érkezett, gondoskodni kell az információt tartósan őrző másolat haladéktalan elkészítéséről. A másolat hitelesítését záradékolással kell elvégezni.

54. Ha a küldemény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget, vagy más értéket tartalmaz, azt az iraton fel kell tüntetni, majd elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott szervezeti egységnek vagy személynek át kell adni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

55. Az illetékköteles eljárások során az illetékről szóló 1990. évi XCIII. törvény szerint, illetve a hivatalvezető által meghatározott külön szabályok szerint kell eljárni.

56. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, gondoskodni kell arról, hogy a benyújtás időpontja harmadik fél által is megállapítható legyen. Ez papíralapú küldemény esetén a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett levél esetén a rendszerben naplózott érkezési időpont az irányadó.

Előzménykeresés, az iratok szerelése, csatolása

57. Az iktatást megelőzően vizsgálni kell, hogy az irat rendelkezik-e előzménnyel. Amennyiben az iktatás évében igen, akkor az iktatást a következő alszámra kell elvégezni. Ha az előzmény korábbi évben került a nyilvántartásba, új főszámot kell képezni, és az így iktatott iratot az előzménnyel véglegesen össze kell szerelni. Kivételt képez ez alól a fellebbezés és bírósági jogorvoslati kérelem, melyeket mindig önálló főszámra kell iktatni, az előzményeket pedig csatolni kell. Az ügy lezárásakor az iratokat az utolsó ügy számán kell irattárba helyezni.

58. A szerelés, illetve a csatolás tényét az iratnyilvántartás megfelelő rovataiban és az ügyiraton is fel kell jegyezni.

59. Az iratvédelem szempontjainak érvényesítése céljából ügyelni kell arra, hogy az esetlegesen hosszabb selejtezési (megőrzési) idejű, vagy „nem selejtezhető” előirat – az újabb irathoz szerelése révén – ne kerülhessen idő előtt kiselejtezésre. Ezért a több ügyiratdarabból álló, véglegesen szerelt ügyirat mindig a leghosszabb megőrzési idő szerinti tételszámot kapja.

Szignálás

60. Az iratok szignálását végző vezető az iratra ráírja az ügykörért felelős szervezeti egység vezetője, vagy közvetlenül az ügy intézőjeként kijelölt munkatárs nevét, a szignálás időpontját és a szükségesnek tartott külön utasításokat (határidő, sürgősség stb).

61. A szignálásra történő előkészítés során lehetőség van az ügyintézőnek közvetlenül történő iratátadásra akkor, ha az előzményre utaló hivatkozási szám, az irat tárgya vagy tartalma egyértelműen utal az illetékes ügyintéző személyére, illetve a hivatalvezető az automatikus szignálást engedélyezte. Az automatikus szignálást az arra jogosult vezető felülbírálhatja, vagy módosíthatja.

62. Az iratanyagért a szignálás során utolsóként, vagy az automatikus szignálás során kijelölt ügyintéző felelős.

IV. fejezet

Az iratok nyilvántartása, iktatása

Az iratok iktatása

63. Az iktatás az ügyintézés hiteles dokumentuma.

64. A földhivatalhoz benyújtott, illetve a hivatalból keletkezett iratokat iktatással kell nyilvántartani.

65. Az iratokat a beérkezés napján az iktatóbélyegző lenyomatával kell ellátni, majd iktatni. Ezzel egy időben a tulajdoni lap tartalmát érintő változást eredményező ügyiratokat a tulajdoni lapon széljegyezni kell, az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLIV. tv. 48. § (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint.

66. Az ingatlan-nyilvántartási iratok iktatását a kérelemből, adatváltozás esetén a bejelentésből kell elvégezni. Ennek során ki kell tölteni a széljegyzéshez szükséges adatokat is. A széljegyzés megtörténtét az ügyiratra fel kell jegyezni. Amennyiben az érintett ingatlan nem állapítható meg, a széljegyzés elmaradását és annak okát az ügyiraton fel kell tüntetni, majd szignálni kell.

67. Főszámon iktatott iratot széljegyezni csak egy alkalommal lehet. A beadványhoz alszámon, vagy a következő évben főszámon iktatott további beadványok széljegyzését nem szabad ismét elvégezni, mivel a rangsort az eredeti érkezési idő biztosítja.

68. Az ugyanarra az ingatlanra vagy bejegyzésre vonatkozó, egyidejűleg érkezett ingatlan-nyilvántartási beadványokon és az iktatókönyvekben az egyidejű érkezésre utalással kölcsönösen fel kell tüntetni annak a beadványnak az iktatószámát, amellyel egyidejűleg érkezett. Egyidejűleg érkezettnek kell tekinteni azokat a beadványokat, melyek postai úton egyszerre érkeznek, egyszerre kézbesítenek.

69. Az iratnyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az ügyintézés folyamán bármikor kétséget kizáróan megállapítható legyen:

– az irat érkezésének, a földhivatalnál keletkezett irat esetében a keletkezésének pontos időpontja,

– az intézkedésre jogosult ügyintéző neve,

– az irat tárgya,

– az elintézés módja, ideje,

– a kezelési feljegyzések,

– az irat pillanatnyi holléte.

70. Az iktatás évente megnyitott elektronikus iktatókönyvben történik, alszámokra tagolódó sorszámos (főszámos) iktatással. Egy sorszámhoz korlátlan mennyiségű alszám tartozhat. Egy ügyben, de ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

71. Az előző pont alól kivételt képez a fellebbezés és bírósági jogorvoslati kérelem, melyeket mindig önálló főszámra kell iktatni.

72. Az iktatószám formátuma:

– főszám/alszám/év, ahol az évszám az aktuális év négy számjegye.

73. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:

– nem szigorú számadású bizonylatokat,

– meghívókat,

– bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

– pénzügyi bizonylatokat és számlákat,

– munkaügyi nyilvántartásokat,

– anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.

74. Az iktatás minden év január 1-jén kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számsorrendben folytatódik.

75. Az iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket, és iktatási segédleteket kell használni, melyeket a naptári év végén le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után az adott évre az elektronikus nyilvántartásba több iratot ne lehessen iktatni.

76. Az iktatási adatbázis biztonsági mentésére, vagy más adathordozóra történő mentésére az adott évben utolsóként nyilvántartásba vett irat iktatását követően intézkedni kell.

