Műveletek

Akadálymentes nézet Bezárás
  • Tartalom

5/2006. (BK 21.) ÖTM utasítás

5/2006. (BK 21.) ÖTM utasítás

az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról*

2006.12.01.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (1) bekezdése, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan – a Magyar Országos Levéltár egyetértésével – kiadom az alábbi

utasítást:

1. Az utasítás hatálya kiterjed az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium hivatali szervezeteire (hivatali egységeire).

2. Az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás melléklete szerint határozom meg.

3. Ez az utasítás 2006. december 1. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg hatályát veszti a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának kiadásáról szóló 29/2002. (BK 21.) BM utasítás 2. számú függeléke.

Dr. Lamperth Mónika s. k.,
önkormányzati és területfejlesztési miniszter

Melléklet az 5/2006. (BK 21.) ÖTM utasításhoz

Az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium hivatali szervezetei (hivatali egységek) Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

Értelmező rendelkezések

1. Ezen Iratkezelési Szabályzat alkalmazása során:

Adat:

a számítástechnikában adatnak minősül minden olyan információhalmaz, amely egy meghatározott formátumban egyszerűen és kényelmesen továbbítható, illetve alkalmazható;

Adatbázis:

az adatok rendszerezett gyűjteményét jelöli, amely ezáltal könnyen értékelhetővé, használhatóvá és frissíthetővé válik;

Adatbiztonság:

az informatikai (adattároló és feldolgozó) rendszer állapota, amelyben az adatok elvesztésének illetve megsemmisülésének kockázata különböző intézkedésekkel elviselhető mértékűre csökkenthető. Ez az állapot olyan nemzetközi szabványokon alapuló előírások és megelőző biztonsági intézkedések betartásának eredménye, amelyek az információk elérhetőségét, sérthetetlenségét és megbízhatóságát érintik. Az adatok technikai védelmét jelenti;

Adatvédelem:

az adatok jogi értelemben vett (törvényekkel, szabályzatokkal való) védelmét jelenti;

Aláírás-ellenőrző adat:

olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ;

Aláírás-létrehozó adat:

olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ;

Aláírás-létrehozó eszköz:

olyan hardver, illetve szoftver eszköz, melynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza;

Aláíró:

az a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult;

Alszámos iktatás:

az ügyben elsőként keletkezett vagy érkezett irat iktatószámának alszámain kerülnek iktatásra az ügyre vonatkozó további iratváltások;

Archiválási szolgáltató:

törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató;

Átadás:

irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

Átadás-átvételi jegyzék:

az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

Átadó ív:

az iratok átadását-átvételét igazoló ív. Az átadó ívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni;

Átmeneti irattár:

a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;

Beadvány:

valamely szervtől vagy személytől érkező papír alapú vagy elektronikus irat;

Besorolás:

az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően;

Besorolási séma:

az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra;

Biztonságos aláírás-
létrehozó eszköz:

törvénybe foglalt követelményeknek eleget tevő aláírás-létrehozó eszköz;

Csatolás:

iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

Digitális aláírás:

digitális adatok hitelesítésére szolgáló kódsorozat, amely matematikai algoritmussal készített, és a titkos üzenetek végéhez csatolt. Lehetővé teszi, hogy minden digitálisan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenet sértetlenségét. A küldő privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentumfüggő, azaz, ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben, akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza;

Dokumentum:

egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum;

Elektronikus aláírás ellenőrzése:

az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával;

Elektronikus aláírás érvényesítése:

annak tanúsítása minősített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt;

Elektronikus aláírás felhasználása:

elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése;

Elektronikus aláírás:

elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

Elektronikus aláírási termék:

olyan szoftver vagy hardver, illetve más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevő, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, valamint elektronikus aláírások, illetőleg időbélyegző készítéséhez vagy ellenőrzéséhez használható;

Elektronikus dokumentum formátuma:

elektronikus dokumentum formátumának tekintendő az a műszaki előírás, amely az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének biztosítása céljából összefüggő módon rögzíti
a) meghatározott felhasználási célú elektronikus dokumentumfajta egyes műszaki jellemzőit, felépítését vagy adatszerkezetét, ideértve az elektronikus dokumentum informatikai rendszerek közötti kicserélésének feltételeit és eljárását is, vagy
b) az elektronikus dokumentumot tároló elektronikus adathordozóval szemben támasztott követelményeket;

Elektronikus dokumentum:

elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

Elektronikus hitelesítés:

az elektronikus aláírás hitelesítés szolgáltatás keretében a hitelesítés szolgáltató azonosítja az igénylő személyét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változtatások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információt;

Elektronikus irat:

számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak;

Elektronikus másolat:

valamely papír alapú dokumentumról a rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest;

Elektronikus okirat:

olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magába;

Elektronikus tájékoztatás:

olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet;

Elektronikus út:

az eljárási cselekmények elektronikus adatfeldolgozást, tárolást, illetőleg továbbítást végző vezetékes, rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése;

Elektronikus ügyintézés:

a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége;

Elektronikus visszaigazolás:

olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;

Elektronikusan aláírt irat:

törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;

Elektronikusan történő aláírás:

elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;

Előadói ív:

az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;

Előirat:

az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye;

Előírt formátum:

az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló rendeletben előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni;

Előzményezés:

az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni;

Elsődleges besorolási séma:

a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv;

Érkeztetés:

az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben;

Érvényességi lánc:

az elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata, (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenőrző adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, visszavonására vonatkozó információk, valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikus aláírás ellenőrző adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás, illetve időbélyegző, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt;

Expediálás:

az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;

Feladatkör:

azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás:

elektronikus aláírás, amely
– alkalmas az aláíró azonosítására,
– egyedülállóan az aláíróhoz köthető,
– olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak,
– a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető;

Gépi adathordozó:

külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

Hatáskör:

az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni;

Hitelesítési rend:

olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára;

Hivatkozási szám:

a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

Hozzáférési jogosultság:

meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

Időbélyegzési rend:

olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely időbélyegző felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára;

Időbélyegzés:

a szolgáltató az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz időbélyegzőt kapcsol;

Időbélyegző:

elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

Iktatás:

az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;

Iktatókönyv:

olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

Iktatószám:

olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;

Informatikai célrendszer:

a hatóság által elektronikus ügyintézés nyújtása céljából igénybe vett informatikai eszközök (szoftver és hardver eszközök) összessége, amelyek a közigazgatási hatósági eljárásban az ügyféllel vagy más hatósággal kapcsolatot tartanak, vagy amelyek a közigazgatási hatósági üggyel kapcsolatos adatot kezelnek;

Interaktív szolgáltatások:

az egyszerű tájékoztatáson túlmenő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőrendszerek, tematikus tájékoztatók, amelyek csak az ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapján;

Internetes ügyfélszolgálat:

az elektronikus közigazgatási ügyféltájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület;

Irat:

valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

Iratkezelés:

az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

Iratkezelési szabályzat:

a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv;

Iratkezelési szoftver:

az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere;

Iratkezelő:

az ügyiratok kezelésével megbízott személy;

Iratkölcsönzés:

az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;

Irattá nyilvánítás:

az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;

Irattár:

az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;

Irattárba helyezés:

az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;

Irattári anyag:

rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

Irattári terv:

a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

Irattári tétel:

az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

Irattári tételszám:

az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;

Irattári tételszámmal való ellátás:

az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

Irattározás:

az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

Kapcsolatos szám:

ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez;

Képi megfelelés:

az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

Kézbesítés:

a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

Kezelési feljegyzések:

az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

Kiadmány:

a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat;

Kiadmányozás (kiadványozás):

a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel);

Kiadmányozó:

a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

Kijelölt tanúsító szervezet:

olyan szervezet, amely megfelelőség értékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében;

Közfeladatot ellátó szerv:

az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;

Közirat:

a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

Közlevéltár illetékessége (illetékességi köre):

a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni;

Közlevéltár:

a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

Központi irattár:

a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;

Küldemény bontása:

az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

Küldemény:

az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

Láttamozás:

az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;

Lenyomat:

olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amelynek képzése során a használt eljárás (lenyomatképző eljárás) a képzés időpontjában teljesíti a következő feltételeket:
a) a képzett lenyomat egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból;
b) a képzett lenyomatból az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés;
c) a képzett lenyomat alapján az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges olyan elektronikus dokumentum utólagos létrehozatala, amelyre alkalmazva a lenyomatképző eljárás eredményeképp az adott lenyomat keletkezik;

Levéltár:

a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

Levéltárba adás:

a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

Levéltári anyag:

az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

Levéltári gyűjtőkör:

a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol);

Levéltári kutatás:

a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében;

Magánirat:

a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;

Maradandó értékű irat:

a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

Másodlat:

az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;

Másolat:

az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

Másolatkészítő rendszer:

a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese;

Megsemmisítés:

a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése;

Mellékelt irat:

az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;

Melléklet:

valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

Metaadat:

strukturált vagy félig strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került;

Minősített elektronikus aláírás:

olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki;

Minősített hitelesítés-szolgáltató:

olyan szolgáltató, amely a nyilvánosság számára – adott tárgyú minősített tanúsítványt – kibocsátó hitelesítés-szolgáltató;

Minősített tanúsítvány:

a törvényi követelményeknek megfelelő olyan tanúsítvány, melyet minősített szolgáltató bocsátott ki;

Mutatózás:

a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél;

Naplózás:

az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása;

Nyilvános magánlevéltár:

a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a törvényben foglalt követelményeknek;

Osztott iktatás:

a központi irodában, de belső hivatali egységenként, vagy a belső hivatali egységnél önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikusan történő iktatás;

Papíralapú dokumentum:

a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

Papíralapú közokirat:

papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény szerinti közokirat;

Raktári egység:

a levéltári anyagnak a raktári rendszerezés, illetve rendezés vagy tagolás során kialakított része, a raktári épületnek és helyiségnek, valamint a tárolás eszközeinek megfelelően;

Selejtezés:

a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

Személyes adat:

a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak;

Szerelés:

ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;

Szerv:

valamennyi közfeladatot ellátó, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;

Szervezeti és működési szabályzat:

a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket;

Szignálás:

az ügyben eljárni illetékes hivatali egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

Szolgáltató:

elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet;

Tanúsítás:

olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, jogszabály alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver megfelel a külön jogszabályban előírt követelményeknek;

Tanúsítvány:

a hitelesítésszolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget;

Tartalmi megfelelés:

az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papír alapú dokumentum – a joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést;

Továbbítás:

az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;

Ügyfélkapu:

az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó szervekkel;

Ügyintézés:

valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

Ügyintéző:

az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

Ügyirat:

egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

Ügyiratdarab:

az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;

Ügykör:

a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;

Ügyvitel:

a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

Vegyes iktatás:

részben központilag, részben hivatali egységenként történő iktatás;

Vegyes ügyirat:

papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.



Az iratkezelés szervezete

2. Az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: ÖTM) hivatali egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el. Az ÖTM hivatali egységei az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása azonban központilag történik. A hálózati formában működő számítógépes iratkezelés is a fenti struktúrát követi.



Az iratkezelés felügyelete

3. Az önkormányzati és területfejlesztési miniszter meghatározza az ÖTM iratkezelésének előírásait, gondoskodik az iratkezelés személyi, tárgyi és szervezeti feltételeinek kialakításáról, biztosítja az ügyintézés, iratkezelés szabályainak megtartását.

4. Az ÖTM iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét a közjogi és koordinációs szakállamtitkár látja el, aki:

a) gondoskodik az Iratkezelési Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről;

b) intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén gondoskodik az Iratkezelési Szabályzat módosításáról;

c) az iratkezelést végző(k), vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről;

d) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáról és működtetéséről, az ahhoz tartozó jogosultsági rendszer kialakításáról;

e) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról.

5. A közjogi és koordinációs szakállamtitkárt a fenti feladatkörének ellátásában az iratkezelés szabályozása és ellenőrzése tekintetében az ÖTM Központi Irattára (a továbbiakban: Központi Irattár), az elektronikus iktatórendszer működtetése tekintetében, pedig az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Távközlési Szolgálata segíti.

6. Az ÖTM szakállamtitkárai személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezeléséért.

E felelősségi körben kötelesek:

a) a hivatali egységek vezetőin keresztül biztosítani az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének rendszeres ellenőrzését,

b) ellenőrizni a szabálytalanságok megszüntetését,

c) szakszerűen működtetni a szakterületük átmeneti irattárait,

d) gondoskodni az iratanyag selejtezéséről,

e) gondoskodni a nem selejtezhető iratanyag Központi Irattárba adásáról,

f) közvetíteni a hivatali egységek vezetőinek az Iratkezelési Szabályzat módosítására irányuló javaslatait.

7. Az ÖTM hivatali egységeinek vezetői – az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg az iratkezelést.

8. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért (az ügyirat tisztázásáért, az irattári tételszám meghatározásáért és az egyéb ügykezelői utasítások megadásáért, az iratok nyomon-követhetőségének biztosításáért, az iratokkal való elszámolásért).

9. Az ügykezelő felelős a hivatali egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemények átvételéért, bontásáért, nyilvántartásáért (érkeztetés, iktatás, kiadás, visszavétel), továbbításáért, postázásáért, irattározásáért, őrzéséért, selejtezéséért, segédeszközök nyilvántartásáért, selejtezéséért, a vezető által meghatározott határidő nyilvántartásáért, a 3 hónapon túl kint lévő irat nyilvántartásáért és erről a közvetlen vezető tájékoztatásáért.

10. A Magyar Országos Levéltár – a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében – az Iratkezelési Szabályzat alapján ellenőrizni jogosult az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.

11. A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet az iratkezelés jogszerűségének fenntartása érdekében ellenőrzi az ÖTM iratkezelését.



Az iratok rendszerezése, nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

12. Az önkormányzati és területfejlesztési miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.

13. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány-tervezet a legfelső.

14. Az ÖTM-hez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet és az elektronikus iktató adatbázist, az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

15. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.



Az irat védelmével kapcsolatos szabályok

16. Az ÖTM dolgozói csak azokhoz a papír alapú, valamint számítástechnikai adathordozón tárolt iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. Az ÖTM munkatársai személyes felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

17. Iratot munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni – a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával – csak vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

18. Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

19. A belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő iratok megismerésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 19/A. §-ában foglaltak az irányadók.

20. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell.



Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása/elhelyezése

21. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján az egyes hivatali egységek ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzik.

22. Az iratkezelésnek lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történjen.

23. A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a hivatali egység vezetője elrendelheti a kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívüli tárolását az épületőrség ügyeletén. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az illetékes vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

II. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

A küldemények átvétele, felbontása, az ügyintéző kijelölése
A küldemény átvétele és érkeztetése

24. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása útján kerül a hivatali egységekhez.

25. A küldemény átvételére jogosult:

a) a címzett, vagy az általa megbízott személy;

b) a vezető, vagy az általa megbízott személy;

c) a hivatali egység ügykezelője;

d) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy;

e) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy;

f) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az egyes hivatali egységek hivatalos elektronikus postafiókja.

26. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot;

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét;

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét;

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

27. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az átvevő valamennyi küldeményt érkezteti. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt – átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással – igazolni kell.

28. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy hivatali egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

29. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni kell.)

30. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

31. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző hivatali egység feladata jegyzéket vezetni az átirányított iratokról.

32. A küldemények átvételénél az ÖTM-ben érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).

33. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) az ÖTM informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,

c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

34. A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől.

35. Elektronikus iratot számítógépes adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni, csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót, mint iratot, a kísérőlapot, mint mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Egy számítógépes adathordozón csak azonos hivatali egységhez tartozó irat(ok) adható(k) át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell küldeni.

36. A postaátvevő az érkezett küldeményeket hivatali egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékesekhez. A postaátvevő a küldeményeket a kézbesítőkönyvekkel együtt naponként többször, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja.



A küldemények felbontása

37. A külső szervtől érkezett küldeményeket az illetékes hivatali egység ügykezelője bontja fel, kivéve:

a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel),

b) a minősített iratokat csak a címzett, vagy a minősített iratok kezelésére kijelölt személy bonthatja fel,

c) a hivatali egység vezetője által kijelölt tisztségviselők nevére érkezett küldeményeket.

38. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a hivatali egység ügykezelőjéhez.

39. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl.: melléklet) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

40. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.)

41. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, második példányát a feladóhoz el kell juttatni. A harmadik példány a szervnél marad. A tévesen felbontott küldeményben található minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügykezelőhöz kell továbbítani.

42. A felbontó a kézbesítőkönyvben köteles rögzíteni az átvétel és a felbontás tényét az átvétel dátumának megjelölésével.

43. A faxon érkezett irat esetében – ha az nem időtálló faxpapíron érkezett – gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A másolat hitelesítését – záradékkal – az eredeti irat őrzésére kijelölt hivatali egység ügykezelője végzi. Egyebekben a faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.

44. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt hivatali egységnek átadni.

45. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel látták el.



Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

46. Az irat szignálása előtt az ügykezelőnek meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzményirata. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az érkezett irathoz kell kapcsolni.

47. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését a „csatolt dokumentumok” rovatban jelölni kell.

48. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak, ezt az iktatórendszerben jelölni kell. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, az iktatókönyv „Megjegyzés” vagy „Előzményirat” rovatában fel kell tüntetni azt az iktatószámot, melyhez az iratot szerelték, illetve az új iratnál a hozzászerelt irat iktatószámát (pl. „vele: 14 – 135/1980”). Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. A korábbi iktatókönyvben pedig jelezni kell, hogy melyik számú anyaghoz van szerelve (pl. „szerelve a 14 – 126/2000. számhoz”). Az előzményiratok szerelését az iktatóprogramban és az újabb iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni.



Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

49. Az ügykezelő az érkezett iratot – iktatás előtt – az ügyintéző kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak egy ügyhöz tartozó iratonként előadói ívbe helyezve bemutatni. A vezető – a minősített iratok kivételével – engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

50. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

51. Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet, minisztériumi szervet, vagy részleget, illetve személyt);

b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre és aláírja.

52. Továbbszignálás esetén az iratanyagért mindig az utoljára megjelölt hivatali egység a felelős. Az iratkezelés során az öntapadós jegyzettömb-lap elhelyezése a küldeményre és az előadói ívre nem megengedett.

III. FEJEZET

AZ IRAT NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA ÉS KIADÁSA

Az irat nyilvántartásához használt ügykezelési nyilvántartások

53. Az ügykezelőnél az irat nyilvántartása történhet:

a) főnyilvántartókönyvben;

b) átmenőnaplóban (a vezetőnek bemutatásra kerülő, de iktatást nem igénylő iratok nyilvántartására);

c) elektronikus iktatókönyvben, mely magába foglalja a név- és tárgymutatót (az iktatott anyagok nyilvántartására);

d ) számítógépen, vagy kiadási füzetben (nem iktatandó iratok, pl. utasítások és más belső normák nyilvántartására stb.);

e) átadókönyvben (más szerv részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén).

54. Főnyilvántartókönyvben nyilvántartásba kell venni az átmenőnaplót, az iktatókönyvet, a kiadási füzetet és az átadó könyvet. A főnyilvántartókönyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.

55. Az ügykezelő a nyilvántartásba vett könyvet, naplót, füzetet hitelesíti, lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv …… számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20… év …… hó … nap. Lezárva. 20… év …… hó … nap.”, aláírja, a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot rávezeti.



Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

56. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

a) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;

b) a pénzügyi bizonylatokat, számlákat;

c) a munkaügyi nyilvántartásokat;

d) a bérszámfejtési iratokat;

e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;

f) az utasításokat;

g) az intézkedéseket;

h) az „s. k. felbontásra” érkezett iratokat.

57. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni

a) a meghívókat;

b) a tananyagokat, a tájékoztatókat;

c) az üdvözlő lapokat;

d) az előfizetési felhívásokat, a reklám anyagokat, az árajánlatokat, az árjegyzékeket;

e) a visszaérkezett tértivevényeket;

f) a közlönyöket, sajtótermékeket.

58. Kiadási füzetben kell nyilvántartani az utasításokat és intézkedéseket, átmenőnaplóban a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat és az „s. k. felbontásra” érkezett iratokat. Az átmenőnapló, illetve kiadási füzet nyilvántartási számát az iratra fel kell jegyezni.

59. Az átmenőnapló „Megjegyzés” rovatában az irat elintézésének módjaként be kell jegyezni az iktatószámot, ha az ügykezelő az iratot iktatásra visszakapta, valamint a visszavárólag érkezett irat esetén a visszaküldés tényét, véglegesen kiadott irat esetén a „VE” jelzést.

60. Szükség esetén kiadható iktatószám olyan iratok iktatásához is, amelyek elintézésének figyelemmel kísérését, őrzését (irattározását) vezetői utasítás a hivatali egység hatáskörébe utalja.



Az iktatás

61. A szervhez érkező, illetve ott keletkező iratokat – meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad. Iktatás céljára, iratkezelési szoftver alkalmazásával, évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

62. Az iktatás számítógépen, elektronikus iktatóprogramban, alszámokra tagolódó sorszámos iktatással történik. Egy sorszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Ha az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni.

63. Együttes nyilvántartási és mutatózási rendszert kell alkalmazni. Ebben az esetben az iratok iktatását és mutatózását együtt, betűsoros (számítógépes) nyilvántartás foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

64. Nagyobb iratforgalmú hivatali egységek az iktatást végezhetik szakáganként, vagy ha az elhelyezés ezt szükségessé teszi, az iratok iktatására számkeretet lehet használni. (Pl. anyagi jellegű ügyek 500-1500-ig stb.). A megszűnt szervek számkerete öt évig nem használható fel. Az új hivatali egységeknek új számkeretet kell kijelölni.

65. Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Év végén az iktatókönyvet és a segédleteket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet (segédletet) kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

66. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.

67. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

68. Az elektronikus iktatókönyvet, valamint a név- és tárgymutatót az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után – a digitális hitelesítés bevezetéséig – ki kell nyomtatni papíralapra, össze kell fűzni oly módon, hogy a lapok ne legyenek cserélhetők, majd az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt, a keltezést követően aláírással, továbbá a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával hitelesíteni.

69. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő-, előzmény- (alap)irata. Ha van, akkor annak az iktatószámához alszámra, ha nincs, akkor a soron következő iktatószámra kell iktatni.

70. Ha az iratnak a tárgyévet megelőző évben keletkezett előzménye van, akkor azt szerelni kell az újonnan érkezett, tárgyévi iktatószámot kapott irathoz.

71. Az iktatásra kerülő iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktató bélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

72. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a hivatali egység nevét, székhelyét;

b) az iktatás évének, hónapjának, napjának;

c) az iktatókönyv sorszámának (alszámának);

d) az ügyintéző nevének;

e) a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat;

f) az irat számának és lapszámának, valamint mellékletei számának és lapszámának, továbbá

g) az előzmény szerelésének feltüntetésére szolgáló rovatokat.

73. Az iktatás során az iktatókönyvben, illetve az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

a) az iktatás sorszámát (iktatószám),

b) az iktatás időpontját,

c) az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait,

d) a küldő iktatószámát (hivatkozási szám),

e) az irat tárgyát,

f) az elő- és utóirat korábbi azonosító-(iktató)számát,

g) az ügyintéző hivatali egység és az ügyintéző azonosító adatait,

h) az elintézés határidejét,

i) az elintézés módját, idejét,

j) az esetleges címzett(ek)et,

k) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

l) az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét,

m) az iratnak és mellékletének számát (ha az korábban nem került rögzítésre).

74. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „melléklet a ... számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Az iktatószám négy számcsoportból áll:

a) az előszám (iktatóhely azonosító) a Központi Irattáránál nyilvántartott és a hivatali egységek részére biztosított egy-, kettő- vagy háromjegyű arab szám;

b) a második számcsoport az iktatókönyv következő sorszáma (főszám);

c) a harmadik számcsoport – az úgynevezett alszám – az ügyben beérkezett irat alszámának meghatározása;

d) az iktatószám utolsó tagja az iktatás évszáma. (Pl. 14 – 135/5/1991.)

75. Ha az alapirathoz kapcsolódóan más irat érkezik (válasz, jelentés stb.), illetve az ügyben saját irat készül, azt az alapirat számára kell beiktatni.

76. Rendszeresen érkező vagy keletkező, azonos tételbe sorolható, azonos őrzési idejű – általában egy intézkedéssel lezáruló – ügyek iratait tárgyanként gyűjtőszámon célszerű iktatni (pl. munkatervek, értekezletek anyagai stb.). Ez esetben az iktatókönyvből lehet az adott ügycsoportra kiemelni iktatószámot.

77. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

78. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.



Az irat kiadása, átadása

79. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügykezelő az átadókönyv vagy átmenőnapló rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

80. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából:

a) az iktatott iratok közül a hivatali egységen belül más részlegnek átadásra;

b) más külső szervnek továbbításra, valamint;

c) a határidőbe és irattárba helyezésre kerülő iratokat.

IV. FEJEZET

AZ IRAT KÉSZÍTÉSE, KIADMÁNYOZÁSA

81. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

82. Azokban az ügyekben, amelyben a kiadmánytervezetet a készítője kiadmányozza, továbbá, ha a kiadmányozó erre engedélyt ad, a kiadmány és a kiadmánytervezet egyidejűleg is elkészíthető.

83. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát.

84. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján jelzi, hogy az ügyet milyen számon intézték el. A kiadmánytervezetet a szöveg utolsó sora után az ügyintéző baloldalon szignálja, a kiadmányozó a jobb oldalon aláírja (kiadmányozza).

85. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó sajátkezűleg aláírja,

b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá

c) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos körbélyegzőjének lenyomata szerepel.

Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv körbélyegzőjének lenyomata.

86. Az „s. k.” jelzésű kiadmányokat hitelesíteni kell. A hitelesítési záradék „A kiadmány hiteles” szövegből, a körbélyegző lenyomatából és az ügykezelő aláírásából áll.

87. A kiadmányozási jog gyakorlását a vezető ügyrendben, (SZMSZ-ben), illetve munkaköri leírásban határozza meg.

88. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma feltétlenül indokolja. E bélyegző használatát az államtitkár, illetve a szakállamtitkár engedélyezi.



Digitális hitelesítés

89. Az elektronikusan előállított, a hivatali egységek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére – az idevonatkozó szabályozásnak megfelelően – elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni.



A kiadmányozott irat külalakja

90. A kiadmányozott iratokon az alábbiakat kell feltüntetni:

a) az irat első lapjának fejrészén:

aa) a miniszter által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyar Köztársaság címerét (téglalap alakú nemzeti színű keretben) és az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztere megnevezést,

ab) az államtitkár által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyar Köztársaság címerét (téglalap alakú nemzeti színű keretben), az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium és a kiadmányozó megnevezését,

ac) a kabinetfőnök, a szakállamtitkárok és a hivatali egységek által kiadmányozott iratokon, a lap bal felső sarkában a Magyar Köztársaság címere, az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium és a kiadmányozó, vagy a hivatali egység megnevezését;

b) az első lap fejrésze alatt bal oldalon az iktatószámot;

c) az iktatószám alatt a címzésben:

ca) a címzett nevét, beosztását, székhelyét és címét;

d) az irat első lapjának jobb felső sarkán:

da) az ügyintéző nevét és telefonszámát,

db) válasz esetén a hivatkozási számot,

dc) az irat tárgyát;

e) a szöveg alatt bal oldalon:

ea) a keltezést (helység, év, hó, nap), az s. k. jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot (ez alól kivétel a nyomdai úton készített kiadvány),

eb) a mellékletek számát (10 lapig lapszám szerint, azon felül csomag megjelöléssel),

ec) a címzettek megnevezését, ha az irat 2–5 példányban készült, efölött külön elosztó ívet kell készíteni;

f) a szöveg alatt jobb oldalon:

fa) a kiadmányozó nevét, beosztását, hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatát;

g) az irat első lapjának alján középen:

ga) a hivatali egység címét, telefonszámát és elektronikus elérési lehetőségét;

h) a kiadmányhoz készített mellékleten, az irat első lapjának jobb felső sarkán a „Melléklet a ..... számú irathoz” szöveget.

(Az ÖTM hivatali szervezetei által rendszeresen használt irattípusokat az Iratkezelési Szabályzat 2. függelékét képező iratmintatár tartalmazza.)

91. Amennyiben a kiadmánynak nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

92. A levelezés során a b) pontban foglalt kivétellel:

a) a levelezésben fekete-fehér fejrésszel ellátott normál levél és faxpapírt szükséges alkalmazni; az egységes fejrész elektronikus letöltési lehetőségéről a közjogi és koordinációs szakállamtitkár gondoskodik,

b) a miniszteri és államtitkári levelezésben színes fejrésszel ellátott nyomdai úton előállított levélpapírt szükséges alkalmazni,

c) az Országos Választási Bizottság a hivatali levelezés során saját arculat kialakítására jogosult,

d) a levelezés során alkalmazott iratokat tartalmazó arculati kézikönyvet a Sajtó és Kommunikációs Főosztály biztosítja.



Az irat továbbítása, expediálása

93. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmány(oka)t és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni.

94. Az iratokat a hivatali egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles:

a) az iratot a címzettnek az ezen Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani;

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni;

c) az irat irattárban maradó példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.

95. A hivatali egység ügykezelőjének ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket szerelték-e.

96. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon küldött irat esetén a „továbbítási jegyzőkönyv”-et az irathoz kell csatolni.

97. A boríték címoldalán

a) fel kell tüntetni:

aa) a küldő hivatali egység megnevezését és címét,

ab) az irat(ok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

ac) a címzett megnevezését és címét;

b) fel lehet tüntetni: a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).

98. Szükség esetén – ha az iratforgalom nagysága indokolja – az irattovábbításhoz futárzsákot lehet alkalmazni. A futárzsákok lezárásához lakatot kell használni, ennek kulcsát az ügykezelők kezelik.

99. Az iratot a futárszolgálattal, postán vagy saját (alkalmi) kézbesítővel kell továbbítani. Telefaxon és e-mail-ben küldött irat továbbítását az időpont megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

100. A hivatali egységek indokolt esetben költségkeretük terhére saját postafiókot nyithatnak, ennek számát a futárszolgálattal közölniük kell.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA ÉS IRATTÁRBA HELYEZÉSE

101. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni. A határidőt az ügyben érdemben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven év, hó, nap megjelölésével feltüntetni.



Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

102. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.

103. A határidőt az iktatókönyv vonatkozó rovatában, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

104. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles:

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani;

b) a határidő előtti napon – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.



Az átmeneti irattárba helyezés

105. Az iktatóhelyenként működtetett átmeneti irattárakba kell helyezni a tudomásul vett vagy véglegesen elintézett, rendezett iratot.

106. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – meg kell semmisíteni, az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az Iratkezelési Szabályzat 1. függelékét képező irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rávezetni, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében szerelni.

107. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

108. Nem kell irattárba helyezni azt az önálló ügyintézést nem igénylő, illetve iktatott irathoz nem csatolható iratot, amelyet az ügykezelő nem iktatott.

109. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

110. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.

111. Az átmeneti irattárban az iratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni. Az iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja”, valamint „az irat fellelési helye” rovatába, az irattárba helyezés időpontját és az irattári tételszámnak megfelelő irattári helyet nyilván kell tartani.

112. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. az 1999-ben keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2000. december 31. után, vagyis 2001-ben szabad kiselejtezni.)

113. A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a hivatali egység irattárában kell őrizni a Központi Irattár részére történő átadásig.

114. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen – a rögzített kivételekkel – csak a Központi Irattárnak adhat át.



Az iratok átadása a Központi Irattár részére és a Központi Irattár működése

115. A hivatali egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után legkorábban öt év elteltével a Központi Irattárnak kötelesek átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő. Minősített irat átadását megelőzően – a hatályos titokköri jegyzék alapján – a minősítés fenntartásának indokoltságát felül kell vizsgálni. (A személyi és fegyelmi anyagok, valamint a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Humánerőforrás és Civilkapcsolati Főosztály kezeli és őrzi.)

116. A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, hivatali egységenként, évek szerint, az iktatószámok növekvő sorrendjében, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék (lásd 6. és 7. számú iratminta) kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, zsineg.)

117. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó hivatali egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a Központi Irattárat működtető Főosztály vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratot leadó hivatali egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

118. A hiányosan, vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

119. A Központi Irattárba leadásra kerülő iratokat az iktatóprogramban jelezni kell.

120. Azokról az iratokról, amelyeket a hivatali egység visszatart (pl.: szerződés, peres ügyek) és az iktatókönyvből nincs kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni, amelyet – mellékletként – az „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvhöz”-hez kell csatolni. Későbbi leadás után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel.

121. A hivatali egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát a Központi Irattárnak megküldeni.

122. A Központi Irattár:

a) nyilvántartja az ÖTM hivatali egységeinek iratképző szerveit;

b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet, raktári jegyzéket készít;

c) az őrizetében lévő iratokat rendezi;

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról. Az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék (lásd 6. és 7. számú iratminta) kíséretében adja át. A levéltárak részére történő iratátadások költségei az ÖTM-t terhelik.

123. A Központi Irattár iratot csak a készítő szerv vagy jogutódja vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más hivatali egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más hivatali egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó hivatali egység vagy jogutódja vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Jogutód nélkül megszűnt szerv esetén az engedélyt, a Központi Irattárat működtető Főosztály vezetője jogosult megadni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

124. A Központi Irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt ezen Iratkezelési Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

VI. FEJEZET

AZ ÜGYKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

125. Az ügykezelő feladata a bélyegzők, továbbá a minősített adathordozók tárolására szolgáló lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomók (a továbbiakban: pecsétnyomó) nyilvántartása. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője. A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

126. Címeres körbélyegző a felsőszintű vezető, a hivatali egységnek az ügykörébe tartozó kiadványokon, a kiadmányozási jogkörrel rendelkező sajátkezű aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez használható. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor – az épületen kívüli munkavégzést kivéve – el kell zárni.

127. Pecsétnyomó más munkatársnak csak az ügykezelőnél történő előzetes átírás után adható át. A pecsétnyomót a munkaviszony megszűnése esetén az ügykezelőnek kell visszaadni. A minisztériumon belüli áthelyezés esetén ugyancsak le kell adni és az új hivatali egység ügykezelőjénél kell szükség szerint másik pecsétnyomót kérni, illetve felvenni. A pecsétnyomó elvesztéséről az ügykezelőt, valamint a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály vezetőjét soron kívül írásban kell tájékoztatni.

128. A Minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, a Magyar Köztársaság címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A hivatali egységek körbélyegzőjén felül az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium, alul a szerv hivatalos megnevezése van feltüntetve. Több azonos szövegezésű körbélyegző használatának szükségessége esetén azokat a lenyomatukban is feltüntetett sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

129. Az iktató bélyegzőt, valamint a negatív pecsétnyomót a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztálynál kell igényelni, ahol gondoskodnak a központosított beszerzésről és nyilvántartásról, valamint – az ügykezelőn keresztül – a kiadásról. A régi iktatóbélyegzőt, pecsétnyomót az újonnan készített megérkezését és nyilvántartásba vételét követően selejtezés céljából a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztálynak kell megküldeni. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell készíteni.

130. Az érintettek a címeres körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve a feladataik ellátásához szükséges egyéb bélyegzők elkészíttetéséről, használatáról és a nyilvántartásáról a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályán keresztül gondoskodnak.



A megszűnt hivatali egységek iratainak kezelése

131. Hivatali egység megszűnése esetén az el nem intézett, illetőleg a folyamatban lévő ügyek iratait jegyzék kíséretében át kell adni a jogutódnak, és az átadó szerv iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az átvevő szerv iktatókönyvébe pedig nyilvántartásba kell venni.

132. Ha a megszűnő hivatali egység más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. Az ÖTM-be olvadó hivatalok hivatali egységei jogutódjának a terület szerint illetékes szakállamtitkárságok tekintendők.

133. Ha a megszűnő hivatali egység feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely hivatali egység egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Országos Levéltár egyetértésével kell elvégezni.

134. A jogutód nélkül megszűnt hivatali egység iratanyagát a Központi Irattár veszi át.



Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

135. A hivatali egységtől távozó ügyintézőt, illetve ügykezelőt, vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a hivatali egység iratanyagáért felelős vezető határozza meg.

136. Az ügykezelői munkakör átadása esetén az átadásról jegyzőkönyvet kell felvenni.



Az iratok selejtezése

137. A hivatali egységeknél minden év március 31-ig selejtezni kell a lejárt megőrzési határidejű iratokat. A hivatali egységeknél a Magyar Országos Levéltár selejtezési engedélyét a Központi Irattár közreműködésével kell beszerezni. Az iratok selejtezését az iratok keletkezési évében érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

138. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, további tagját és vezetőjét a hivatali egység vezetője jelöli ki.

139. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés (rendezés, kiválogatás stb.) szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

140. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

141. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre. A nyilvántartásba vett iratok felesleges példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

142. A selejtezés során külön – külön kell összegyűjteni az 1-3-5-10 év után selejtezhető iratokat.

143. A selejtezés során ellenőrizni kell:

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

144. A selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni (lásd 5. számú iratminta), amely tartalmazza:

a) az iratok évkörét,

b) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát,

c) az irattári tétel címét,

d) a selejtezésre kerülő irat terjedelmét,

e) a hivatali egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

f) a megsemmisítés időpontját.

A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

145. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és az ellenőrzést végző vezető aláírják és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával látják el.

146. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzéket 1 példányban a Központi Irattárnak kell megküldeni, amely azokat a Magyar Országos Levéltárhoz továbbítja a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.



Megsemmisítés

147. A Magyar Országos Levéltár selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a hivatali egység vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodjon a megsemmisítésről.

148. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A hulladékanyag-hasznosító vállalatnak a selejtpapírt csak zúzott állapotban, vagy zsineggel átkötött zsákokban és két szállítással megbízott munkatárs felügyelete mellett szabad átadni. Ez utóbbi esetben az iratok megsemmisítése csak a minisztériumi munkatársak állandó jelenlétével történhet. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése a külön szabályozás szerint történik.



Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

149. A hivatali egység vezetője az irányítása alá tartozó hivatali egységnél évente köteles ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az Iratkezelési Szabályzat végrehajtását, az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében köteles intézkedni.

150. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait az átadókönyv (munkakönyv) soron következő rovatába kell bejegyezni.

151. A Magyar Országos Levéltár képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során:

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja;

b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg;

c) ha a hivatali egység a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi.



Az iratok levéltárba adása

152. A nem selejtezhető iratokat általában 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel kell a levéltárnak átadni.

153. A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.

154. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.

155. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni.



A minősített adatot tartalmazó iratok (TÜK-irat) kezelése

156. A hivatali egység vezetője felelős az államtitok, illetve a szolgálati titok megőrzését biztosító személyi és tárgyi feltételek megteremtéséért. Aki államtitok, szolgálati titok birtokába juthat, az államtitok, szolgálati titok védelmére vonatkozó jogszabályokat köteles megismerni és az előírásokat megtartani.

1. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz

AZ ÖNKORMÁNYZATI ÉS TERÜLETFEJLESZTÉSI MINISZTÉRIUM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) IRATTÁRI TERVE
Az irattári tervben alkalmazott rövidítések jelmagyarázata:
NS = nem selejtezhető irattári tétel
HŐ = helyben őrzendő levéltári átadásra nem kerülő, nem selejtezhető irattári tétel
HN = határidő nélkül őrzendő, később meghatározandó időpontban levéltárba adandó, nem selejtezhető irattári tétel

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK

1. JOGALKOTÁSI ÉS KORMÁNYZATI MUNKÁVAL KAPCSOLATOS ÜGYEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadá
(év)

1

Az ÖTM jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai

 

 

a)

a fő- és társfelelősséggel előkészítő, készítő, koordináló hivatali egységeknél

NS

15

b)

a többi véleményező, javaslattevő hivatali egységnél

1

–

2

Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai

 

 

a)

a koordináló hivatali egységeknél

5

–

b)

a többi véleményező, javaslattevő hivatali egységnél

1

–

3

Az Alkotmánybíróság és az országgyűlési biztosok megkeresései

 

 

a)

alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

–

b)

országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél

5

–

4

A miniszterhez intézett interpellációkra, kérdésekre adott válaszok iratai a hivatali egységeknél

5

–

5

Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel kapcsolatos iratok

5

–

6

Tárcaközi bizottságok iratai

 

 

a)

ÖTM vezetésével működő bizottság iratai

NS

15

b)

nem ÖTM vezetéssel működő bizottság iratai

5

–

7

Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, (kormányülések napirendje, módszertani útmutatók, segédletek stb.) koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai

5

–

2. SZERVEZET, MŰKÖDÉS ÉS ÜGYVITEL

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadás
(év)

11

A minisztériumi testületek (szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, szakállamtitkári értekezlet) működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

 

 

a)

a készítő hivatali egységeknél

NS

15

b)

a felhasználó hivatali egységeknél

a feladat alapján keletkező irat őrzési idejének megfelelően

a feladat alapján keletkező irat átadási idejének megfelelően

12

Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

 

 

a)

a készítő hivatali egységeknél

NS

15

b)

a felhasználó hivatali egységeknél

a feladat alapján keletkező irat őrzési idejének megfelelően

a feladat alapján keletkező irat átadási idejének megfelelően

13

Érdekegyeztető Tanács hivatali egységek részére megküldött iratai

5

–

14

Tervek, munkatervek, munkaprogramok

 

 

a)

hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves) vagy időszaki és eseti, de jelentősebb tartalmú (intézkedési, végrehajtási tervek stb.) a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél

NS

15

b)

időszaki és eseti, kevésbé jelentős tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél a végrehajtást követően

5

–

c)

a felhasználó hivatali egységeknél

a feladat alapján keletkező irat őrzési idejének megfelelően

a feladat alapján keletkező irat átadási idejének megfelelően

15

Jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.)

 

 

a)

hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves ) vagy időszaki és eseti, de jelentősebb tartalmú (intézkedési, végrehajtási tervek stb.) a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél

NS

15

b)

időszaki, kevésbé jelentős tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél

5

–

c)

a felhasználó hivatali egységeknél

1

–

16

Statisztikai jelentések, kimutatások

 

 

a)

hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) vagy időszaki, de jelentősebb tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél

NS

15

b)

időszaki és kevésbé jelentős tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél

5

–

c)

a felhasználó hivatali egységeknél

1

–

17

Hivatali egységek által készített ügyrendek és mellékletei

NS

15

18

Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások

NS

15

19

Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok

 

 

a)

vezetők esetén

NS

15

b)

nem vezető beosztású munkatársak esetén

5

–

c)

TÜK ügykezelők esetén

10

–

20

Ellenőrzésről, vizsgálatról készült iratok

 

 

a)

külső szerv által belügyi szervnél végzett ellenőrzésről készített iratok

NS

15

b)

az ÖTM hivatali egysége által végzett ellenőrzésről készített rész-, valamint összefoglaló jelentések az ellenőrzést főfelelősséggel végző hivatali egységnél, valamint az ezzel összefüggő észrevétel, panasz stb.

NS

15

c)

az ÖTM hivatali egységei által végzett ellenőrzésről készített iratok az ellenőrzésben részt vevő részjelentést készítő hivatali egységeknél,

5

–

d)

az ellenőrzött és arról részjelentést kapott hivatali egységeknél

5

–

e)

külső szerv által az ÖTM-hez tartozó gazdasági és társadalmi szervezeteknél végzett ellenőrzésről készített iratok

10

–

21

Nemzetközi együttműködéssel és kapcsolattartással összefüggő ügyek iratai

 

 

a)

az ÖTM feladatkörébe tartozó nemzetközi szerződések, megállapodások, jegyzőkönyvek stb. ..... a főfelelőséggel előkészítő, koordináló hivatali egységnél

NS

15

b)

a többi véleményező, javaslattevő hivatali egységnél

1

–

c)

más minisztérium szerv feladatkörébe tartozó nemzetközi szerződések, megállapodások, jegyzőkönyvek stb. ... a koordináló hivatali egységnél

5

–

d)

a többi véleményező hivatali szervnél

1

–

e)

határmenti együttműködés

10

–

f)

egyéb nemzetközi ügyek

5

–

g)

egyes relációk helyzetéről készített tájékoztatók a kapcsolattartást végző és érintett hivatali egységeknél

3

–

h)

a Vegyes Bizottságok érdemi jelentőségű iratai (megbízólevelek, jegyzőkönyvek, emlékeztetők stb. ...)

NS

15

i)

Vegyes Bizottságok szervezésével, működésével kapcsolatos nem érdemi iratok

3

–

22

Euro-atlanti szervezetekkel és az európai együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai

 

 

a)

érdemi jelentőségű iratok (megállapodások, egyezmények, szerződések, együttműködési programok, jelentések stb.) a kapcsolattartást feladatkörében végző hivatali egységeknél

NS

15

b)

érdemi jelentőségű iratok a kapcsolattartásban érintett hivatali egységeknél

10

–

c)

konferenciákkal, kongresszusokkal, értekezletekkel kapcsolatos iratok, levelezés, úti jelentések, javaslatok, delegációk fogadása, kiutazási tervek stb. a kapcsolattartást végző és érintett hivatali egységeknél

5

–

d)

egyéb hivatali egységeknél

1

–

e)

egyes relációk helyzetéről készített tájékoztatók a kapcsolattartást végző és érintett hivatali egységeknél

3

–

f)

rendőri missziós szolgálatokkal kapcsolatos ügyek iratai

5

–

23

ÖTM és más (országos hatáskörű) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos iratok

 

 

a)

hosszabb távra szóló jelentősebb együttműködés esetén

NS

15

b)

elvi jelentőségű ügyek

10

–

c)

egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés esetén

3

–

d)

biztosítási, intézkedési tervek

3

–

24

PHARE programok, dokumentumok a hivatali egységeknél a feladat elvégzése után

1

–

25

Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos iratok

 

 

a)

együttműködési megállapodások, és ezekkel kapcsolatos értekezletek, emlékeztetők

NS

15

b)

elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek

10

–

c)

egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai

1

–

26

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt ágazati irányítási ügyek iratai

 

 

a)

elvi jelentőségű ügyek iratai

NS

15

b)

elvi jelentőséggel nem bíró ügyek iratai

10

–

27

Eseti vezetői döntés alapján a hivatali egység hatáskörébe utalt igazgatási ügy iratai

a különös részben feltüntetett irattári tétel megőrzési ideje szerint

a különös részben feltüntetett irattári tétel átadási ideje szerint

28

A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek

 

 

a)

érdemi jelentőségű

NS

15

b)

kisebb jelentőségű

5

–

29

A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai

1

–

30

ÖTM szervek által tájékoztatás céljából megküldött iratok

 

 

a)

jelentősebb tartalmú iratok

3

–

b)

egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok (szerződések, ügyeleti szervek által készített napi tájékoztató /összefoglaló/ jelentések stb.)

1

–

31

Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal, termékekkel stb. kapcsolatos tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.)

1

–

32

Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)

1

–

33

Iratbetekintési engedélyügyek iratai

 

 

a)

minősített iratok esetén

NS

HŐ

b)

nyílt iratok esetén

az irat őrzési idejének megfelelően

-

34

Kutatási engedély ügyek iratai

NS

HŐ

35

Ügyvitelszervezéssel kapcsolatos iratok (belső szabályzatok, módszertani útmutatók stb.)

 

 

a)

a készítő hivatali egységeknél

NS

HŐ

b)

a többi hivatali egységnél a hatályon kívül helyezés, illetve elévülés után

3

–

36

Ügyviteli, iratkezelési nyilvántartások

 

 

a)

főnyilvántartó könyv, iktatókönyv, név- és tárgymutató, átmenő napló, átadókönyv, (illetve számítógépes nyilvántartás esetén az évente kinyomtatott felsorolt segédletek)

NS

15

b)

iratkölcsönzési napló

NS

HŐ

c)

futárjegyzék lezárás után

3

–

d)

adattovábbításra vonatkozó nyilvántartás

20

–

e)

Munkanapló (munkafüzet) lezárás után

5

–

37

Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés

NS

HŐ

38

Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés

NS

HŐ

39

Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos feladatok

 

 

a)

érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, rendelkezések stb.)

NS

HŐ

b)

kisebb jelentőségű iratok (nem ügydöntő)

5

–

40

Informatikával, az információs rendszerek adattartalmának korszerűsítésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

elvi jelentőségű

5

–

b)

kisebb jelentőségű

1

–

41

Engedélyezési ügyek (ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai

3

–

42

Ügyiratból adatszolgáltatás

NS

HŐ

43

Külügyminisztériumi anyagok, diplomáciai jelentések

 

 

a)

nemzetközi tevékenységet fő felelősséggel végző szervezeti egységnél

5

–

b)

többi hivatali egységnél

1

–

44

A közigazgatás fejlesztésével kapcsolatos egyéb iratok

5

–

45

Bélyegzők

 

 

a)

ügykezeléshez használt iktatóbélyegzők nyilvántartása, lenyomata és a selejtezésükről készült jegyzőkönyv

NS

HŐ

b)

egyéb bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv

NS

HŐ

46

Negatív pecsétnyomók

 

 

a)

nyilvántartása

NS

HŐ

b)

selejtezési jegyzőkönyve

NS

HŐ

47

Iktatási előszámok nyilvántartása

NS

15

48

A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló)

NS

HŐ

49

Az ÖTM által készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok

NS

15

50

A Szakkönyvtárral kapcsolatos iratok

 

 

a)

leltárkönyv

NS

HŐ

b)

működési feltételek megteremtésével összefüggő iratok

5

–

c)

könyvészeti állománnyal kapcsolatos levelezés

1

–

51

Iratselejtezési engedélyek beszerzésével kapcsolatos iratok

5

–

52

Titokvédelemmel kapcsolatos iratok

 

 

a)

saját kezdeményezésre történő ellenőrzés

3

–

b)

bejelentésre történő ellenőrzés

3

–

53

Irat-felülvizsgálati bizottság működésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

megbízási szerződések

1

–

b)

egyéb iratok

1

–

c)

a Ttv. 29. § (2) alapján történő felülvizsgálat

NS

HŐ

3. HUMÁNERŐFORRÁS ÉS MUNKAÜGYEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadá
(év

71

Foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával, foglalkoztatásával, szolgálati viszonyával kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél a munkaviszony megszűnése után

1

–

72

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok a hivatali egységeknél

 

 

a)

szabadságolással, betegállománnyal (gyed, gyermekápolási díj) kapcsolatos összesített jelentés, valamint munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok

5

–

b)

egyéb eseményekkel kapcsolatos iratok

1

–

73

Szervezési, szervezeti, létszám és munkaköri (állomány)táblázatok a hivatali egységeknél hatályon kívül helyezést követően

1

–

74

Fegyelmi és kártérítési eljárással kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél az eljárás befejezését követően

1

–

75

Kitüntetésekkel, jutalmazásokkal kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél

1

–

76

Képzési, továbbképzési, oktatási ügyek iratai (vizsgaanyagok) a hivatali egységeknél a képzés befejezését követően

1

–

77

Szociális ügyek iratai a hivatali egységeknél

1

–

78

Lakásügyek iratai a hivatali egységeknél

1

–

79

Üdültetéssel kapcsolatos iratok

3

–

80

Álláspályázatok, felhívások

 

 

a)

hazai,

5

–

b)

nemzetközi

5

–

4. GAZDASÁGI ÜGYEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadás
(év)

91

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, a bélyegzők megrendelésével, leselejtezésével kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél

 

 

a)

jelentősebb iratok

5

–

b)

kevésbé jelentős iratok

1

–

92

Leltározással kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél

5

–

93

Pénzügyi levelezés, (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcs. levelezések stb. ...)

5

–

II. KÜLÖNÖS RÉSZ

A HIVATALI EGYSÉGEK IGAZGATÁSI ÜGYEI

MINISZTERI KÖZVETLEN ALÁRENDELTSÉGBEN MŰKÖDŐ HIVATALI EGYSÉGEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadá
(év)

101

PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)

 

 

a)

elvi ügyek, a tevékenység szervezésével kapcsolatos iratok

NS

15

b)

a tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

5

–

102

Sajtótevékenységgel, tudósítókkal kapcsolatos iratok

5

–


ÁLLAMTITKÁR KÖZVETLEN ALÁRENDELTSÉGÉBEN MŰKÖDŐ HIVATALI EGYSÉGEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadás
(év)

121

A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével kapcsolatos iratok

5

–

122

A parlamenti munkával kapcsolatos iratok

5

–

123

Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok

5

–

124

Kormányülés, Gazdasági Kabinet ülés iratai

1

–

125

Közigazgatási Koordinációs Bizottság iratai

5

–

126

A Nemzetbiztonsági Kabinet üléseivel kapcsolatos iratok

 

 

a)

előterjesztések, emlékeztetők

NS

15

b)

egyéb iratok

5

–

127

Miniszterhez intézett azonnali kérdésekkel kapcsolatos iratok

NS

15

128

Miniszterhez intézett kérdésekkel kapcsolatos iratok

NS

15

129

Miniszterhez intézett írásos kérdésekkel kapcsolatos iratok

NS

15

130

Miniszterhez intézett interpellációkkal kapcsolatos iratok

NS

15

131

Napirend előtti felszólalásokkal kapcsolatos iratok

NS

15

132

Napirend utáni felszólalásokkal kapcsolatos iratok

NS

15

133

Kormány és minisztériumi jogalkotási programmal kapcsolatos iratok

5

–

134

Országgyűlési frakcióknak megküldött iratok

5

–

135

Választásokkal kapcsolatos iratok

5

–


KABINETFŐNÖK ALÁRENDELTSÉGÉBEN MŰKÖDŐ HIVATALI EGYSÉGEK

Irattári tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő (év)

Levéltári átadás (év)

151

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos iratok

 

 

a)

felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat és az ellenőrzés során keletkezett iratok

5

–

b)

a felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok

5

–

c)

pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok

5

–

d)

kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők

10

–

f)

a jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat

10

–

g)

az állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz

10

–

h)

egyéb foglalkoztatási jogviszonnyal kapcsolatos iratok

10

–

i)

jogalkalmazási megkeresések, iránymutatások, körlevelek

10

–

j)

volt dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, béradat, iskolai végzettség, magánnyomozói igazolás stb.)

10

–

152

A személyzeti nyilvántartással és vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatos iratok

 

 

a)

személyzeti anyaggyűjtő (személyi anyag)

Jogviszony megszüntetésétől számított 50 év

–

b)

az állományra vonatkozó határozatok eredeti példányai (személyzeti okmánytár)

NS

HŐ

c)

határozatok feldolgozói (második) példányai

3

–

d)

személyi fogyatéki anyagokban kutatás, betekintés

10

–

e)

vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok

10

–

f)

szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások

5

–

g)

igazolvány átadás-átvételi elismervények fegyveres Biztonsági Őrségek és közterület-felügyelők

5

–

h)

igazolványaihoz és jelvényeihez kapcsolódó iratok

3

–

i)

hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok

3

–

j)

a Minisztérium központi épületébe történő beléptetéssel kapcsolatos iratok

3

–

k)

számítógépes személyzeti nyilvántartó rendszerekkel kapcsolatos iratok

5

–

153

Szervezési munkával kapcsolatos iratok

 

 

a)

szervezési, munkaköri (állomány) táblák, előterjesztések eredeti példánya

NS

15

b)

a szervek által előterjesztett javaslatok és kapcsolódó iratok szervezési és létszámgazdálkodással kapcsolatban keletkezett

5

–

c)

levelezések, átiratok (tájékoztatások, állásfoglalások, megkeresések, jelentések)

1

–

154

Fegyelmi eljárással kapcsolatos iratok

 

 

a)

a fegyelmi és kártérítési eljárások iratai

10

–

b)

méltatlanság megállapításának mellőzésére irányuló kérelem iratai

10

–

c)

fegyelmi és kártérítési ügyekkel összefüggő egyéb kérelmek, panaszok

5

–

d)

jelentések, tájékoztatások, statisztikák

3

–

155

Kitüntetések, elismerések iratai

 

 

a)

köztársasági elnöki kitüntetésre vonatkozó javaslatok

5

–

b)

miniszterelnöki elismerésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok

5

–

c)

Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszteri elismerésre vonatkozó javaslatok

5

–

d)

miniszteri elismerésre jutalmazásra vonatkozó javaslatok

5

–

e)

védnökségek, díjak

5

–

f)

más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok

5

–

g)

adóigazolások személyzeti példánya

5

–

h)

kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok

5

–

i)

miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)

5

–

j)

miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

–

k)

nemzetközi (protokoll) raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

–

l)

rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)

5

–

m)

miniszteri keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok

5

–

156

Képzési, továbbképzési ügyek iratai

 

 

a)

költségelszámolások, egyéb igazolások

5

–

b)

pályázatok kiírása, azok elbírálásával kapcsolatos iratok, jegyzőkönyvek

5

–

c)

a felügyelt szakképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok

3

–

d)

tanulmányi szerződések irattári példányai

A képzés befejezését követő vállalt idő után 1 év

–

157

Szociális ügyekkel kapcsolatos iratok

 

 

a)

kérelmek, javaslatok kivizsgálásáról készült jelentések

10

–

b)

az állomány szociális helyzetével, munkakörülményeinek alakulásával és esélyegyenlőség érvényesülésével kapcsolatos értékelések, jelentések

10

–

c)

kegyeleti ügyintézéssel kapcsolatos iratok

5

–

d)

e)

szociális és kegyeleti ügyintézéssel kapcsolatos egyéb átiratok, levelezések
Szociális Bizottsági és Esélyegyenlőségi Bizottsági iratok

1

3

–

–

158

Nyugdíjmegállapítással kapcsolatos iratok

NS

HŐ

159

Bér- és létszámgazdálkodás

 

 

a)

bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

–

b)

létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

–

160

Nemzetbiztonsági ellenőrzéssel kapcsolatban keletkezett iratok

5

–

161

Egészségügyi (gyógyító-megelőző, közegészségügyi) és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok

3

–

162

Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei

NS

15

163

Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai

3

–

164

Csomag ki- és beléptető tömbök nyilvántartása

10

–

165

Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés

3

–

166

Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok

NS

15

167

Központi állami és nemzeti ünnepek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

3

–

168

Nem központi ünnepségek és egyéb rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

3

–

169

Rendvédelemmel, bűnmegelőzéssel, közbiztonsággal kapcsolatos iratok

5

–

170

Pályázatokkal és egyedi támogatásokkal kapcsolatos iratok

3

–

171

Önkormányzati érdekszövetségekkel, Jegyzők Országos Szövetségével, kisebbségi önkormányzatokkal, szakmai érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos iratok

3

–

172

Esélyegyenlőségi és romák társadalmi integrációjával kapcsolatos iratok

3

–

173

Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT), Országos Önkormányzati Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (OÖKÉT) tagjainak megküldött iratai

5

–


KÖZJOGI ÉS KOORDINÁCIÓS SZAKÁLLAMTITKÁR ALÁRENDELTSÉGÉBEN
MŰKÖDŐ HIVATALI EGYSÉGEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadá
(év)

191

Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok

NS

15

192

Országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok

NS

15

193

Jogszabály alkalmazására, értelmezésére vonatkozó állampolgári, vagy szervezeti megkeresésre adott állásfoglalás, tájékoztatás

3

–

194

Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi jog és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok

NS

HN

195

Szerződéstervezetek, véleményezési iratok és szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok

10

–

196

Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok

10

–

197

Alapító okiratok nyilvántartásával kapcsolatos iratok

10

–

198

Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok

3

–

199

NATO, EU minősített irattár működésével kapcsolatos iratok

1

–

200

Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok

3

–

201

Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok

5

–

202

Az ÖTM fejezeti költségvetésének tervezésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés

NS

15

b)

következő évi terv

3

–

c)

évközi módosítás

3

–

d)

alapítvány

1

–

e)

választás

5

–

203

A fejezet (címek, alcímek) finanszírozása

 

 

a)

előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása

5

–

b)

államkincstári pénzellátás

5

–

c)

kormányzati pénzügyi döntések belügyi végrehajtása kormányhatározat alapján

5

–

d)

nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok

5

–

e)

egyéb (fentiekbe nem sorolható) költségvetési iratok

5

–

204

A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásának iratai

 

 

a)

gazdálkodásszabályozás

5

–

b)

központi beruházás

5

–

c)

adózás, társadalombiztosítás, illeték

5

–

d)

költségvetési szervek alapításával, átszervezésével, illetve megszüntetésével összefüggő okiratok

NS

15

e)

Az ÖTM-hez tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok

10

–

205

A fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok

5

–

206

Társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos iratok

 

 

a)

személyi juttatás

5

–

b)

egyéni panaszügyek

5

–

c)

adatszolgáltatás bekérés, összesítés

1

–

d)

munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (PM, KSH stb.)

5

–

e)

bérpolitikai intézkedések végrehajtása

5

–

207

Számvitel

 

 

a)

éves költségvetési beszámoló

NS

15

b)

számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások

5

–

c)

egyéb számviteli iratok

1

–

d)

évközi költségvetési beszámoló

5

–

208

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok

3

–

209

Fejezeti kezelésű előirányzatokkal összefüggő iratok és számviteli dokumentumaik

5

–

210

Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

3

–

211

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő iratok

 

 

a)

gazdasági elemzések iratai

3

–

b)

bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok

3

–

c)

elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok

3

–

212

Iparjogvédelmi, szabadalmi, ipari mintaoltalmi szabványügyi, biztosítási, tűzvédelmi, energetikai, környezetvédelmi ügyekkel kapcsolatos iratok

 

 

a)

nagyobb jelentőségű iratok (szakvélemény, határozat, szerződés, jelentés stb.)

10

–

b)

kisebb jelentőségű iratok

3

–

213

Központi beszerzésű termékellátással kapcsolatos iratok

 

 

a)

haditechnikai termékek esetén

10

–

b)

nem haditechnikai termékek esetén

5

–

214

Termékek és tárgyi eszközök rendszeresítésével, használatba vételével, ezen termékek és eszközök rendszerből, használatból való kivonásával, értékesítésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

nagyobb jelentőségű iratok (szakvélemény, használatból való kivonási határozat, szerződés, jelentés),

10

–

b)

kisebb jelentőségű iratok

3

–

c)

rendszeresítési jegyzőkönyvek és mellékleteik, rendszerből való kivonási határozatok és mellékleteik

NS

HŐ

215

Jármű és egyéb technikai, műszaki fejlesztéssel, ellátással kapcsolatos iratok

5

–

216

Normával és eszközszükséglettel kapcsolatos iratok

 

 

a)

norma és eszközszükséglet meghatározása

5

–

b)

norma elkészítése során keletkezett koordinációs iratok

5

–

217

Közúti gépjármű, vízi és légi jármű beszerzésével, nyilvántartásával, üzemeltetésével, használatával és javításával kapcsolatos levelezés

5

–

218

Eszköz és szolgáltatás ajánlatok

1

–

219

Hadi- és rendészettechnikai eszközök, rendszeresített ruházati cikkek minőségi problémáival kapcsolatos iratok

 

 

a)

minőségi problémával kapcsolatos iratok (reklamációk)

10

–

b)

rendkívüli esemény miatti (haláleset, 100%-os rokkantság stb.) felterjesztés esetén

NS

HŐ

220

Iparjogvédelemmel kapcsolatos iratok

5

–

221

Egyenruházati boltokkal kapcsolatos iratok

3

–

222

Hadi- és rendészettechnikai eszközök, egyenruházati cikkek vizsgálatával, kísérletével és csapatpróbájával (próbahasználatával) kapcsolatos iratok

NS

15

223

Fegyvercserével, elvesztéssel, selejtezéssel, előtalálással kapcsolatos iratok

10

–

224

Fegyverzeti és vegyvédelmi, illetve ruházati anyagigények

 

 

a)

fegyveres biztonsági őrségek fegyverzeti és vegyvédelmi anyagigénye

10

–

b)

ÖTM szervek fegyverzeti, vegyvédelmi és ruházati anyagigénye

5

–

225

Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk

NS

HN

226

Beruházással és felújítással kapcsolatos egyéb iratok

5

–

227

Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok

10

–

228

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk

 

 

a)

kincstári vagyoni körbe kerülés: kijelölés

NS

HN

b)

elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel

NS

HN

c)

vagyonkezelői jog átruházása

NS

HN

d)

hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések

NS

HN

229

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos:

 

 

a)

nagyobb jelentőségű levelezések

5

–

b)

rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után

3

–

c)

kisebb jelentőségű levelezések

1

–

230

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó határozatok

 

 

a)

önkormányzati építési, megosztási

NS

HN

b)

földhivatalai nyilvántartással kapcsolatos iratok

NS

HN

231

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó iratok

 

 

a)

vagyonkezelési szerződések és módosításai

NS

HN

b)

egyéb dokumentációk

NS

HN

232

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos

 

 

a)

adatszolgáltatások, változásjelentések

5

–

b)

egyéb anyagok

5

–

233

Lakásügyekkel kapcsolatos iratok

 

 

a)

nyilatkozatok, engedélyek

NS

HŐ

b)

bérlőkijelölési jogok

NS

HŐ

c)

adásvételi szerződések

NS

HŐ

d)

egyéb megállapodások

NS

HŐ

e)

lakásügyi panaszok

10

–

f)

egyéb iratok

10

–

234

Tárgyévet követő év költségvetésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

költségvetés és kapcsolódó iratok

NS

15

b)

a költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

–

235

Elemi költségvetéssel kapcsolatos iratok

 

 

a)

költségvetés és kapcsolódó iratok

NS

15

b)

a költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

–

236

Éves gazdasági program

NS

15

237

Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga

10

–

238

Középtávú gazdasági program

NS

15

239

Adott év költségvetési tevékenységéről készített beszámolóval kapcsolatos iratok

 

 

a)

költségvetési beszámoló és kapcsolódó iratok

NS

15

b)

a beszámoló készítése során keletkezett iratok

10

–

240

Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló

NS

15

241

Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók

5

–

242

Költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó belső szabályzatok hatályon kívül helyezést követően

5

–

243

Előirányzatok nyilvántartása, módosítása

10

–

244

Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)

3

–

245

Leltárfelvétel, kiértékelés

NS

HŐ

246

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

10

–

247

Működéshez kapcsolódó levelezések

 

 

a)

Magyar Államkincstárral

3

–

b)

Központi Gazdasági Főigazgatósággal

3

–

c)

egyéb szervekkel, szervezetekkel

3

–

248

Szerződések lejáratukat követően

5

–

249

Tartós külszolgálattal kapcsolatos iratok

10

–

250

EU-val összefüggő vezetői, illetve szakértői kiutazás szakmai anyagai

5

–

251

PHARE programokkal kapcsolatos iratok

NS

15

252

Az Európai Unió Tanácsának, Főtitkárságának a polgári válságkezeléssel kapcsolatos határozatai, irányelvei

1

–

253

EU intézményeitől, a brüsszeli, EU melletti Állandó Képviselettől és a Régiók Brüsszeli Irodájától kapott ügyiratok

2

–

254

Az EU polgári válságkezeléssel összefüggő koordinációs feladatok során keletkezett ügyiratok

2

–

255

Az EU polgári válságkezelésben részt vevő magyar kontingens kiképzésével, kihelyezésével kapcsolatos ügyiratok

5

–

256

Polgári Veszélyhelyzeti Tervezési (a továbbiakban: CEP) összekötő részére írt utasítások a tárgyévet követően

1

–

257

CEP összekötő által készített jelentések, tájékoztatók és feljegyzések a tárgyévet követően

1

–

258

CEP összekötővel kapcsolatos anyagi-technikai és pénzügyi iratok

3

–

259

a)
b)

A külföldi országok társminisztériumával folytatott miniszteri tárgya-
lás
előkészítő anyagai,
a háttéranyag és a tárgyalásról készült jelentés



3
NS



–
15

260

a)
b)

A külföldi országok társminisztériumával folytatott államtitkári, szak-
államtitkári szintű tárgyalás
előkészítő anyagai,
a háttéranyag és a tárgyalásról készült jelentés



3
NS



–
15

261

Egyéb munkadelegáció ki- és beutazásával kapcsolatos levelezés, valamint az arról készült úti jelentés

5

–

262

A minisztérium jóváhagyott ki- és beutazási terve és előkészítő anyagai

NS

HŐ

263

Miniszteri, államtitkári, szakállamtitkári szintű program és ajándékjavaslat

3

–

264

Vendéglátással kapcsolatos levelezés, program, pénzügyi elszámolás

3

–

265

Fordításra megküldött

 

 

a)

érdemi anyagok

5

–

b)

meghívók, nyomtatványok, tájékoztató anyagok

1

–

266

Levéltovábbítás

1

–

267

Önkormányzatok testvérvárosi kapcsolataival összefüggő iratok

5

–

268

EU-koordinációval kapcsolatos érdemi iratok

5

–

269

Átmeneti támogatással kapcsolatos iratok

NS

15

270

Egyéb uniós támogatással, illetve közösségi programmal kapcsolatos iratok

NS

15

271

Önkormányzati rendeletek harmonizációjával kapcsolatos megkeresések

3

–

272

Uniós pályázatokra vonatkozó információ kérése

1

–

273

Uniós információszolgáltatással kapcsolatos iratok

1

–

274

Regionális együttműködéssel kapcsolatos iratok

NS

15

275

Visegrádi Alaphoz beérkezett pályázatok véleményezése

1

–

276

a)
b)

Nemzetközi szervezetekkel való együttműködésből adódó levelezés és ügyintézés
miniszteri, államtitkári szintű részvétel
szakállamtitkári, szakértői szintű részvétel



3
1



–
–

277

Szolgálati és diplomata útlevelek kiadása visszavétele, nyilvántartása

3

–

278

Régiók Bizottságával kapcsolatos levelezés

3

–

279

V4 országokkal kapcsolatos együttműködés koordinációja

3

–

280

Nemzetközi szerződések megkötésével és módosításával kapcsolatos ügyintézés

NS

HŐ

281

a)
b)

A Kormányzati Koordinációs Bizottság és szervei üléseivel, működésével kapcsolatos iratok
előkészítő koordinációs iratok
előterjesztések, határozatok, emlékeztetők



5
NS



–
15

282


a)
b)

A katasztrófák elleni védekezésre való felkészüléssel, megelőzéssel, valamint a katasztrófák elleni védekezés irányításával, továbbá a következmények felszámolásával és helyreállításával kapcsolatos iratok
előkészítő koordinációs iratok
érdemi jelentőségű, a KKB elnöke által jóváhagyott iratok




5
NS




–
15

283

Minősített időszaki feladatok ellátására való felkészüléssel összefüggő koordinációs iratok (levelezések, feljegyzések, javaslatok stb.

1

–

284

A készenlét fokozása és a minősített időszaki működés végrehajtását biztosító intézkedési tervek, koordinációs iratok

NS

HŐ

285

A minősített időszaki felkészülési helyzetet értékelő összefoglaló jelentés, beszámoló, tájékoztató, feladatok végrehajtásának éves értékelése

NS

HN

286

Rendkívüli intézkedések tervezetei és koordinációs iratai

NS

HN

287

Gazdaságmozgósítással kapcsolatos javaslatok, tájékoztatók, útmutatók, együttműködési okmányok, ütemtervek

5

–

288

a)
b)

Védelmi igazgatási rendszergyakorlatokkal, katasztrófavédelmi, válságkezelési gyakorlatokkal kapcsolatos
levezetési tervek, értékelő jelentések
előkészítő koordinációs iratok



NS
1



HN
–

289

Védelmi Bizottságok működésével kapcsolatos iratok

5

–

290

a)
b)

Nem minősített időszakban bekövetkezett veszélyhelyzetek kezelésével kapcsolatos iratok
következtetések, megállapítások és összefoglaló jelentések
koordinációs iratok



NS
1



15
–

291

Minősített időszaki igénybejelentés

10

–

292

Környezetvédelemmel és kármentesítéssel kapcsolatos iratok

5

–

293

a)
b)

Nemzeti Helyzetértékelő Központ működésére vonatkozó jelentések, tájékoztatók, előterjesztések, koordinációs iratok
elvi jelentőségű ügyek iratai
kisebb jelentőségű iratok



NS
5



HN
–

294

Éves felügyeleti és ellenőrzési terv

NS

15

295

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos jelentések

3

–

296

Ellenőrzési eseti megbízólevelek nyilvántartása

1

–

297
a)
b)

Polgári veszélyhelyzeti tervezéssel kapcsolatos iratok
előkészítő koordinációs iratok
érdemi jelentőségű iratok


5
NS


–
15

298
a)
b)

A terrorelhárítással kapcsolatos iratok
előkészítő koordinációs iratok
érdemi jelentőségű iratok


5
NS


–
15

299

Napi események rögzítésére szolgáló ügyeleti napló

NS

HŐ

300

Az ügyelet által készített napi tájékoztató (összefoglaló) jelentések

NS

15

301

Az ügyeleti jelentőszolgálat keretén belül érkező iratok

1

–

302

Az ügyelet által rögzített hanganyag

1 hónap

–

303

Az ügyelet által rögzített, valamely ügyhöz hagyományos hangszalagra is elmentett hanganyag

az irat őrzési idejének megfelelően

az irat átadási idejének megfelelően

304

Kormányzati Iratkezelési Felügyelethez (KIF) benyújtott iratkezelési szabályzatok, irattári tervek

NS

HŐ

305

A kijelölési bizottság munkájával kapcsolatos iratok

 

 

a)

érdemi jelentőségű döntések anyaga

NS

15

b)

kisebb jelentőségű levelezés

3

–

306

Az iratkezelési szoftverek megfelelőségének tanúsításával kapcsolatos iratok, kérelmek

 

 

a)

érdemi jelentőségű döntések anyaga

10

–

b)

kisebb jelentőségű levelezés

3

–

307

A KIF munkájához kapcsolódó felmérések, jelentések, szakmai beszámolók, KIF által előkészített szakmai ajánlások

3

–

308

A KIF által tartott előadások, oktatások szervezésével kapcsolatos iratok

1

–

309

A KIF-hez érkezett kérdések, állásfoglalás-kérések, tájékoztatók

1

–

310

Jogosultság iránti kérelem

5

–

311

Szavazóköri jegyzőkönyvek és a választások, országos népszavazások eredményjegyzőkönyvei

NS

1997. évi C. tv. a választási eljárásról

312

Választások informatikai előkészítésével kapcsolatos iratok

NS

15

313

Választási eljárásokkal, választásokkal, országos népszavazásokkal kapcsolatos levelezések iratai

5

–

314

Országos Választási Iroda (OVI) vezetői intézkedések

NS

15

315

Választások minta nyomtatványai

NS

15

316

Választásokhoz kapcsolódó nemzetközi feladatok iratai (nemzetközi megfigyelők, missziók, fordítások, tolmácsolási feladatok)

10

–

317

OVI működésével kapcsolatos iratok

5

–

318

Választásszakmai képzések

5

–

319

Országos Választási Bizottság (OVB) ülések előkészítése, jegyzőkönyvek

NS

15

320

OVB határozatok, állásfoglalások és kapcsolódó iratok

NS

15

321

OVB működésével kapcsolatos iratok

5

–

322

Közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok iratai

2

–

323

Megrendelés, beszerzés, anyag- és eszközigénylésre vonatkozó iratok

5

–

324

Feljegyzések, javaslatok

2

–


ÖNKORMÁNYZATI ÉS LAKÁSÜGYI SZAKÁLLAMTITKÁR
ALÁRENDELTSÉGÉBEN MŰKÖDŐ HIVATALI EGYSÉGEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadás
(év)

331

Fővárosi és a megyei közigazgatási hivatalok működésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

elvi jelentőségű,

NS

15

b)

kisebb jelentőségű

5

–

332

Fővárosi és a megyei önkormányzatok működésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

elvi jelentőségű,

NS

15

b)

kisebb jelentőségű

5

–

333

A helyi önkormányzatok feladat- és hatásköréhez kapcsolódó iratok

 

 

a)

elvi jelentőségű,

NS

15

b)

kisebb jelentőségű

5

–

334

Helyi önkormányzatokkal kapcsolatos Európa Tanácsi ügyek iratai

NS

15

335

Képviselő-testületek, bizottságok, részönkormányzatok feladataival, és működésével kapcsolatos iratok

5

–

336

Összeférhetetlenséggel kapcsolatos iratok

 

 

a)

önkormányzati képviselő esetén

5

–

b)

polgármester, alpolgármester esetén

5

–

337

Polgármester és önkormányzati képviselő vagyonnyilatkozatával kapcsolatos iratok

5

–

338

Körjegyzőségekkel kapcsolatos iratok

5

–

339

Önkormányzat társulásaival kapcsolatos iratok

10

–

340

Helyi népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos iratok

5

–

341

A helyi önkormányzatok és szerveik feladat- és hatásköri jegyzékének aktualizálása során keletkezett iratok

3

–

342

Területszervezéssel kapcsolatos iratok

 

 

a)

más megye területéhez történő átsorolás

NS

15

b)

új község alakítása, községegyesítés, megszüntetés

NS

15

c)

város és község egyesítése

NS

15

d)

megyei jogú várossá nyilvánítás

NS

15

e)

egyéb területszervezési ügyek

NS

15

343

Helyi önkormányzatok megalakulásával, megszűnésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

megalakulásával, feloszlásával, megszűnésével, illetőleg kisebbségi önkormányzat megszűnésével kapcsolatos iratok

NS

15

b)

országgyűlés által történő feloszlatásával kapcsolatos iratok

NS

15

344

Nemzetiségekkel, etnikumokkal kapcsolatos iratok

 

 

a)

érdemi jelentőségű iratok

NS

15

b)

kisebb jelentőségű iratok

5

–

345

Központi igazgatás és a helyi önkormányzatok, valamint a helyi kisebbségi önkormányzatok kapcsolatrendjének, működésének továbbfejlesztésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

érdemi jelentőségű iratok

10

–

b)

kisebb jelentőségű iratok

3

–

346

Jogértelmezéssel összefüggésben kiadott szakmai vélemények

 

 

a)

önkormányzat és szervei részére

5

–

b)

helyi önkormányzati képviselő részére

5

–

c)

fővárosi és megyei közigazgatási hivatal részére

5

–

d)

egyéb szervek és magánszemélyek részére

5

–

347

Közigazgatási hivatalok törvényességi ellenőrzésével és szakmai irányításával összefüggő iratok

NS

15

348

Közigazgatási hivatalok szervezetével kapcsolatos iratok

NS

15

349

Közigazgatási hivatalok költségvetésének előkészítésével kapcsolatos iratok

5

–

350

Illetékes hivatalvezető helyett másik hivatalvezető kijelölése, hatásköri illetékességi okok miatt iratáttétel, eljáró szerv vagy ügyintéző kijelölése, egyéb kisebb jelentőségű iratok

3

–

351

Hivatalvezetői értekezletek (közigazgatási hivatalok vezetői) iratai

NS

15

352

Megyei (fővárosi) államigazgatási kollégium tevékenységével kapcsolatos iratok

5

–

353

Módszertani és közigazgatás-fejlesztési iratok

 

 

a)

elvi jelentőségű iratok

NS

15

b)

kisebb jelentőségű iratok

3

–

354

Önkormányzati érdekszövetséggel, Jegyzők Országos Szövetségével, jegyzőklubokkal, szakmai érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos iratok

5

–

355

Képviselettel kapcsolatos iratok (bizottságok, kuratóriumok stb.)

5

–

356

Közigazgatási hivatalok hatósági tevékenységének ellenőrzésével összefüggő iratok

NS

15

357

A vagyonátadó bizottságok hatósági jogkörében másodfokon keletkezett iratok

NS

15

358

Hatósági statisztikai adatok, hatósági statisztikai adatszolgáltatási rendszer működésével kapcsolatban keletkezett iratok

NS

15

359

Kisajátítással, bányaszolgalom megállapítással kapcsolatos iratok

10

–

360

Külföldiek ingatlanszerzésével kapcsolatos iratok

5

–

361

Hagyatéki leltározással, és a polgári törvénykönyvből fakadó igazgatási tevékenységgel összefüggő iratok

5

–

362

Az önkormányzati tájékoztató szerkesztésével kapcsolatos iratok

1

–

363

Várossá nyilvánítással kapcsolatos iratok

 

 

a)

pályázatok, felterjesztések

NS

15

b)

értékelések, bizottsági anyagok

NS

15

c)

interpellációk, véleménykérések

15

–

d)

városavatók anyagai

5

–

364

Minisztériumokkal, valamint az Államkincstárral való együttműködéssel kapcsolatos iratok

 

 

a)

érdemi jelentőségű iratok

NS

15

b)

kisebb jelentőségű ügyek iratai

3

–

365

Az önkormányzatok gazdálkodásával összefüggő szakvélemény

5

–

366

Központosított előirányzat igénylése (aktuális költségvetési törvényben foglaltak szerint)

5

–

367

Céltámogatással kapcsolatos iratok

 

 

a)

elutasított igénybejelentés esetén

3

–

b)

támogatott igénybejelentés eseten a beruházás befejezését követően

5

–

c)

céltámogatással kapcsolatos iratok

5

–

d)

céltámogatással kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

1

–

368

Normatív állami támogatással kapcsolatos iratok

5

–

369

Címzett támogatással kapcsolatos iratok

 

 

a)

elutasított igénybejelentés esetén

3

–

b)

támogatott igénybejelentés eseten a beruházás befejezését követően

5

–

c)

címzett támogatással kapcsolatos iratok

5

–

d)

címzett támogatással kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok

1

–

370

A Magyar Államkincstár regionális, megyei, területi igazgatóságai működésével kapcsolatos iratok

5

–

371

Területfejlesztési Tanácsok által odaítélt támogatásokkal, valamint a vis maior tartalékkal kapcsolatos iratok

 

 

a)

területi kiegyenlítést szolgáló fejlesztési célú támogatások

5

–

b)

céljellegű decentralizált támogatások

5

–

c)

vis maior (megyei keret) támogatások

5

–

d)

vis maior (központi tartalék) támogatások

5

–

e)

leghátrányosabb helyzetű kistérségek felzárkóztatásának támogatása (LEKI)

3

–

372

Önkormányzat vagyonkataszterével kapcsolatos iratok

10

–

373

Önkormányzat önálló vállalkozásban, gazdasági társaságban való részvételével kapcsolatos iratok

10

–

374

Nemzetközi együttműködésben készülő kutatásokkal kapcsolatos iratok

10

–

375

Kutatási-fejlesztési szerződések

10

–

376

Munkabizottsági iratok

5

–

377

Továbbképzési tevékenységgel kapcsolatos ügyek iratai

 

 

a)

polgármesterek, települési képviselők,

5

–

b)

jegyzők és közigazgatási hivatalok

5

–

c)

továbbképzések szervezésével kapcsolatos ügyek

5

–

d)

önkormányzati dolgozók

3

–

378

A helyi önkormányzatok működőképességének megőrzését szolgáló kiegészítő támogatásokkal kapcsolatos iratok

 

 

a)

támogatási kérelmek

5

–

b)

tájékoztatás, szakmai vélemény

3

–

c)

támogatásokkal kapcsolatos kisebb jelentőségű egyéb iratok

1

–

379

PR tevékenységgel kapcsolatos iratok

 

 

a)

elvi és általános jelentőségű iratok

10

–

b)

egyéb és egyedi iratok

5

–

380

Kisebb jelentőségű (eseti) támogatási ügyek

10

–

381

EU Önerő Alap támogatással kapcsolatos iratok

 

 

a)

EU Önerő Alapra benyújtott pályázatok

5

–

b)

EU Önerő alap támogatási szerződései

5

–

c)

EU Önerő Alap pályázatokkal kapcsolatos egyéb levelezés

3

–

382

Többcélú kistérségi társulások ösztönzésével és fejlesztésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

pályázatok, támogatásuk, elutasításuk

5

–

b)

működési célú és normatív támogatás

5

–

c)

egyéb levelezés, állásfoglalás

3

–

383

Szakmai felkészítő és továbbképző tanácskozások és konferenciák a helyi önkormányzati képviselők, polgármesterek a kisebbségi önkormányzatok elnökei és tagjai részére

3

–

384

Lokális társadalmi jelentőségű egyedi ügyek iratai

5

–

385

Társadalmi programok végrehajtása (a végrehajtásban való közreműködés)

5

–

386

EU-koordinációval kapcsolatos érdemi iratok

5

–

387

Egyéb uniós támogatással, illetve közösségi programmal kapcsolatos iratok

NS

15

388

Önkormányzati rendeletek harmonizációjával kapcsolatos megkeresések

3

–

389

Uniós pályázatokra vonatkozó információ kérése

1

–

390

Uniós információszolgáltatással kapcsolatos iratok

1

–

391

Regionális együttműködéssel kapcsolatos iratok

NS

15

392

Visegrádi Alaphoz beérkezett pályázatok véleményezése

1

–

393

Hatósági közvetítők nyilvántartásával kapcsolatban keletkezett másodfokú iratok

5

–

394

Másodfokú és felügyeleti intézkedés keretében keletkezett hatósági iratok

5

–

395

Az önkormányzatok költségvetésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

nettó finanszírozás iratai

10

–

b)

normatív kötött támogatások iratai

10

–

c)

Budapest 4-es metróvonal finanszírozása

10

–

d)

egyéb iratok

3

–


TERÜLETFEJLESZTÉSI ÉS ÉPÍTÉSÜGYI SZAKÁLLAMTITKÁR ALÁRENDELTSÉGÉBEN MŰKÖDŐ HIVATALI EGYSÉGEK

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési
idő/év

Levéltárba
adás/év

411

Az Országos Területfejlesztési Tanács döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok

NS

15

412

A regionális fejlesztési tanácsok alapdokumentumai és annak módosításai

NS

15

413

A regionális fejlesztési tanácsok pénzügyi elszámolása

NS

15

414

A térségi fejlesztési tanácsok döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok

NS

15

415

A megyei területfejlesztési tanácsok alapdokumentumai

NS

15

416

A megyei területfejlesztési tanácsok döntései, üléseivel kapcsolatos iratok

NS

15

417

A régiók programjával kapcsolatos ügyek

NS

15

418

A megyék programjaival összefüggő ügyek

NS

15

419

A kistérségek programjaival összefüggő ügyek, kistérségi ügyek

NS

15

420

A kistérségi társulásokkal kötött szerződések, elszámolások, kistérségi szerkezetátalakítás

NS

15

421

A költségvetési tervezéssel kapcsolatos (országos hatáskörű) ügyek

NS

15

422

A K+F ügyekkel kapcsolatos szerződések és teljesítésigazolások

5

–

423

A területfejlesztési intézményrendszer fejlesztésével összefüggő ügyek

5

–

424

A hazai tudományos együttműködéssel kapcsolatos ügyek

5

–

425

A társadalmi, civil szervezetek, egyházak területfejlesztéssel összefüggő ügyei

5

–

426

A területfejlesztést érintő együttműködési megállapodástok

NS

15

427

A Nemzeti Fejlesztési Terv és operatív programok

NS

15

428

Decentralizált támogatási döntések elemzése

5

–

429

Területfejlesztési kutatások, tervek

5

–

430

Vállalkozási övezetekkel kapcsolatos ügyek

15

–

431

Belső, külső képzésekkel kapcsolatos ügyek

15

–

432

Regionális, megyei és kistérségi területfejlesztési koncepciókkal, programokkal kapcsolatos ügyek

5

–

433

Területfejlesztési támogatásokkal (pályázatokkal) és továbbfejlesztésével kapcsolatos ügyek

5

–

434

Bős-Nagymaros témakörével kapcsolatos feladatok

NS

15

435

Szigetközi térség rehabilitációjával kapcsolatos programok, ügyek

NS

15

436

Duna védelmi egyezménnyel kapcsolatos nemzetközi program

NS

15

437

Duna-Tisza közi homokhátság vízháztartási helyzetével kapcsolatos ügyek

NS

15

438

A térségi fejlesztési tanácsok döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok

NS

15

439

Tisza-mente fejlesztése, Vásárhelyi Terv

NS

15

440

Országos jelentőségű területfejlesztési ügyek

NS

15

441

Vízgazdálkodási és természetvédelmi ügyek

5

–

442

Roma integrációs program

NS

15

443

Európa Terv és a kapcsolódó kiemelt programok

NS

15

444

Ormánság területfejlesztése

NS

15

445

Tanyás térségek fejlesztése

NS

15

446

Regionális repülőterek

5

–

447

Vidékfejlesztési feladatok

NS

15

448

Békés megyei válságkezelő program

NS

15

449

Területi tervezéssel, területrendezési tervekkel kapcsolatos anyagok

NS

15

450

Országos Területrendezési Terv

NS

15

451

Kiemelt térségek, valamint Balaton, budapesti agglomerációs területrendezési tervei

NS

15

452

A Tftv-vel kapcsolatos ügyek

NS

15

453

Infrastrukturális létesítményekkel kapcsolatos ügyek

30

–

454

Területrendezési tervek metodikai és tartalmi követelményeivel kapcsolatos ügyek

30

–

455

Országos Dokumentációs Központtal kapcsolatos ügyek

NS

15

456

Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival kapcsolatos ügyek

10

–

457

Központi területrendezési tervtanács ügyei

NS

15

458

Területrendezési tervek egyeztetésével és elfogadásával, valamint módosításával kapcsolatos ügyek

NS

15

459

Területrendezési tervezői és szakértői jogosultsággal kapcsolatos ügyek

30

–

460

A területfejlesztés, területrendezése tevékenység elismerésére alapított díjjal (Pro Régió Díj) kapcsolatos ügyek

NS

15

461

Szakterületi képzés, kutatás

30

–

462

Területi Főépítész Irodák

15

–

463

Megyei Területrendezési Tervek

NS

15

464

Területrendezési tanulmánytervek

NS

15

465

Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek

NS

15

466

Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás

15

–

467

Nemzeti Fejlesztési Tervvel, a Nemzeti Stratégiai Referencia Keret területfejlesztést érintő iratok

10

–

468

Előkészítő anyagok, vélemények, észrevételek

3

–

469

OP-k tervezéssel, végrehajtással kapcsolatos iratok

10

–

470

Regionális operatív programok tervezése

5

–

471

Ágazati operatív programok területi tartalma

3

–

472

Ágazati-regionális programok lehatárolása

3

–

473

Akciótervek kidolgozása

5

–

474

OP-k végrehajtását szolgáló támogatási rendszerek: (pénzügyi tervezés, indikátorok, programértékelés, társadalmi egyeztetés, monitoringozás, stb.)

10

–

475

Pólus programokhoz kapcsolódó iratok (Európa Kulturális Fővárosa, részvétel pólusprogramok kidolgozásában, végrehajtásában stb.)

5

–

476

Komplex programokkal kapcsolatos iratok

5

–

477

Módszertani kérdésekkel kapcsolatos iratok

3

–

478

Kormányzati egyeztetési fórumokkal kapcsolatos iratok (OPTKB-k, TOB, FIT, OTT stb.)

5

–

479

Az Országos Területfejlesztési Koncepció felülvizsgálatával és az új Országos Területfejlesztési Koncepció elkészítésével kapcsolatos iratok

NS

15

480

Ágazati szakpolitikákhoz kapcsolódó iratok (területiség, OTK szakpolitikákkal való összhangja, közreműködés a kidolgozásban stb.)

10

–

481

Területfejlesztési tervezést, programokat érintő kutatások, szakértői közreműködés, szerződések

10

–

482

Projekt-előkészítéshez kapcsolódó iratok

5

–

483

Az ország területi fejlődési folyamatainak figyelemmel kísérésével és értékelésével kapcsolatos iratok

 

 

a)

OGY jelentés előkészítésével kapcsolatos iratok

NS

15

b)

rövid távú időszaki értékelések

3

–

484

A területfejlesztési intézményrendszer alakításának szakmai megalapozásával kapcsolatos iratok

10

–

485

Támogatáspolitika kialakítása és fejlesztése (szabályozási ügyek, OGY határozat, Korm. rendelet előkészítése)

NS

15

486

Éves költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek

NS

15

487

Decentralizált területfejlesztési támogatások terhére kötött szerződésekhez kapcsolódó egyedi ügyek

10

–

488

Decentralizált önkormányzati támogatásokkal (pályázatokkal) kapcsolatos egyedi ügyek, szerződések

5

–

489

Központi területfejlesztési támogatásokkal (pályázatokkal) kapcsolatos egyedi ügyek, szerződések

10

–

490

Más tárcákkal közös pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyek

10

–

491

Pályázati rendszerek működtetésével összefüggő szerződések

5

–

492

EU tanácsi és bizottsági ülésekkel, munkacsoportok tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok

NS

15

493

EKTB és munkacsoportjainak tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok

5

–

494

EU jogalkotás és iránymutatások, kohéziós rendeletek, Lisszaboni Agenda és területi kohézió (tervezetek, vitaanyagok, vezetői megbeszélések, miniszteri ülések stb)

5

–

495

Közösségi kezdeményezések, ezen belül INTERREG, URBACT, INTERACT stb.

10

–

496

Várospolitikai ügyek, programok, projektek, integrált városfejlesztés

NS

15

497

Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő iratok

10

–

498

Nemzetközi szervezetek iratai (pl. OECD)

5

–

499

Egyéb ügyekben (állásfoglalások, vélemény, információ kérés stb) keletkezett iratok

1

–

500

Építészeti és környezetkultúra, az épített környezet állapota, minősége, védelme

NS

15

501

Építészeti és környezetfejlesztési, valamint a településrendezési tevékenység elismeréseként alapított szakmai kitüntetések és díjak („Pro Architectura”, „Ybl Miklós”, „Év lakóháza”, Kós Károly díj”, „Palóczi Antal” stb.

5

–

502

Világörökség (kiemelkedő értékű épületegyüttesek megmentése és hasznosítása)

NS

15

503

Építésüggyel, építészettel, épített környezet alakításával és védelmével kapcsolatos kutatás-fejlesztés

NS

15

504

Építészeti tervpályázatok ügyei

5

–

505

Építészet és értékes alkotásainak megismertetése, szakmai tájékoztatás, információ, propaganda, kiállítás, film ügyei

5

–

506

A központi építészeti-műszaki tervtanács működésével kapcsolatos iratok, állásfoglalások

NS

15

507

Az ÉMI Kht-val kapcsolatos alapítói joggyakorlás döntés-előkészítő iratai

NS

HŐ

508

Építmény- és terület-rehabilitációs ügyek, helyi védelem

NS

HŐ

509

Részben állami tulajdonú szervezetek ellenőrzésének iratai

10

–

510

Az építésügy körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek

15

–

511

Az építési jogszabályokkal kapcsolatos szakmai vélemények kiadása

10

–

512

Építésügyi szakigazgatási feladatok, hatáskörök és hatósági jogkörök telepítése

NS

15

513

Az építésügy körébe tartozó nyilvántartások

NS

15

514

Építésügyi hatósági dolgozók képesítési feltételei és továbbképzésük

5

–

515

Az építésügyi hatóságok tevékenységének ellenőrzése és segítése

5

–

516

Más eljáró építésügyi szakigazgatási szerv kijelölésével kapcsolatos intézkedések

5

–

517

Az elvi építési, építési, bontási, használatbavételi, fennmaradási és rendeltetésváltozási engedélyezési, telekalakítási, kötelezési, ellenőrzési ügyekkel kapcsolatos eljárások és felügyeleti intézkedések

NS

15

518

Építésügyi és építésfelügyeleti bírsággal kapcsolatos intézkedések

NS

15

519

Építésfelügyeleti ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek

10

–

520

Építésügyi minőségbiztosítás, minőségvédelem

15

–

521

Felvonók létesítése, üzemeltetése, ellenőrzése

15

–

522

Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos hatósági ügyek

15

–

523

Építésügyi szabványosítás

NS

15

524

Az MSZT műszaki bizottságai tevékenységével kapcsolatos iratok

5

–

525

Az építő és építő-anyagipar gazdasági folyamainak elemzései, tanulmányok

10

–

526

Építésügyi hatósági iratok külföldi ügyintézése

5

–

527

Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek, tájékoztatás intézése

5

–

528

Mérnöki és építészkamarákkal való szakmai kapcsolattartás, tervezői és szakértői jogosultsággal kapcsolatos tájékoztatás adása

5

–

529

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok

 

 

a)

építésügyi bírság

10

–

b)

egyéb bírságok és általános iratanyagaik

3

–

530

Jogértelmezéssel összefüggésben kiadott szakmai vélemények

5

–

531

Az építésügyi célelőirányzat felhasználásával kapcsolatos iratok

5

–

532

Szakmai konferenciák, rendezvények, továbbképzések előadási anyagai, háttéranyagok

3

–

533

Településrendezési szakmai, jogi szabályozás előkészítésének iratai

NS

15

534

Településrendezési eszközök véleményezési eljárása

NS

15

535

Településrendezési tervtanács működésével kapcsolatos iratok

10

–

536

Településrendezéssel kapcsolatos nemzetközi és EU-val kapcsolatos ügyek iratai

30

–

537

Településrendezési tervpályázatok

5

–

538

Településrendezéssel kapcsolatos kutatási, oktatási, továbbképzési, tájékoztatási ügyek, szerződések iratai

NS

15

539

Településrendezéssel kapcsolatos (hatósági, törvényességi) ellenőrzések iratai

10

–

540

Településtervezési tevékenységgel kapcsolatos jogosultságok (tervezői jogosultság, szakértői és igazságügyi szakértői kérelmek) szakmai állásfoglalásával kapcsolatos iratok

5

–

541

Településrendezéssel kapcsolatos szakmai vélemények, állampolgári beadványok, szakmai és civil szervezetekkel való levelezés

5

–

542

Építő-építőanyagipari szakképzés iratai

15

–

543

Szakmagyakorlással kapcsolatos hatósági ügyek

NS

15

544

Nemzetközi kapcsolatok, együttműködések, bizottsági ügyek

5

–

545

Működéssel kapcsolatos iratok

5

–

546

Technikai és egyéb iratok

5

–

547

Településüzemeltetési szakágazati tevékenységgel kapcsolatos iratok

 

 

a)

szakmai vélemény önkormányzat vagy állampolgár által kezdeményezett ügyekben

5

–

b)

költségvetési javaslatok (ÖGF részére) iratai

5

–

c)

tájékoztatás

3

–

d)

egyéb kisebb jelentőségi iratok

1

–

e)

egyes közszolgáltatást végzők szakképesítésével kapcsolatos iratok

3

–

548

Településüzemeltetési Tanács működésével kapcsolatos iratok

NS

15

549

Települési hulladék közszolgáltatási fejlesztéseinek támogatásával kapcsolatos iratok

 

 

a)

támogatott pályázat esetén a támogatás évét követően

5

–

b)

Regionális Fejlesztési Tanácsok által odaítélt támogatások iratai

5

–

550

Minisztériumoktól, hivataloktól érkezett településüzemeltetéssel kapcsolatos iratok

3

–

551

Településfejlesztéssel kapcsolatos iratok

 

 

a)

elvi ügyek iratai

NS

15

b)

egyéb iratok

5

–

552

Településrendezéssel kapcsolatos iratok

5

–

553

Országos, regionális és megyei szintű területfejlesztési koncepciók, programok, területrendezési tervek, jóváhagyott tervek, valamint egyeztetési anyagok és résztervek

NS

15

554

Területfejlesztéssel kapcsolatos egyéb iratok

5

–

555

Területrendezéssel kapcsolatos egyéb iratok

5

–

556

Pince, partfal- és földcsuszamlásveszély-elhárítással kapcsolatos iratok

 

 

a)

pályázati rendszerrel kapcsolatos iratok

10

–

b)

vis maior támogatásokkal kapcsolatban kiadott szakvélemények

10

–


SPORT SZAKÁLLAMTITKÁR ALÁRENDELTSÉGÉBEN MŰKÖDŐ
HIVATALI EGYSÉGEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadás
(év)

571

Sportcélú pályázatokkal kapcsolatos iratok

5

–

572

Sportcélú pályázati döntésekkel, a sportcélú pályázatok pénzügyeivel kapcsolatos iratok

10

–

573

Hátrányos helyzetű társadalmi csoportok, nők és családok sportjával kapcsolatos ügyek

NS

–

574

Szabadidősport események, programok támogatása, népszerűsítése

10

–

575

Iskolai, diák és felsőoktatási sport támogatásával kapcsolatos iratok

10

–

576

Fogyatékkal élők esélyegyenlőségével kapcsolatos sportügyek

NS

15

577

Papp László Budapest Sportaréna Magyar Államot megillető eseménynapokkal kapcsolatos ügyek

NS

15

578

Papp László Budapest Sportaréna üzemeltetéséhez kapcsolódó ügyek

NS

15

579

2006. évi úszó EB megrendezéséhez kapcsolódó ügyek

NS

15

580

Puskás Ferenc Stadion és a Tüske Csarnok program tekintetében a PPP koncepcióval kapcsolatos ügyek

NS

15

581

Sport XXI. Létesítményfejlesztési programmal kapcsolatos ügyek

NS

15

582

Salgótarjáni sportcsarnok és egyéb egyedi beruházással kapcsolatos ügyek

10

–

583

Beruházás a 21. századi iskolába

10

–

584

Magyar Sportok Háza beruházása

NS

15

585

Önkormányzati és egyéb nem állami tulajdonú sportlétesítmények üzemeltetéséhez kapcsolódó ügyek

NS

15

586

Sportvállalkozások támogatási programjával kapcsolatos ügyek

10

–

587

Megyei szintű sportlétesítmény (csarnok) projekt (megvalósuló projektek)

NS

HŐ

588

Megyei szintű sportlétesítmény (csarnok) projekt (visszalépett projektek)

5

–

589

Tanuszoda projekt (megvalósuló projektek)

NS

HŐ

590

Tanuszoda projekt (visszalépett projektek)

5

–

591

Tornaterem projekt (megvalósuló projektek)

NS

HŐ

592

Tornaterem projekt (visszalépett projektek)

5

–

593

Sportcélú PPP konstrukcióval kapcsolatos általános iratok

5

–

594

Sportinformációs rendszer iratai

15

–

595

Sportszakmai javaslatok, segítségnyújtás a kapcsolódó területeknek, szervezeteknek

5

–

596

Minisztériumokkal, országos hatáskörű államigazgatási szervekkel, egyéb állami szervekkel való kapcsolattartás, levelezés a sport területén

10

–

597

Sportcélú támogatásokhoz kapcsolódó iratok

10

–

598

Sportegészségügy, sportegészségügyi intézményekkel kapcsolattartás

NS

15

599

Sporttudománnyal kapcsolatos ügyek

NS

15

600

Sportszakemberképzés, továbbképzés

NS

15

601

Sportszövetségekkel, klubokkal, egyesületekkel, sportszervezetekkel való kapcsolattartás

5

–

602

Sport területi szerveivel való kapcsolattartás

5

–

603

Nemzeti Sportstratégia iratai

NS

15

604

Olimpiai ügyek

NS

15

605

Magyar Olimpiai Bizottság szerződései

NS

15

606

Magyar Olimpiai Bizottsággal történő levelezés

5

–

607

Sportköztestületek és országos jellegű sportszervezetek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos kötelezettségvállalások, szerződések

NS

15

608

Sportköztestületekkel és országos jellegű sportszervezetekkel, valamint tagszervezeteikkel levelezés

5

–

609

Sportközalapítványok ügyei

NS

15

610

Sportági szakszövetségek és sportszövetségek támogatásával kapcsolatos kötelezettségvállalások, szerződések

NS

15

611

Sportszövetségi levelezés

5

–

612

Edzőtáborokkal kapcsolatos szövetségi ügyek

5

–

613

Sportklubok, egyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos kötelezettségvállalások, szerződések

NS

15

614

Sportklubok, egyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos levelezés

5

–

615

Sportágfejlesztési ügyek

NS

15

616

Hazai rendezésű sporteseményekkel kapcsolatos ügyek

NS

15

617

Utánpótlás-nevelési programokkal kapcsolatos kötelezettségvállalások, szerződések

NS

15

618

Utánpótlás-neveléssel kapcsolatos levelezések

5

–

619

Sportszakmai elismerések, kitüntetések, eredményességi jutalmak

HN

–

620

Társadalmi szervezetekkel, magánszemélyekkel történő levelezés

5

–

621

Sportkommunikációs ügyek

10

–

622

Sportértesítő szerkesztésével kapcsolatos ügyek

10

–

623

Külföldi sportolók magyarországi (munkajogviszony keretében végzendő) sporttevékenységével kapcsolatos munkavállalói engedélyhez kapcsolódó ügyek

50

–

624

Olimpiai járadékkal kapcsolatos ügyek

30

–

625

„Nemzet Sportolója” címmel kapcsolatos ügyek

30

–

626

Vízum kiadásához támogató levelek, honosítási ügyek

HN

–

627

Forma–1 Magyar Nagydíjjal kapcsolatos ügyek

NS

15

628

Települési és területi önkormányzatok sportcélú támogatásával kapcsolatos ügyek

10

–

629

Települési és területi önkormányzatokkal kapcsolattartás a sport területén

5

–

630

Sportrendezvények biztonságával kapcsolatos eljárás iratai

10

–

631

Sportrendezvények biztonságát minősítő bizottság működésével kapcsolatos iratok

5

–

632

Doppingügyek, laborjelentések, doppingvizsgálati eredmények, doppingellenes tevékenységgel foglalkozó szervezetekkel kapcsolatos ügyek

NS

15

633

A külföldön szerzett sportszakmai képesítések honosításával, elismertetésével kapcsolatos ügyek

HN

–

634

Sportban tehetséges tanulók gondozásával kapcsolatos ügyek

HN

15

635

Európai uniós sportügyek

5

–

636

Nemzeti Sporttanács működésével kapcsolatos iratok

HN

15

637

Világbajnoki járadék-nyugdíj-kiegészítés

30

–


TURISZTIKAI SZAKÁLLAMTITKÁR ALÁRENDELTSÉGÉBEN MŰKÖDŐ
HIVATALI EGYSÉGEK

Irattári
tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltári átadás
(év)

651

Nemzeti turizmusfejlesztési stratégia

 

 

a)

elvi jelentőségű ügyek

NS

15

b)

kisebb jelentőségű ügyek (egyezetési anyagok, levelezés)

5

–

652

Intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtása

 

 

a)

elvi jelentőségű ügyek

5

–

b)

kisebb jelentőségű ügyek (egyeztetési anyagok, levelezés)

3

–

653

Termékfejlesztési stratégiák, programok

10

–

654

Nemzeti fejlesztési terv turisztikai anyagai

 

 

a)

véglegesített anyagok

NS

15

b)

egyeztetési anyagok

3

–

655

Turizmusstatisztikák

3

–

656

Turisztikai pályázatokkal kapcsolatos ügyek

 

 

a)

saját kezelésű

10

–

b)

társtárcák által kezelt pályázatok

3

–

657

Támogatási kérelmek

 

 

a)

miniszteri keret terhére nyújtott támogatások

5

–

b)

egyéb kérelmek

3

–

658

Együttműködés társtárcákkal, kormányzati szervekkel turisztikai ügyekben

 

 

a)

elvi jelentőségű ügyek

NS

15

b)

kisebb jelentőségű ügyek

3

–

659

Országos Idegenforgalmi Bizottság ülésanyagai

NS

15

660

Regionális turisztikai szervezetekkel kapcsolatos ügyek

 

 

a)

elvi jelentőségű ügyek

NS

15

b)

kisebb jelentőségű ügyek

5

–

661

Turisztikai szakmai szövetségek, érdekképviseleti szervezetekkel való kapcsolattartás

3

–

662

a)

Turisztikai Célelőirányzat kezelése

pályázatokkal, egyedi kérelmekkel, támogatási szerződésekkel kapcsolatos ügyek

10

–

b)

egyéb költségvetési és pénzügyek

5

–

663

Turisztikai tevékenységek és a turizmus területének közgazdasági és jogi szabályozásával kapcsolatos ügyek

 

 

a)

elvi jelentőségű ügyek

NS

15

b)

kisebb jelentőségű ügyek

5

–

664

Magyar Turizmus Zártkörűen Működő Részvénytársasággal kapcsolatos ügyek

 

 

a)

társasági jogi ügyek

NS

HŐ

b)

egyéb ügyek

3

–

665

Nemzetközi turisztikai két- és többoldalú szerződések, egyezmények

NS

HŐ

666

Kétoldalú turisztikai kapcsolatok

NS

HŐ

667

Többoldalú turisztikai kapcsolatok (V4 együttműködés, KEK)

NS

HŐ

668

Az Európai Unió turizmusért felelős szerveivel való együttműködés

NS

HŐ

669

Turisztikai Világszervezettel (UNWTO) kapcsolatos ügyek

NS

HŐ

670

OECD-ügyek

NS

HŐ

671

Egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos turisztikai ügyek

NS

HŐ

672

Társtárcákkal, más kormányzati szervekkel való együttműködés

NS

HŐ

673

Turisztikai szakdiplomata státusszal kapcsolatos ügyek

NS

HŐ

674

Utazás nemzetközi turisztikai szakkiállítás és vásár anyagai

3

–

675

Rendkívüli intézkedést igénylő turisztikai ügyek (utazási tanácsok, katasztrófák, más rendkívüli események)

NS

HŐ

676

Hivatalos külföldi kiküldetések előkészítésével, elszámolásával kapcsolatos anyagok, utazási tervek

NS

HŐ

677

Hivatalos külföldi kiküldetések útijelentései

NS

HŐ

678

Általános, kisebb jelentőségű turisztikai nemzetközi ügyek

2

–

2. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz

AZ ÖTM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) ÁLTAL
RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA
Az iratmintatárban az ÖTM hivatali egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.
A mintákban a kötelező és állandó elemek normál álló, a kiadmányozó szervezeti egységtől, címzettől, tárgytól stb. függő kötelező, de változó elemek kurzív (dőlt) betűvel szedve szerepelnek. (A tényleges iratokban ezeket a részeket is normál, álló betűkkel célszerű szerepeltetni!)
Az iratok tartalmi részének készítése során a Times New Román CE betűtípust és 12-14 pontos betűméretet szükséges alkalmazni.

Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:
1. átirat (megkeresés, értesítés, tájékoztatás stb.),
2. jegyzőkönyv,
3. emlékeztető,
4. feljegyzés,
5. iratselejtezési jegyzőkönyv,
6. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,
7. iratátadás-átvételi jegyzék,
8. selejtezési iratjegyzék



1. számú iratminta: átirat


Címer és az ÖTM megnevezése
A kiadmányozó, (vagy a kiadmányozó szerv megnevezése)


Iktatószám:     Ügyintéző:
     Telefonszám:
     Hivatkozási szám:
     Tárgy:


Címzett neve beosztása
Hivatali egység neve
Küldetési hely


Megszólítás


Szöveg


Keltezés helye, ideje

Üdvözlettel / Tisztelettel:


aláírás
kiadmányozó neve beosztása


(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)


Melléklet:
Készült:    3 példányban
Kapják:    személy vagy szerv megnevezése
    személy vagy szerv megnevezése
    Irattár

A kiadmányozó címe, telefonszáma, elektronikus elérési lehetősége


2. számú iratminta: jegyzőkönyv


Kiadmányozó felsővezető, vagy a hivatali egység megnevezése

Iktatószám:



Jegyzőkönyv


Készült:     dátum, szerv és helyiség megnevezése
Tárgy:     a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése
Jelenlevők:     a jelenlévő, résztvevő, eljáró stb. személyek neve és beosztásuk felsorolása
Jegyzőkönyvvezető:     a jegyzőkönyvvezető megnevezése



Szó szerinti szöveg



    aláírás     aláírás
    ..........................................................    ..........................................................


    aláírás     aláírás
    ..........................................................    ..........................................................


(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)


Melléklet:
Készült:     3 példányban
Kapják:     személy vagy szerv megnevezése
     személy vagy szerv megnevezése
     Irattár


3. számú iratminta: emlékeztető

Kiadmányozó felsővezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Iktatószám:

Emlékeztető

Készült:     esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése, mikor és hol
Résztvevők:     a jelenlévő személyek neve és beosztásuk felsorolása

Szöveg

Keltezés helye, ideje
aláírás
készítő neve, beosztása

(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)

Melléklet:
Készült:     3 példányban
Kapják:     személy vagy szerv megnevezése
     személy vagy szerv megnevezése
     Irattár



4. számú iratminta: feljegyzés

Kiadmányozó felsővezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Iktatószám:

Feljegyzés
címzett megnevezése

Tárgy:

Szöveg

Keltezés helye, ideje
aláírás
készítő neve, beosztása

(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)

Melléklet:
Készült:     3 példányban
Kapják:     személy vagy szerv megnevezése
     személy vagy szerv megnevezése
     Irattár

(Láttam:…..)

Egyetértek:….)

Ügyintéző:
Tel.:



5. számú iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv

Kiadmányozó felsővezető, vagy a hivatali egység megnevezése

Iktatószám:

Iratselejtezési jegyzőkönyv

Készült:    dátum, szerv és helyiség megnevezése

A selejtezési bizottság tagjai:     ………………………………
    ………………………………
A selejtezést ellenőrizte:     ………………………………
    a vezető neve és beosztása
A selejtezés megkezdve    (dátum)
A selejtezés befejezve:    (dátum)

Az alapul vett jogszabály: az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok
(például:10-350/1972. BM titkársági szabályzat, 2/1993. BM közigazgatási államtitkári intézkedés, 9/2000. (BK. 8.) BM utasítás, a 34/2001. (BK. 15.) BM utasítás, 29/2002. (BK. 21.) BM utasítás, 11/2003. (BK. 17.) BM utasítás stb.)

A selejtezés alá vont iratok: (szerv neve)
(évköre)

Eredeti terjedelem:     ………………………………ifm.
A kiselejtezett iratok mennyisége:     ………………………..ifm.

A kiselejtezett iratok felsorolása:

Év

Tételszám

Irattári tétel címe

Terjedelem

1998

16

Képzés, továbbképzés, oktatás

0,20 ifm.

2000–2001

51

Szociális ügyek iratai a hivatali egységeknél

0,45 ifm.

A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.

kmf.

    ………………………….     ……………………………
    láírás     aláírás

…………………………………….
ellenőrző vezető aláírása

(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)

Készült:    3 példányban
Kapják:     2 példány: Központi Irattár
    1 példány: irattár



6. számú iratminta: iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

Kiadmányozó felső vezető, vagy
a hivatali egység megnevezése

Iktatószám:

Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

Készült: dátum, szerv, helyiség megnevezése
Átadó: az átadó szerv, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Átvevő: az átvevő szerv, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Az átvétel tárgyát képező iratanyag: az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése

Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások stb. felsorolása. Utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás – átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.

aláírás…………………………………………
átadó(P. H.)
(az átadó hivatali bélyegzőjének lenyomta)

 

aláírás…………………………………………
átvevő(P. H.)
(az átvevő hivatali bélyegzőjének lenyomta)


Melléklet: ..... lap iratátadás-átvételi jegyzék

Készült:    2 példányban
Kapják:    átadó megnevezése
    átvevő megnevezése


7. számú iratminta: iratátadás-átvételi jegyzék

Melléklet a(z) ..... sz. iratátadás-átvételi jegyzőkönyvhöz


Iratátadás-átvételi jegyzék

Átadási egység
sorszáma

Év

Irattári tételszám,
tételcím

Iktatószámok
felsorolása

1. doboz

 

 

 

2. doboz

 

 

 

Keltezés helye, ideje

aláírás
..........................................................
készítő neve, beosztása

Készült:    2 példányban
Kapják:    átadó megnevezése
    átvevő megnevezése


8. számú iratminta: selejtezési iratjegyzék

Melléklet a ............. számú irathoz


Kiadmányozó felsővezető,
vagy a hivatali egység megnevezése


Selejtezési iratjegyzék

Év

Tételszám

Iktatószám(ok)

 

 

 

 

 

 



Keltezés helye, ideje

Jegyzéket készítette: ………………………………………
    aláírás


Készült:    2 példányban
Kapják:    1 példány: Központi Irattár
    1 példány: Irattár
*

Az utasítást a 2/2008. (BK 4.) ÖTM utasítás 3. pontja hatályon kívül helyezte 2008. február 23. napjával.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére