2/2007. (OK. 9.) OKM utasítás
az Oktatási Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról*
2007.04.01.
1. § Az Oktatási Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát jelen utasítás mellékleteként kiadom.
2. § Ez az utasítás 2007. április 1-jén lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont 2006. július 1-jén jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzata.
Budapest, 2007. március 30.
Dr. Hiller István s. k.,
oktatási és kulturális miniszter
Melléklet a 2/2007. (OK. 9.) OKM utasításhoz
Az Oktatási Hivatal
Szervezeti és Működési Szabályzata
Budapest, 2007. március 26.
A Hivatal vezetője:
Bakonyi László
|
Budapest, 2007. március hó 30. napján
Jóváhagyom:
Dr. Hiller István
oktatási és kulturális miniszter
|
I.
A HIVATAL JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI
Az Oktatási Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2006. évi LVII. törvény szerint működő központi hivatal, melynek irányítását az oktatási és kulturális miniszter (a továbbiakban: miniszter) látja el. A Hivatal szakmai felügyeletét az Oktatási és Kulturális Minisztérium felsőoktatási és tudományos szakállamtitkára, közoktatási szakállamtitkára és nemzetközi szakállamtitkára látja el. Hivatalos megnevezés: Oktatási Hivatal
Angol megnevezése: Educational Authority
Alapító okiratának száma, kelte: 17093-4/2006., 2006. december 28.
Székhelye: 1054 Budapest, Báthory u. 10.
Telephelyek: Budapest, XIII. kerület Váci út 18. (Telefon: 06 (1) 483-3590)
Budapest, XXII. kerület Gyár u. 15. (Telefon: 06 (1) 424-8444)
Debrecen, Csapó u. 54. (Telefon: 06 (52) 524-280)
Győr, Bem tér 15. (Telefon: 06 (96) 510-668)
Kaposvár, Szántó u. 5. (Telefon: 06 (82) 528-180)
Miskolc, Széchenyi u. 103. (Telefon: 06 (46) 501-140)
Szeged, Szilágyi u 5. (Telefon: 06 (62) 553-260)
Veszprém, Óváros tér 21. (Telefon: 06 (88) 591-400)
Postacím: 1054 Budapest, Báthory u. 10.
Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla száma: 10032000-00282637-00000000
Beruházási előirányzat-felhasználási keretszámla száma: 10032000-00282637-00300007
Peres ügyek miatt elkülönített számla száma: 10032000-00282637-90000009
Általános forgalmi adó alanyiságának ténye: nem alanya
Társadalombiztosítási azonosító: 1458710
Központi telefonszáma: 1-473-7116
E-mail: vezetéknév.keresztnév@oktatasihivatal.gov.hu;
keresztnév.vezetéknév@educationalauthority.gov.hu
Weboldalának címe: www.oktatasihivatal.gov.hu; www.educationalauthority.gov.hu
A Hivatalhoz nem tartozik részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv.
II.
A HIVATAL TEVÉKENYSÉGE
1.1. A Hivatal szakmai alaptevékenységét az oktatási ágazatot közvetlenül, vagy közvetve érintő jogszabályok határozzák meg, így különösen:
− a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény és végrehajtási rendeletei; 1.2. A Hivatal egyéb alap-, illetve vállalkozási tevékenységét a Hivatalra, mint központi költségvetési, illetve közigazgatási szervre, valamint a gazdálkodó szervekre irányadó általános jogszabályok határozzák meg, így különösen:
− a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2006. évi LVII. törvény; − a Magyar Köztársaság költségvetéséről, illetve a zárszámadásról szóló törvények;
1.3. A Hivatal alaptevékenységként a külföldi bizonyítványok és oklevelek elismeréséért felelős hatóság, közoktatási feladatkörben eljáró oktatási hivatal, a vizsgaközpont és a felsőoktatási intézmények nyilvántartását vezető szerv feladatait látja el.
1.4. A Hivatal alaptevékenységei a TEÁOR besorolás szerint:
22.13 Időszaki kiadvány kiadása
22.22 Máshova nem sorolt nyomás
22.24 Nyomdai kiegészítő tevékenység
22.25 Kiegészítő nyomdai tevékenység
22.33 Számítógépes adathordozó sokszorosítása
63.12 Tárolás, raktározás
72.40 Adatbázis-tevékenység, on-line kiadás
73.20 Humán kutatás, fejlesztés
74.87 Máshova nem sorolt, egyéb gazdasági szolgáltatás
75.11 Általános közigazgatás
75.14 Közigazgatást kiegészítő szolgáltatás
80.42 Máshova nem sorolt felnőtt- és egyéb oktatás
1.5. A Hivatal kiegészítő és kisegítő tevékenységei: könyvkiadás, időszaki kiadvány kiadása, számítógépes adathordozó sokszorosítása, máshova nem sorolt, egyéb gazdasági szolgáltatás, máshova nem sorolt felnőtt- és egyéb oktatás
1.6. A Hivatal által ellátott tevékenység fedezetét nagyobb részben költségvetési támogatás, kisebb részben saját bevételei biztosítják.
2.1. A Hivatal az Alapító Okirat III. pontjában foglalt felhatalmazás alapján vállalkozási tevékenységet folytathat.
2.2. A vállalkozási tevékenység nem veszélyeztetheti a Hivatal alapfeladatainak ellátását. Az Áht. 96. § (2) bekezdése alapján a vállalkozásból származó bevétel nem haladhatja meg a költségvetés tervezett összes kiadásához viszonyítva a 30%-os mértéket. 2.3. A Hivatal vállalkozási tevékenysége TEÁOR megjelöléssel:
22.13 Időszaki kiadvány kiadása
22.33 Számítógépes adathordozó sokszorosítása
74.87 Máshova nem sorolt, egyéb gazdasági szolgáltatás
80.42 Máshova nem sorolt felnőtt- és egyéb oktatás
2.4. Az Áht. 96. § (3) bekezdése alapján a vállalkozásból származó bevételeket a vállalkozási tevékenységektől elkülönítetten kell megtervezni és elszámolni. A vállalkozási tevékenységből származó eredmény Hivatal által felhasználható részéből vállalkozási tartalékot kell képezni, amely az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 69. § (2) bekezdésében meghatározottak szerint használható fel. 2.5. A vállalkozási tevékenységgel kapcsolatos feladatokról és a vezetők ezzel kapcsolatos felelősségéről külön szabályzat rendelkezik.
3. A Hivatal tevékenységéhez nem került kidolgozásra feladat és teljesítménymutató.
III.
A HIVATAL VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI
1.1.1. A Hivatalt az elnök vezeti, akit munkájában elnökhelyettesek segítenek.
1.1.2. Az elnök a jogszabályokban megállapított feladat- és hatáskörét közvetlenül vagy a Hivatal hivatali szervezete útján gyakorolja.
1.1.3. Feladatkörében az V. rész 4. fejezete szerinti irányítási eszközöket alkalmazza. 1.1.4. Meghatározza a Hivatal szervezeti felépítését, az önálló szervezeti egységek feladatait és működésük főbb szabályait. A miniszter, jóváhagyását követően, utasításban kiadja a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát.
1.1.5. Közvetlenül irányítja az elnökhelyettesek, a gazdasági vezető és a Szervezeti és Működési Szabályzat szerint általa közvetlenül irányított szervezeti egységek tevékenységét. Gyakorolja a Hivatal alkalmazottai felett a munkáltatói jogokat, melyeket a kinevezés, felmentés és a fegyelmi jogkör kivételével a Hivatal más vezető beosztású alkalmazottaira átruházhat. Kizárólagos hatáskörébe tartozik – a gazdasági vezető kivételével – a vezetői megbízás adása, illetve visszavonása.
1.1.6. Dönt a személyi juttatásokkal, illetmény- és jutalmazási kerettel, a személyi juttatásokat terhelő egyéb kifizetésekkel kapcsolatos kérdésekben.
1.1.7. A hatályos jogszabályok alapján ellenőrzi a Hivatal gazdálkodását. Gondoskodik a Hivatal belső ellenőrzési tevékenységének megszervezéséről, működéséről és szabályozásáról, az éves ellenőrzési munkatervben meghatározott ellenőrzések elvégzéséről, valamint elrendeli a rendkívüli célvizsgálatokat. Jóváhagyja a belső ellenőrök éves képzési tervét, az éves ellenőrzési tervet. Felelős az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért.
1.1.8. Irányítja, és a gazdasági vezető útján megszervezi a Hivatal gazdálkodási rendjének és FEUVE rendszerének kialakítását, működtetését, fejlesztését. Az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről.
1.1.9. Érvényesíti a gazdálkodás során a szakmai hatékonyság és gazdaságosság követelményeit. Felelős a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, a gazdálkodási lehetőségek és kötelezettségek összhangjának megteremtéséért, az intézmény számviteli rendjéért való, a számviteli politika, a számlarend összeállításáért, karbantartásáért, a számviteli politika jóváhagyásáért, annak végrehajtásáért, a naprakész könyvvezetés helyességéért.
1.1.10. Felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működéséért.
1.1.11. Felelős a Ltv. 9. § (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, valamint a megfelelő tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver használatáért. 1.1.12. Jóváhagyja a belső szabályzatokat, a stratégiai terveket, az éves kiküldetési tervet.
1.1.13. Jóváhagyja a kitüntetések, címek és díjak adományozására, megvonására vonatkozó javaslatokat.
1.2. A közoktatási elnökhelyettes
1.2.1. A közoktatási elnökhelyettes az elnök irányítása alatt áll, hatáskörének gyakorlásáért felelősséggel tartozik az elnöknek.
1.2.2. Feladata az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont tevékenységének vezetése.
1.3. Az informatikai elnökhelyettes
1.3.1. Az informatikai elnökhelyettes az elnök irányítása alatt áll, hatáskörének gyakorlásáért felelősséggel tartozik az elnöknek.
1.3.2. Feladata az Oktatási Információs Központ és a Hivatal informatikai tevékenységének vezetése.
1.4.1. A gazdasági vezető az elnök irányítása alatt áll, hatáskörének gyakorlásáért felelősséggel tartozik az elnöknek.
1.4.2. A gazdasági vezető az Áht. és végrehajtási rendeletei, valamint a Hivatal belső szabályai szerinti feladatokat látja el és azokért felelős, közvetlenül vezeti és ellenőrizi a Gazdálkodási és Költségvetési Főosztályt. 1.4.3. A szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi azt, gazdasági intézkedéseket hoz.
1.4.4. A gazdasági vezetőt a miniszter bízza meg és vonja vissza megbízását. A gazdasági vezető főosztályvezető besorolású vezető.
1.5.1. Az igazgató a jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően, az elnök, illetőleg a felügyeletét ellátó elnökhelyettes rendelkezései alapján vezeti a központot, dönt a hatáskörébe utalt ügyekben.
1.5.1.1. Felelős a vezetése alatt álló szervezeti egység működéséért, továbbá a feladatkörébe utalt feladatok teljesítéséért és ellenőrzéséért. Megszervezi, irányítja és ellenőrzi a központ munkáját, ennek keretében a FEUVE szabályzatban foglaltak figyelembevételével meghatározza a központ munkatervét és megállapítja a központ időszaki feladatait. Rendszeresen beszámoltatja a központ munkatársait, ellenőrzi az ügyintézés szakszerűségét és a határidők betartását.
1.5.1.2. A szervezeti és működési szabályzattal összhangban elkészíti a központ ügyrendjét, és – annak az elnök által történő jóváhagyását követően – a mellékletét képező munkaköri leírásokat. Javaslatot tesz a központ létszám-, személyi juttatási és jutalmazási keretével való gazdálkodásra, továbbá kitüntetések, címek, díjak adományozására.
1.5.1.3. Az igazgató a feladatkörét érintő kérdésekben képviseli a központot, külön felhatalmazás alapján eljár a Hivatal képviseletében.
1.5.1.4. Az elnök, illetve a felügyeletét ellátó elnökhelyettes folyamatos tájékoztatása mellett szakmai kapcsolatot tart az Oktatási és Kulturális Minisztérium illetékes szervezeti egységeivel, valamint a szakmai területét érintő szakmai szervezetekkel, hatóságokkal.
1.5.1.5. Kormányzati megkeresésre véleményezi a szakmai területét érintő jogszabályok tervezetét. Részt vesz az Oktatási és Kulturális Minisztérium jogszabálytervezeteinek véleményezésében.
1.5.2. A vezetése alatt álló szervezeti egység, a központ, ellátja a Szervezeti és Működési Szabályzat IV. részében a központ számára meghatározott szakmai feladatokat.
1.5.2.1. Elkészíti a központ feladatkörébe tartozó feladatok egységes végrehajtása érdekében szükséges iránymutatások, javaslatok szakmai tervezeteit.
1.5.2.2. Előkészíti a központ szakmai területét érintő költségvetési előirányzat felhasználására vonatkozó javaslatot.
1.5.2.3. Az elnök által meghatározott körben felelős a gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatban, a beszerzési szabályzatban, a FEUVE szabályzatban és annak mellékleteiben, továbbá a Hivatal egyéb szabályzataiban meghatározott szakterületi feladatok – így különösen a tervezéssel, kockázatelemzéssel, előkészítéssel, végrehajtással, nyilvántartások vezetésével, ellenőrzéssel kapcsolatos teendők – ellátásáért.
1.5.3. Az igazgató főosztályvezető besorolású vezető. Tevékenységéről beszámol az elnöknek, illetőleg a felügyeletét ellátó elnökhelyettesnek.
1.6.1. A főosztályvezető a jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően, az elnök rendelkezései alapján vezeti a főosztályt, dönt a hatáskörébe utalt ügyekben.
1.6.1.1. Felelős a vezetése alatt álló szervezeti egység működéséért, továbbá a feladatkörébe utalt feladatok teljesítéséért és ellenőrzéséért. Megszervezi, irányítja és ellenőrzi a főosztály munkáját, ennek keretében a FEUVE szabályzatban foglaltak figyelembevételével meghatározza a főosztály munkatervét és megállapítja a főosztály időszaki feladatait. Rendszeresen beszámoltatja a főosztály munkatársait, ellenőrzi az ügyintézés szakszerűségét és a határidők betartását.
1.6.1.2. A szervezeti és működési szabályzattal összhangban elkészíti a főosztály ügyrendjét, és – annak az elnök által történő jóváhagyását követően – a mellékletét képező munkaköri leírásokat. Javaslatot tesz a főosztály létszám-, személyi juttatási és jutalmazási keretével való gazdálkodásra, továbbá kitüntetések, címek, díjak adományozására.
1.6.1.3. A feladatkörét érintő kérdésekben képviseli a főosztályt, külön felhatalmazás alapján eljár a Hivatal képviseletében.
1.6.2. A vezetése alatt álló szervezeti egység, a főosztály, ellátja a Szervezeti és Működési Szabályzat IV. részében a központ számára meghatározott szakmai feladatokat.
1.6.2.1. Elkészíti a főosztály feladatkörébe tartozó feladatok egységes végrehajtása érdekében szükséges iránymutatások, javaslatok szakmai tervezeteit.
1.6.2.2. Előkészíti a főosztály szakmai területét érintő költségvetési előirányzat felhasználására vonatkozó javaslatot.
1.6.2.3. Az elnök által meghatározott körben felelős a gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatban, a beszerzési szabályzatban, a FEUVE szabályzatban és annak mellékleteiben, továbbá a Hivatal egyéb szabályzataiban meghatározott szakterületi feladatok – így különösen a tervezéssel, kockázatelemzéssel, előkészítéssel, végrehajtással, nyilvántartások vezetésével, ellenőrzéssel kapcsolatos teendők – ellátásáért.
1.6.3. A főosztályvezető tevékenységéről beszámol az elnöknek.
1.7. A regionális igazgató
1.7.1. A regionális igazgató a jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően, az elnök, illetőleg a közoktatási elnökhelyettes rendelkezései alapján vezeti a regionális igazgatóságot, dönt a hatáskörébe utalt ügyekben.
1.7.1.1. Felelős a vezetése alatt álló szervezeti egység működéséért, továbbá a feladatkörébe utalt feladatok teljesítéséért és ellenőrzéséért. Megszervezi, irányítja és ellenőrzi a regionális igazgatóság munkáját, ennek keretében a FEUVE szabályzatban foglaltak figyelembevételével meghatározza a regionális igazgatóság munkatervét és megállapítja a regionális igazgatóság időszaki feladatait. Rendszeresen beszámoltatja a regionális igazgatóság munkatársait, ellenőrzi az ügyintézés szakszerűségét és a határidők betartását.
1.7.1.2. A szervezeti és működési szabályzattal összhangban elkészíti a regionális igazgatóság ügyrendjét, és annak az elnök által történő jóváhagyását követően a munkaköri leírásokat. Javaslatot tesz a regionális igazgatóság létszám-, személyi juttatási és jutalmazási keretével való gazdálkodásra, továbbá kitüntetések, címek, díjak adományozására.
1.7.1.3. A feladatkörét érintő kérdésekben képviseli a regionális igazgatóságot, külön felhatalmazás alapján eljár a Hivatal képviseletében.
1.7.1.4. Ellátja a Regionális Fejlesztési és Képzési Bizottság elnöki feladatait.
1.7.2. A vezetése alatt álló szervezeti egység, a regionális igazgatóság, ellátja a Szervezeti és Működési Szabályzat IV. részében a regionális igazgatóság számára meghatározott szakmai feladatokat.
1.7.2.1. Előkészíti a regionális igazgatóság szakmai területét érintő költségvetési előirányzat felhasználására vonatkozó javaslatot.
1.7.2.2. Az elnök által meghatározott körben felelős a gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatban, a beszerzési szabályzatban, a FEUVE szabályzatban és annak mellékleteiben, továbbá a Hivatal egyéb szabályzataiban meghatározott szakterületi feladatok – így különösen a tervezéssel, kockázatelemzéssel, előkészítéssel, végrehajtással, nyilvántartások vezetésével, ellenőrzéssel kapcsolatos teendők – ellátásáért.
1.7.3. Felelős a vezetése alatt álló szervezeti egység elhelyezését szolgáló helyiségek, a rendelkezésre bocsátott eszközök szakszerű és biztonságos használatáért, az állagmegóvásért és az egészséges munkakörülmények biztosításáért.
1.7.4. A regionális igazgató főosztályvezető-helyettes besorolású vezető. Tevékenységéről beszámol az elnöknek, illetőleg a közoktatási elnökhelyettesnek.
1.8. Az igazgatóhelyettes
1.8.1. Az igazgatóhelyettes segíti az igazgató munkáját.
1.8.2. Az igazgatóhelyettes főosztályvezető-helyettes besorolású vezető.
1.8.3. Igazgatóhelyettes kinevezésére az elnök által közvetlenül irányított központokban kerülhet sor.
1.9.1. Az osztályvezető vezeti az osztályt, és felelős annak működéséért. Az osztályvezetési feladatokon kívül végzi az osztály munkájából az ügyrendben és a munkatervben ráruházott feladatokat.
1.9.2. Meghatározza az ügyintézők, az ügykezelők és a fizikai alkalmazottak részletes feladatait, ellenőrzi tevékenységüket.
1.9.3. Külön felhatalmazás alapján eljár a Hivatal képviseletében.
1.10. A helyettesítés rendje:
1.10.1. A közoktatás elnökhelyettes az elnököt távollétében – a gazdasági vezető feladatkörébe tartozó kérdések kivételével – teljes jogkörűen helyettesíti.
1.10.2. A gazdasági vezető gazdasági kérdésekben távollétében helyettesíti az elnököt.
1.10.3. Az igazgatót az igazgatóhelyettes, illetőleg az általa kijelölt osztályvezető helyettesíti.
1.10.4. A főosztályvezetőt az általa kijelölt osztályvezető helyettesíti.
1.10.5. A regionális igazgató helyettesítéséről a regionális igazgatóság ügyrendje rendelkezik.
2.1.1. Az ügyintéző érdemi döntésre előkészíti, illetve ilyen irányú felhatalmazás esetén kiadmányozza a munkakörébe utalt ügyeket. Feladata minden olyan ügy felelősségteljes és önálló végzése, amelyet a munkaköri leírása, továbbá a hivatali felettese esetenként vagy időszakosan a feladatkörébe utal.
2.1.2. Feladatait alapvetően önállóan, kezdeményezően, illetőleg a felettesétől kapott útmutatások, továbbá a tényállás és az érdekeltek álláspontjának tisztázása alapján – a jogszabályok és az ügyviteli szabályok megtartásával – köteles végrehajtani.
2.1.3. Az eredményes munka érdekében tanulmányoznia és ismernie kell minden olyan jogszabályt, szakmai előírást és egyéb rendelkezést, amely a színvonalas ügyintézéshez, illetőleg a végrehajtás megszervezéséhez és ellenőrzéséhez szükséges.
2.2.1. Az ügykezelő gondoskodik az adminisztrációs feladatok ellátásáról, különösen a beérkező ügyiratok átvételéről, nyilvántartásáról, a kiadmánytervezetnek felettese útmutatásai szerint történő gépeléséről, sokszorosításáról, továbbításáról.
2.2.2. Ellátja azokat az ügyviteli jellegű feladatokat, amelyekkel a hivatali felettese megbízza.
2.2.3. Az ügykezelő feladatait az ügyviteli szabályok, az iratkezelési szabályok és a minősített iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések betartásával látja el. A munkaköri leírásában meghatározott módon ellátja mindazokat az ügyviteli jellegű feladatokat, amelyekkel az adott szervezeti egység vezetője vagy a kiadmányozási jog jogosultja megbízza.
2.3. Az egyéb alkalmazott
2.3.1. Az egyéb alkalmazott kisegítő munkát végez, ellátja a hivatali épületek üzemeltetésével, fenntartásával kapcsolatos feladatokat.
2.3.2. Az OKÉV Közoktatás-értékelési Programok Központja állományába tartózó egyéb alkalmazott ellátja továbbá a középiskolai felvételi, az érettségi és az Oktatási és Kulturális Minisztérium által előírt országos és nemzetközi mérésekkel kapcsolatos csomagolási, anyagmozgatási és expediálási feladatokat.
2.3.3. Az egyéb alkalmazott munkaviszonyára a Munka Törvénykönyvének rendelkezéseit kell alkalmazni.
2.3.4. Az egyéb alkalmazotti munkakörben dolgozó a munkaköri leírás és a közvetlen vezető utasítása szerint látja el a feladatát.
1.1. A Hivatal felépítésének szervezeti ábráját a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. 1.2. A hivatal feladatkörébe tartozó hivatali feladatokat – felügyeleti területenként – a következő szervezeti egységek látják el:
Felsőoktatási Regisztrációs Központ (főosztály)
Magyar Ekvivalencia és Információs Központ (főosztály)
Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ (főosztály)
Oktatási Információs Központ
Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont
OKÉV Közoktatás-értékelési Programok Központja (főosztály)
OKÉV Közoktatás-hatósági Központ (főosztály)
OKÉV Nyugat-dunántúli Regionális Igazgatóság (osztály)
OKÉV Közép-dunántúli Regionális Igazgatóság (osztály)
OKÉV Dél-dunántúli Regionális Igazgatóság (osztály)
OKÉV Észak-magyarországi Regionális Igazgatóság (osztály)
OKÉV Észak-alföldi Regionális Igazgatóság (osztály)
OKÉV Dél-alföldi Regionális Igazgatóság (osztály)
OKÉV Közép-magyarországi Regionális Igazgatóság (osztály)
Jogi és Igazgatási Főosztály
Gazdálkodási és Költségvetési Főosztály
1.3. Az OKÉV Regionális Központ kivételével a főosztályi szintű szervezeti egységek további belső tagolásáról ezek ügyrendje rendelkezik.
1.4. A Felsőoktatási Regisztrációs Központ, a Magyar Ekvivalencia és Információs Központ, a Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ, az Oktatási Információs Központ, az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont részjogkörű költségvetési egységek.
2.1. Felsőoktatási Regisztrációs Központ (főosztály)
2.1.1. A Felsőoktatási Regisztrációs Központ (jelen alfejezet alkalmazásában: Központ) önálló szervezeti egység, amely az igazgató irányításával:
2.1.2. Intézi a felsőoktatási intézmény létesítésével, átalakulásával (egyesülés, szétválás, kiválás, csatlakozás, beolvadás), megszüntetésével, felsőoktatási intézmény székhelyen kívüli képzésével, alap- vagy mesterképzés, szakirányú továbbképzés, felsőfokú szakképzés, doktori iskola indításával, kar alapításával, felsőoktatási intézmény alapító okiratának módosításával, továbbá külföldi felsőoktatási intézmény magyarországi működésének engedélyezésével, képzéseinek nyilvántartásba vételével kapcsolatos hatósági ügyeket, lefolytatja a maximális hallgatói létszám megállapítására, továbbá képzések alapítására irányuló eljárást.
2.1.3. Másodfokon eljár a felsőoktatási törvényben meghatározott esetekben, elnöki kiadmányozásra előkészíti e tekintetben a határozatokat.
2.1.4. A felsőoktatási intézmények által folytatott képzésekről szaknyilvántartást vezet, amelyet – folyamatosan – közzétesz a Hivatal honlapján.
2.1.5. A felsőoktatási intézmények alapító okiratában foglalt adatokról nyilvántartást vezet.
2.1.6. Közhiteles nyilvántartást vezet, vezeti a nem költségvetési szervként működő felsőoktatási intézmények közhasznúsági nyilvántartását.
2.1.7. Lefolytatja a felsőoktatási diákotthonokkal kapcsolatos hatósági eljárást.
2.1.8. Közreműködik a nem állami, valamint a külföldi felsőoktatási intézmények feletti törvényességi ellenőrzési eljárásban; feladatkörében az éves munkaterv alapján hatósági ellenőrzést folytat, és közreműködik a felsőoktatási intézmények fenntartói feletti miniszteri törvényességi felügyeleti eljárásban.
2.1.9. A Magyar Köztársaság területén engedéllyel működő külföldi felsőoktatási intézményekről nyilvántartást vezet.
2.1.10. Jóváhagyásra előkészíti a Hivatal felsőoktatással kapcsolatos formanyomtatványainak mintáját.
2.1.11. Meghatározza a jogviszony-igazolások formáját, ellátja egyes felsőoktatási formanyomtatványokkal kapcsolatos koordinációs, illetve jóváhagyási feladatokat.
2.1.12. Kapcsolatot tart a felsőoktatási szervezetekkel, vezeti azokról a jogszabályban előírt nyilvántartást.
2.2. Magyar Ekvivalencia és Információs Központ (főosztály)
2.2.1. A Magyar Ekvivalencia és Információs Központ (jelen alfejezet alkalmazásában: Központ) önálló szervezeti egység.
2.2.2. Előkészíti az általános iskolai és középiskolai bizonyítványok, valamint a felsőfokú oklevelek és tudományos fokozatok által tanúsított végzettségi szint, továbbá az alap-, közép- és felsőfokú szakképesítések és – az általa működtetett szakbizottságok közreműködésével – a felsőfokú végzettséghez kapcsolódó szakképzettségek elismerésével kapcsolatos döntéseket. Jogszabályok alapján igazolást ad bizonyítványok (külföldi nyelvvizsga-bizonyítványok és egyéb vizsgák) nyelvvizsga-egyenértékűségének tekintetében.
2.2.3. Jogszabályban meghatározottak szerint a rendelkezésre álló adatok alapján hivatalos tájékoztatást ad (bel- és külföldi szerveknek és személyeknek egyaránt) a külföldi oktatási rendszerekről, a külföldi felsőoktatási intézményekről, a felsőfokú végzettséget tanúsító oklevelek megszerzésének feltételeiről.
2.2.4. Hivatalos információt szolgáltat a magyar oktatási rendszerről, tájékoztatja a külföldi hatóságokat, szakmai szervezeteket a magyar bizonyítványok és oklevelek megszerzésének feltételeiről.
2.2.5. Külföldi hivatalos eljárásban való felhasználás céljából az ügyfelek kérelmére hatósági bizonyítványt állít ki hazai felsőoktatási intézményekben folytatott tanulmányokról, illetőleg hazai felsőfokú végzettséget tanúsító oklevelekről.
2.2.6. Közreműködik a külföldi felsőoktatási intézmények magyarországi működésének engedélyezési eljárása során.
2.2.7. Kapcsolatot tart és közvetlenül együttműködik más államok és nemzetközi szervezetek ekvivalencia-ügyekkel foglalkozó központjaival.
2.2.8. Ellátja az ENIC és NARIC hálózati tagságból eredő feladatokat.
2.2.9. A magyar felsőoktatás megismertetésével kapcsolatos kiadói (publikációs) tevékenységet lát el.
2.2.10. Hazai és nemzetközi konferenciákat, tanfolyamokat és koordinációs értekezleteket szervez.
2.2.11. Betölti az európai közösségi jog alapján a munkavállalás céljából történő elismerés nemzeti információs központjának szerepét.
2.2.12. A Központ vezetője ellátja a szakképzettségek elismerésére vonatkozó európai uniós irányelvek nemzeti koordinátori teendőit.
2.2.13. A Központ az OHR 38. §-a szerinti feladatokat látja el.
2.3. Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ (főosztály)
2.3.1. A Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ (jelen alfejezet alkalmazásában: Központ) önálló szervezeti egység.
2.3.2. Ellátja a nyelvvizsgáztatással összefüggő akkreditációs döntésekkel kapcsolatos hatósági feladatokat.
2.3.3. Ellátja a Nyelvvizsgát Akkreditáló Testület (a továbbiakban: Testület) munkájával kapcsolatos hatósági és titkársági feladatokat.
2.3.4. Rendelkezésre bocsátja a nyelvvizsgák elektronikus anyakönyvi felületét a nyelvvizsgaközpontok számára.
2.3.5. Intézi a nyelvvizsgákkal kapcsolatban másodfokon benyújtott fellebbezéseket.
2.3.6. A Testület szakmai állásfoglalása alapján illetve saját hatáskörben előkészíti a külföldi nyelvvizsga-bizonyítványokkal kapcsolatos honosító határozatokat.
2.3.7. Részvizsga-bizonyítványok egyesíthetőségéről állít ki igazolást. Az anyakönyv alapján az elveszett bizonyítványokról másodlatot állít ki.
2.3.8. Jogszabályok alapján igazolást ad bizonyítványok és egyéb vizsgadokumentumok nyelvvizsga-egyenértékűségének tekintetében.
2.3.9. Konferenciát szervez a nyelvoktatási szakma számára a nyelvvizsgáztatás és az érintkező területek újdonságairól.
2.3.10. Képviseli a magyar nyelvvizsgák ügyét magyarországi és nemzetközi fórumokon.
2.3.11. A Központ az OHR 39. §-a szerinti feladatot látja el.
2.4. Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont
2.4.1. OKÉV Közoktatás-értékelési Programok Központja (főosztály)
2.4.1.1. Az OKÉV Közoktatás-értékelési Programok Központja (jelen alfejezet alkalmazásában: Központ) önálló szervezeti egység.
2.4.1.2. Ellátja a középfokú nevelési-oktatási intézmények felvételi eljárásával kapcsolatos feladatokat.
2.4.1.3. Felel az érettségi vizsgák előkészítéséért, megszervezéséért, a vizsgaközpontok tevékenységével és a vizsgáztatási standardok kidolgozásával kapcsolatos szakmai egyeztetéseket szervez. Elkészítteti az érettségi vizsgaanyagokat, és a Titkos Ügykezelési Szabályzatban meghatározottak szerint kezeli, elkészítteti és közzéteszi az érettségi vizsgákhoz kapcsolódó egyéb szakmai anyagokat. Működteti a tételkészítő bizottságokat. Átveszi a nyomdából megérkező feladatlapokat. A központi adatbázis alapján elkészíti az intézmények számára közvetlenül, valamint a körzetközponti jegyzők közreműködésével átadandó csomagokat. A munkavégzése során alkalmazott folyamatos minőségbiztosítás után átadja az illetékes regionális igazgatóság által megbízott köztisztviselőnek (az intézmény képviselőjének, a csomagszállítónak) a kért dokumentumokat a megadott számban.
2.4.1.5. Koordinálja az országos, térségi, megyei, fővárosi szintű mérésértékelési feladatokat, megszervezi és szakmailag irányítja az országos mérések szakmai anyagainak kidolgozását, megszervezi és irányítja a kódolás, adatfeldolgozás folyamatait. Elkészíti a mérésekkel kapcsolatos jelentéseket, elemzéseket. Teljes körűen ellátja a közoktatás nemzetközi méréseivel kapcsolatos feladatokat.
2.4.1.6. Közreműködik az egyedi érettségi vizsgatárgyak akkreditációjával kapcsolatos feladatokban.
2.4.1.7. A regionális igazgatóságokkal együttműködve megszervezi az országos középiskolai tanulmányi versenyeket, valamint az Oktatási és Kulturális Minisztérium által meghirdetett egyéb országos tanulmányi versenyeket, tantárgyanként és kategóriánként működteti az Országos Középiskolai Tanulmányi Verseny bizottságait, megszervezi a bizottsági üléseket, ellátja a bizottságokhoz kapcsolódó szervezési feladatokat.
2.4.1.8. Szakmai szempontból közreműködik a közoktatási informatikai rendszerekkel (KIR, KIFIR, érettségi szoftver, ADAFOR stb.) szemben támasztott követelmények meghatározásában.
2.4.1.9. A Központ az OHR 5–7. §-a szerinti feladatot látja el. 2.4.2. OKÉV Közoktatás-hatósági Központ (főosztály)
2.4.2.1. Az OKÉV Közoktatás-hatósági Központ (jelen alfejezet alkalmazásában: Központ) önálló szervezeti egység
2.4.2.2. Felelős a közoktatási szakmai és hatósági ellenőrzési feladatok tervezéséért, irányításáért, ellenőrzéséért. Ellátja a közoktatási intézmények ellenőrzésével, valamint a jogszabályokban előírt, illetve az Oktatási és Kulturális Minisztérium által elrendelt közoktatási ellenőrzésekkel kapcsolatos feladatait. A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 95/A. §-ában felsorolt területeken hatósági ellenőrzést végez. Kidolgozza a hatósági ellenőrzések szakmai követelményrendszerét. Felkészítő képzéseket szervez a hatósági ellenőrzést végző köztisztviselők, illetve a szakmai ellenőrzéseket végző szakértők és köztisztviselők számára, segíti a regionális igazgatóságok ellenőrzési feladatokkal megbízott ügyintézőinek munkáját. A regionális igazgatóságok által felterjesztett határozatok tervezeteit felülvizsgálva kiadmányozásra előkészíti az elnök, illetve a közoktatási elnökhelyettes által kiadmányozandó határozatokat. Helyszíni ellenőrzést folytat le a jogszabályban foglaltak, az éves munkatervben meghatározottak alapján és eseti megkeresések kapcsán. Felülvizsgálja a regionális igazgatóságok által végzett ellenőrzések dokumentumait. Nyilvántartja az ellenőrzések során hozott határozatokat. 2.4.2.3. Országos, térségi, fővárosi szintű szakmai ellenőrzéseket szervez, kidolgozza a szakmai ellenőrzés szakmai követelményrendszerét, kiválasztja és felkéri a regionális igazgatóságokkal együttműködve a szakmai ellenőrzéseket végző szakértőket.
2.4.2.4. Ellátja a közoktatási szakmai és hatósági ellenőrzésre vonatkozó szabályozás kodifikálásának előkészítésével kapcsolatos feladatokat, gondoskodik az ehhez szükséges dokumentumok elkészítéséről.
2.4.2.5. Ellátja a Regionális Fejlesztési és Képzési Bizottságokkal kapcsolatban a Hivatalra háruló feladatokat, közreműködik az ágazati irányítás keretébe tartozó területfejlesztéssel és az ahhoz kapcsolódó finanszírozással összefüggő feladatokban.
2.4.2.6. Felelős a Hivatal által a tanulmányok alatti vizsgáztatás céljából működtetett független vizsgabizottságok megszervezésért.
2.4.2.7. Ellátja a Magyarországon működő külföldi iskolák fenntartói tevékenységének törvényességi ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat.
2.4.2.8. Felelős a kerettanterv jóváhagyása céljából indított eljárásért, és nyilvántartja a jóváhagyott kerettanterveket. Ellátja az egyedi érettségi vizsgatárgyak akkreditációjával kapcsolatos feladatokat. Ellátja a tankönyvvé nyilvánítással, illetve a tankönyvjegyzékre történő felvételi kérelmekkel kapcsolatos feladatokat. Összeállítja a hivatalos tankönyvjegyzéket, és előkészíti annak közzététel céljából történő megküldését a miniszternek. Ellátja a pedagógus-továbbképzések akkreditációjával kapcsolatos feladatokat, figyelemmel kíséri, illetve nyilvántartja a továbbképzéseket, ellátja a Pedagógus-továbbképzési Akkreditációs Testület titkársági feladatait.
2.4.2.9. Ellátja az Országos szakértői és az Országos vizsgáztatási névjegyzékkel összefüggő feladatokat, közli a döntést az érintettekkel, karbantartja az adatbázist, nyilvántartja az Országos szakértői és az Országos vizsgáztatási névjegyzékben szereplő szakértőket. Ellátja a miniszter felelősségébe tartozó szakképesítések tekintetében az Országos szakmai szakértői névjegyzékkel és az Országos szakmai vizsgaelnöki névjegyzékkel kapcsolatos feladatokat, közli a döntést az érintettekkel, karbantartja az adatbázist, nyilvántartja az Országos szakmai szakértői és az Országos szakmai vizsgaelnöki névjegyzékben szereplő szakértőket.
2.4.2.10. Nyilvántartja a minősített alapfokú művészetoktatási intézményeket.
2.4.2.11. Kiadja az igazságügyi szakértői területekről, valamint az azokhoz kapcsolódó képesítési és egyéb szakmai feltételekről szóló 9/2006. (II. 27.) IM rendelet 9. számú mellékletében felsorolt szakterületeken az igazságügyi szakértői tevékenység folytatásához szükséges szakmai gyakorlat szakirányú jellegét igazoló hatósági bizonyítványt. 2.4.3. A regionális igazgatóság
2.4.3.1. A regionális igazgatóság önálló szervezeti egység.
2.4.3.2. Kapcsolatot tart az illetékességi területén működő közoktatási intézmények fenntartóival, a hatósági és szolgáltató szervezetekkel, valamint a pedagógiai szakmai szolgáltató intézményekkel;
2.4.3.3. Illetékességi területén működteti a régió közoktatás-fejlesztési stratégiájának elkészítésére, a régiót érintő intézkedések, programok, projektek és támogatási pályázatok összehangolására, a régió közoktatás-fejlesztését szolgáló pénzügyi források hatékony felhasználásának segítésére létrehozott regionális közoktatási egyeztető fórumot;
2.4.3.4. Illetékességi területén működteti a szakképzésben a Regionális Fejlesztési és Képzési Bizottságot;
2.4.3.5. Illetékességi területén működteti a Hivatal által a tanulmányok alatti vizsgáztatás céljából működtetett független vizsgabizottságokat;
2.4.3.6. Illetékességi területén ellátja a középfokú nevelési-oktatási intézmények felvételi eljárásával, az érettségi vizsgák lebonyolításával, a közoktatási intézmények ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat.
2.4.3.7. A Nyugat-dunántúli Regionális Igazgatóság illetékességi területe Győr-Moson-Sopron megye, Zala megye és Vas megye területe, központja: Győr
2.4.3.8.. A Közép-dunántúli Regionális Igazgatóság illetékességi területe Fejér megye, Komárom-Esztergom megye és Veszprém megye területe, központja Veszprém.
2.4.3.9. A Dél-dunántúli Regionális Igazgatóság illetékességi területe Baranya megye, Somogy megye és Tolna megye, központja Kaposvár.
2.4.3.10. Az Észak-magyarországi Regionális Igazgatóság illetékességi területe: Borsod-Abaúj-Zemplén megye, Heves megye és Nógrád megye területe, központja Miskolc.
2.4.3.11. Az Észak-alföldi Regionális Igazgatóság illetékességi területe Hajdú-Bihar megye, Jász-Nagykun-Szolnok megye és Szabolcs-Szatmár-Bereg megye, központja Debrecen.
2.4.3.12. A Dél-alföldi Regionális Igazgatóság illetékességi területe Bács-Kiskun megye, Békés megye és Csongrád megye, központja Szeged.
2.4.3.13. A Közép-magyarországi Regionális Igazgatóság illetékességi területe Budapest és Pest megye, központja Budapest.
2.5. Az Oktatási Információs Központ (főosztály)
2.5.1. Az Oktatási Információs Központ (jelen alfejezet alkalmazásában a továbbiakban: Központ) önálló szervezeti egység.
2.5.2. A Hivatal belső informatikai feladatainak ellátása érdekében infokommunikációs szolgáltatásokat biztosít a Hivatalban dolgozó felhasználók részére, folyamatosan működteti, karbantartja és fejleszti az infokommunikációs eszközöket és a belső számítógépes hálózatot, közreműködik és koordinálja az infokommunikációs eszközök és szolgáltatások beszerzését.
2.5.3. Intézi a szomszédos államokban élő magyarokról szóló 2001. évi LXII. törvény és ágazati végrehajtási rendeleteiben foglaltakkal kapcsolatban a diákigazolvány, a pedagógusigazolvány és az oktatói kártya kiadását, cseréjét, pótlását, kiadásának megtagadását. 2.5.4. Működteti a közoktatási informatikai rendszereket (KIFIR, ADAFOR, érettségi szoftver stb.).
2.5.5. Informatikai stratégiai feladatai keretében előkészíti az oktatási ágazat infokommunikációs stratégiáját, irányítja az oktatási ágazat informatikai rendszereinek fejlesztését, felügyeli ezek működését. Részt vesz az oktatás ágazathoz tartozó informatikai fejlesztések koncepciójának részletes megtervezésének összehangolásában és koordinálásában, beleértve a Hivatal egységeit is. Biztosítja illetve felügyeli az ágazati oktatási adatbázisrendszerek, azonosítási rendszerek, valamint információs rendszerek működtetését.
2.5.6. Elkészíti a Hivatal infokommunikációs stratégiáját. Gondoskodik az e-kormányzati feladatok végrehajtásáról, a végrehajtás ellenőrzéséről, ennek érdekében operatív kapcsolatot tart a kormányzati informatikai intézményekkel és testületekkel.
2.5.7. Ellátja a hatósági oktatási nyilvántartási feladatokhoz kapcsolódó informatikai feladatokat.
2.5.8. Részt vesz az infokommunikációs rendszerek által kezelt szakmai adatvagyon koherenciájának megteremtésében és megőrzésében.
2.5.9. Koordinálja az Oktatási és Kulturális Minisztérium és háttérintézményei, illetve az oktatási intézmények, valamint az egyéb kormányszervek közötti stratégiai és operatív együttműködést.
2.5.10. Részt vesz az oktatási intézmények szélessávú internet kapcsolatát biztosító Közháló program tervezésében és felügyeletében. Részt vesz az Elektronikus Információ Szolgáltatás Nemzeti Programmal, a szakmai és informatikai normatíva felhasználásával és a Nemzeti Europass Központ működésével kapcsolatos ágazati feladatok ellátásában.
2.6. Jogi és Igazgatási Főosztály
2.6.1. A Jogi és Igazgatási Főosztály (jelen alfejezet alkalmazásában a továbbiakban: Főosztály) az elnök közvetlen irányítása alatt álló önálló szervezeti egység, amely ellátja a hivatali szervezet jogi, koordinációs, igazgatási, szervezetfejlesztési, ügykezelési feladatait, illetve segíti az elnököt a feladatok végrehajtásának szervezésében és a beszámoltatásban.
2.6.2. A Hivatal igazgatási feladatainak ellátása érdekében összeállítja az éves munkatervet, év közben figyelemmel kíséri a munkatervben foglalt, továbbá a jogszabályokban, vezetői és elnöki értekezleteken, valamint az elnök által egyedileg meghatározott feladatok végrehajtását. Szervezi és előkészíti a vezetői, valamint az elnöki értekezleteket. Az állandó bizottságokról és az azok munkájában a Hivatalt képviselő személyekről, valamint a szakmai egyeztetésben részt vevő szervezetekről nyilvántartást, illetőleg jegyzéket vezet. Negyedévente tájékoztatót készít az elnöki értekezlet számára.
2.6.3. Koordinálja az elnök által meghatározott feladatok végrehajtását, illetve segíti az elnököt a feladatok végrehajtásának szervezésében és a beszámoltatásban. Ellátja az elnökhöz iratok ügykezelését és döntésre előkészítését, valamint közreműködik az elnöki kiadmányozást igénylő ügyiratok irányításában és az elnök programjainak szervezésében.
2.6.4. Szervezetfejlesztési feladatai keretében nyomon követi a hivatali szervezet működési folyamatait, javaslatot tesz azok fejlesztésére, koordinálja a Hivatal szervezetét érintő változásmenedzsmenti feladatokat, továbbá ellenjegyzi a felügyeleti területek és a szervezeti egységek ügyrendjeit.
2.6.5. Működteti a központi irattárat, a Küldeménykezelő Irodát, a Titkos Ügykezelő Irodát, gondoskodik a Titkos Ügykezelési Szabályzatban meghatározottak betartásáról, ügykezelés-felügyeleti feladatai keretében ellátja a nyílt iratkezelés szakmai felügyeletét, továbbá gondoskodik az iratkezelési tevékenységhez szükséges eszközök beszerzéséről. Végzi az elektronikus iratkezelés rendszerének működtetésével és fejlesztésével összefüggő feladatokat.
2.6.6. Intézi a kormány vagy az Oktatási és Kulturális Minisztérium hivatalos lapjában történő közzétételt. Intézi a közérdekű adatok kezelésével, közzétételével kapcsolatos feladatokat. Általános ügyfélszolgálati és tájékoztató tevékenységet végez, szervezi a Hivatal ügyfélszolgálati tevékenységét. Intézi a Hivatal honlapjával kapcsolatos feladatokat.
2.6.7. Közvetlenül a kiadmányozás előtt kötelező jogi szakmai kontrollt gyakorol a kiemelt jelentőségű ügyekben született beadványok esetén, így különösen az országgyűlési biztosoktól, az Alkotmánybíróságtól, ügyészségtől, rendőrségtől érkező megkeresésekre készített választervezetekkel kapcsolatban.
2.6.8. Jogi szempontból felülvizsgálja és véleményezi, felkérésre elkészíti a kötendő szerződések tervezeteit, megkeresésre részt vesz a kapcsolódó tárgyalásokon.
2.6.9. Ellátja a Hivatal jogi képviseletét a bíróságok és más hatóságok előtt. 1.3.2.4. Megkeresésre jogi tanácsadást nyújt a Hivatal szervezeti egységei számára.
2.6.10. Lefolytatja a Hivatal hatáskörébe tartozó szabálysértésekkel kapcsolatos hatósági eljárást.
2.6.11. Lebonyolítja a Hivatal közbeszerzési eljárásait.
2.6.12. Ellátja a Hivatal személyügyi politikájának megvalósításával, az emberi erőforrásokkal kapcsolatos közszolgálati feladatok ellátásával kapcsolatos feladatokat, végzi a személyi állomány kiválasztásával, jogviszonyának létrehozásával, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos teendőket, képviseli a munkáltatót az érdekegyeztetések során. Tervezi és szervezi a köztisztviselők közigazgatási és szakmai továbbképzését, a vezetőképzést, részt vesz a személyi juttatások biztosításában, a szociális, jóléti és kegyeleti ügyeik intézésében.
2.6.13. Koordinálja az elnök által javasolható, illetve adományozható állami, ágazati kitüntetésekkel, díjakkal kapcsolatos előkészítő tevékenységet, gondoskodik a szabályozási, gazdálkodási és rendezvényszervezési feladatok ellátásáról, a Hivatal személyi állománya elismerési rendszerének működtetéséről. Működteti a minősítési és a teljesítményértékelési rendszert, szakmai támogatást nyújt a munkáltatói jogkörök gyakorlásához. Intézi az elnök munkáltatói jogkörébe tartozó személyzeti ügyeket.
2.6.14. Végzi a közszolgálati nyilvántartáshoz tartozó és a más szervek által előírt, illetve a Hivatal vezetőinek igényein alapuló munkaügyi statisztikai adatszolgáltatásokat. Őrzi és kezeli a közszolgálati jogviszony keretében foglalkoztatottak személyi anyagait, a vagyonnyilatkozatokat és a fontos és bizalmas munkakörökkel kapcsolatos dokumentumokat.
2.7.1. Az Ellenőrzési Osztály (jelen alfejezet alkalmazásában: Ellenőrzés) az elnök közvetlen irányítása alatt álló önálló szervezeti egység, mely ellátja a Hivatal belső ellenőrzését.
2.7.2. Az Ellenőrzés tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és kézikönyv minta alapján, a Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint végzi. Az ellenőrzési feladatokra, tevékenységre a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.) az irányadó. 2.7.3. A belső ellenőrzési tevékenység kiterjed a szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenőrzésekre, illetve informatikai rendszerellenőrzésekre.
2.7.4. Vizsgálja és értékeli a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését.
2.7.5. Vizsgálja és értékeli a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, a rendelkezésére álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát.
2.7.6. A vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz, valamint elemzéseket, értékeléseket készít az elnök számára a Hivatal működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében. Ajánlásokat és javaslatokat fogalmaz meg a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében.
2.7.7. Nyomon követi az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. Eleget tesz az éves beszámolási kötelezettségnek, az elvégzett ellenőrzésekről rendszerezett nyilvántartást vezet.
2.7.8. Kapcsolatot tart az Oktatási és Kulturális Minisztérium Ellenőrzési Főosztályával, az országos ellenőrzési szervekkel, valamint a tárcák ellenőrzési feladatait ellátó szervezeti egységekkel, szükség szerint ellátja a Hivatal képviseletét a belső ellenőrzéssel kapcsolatos bizottságokban, tanácskozásokon.
2.7.9. Figyelemmel kíséri a külső szervek által, a Hivatalnál folytatott vizsgálatait, a vizsgálatok összefoglaló jelentéseinek megállapításaira és javaslataira tett intézkedéseket.
2.7.10. Az Ellenőrzés vezetőjét a felügyeleti szerv vezetője az elnök javaslatára nevezi ki, menti fel, helyezi át.
2.7.11. Az Ellenőrzés vezetőjének feladata:
a) a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése;
b) a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervek összeállítása, az elnök jóváhagyása után a tervek végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése;
c) a belső ellenőrzési tevékenység megszervezése, az ellenőrzések végrehajtásának irányítása;
d) az ellenőrzések összehangolása;
e) megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról köteles haladéktalanul jelentést tenni az elnöknek, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik;
f) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az elnöknek, illetve az elnök érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetőjének a haladéktalan tájékoztatása és javaslattétel a megfelelő eljárások megindítására;
g) az ellenőrzés lezárását követően az ellenőrzési jelentést az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység számára megküldeni a Ber. 28. §-ának megfelelően; h) az éves ellenőrzési jelentés, illetve az összefoglaló ellenőrzési jelentés a Ber. 31. §-ban foglaltak szerinti összeállítása; i) gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárások és érvényesüljenek a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók;
j) gondoskodni az ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról;
k) biztosítani a belső ellenőrök szakmai továbbképzését, ennek érdekében – az elnök által jóváhagyott – éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról;
l) évente értékelni a belső ellenőrzés tárgyi, személyi feltételeit, és javaslatot tenni az elnöknek, a feltételeknek az éves tervvel történő összehangolására;
m) az elnököt az éves ellenőrzési terv megvalósításáról, és az attól való eltérésekről tájékoztatni;
n) nyomon követni az intézkedési tervek végrehajtását az elnök tájékoztatása alapján.
2.8. Gazdálkodási és Költségvetési Főosztály
2.8.1. A Gazdálkodási és Költségvetési Főosztály (jelen alfejezet alkalmazásában a továbbiakban: Főosztály) önálló szervezeti egység.
2.8.2. A Főosztály feladata a Hivatal költségvetésének tervezésével, végrehajtásával és a beszámolással kapcsolatos feladatok ellátása. Gondoskodik a Hivatal, mint gazdálkodó szerv üzemeltetéséről, működtetéséről, valamint a Hivatal vagyonkezelésében lévő ingatlanok infrastruktúrájának rendeltetésszerű működését biztosító üzemeltetési és vagyonvédelmi feladatok ellátásáról.
2.8.3. A FEUVE szabályzat ellenőrzési nyomvonalában foglaltak szerint a Főosztály készíti elő az éves költségvetésről szóló tervjavaslatot.
2.8.4. Gondoskodik a Hivatal gazdálkodással kapcsolatos szabályzatainak elkészítéséről, felelős a szabályzatokban a Főosztálynak megállapított nyilvántartási, pénzügyi-számviteli, költségvetési beszámolási, adatszolgáltatási feladatok elvégzéséért, valamint működteti a házipénztárt.
2.8.5. Végzi és szervezi a hivatali feladatok ellátását szolgáló készletek, eszközök beszerzésével és szolgáltatások megrendelésével kapcsolatos feladatokat.
2.8.6. Ellátja a tűz-, munka-, polgári-, katasztrófa-, vagyonvédelmi feladatokat.
A Hivatal vezető és tanácsadó testületei az elnökségi értekezlet, az elnöki értekezlet, a vezetői értekezlet, a regionális igazgatói értekezlet és az összdolgozói értekezlet.
1.1. Felsővezetői értekezletek
1.1.1. Az elnökségi értekezlet a Hivatal operatív irányítását segítő, döntés-előkészítő feladatú értekezlet.
1.1.2. Az elnöki értekezlet a Hivatal intézményi működését, illetve az egységes hivatali gyakorlat kialakítását érintő elvi jelentőségű kérdéseket, a költségvetési tervezéssel és annak végrehajtásával kapcsolatos alapvető jelentőségű dokumentumokat tárgyalja meg.
1.1.3. A vezetői értekezlet a Hivatal egészét átfogó stratégia jellegű kérdéseket egyeztető, illetve a gyorsabb információáramlást biztosító értekezlet.
1.1.4. A regionális igazgatói értekezlet az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont feladatkörébe tartozó kérdésekben a regionális szervezetekkel történő egyeztetés célját szolgáló értekezlet.
1.1.5. Az értekezlet döntése alatt az értekezlet vezetője döntését kell érteni.
1.2. Az értekezletek szabályai
1.2.1. Az elnökségi, elnöki és vezetői értekezletek megszervezésével, az értekezleten történő részvétellel, az emlékeztető készítésével és az értekezlet résztvevőinek megküldésével, valamint az értekezletek irattári anyagának kezelésével kapcsolatos részletszabályokat külön elnöki utasítás határozza meg. Az értekezletek döntéseinek végrehajtása az emlékeztetőben megjelölt személy feladata. A végrehajtás koordinálását, illetve figyelemmel kísérését a Jogi és Igazgatási Főosztály végzi.
1.2.2. A regionális igazgatói értekezletet a közoktatási elnökhelyettes hívja össze és szervezi, résztvevői a regionális igazgatók, az OKÉV szervezetét vezető igazgatók és akiket a közoktatási elnökhelyettes részvételre kér fel. Az elnököt az ülésekre meg kell hívni, kérésére az értekezletet össze kell hívni.
1.2.3. Az értekezletek feladatkörét és működési rendjét az elnök határozza meg. Az értekezletek ülései és előterjesztései nem nyilvánosak.
1.2.4. A felsővezetői értekezletek üléseire az Ellenőrzési Osztály vezetőjét meg kell hívni.
2. A költségvetés tervezése
A Hivatal költségvetési javaslatának összeállítása során az Oktatási és Kulturális Minisztérium által kiadott tervezési körirat rendelkezésein kívül szorosan támaszkodni kell a stratégiai tervek előírásaira is. Ennek alapján a rendelkezésre álló és tervezhető központi költségvetési támogatások, valamint – az államháztartáson belülről és az államháztartáson kívülről érkező – tervezhető bevételek keretei között maradva kell meghatározni a stratégiai tervekben meghatározott célkitűzések eléréséhez szükséges, a költségvetési évben megvalósítandó feladatok forrásigényét. A költségvetési tervezés eljárási lépéseit a 2. sz. melléklet szerinti FEUVE szabályzatban található ellenőrzési nyomvonalak tartalmazzák.
3. Az ügyintézés szabályai:
3.1. Az operatív tervezés, a Hivatal munkaterve
3.1.1. A jóváhagyott stratégiai tervekben szereplő és a tárgyévi költségvetés tervezése során figyelembe vett célkitűzéseket az elnök utasításban teszi közzé.
3.1.2. A jóváhagyott tárgyévi kiemelt célkitűzések megvalósításához szükséges feladatok tervszerű végrehajtása érdekében a feladatok végrehajtásért felelős szakmai, illetve funkcionális felügyeleti területek vezetőinek javaslata alapján az elnök évenként munkatervet állapít meg. A munkatervet a Jogi és Igazgatási Főosztály készíti elő.
3.2.1. Az éves munkatervben és az elnökségi, elnöki, vezetői értekezletek emlékeztetőiben meghatározott feladatok végrehajtása a felelősként megjelölt vezető feladata. A Jogi és Igazgatási Főosztály a feladatokról nyilvántartást vezet.
3.2.2. A regionális igazgatói értekezletek emlékeztetőit a Jogi és Igazgatási Főosztálynak tájékoztatásul meg kell küldeni. Az emlékeztetőben foglalt döntések végrehajtásáért az ott megjelölt vezető felelős.
3.2.3. A felelősök kötelesek figyelemmel kísérni az általuk irányított szervezeti egységre háruló teendőket és gondoskodni a végrehajtásra előírt határidők betartásáról.
3.2.4. Az 1. pontban foglalt feladatok, valamint – a 2. pont szerint tájékoztatásul megküldött emlékeztetők és beszámolók alapján – a Jogi és Igazgatási Főosztály negyedévente tájékoztatót készít az elnöki értekezlet számára.
3.3 Az ügyintézés általános szabályai
3.3.1. A Hivatalhoz, illetve a vezetőkhöz intézett leiratokat, átiratokat, felterjesztéseket, beadványokat a jellegüknek és tartalmuknak megfelelő jogszabályi rendelkezések szerint, érdemben – esetenként közbenső intézkedés beiktatásával (pl. akadályközlés) –, a felettes vezető útmutatásai alapján, az előírt határidőre kell elintézni.
3.3.2. Ügyintézési határidőként a 30 napos ügyintézési határidőt kell irányadónak tekinteni abban az esetben, ha jogszabály, a megkereső szerv vagy a vezető a teljesítés határidejét nem írja elő. Az országgyűlési képviselők megkereséseit – amennyiben lehetséges – 5 napon belül meg kell válaszolni.
3.3.3. A „Sürgős” (S) jelöléssel ellátott iratok soron kívüliséget élveznek, függetlenül attól, hogy e jellegüket a megkereső külső szerv állapította meg, avagy a házon belüli ügyintézés során valamely szervezeti egység általi minősítésről van szó. A soron kívüliség azt jelenti, hogy ezekben az ügyekben az éppen folyamatban lévő ügyeket megelőzve kell intézkedni. A „Sürgős” jelöléssel ellátásról az elnök, az elnökhelyettesek, igazgatók és a gazdasági vezető dönthet.
3.3.4. A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőre történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.
3.3.5. Ha az intézkedés előzményei magából az ügyiratból nem állapíthatók meg, azokról írásbeli összefoglalót kell készíteni és azt az ügyirathoz csatolni, vagy ún. „pro domo”-ként az ügyiratra rávezetni. Az ügy érdemi elintézésével összefüggő – közvetlen munkakapcsolat keretében létrejött – megállapodásokat, ha azokról jegyzőkönyv, feljegyzés vagy emlékeztető nem készült, ugyanígy kell rögzíteni.
3.3.6. Más szerv hatáskörébe tartozó ügyben érkezett iratot késedelem nélkül meg kell küldeni az illetékes szervhez. Az áttételről az érdekeltet egyidejűleg értesíteni kell.
3.3.7. Abban az esetben, ha a beadvány tárgya tájékoztatás kérése, bejelentés vagy panasz, a válaszlevélben meg kell jelölni, hogy mely jogszabály pontosan melyik és milyen tartalmú rendelkezése alapján született a válasz, illetőleg a döntés.
3.4. A hatósági ügyek intézése
3.4.1. Közigazgatási hatósági ügynek kell tekinteni minden olyan ügyet, amelyben a Hivatal az ügyfelet érintő jogot vagy kötelezettséget állapít meg, adatot, tényt vagy jogosultságot igazol, hatósági nyilvántartást vezet vagy hatósági ellenőrzést végez.
3.4.2. A hatósági ügyek intézésének általános szabályait a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény és végrehajtási rendeletei valamint az adott ügytípusra vonatkozó speciális eljárási szabályok tartalmazzák. 3.4.3. A hatósági ügyek intézéséről a Hivatal a jogszabályban meghatározott tartalommal elektronikus tájékoztató szolgáltatást nyújt az internetes honlapján.
3.4.4. A Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó hatósági ügyekben az eljárási cselekmények elektronikus úton is gyakorolhatóak, ha azt külön törvény, vagy kormányrendelet nem zárja ki. Az elektronikus ügyintézés részletes eljárási szabályait a hatályos jogszabályok, a belső iratkezelési szabályzat, illetve ezek rendelkezéseire alapozott elnöki utasítás határozza meg.
3.4.5. A hatósági ügyek intézése során meghozott valamennyi intézkedést – ideértve az érdemi döntésnek nem minősülő eljárásvezető végzéseket, értesítéseket – az ügyféllel a belső iratkezelési szabályzat szerint elkészített papíralapú, illetve – ha az ügyfél ezt kéri és a hatályos jogszabályok nem tiltják – elektronikus kiadmánnyal kell közölni.
3.4.6. A hatósági ügyek intézése során a határozatnak, illetve végzésnek nem minősülő intézkedések (idézés és értesítés kiadása, szakhatóság és szakértő megkeresése stb.) kiadmányozója a hatósági ügy intézésével és az érdemi döntés előkészítésével megbízott szervezeti egységet vezető elnökhelyettes, igazgató, regionális igazgató, főosztályvezető.
3.4.7. A hatósági ügyeket lezáró határozatok és végzések kiadmányozója az elnök, illetve a Felsőoktatási Regisztrációs Központ, a Magyar Ekvivalencia és Információs Központ és a Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ esetében az igazgató, az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont esetében a közoktatási elnökhelyettes vagy a regionális igazgató. Az egyes szervezeti egységek illetékességi körébe tartozó ügyeket az elnök utasításban határozza meg.
3.5. Vélemény-nyilvánításra, illetőleg adatszolgáltatásra irányuló külső megkeresés esetén követendő eljárás
3.5.1. A megkeresés címzettje, illetve az általa erre kijelölt szervezeti egység vagy személy – az ügyintézésre rendelkezésre álló határidő alapján – szóban, vagy – a megkeresés indokát, a kért információk pontos körét és a válaszadásra rendelkezésre álló határidőt megjelölő feljegyzés útján – írásban egyeztet a tárgy szerint érintettekkel.
3.5.2. Amennyiben az egyeztetés szóban történik, az egyeztetés megtörténtét az ügyiraton megfelelően rögzíteni kell.
3.5.3. A külső megkeresésre adott válaszról az érintetteket – különösen, ha az egyeztetésben részt vevők álláspontja nem volt teljesen egyező – tájékoztatni kell.
3.5.4. Jogszabályok értelmezése, illetve jogi szakvélemény kiadásakor az ügyfeleket tájékoztatni kell arról, hogy az Alkotmánybíróság 60/1992. (XI.17.) AB határozatában kifejtette, hogy a minisztériumi és egyéb központi állami szervektől származó jogi iránymutatást tartalmazó leiratok, körlevelek, útmutatások, állásfoglalások és egyéb informális jogértelmezések kiadása és az azokkal történő irányítás gyakorlata alkotmányellenes, ezért ahhoz semmiféle joghatás nem fűződik és arra bíróság vagy más hatóság előtt hivatkozni nem lehet.
3.6. A pályáztatási eljárás keretében történő ügyintézés sajátos szabályai
3.6.1. Az elnök hatáskörébe tartozó pénzügyi források pályázati formában történő eljuttatása a kedvezményezettekhez főszabály szerint az elnök által utasításban kijelölt szervezet feladata az alábbi kivételekkel
– a Hivatal által megvalósítandó közbeszerzésekre kiírt pályázatok;
– amelyeket jogszabály, illetve egyéb kötelező előírás ettől eltérően szabályoz.
3.6.2. A Hivatal által lebonyolított pályáztatási eljárást az adott ügyre vonatkozó jogszabályi előírásokban foglaltak alapján kell lebonyolítani. A folyamatban részt vevő szervezeti egységek munkavégzésének megkönnyítése érdekében a pályázat kiírója minden esetben köteles:
− a pályázati kiírás szövegében előírni, hogy a pályázatot tartalmazó borítékon szerepeljen a pályázatot kiíró szervezeti egység és/vagy az ügy iktatószáma, illetve ha van ilyen, a pályázat megnevezése,
− a pályázat kiírásával egy időben értesíteni a Küldeménykezelő Irodát megjelölve a pályázati határidőt, az illetékes szervezeti egységet, ügyintézőt.
3.7. A közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárás
3.7.1. Közérdekű kérelmet, panaszt, bejelentést (jelen alfejezet alkalmazásában a továbbiakban: beadvány) személyesen, illetve telefonon a Jogi és Igazgatási Főosztályon lehet előterjeszteni. A Jogi és Igazgatási Főosztályon a szóban előterjesztett beadványt írásba foglalja és a személyesen megjelent beadóval aláíratja.
3.7.2. A 6.1. pont alapján írásba foglalt, illetve az írásban (postán, elektronikus úton, faxon) érkezett beadványokat a bejelentéssel érintett szervezeti egység vezetőjének kell továbbítani. Amennyiben az érintett szervezeti egység nem állapítható meg, vagy a beadvány több szervezetet egyformán érint, a beadványt az elnökhöz kell továbbítani.
3.7.3. A beadvány intézése során az ügyintézés általános szabályait kell alkalmazni az európai uniós csatlakozással összefüggő egyes törvénymódosításokról, törvényi rendelkezések hatályon kívül helyezéséről, valamint egyes törvényi rendelkezések megállapításáról szóló 2004. évi XXIX. törvény 141–143. §-aiban megállapított eltérésekkel.
3.8. A szabálytalanságok kezelése
A hivatali ügyintézés során észlelt szabálytalanságokat a 2. sz. mellékletben található FEUVE szabályzatban meghatározott szerint kell kezelni.
3.9. A szervezeti egységek együttműködésének szabályai
3.9.1. Amennyiben egy ügytípus elintézése több szervezeti egység rendszeres együttműködését igényli, a szervezeti egységek – a feladat ellátása szempontjából – egymással mellérendeltségi kapcsolatban állnak. Együttműködésük alapelve, hogy feladataik megoldása során az ügyköreik érintkezési területein egymást tájékoztatva, segítve, intézkedéseiket összehangolva járnak el. Az együttműködés tartalmát, módját, illetőleg a feladatok elhatárolását az érdekelt felügyeleti területek, illetve főosztályok vezetői közösen állapítják meg. Az ügyrendekben, illetve a munkaköri leírásokban ki kell jelölni azt az ügyintézőt, aki az együttműködés keretében szükségessé váló egyeztetések felelőse (szakelőadó).
3.10. A kiadmányozási jog gyakorlása
3.10.1. A kiadmányozás joga az adott ügyben döntési jogkörrel rendelkező személyt illeti meg. Az intézkedéstervezet a kiadmányozással válik hivatalos intézkedéssé. A kiadmányozás magában foglalja az érdemi döntésen kívül az ügyirat irattárba helyezésének jogát is. Hatósági eljárás esetében irattárba helyezésre a jogerőre emelkedést követően kerülhet sor.
3.10.2. Az elnök adja ki a személyes hatáskörébe tartozó, továbbá a magához vont intézkedéseket. A minisztérium, a kormányhivatal, a központi hivatal felső vezetőjéhez címzett átiratok kiadmányozási joga az elnököt illeti meg.
3.10.3. Az elnökhelyettesek, igazgatók – az elnök részére fenntartott intézkedések kiadmányozást kivéve – az általuk vezetett szervezet ügyeiben gyakorolják a kiadmányozás jogát, amelyet a felügyeleti területük legalább főosztályvezetői besorolású vezetőire írásban átruházhatnak.
3.10.4. Ha a kiadmányozás joga a fentiek szerint nem az elnököt, elnökhelyettest, igazgatót illeti meg, az intézkedéseket a főosztályvezető besorolású vezető adja ki.
3.10.5. Az osztályok vezetői a feladatkörükbe tartozó ügyekben az intézkedéseket kiadhatják, kivéve azokat, amelyekben a kiadás jogát felső vezető gyakorolja, illetőleg a főosztályvezető a maga számára tartotta fenn.
3.10.6. Gazdálkodási jellegű vagy ilyen kihatású ügyekben a kiadmányozási, illetőleg a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítő jog a Hivatal külön szabályzataiban foglalt előírások szerint gyakorolható.
3.11. Az ellenőrzés rendszere
A Hivatal ellenőrzési rendszere a hatályos jogszabályok alapján két pillérből épül fel. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE), amelyről az SZMSZ 2. sz. mellékleteként kiadott külön szabályzat rendelkezik, továbbá a függetlenített belső ellenőrzés, amely a vonatkozó jogszabályok előírásai, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók alapján és az elnök által jóváhagyott Belső ellenőrzési kézikönyv előírásai szerint működik.
4. Az irányítás és a szakmai felügyelet eszközei
4.1. A belső irányítás eszközei
4.1.1. A Hivatal, mint központi közigazgatási szerv belső irányításának eszközei:
4.1.2. Az elnöki utasítás az elnök által kiadott, munkáltatói, illetve a működés szempontjából releváns intézkedést tartalmaz, amely csak a Hivatal belső szervezetére vonatkozik.
4.1.3. Az OKÉV utasítás a közoktatási elnökhelyettes által kiadott szakmai tartalmú ügyintézési utasítás, mely az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont szervezetére és munkavégzésére vonatkozik.
4.1.4. A körlevél az elnök, az elnökhelyettes, a gazdasági vezető által kiadott, az elnöki utasítással azonos tárgyi, illetve szervi hatályú normatív rendelkezés, amely csak a hatályos szabályzatokkal összhangban álló rendelkezést tartalmazhat, annak kiegészítését, pontosítását szolgálja.
4.1.5. A tájékoztató az elnök, az elnökhelyettes, az igazgató, a gazdasági vezető által kiadott közérdeklődésre számot tartó információkat tartalmazó intézkedés, amelynek címzettje a hivatali szervezet egésze.
4.2. Az irányítás szempontjából releváns egyéb kapcsolatok
4.2.1. Az elnök felelősségi körébe tartozó ágazat hatókörében működő köztestületekkel, testületekkel, továbbá a különböző civil szervezetekkel való kapcsolattartás rendjét a vonatkozó jogszabályok, a kapcsolattartók személyét az elnök egyedi megbízásai határozzák meg.
4.2.2. Ágazati feladatai ellátása érdekében a Hivatal részt vesz a különböző állandó, illetve ad hoc minisztériumi, tárcaközi vagy szakmai bizottságok munkájában. Az állandó bizottságokról és az azok munkájában a Hivatalt képviselő személyekről, valamint a szakmai egyeztetésben részt vevő szervezetekről a Jogi és Igazgatási Főosztály nyilvántartást, illetőleg jegyzéket vezet. A változásokról az érintettek külön felkérés nélkül kötelesek tájékoztatást adni.
5.1. A Hivatal képviseletét az elnök, illetve az elnököt helyettesítő jogkörében közoktatási elnökhelyettes látja el teljes jogkörrel. Az egyéb vezetők és munkatársak a jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban, az elnök által kiadott egyéb belső szabályzatokban, illetve az eseti jelleggel egyedileg meghatározott ügyek csoportjára kiadott felhatalmazás alapján képviselik a Hivatalt. A képviseletre adott felhatalmazás tovább nem ruházható.
5.2. A Hivatal képviselete bíróság és más hatóságok előtt
5.2.1. A Hivatalt – eltérő elnöki döntés hiányában – ügyfélként a bíróságok és más hatóságok előtt – szükség esetén az érdekelt szervezeti egység bevonásával – a Jogi és Igazgatási Főosztály vezetője képviseli, aki a képviseleti jogot a Jogi és Igazgatási Főosztály munkatárásra átruházhatja, vagy a képviseletre ügyvédi, jogtanácsosi meghatalmazást adhat. A jogi képviseletet igénylő ügyekben a képviselet ellátásához szükséges minden iratot és adatot a Jogi és Igazgatási Főosztály rendelkezésére kell bocsátani.
5.2.2. A Jogi és Igazgatási Főosztály az érdekelt szervezeti egység vezetőjét minden esetben tájékoztatja a tárgyalások eredményéről, az érdemi döntést tartalmazó iratot pedig részére megküldi.
5.2.3. Amennyiben az elnök döntésének megfelelően a Hivatal képviseletében nem a Jogi és Igazgatási Főosztály jár el, a megbízásról, az ügy lényeges tartalmáról a döntés kezdeményezője köteles a Jogi és Igazgatási Főosztályt írásban tájékoztatni.
6. A kapcsolattartás rendje
6.1. A kapcsolattartás szabályai külső szervekkel
6.1.1. A központok, regionális igazgatóságok, főosztályok minden olyan ügyben, amelyben a Hivatal képviselete nincs kizárólag egy szervezet részére fenntartva, bármely állami vagy társadalmi szervvel közvetlenül tarthatják a kapcsolatot. A regionális igazgatóságok kapcsolattartási lehetősége illetékességi területükre érvényes.
6.1.2. Külső szervekkel tervezett érdemi tárgyalás, ha az más szervezeti egység ügykörét is érinti, csak akkor kezdhető meg, ha a hivatali szervezeten belül minden részletre vonatkozóan egyetértés alakult ki, vagy a kérdésben döntésre jogosult vezető az esetleges vitát eldöntötte. A tárgyalásokról emlékeztetőt kell készíteni, és azt meg kell küldeni mindazoknak, akiknek ügykörét a tárgyaláson elhangzottak érintik.
6.1.3. A szakmai szakszervezetekkel és civil szervezetekkel (szövetségekkel) az illetékes szervezetek tartják a kapcsolatot, az elnök folyamatos tájékoztatása mellett.
6.1.5. Az állami számvevőszéki, a kormányzati és a fejezeti ellenőrzési ügyekben az Állami Számvevőszékkel, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatallal és az Oktatási és Kulturális Minisztérium Ellenőrzési Főosztályával a kapcsolattartást a Belső ellenőrzés koordinálja.
6.2. A sajtóval való kapcsolattartás rendje
6.2.1. A nem közvetlenül a Hivatal működésével kapcsolatos sajtómegkereséseket az Oktatási és Kulturális Minisztérium Sajtóirodájához (jelen alfejezetben: Sajtóiroda) kell irányítani.
6.2.2. A Hivatal működésével kapcsolatos sajtómegkeresésekre az elnök jogosult válaszolni. Ezekről a megkeresésekről a Sajtóirodát tájékoztatni kell.
6.2.3. A Sajtóirodát a Hivatal tevékenységével kapcsolatos eseményekről, adatokról folyamatosan tájékoztatni kell, a Sajtóiroda megkereséseire a lehető legrövidebb időn belül válaszolni kell.
6.3. A nemzetközi kapcsolattartás rendje
6.3.1. Az oktatási diplomáciát érintő nemzetközi ügyekben – az Oktatási és Kulturális Minisztérium által kezdeményezett részvétel kivételével – a szervezeti egységek külső szervekkel az Oktatási és Kulturális Minisztérium nemzetközi felügyeleti terület előzetes egyetértésével, illetőleg tájékoztatásával járnak el. A külföldi kiküldetéseket az elnök engedélyezi.
6.3.2. A nemzetközi kapcsolatokat érintő hazai és nemzetközi fórumokon, bizottságokban és értekezleteken a Hivatal képviseletére az elnök dönt, illetve a döntésről tájékoztatja a külföldi partnert.
6.3.3. A külföldi utazásokról utazási jelentést kell készíteni.
6.3.4. A külföldi utazásokról éves kiküldetési tervet kell készíteni, melyet az elnök hagy jóvá. A jóváhagyott kiküldetési tervben foglalt utazásokat az elnök által engedélyezettnek kell tekinteni.
7. Az ügyfélfogadás rendje
Az ügyfélfogadás rendjét az elnök külön utasításban szabályozza.
8. A szervezeti egységek ügyrendjei, valamint a munkaköri leírások készítése
8.1. Az ügyrendek elkészítése az elnökhelyettesek, igazgatók, főosztályvezetők feladata. Az ügyrendeket – a Jogi és Igazgatási Főosztály ellenjegyzését követően – az elnök hagyja jóvá.
8.2. Az ügyrendekben – a hatályos jogszabályokkal és a Hivatal belső szabályzataival összhangban – meg kell határozni
− a szervezet esetleges belső szervezeti felépítését;
− a vezető és beosztott dolgozók feladatait, megjelölve a feladatok forrásául szolgáló jogszabályokat, jogszabálynak nem minősülő egyéb normatív jellegű határozatokat, döntéseket;
− az egyes feladatok végrehajtásakor irányadó, alkalmazandó jogszabályokat és belső szabályzatokat;
− a belső szervezeti egységek létszámát, illetve annak megosztását;
− a Szervezeti és Működési Szabályzatban, valamint a belső szabályzatokban megállapított egyéb kérdéseket, továbbá az ezek ellátásáért felelős személyeket.
8.3. Az ügyrendekben a feladatokat a köztisztviselők között – az esetleges belső tagozódás figyelembevételével – arányosan, szakképzettségüknek és szakmai gyakorlatuknak megfelelően, lehetőleg ügykörönként kell megosztani.
8.4. A feladatokat személyre szóló munkaköri leírásokba kell foglalni, amelyeknek tartalmazniuk kell az adott tevékenységi körre vonatkozó képesítési és jártassági követelményeket, továbbá a kiadmányozási jog gyakorlására vonatkozó jogosultságot. A munkaköri leírások elkészítéséhez a Jogi és Igazgatási Főosztály formanyomtatványt biztosít.
8.5. A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosításait követően a módosítással érintett szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul az ügyrendek és a munkaköri leírások teljes körűségének és aktualitásának biztosítása érdekében a szükséges módosításokat átvezetni.
9. Képzettségi pótlékok, címek, munkáltatói jogkörök
A képzettségi pótlékokról, az adományozható címekről és a munkáltatói jogkörök gyakorlásáról a Közszolgálati Szabályzat rendelkezik.
Az Oktatási Hivatal Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszere
(a továbbiakban FEUVE)
Az Államháztartási törvény alapján a költségvetési szerv vezetője felelős:
− a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért,
− az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért,
− az hivatal gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért,
− a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért,
− a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, a hivatali számviteli rendért,
− a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért.
Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség, a költségvetési szerv vezetőjének feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg.
1. A FEUVE rendszerének célja, tartalma
A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével.
A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják:
− a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),
− az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,
− a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás).
A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy
− a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel,
− az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,
− megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan,
− a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek,
− a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra.
A költségvetési forrás felhasználásában részt vevő költségvetési szerv vezetőjének az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, (a továbbiakban Áht.) valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) szabályozásának megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést a költségvetési szerven belül.
A FEUVE rendszere az alábbi három fő területet szabályozza:
− az ellenőrzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége,
− a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége.
Az elnök az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről.
II.
Az ellenőrzési nyomvonal
1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma
Az Ámr. rendelkezései szerint az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása. [193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 2. § p)]
2. A költségvetési szerv vezetőjének kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során
Az elnök köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, táblázatba foglalt leírása.
Az ellenőrzési nyomvonal a hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi.
3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében
Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel:
− a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét,
− kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplő”, funkció együttes koordinálására kerül sor,
− valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,
− megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő.
4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén
Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok.
Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős.
Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.
5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén
A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától.
Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze.
6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén
A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat.
A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet.
7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése
Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a költségvetési szerv tevékenységét jellemző összes folyamatot.
A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni.
Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni.
A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról.
A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat.
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik, a költségvetési szerv szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért.
A működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése az elnök felelőssége és kötelezettsége.
8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása
A költségvetési szerv gazdálkodásának, működési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell.
Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért felelős: a gazdasági főigazgató-helyettes.
Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása.
A költségvetési szerv működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat részfolyamatokká kell bontani.
A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését.
Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szerv rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása.
Az intézmény ellenőrzési nyomvonalának kialakításakor a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a költségvetési szervre vonatkozó legjellemzőbb folyamat az elsődleges szempont.
A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor az intézmény ellenőrzési nyomvonalának táblázatba (táblarendszerbe) történő foglalására.
9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer
A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot.
A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk:
− felelős/kötelezettségvállaló
− ellenőrzés/érvényesítés
− utalványozás/ellenjegyzés
− könyvvezetésben való megjelenés.
A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül.
A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket.
A gazdasági eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység felelőse (ellenőrzési pont), a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege.
Az intézmény ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.
III.
KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Jelen fejezet meghatározza a kockázatkezelési rendszer működtetésének és az annak során végzendő tevékenységeknek a szabályait, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján és a Hivatal belső ellenőrzési kézikönyvének részét képező kockázatkezelési módszertan előírásait is figyelembe véve. „Kockázat a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését.”
A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire.
A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ.
Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata.
Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat.
2. A kockázatkezelési rendszer működtetésének célja
A kockázatkezelési rendszert a FEUVE hatókörben előforduló kockázatokra kell működtetni.
A kockázatkezelési rendszer működtetésének célja a kockázati tényezők hatásának mérséklése, vagy azok elkerülése.
3. A kockázatkezelési rendszer szereplői
A kockázatkezelési rendszer működtetése az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott konkrét tevékenységek, feladatok ellátása az előkészítésért, végrehajtásért felelősként megjelölt vezetők (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban együtt: felelősök) feladata.
A gazdálkodásért felelős szervezeti egység vezetőinek munkáját javaslataival és ajánlásaival a Hivatal belső ellenőre segíti.
4. A végrehajtás általános szabályai
A gazdálkodásért felelős szervezeti egység vezetője évente meghatározza az általa vezetett szervezeti egység előtt álló feladatokat, célkitűzéseket, azokat rangsorolja és éves munkatervben rögzíti. Az éves munkaterv elkészítésével egyidejűleg el kell végezni az annak végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését és meghatározni azok kezelésének módját, a 5. alfejezetben foglaltak szerint.
A szervezet munkafolyamatainak egyszeri, kockázati szempontból történő feltérképezése és a kockázatok elemzésén és kezelésén túl a folyamatos ellenőrzés és felülvizsgálat a felelősök feladata az 6. alfejezetben foglaltak szerint.
5. A kockázatok elemzése és kezelése
5.1. A kockázatok elemzése és kezelése többlépcsős folyamat, amelynek végeredménye egy kockázati térkép alapján meghatározott kockázati rangsor, amelyhez egyértelműen hozzárendelhetőek az egyes kockázatkezelési technikák. A folyamat a jelen alfejezet 5.5.–5.8. pontjaiban meghatározott lépésekből tevődik össze.
5.2. A kockázat vizsgálatánál a kockázati eseményből következő veszteség (a lehetséges kár) mértékét, illetve a kár bekövetkezésének valószínűséget szükséges kezelni, amelyek a tevékenységet alkotó munkafolyamatok megbízhatóságának függvényei. A két tényező eredője a kockázati érték, amely a kár bekövetkezésének valószínűség és a kockázati eseményből következő veszteség mértékének eredőjeként (szorzataként) határozható meg, amennyiben mód van mennyiségi (kvantitatív) elemzésre.
5.3 A 2. számú melléklet szerinti űrlapon – az adott folyamatokhoz rendelten – kell meghatározni a lehetséges kockázati eseményeket, bekövetkezésüknek valószínűségét és várható hatását, valamint azok eredőjeként a kockázati értéket. 5.4. Az elfogadható kockázati szint a kockázati kitettségnek azt a szintjét jelenti, ami felett a szervezet válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatra. Az elfogadható kockázati szint nem haladhatja meg a 5.6.2. pont szerint számított közepes értéket.
5.5.1. Az 2. számú melléklet szerinti űrlapon a munkafolyamatokhoz, tevékenységekhez rendelten kell azonosítani az egyes egyedi kockázatokat. 5.5.2. A munkafolyamatok jelentős része homogén csoportokba sorolható, ahol a csoportokon belüli azonos hiányosságokból, hibákból, szabályozatlanságból, az ellenőrzés hiányából várhatóan közel azonos kockázati események következnek. Ezekben az esetekben az egyes kockázatok alapvetően a lehetséges kár, veszteség mértékének különbözősége miatt lehetnek eltérőek.
5.5.3. A kockázatok azonosításánál különösen a következő fő kockázati típusokra célszerű tekintettel lenni:
− külső kockázatok (például pályázati támogatás esetén a potenciális kedvezményezettek tájékozatlansága és abból adódóan a vártnál alacsonyabb számú pályázat benyújtása);
− pénzügyi kockázatok (például a szükséges fedezet hiánya a meghatározott cél eléréséhez, a feladat ellátásához szükséges forrás helytelenül történt megállapítása miatt);
− tevékenységi kockázatok (például szakszerűtlenül előkészített pályázat, a célokat elérni nem képes pályázatok kiírása, vagy a pályázati kiírások időbeli csúszása);
− emberi erőforrás kockázatok (például a megfelelő kompetenciák, illetve motiváltság hiánya).
5.6.1. Az elemzés során minden egyes, az előző pont alapján munkafolyamathoz rendelt és azonosított kockázatot vizsgálni kell a kockázati esemény bekövetkezésének valószínűsége, illetve a kockázati eseményből következő veszteség szempontjából.
5.6.2. A minőségi (kvalitatív) vizsgálat kockázati mátrix felállításával történik, amelynek két dimenziója a kockázat valószínűsége és annak hatása:
Hatás
|
Jelentéktelen |
Alacsony |
Közepes |
Jelentős |
Meghatározó |
Valószínűség1
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Valószínűtlen |
1 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Ritka |
2 |
2 |
4 |
6 |
8 |
10 |
Lehetséges |
3 |
3 |
6 |
9 |
12 |
15 |
Valószínű |
4 |
4 |
8 |
12 |
16 |
20 |
Majdnem biztos |
5 |
5 |
10 |
15 |
20 |
25 |
A mátrixban szereplő értékek
− 1 és 3 között alacsony,
− 15 és 25 között szélsőséges
kockázati értéket jelölnek.
5.7.1. Az előző alfejezetek alapján meghatározott és a jelen alfejezet 5.4. pontjában foglaltak szerint megállapított „elfogadható” szint feletti kockázatokat a 3. számú melléklet szerint vezetett nyilvántartásba (a továbbiakban: kockázati nyilvántartás) kell felvenni. A felvett kockázatokat folyamatok szerint csoportosítani, és az egyes folyamatokhoz kapcsolódóan prioritás szerint sorba rendezni szükséges. 5.7.2. Az önálló szervezeti egységet vezető felelősök a szervezeti egységhez tartozó felelősök szerint is elkülönített önálló kockázati nyilvántartást vezetnek. A nyilvántartások a Bizottság munkája során kerülnek összehangolásra, frissítésre.
5.7.3. Az elfogadható kockázati szinten felüli kockázatokat kezelni kell.
5.8.1. Az elfogadható kockázati szinteken belüli – a 2. számú melléklet szerinti űrlapon azonosított alacsony értékű – kockázatok esetén alkalmazott külön intézkedés nélküli tudomásulvétel nem mentesíti a felelőst az 6. alfejezetben foglaltak szerint végzett ellenőrzés, felülvizsgálat kötelezettsége alól. 5.8.2. Az elfogadható kockázati szinten felüli – magas értékű – kockázatok kezelésére a felelős, illetve a felelős javaslatára az arra jogosult személy a következő döntéseket hozhatja:
− megelőzés, azaz a kockázatot generáló tevékenység megszüntetése, vagy döntés visszavonása;
− a kockázati esemény előfordulási valószínűségének csökkentése a munkafolyamatok szabályozásán, ellenőrzésén keresztül;
− a kockázat hatásának csökkentése, azaz a lehetséges kár, veszteség mértékének csökkentése;
− a kockázat hatásának megosztása vagy áthárítása, például más minisztériumokkal, közreműködőkkel közös programok indítása, vagy biztosítási ügyletek révén.
5.8.3. A felelős köteles minden, a kockázat kezelésére javasolt és megtett intézkedést a kockázati nyilvántartásban rögzíteni.
6. Ellenőrzés, felülvizsgálat
Az ellenőrzés, felülvizsgálat során a felelős a 4. alfejezetben meghatározott éves munkaterv rendelkezéseinek aktualizálását, a korábban azonosított kockázatok minősítésére és kezelésére hozott döntések rendszeres felülvizsgálatát, valamint a működés során az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott tevékenységekhez kapcsolódóan az éves munkaterven kívül felmerült feladatokhoz tartozó kockázatoknak a 5. alfejezet szerint történő elemzését és kezelését végzi el.
Az önálló szervezeti egységet vezető felelősök félévente július 31-ig, illetve a tárgyévet követő január 31-ig jelentést készítenek az elnök részére a szervezeti egység kockázatkezelési tevékenységéről.
A féléves jelentésnek tartalmaznia kell a nyilvántartásba vett kockázati eseményeket, külön feltüntetve azokat a felmerült kockázati eseményeket, amelyek a munkaterv elkészítésekor még nem voltak előreláthatóak. A tárgyévet követően benyújtott jelentésnek tartalmaznia kell továbbá a szervezeti egység működése során alkalmazott kockázatkezelési technikákat, azok eredményességét és költségeit.
IV.
A szabálytalanságok kezelésének rendje
Jelen fejezet meghatározza a szabálytalanság fogalmát, a szabálytalanságok észlelésének, az alkalmazandó intézkedések meghozatalának, végrehajtásának és nyomon követésének, továbbá mindezek nyilvántartásának rendjét.
1.1. A szabályzat alkalmazása során szabálytalanságnak minősül a FEUVE hatókörbe tartozó tevékenységek során
− a hatályos jogszabályok, így különösen:
f) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény;
− az állami irányítás egyéb jogi eszközei, így különösen:
a) országgyűlési, kormány-, kormánybizottsági határozatok;
b) az oktatási miniszter utasításai;
− a Hivatal vonatkozó belső szabályzatai, belső főigazgatói utasításai, körlevelei,
− a szervezeti egységek ügyrendjei,
− a Hivatal által kötött polgári jogi szerződések
rendelkezéseinek megsértése, függetlenül attól, hogy az szabálytalanság szándékosan vagy gondatlanul, aktív magatartással, vagy mulasztással valósul meg.
2. A szabálytalanságok alapesetei
A szabálytalanságok alapesetei:
− a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.),
− a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság).
3. A szabálytalanságok megelőzése
A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen az elnök felelőssége.
A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az elnök felelőssége, hogy:
− a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a hivatal,
− a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető,
− szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:
− megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés),
− keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.
4. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében
A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt.
4.1. A hivatal valamely munkatársa észlel szabálytalanságot
Amennyiben a szabálytalanságot a hivatal valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét.
A kisebb súlyú szabálytalanság jelentése a szabálytalanság észlelőjének választása szerint szóban vagy írásban történik. A vezető utasíthatja az észlelőt a szóban tett jelentés írásba foglalására.
Nagyobb súlyú szabálytalanság, valamint a vezető érintettsége esetében a jelentés írásban történik.
Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie.
Ha a szervezeti egység vezetője megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti az elnököt.
A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
4.2. A vezető észleli a szabálytalanságot
A vezető az általa észlelt vagy más által jelentett információt értékeli. Az értékelés során az elnök elsősorban azt vizsgálja, hogy az információ valóban szabálytalanságra utal-e. Szabálytalanság esetén megvizsgálja továbbá annak jellegét (egyszeri vagy ismétlődő) és súlyát (szándékos, gondatlan, vétlen, a hatályos szabályozás ellentmondásaiból szükségszerűen fakadó).
4.3. A hivatal belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot
A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania.
4.4. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot
A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, stb.).
A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a hivatalnak intézkedési tervet kell kidolgozni.
5. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása
Az intézkedés célja lehet:
− a szabálytalanság, valamint a szabálytalanság következményeinek felszámolása, a szabályszerű állapot helyreállítása;
− a felelősség megállapítása és érvényesítése;
− a szabálytalanság megismétlődésének megakadályozása, ideértve a FEUVE rendszer továbbfejlesztésére tett javaslatokat is.
− hatósági döntés, valamint egyéb intézkedés, ügyirat, nyilvántartás esetében annak
− a felelősség megállapítása, valamint polgári jogi és munkajogi igény érvényesítése érdekében
a) fegyelmi büntetés, eljárás indítása;
b) munkajogi igény érvényesítése;
c) polgári jogi igény érvényesítése,
− a szabálytalansághoz vezető körülmények, feltételek megváltoztatása,
− a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervek, szervezetek megkeresése (pl. rendőrség, ügyészség).
Kisebb súlyú szabálytalanság esetén az intézkedés szóban is megtehető, nagyobb súlyú szabálytalanságok esetén az intézkedést írásba kell foglalni.
A szabálytalanság súlyának és az írásba foglalás szükségességének megítélése az intézkedésre jogosult mérlegelési jogkörébe tartozik.
Az intézkedésre jogosult személy mérlegelés nélkül, írásban köteles intézkedni:
− bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésének gyanúja, valamint az OM által érvényesíthető polgári jogi vagy munkajogi igény esetén;
− amennyiben jogszabály az intézkedés írásba foglalását írja elő.
6. Intézkedések, eljárások nyomon követése
Az intézkedésre jogosult személy vagy az általa kijelölt vezető figyelemmel kíséri az intézkedés végrehajtását, a megindított eljárások helyzetét; annak során feltárja az esetleges további szabálytalanságok lehetőségeit és megszüntetésükre intézkedést, illetve javaslatot tesz.
Az intézkedés elrendelője a nyomon követés alapján, szükség szerint
− újabb intézkedés meghozatalát kezdeményezi az arra jogosult személynél;
− információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.
7. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása
Az intézkedésre jogosult személy nyilvántartást vezet a bejelentett, illetve az általa észlelt szabálytalanságokról és a megtett intézkedésekről.
Szabálytalanság szóbeli jelentése és szóbeli intézkedés esetén a szabálytalanság nyilvántartásban történő rögzítése az intézkedésre jogosult mérlegelési jogkörébe tartozik. Az írásban bejelentett, külön intézkedést nem igénylő szabálytalanságokat a nyilvántartásban minden esetben rögzíteni kell.
A nyilvántartás minden esetben tartalmazza:
− a szabálytalanság észlelőjének nevét;
− a szabálytalanság észlelésének és jelentésének időpontjait;
− a szabálytalanság leírását olyan módon, hogy a kapcsolódó iratok visszakereshetőek legyenek;
− a meghozott intézkedések megnevezését, a végrehatás lépéseit és határidőit, meghozott intézkedések hiányában a mellőzés indokait;
− az intézkedés eredményét, az ügy lezárásának időpontját.
A nyilvántartás elektronikusan és papíron is vezethető. A nyilvántartásban a szabálytalanságban érintett köztisztviselő (bejelentő, szabálytalanságot elkövető, tanú, stb.) neve és beosztása kivételével más személyes adat nem rögzíthető és nem tárolható.
Az intézkedés elrendelője a szabálytalanságokról készített éves összesítőt az eljárásrend alkalmazásának éves ellenőrzési jelentésben történő értékelése céljából másolatban megküldi az belső ellenőr részére.
|
Sor-
szám |
Tevékenységek |
Jogszabályi alap |
Előkészítés, illetve az egyes feladatok tartalma |
Keletkező dokumentumok |
Felelősök |
Határidő |
Ellenőrzés |
Utalványozás/ Ellenjegyzés |
Pénzügyi teljesítés |
Könyvvezetésben való megjelenés |
|
Költségvetés folyamata a központi költségvetési szerveknél |
|
1. |
A fejezet költségvetési javaslatához adatszolgáltatások |
Áht, Ámr, PM tervezési körirat, fejezet tervezési szabályai |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1. |
- Fejlesztési többletigények összeállítása (pl. új létesítmények működtetése, beruházási, felújítási igények, új feladatok, illetményfejlesztések, stb.) |
mint az 1. pont |
A költségvetési szerv egyes szervezeti egységeitől a szükséges adatok bekérése |
Igényekről összesítő kimutatások |
A költségvetési szerv egyes szervezeti egységeinek vezetői, ezen belül kiemelten a gazdasági vezető |
A fejezet által megadott időpontban |
A költségvetési szerv vezetője és a gazdasági vezető együttesen ellenőrzi a benyújtott igények valóságtartalmát és szakszerűségét |
Ezek a feladatok itt így nem értelmezhetők. Itt az egyszemélyi felelős vezető jóváhagyása a helyes megjelölés |
Ez a feladat itt nem értelmezhető. Helyette a javaslat ezen részének a megküldése a helyes megjelölés |
Nem értelmezhető, mivel ezek az adatok nem jelennek meg a főkönyvi könyvelésben, de a benyújtott fejlesztési többletigényeket külön kell irattározni későbbi ellenőrzések és tervezési feladatok miatt |
|
1.2. |
- Saját bevételek körének tervévre történő kialakítása |
mint az 1. pont |
A gazdasági vezetőnek kell áttekinteni a tervévre vonatkozó már megkötött saját bevételekre vonatkozó szerződéseket, jogszabályokat. Ezekhez hozzá kell számítani az előző évek alapján prognosztizálható további bevételeket.
Az így megállapított saját bevételi volumen alkotja majd az adott költségvetési szerv tervévi saját bevételét. A tárgyév és tervév közötti bevételi eltérést kell a fejezet felé jelezni a javaslatban. |
Kimutatás a tárgyévi és tervévi saját eltérésről |
gazdasági vezető |
mint az 1.1. pontban |
A költségvetési szerv vezetőjének hatáskörében |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.1. pontban |
Nem értelmezhető, mivel ezek az adatok nem jelennek meg a főkönyvi könyvelésben, de a költségvetési szerv költségvetésében megtervezett bevételek ismerete rendkívül fontos a tervévben történő előirányzatmódosítások kezelésénél.
Ennek megfelelően rendkívül fontos ennek a dokumentációnak a visszakereshető irattározása. |
|
1.3 |
- Kiemelt kiadási előirányzatok változtatási igényének számítása, indoklása |
mint az 1. pont |
A gazdasági vezetőnek kell áttekinteni az előző évi tapasztalati adatok és az 1.2. pontban megtervezett saját bevételekhez kapcsolódó kiemelt előirányzatokat. |
Kimutatás a tárgyévi és tervévi kiemelt előirányzatok eltéréséről |
gazdasági vezető |
mint az 1.1. pontban |
A költségvetési szerv vezetőjének hatáskörében |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.1. pontban |
Nem értelmezhető, mivel ezek az adatok nem jelennek meg a főkönyvi könyvelésben, de a költségvetési szerv megtervezett kiemelt kiadási előirányzatok kapcsolódását az egyes bevételi jogcímekhez feltétlenül ismerni kell a tervévi előirányzatmódosításokhoz, így ennél a feladatnál is rendkívül fontos a tervévben történő előirányzatmódosítások kezelésénél. |
|
1.4. |
- Engedélyezett létszámkeret felülvizsgálata és a tervezési javaslathoz történő igazítása |
mint az 1. pont |
A ktgvetési szerv vezetőjének, a gazdasági vezetőnek és az egyes szervezeti egységek vezetőinek bevonásával kell áttekinteniük a költségvetési szerv feladatait a tervévre vonatkozó engedélyezett létszámkeret szempontjából, illetve a fejezet által kiadott tervezési útmutatóban a létszámkeret kialakításához szükséges intézkedések végrehajtására vonatkozó intézkedési javaslatokat elkészíteni. |
Kimutatás az engedélyezett létszámkeret változásáról és az esetleges intézkedési javaslatokról |
A költségvetési szerv vezetője, a gazdasági vezető és az egyes szervezeti egységek vezetői |
mint az 1.1. pontban |
A költségvetési szerv vezetőjének hatáskörében |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.1. pontban |
Nem értelmezhető, mivel ezek az adatok nem jelennek meg a főkönyvi könyvelésben. Ebben az esetben is az irattározás a fontos. |
|
1.5. |
- Az éves költségvetési javaslat mellett a további 2 év költségvetési kereteinek meghatározása |
mint az 1. pont |
A költségvetési szerv vezetőjének és a gazdasági vezetőnek az 1.1-1.5. pontok szerint kialakított tervévi költségvetési javaslatot alapul véve el kell készíteni az adott költségvetési szerv további 2 évre vonatkozó költségvetési javaslatát, koncepcióját a fejezet által meghatározottak szerint |
Kimutatás a további 2 év jellemző tervezési paramétereiről |
gazdasági vezető |
A fejezet által megadott időpontban |
A költségvetési szerv vezetőjének hatáskörében |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.4. pontban |
|
2. |
A fejezet költségvetési javaslatához az intézmény által benyújtott adatszolgáltatások alapján a fejezet által kialakított intézményi keretekszámokról egyeztető megbeszélések lefolytatása |
Áht, Ámr |
Az 1.1-1.5. pontokban kialakított javaslat alátámasztását szolgáló indoklás |
A fejezet intézményre vonatkozó költségvetési tervjavaslata |
A költségvetési szerv vezetője és a gazdasági vezető |
Az 1.1. pontban meghatározott határidőt követően, a leadás előtt 2-3 nappal |
A költségvetési szerv vezetőjének hatáskörében |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.4. pontban |
|
3. |
Elemi költségvetés elkészítése |
Áht, Ámr |
A PM, ill. a fejezet által megadott szempontok alapján a költségvetési szervnek el kell készítenie az elemi költségvetését. Ebben a megadott keretszámok szigorú betartása mellett az egyes részelőirányzatok kialakítását a rendelkezésre álló előző évi tapasztalati adatok, ill. a tervévi új feladatok alapján kell elvégezni. |
A Pénzügyminisztérium által előkészített, honlapjáról letölthető nyomtatványon, ill. a fejezet által biztosított számítógépes program alapján elkészített költségvetés |
gazdasági vezető |
A fejezet által kért időpontban |
A költségvetési szerv vezetőjének hatáskörében |
mint az 1.1. pontban |
mint az 1.1. pontban |
A fejezetért felelős vezető jóváhagyása után az elemi költségvetésből kell az előirányzatokat a főkönyvi könyvelésben rögzíteni. |
|
Féléves és éves beszámoló jelentés |
|
1. |
A könyvvezetés utóellenőrzése (főkönyv és analitikák) |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Könyvelési naplók és könyvelési alapbizonylatok |
Felelős: Főkönyvelő |
Féléves: 07.14 |
Ellenőrzés: Számviteli dolgozók |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli Szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Főkönyvelő |
Éves: 02.15 |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: a gazdasági vezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Főkönyvelő |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
2. |
Főkönyvi kivonat egyeztetése |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Könyvelési naplók és főkönyvi kivonat |
Felelős: Főkönyvelő |
Féléves: |
Ellenőrzés: Számviteli dolgozók |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Főkönyvelő |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: a gazdasági vezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Főkönyvelő |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
3. |
Leltározás, egyeztetés |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Eszköz, készlet leltári listák, főkönyvi kivonat és analitikus nyilvántartásai valamint a könyvelési alapbizonylatok |
Felelős: Főkönyvelő |
Éves: |
Ellenőrzés: Számviteli dolgozók |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Gazdasági vezető |
|
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: a gazdasági vezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Leltározó bizottság, számviteli dolgozók |
|
|
|
Főkönyvelő |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
4. |
Leltár jóváhagyása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Leltár és bizonylatai |
Felelős: Főkönyvelő |
Éves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Gazdasági vezető |
|
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Leltározó bizottság, számviteli dolgozók |
|
|
|
Főkönyvelő |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
5. |
Könyvviteli mérleg összeállítása, jóváhagyása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat leltár, mérleg |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: 07.31 |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: 02.28 |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: a gazdasági vezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
6. |
Pénzforgalmi jelentés összeállítása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, pénzforgalmi jelentés |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: 07.31 |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: 02.28 |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
7. |
A pénzforgalmi jelentés tájékoztató adatai: |
|
|
|
|
|
|
|
|
7.1. |
A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt szja. összege |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.2. |
A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt munkavállalót terhelő egészségbiztosítási és nyugdíjjárulék összege |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Intézményvezető Kötelezettségvállaló: |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.3. |
A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt munkavállalókat terhelő magán-nyugdíjpénztári tagdíj összege |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
. |
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.4. |
A munkáltatót terhelő betegszabadsággal összefüggő kifizetések összege és a pénzbeni juttatásban részesített dolgozók száma |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: Éves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
. |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.5. |
A társadalombiztosítási és családtámogatási kifizetőhely által folyósított családi pótlék, táppénz, egyéb társadalombiztosítási ellátás öszege |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.6. |
Életbiztosítás és vagyonbiztosítás címén kiadásként elszámolt összeg |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
. |
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.7. |
A munkáltató által levont munkavállalói járulék összege |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.8. |
A személyi juttatásokra, munkaadókat terhelő járulékokra és a kamatkiadásokra vonatkozó költségszámításokhoz szükséges kiegészítő adatok |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.9. |
A doldgi kiadásokból 5%-os, 15%-os, 25%-os kulcsú áfa-adóalap összege |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.10. |
A tárgyévben behajthatatlan követelésként leírt összeg |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
7.11. |
A tárgyévben elengedett követelések értéke |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás |
Felelős: gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
Pénzforgalmi jel.melléklete |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
|
|
|
|
|
|
|
vezető |
|
|
|
|
8. |
Előirányzat-maradvány összeállítása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, előirányzat maradvány kimutatás táblázat |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
9. |
A kiegészítő mellékletek összeállítása |
|
|
|
|
|
|
|
|
9.1. |
A költségvetési szerv létszáma és személyi juttatásai |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
9.2. |
A költségvetési előirányzatok és a pénzforgalom egyeztetése |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet |
|
|
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
|
|
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
9.3. |
Az immateriális javak, tárgyi eszközök és üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett eszközök állományának alakulása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
9.4. |
A követelések és kötelezettségek állományának alakulása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
. |
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
9.5. |
A befekt. eszközök, követelések, készletek és értékpapírok értékvesztésének alakulása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Előkészítő: Főkönyvelő |
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Koordináló: Gazdasági vezető |
|
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
Végrehajtó: Számviteli dolgozók |
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
10. |
Az intézményi költségvetés beszámolójának szöveges indoklása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Felelős: Gazdasági vezető |
Mérleg |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Szöveges beszámoló jelentés |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
|
|
|
. |
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
11. |
Az előző költségvetési évben az ellenőrzés által feltárt hiányosságok módosításainak szöveges indoklása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Felelős: Gazdasági vezető |
Mérleg |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Szöveges beszámoló jelentés |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: az intézményvezető felé |
|
|
|
|
|
|
|
|
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
12. |
Az intézményi beszámoló jelentés jóváhagyása |
Gazdálkodási Szabályzat |
Felelős: Gazdasági vezető |
Mérleg, Pénzforgalmi jelentés, Kieg. mellékletek |
Felelős: Gazdasági vezető |
Féléves: |
Ellenőrzés: Főkönyvelő |
Utalványozás. Nincs |
nincs |
Könyv.megj.: nincs |
|
|
|
Számviteli szabályzat |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Szöveges beszámoló jelentés |
Kötelezettségvállaló: Intézményvezető |
Éves: |
Érvényesítés: |
Ellenjegyzés: nincs |
|
Beszámolás: a PM felé |
|
|
|
|
|
|
|
. |
Gazdasági vezető |
|
|
Elszámolás: nincs |
|
A VÉGREHAJTÁSSAL KAPCSOLATOS ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL |
|
Rendszeres személyi juttatások |
|
1. |
Személyi juttatások éves előirányzatainak tervezése |
Áht, Ktv., Ámr. PM tájékoztató |
Tényadatok számbavétele, felügyeleti szervtől kapott keretszámok egyeztetése |
elemi költségvetés, költségvetési alapokmány |
a költségvetési szerv vezetője |
tárgyév február 28. |
munkaügyi nyilvántartás, humánpolitikai nyilvántartás |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
2. |
Rendszeres személyi juttatás előirányzatainak terhére jogviszonyok létesítése, módosítása, megszüntetése kötelező adattartalommal és munkavállalónkénti nyilvántartási kötelezettséggel. Rögzítés a közszolgálati nyilvántartásban. Személyi anyagok kezelési, őrzési feladatai |
Ktv, Munka Törvénykönyv, SZMSZ, munkaköri leírások |
Béradatok folyamatos ellenőrzése, felvételi engedélyek, személyi anyagok felülvizsgálata; munkavállalókkal, a munkáltatói jogkör gyakorlójával egyeztetés |
kinevezés, kinevezés módosítása, átsorolás, jogviszony megszüntetési okirat, áthelyezés, kirendelés, igazolások |
a munkáltatói jogkör gyakorlója |
folyamatos |
humánpolitikai ügyintéző, a szerv vezetője |
gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
nem értelmezhető |
munkaügyi analitika |
|
3. |
Rendszeres személyi juttatások számfejtése, a járulékok megállapítása. |
KSH, BM, SZJA, Arj, Nyugdíj- pénztárak előírásai |
A számfejtéshez szükséges adatok begyűjtése, ellenőrzése |
munkavállalónkénti fizetési jegyzék, összesített bérjegyzék |
A költségvetési szerv vezetője és a gazdasági vezető |
havonta a bérfizetés napja |
a gazdasági szervezet szabályzatban kijelölt ügyintézője |
gazdasági vezető |
átutalások |
főkönyvi könyvelésben a kifizetések rögzítése |
|
4. |
Járulékok utalása, rögzítése a különböző nyilvántartásokban. Bevallások elkészítése |
KSH, BM, SZJA, Arj, Nyugdíj- pénztárak előírásai |
A járulékok befizetéséhez és a bevallások elkészítéséhez szükséges adatok összegyűjtése |
járulékösszesítő lista, bevallások, igazolások |
A költségvetési szerv vezetője és a gazdasági vezető |
adók, járulékok (12-ig), bevallások (20-ig) |
a gazdasági szervezet szabályzatban kijelölt ügyintézője |
gazdasági vezető |
átutalások |
főkönyvi könyvelésben a kifizetések rögzítése |
|
5. |
Adatszolgáltatások, statisztikai jelentések készítése és továbbítása |
KSH, APEH, BM, Nyugdíj- pénztár |
Analitikus nyilvántartások összesítése, ellenőrzése a főkönyvi könyveléssel, egyeztetés |
összesítések, statisztikák |
a költségvetési szerv vezetője, gazdasági vezetője |
havonta, félévenként, évenként |
humánpolitikai ügyintéző, gazdasági vezető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
6. |
Beszámoló készítés |
Áht, Ámr, Szt - vhr. |
Analitika, főkönyv egyeztetése |
költségvetési beszámoló |
a költségvetési szerv vezetője, gazdasági vezetője |
félév, év vége |
gazdasági vezető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
főkönyvi és analitikus nyilvántartások lezárása |
|
Nem rendszeres személyi juttatások |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Külső személyi juttatások |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Készletbeszerzés nem közbeszerzéssel, és készletbeszerzés központosított közbeszerzésen keresztül |
|
1. |
A költségvetési szerv egyes szervezeti egységei igényeinek felmérése |
nem értelmezhető |
körlevél kiadása, szóbeli megbeszélés, tájékoztatás kérés |
igénybejelentések |
a Központi Főigazgatóságon a főigazgató, a regionális igazgatóságokon az igazgató |
folyamatos |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
2. |
Az igények alapján megrendelések elkészítése |
PTK, Közbeszerzési törvény |
egyeztetések |
megrendelő levél, ill. a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalról letölthető megrendelőlapok |
a Központi Főigazgatóságon a főigazgató, a regionális igazgatóságokon az igazgató |
folyamatos |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
3. |
A megrendelések visszaigazolása |
Ámr. |
nem értelmezhető |
visszaigazolt megrendelés |
gazdasági vezető |
megrendeléstől számított 30. nap |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
0. számlaosztályban a kötelezettségvállalás rögzítése |
|
4. |
A készletek beérkezése, átvétele és átadása felhasználásra |
PTK |
átvétel és átadás megszervezése |
szállítólevél igazolása |
készlet átvételére kijelölt személy, ill. a készlet átvevője |
beérkezést követően |
gazdasági vezető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
Mivel a készletek a beérkezésüket követően azonnal felhasználásra kerülnek, ezért a könyvvezetésben nem jelennek meg. |
|
5. |
A számla beérkezése |
ÁFA tv. |
nem értelmezhető |
bejövő számla |
gazdasági vezető |
a 4. pont időpontját követő 30. nap |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
szállítói analitika |
|
6. |
A számla kiegyenlítése |
PTK |
szükséges teljesítés igazolások, okmányok összegyűjtése, aláírások rögzítése |
számla |
gazdasági vezető |
a számlán megjelölt fizetési határidő |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
átutalás |
szállítói analitikában és a főkönyvi könyvelésben |
|
Különféle szolgáltatások |
|
1. |
A költségvetési szerv egyes szervezeti egységei igényeinek felmérése |
a ktgvetés alapfeladatához kapcsolódó jogszabályok |
körlevél kiadása, szóbeli megbeszélés, tájékoztatás kérés |
igénybejelentések |
a Központi Főigazgatóságon a főigazgató, a regionális igazgatóságokon az igazgató |
folyamatos |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
2. |
Megrendelések elkészítése, megküldése |
PTK |
egyeztetések |
megrendelések |
a Központi Főigazgatóságon a főigazgató, a regionális igazgatóságokon az igazgató |
folyamatos |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
3. |
A megrendelések visszaigazolása |
Ámr. |
nem értelmezhető |
visszaigazolt megrendelés |
gazdasági vezető |
folyamatos |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
0. számlaosztályban a kötelezettségvállalás rögzítése |
|
4. |
Szolgáltatások teljesítése |
PTK |
átvétel megszervezése |
jegyzőkönyv, teljesítés igazolás |
az adott szolgáltatásért felelős személy |
folyamatos |
gazdasági vezető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
5. |
A számla beérkezése |
ÁFA tv. |
nem értelmezhető |
bejövő számla |
gazdasági vezető |
folyamatos |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
szállítói analitika |
|
6. |
A számla kiegyenlítése |
PTK |
szükséges teljesítés igazolások, okmányok összegyűjtése, aláírások rögzítése |
számla |
gazdasági vezető |
a számlán megjelölt fizetési határidő |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
átutalás |
szállítói analitikában és a főkönyvi könyvelésben |
|
Beruházások nem közbeszerzésből és beruházások központosított közbeszerzésből |
|
1. |
Beruházási igények felmérése a költségvetési szerv szervezeti egységeitől |
SzT |
körlevél készítése, szóbeli megbeszélések, értekezletek |
igénybejelentések (levelek, feljegyzések, e-mail-ek formájában) |
a költségvetési szerv vezetője |
folyamatos |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
2. |
A beérkező igények rangsorolása |
nem értelmezhető |
az igénybejelentések felülvizsgálata |
rangsor |
a költségvetési szerv vezetője és gazdasági vezetője |
folyamatos |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
3. |
Az igények alapján megrendelések elkészítése |
PTK, Közbeszerzési törvény |
egyeztetések |
megrendelő levél, ill. a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalról letölthető megrendelőlapok |
a Központi Főigazgatóságon a főigazgató, a regionális igazgatóságokon az igazgató |
folyamatos |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
4. |
A megrendelések visszaigazolása |
Ámr. |
nem értelmezhető |
visszaigazolt megrendelés |
gazdasági vezető |
megrendeléstől számított 30. nap |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
0. számlaosztályban a kötelezettségvállalás rögzítése |
|
5. |
A beruházások beérkezése, átvétele és átadása felhasználásra |
PTK |
átvétel és átadás megszervezése |
szállítólevél igazolása, ill. átadás-átvételi jegyzőkönyv |
a beruházás átvételére kijelölt személy, ill. a beruházás átvevője |
beérkezést követően |
gazdasági vezető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
Mivel a beruházások beérkezésüket követően azonnal felhasználásra kerülnek, ezért a könyvvezetésben a beruházások között nem jelennek meg. |
|
6. |
A számla beérkezése |
ÁFA tv. |
nem értelmezhető |
bejövő számla |
gazdasági vezető |
az 5. pont időpontját követő 30. nap |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
szállítói analitika |
|
7. |
A számla kiegyenlítése |
PTK |
szükséges teljesítés igazolások, okmányok összegyűjtése, aláírások rögzítése |
számla |
gazdasági vezető |
a számlán megjelölt fizetési határidő |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
átutalás |
szállítói analitikában és a főkönyvi könyvelésben |
|
Beruházások közbeszerzésből |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Felújítási folyamat nem közbeszerzéssel |
|
1. |
Felújítási igények felmérése a költségvetési szerv szervezeti egységeitől |
SzT |
körlevél készítése, szóbeli megbeszélések, értekezletek |
igénybejelentések (levelek, feljegyzések, e-mail-ek formájában) |
a költségvetési szerv vezetője |
folyamatos |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
2. |
A beérkező igények rangsorolása |
nem értelmezhető |
az igénybejelentések felülvizsgálata |
rangsor |
a költségvetési szerv vezetője és gazdasági vezetője |
folyamatos |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
3. |
Költségvetés készítésére felkérés |
Ámr. |
egyeztető megbeszélés, helyszíni bejárás |
költségvetés |
a költségvetési szerv vezetője |
munkától függően |
a költségvetési szerv gazdasági vezetője |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
4. |
Szerződéskötés |
PTK |
egyeztetés |
szerződés és mellékletei |
a költségvetési szerv vezetője |
munkától függően |
a költségvetési szerv gazdasági vezetője |
a költségvetési szerv gazdasági vezetője |
nem értelmezhető |
0. számlaosztályban a kötelezettségvállalást rögzíteni kell |
|
5. |
A felújítási folyamat bonyolítása, műszaki ellenőrzés |
|
műszaki ellenőrzés |
jegyzőkönyvbe vagy az építési naplóba bejegyzés |
a költségvetési szerv vezetője által megbízott műszaki ellenőr |
munkától függően |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
6. |
Műszaki átadási folyamat, teljesítés igazolás |
|
műszaki átadás, átvétel, bejárás |
átadás-átvételi jegyzőkönyv (ez megfelel a teljesítésigazolásnak) |
a költségvetési szerv vezetője és a műszaki ellenőr |
munkától függően |
a költségvetési szerv vezetője |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
7. |
A számla beérkezése |
ÁFA tv. |
nem értelmezhető |
bejövő számla |
gazdasági vezető |
a 6. pont időpontját követő 30. nap |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy és a műszaki ellenőr |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
szállítói analitika |
|
8. |
A számla kiegyenlítése |
PTK |
szükséges teljesítés igazolások, okmányok összegyűjtése, aláírások rögzítése |
számla |
gazdasági vezető |
a számlán megjelölt fizetési határidő |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy és a műszaki ellenőr |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
átutalás |
szállítói analitikában és a főkönyvi könyvelésben |
|
Felújítási folyamat közbeszerzéssel |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A költségvetési szerv által végzett nem pályázati úton elnyert megbízások, projektfeladatok teljesítéséről |
|
1. |
A jogszabályokban a szerv részére előírt projektfeladatok részletes (elemi szorzatra bontott) költségvetésének és projektleírásának elkészítése |
Közoktatási tv., Tanév rendjéről szóló Korm. rendelet, Szakképzési tv. |
A jogszabályban meghatározott feladat lebontása részfeladatokra, ezek részletes feladatleírásának elkészítése. A részfeladatokhoz szükséges pénzügyi források hozzárendelése elemi szorzatokra bontottan |
Projektköltségvetés (szakmai, pénzügyi) |
Az adott feladattal megbízott főigazgató-helyettes |
A megbízást nyújtó, ill. a projektfeladatot kiadó által meghatározott időpont |
A költségvetési szerv vezetője és a gazdasági vezető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
|
2. |
A projektköltségvetés egyeztetése a fejezettel, ill. a feladat finanszírozását biztosító intézménnyel |
Nem értelmezhető |
Időpont egyeztetés a megbízást nyújtó intézmény illetékes vezetőjével, a projektköltségvetés részletes megvitatása |
Módosított projektköltségvetés |
A költségvetési szerv vezetője, ill. az adott feladat végrehajtásáért felelős főigazgató-helyettes |
A megbízást nyújtó, ill. a projektfeladatot kiadó által meghatározott időpont |
A költségvetési szerv vezetője és a gazdasági vezető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
|
3. |
A szerződés megkötése |
PTK, ill. az adott költségvetési szerv SZMSZ-e |
A szerződés egyes pontjainak meghatározása |
Szerződés |
A költségvetési szerv vezetője |
A megbízást nyújtó és a költségvetési szerv megállapodása alapján |
A gazdasági vezető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
|
4. |
A szerződésben meghatározott ütemű finanszírozás (támogatás, ill. pénzeszközátadás) fogadása |
Ámr. |
Nem értelmezhető |
Támogatás esetén: a fejezet levele;
Pénzeszközátadás esetén jóváírási értesítés a bankkivonatban |
A gazdasági vezető |
A szerződésben meghatározottak szerint |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy és a műszaki ellenőr |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
A pénzeszköz bevételként a költségvetési szerv keretszámlájára érkezik |
A bevételeket (támogatás, pénzeszközátvétel) le kell könyvelni a főkönyvi könyvelésben az érvényes számviteli szabályok szerint |
|
5. |
A feladat szakmai részteljesítése |
- |
A szerződésben foglaltak szerinti szakmai teljesítés |
Szakmai jelentés |
Az adott feladattal megbízott főigazgató-helyettes |
A szerződésben meghatározottak szerint |
Az adott feladattal megbízott főigazgató-helyettes vagy a költségvetési szerv vezetője |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
|
6. |
A feladattal kapcsolatos kiadások teljesítése |
Áht., Ámr. Szt- vhr. |
A szerződésben foglalt feladatokhoz szükséges kifizetések |
Kifizetési bizonylatok |
A költségvetési szerv vezetője vagy az általa megbízott vezető(k) |
A feladatteljesítéshez kötötten |
az ügyrendben érvényesítésre kijelölt személy és a műszaki ellenőr |
a gazdasági vezető vagy az általa írásban megbízott személy |
Kifizetések keretszámláról és pénztárból |
A kifizetési bizonylatok rögzítése a számviteli szabályzat szerint a főkönyvben, ill. az analitikákban |
|
7. |
Részjelentés elkészítése (szakmai, pénzügyi) - amennyiben a szerződés előírja |
Ámr., ill. az adott szerződés |
Az elvégzett feladatok alapján részjelentés készítése |
Részjelentés |
Az adott feladattal megbízott főigazgató-helyettes és a gazdasági vezető |
A szerződésben meghatározottak szerint |
A költségvetési szerv vezetőjének hatáskörében a részjelentést ellenőrizni kell |
Ez a feladat itt nem értelmezhető, helyette a költségvetési szerv vezetőjének jóváhagyása a helyes meghatározás |
Ez a feladat itt nem értelmezhető. Itt a részjelentés elküldése a megfelelő meghatározás |
Nem értelmezhető. Itt az irattározás a fontos feladat. |
|
8. |
A feladatok szakmai befejezése |
- |
A szerződésben foglaltak szerinti szakmai teljesítés |
Szakmai jelentés |
Az adott feladattal megbízott főigazgató-helyettes |
A szerződésben meghatározottak szerint |
Az adott feladattal megbízott főigazgató-helyettes vagy a költségvetési szerv vezetője |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
|
9. |
A záró szakmai jelentés és pénzügyi beszámoló elkészítése |
Ámr., ÁFA tv., az adott szerződés |
A 8. pontban foglalt feladat szakmai és pénzügyi teljesítése után el kell készíteni a végső szakmai jelentést és a pénzügyi elszámolást. |
Záró szakmai és pénzügyi beszámoló |
Az adott feladattal megbízott főigazgató-helyettes és a gazdasági vezető |
A szerződésben meghatározottak szerint |
A költségvetési szerv vezetője |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
A feladatteljesítés pénzügyi elszámolását a főkönyvi és analitikus könyvelés adataival egyeztetni kell, és ezután küldhető el a megbízónak. |
A Hivatal szabályzatai
A hivatali alkalmazottakra, az ügyintézésre és működésére a következő külön szabályzatok vonatkoznak:
1. Gazdálkodási Szabályzat;
2. Bizonylati Szabályzat és Album (mellékletekkel);
3. Eszközök és Források Értékelési Szabályzata;
4. Eszközök és Források Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata;
5. Munkavédelmi és Tűzvédelmi Szabályzat;
6. Önköltség-számítási Szabályzat;
7. Pénzkezelési Szabályzat;
8. Szabályzat a Felesleges Vagyontárgyak Feltárásáról, Hasznosításáról és Selejtezéséről;
9. Szabályzat a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásáról;
10. Szabályzat a Hivatal Számviteli Politikájáról;
12. Belső Ellenőrzési Kézikönyv;
13. Közbeszerzési Szabályzat;
14. Belső Iratkezelési Szabályzat;
15. Szabályzat az Oktatási Hivatal által közzéteendő adatok meghatározásáról, illetve a közzététel módjáról;
16. Titkos Ügykezelési Szabályzat;
17. Szabályzat a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének rendjéről;
18. Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat;
19. Közszolgálati Szabályzat;
20. Informatikai Szabályzat.
A szabályzatok előkészítéséért az 1-11. pontokban szereplő szabályzatok esetében a gazdasági vezető, a 12. pontban szereplő szabályzat esetében a Belső ellenőrzés, a 13-19. pontokban szereplő szabályzatok esetében a Jogi és Igazgatási Főosztály vezetője, a 21. pontban szereplő szabályzat esetében az informatikai elnökhelyettes felel.
Az elnöki jóváhagyást követően a Jogi és Igazgatási Főosztály gondoskodik arról, hogy a szabályzatot az érintettek megkapják, és az Intraneten is elérhető legyen.
A vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek
b) a közoktatási elnökhelyettes
c) az informatikai elnökhelyettes
j) az ügyrend értelmében a közbeszerzési eljárásban közreműködő köztisztviselő