77. Az iratnyilvántartásnak kötelezően tartalmazni kell a következő adatokat:

– iktatószám,

– iktatás időpontja,

– érkezési sorszám,

– a küldemény érkezésének időpontja, módja,

– könyvelt postai küldemények azonosítója, ha van (a megjegyzés rovatban),

– a küldemény elküldésének időpontja, módja,

– a küldemény adathordozójának típusa (papír, elektronikus), adathordozója,

– küldő megnevezése és azonosító adatai,

– címzett megnevezése és azonosító adatai,

– érkezett irat nyilvántartási száma (idegen szám),

– mellékletek száma,

– ügyintéző szervezeti egység és személy neve,

– az irat tárgya,

– elő- és utóiratok iktatószáma,

– kezelési feljegyzések,

– ügyintézési határidő, végrehajtás időpontja,

– irattári tételszám,

– irattárba helyezés időpontja.

78. Az iratnyilvántartás vezetése során a papír alapú iktatási segédletekben (különösen: kézbesítő könyvek, formanyomtatványok), illetve az előadói íveken tévesen feljegyzett adatokat kizárólag a téves adat áthúzásával, az eredeti bejegyzés olvashatóságának megtartásával lehet módosítani oly módon, hogy a javítást végző személy az áthúzás mellett elhelyezi kézjegyét és a dátumot. Az elektronikus iktatókönyvben a tévesen iktatott tételt csak stornózni (tévessé nyilvánítani) szabad, ennek tényét ezzel egy időben naplózni kell úgy, hogy mind az eredeti, mind a módosított adatok rögzítésre kerüljenek.

79. Az iktatandó eredeti iratot és a mellékelt okiratok valamennyi példányát el kell látni az iktatóbélyegző lenyomatával, rovatait ki kell tölteni, különös tekintettel az eredeti okiratra és vázrajzra.

80. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

– a szerv nevét és székhelyét,

– az iktatás dátumát (év, hónap neve, nap),

– az irat iktatószámát,

– a mellékletek számát és lapszámát.

81. Az iratnyilvántartás tárgy rovatában rövid, az ügyre jellemző szavakat kell használni.

82. Az iratnyilvántartás mellett a kereshetőséget név, tárgy és ügyszám alapján is biztosítani kell.

Iktatási számkeretek

83. A földhivatal iratait szakterületenként külön számkeretben kell nyilvántartani. A körleveleket, emlékeztetőket, vizsgálati jegyzőkönyveket, statisztikai jelentéseket annak a szakterületnek a számkeretére kell iktatni, amelyre az vonatkozik.

83.1.1. Földmérési számkeretben kell nyilvántartani – 1–8000

– alappont-nyilvántartás iratai,

– fölrészlet (alrészlet) határvonalának, területének, művelési ágának megváltozását, ha az a felmérési, térképezési, illetve területszámítási hiba kijavításán alapul,

– közszemle során sérelmesnek tartott térképi és területi adatok miatti felszólalásokat,

– földrészlet adataiban természeti esemény által okozott változásokkal kapcsolatos iratok,

– hivatalból vagy ellenőrzés során észlelt változásokkal kapcsolatos iratok,

– használatbavételi engedélyeket,

– bontási engedélyek,

– térképkészítési munkarészek,

– térképmásolat kiadása,

– teljes körű adatszolgáltatás,

– földmérési munkák,

– megrendelésre végzett földmérési munkák,

– helyszíni ellenőrzések.

83.1.2. Osztatlan közös tulajdon megszüntetésére irányuló eljárások – 8001–10 000

83.2. Földvédelmi és földértékelési számkeretben kell nyilvántartani – 10 001–20 000

– termőföld más célú hasznosításával (végleges, időleges) kapcsolatos iratok,

– földrészlet (alrészlet) művelési ágának megváltoztatásával kapcsolatos ügyiratok,

– rekultiváció, termőföldek újrahasznosításával kapcsolatos ügyek,

– szakhatósági eljárások (településrendezési és egyéb fejlesztési tervek, telekalakítási eljárások stb.),

– termőföldek hasznosításával kapcsolatos ügyek (határszemlék, helyszíni ellenőrzések, határozatok,

– termőföld védelmével kapcsolatos pályázatok, költségvetési támogatások,

– Nemzeti Földalap ügyei

– földbirtok-politikai intézkedések,

– földminősítés (osztálybasorozás, aranykorona-érték megállapítás, mintatér létesítés),

– földminősítési (földértékelési) térképekkel kapcsolatos iratok,

– megszűnt mintatér jegyzékkel, megszűnt talajosztályozási térképekkel kapcsolatos ügyek,

– birtok-összevonási célú önkéntes földcsere,

– parlagfű elleni védekezéssel kapcsolatos ügyek.

83.3. Földhivatal általános ügyei – 20 001–27 000

– humánpolitika,

– munkaügy,

– szervezet és működés,

– ügyvitel,

– ellenőrzés,

– statisztikai adatszolgáltatás,

– közérdekű bejelentések és panaszok,

– munkavédelem, tűzvédelem,

– több szakterületet egyszerre érintő tájékoztatások, utasítások, vizsgálati jegyzőkönyvek.

83.4. Informatikai ügyiratok – 27 001–28 000

– számítógépes rendszerekkel (TAKAROS, TAKARNET, FÖNYIR, MIR, META, postázó, számlázó) kapcsolatos ügyek,

– árajánlat, műszak információk, dokumentációk,

– informatikai értekezlet, oktatás, továbbképzés, tanfolyam,

– hardver, szoftver átadást-átvételi jegyzőkönyvek.

83.5. Pénzügyi – gazdasági iratok – 28 001–30 000

– gazdasági ügyek,

– gépjármű üzemeltetés, karbantartás,

– előleg, segély, jutalom,

– költségvetés,

– pénzügyek,

– számviteli ügyek, leltár, mérleg, selejtezés,

– illetményszámfejtés, társadalombiztosítás.

83.6. Ingatlan-nyilvántartási iratok – 30 001–700 000

– ingatlanok adataiban, tényekben és jogokban bekövetkezett változásokkal kapcsolatos kérelmek, megkeresések,

– az ingatlan-nyilvántartás vezetésével, tartalmával kapcsolatos iratok, adatszolgáltatás.

83.7.³ Földhasználati nyilvántartás 700 001–800 000

– földhasználati nyilvántartásba vétellel kapcsolatos ügyek

– földhasználati nyilvántartásból való törléssel kapcsolatos ügyek

– egyéb iratok (felvilágosítás, másolat megrendelés stb.)

– földhasználati bírsággal kapcsolatos ügyek.

83.8.⁴ Telekalakítási eljárások 800 001–

83.9.⁵ Egy iktatási főszámon, az alszámok folyamatos kiadásával kell nyilvántartani:

– tulajdoni lap másolat kiadása,

– térképmásolat kiadása,

– teljes körű adatszolgáltatás,

– egyéb adatszolgáltatás, illetve iratmásolatok kiadása,

– földmérési munkák befejezése, vizsgálata, záradékolása,

– földhivatal által megrendelésre végzett földmérési munkák (díjfizetés),

– földhivatal által megrendelésre végzett földmérési munkák (díjmentes),

– köztisztviselők átsorolása,

– vagyonnyilatkozatok,

– munkaköri leírások,

– összeférhetetlenségi nyilatkozat,

– teljesítményértékelés,

– az adatszolgáltatás díjmentességéhez benyújtott, az 1996. évi LXXXV. törvényben előírt nyilatkozatok,

– kötelező jogi képviselet kapcsán benyújtott általános meghatalmazások,

– biztonsági elemekhez kapcsolódó iratok,

– központi utasítás szerinti ügyek.

Az iratok továbbítása ügyintézésre

84. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett a szignálás címzettjéhez kell továbbítani. Az átvétel során az előadói munkanaplóban fel kell jegyezni az átadott/átvett irat iktatószámát vagy más nyilvántartás szerinti sorszámát, az átadás-átvétel dátumát, az átvevő aláírását.

85. Elektronikus úton történő átadáskor az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átadás-átvétel időpontját.

86. Az iratokat előadói ívvel kell átadni, melynek külső borítója az ügyirat legfontosabb adatait, az ügyintézők utasításait, az ügykezelés mozzanatait, belső borítója a kiadmány-tervezeteket vagy feljegyzéseket rögzíti.

Kiadmányozás

87. A kiadmányozási jogosultság szintjeit és terjedelmét a földhivatal vezetője határozza meg a szabályzatban, ügyrendben, vagy az iratkezelést végző személyek részére kiadott jegyzéken.

88. Az iratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve helyezhet irattárba, amelyet arra jogosult személy kiadmányozott.

89. A már kiadmányozott iraton – a kiadmányozó hozzájárulása nélkül – változtatni nem lehet.

90. A kiadmányokat a földhivatal hivatalos levélpapírjára kell elkészíteni, a fejléc tartalmazza a hivatal megnevezését, címét és egyéb elérhetőségeit.

91. A kimenő iratoknak tartalmaznia kell a földhivatal nevét és azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail), az iktatószámot, az ügyintéző nevét, a kiadmányozó nevét és aláírását, az irat tárgyát, a mellékletek számát, a címzett nevét és címét, hivatkozási számot (ha van).

92. Külső szervhez vagy személyhez küldendő kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. A kiadmány akkor hiteles, ha:

– a kiadmányozó saját kézjegyével ellátta,

– a kiadmányozó személy aláírása mellett a hivatalos körbélyegző lenyomata szerepel, vagy

– s. k. jelzés esetén a hitelesítésre felhatalmazott személy a kiadmányt hitelesítési záradékkal és a szerv hivatalos körbélyegzőjének lenyomatával ellátta.

93. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás-mintája (aláírás-bélyegző), a földhivatal bélyegzőlenyomata. Aláírás-bélyegző használata csak abban az esetben megengedett, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt indokolja, és jogszabály nem tiltja, vagy nem írja elő az eredi aláírást.

94. A kiadmányozáshoz használatos bélyegzőkről a 7. pontban meghatározott követelmények betartásával nyilvántartást kell vezetni.

95. Az ügyintéző az általa készített kiadmány tervezetét szignójával és keltezéssel köteles ellátni.

96. A kiadmányozásra jogosult személy a kiadmány tervezetét is saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el.

A kiadmány továbbítása és expediálás

97. A kiadmányozott iratokat az érintett címzett(ek)nek továbbítani kell.

98. Az iratkezelő a kiadmányt csak a hozzá kapcsolódó iratokkal együtt (iktatmány, intézkedés-tervezet, előiratok, mellékletek stb.) veheti át az ügyintézőtől. Az átvételt aláírásával és keltezéssel igazolja. Köteles megvizsgálni, hogy a továbbításra átadott intézkedés tervezetét, vagy a kiadmányt a tárgykörben kiadmányozási jogkörrel felhatalmazott vezető, vagy dolgozó aláírásával ellátta-e.

99. Magániratokat és lezárt borítékokat az iratkezelő továbbításra nem vehet át.

100. Az iratkezelőnek az iratok elküldésekor ügyelnie kell a “Kiadói utasítás”-ban foglaltak pontos végrehajtására, köteles ellenőrizni, hogy a kiadmányok iktatószáma az iktatmány, illetve az ügyiratdarab iktatószámával megegyezzék. Abban az esetben, ha a kiadói utasításban foglalt valamely melléklet hiányzik, vagy hiányos, ezt az iratkezelőnek az ügyintézővel pótoltatnia kell.

101. Az iratkezelő köteles a kiadmányok elküldését – az elküldés dátumának feltüntetésével – az előadói íven és az iktatókönyvben feljegyezni.

102. Postai úton történő továbbítás esetén a továbbítandó kiadmányt és mellékleteit az iratkezelő köteles borítékba zárni, és a postai szolgáltatások ellátásáról szóló hatályos jogszabályoknak megfelelően kezelni.

103. A „soron kívüli” továbbításra utaló kiadói utasítással jelzett iratokat – kézbesítő vagy futárszolgálat útján – haladéktalanul továbbítani kell.

104. Az ügyintéző engedélye alapján a kiadmányt közvetlenül – postázás nélkül – is ki lehet adni a címzett vagy meghatalmazottja részére. Ebben az esetben az átvétel megtörténtét és időpontját az átvevővel az előadóíven aláírásával igazoltatni kell.

105. Az ügy lezárásakor az ügyfél által becsatolt eredeti okmányokat, okiratokat – ha az eljárás további menetében arra nincs szükség – az ügyfélnek vissza kell küldeni.

106.⁶ Az átvételi elismervénnyel továbbított postai küldemények visszaérkező tértivevényeit az ügyirathoz kell mellékelni. A visszaérkezett tértivevényen a küldeményt átvevő jól láthatóan feltünteti a visszaérkezés időpontját, melyet olvasható aláírásával igazol.

107. A hirdetményi úton, vagy közhírré tétellel való kézbesítést a hatályos jogszabályok alapján kell elvégezni.

108. Ha a postára adott küldemény valamilyen okból visszaérkezik, az ügyet nem lehet befejezettnek tekinteni, azt az ügyintézőnek vissza kell adni, aki köteles rendelkezni az irat további kezeléséről.

V. fejezet

Az iratok határidős nyilvántartása, irattározás, selejtezés és megsemmisítés, levéltári átadás

Határidős iratok kezelése

109. A kezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyezni, és elkülönítve kezelni azokat az iratokat, melyek meghatározott idő elteltével, vagy időnként intézkedést igényelnek. A határnapot az iktatókönyvbe is be kell vezetni.

110. A határidős iratokat határnapok, ezen belül iktatószámuk sorrendjében kell kezelni.

111. A határidős nyilvántartásba helyezett iratot a határnapot megelőzően az iratkezelő az ügyintézőnek átadja, aki az átvételt aláírásával és a keltezés feltüntetésével igazolja.

112. Abban az esetben, ha az ügyiraton megjelölt határidő lejártáig a kiadott intézkedésre nem került sor, vagy válasz nem érkezett, az ügyintézőnek az újabb intézkedést, vagy a meghatározott új határidőt az iraton (előadóíven) fel kell tüntetnie.

113. Az irattárba helyezést megelőzően a határidő-bejegyzéseket törölni kell.

Az iratok és munkarészek archiválása, irattározása

114. Az iratok nyilvántartásának, kezelésének, a selejtezés és levéltári átadás lebonyolítására az Irattári tervben foglalt jelölések az irányadók.

115. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, a visszakereshetőség biztosításával kell végezni.

116. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik a közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen-nyáron biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére fémből készült, felületi festékkel bevont állványokat kell használni.

117. Az irattár és térképtár részére átadott iratokat és munkarészeket a felügyeletet ellátó szerv által kiadott szakmai útmutatóban meghatározott feltételekkel és módszerekkel számítógépes adathordozóra is fel lehet vinni.

118. A földhivatal egyes szakrészlegeinek iratanyagát külön-külön is számítógépes adathordozóra lehet felvinni.

119. Az archivált adatokat tartalmazó számítógépes adathordozókat zárható, száraz helyiségben kell tárolni. Az adatok minőségét ötévente ellenőrizni kell. Az adatvesztés elkerülése érdekében szükség esetén gondoskodni kell az adathordozón fellelhető információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

120. Elektronikus megoldás esetén az adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös rendszerben kell kezelni.

121. Elektronikus úton tárolt adatok és adatállományok esetén biztosítani kell azok utólagos elolvashatóságát, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása vagy cseréje esetén is. Ha ez nem megoldható, az elektronikus iratról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni arról, hogy a másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón tárolt iratokkal.

122. Az irattárba csak az arra felhatalmazott személy(ek) tartózkodhat(nak).

123. Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb.

124. Kiadmány nélküli irat csak akkor helyezhető irattárba, ha azt a kiadmányozásra jogosult „Irattárba helyezhető” jelzéssel és aláírással ellátta.

125. Az irat irattárba helyezését megelőzően az iratkezelő köteles azt megvizsgálni, hogy a kiadói utasítás rendelkezései végrehajtásra kerültek-e. Amennyiben hiányosságot tapasztal, úgy köteles annak pótlásáról gondoskodni. Ezt követően az iratkezelő köteles az iktatókönyvben a megfelelő rovatot kitölteni, az iratra (előadóív) az irattárba helyezés időpontját (hó, nap) feljegyezni és azt kézjegyével ellátni.

126. Az irattárban elhelyezett iratokat évfolyamonként, ügykörönként az irattári tételszámok – ezen belül az iktatószámok – emelkedő számsorrendjében kell csoportosítani. Az irattartókon fel kell tüntetni a tárolt iratok évkörét, tétel- és iktatószámát (-tól -ig).

127. A végleges irattárba helyezést megelőzően a nem selejtezhető iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat (műanyag és fém iratkapcsok, borítók, zsineg stb.)

128. A tárgyévi és az azt megelőző két év iratanyagát lehetőség van átmeneti irattárban elhelyezni. Ebben az esetben az időtartam leteltét követően az iratokat a központi irattár részére át kell adni.

129. Központi irattárba csak lezárt évfolyamú és teljes iratanyagot lehet elhelyezni iktatási segédletekkel és átadási jegyzékekkel együtt.

130. Azokról az iratokról, melyeket a szervezeti egység vagy az ügyintéző visszatart, és az iktatókönyvből nincs kivezetve „Hiányjegyzéket” kell készíteni, majd az iratok leadását követően abból ki kell vezetni.

Az iratkölcsönzés rendje, iratkiadás az irattárból

131.⁷ Az irattárban elhelyezett iratokat a földhivatal munkatársai hivatalos használatra kikölcsönözheti oly módon, hogy az irat helyére iratpótló lapot kell elhelyezni.

132.⁸ A kikölcsönzött iratokról nyilvántartást kell vezetni, melyben feltüntetik a kiadás időpontját, a kérő ügyintéző nevét, valamint a visszavétel idejét. A kikölcsönzött iratok visszaadásának megtörténtét az irattárat kezelő személy köteles negyedévente ellenőrizni és a visszaadást szorgalmazni.

133.⁹ Elektronikus iratok esetében a jogosultsággal rendelkező felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Ha ez az ügyintéző számára saját munkaállomásáról nem biztosítható, az irattáros gondoskodik arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

134.¹⁰ Irattárban elhelyezett irat más szervek (bíróság, ügyészség, rendőrség stb.) részére történő kiadására írásos kérelem alapján, kizárólag a hivatalvezető szintén írásos engedélye alapján van lehetőség. Amennyiben a kérő szerv eredeti iratokra tart igényt, azt tételes iratjegyzékkel kell átadni. Az így kiadott dokumentumokról a kiadó földhivatal köteles hiteles másolatot készíteni, melyet az eredeti iratok visszaadásakor megsemmisít.

135.¹¹ Az irattár iratot csak az iratot készítő szerv vagy jogutódja vezetőjének írásbeli megkeresésére adhat ki. Így kell engedélyezni a betekintést, másolatkészítést is. Ha más hivatali egység irataiban kérnek betekintést, a leadó hivatali egység vagy jogutódja vezetőjének írásos engedélye szükséges. Jogutód nélkül megszűnt szerv vagy szervezeti egység esetén az engedélyt a hivatalvezető, vagy az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jogosult megadni.

Iratselejtezés, megsemmisítés és levéltári átadás

136. A földhivatalok irattáraiban legalább ötévenként szabályszerű eljárás keretében le kell selejtezni a lejárt őrzési idejű iratokat.

137. A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levéltárat, körzeti földhivatalok esetében az illetékes megyei földhivatalt is értesíteni kell a selejtezés alá vont iratok évköréről a tételszámok megjelölése mellett.

138. Az Irattári Tervben foglaltaktól eltérő, rendkívüli selejtezést végezni tilos.

139. A selejtezés végrehajtását Selejtezési Bizottság irányítja és felügyeli.

140. Az iratselejtezés során a Bizottság – az Irattári Terv alapján – megjelöli az érintett évfolyamokon belül selejtezésre kerülő irattári tételeket és különválogatja azoktól a további megőrzést igénylő, vagy nem selejtezhető iratokat (tételeket).

141. A selejtezési eljárásban a kiselejtezhetőnek minősített iratokat a selejtezés levéltári ellenőrzésének, illetve engedélyezésének megtörténtéig az elhelyezésük rendjében kell ideiglenesen megőrizni.

142. Az iratselejtezés lefolytatásáról 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia:

– mikor, hol, milyen jogszabályi rendelkezések alapján történik az iratselejtezés végrehajtása,

– mely évfolyam(ok) iratanyagát érinti a selejtezés,

– évfolyamonként mely irattári tételszámok szerinti iratanyag kerül selejtezésre, illetve a kiselejtezett tételekből további őrzésre való visszatartásra,

– a selejtezett iratanyag mennyiségét (iratfolyóméterben megadva),

– a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét és beosztását,

– a selejtezést végző Bizottság elnökének és tagjainak aláírását,

– a szerv hivatalos körbélyegzőjének lenyomatát.

143. Az iratselejtezés befejezését követően a Bizottság vezetője a selejtezésről felvett jegyzőkönyv 2 példányát a selejtezés engedélyeztetése céljából megküldi az illetékes levéltár részére, a 3. példány az irattárban marad.

144. Az illetékes levéltár – egyetértés esetén – részére megküldött jegyzőkönyv egyik példányán visszaigazolja a selejtezés tudomásulvételét és a kiselejtezésre elkülönített iratok megsemmisítéséhez való hozzájárulását (záradékolás). A selejtezett iratanyag megsemmisítésére, vagy papírhulladékként való értékesítésére csak ezt követően, ellenőrzött körülmények között, a hivatal legalább két munkatársának jelenlétében kerülhet sor.

145. A selejtezés tényét az irattár állomány-nyilvántartásában is dokumentálni kell.

146. A selejtezési eljárás során ki nem selejtezett és levéltári átadásra előkészített iratokat az illetékes levéltár részére – annak vezetőjével történt előzetes megállapodás szerinti időpontban – levéltári tárolásra alkalmas minőségű savmentes dobozokban az irattárosi feladatokat ellátó iratkezelő(k) irányításával kell átadni. Az átadást átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékleteként az érintett iratokról készített átadási egységek (doboz, kötet, elektronikus adathordozó stb.) szerinti „Jegyzék” kíséretében, teljes, lezárt évfolyamokban, rendezett állapotban, az illetékes levéltár által előírt módon iktatási és egyéb ügyviteli segédletekkel együtt, a földhivatal költségén és az átvételnek a Levéltár által történő elismertetése mellett kell lebonyolítani.

147. Elektronikus iratot külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – olvashatóság, levéltári selejtezés, feldolgozás, másolatkiadás, kutathatóság – biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell átadni.

148. Amennyiben az elektronikus irat kezeléséhez az illetékes levéltár nem rendelkezik megfelelő technikai eszközökkel, az iratanyagot a róla készített hiteles papíralapú másolaton kell átadni.

A földhivatal feladatkörének megváltozása, hivatal
és munkakör átadása esetén szükséges intézkedések

149. A földhivatal feladatkörének megváltozása esetén az érintett iratanyag további elhelyezéséről, őrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni.

150. Jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység iratanyagát rendezett állapotban, az irattárban kell elhelyezni.

151. Hivatalátadás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben feltüntetik az utolsó iktatószámot, és tételesen felsorolják az átadott, illetve átvett ügyiratokat és ügyirathátralékokat.

152. A földhivatal dolgozói a hivatal megszűnése, átszervezés, vagy személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a hiteles nyilvántartások alapján tételesen kötelesek elszámolni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig – a munkajogi szabályozásokban foglaltak betartása mellett – a földhivatal dolgozója nem mentesíthető a munkavégzési kötelezettség alól.

153. A földhivatalból bármilyen okból távozó munkatárs a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján köteles tételesen elszámolni. Ennek rendjét és módját a hivatalvezető határozza meg.

154. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének, ennek hiányában a hivatalvezetőnek haladéktalanul új ügyintéző, vagy új iratkezelő kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők vagy iratkezelők az előbbiekben megjelölt vezető jelenlétében, jegyzőkönyv készítése mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét.

155. Ügyirat elvesztése, jogosulatlan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségre vonást eredményez. Az irathiány tényének megállapítását követő három munkanapon belül a hivatalvezető vizsgálatot indít. A vizsgálat eredményét írásban dokumentálni kell.

Egyéb rendelkezések

156. A közérdekű bejelentést, javaslatot, panaszt tartalmazó beadványokra a 2004. évi XXIX. törvény XIII. fejezet „A közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárás” című szabályait kell alkalmazni.

157. Másolást és sokszorosítást a vezető által megbízott személy végezhet. Ha nincs kijelölt személy, a sokszorosítást bármely ügyintéző maga végzi.

158. Nem minősített kiadvány vagy nyomdai termék bármely nyomdával elkészíthető akkor, ha a szerződésben rögzítésre kerül a nyomdai termékkel kapcsolatos összes kikötés (kézirat és korrektúra visszaadása, selejt példányok megsemmisítése stb.)

159. Nyomdába adott, már jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó személy jogosult.

160. A hivatalban használatos valamennyi bélyegzőt a 7. pontban meghatározottak szerint kell nyilvántartani.

161. Bélyegző vagy pecsétnyomó átadása más munkatárs részére csak vezetői jóváhagyást követően kerülhet sor. Munkaviszony megszűnése, hivatalon belüli áthelyezés esetén a használó a bélyegzőt visszaadja, ezt a nyilvántartásban aláírásával igazolja. Szükség esetén új munkakörében – amennyiben a vezető ilyen tartalmú utasítást ad – új bélyegzőt kell felvenni.

162. Hivatalos bélyegző elvesztéséről a hivatal vezetőjét soron kívül írásban kell értesíteni, és haladéktalanul gondoskodni kell az érvénytelenítésről.

Értelmező rendelkezések

Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása.

Adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé tétele.

Adatvédelem: a rendelkezésre álló adatoknak a jog eszközeivel történő védelme.

Alszámos iktatás: a kezdő irat külön iktatószámot (főszámot) kap, majd minden további, ugyanazon ügyben keletkező irat az iktatási főszám soron következő alszámát kapja.

Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása

Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum.

Átmeneti vagy kézi irattár: olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú őrzése történik a központi irattárnak történő átadás, vagy selejtezés előtt.

Automatikus szignálás: egyes ügyeknek és ügycsoportoknak, melyek iratait az irat tárgya, tartalma, vagy az előzményre utaló hivatkozási száma alapján közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, aki a vezető előzetes engedélye alapján az ügyben eljárni illetékes.

Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat.

Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.

Elektronikus irat: elektronikai program felhasználásával, elektronikus formában rögzített, készített vagy elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet elektronikus adathordozón kezelnek, tárolnak.

Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező iratkezelési segédeszköz.

Előirat: az érkezett, vagy saját hatáskörben keletkezett irat korábban nyilvántartásba vett előzménye.

Előzménykeresés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell nyitni.

Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a kiadmányoknak (küldeményeknek) a postaszabályzatban foglaltak szerinti elküldése.

Feladatkör: azon feladatok összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.

Gépi adathordozó: az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz (mágneslemez, kompaktlemez stb.), külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

Hatáskör: az ügyintézés feladatainak ügyintézési szintenként történő meghatározása, azon ügyek összessége, melyekben a szerv vagy annak ügyintézője jogosult vagy köteles intézkedni.

Hivatkozási szám: a beérkezett irat eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja.

Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása a beérkezés vagy keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és annak minden mellékletén, valamint az előadói íven.

Iktatókönyv: a földhivatal működése során nála keletkezett, vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, hitelesített iratkezelési segédlet, mely nem selejtezhető.

Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot.

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, adat, hang vagy mozgókép vagy bármilyen más formában lévő információ vagy ezek kombinációja – a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével –, mely valamely szervezet működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban papíron, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón jelenik meg.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység.

Iratkezelési szabályzat: a földhivatalok iratkezelésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szervezeti és működési szabályzat figyelembevételével készül, és amelynek függelékét képezi az irattári terv.

Iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai alkalmazás.

Iratkezelő (ügykezelő): az ügyiratok kezelésével megbízott személy.

Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.

Irattár: az irattári anyag szakszerű tárolására, biztonságos őrzésére, valamint kezelése céljából működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.

Irattári anyag: a földhivatalok működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége.

Irattári terv: a köziratok rendszerezés és selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapja, jegyzék, mely az irattári anyagot tárgyi csoportokra (tételekre) bontva, a földhivatalok feladat- és hatásköréhez, valamint szervezeti rendjéhez igazodva sorol fel, meghatározva a selejtezhető tételekbe tartozó iratok őrzési idejét, a nem selejtezhető tételek esetén a levéltári átadás határidejét.

Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.

Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre.

Kézbesítés: a küldemény eljuttatása a címzetthez kézbesítő szervezet, személy vagy adatátviteli eszköz útján.

Kezelési feljegyzés: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos a kiadmányozásra jogosult vagy az ügyintéző által tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.

Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indítóirata.

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.

Kiadmányozó: a földhivatal vezetője, illetve az általa kiadmányozási jogkörrel meghatalmazott személy, akinek e jogkörében eljárva feladata a kiadmányok aláírása.

Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervezet vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá nem eső adat.

Közfeladatot ellátó szerv: állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervezet és személy.

Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szervezet irattári anyagába tartozik vagy tartozott.

Közlevéltár: a nem selejtezhető iratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat ellátó, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Központi irattár: a földhivatal irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.

Küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.

Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele.

Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának céljára létesített intézmény.

Láttamozás: az intézkedés-tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy.

Levéltárba adás: a lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak.

Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, természetes személyek tulajdonában lévő irat.

Maradandó értéket képviselő irat: a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot hordozó irat.

Másodlat: több példányban, egy időben készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek.

Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.

Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése.

Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható.

Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.

Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, melynek célja az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél.

Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása.

Nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára hozzáférhetővé tétele.

Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezékelemet nem tartalmazó papírból készített tárolóeszköz.

Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű, levéltári anyagot nem képező iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.

Személyes adat: meghatározására a személyes adatok védelméről, és közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezése az irányadó.

Szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.

Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása.

Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is, naplózással biztosítva az adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása.

Ügyintézés: a szervezet feladatkörébe tartozó ügyek elintézését célzó érdemi munkavégzés.

Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.

Ügyirat: az adott ügyben keletkezett ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) összessége. Egységben történő kezelése az iratkezelés alapvető követelménye.

Ügyiratdarab: az ügyirat része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett.

Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.

Ügyvitel: a hivatali ügyintézés szervezett rendje. Az ügyintézési és iratkezelési munkafolyamatok összessége.

1. számú függelék a 13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás mellékletéhez

Földhivatalok irattári terve

I. Általános rész

Irattári tétel		Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
Irattári tétel száma	Megnevezése (ügykör meghatározása)	Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
01	Személyügyi munka irányítása	0	15
02	Alkalmazással kapcsolatos ügyek (közszolgálati jogviszony, munkaviszony létesítése, megszűnése, áthelyezés, közszolgálati jogviszony, munkaviszony igazolása, kitüntetések, személyi okmányok, közszolgálati alapnyilvántartás, közigazgatási alap- és szakvizsga)	0	–
03	Egyéb humánpolitikai ügyek (túlóra, jutalmazás, tanulmányi szerződés, teljesítmény-értékelés, oktatás és továbbképzés, vasúti igazolványok, útlevelek, kötelező orvosi alkalmassági vizsgálat, nem vezető beosztású dolgozók minősítése)	2	–
04	Bér- és létszámkimutatások	0	15
05	Szabadsággal kapcsolatos ügyek	1	–
06	Üdülési kérelmek bírálata	2	–
07	Fegyelmi és kártérítési ügyek	3	–
08	Vezető beosztású dolgozók minősítése	5	–
09	Vagyonnyilatkozatok	2007. évi CLII. tv. előírásai szerint	–
10	Munkatervek, előterjesztések, beszámolók, munkaértekezleti jegyzőkönyvek	3	–
11	Átszervezési iratok, szervezeti szabályzatok, elvi jellegű ügyviteli döntések	3	–
12	Európai Unióval kapcsolatos iratok	3	–
13	Bélyegző-nyilvántartás	4	–
14	Iktató- és segédkönyvek	0	15
15	Iratselejtezési jegyzőkönyvek	0	–
16	Hivatali átadás-átvételi jegyzőkönyvek	4	–
17	Felügyelettel, irányítással, ellenőrzéssel kapcsolatos nem érdemi ügyiratok	2	–
18	Vizsgálati, belső- és egyéb ellenőrzési jelentések, jegyzőkönyvek, érdemi intézkedések	4	–
19	Elvi jellegű irányítási iratok (utasítás, körlevél, leirat, átirat)	0	15
20	Adatszolgáltatások (nem elvi) ügyiratai	2	–
21	Statisztikai jelentések másolatai, Vezetői Információs Rendszer (VIR) iratai	3	–
22	Közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok	2	–
23	Munkavédelem, tűzvédelem (intézkedések, baleseti jegyzőkönyvek)	5	–
24	Nyomtatvány- és anyagigénylések, megrendelések, árajánlatok, tájékoztatók	1	–
25	Gépkocsi-üzemeltetés, karbantartás, menetlevelek	3	–
26	Üzemikonyha-ügyek		–
27	Számlák, szállítólevelek (nem könyvelési példány)	3	–
28	Közbeszerzési eljárás iratai	3	–
29	Épület- és üdülőkezelés, karbantartás	3	–
30	Tárgyieszköz-beszerzés, -átadás	4	–
31	Tárgyieszköz-karbantartás, felújítás, kiselejtezése	4	–
32	Szoftver-karbantartási szerződések	4	–
33	Tárgyi eszköz, gépkocsi-biztosítás	4	–
34	Kincstári vagyonnyilvántartás	4	–
35	Előlegek, segélyek, utalványok, Ktv. alapján adható juttatások, egyéb kérelmek	5	–
36	Hitel- és kötelezettségvállalási nyilvántartás	5	–
37	Költségvetési alapokmány, előirányzat és beszámolók	0	15
38	Pótelőirányzat, előirányzat átcsoportosítás, zárolás	0	–
39	Előirányzat-maradvány	0	–
40	Mérlegbeszámoló	0	15
41	Szöveges beszámoló	0	15
42	Adóelszámolás, adóbevallás	4	–
43	Lakásvásárlási és építési munkáltatói kölcsön	5	–
44	Földvédelmi Alaphoz kapcsolódó ügyintézés	4	–
45	Pénzigénylések	3	–
46	Pénztárbizonylatok (nem könyvelési példányok)	3	–
47	Pénztárkönyvek, pénztárszámfejtési ügyek	3	–
48	Ellátmányszámadások, elszámolások, folyószámla egyeztető	3	–
49	Számlareklamáció	3	–
50	Kincstári levelezés, adatszolgáltatás	3	–
51	Beszedési, átutalási megbízások (nem könyvelési példányok)	3	–
52	Központi költségvetési és földhivatali bevételek behajtásával kapcsolatos intézkedések	3	–
53	Számlarend, számlatükör	3	–
54	Raktározással kapcsolatos ügyek (raktári kartonok, anyagnyilvántartások, naplók)	3	–
55	Főkönyvi könyvelés bizonylatai, számlatükör, főkönyvi kivonatok, számlalapok, naplók	3	–
56	Számlatömbök tőpéldányai	2	–
57	Leltározással kapcsolatos ügyek (leltárutasítás, kártérítés, leltári felvételi lapok, leltárhiány megtérítésére vonatkozó ügyek)	5	–
58	Összesített leltár	0	–
59	Illetményszámfejtés alapjául szolgáló iratok	0	–
60	Táppénz-, családipótlék-ügyek, letiltások, levonások	3	–
61	Illetmény-számfejtési törzslapok	0	–
62	Nyugdíjpénztári tagsági nyilatkozatok	0	–
63	Informatikai rendszer fejlesztési igényeinek bejelentése	2	–
64	Számítógépes rendszerek továbbfejlesztése, informatikai rendszer módosítási dokumentációi	0	15
65	Új informatikai rendszer földhivatali bevezetése (átadás-átvételi dokumentációval együtt)	0	15
66	Számítógépes rendszerek üzemeltetési feladatai	4	–
67	Informatikai pályázatokkal és tenderekkel kapcsolatos ügyek	0	–
68	Nem érdemi informatikai ügyek	1	–
69	Számítógépes adatbázisból való lekérdezés, adatszolgáltatás	2	–
70	Informatikai beszerzéssel kapcsolatos ajánlatkérések	2	–
71	Informatikai oktatás	2	–
72	Jogorvoslatok (fellebbezések, közigazgatási bírósági jogorvoslatok)	0	–
73	Ügyészi intézkedések	0	–
74	Kártérítési ügyek és kártérítési perek	0	–
75–85	Szabad

II.¹² Különös rész

A) Ingatlan-nyilvántartás

Irattári tétel		Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
Irattári tétel száma	Megnevezése (ügykör meghatározása)	Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
86	Jogok és tények bejegyzése alapjául szolgáló iratok, kivéve a társasházra és szövetkezeti házra vonatkozó iratokat	0	határidő nélkül
87	Jogok és tények törlésére vonatkozó iratok	0	határidő nélkül
88	Társasház és szövetkezeti ház alaprajza, alapító okirata, illetőleg közgyűlési jegyzőkönyve, valamint a bejegyzést elrendelő, törlés ügyében hozott határozat	0	határidő nélkül
89	Az ingatlan adataiban történt változások átvezetése alapjául szolgáló okiratok	0	határidő nélkül
90	Változás a jogosult adataiban	0	határidő nélkül
91	Megszűnt ingatlan-nyilvántartási térkép, tulajdoni lap, helyrajzi szám és névmutató	0	határidő nélkül
92	Átalakítással, a szerkesztéssel kapcsolatos iratok (tulajdonilap-tervezetek, munkatérkép és eltérési jegyzék, megszűnt tulajdoni lapok és azonosítási jegyzék és egyéb irat)	0	határidő nélkül
93	Egyéb ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó ügy iratai (felvilágosítás, másolatmegrendelés, statisztikai jelentésekhez készített megyei összesítők stb.)	2	–
94	Biztonsági elemek kezelése (tulajdoni lap másolatok papírja, hologramok stb. felhasználása)	0	–
95	Régi telekkönyvi betétek és az azokban lévő jogok tények bejegyzése alapjául szolgáló okiratok	0	határidő nélkül
96	Osztatlan közös tulajdon megszüntetésével keletkező ingatlan tulajdonjogának bejegyzése alapjául szolgáló okiratok	0	–
97–110	Szabad

B) Földvédelem, földhasznosítás, földhasználati nyilvántartás

Irattári tétel		Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
Irattári tétel száma	Megnevezése (ügykör meghatározása)	Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
111	Osztályba sorozással, aranykorona-érték megállapításával és földértékeléssel kapcsolatos iratok	0	15
112	Osztályba sorozási, földértékelési munkatérkép	0	15
113	Földhasználati nyilvántartásba vétellel (módosítással) kapcsolatos ügyek	0	15
114	Földhasználati nyilvántartásból való törléssel kapcsolatos ügyek	0	15
115	Földhasználati bírsággal kapcsolatos ügyek	0	15
116	Földhasználati nyilvántartásból történő adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek	2	–
117	A földhivatalok parlagfű-mentesítéssel kapcsolatos ügyei	2	–
118	Termőföld engedély nélküli más célú hasznosításával kapcsolatos ügyek	3	–
119	Termőföld végleges más célú hasznosításának (belterületbe csatolás) engedélyezése	3	–
120	Termőföld időleges más célú hasznosításának engedélyezése	3	–
121	Újrahasznosításra visszaadott területek ügyei	3	–
122	A termőföldek hasznosítási kötelezettségével kapcsolatos ügyek (határszemle, mellékhasznosítás, ideiglenes hasznosítás)	2	–
123	Földvédelmi jogkörben kiadott szakhatósági állásfoglalások	4	–
124	Településrendezési – meliorációs – és egyéb fejlesztési tervek véleményezése	4	–
125	Termőföldvédelemmel kapcsolatos költségvetési támogatások	4	–
126	Termőföld-privatizáció végrehajtása	0	15
127	Birtok-összevonási célú önkéntes földcsere	0	15
128	Egyéb földvédelmi iratok (értekezletek, szakmai állásfoglalások, előírások stb.)	0	15
129	A Nemzeti Földalappal kapcsolatos intézkedések	0	–
130	Művelésiág-változással kapcsolatos ügyek	3	–
131	Egyéb földhasználati iratok (értekezlet, szakmai állásfoglalás, előírás stb.)	0	15
132–145	Szabad

C) Földmérés, térképészet és térinformatika

Irattári tétel		Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
Irattári tétel száma	Megnevezése (ügykör meghatározása)	Selejtezési idő jele	Levéltárnak átadható év
146	Állami földmérési alaptérkép (melléktérképek is)	0	15
147	Állami földmérési alaptérkép nyilvántartási példányai	0	15
148	Régi – forgalomból kivont – térképek (telekjegyző-könyves térképek is)	0	15
149	Régi – forgalomból kivont – térképek nyomatai	0	15
150	Átnézeti térkép és vázlat eredeti példánya	0	15
151	Területjegyzék és függeléke	0	15
152	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: elhatárolások jegyzőkönyvei, vázrajzai, vázlatai és munkarészei	0	–
153	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: azonosító jegyzék térképtári példányai	0	–
154	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: mérési és számítási jegyzőkönyvek meghatározási tervek, kitűzési, számítási munkarészek, azok átnézeti vázlatai, koordinátajegyzék	0	–
155	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: mérési vázlat, tömbrajz vagy mérési jegyzet (manuálé)	0	–
156	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: területszámítás írásbeli és rajzi munkarészei	0	–
157	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: alaptérkép és annak mérettartó másolata (az új másolat készítéséig)	0	–
158	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: átnézeti térkép	0	–
159	Vállalkozási szerződések módosításának véleményezése, határidő módosításának engedélyezése	3	–
160	Segédanyag és szolgáltatás igénylése, nyilvántartása	2	–
161	Közigazgatási és nyilvántartási egységek területváltozásait tartalmazó írásbeli és rajzi munka-részei, valamint jegyzőkönyvei	0	–
162	Változások előzetes nyilvántartása	0	–
163	Földrészlet-megosztási, épületfeltüntetési és művelési ág változás vázrajzai, valamint a területszámítás munkarészei	0	–
164	A tulajdoni lap tartalmát nem érintő, csak az ingatlan-nyilvántartási térkép tartalmát módosító változások írásbeli, illetve rajzi munkarészei	0	–
165	Földbirtok-politikai munkarészek (polgári tagosítás mérései számításai, földvédelmi törvény földmérési munkarészei, termőföld privatizációval kapcsolatos munkarészek).	0	15
166	Földmérési jelek elhelyezésével kapcsolatos ügyek	0	–
167	Belső ellenőrzések során készített mérési, számítási és egyéb jegyzőkönyvek	0	–
168	Felmérések műszaki tervei, azok véleményezése, állami átvételi vizsgálat munkarészei, valamint záró jegyzőkönyv	0	–
169	Bejelentett geodéziai munkákkal kapcsolatos intézkedések, vizsgálatok, valamint a koordinációs tevékenység iratai és munkarészei	0	–
170	Alappont-védelemmel kapcsolatos iratok, jegyzőkönyvek	0	–
171	Földmérő és állami alapadatokat felhasználó szervek tevékenységének szakfelügyeletével kapcsolatos iratok	4	–
172	Szakmai felvilágosítás, tájékoztatás, adatszolgáltatás	3	–
173	Szakértői tevékenységgel, mérnöki kamarai kapcsolattartással és ingatlanrendezői minősítésekkel, földmérői igazolványokkal kapcsolatos ügyek	3	–
174	Földmérési panaszokkal, bírósági megkeresésekkel kapcsolatos iratok	4	–
175	Sajátos célú földmérési munkák vizsgálatával és záradékolásával kapcsolatos levelezés	4	–
176	Adat- és térképtári adatszolgáltatás írásbeli és rajzi munkarészei	4	–
177	Megrendelésre végzett munkák mérési, számítási, rajzi és ügyviteli munkarészei	0	–
178	Térkép-sokszorosítással kapcsolatos ügyiratok	2	–
180	Egyéb térképtári iratok	3	–
181	Digitális adathordozók tárolása, kezelése és nyilvántartása	0	–
182	Térinformatikai rendszerek létrehozásának engedélyezése	0	–
183	Osztatlan közös tulajdon megszüntetésével kapcsolatban földmérési szakterületen keletkezett iratok	0	–
184	Telekalakítási eljárással kapcsolatos iratok	0	15
185–	Szabad

Az utasítást az 1/2018. (VI. 21.) AM utasítás 4. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2018. június 29. napjával.

A melléklet 24.1. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg.

A melléklet 83.7. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg.

⁴

A melléklet új 83.8. pontját a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontja iktatta be, egyidejűleg az eredeti 83.8. pont számozását 83.9. pontra változtatta.

⁵

A melléklet eredeti 83.8. pontjának számozását 83.9. pontra változatta a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontja.

⁶

A melléklet 106. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontja szerint módosított szöveg.

⁷

A melléklet 131. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg.

⁸

A melléklet 132. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg.

⁹

A melléklet 133. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg.

¹⁰

A melléklet 134. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg.

¹¹

A melléklet 135. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg.

¹²

A melléklet 1. számú függelék II. része a 16/209. (XII. 29.) FVM rendelet 1. pontja szerint módosított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek