Műveletek

Akadálymentes nézet Bezárás
  • Tartalom

3/1999. (FVM 8.) FVM utasítás

3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasítás

a földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról*

1999.06.12.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló, módosított 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (2) bekezdésében, valamint a 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet 2. §-ában foglaltak alapján – a Magyar Országos Levéltár egyetértésével és a Miniszterelnöki Hivatal előzetes állásfoglalására figyelemmel – a következő utasítást adom ki:

1. § Az utasítás hatálya az 1. számú mellékletben felsorolt központi és területi közigazgatási szervezetekre terjed ki.

2. § Az utasítás 2. számú mellékletét képező iratkezelési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) rendelkezéseit – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a hagyományos (kézi) és a számítógépes iratkezelés során a szervezetnél keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra alkalmazni kell, függetlenül attól, hogy milyen anyagon, alakban és milyen eszköz felhasználásával készült.

3. § (1) Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény és annak végrehajtására kiadott, a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet szerinti minősített adatok, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben meghatározott személyes adatok kezelése kapcsán keletkezett iratokra ezt az utasítást csak a megjelölt jogszabályokkal összhangban lehet, illetve kell alkalmazni.

(2) A közigazgatási szervezeteknél a minősített adatok kezelésének rendszerét, az adatkezelés működése rendjét külön „Titokvédelmi Szabályzatban” kell meghatározni [79/1995. VI. 30.) Korm. r. 3. §-a].

4. § A közigazgatási szervezetek vezetői az iratkezelés megszervezése keretében kötelesek gondoskodni a feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételekről, valamint arról, hogy a Szabályzat rendelkezéseit a közigazgatási szervezet valamennyi alkalmazottja megismerje és megtartsa.

5. § (1) Ezen utasítás a kihirdetését követő 30. napon lép hatályba azzal, hogy a Szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépést követően keletkező iratok vonatkozásában, a Szabályzat 1-7. számú függelékét képező irattári tervekben foglaltakat pedig 1999. január 1-jétől, visszamenőleg kell alkalmazni.

(2) Az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg a földhivatalok ügyiratkezeléséről szóló 10/1978. (MÉM. É. 30.) MÉM utasítás, valamint a mezőgazdasági és élelmezésügyi szakigazgatási intézmények Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 3/1983. (MÉM. É. 14.) MÉM utasítás hatályát veszti azzal, hogy az 1999. január 1. előtt keletkezett iratok selejtezésénél továbbra is az ezekben meghatározott őrzési időket kell alkalmazni.


Budapest, 1999. március 29.

Dr. Torgyán József

földművelésügyi és vidékfejlesztési
miniszter

1. számú melléklet a 3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasításhoz

Az utasítás kiadásának időpontjában a földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek a következők:
– megyei földhivatalok (20 megyei/fővárosi székhellyel) az irányításuk alá tartozó körzeti földhivatalokkal,
– megyei földművelésügyi hivatalok (19 megyei/fővárosi székhellyel),
– növény-egészségügyi és talajvédelmi állomások (20 megyei/fővárosi székhellyel),
– állat-egészségügyi és élelmiszer-ellenőrző állomások (20 megyei/fővárosi székhellyel),
– Országos Mezőgazdasági Minősítő Intézet, a Területi Központokkal, a Teljesítményvizsgáló Állomásokkal és a Fajtakísérleti Állomásokkal,
– Országos Borminősítő Intézet,
– Állami Erdészeti Szolgálat (Központ és Igazgatóságok).

2. számú melléklet a 3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasításhoz

Iratkezelési Szabályzat
Értelmező rendelkezések
A Szabályzat alkalmazása során:
Adatbiztonság: az adatkezelő köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat az intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek törvény, valamint az egyéb adat– és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.
Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatok felvétele és tárolása, feldolgozása, hasznosítása (ideértve a továbbítást és a nyilvánosságra hozatalt). Adatkezelésnek számít az adatok megváltoztatása és további felhasználásuk megakadályozása is.
Adatkezelő: az adatkezelést végző vagy mással végeztető szervezet vagy személy.
Adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik.
Adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk nem lehetséges.
Beadvány: valamely szervezethez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervezetnél vagy személynél marad.
Csatolás: a nem ugyanahhoz az irathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása.
Elektronikus irat: elektronikai program felhasználásával, elektronikus formában rögzített, készített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet elektronikus adathordozón kezelnek, tárolnak.
Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez.
Eredetben való továbbítás: az ügyiratnak más szervezet vagy részleg illetékessége miatti továbbítása, intézkedés végett.
Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során hagyományos vagy elektronikus úton rögzítik a beadvány érkezésének adatait. Alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.
Irat (Ltv.-ből átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével -, amely valamely szervezet működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.
Iratkezelés (Ltv.-ből átvéve): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.
Irattári anyag (Ltv.-ből átvéve): a szervezet működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége.
Irattári terv (Ltv.-ből átvéve): a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, mely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra tagolva, a közfeladatot ellátó szervezet feladat– és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
Irattári tételszám (jel): az irattári tervből az adott ügyirathoz (annak tárgyköréhez) tartozó szám, mely meghatározza az irat irattári rendszerbeli helyét és – a hozzárendelt ezirányú adatok révén – a megőrzési, valamint az esetleges levéltárba adás idejét.
Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szervezet a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.
Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.
Kiadmány: az ügyekben való intézkedés kiadmányozott, letisztázott, hiteles formában továbbítandó irata.
Kiadmányozás: az intézkedéstervezet jóváhagyását, a kimenő irat letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányra jogosult részéről („K” – kiadható – vagy „AK” – aláírásommal kiadom – betűjellel).
Kiadmányozó: a szervezet vezetője vagy az általa kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, aki jogosult a kiadmány aláírására.
Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervezet vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá nem eső adat.
Közfeladatot ellátó szervezet (Ltv.-ből átvéve): állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervezet és személy.
Közirat (Ltv.-ből átvéve): a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szervezet irattári anyagába tartozik vagy tartozott.
Közlevéltár (Ltv.-ből átvéve): a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szervezet által fenntartott levéltár.
Különleges adat:
– a faji eredetre, a nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, vallásos vagy más meggyőződésre,
– az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adatok.
Láttamozás: az intézkedéstervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.
Láttamozás révén határidőre vagy végleges irattárba helyezéssel történő intézkedés: ha az adott ügyben későbbi határidőben szükséges intézkedni, illetőleg, ha az ügyiratban foglaltak intézkedést nem igényelnek.
Levéltár (Ltv.-ből átvéve): a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.
Maradandó értékű irat (Ltv.-ből átvéve): a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos bélyegzőlenyomat és aláírás hitelesít.
Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg– és formahű, egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.
Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.
Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható.
Nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik.
Rövid úton, visszavárólag továbbítás: ha véleménykérésre, tájékozódásra az iratot más szervezethez vagy részleghez kell megküldeni.
Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja.
Személyes adat: a meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható.
Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő– és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.
Ügyintézés: a szervezet feladatkörébe tartozó ügyek elintézését célzó érdemi munkavégzés.
Ügyirat: az adott ügyben keletkezett ügyiratdarabok (elő– és utóiratok) összessége. Egységben történő kezelése az iratkezelés alapvető követelménye.
Ügyiratdarab: az ügyirat része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett.
Ügyvitel: a hivatali ügyintézés szervezett rendje. Az ügyintézési és iratkezelési munkafolyamatok összessége.
Az iratkezelés feladata, szervezete, felügyelete
1. Az iratkezelés feladata
– a küldemények átvétele, bontása és iktatásra történő továbbítása,
– iratok nyilvántartása, szignálásra és ügyintézésre való továbbítása,
– mutatózása,
– szerelése,
– ügyintézése,
– – az iratok tisztázása,
– sokszorosítása,
– expediálása,
– irattározása,
– selejtezése és
– levéltári átadása.
2. Az iratkezelés szervezete
A közigazgatási szervezetek iratkezelési szervezetét a feladatkörnek, a szervezeti felépítésnek és az ügyiratforgalomnak megfelelően e Szabályzat előírásai szerint kell megszervezni.
2.1. A közigazgatási szervezet ügyiratkezelési feladatait – központi iratkezelési rendszerben – a közigazgatási szervezet vezetője által az ezzel megbízott részleg, vagy alkalmazott (a továbbiakban: kezelő) látja el.
2.2. A közigazgatási szervezet vezetője felelős az iratkezelés egészének előírásszerű működtetéséért [Ltv. 9. § (3) bek.]. Kijelöli az iratkezelés felügyeletét, ellenőrzését és operatív irányítását ellátó felelős vezetőt.
3. Az iratkezelés ellenőrzése és felügyelete
3.1. Az iratkezelés ellenőrzése:
A közigazgatási szervezet központjában és szervezeteinél a vezető, vagy az általa megbízott köteles a kezelőtől minden hónap 1-jén saját egységére vonatkozóan jelentést bekérni a megelőző hónap 15-ével bezárólag elintézetlenül maradt ügyiratok számának alakulásáról.
3.2. A jelentés alapján a vezető intézkedik az ügyiratok elintézésére. A vétkes mulasztókat – szükség szerint – felelősségre kell vonni.
4. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető feladata
4.1. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik
– az ügykezelés rendjének a Szabályzat előírásai szerinti megszervezéséről és az egységes gyakorlat biztosításáról,
– a biztonságos iratkezelés személyi és dologi feltételeinek és eszközeinek megteremtéséről,
– a selejtezés irányításáról és ellenőrzéséről,
– a havonkénti ügyirathátralék-kimutatás elkészítéséről, és a szükség szerinti intézkedések megtételéről,
– az iratkezelési szabályzat végrehajtásának évenkénti átfogó és menetközbeni folyamatos ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetése érdekében az intézkedések megtételéről,
– a Szabályzat és az irattári terv szükség szerinti módosításáról.
4.2. A közigazgatási szervezet iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét – a Ltv. 11. §-a alapján – az illetékes közlevéltár is ellenőrzi.
Küldemények átvétele, felbontása
5. A küldemények átvétele
5.1. A küldeményeket és beadványokat – pl. levél, távirat, fax, csomag stb. – a hivatalos órák alatt kell átvenni. Ha a közigazgatási szervezet a postahivatalnál fiókot bérel, gondoskodni kell arról, hogy a meghatalmazással rendelkező alkalmazott a közigazgatási szervezet, illetve annak alkalmazottai címére érkező küldeményeket minden munkanapon – szükség esetén több alkalommal is – lehetőleg zárható táskában elhozza. Az átvett küldeményeket a kezelő részére kell átadni.
5.2. Átvételi jogosultság
A küldemény átvételére jogosult:
– a címzett vagy az általa megbízott személy,
– az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy,
– a postai meghatalmazással rendelkező személy,
– az ügyfélszolgálati iroda ügykezelő vagy ügyintéző dolgozója,
– az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy.
5.3. A közigazgatási szervezet bármely alkalmazottjához közvetlenül érkező (kézbesített) hivatalos küldeményeket 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelőhöz vagy iratkezelési egységhez iktatásra át kell adni.
5.4. Az átvétel igazolása
Az átvevő a kézbesítő okmányon (személyes vagy meghatalmazott útján való kézbesítés esetén kérésre az átvételi elismervényen) olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.
5.5. A küldemény ellenőrzése átvételkor
A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
– a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultság,
– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,
– az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.
5.6. Sérült küldemény kezelése
Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon meg kell jelölni, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. Az érkezett küldemény tartalmáról, vagy ha ez lehetséges, akkor a hiányzó iratokról, mellékletekről a külső szervezetet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni szükséges. Ezután a küldeményt a vezetőnek vagy az általa ezzel megbízottnak, névre szóló küldemény esetén pedig a címzettnek kell bemutatni.
5.7. Téves címzés
Téves cím megjelölés, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a tényleges címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.
5.8. Biztonsági vizsgálat
A küldemények átvételénél a közigazgatási szervezetnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkeztetés esetén vírustalanítása stb.).
5.9. A küldemény továbbítása a felbontásra jogosulthoz
A kezelő a küldeményeket olyan időben köteles – szükség szerint naponta többször is – a vezetőnek, vagy az általa ezzel megbízottnak átadni, hogy az ügyiratokat lehetőleg még ugyanazon a napon iktatásra visszakapja.
5.10. A sürgősség kezelése
A gyors ügyintézést igénylő („azonnal”, „sürgős”, „soron kívül” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek, illetve a felbontásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni.
6. A küldemények felbontása
6.1. A közigazgatási szervezethez érkezett küldeményeket általában a vezető, vagy az általa ezzel megbízott személy bonthatja fel.
6.1.1. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani:
– a vezető részére címzett küldeményeket,
– a névre szóló, magánjellegű és
– az s. k. felbontásra szóló küldeményeket,
– azon küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték.
6.1.2. A felbontás nélkül átvett, névre szóló küldemény címzettje – ha az ilyen küldeményről a felbontás után nyilvánvalóvá válik, hogy hivatalos ügy tartalma van – a küldeményt nyilvántartásba vétel céljából soron kívül köteles eljuttatni a kezelőhöz.
6.1.3. A vezető tartósabb távolléte (akadályoztatása) esetén köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbontására eseti, vagy állandó jellegű megbízást adni. A vezető, illetve helyettese csak akkor bonthatja fel az ügyintéző távollétében az annak nevére szóló küldeményt, ha az egyértelműen a hatáskörébe tartozó hivatalos iratot tartalmaz.
6.2. A küldemények illetéktelen felbontásakor (pl.: ha a küldeményben minősített irat van) a borítékot vissza kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd – az erről szóló jegyzőkönyvvel együtt – sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat kezelőhöz. A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét rögzíteni köteles az átvétel dátumának megjelölésével.
6.3. A küldemény ellenőrzése bontáskor
6.3.1. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve a borítékon jelzett iratok, melléklet(ek) méretét, valamint illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az esetlegesen felmerülő hiány tényét jegyzőkönyvben, az iraton vagy az előadói íven kell rögzíteni. A jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez kell mellékelni.
6.3.2. A mellékletek vagy az illetékbélyeg hiánya nem akadályozhatja a küldemény (ügyirat) nyilvántartásba vételre, illetve további ügyintézésre való továbbítását. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.)
6.3.3. Faxon vagy más, nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett irat esetében először gondoskodni kell az információkat tartósan őrzött másolat készítéséről. A másolat hitelesítését az eredeti irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelője végzi záradékkal. Egyebekben a faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.
6.3.4. Ha a küldemény felbontása alkalmával kitűnik, hogy az pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetőleg értéket – keltezve és aláírva – az iraton fel kell tüntetni. Ahol van pénzkezeléssel megbízott dolgozó (pénztár), ott az illetékbélyeg és a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg kivételével minden egyéb értéket elismervény ellenében ide kell átadni. Az elismervényt, a postabélyeget és az illetékbélyeget az irathoz kell csatolni. Ahol nincs ilyen dolgozó, ott az ügyintézés során kell intézkedni az értékek tekintetében.
6.4. A küldemény borítékját hat hónapig meg kell őrizni, ha ajánlottan érkezett, és véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
– bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
– a küldő név– és cím adatait csak a borítékról lehet megállapítani,
– a beadás időpontjához jogkövetkezmény fűződhet.
Az iratok nyilvántartása
7. Az iktatás
7.1. A közigazgatási szervezethez érkezett, illetve ott keletkezett iratokat – ha jogszabály másként nem rendelkezik – iktatással kell nyilvántartásba venni.
7.1.1. Az iratnyilvántartást a kezelőnek úgy kell vezetnie, hogy abból az irat beérkezésének, illetve keletkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.
7.2. Külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni
– a pénzügyi bizonylatokat,
– a munkaügyi nyilvántartásokat,
– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.
7.3. Nem kell iktatni:
– az üdvözlőlapokat,
– a tananyagokat,
– a tájékoztatókat,
– a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett, úgynevezett átfutó iratokat,
– az előfizetési felhívásokat, ajánlatokat, árjegyzékeket,
– a reprezentatív meghívókat,
– a közlönyöket, folyóiratokat, egyéb sajtótermékeket,
– a visszaérkezett tértivevényeket.
7.4. A kezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.
7.5. Az irat átadása nélkül, csupán a tárgy (pl. távbeszélőn való) közlése alapján iktatni nem szabad.
7.6. Az iktatás történhet hagyományos, kézi módszerrel és elektronikus eljárással. (Ez utóbbi sajátosságait lásd a 13. pontban!)
7.7. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik.
7.7.1. Ezen nyilvántartási rendszerben az adott ügyben keletkezett első irat az időrendben következő önálló sorszámot kapja, míg a többi az illető sorszám alszámára kerül. Ha az adott sorszámhoz rendelkezésre álló alszámok már felhasználásra kerültek, akkor a következő üres sorszámot kell felhasználni, az iktatókönyvben és az iratokon is megjelölve az elő- és utóiratok összetartozását.
7.7.2. Az alszámok iktatásánál az ügyiratdarabok tárgyát általában csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell a tárgy rovatba beírni. Ha viszont az ügy tárgya időközben módosul vagy kiegészül, azt a nyilvántartásban jelölni kell.
8. Az iktatóbélyegző
8.1. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.
8.2. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
– a közigazgatási szervezet nevét, székhelyét,
– az iktatás évének, hónapjának, napjának,
– az iktatási sorszámnak (alszámnak),
– az ügyintéző nevének,
– a mellékletek számának,
– az előirat számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.
8.3. Az iktatóbélyegző lenyomatán a hónap nevét betűkkel kell feltüntetni. A mellékleteket tíz darabig szám szerint kell feltüntetni, ezen felül „iratcsomó” jelzés is elégséges.
8.4. Az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton úgy kell elhelyezni, hogy az azon lévő szöveget, címzést stb. ne takarja. Ha az iraton nincs az iktatóbélyegző elhelyezésére elegendő hely, a tárgyat, vagy az irat hátoldalára, vagy külön papírlapra kell feljegyezni és azt kell az iktatóbélyegző lenyomatával ellátni, majd – az utóbbi esetben – az ügyirathoz kapcsolni. Az iktatószámot ilyen esetben az eredeti iratra tintával fel kell jegyezni.
9. Iktatókönyv
9.1. Kézi (hagyományos) iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített és oldalszámozott, a nyilvántartási adatok (12.1. pont) feltüntetésére, illetve rögzítésére alkalmas iktatókönyvet kell használni (C. 5230-170. r. számú formanyomtatvány).
9.2. Az iktatókönyvet olvasható írással kell vezetni. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat – a ceruzával bejegyzett határidő kivételével – kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves bejegyzést egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
9.3. Téves iktatás esetén az iktatókönyvben azt is meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át, illetve mely szervnek adták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet iktatni nem szabad.
9.4. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, a szakigazgatási intézmény vezetőjének aláírásával és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni.
9.5. Az adott év végén lezárt iktatókönyv a következő év(ek) ügyiratainak iktatására nem használható, mivel az iratok levéltárba adása évfolyamonként, a nyilvántartási segédletekkel együtt történik.
10. Iktatószám
10.1. Az iktatószám – a 7.7. szám alatti pontokban meghatározottak alapján – az iktatókönyvi sorszámból, az esetleges alszámból és az évszámból áll (pl.: 627/3/1998.).
10.2. Az iktató(sor)számok minden évben 1-gyel kezdődnek és az év végéig megszakítatlan sorrendben, időrendben növekednek.
11. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata
11.1. A gyűjtőszám speciális iktatószám, a rendszeresen előforduló, egy intézkedéssel lezáruló ügyek nyilvántartására szolgál. A nyilvántartás hagyományos iratkezelés esetén külön nyomtatott iktatólapon történik, amit az iktatókönyvhöz kell szerelni (C. 5230-171. rsz. nyomtatvány).
11.2. Ha az intézkedésre vagy felhívásra több szervezettől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azok beérkezését gyűjtőíven lehet nyilvántartani. Gyűjtőíven iratváltást nyilvántartani nem lehet.
11.3. A beérkező válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben.
12. Az iratnyilvántartási adatok
12.1. Az iktatás során, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban az iktatókönyvben és az ügyiraton, illetve az előadói íven fel kell tüntetni:
– az iktatószámot,
– az iktatás időpontját,
– az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait (hivatalból kezdeményezett intézkedésnél a „H” rövidítést),
– a küldő iktatószámát (hivatkozási szám),
– az irat tárgyát [ingatlan-nyilvántartási ügyekben a város (község) nevét és a helyrajzi számot is],
– az elő– és utóirat azonosító (iktató) számát,
– az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait,
– az elintézés határidejét,
– az elintézés módját, idejét,
– az esetleges címzett(ek)et,
– a kezelési feljegyzéseket (szerelés, csatolás, határidő, visszaérkezés stb.),
– az irattári tételszámot,
– az expediálás módját és keltét,
– az irattártba helyezés keltét,
– a mellékleteinek számát (ha korábban nem került rögzítésre).
12.1.1. Az ügy tárgyát a „Tárgy” rovatba rövid, érthető szöveggel kell beírni. A bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, illetőleg az ügyben érdekelt nevén kívül csak a legszükségesebb szöveget kell, hogy tartalmazza, előre tétellel vagy aláhúzással kiemelve a tárgymutatózásnál figyelembe veendő kulcsszavakat.
12.1.2. A magánszemély neve után a lakcímét (lakóhelyét) is be kell jegyezni.
12.1.3. A tárgyat lehetőleg a küldeményben feltüntetett tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni, ha azonban a feltüntetett szöveg az ügy lényegét nem, vagy nem teljesen fejezi ki, vagy a tárgyszöveg feltüntetve nincs, a kezelő köteles az iratból megállapítani annak tárgyát.
12.1.4. Ha a küldemény több – esetleg egymással össze nem függő – témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell tüntetni.
12.2. Ha az ügyben olyan sok ügyfél szerepel, hogy a felsorolást a rovat nem teszi lehetővé, az első név feltüntetése után az „és társai” megjelölést kell alkalmazni.
12.3. Az ügyiraton (előadói íven) előírt határidőt az iktatókönyv „Határidő” rovatába, a kitűzött hónap és nap feltüntetésével, grafit ceruzával kell bejegyezni.
13. Elektronikus iktatási sajátosságok
13.1. Az elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos iktatásnál.
13.2. Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. Az elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.
13.3. Elektronikus iktatásnál az „iktatókönyv” és az „előadói ív” azonos adattartamú, mivel az állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan nyomtatható kell hogy legyen.
13.4. Elektronikus iktatás esetén az érkeztető képernyőrovatokat a kezelő tölti ki.
13.5. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges.
13.6. A bevitt adatokat az adott év végét követően tartós módon archiválni kell és az így készült iktatókönyvet – a 9.1. és a 9.4. pontok szerint hitelesítve és lezárva – a név– és tárgymutatóval együtt a továbbiakban a tárgyévi iratokhoz tartozóan kell kezelni.
13.6.1. A lezárt év adatbázisáról egy biztonsági példányt is kell készíteni lemezre. A lezárást követően történő bejegyzéseket (pl. kezelési feljegyzések, selejtezés) a biztonsági példányon is át kell vezetni.
13.7. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
13.7.1. Ennek alapján elektronikus iratkezelés, valamint elektronikus irattovábbítás esetén a számítógépes program tartalmazza – és a Szabályzathoz is mellékletként kell csatolni – a hozzáférési jogosultságot
1. beírási, „felhasználói”,
2. program-karbantartási, „rendszergazda”,
3. olvasási, „lekérdező” jogosultság, valamint
a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos hatáskörökhöz tartozó feladatokat.
13.8. Az elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező kezelő vagy ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is. Iktatószám törlésére nincs lehetőség.
13.9. Az elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát és tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámot magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.
14. Az iratok szerelése
14.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye (előirata).
14.2. Az előiratot a kezelőnek az újabb irathoz (utóirathoz) kell szerelnie.
14.2.1. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben, az előadói íven vagy az ügyirat(ok)on is jelölni kell. A jelölés az irattárba vagy a határidőbe helyezési bejegyzés aláhúzásával és a „kezelési feljegyzések” rovatban az irat új helye, az utóirat megjelölésével történik.
14.2.2. Alszámra iktatott iratot csak abban az esetben lehet más sorszámra iktatott irathoz szerelni, ha a bejegyzés tévesen történt. Ez esetben a téves iktatás megsemmisítése során a 9.3. pontban foglaltak szerint kell eljárni.
14.3. Az iratvédelem szempontjainak érvényesítése céljából ügyelni kell arra, hogy a hosszabb selejtezési (megőrzési) idejű, vagy „nem selejtezhető” előirat – az újabb irathoz szerelése révén – ne kerülhessen idő előtt kiselejtezésre, vagyis az utóiratot az előiraton jelzettel azonos, vagy annál hosszabb selejtezési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.
15. Mutatózás, átfutó könyv vezetése
15.1. Papír alapú, hagyományos iktatást végző közigazgatási szervezetnél vagy annak szervezeti egységénél az iktatott iratokról, azok előkeresését megkönnyítő, név-, hely-, tárgymutatót is célszerű vezetni. Az előbb említettek megvalósításához a C. Sz. Ny. 5230-157. r. sz. formanyomtatvány használható.
15.1.1. A mutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni. Akkor is mutatózni kell minden ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai” bejegyzéssel jelölték.
15.1.2. A mutatózást az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell elvégezni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell.
15.1.3. Elektronikus megoldásnál a keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is biztosítani lehet.
15.2. A közigazgatási szervezet részlegei közötti iratmozgások nyilvántartása, hollétük megállapításának megkönnyítése céljából a kezelő „Idegen átfutó könyv”-et (V. sz. I.-4698 r. sz.) vezethet.
Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában
16. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) és az előadói munkakönyv használata
16.1. A kezelő az érkezett iratokat az ügyintézők kijelölése (szignálás) végett köteles a vezetőhöz, illetve az általa ezzel megbízotthoz továbbítani. A soron kívül iktatott ügyiratokat azonnal, a többieket pedig lehetőleg még aznap, de legkésőbb a következő munkanap hivatalos óráinak kezdetén kell szignálásra bemutatni.
16.1.1. Ha a küldemények felbontásának jogát a vezető magának tartotta fenn, a bontással egyidejűleg – még az iktatás előtt – ki kell jelölnie az ügyintézőt, illetve az ügyintéző szervezeti egységet.
16.1.2. Eltérő rendelkezés hiányában nem kell továbbítani az iratokat a vezetőhöz vagy az általa megbízotthoz, ha az ügyintéző kijelölése az előirat alapján már megtörtént. Ilyen esetben a kezelő jelöli meg az ügyintézőt az ügyiraton.
16.1.3. Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. előadóhoz) érkezett, az iktatásra illetékes kezelőhöz kell irányítani. A kezelő, ha az érkezett irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni.
16.2. Az irat szignálására jogosult:
– kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet vagy részleget, illetve személyt),
– közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre vagy az iratra és aláírja.
16.3. A kezelő vagy az ügyintéző az iratot szignálás és iktatás után beírja az ügyintézők részére rendszeresített előadói munkakönyvbe (C. Sz. Ny. 5230-58. r. sz.).
16.4. A vezető rendelkezése szerint történik az előadói munkakönyvek hóvégi lezárása. Ennek tükröznie kell az előző havi hátralékot, a tárgyhóban érkezett ügyiratok számát, a 30 napon túli ügyintézés és az elintézett iratok számát, az ügyintéző és a vezető aláírását.
16.5. A tárgyévet követően a lezárt munkakönyvet az ügyintéző őrzi. Munkakör átadása, illetve munka- vagy köztisztviselői viszonya megszűnése esetén munkakönyveit átadja vezetőjének vagy a már kijelölt utódjának.
17. Az iratok belső irányítása és továbbítása
17.1. Ha az adott ügy elintézéséhez a közigazgatási szervezet más részlegének (osztály, munkatárs) előzetes véleménye, állásfoglalása szükséges, ennek megszerzése érdekében az érintett(ek)hez „Belső irányítással” kell az iratot megküldeni. Az erre vonatkozó utasítást (aláírással és dátummal) az iraton, vagy az előadói ív felzetén kell eszközölni. Ugyanezen rendszerben kell továbbítani – a tájékoztatás vagy további intézkedés megtétele végett – a kiadmányozott és „Elhelyezés előtt” jelzéssel ellátott iratokat is. Az egyes részlegek tehát az adott ügy iratán(ában) dokumentálják az azzal kapcsolatos véleményüket, állásfoglalásukat, vagy tudomásulvételüket, az ezen kívüli külön levelezés tilos.
17.2. Más részleghez csak azokat az iratokat továbbíthatja a kezelő, amelyeket az illetékes vezető, vagy az erre felhatalmazott ügyintéző „F” (fiatolás) jelzéssel és aláírással ellátott. Ennek hiányában az ilyen iratot továbbítani nem szabad.
17.3. Az iratokat általában – a sürgős és soron kívüli esetek kivételével – a kezelő közreműködésével kell az érdekelt részleghez, munkatárshoz továbbítani. A sürgős vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratot az ügyintéző közvetlenül is átadhatja az érdekelt(ek) részére, erről azonban a kezelőt mielőbb tájékoztatni kell, aki a továbbítás tényét az iktatókönyvbe bejegyzi.
17.4. Az előzőek szerint átirányításra került iratok visszaérkezésének napját az iktatókönyvbe be kell jegyezni. Ezt követően a visszaérkezett iratot az ügyintézőnek – kézbesítőkönyvben aláírással történő elismertetés mellett – át kell adni.
18. Az intézkedések módozatai és tevékenységei
18.1. Az intézkedés módozatai
18.1.1. Az intézkedés történhet:
– az irat eredetben való továbbításával,
– továbbítással rövid úton, visszavárólag,
– láttamozással,
– láttamozás révén, határidős vagy végleges irattárba helyezéssel, vagy
– írásbeli intézkedéstervezet kiadmánya, illetve tisztázata útján.
18.1.2. Az ügyintézés során felmerülő közbenső intézkedéseket írásban kell megtenni:
– ha a címzettnek a közbenső intézkedések alapján kötelezettségei adódnak,
– az azok az ügy érdemi elintézéséhez szükséges vélemény, állásfoglalás kérésére, illetve adására irányulnak.
18.2.1. Az írásbeli intézkedés tervezetét a kijelölt ügyintéző készíti el.
18.2.1. Az intézkedéstervezet készülhet:
– előadói íven,
– sokszorosított nyomtatványon (előnyomott formában),
– tisztázati és egyidejűleg készülő irattári példányokon,
– elektronikus úton.
18.2.2. Olyan intézkedésnél, amelyet külső szervezetekkel, vagy társrészlegekkel folytatott tárgyalás, vagy egyéb körülmények tisztázása előzött meg, amelyre bizonyos tényállás szolgáltatott okot, továbbá, amely magyarázatot igényel, a fogalmazványon (előadói íven) az intézkedést megelőzően ún. „Vótum”-ot kell készíteni. Ebben a megelőző tárgyalás eredményét, a tisztázott körülményeket, a tényállást, a magyarázatot, illetve okfejtést, valamint az alkalmazott jogszabályt és az ügyre vonatkozó minden lényeges körülményt le kell írni, és ennek alapján kell a tényleges intézkedési tervezetet elkészíteni.
18.3. Intézkedés a csatolt illetékbélyeggel kapcsolatban
18.3.1. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget – ha a beadvány illetékköteles – a következő pontban foglaltak előzetes figyelembevételével – az ügyintéző köteles a beadványra felragasztani és maradandó módon történő rájegyzéssel érvényteleníteni.
18.3.2. Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadmány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását a megkeresett közigazgatási szervezet megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget – mellékletként feltüntetve – vissza kell küldeni az ügyfélnek. Hasonló módon vissza kell küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget, ha a beadvány nem illetékköteles és a postabélyeget, ha az nem került felhasználásra.
18.3.3. A beadványra felragasztott illetékbélyeget a 18.3.1. pontban jelölt módon érvényteleníteni kell. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben, vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékre vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban – ha jogszabály másként nem rendelkezik – nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetve ügyintézést.
18.4. Kiadói utasítás készítése
Az intézkedéstervezetek elkészítését követően a kiadmány (a kiadmányozásra és leírásra kerülő intézkedéstervezet) továbbítására vonatkozóan az ügyintéző a kezelő részére az előadóíven, vagy az iraton egyértelmű kiadói utasítást ad. Az utasításban rögzíteni kell, ha a kiadás után az iratot tudomásulvétel, vagy további intézkedés végett látnia kell valamelyik társrészlegnek, illetve ha valamely iratot külső szervhez eredetben kell megküldeni, és ezért arról az elküldés előtt másolatot kell készíteni. A továbbítás módozataira (pl. „ajánlott”, „tértivevényes”, „soron kívül” stb.) és arra is itt kell utalni, ha a kiadás után az ügyintéző visszakéri az iratot, vagy azt „határidőbe” helyezteti. Ezeket az utasításokat az előadóív (irat) felzetén kell feltüntetni.
18.5. Az ügyintéző által elkészített, kiadói utasítással ellátott intézkedéstervezetet az ügyben döntési jogkörrel rendelkezőnek kell átadni, aki abban kiadmányozással dönt.
19. Kiadmányozás
19.1. A kiadmányozási jogosultság szintjeit és terjedelmét a közigazgatási szervezet szervezeti és működési szabályzatában, vagy az iratkezelő részére írásban adott jegyzéken kell meghatározni.
19.2. A kiadmányozás magában foglalja:
– az ügyben való érdemi döntés,
– az intézkedés (döntés, véleménynyilvánítás, közbülső intézkedés) kiadásának és
– az ügyirat irattárba helyezésének jogát.
19.3. A kiadmányozásra jogosult az intézkedéstervezetét korrigálja vagy – egyetértése esetén – változatlanul hagyva aláírja és keltezéssel látja el. A kiadmányon változtatni csak a kiadmányozó hozzájárulásával szabad.
19.4. A kiadmány akkor hiteles, ha
– azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy
– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel és – nem nyomdai sokszorosítású irat esetén – a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata,
– a kiadmányozó, illetve az arra felhatalmazott személy aláírása mellett a közigazgatási szervezet hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel.
19.4.1. A kiadmány (másolat) hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység kezelője „a kiadmány hiteléül” záradékolással végzi.
19.4.2. Digitális hitelesítés
Az elektronikusan előállított, vagy ily módon továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irattal, valamint az elektronikus irat hitelességét biztosító eszközökkel kapcsolatos részletes jogi szabályozás folyamatban van, az erről rendelkező törvény hatálybalépését követően a Szabályzatnak ezt a részét a törvény előírásainak megfelelően kell alkalmazni.
20. Kiadmányok leírása, tisztázata és ezek egyeztetése
20.1. A más szervezethez (személyhez) küldendő kiadmányokat a közigazgatási szervezet hivatalos nyomtatványán (levélpapírján) kell elkészíteni. A kiadmány leírásáról, a borítékok pontos címzéséről az intézkedéstervezetet készítő köteles gondoskodni.
20.2. A tisztázat bal felső részén az alábbi sorrendben kell feltüntetni:
– a közigazgatási szervezet nevét és pontos címét (postai irányítószámmal és postafiók számmal),
– az ügyirat iktatószámát,
– az ügyintéző nevét (ha nem azonos a kiadmányozóval), és
– ha van, az ügyintéző távbeszélő számát.
20.2.1. A tisztázat jobb felső részén az alábbi sorrendben kell feltüntetni:
– a tárgyat,
– a mellékletek számát,
– a hivatkozási számot vagy jelzést.
20.2.2. A magánszemélyekkel folytatott levelezés alkalmával a tárgyat nem kell külön feltüntetni, a címzést – a határozatok kivételével – a szöveg elé kell írni.
20.2.3. A tisztázaton a szöveg után – bal oldalon – a kiadmányozás keltét, jobb oldalon a kiadmányozó nevét és beosztását kell feltüntetni.
20.3. A kiadmányozott intézkedéstervezetet a tisztázattal össze kell olvasni, az esetleges hibákat ki kell javítani, majd azokat együttesen – előadói munkakönyvben való elismertetéssel – kell a kezelőnek expediálásra és irattározásra átadni.
21. Iratok továbbítása, postázása (expediálás) és „határidős” kezelése
21.1. Az irat továbbítása, az intézkedés kiadása előtt a kezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, vagy hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott levelekhez (a letisztázott kiadmányokhoz) kapcsolódóan végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell pl.: az iktatószám és a címzés helyességét, valamint a mellékletek meglétét. A felsőbb, illetőleg a bírósági vagy ügyészségi szervekhez irányuló több iratot tartalmazó küldeményeket időrendben összerakva és azokról jegyzéket mellékelve kell megküldeni.
21.2. Az ügyfél által becsatolt eredeti okmányokat, okiratokat az eljárás befejezése után részére vissza kell küldeni.
21.3. A küldeményeket – a kiadói utasításnak megfelelően – a továbbítás módja szerint (posta, kézbesítő, futárszolgálat stb.) csoportosítani kell. Postai továbbítás esetén a csoportosítást közönséges, expressz, ajánlott, expressz-ajánlott, csomag és utalvány küldemények szerint is el kell végezni.
21.3.1. A kezelő a küldeményeket az átvétel napján -, szükség esetén naponta többször is -, vagy az azt követő munkanapon köteles továbbítani.
21.3.2. A közigazgatási szervezeten belül, valamint a saját kézbesítővel továbbított küldeményeket kézbesítő könyvvel kell kézbesíteni.
21.3.3. Postai továbbítás esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. A postai feladókönyvbe a közönséges küldeményeket csak darabszám megjelöléssel, a többi küldeményt pedig egyenként kell bejegyezni.
21.3.4. Az expediálás tényét és idejét az ügyirat irattári példányán, az előadói íven és az iktatókönyvben is dokumentálni kell.
21.4. A kézbesíthetetlenség miatt visszaérkezett küldemények.
21.4.1. A visszaérkezett, egyenként bejegyzett küldemények folyószámát a feladókönyvben feltűnően be kell keretezni, és mellette fel kell tüntetni a visszaérkezés napját.
21.4.2. A kezelő köteles a visszaérkezett küldeményt és a kapcsolódó ügyiratot soron kívül bemutatni az ügyintézőnek. A küldemény ismételt elküldésének időpontját is fel kell tüntetni az ügyirat irattári példányán és az iktatókönyvben.
21.5. Határidős nyilvántartás
21.5.1. A kezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva, vagy időnként intézkedést igényelnek.
21.5.2. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, az iktatószámuk sorrendjében kell kezelni.
21.5.3. A határidő lejárta előtti napon a határidős ügyiratot (amelyre válasz nem érkezett, vagy amiben intézkedni szükséges) ki kell emelni a határidős ügyiratok közül és azt a kezelő az ügyintézőnek továbbítja.
21.5.4. Az ügyiratok irattárba helyezése előtt a határidő-bejegyzéseket törölni kell.
Irattári terv, irattározás, iratanyag használata
22. Az irattári terv és annak alkalmazása
22.1. Az iratok nyilvántartásának, kezelésének és selejtezésének megkönnyítésére az irattári terv szolgál. (A közigazgatási szervezetek irattári terve e Szabályzat 1-7. számú függelékét képezi.)
22.2. Az irattári terv adott ügyirathoz tartozó tételszámát, az ügy tárgyát és jelentőségét ismerő ügyintézőnek kell meghatároznia, és rávezetnie az ügyiratra (előadói ívre), annak irattárba helyezése előtt. Az így rögzített – az irat további sorsát (selejtezését) is eldöntő – irattári tételszámot a kezelő az iktatókönyv megfelelő rovatába bejegyzi.
23. Irattározás
23.1. Az irattárba helyezett iratokat azok szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség(ek)ben, megfelelő tároló eszközökön(ben), az irattári terv alapján rendszerezve kell irattározni.
23.2.1. Az irattári tűz, víz, kártevők és külső behatolás ellen védetté kell tenni. Az irattár ajtóinak kulcsát az iratkezelő őrzi.
23.2.2. Az irattárban az irattár kezelőjén kívül más személy csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat.
23.3. Az iratok irattárba helyezése
23.3.1. Az elintézett (kiadmányozott, irattározási utasítással és tételszámmal ellátott) ügyiratokat – azok átadási, irattározási időpontjának iratokon és az iktatókönyvben való dokumentálásával – irattárba kell helyezni. Ezt megelőzően azonban a kezelő köteles megvizsgálni az iratok irattározásra való alkalmasságát (teljességét stb.) és csak ezt követően – megfelelőségük esetén – irattározhatja azokat.
23.3.2. Az irattárba helyezést az iktatókönyv „Irattárba helyezés kelte” rovatában a hónap (római szám) és a nap (arab szám) bejegyzésével vagy bélyegzővel kell feltüntetni.
23.4. Az irattárban az ügyiratokat évfolyamonként, az irattári tételszámok – ezen belül az iktatószámok emelkedése – alapján irattartókban kell gyűjteni (csoportosítani), és a továbbiakban ily módon való rendszerezésben kell azokat kezelni, illetve irattározni. Az irattartókon fel kell tüntetni a bennük tárolt iratok évkörét, tétel– és iktatószámát (-tól -ig).
23.5. Elektronikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozón tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
23.6. Az iratok visszatartása az irattározásból
23.6.1. Az ügyintézők az elintézett iratokat általában nem tarthatják maguknál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munkavégzéshez szükséges, az iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza:
– az ügyirat számát,
– az ügyirat tárgyát,
– az ügyintéző nevét és beosztását,
– az átvétel (visszatartás) hónapját, napját és
– az irattárba adásra megjelölt határidőt.
23.6.2. A visszatartott ügyiratról készített ügyiratpótló lapot a megjelölt határidő szerint, vagy – időpont megjelölése híján – az év végére határidős nyilvántartásba kell tenni. Az iktatókönyv határidő rovatába az ügyirat leadásának megjelölt időpontját kell bejegyezni.
23.6.3. A visszatartott ügyiratokat az iktatási év végéig le kell adni, tehát az irattárba adásra a következő évre áthúzódó határidőt nem lehet megjelölni.
24. Átmeneti és központi irattár
24.1. A tárgyévi és az azt megelőző két évi iratanyagot az ügyintézéshez közelebbi, ún. átmeneti irattár(ak)ban lehet irattározni. Ez esetben az időtartam elteltével az iratokat át kell adni a központi irattárnak.
24.2. A központi irattárba csak teljes és lezárt évfolyamú iratokat lehet átadni, a nyilvántartási segédletekkel és az átadási jegyzőkönyvekkel (jegyzékekkel) együtt.
24.3. A központi irattárban lévő iratanyagról állományi nyilvántartást kell vezetni, amelyben azokat az évkörök, részlegek, irattári tételek és az iktatószámok rendszerében, a tárolóhelyük megjelölésével kell nyilvántartani.
25. Az irattári anyag használata
25.1. Az iratanyag használata történhet belső ügyviteli célból és külső szervezet, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítés.
25.2. A közigazgatási szervezet munkatársai – jogszabályi tiltás hiányában – a feladatkörükhöz kapcsolódóan használhatják az irattári anyagot.
25.3. Iratok kiadása az irattárból
25.3.1. Az irattárból használat céljából kiadásra kerülő ügyiratokról szintén (a 23.6.1. pontban megjelölt) ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet, mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kiadott ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratokról a visszaadási határidő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni.
25.3.2. Az ügyirat visszaadását – amennyiben 15 napon belül, illetőleg az ügyintéző által a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza az irattárba, sürgetni kell. Ha a kiadott ügyiratot a sürgetés ellenére 30 napon belül sem küldik vissza, e tényt a vezetőnek be kell jelenteni, aki intézkedik annak irattárba adásáról.
25.3.3. Ha az ügyintéző adott ügyhöz kapcsolódóan kérte ki az iratot és azt utóbb – visszaadás helyett – az új ügyirathoz kéri szereltetni, akkor a kezelő a szerelést az ügyiratokon, az iktatókönyvben és az iratkiadási nyilvántartásban is dokumentálja, majd az iratpótló lapot megsemmisíti.
25.4. Az államigazgatási eljárás szabályairól szóló törvény előrásainak megfelelően az ügyfél, vagy megbízottja, jogainak érvényesítése, vagy feladatainak ellátása érdekében – ha jogszabály (pl. titok– vagy adatvédelmi) nem tiltja – betekinthet az őt érintő iratokba, azokról jegyzetet, illetve a saját költségén másolatot készíthet.
25.4.1. A közigazgatási szervezet az ügyfélen és képviselőjén kívül más személynek (szerv képviselőjének) is lehetővé teszi az iratokba való betekintést vagy másolat készítését, ha igazolja, hogy az iratok tartalmának ismerete jogának érvényesítése, vagy feladatának teljesítése céljából szükséges.
25.4.2. Nem lehet betekinteni a tanácskozásról és szavazásról készített jegyzőkönyvbe, a határozatok tervezetébe, és azokba az iratokba, amelyek államtitkot, vagy szolgálati titkot tartalmaznak. Szolgálati titok címén nem lehet kizárni az olyan iratba való betekintést, vagy arról másolat készítését, amelyen az érdemi határozat alapul. A betekintési jogosultság elbírálásánál tekintettel kell lenni a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben meghatározott korlátozó rendelkezésekre is.
25.5. Az ügyiratokról hiteles másolat készítését és kiadását a szervezet vezetője és helyettese, vagy a kiadmányozó és az ezen jogkörrel felhatalmazott ügyintéző engedélyezheti. Az engedély megadását az irat irattári példányára fel kell jegyezni. A hiteles másolatot „A másolat hiteles” jelöléssel, keltezéssel, aláírással és bélyegzőlenyomattal a kezelő hitelesíti.
25.6. A közigazgatási szervezet azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, melyek az Ltv. 22. §-ának (1) bekezdésében meghatározott kutatói korlátozási idő eltelte után is őrizetében vannak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani.
Iratok selejtezése és levéltárba adása
26. Iratselejtezés
26.1. Az irattárból iratot megsemmisítés, vagy nyersanyagként való felhasználás végett kiemelni csak szabályszerű selejtezési eljárás keretében, az irattári tervben rögzített őrzési idő elteltével lehet.
26.2. Az iratselejtezések szervezése a szervezet vezetője által megbízott vezető irányítása mellett, az iratkezelő feladata.
26.3. A közigazgatási szervezet iratanyagát az Ltv. 9. §-a (1) bekezdésének f) pontjában és a 12. §-ában előírtak betartásával évenként felül kell vizsgálni, hogy az irattári terv alapján mely évfolyamok, mely irattári tételei váltak selejtezhetővé.
26.4. Az iratselejtezés gyakorlati végrehajtására a közigazgatási szervezet vezetője által megbízott vezető selejtezési bizottságot hoz létre és irányítja annak munkáját.
26.4.1. A selejtezési bizottság – az irattári terv alapján – meghatározza a selejtezhető irattári tételeket és külön válogatja azoktól a továbbra is megőrzendő iratanyagot. A kiselejtezésre megjelölt iratokat – a selejtezés levéltári engedélyezéséig – az elhelyezésük rendjében kell ideiglenesen megőrizni.
26.5. A lefolytatott iratselejtezésről a selejtezési bizottság által aláírt három példányos jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek két példányát a selejtezés engedélyeztetése céljából meg kell küldeni az illetékes közlevéltárnak.
26.5.1. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
– a selejtezést lebonyolító közigazgatási szervezet nevét és címét,
– a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontját,
– az iratanyag létrehozójának nevét és címét,
– a selejtezés jogszabályi alapjának megjelölését,
– mely évfolyam(ok) iratanyagát érinti,
– mely irattári tételek kerültek (felsorolva: tételszám, megnevezés, évkör) selejtezésre, illetőleg visszatartásra,
– a selejtezett iratanyag hozzávetőleges mennyiségét (ifm),
– a selejtezést végző (és ellenőrző) személyek nevét, beosztását és aláírását.
26.5.2. A levéltár – a szükséges ellenőrzés után – a jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi az eljárás során kiselejtezésre elkülönített iratok megsemmisítését, illetve jelzi a selejtezésből visszatartani rendelt iratokat.
26.6. Elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése is ezen általános szabályok betartásával történik.
26.7. A kiselejtezett iratok megsemmisítésének szabályairól a szakigazgatási intézmény vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik.
27. Iratok levéltárba adása
27.1. A közigazgatási szervezet nem selejtezhető iratait általánosságban az előírt 15 évi ügyviteli őrzési idő leteltével kell az illetékes közlevéltárnak átadni. Az átadás-átvétel tényleges időpontjáról – az Ltv. 12. §-a (3) bekezdésében meghatározottakra is figyelemmel – az intézmény és a levéltár közösen állapodik meg.
27.2. Ha a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón lévő iratokról legkésőbb a levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell kézbesíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.
27.3. Az átadásra kerülő iratokat teljes és lezárt évfolyamaikban, az irattári terv szerint rendezetten, a nyilvántartási segédleteikkel, a közigazgatási szerv költségén, átadás-átvételi jegyzékkel kell átadni.
27.4. Az iratok selejtezésének és levéltári átadásának tényét és idejét az állományi nyilvántartásban is meg kell jelölni.
Intézkedés közigazgatási szervezet vagy szerve
megszűnése, szervezetének megváltozása, illetve
munkakör átadása esetén, valamint a hiányzó, illetve
elveszett iratok ügyének rendezése
28.1. A közigazgatási szervezet (szerve) megszüntetése, vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett intézmény irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.
28.2. Ha a megszűnő közigazgatási szervezet feladatköre több közigazgatási szervezet között oszlik meg, vagy valamely közigazgatási szervezet egyes feladatait egy másik közigazgatási szervezet veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével, vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.
28.3. Ha a közigazgatási szervezet jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek és feltételek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szervezet gondoskodik.
28.4. Jogutódlás esetén az elintézetlen, illetőleg folyamatban lévő ügyek iratait jegyzék kíséretében kell a jogutódnak átadni. Az iratokkal együtt átadásra kerülő iktatókönyvek megfelelő sorszámainak „Kezelési feljegyzések” rovatában az átadás tényét fel kell tüntetni.
28.4.1. Az átadott elintézetlen iratokat a jogutód iktatókönyvébe – az átvételt követő öt napon belül – egymást megszakítatlan sorrendben követő iktatószámokon kell beiktatni. A „Kezelési feljegyzések” rovatába kell bejegyezni az átadó nevét és az irat eredeti iktatószámát.
28.4.2. A megszűnt közigazgatási szervezet irattári anyagát is a jogutód részére kell átadni. A jogutód köteles gondoskodni az átvett iratanyag – saját irataival együttesen történő – további kezeléséről, megőrzéséről és selejtezéséről.
29. A kezelő személyében történő változás esetén (munkakör átadás) jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az általa kezelt utolsó iktatószámot és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. A jegyzőkönyvet az átadó-, átvevőnek, valamint a kezelő felügyeletét ellátó vezetőnek alá kell írnia.
29.1. Az ügyintéző a munkaköre átadása vagy munkaviszonya megszűnése esetén köteles – az előadói munkakönyv alapján – a nála lévő elintézett és elintézetlen iratokkal elszámolni. Az elszámolásról három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni, melyből az első példányt az átadó, a második példányt az átvevő, a harmadik példányt az iratkezelő kapja.
30. Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya, munkajogi felelősségre vonást, illetve fegyelmi eljárást von maga után.
30.1. Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit – az irat eltűnésének észlelésétől számított három napon belül – az intézmény vezetőjének ki kell vizsgálnia.
Bélyegzők nyilvántartása
31. A Magyar Köztársaság címerével ellátott bélyegzőkről (hivatalos bélyegzők) a kezelő nyilvántartást köteles vezetni.
31.1. A nyilvántartásnak a következőket kell tartalmaznia:
– sorszámot,
– bélyegző lenyomatát,
– a kiadás napját,
– a használó szervezeti egység megnevezését,
– a bélyegzőt átvevő, használó és őrző dolgozó nevét és aláírását.
31.2. Hivatalos bélyegző csak a legszükségesebb számban tartható forgalomban. Az ilyen bélyegzők használatára jogosultak kijelölése a szakigazgatási intézmény vezetőjének feladata. A bélyegző használatára jogosult, köteles annak őrzéséről és – használat után – biztonságos elzárásáról gondoskodni.
31.3. Az elhasználódott bélyegzőket, valamint a megszűnt közigazgatási szervezet bélyegzőit meg kell semmisíteni. A megsemmisítés tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv – többek között – tartalmazza a megsemmisített bélyegző lenyomatát is. A felvett jegyzőkönyvet be kell iktatni és további megőrzéséről gondoskodni kell.
Nyomtatványellátás
32. A közigazgatási szervezet megyei központja és szervei részére az ügyiratok iktatásához előírt formanyomtatványok beszerzéséről és azoknak a használók részére rendelkezésére bocsátásáról való gondoskodás a megyei központ feladata.
32.1. Az iratkezelés részére a jelen szabályzatban meghatározott formanyomtatványok használata kötelező és ettől eltérés nem engedélyezhető.
A megyei (fővárosi) földhivatalokra vonatkozó, az
általános szabályokat kiegészítő külön szabályok
33. Az ügykezelés rendszere
33.1. A földhivatalok az iktatás során a központilag kiadott számítógépes rendszert – az üzemeltetési kézikönyvben foglaltak szerint – kötelesek használni.
33.2. A földhivatalok iratait az alábbi számkeretekbe kell iktatni:
– a földmérési ügyiratokat 1-10 000 között,
– a földvédelmi és földminősítési iratokat 10 001-20 000 között,
– a földhivatali általános ügyiratokat 20 001-27 000 között,
– az informatikai ügyiratokat 27 001-28 000 között,
– a pénzügyi-gazdasági iratokat 28 001-30 000 közötti számkeretben,
– az ingatlan-nyilvántartási ügyiratokat 30 001-től kezdődően.
33.3. Az alábbi ügykörökben gyűjtőszámos iktatást kell végezni:
– tulajdoni lap másolat kiadása,
– térképmásolatok kiadása,
– teljes körű adatszolgáltatás,
– egyéb adatszolgáltatás, illetve iratmásolatok kiadása,
– földmérési munkák befejezése, vizsgálata, záradékolása,
– vetetlen területek elszámolása,
– központi utasítás szerinti ügyekre.
34. Iktatás
34.1. Az ügyiratokat a beérkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon, az ügyfélfogadási idő előtt – az érkezés napjának dátumával – kell beiktatni. Ezzel egyidejűleg a tulajdoni lap tartalmát érintő változást eredményező ügyiratokat a tulajdoni lapon széljegyezni kell.
34.2. Az ingatlan-nyilvántartási beadványok iktatását az okiratból kell elvégezni. Ennek során ki kell tölteni a széljegyzéshez szükséges adatokat is és a széljegyzés megtörténtét az ügyiratra fel kell jegyezni.
34.3. Az ugyanarra az ingatlanra vagy bejegyzésre vonatkozó, egyidejűleg érkezett ingatlan-nyilvántartási beadványokon és az iktatókönyvben – az egyidejű érkezésre utalással – kölcsönösen fel kell tüntetni annak a beadványnak az iktatószámát, amellyel az egyidejűleg érkezett. Egyidejűleg érkezettnek kell tekinteni azokat a beadványokat, amelyek postán egyszerre érkeznek, amelyeket egyszerre kézbesítenek, vagy a gyűjtőszekrényből egyszerre vesznek ki.
35. Iktatóbélyegző
35.1. Az ingatlan-nyilvántartási beadványokon a kezelő köteles az iktatóbélyegző adatain kívül feltüntetni a bejegyzés alapjául szolgáló okiratok darabszámát.
35.2. Az ingatlan-nyilvántartási beadványt és a mellékelt okiratok valamennyi példányát el kell látni iktatóbélyegzővel.
36. Irattári jel
36.1. Az ügy típusát, selejtezhetőségét az irattári jel mutatja, amely egyben meghatározza az ügyirat irattári helyét is.
36.2. Az irattári jel tartalmazza:
– az irattári tétel számát, amely az ügy típusát,
– a selejtezési idő jelét, amely az ügyirat selejtezhetőségének idejét
mutatja.
36.3. Az irattári jelet az irattári terv alapján kell meghatározni.
36.4. Az irattári jel selejtezési jelének megfelelő selejtezési idők a következők:

 

 

Selejtezési idő jele

Selejtezési idő

1

2 év

2

5 év

3

10 év

4

15 év

5

30 év

6

75 év

0

nem selejtezhető

37. Földhivatali másolatok megrendelésének nyilvántartása
37.1. A másolatokat erre a célra rendszeresített lapon kell megrendelni, amelyeket év végén – ellenőrzés után – irattárba kell helyezni.
37.2. A másolat-megrendeléseket gyűjtőszámra kell iktatni és érkezésük sorrendjében évenként 1-gyel kezdődő folyamatos sorszámozással kell ellátni. A hatóságok által megrendelt, illetve hivatalos használatra készült másolatokról, továbbá a levélben érkezett megrendelésekről a földhivatalnak kell elkészítenie a megrendelő lapot, amelyhez a levelet csatolni kell.
37.3. A másolat-megrendelő lapnak tartalmaznia kell az iktatószámot, a település nevét, a helyrajzi számot, vagy a kért okirat iktatószámát, továbbá a munkarész (tulajdoni lap, földkönyv, okirat stb.) megjelölését, amelyre a megrendelés vonatkozik, a másolat fajtáját (teljes, kivonatos stb.), a megrendelő (megkereső szervezet) nevét és címét, a lerótt díj összegét vagy a díjmentességre vonatkozó utalást, továbbá az átvétel napját és az átvevő aláírását, illetőleg a másolat postára adására vonatkozó utalást.
37.4. Ha egy megrendelésben több tulajdoni lapról vagy okiratról kérnek másolatot, azokat egy sorszám alatt kell kezelni.
37.5. Ha a másolat díjmentes, ezt a vonatkozó jogszabályokra hivatkozással a hiteles másolaton is fel kell tüntetni. A megrendelés iktatószámát a kiadott másolatra fel kell jegyezni.
38. Az iratok és munkarészek archiválása
38.1. Az irattár és térképtár részére átadott iratokat és munkarészeket a felügyeleti szerv szakmai útmutatóban megszabott feltételekkel és módszerekkel számítógépes adathordozóra lehet vinni.
38.2. A földhivatal egyes szakrészlegeinek iratanyagát külön-külön is számítógépes adathordozóra lehet vinni.
38.3. Az archivált adatokat tartalmazó számítógépes adathordozót zárható szekrényekben, száraz helyen kell tárolni. Az adatok minőségét ötévenként ellenőrizni kell és szükség esetén új másolatokat kell készíteni.
Az Országos Mezőgazdasági Minősítő Intézetre
vonatkozó, az általános szabályokat kiegészítő külön szabályok
39. Az iratkezelés szervezete, irányítása
39.1. Az intézet iratkezelése vegyes szervezeti formában történik az alábbiak szerint:
– központi iratkezelő,
– titkárnők,
– személyügyi csoport,
– Országos Mezőgazdasági Fajtaminősítő Tanács iratkezelője,
– területi egységek iratkezelői.
39.2. Az Adatvédelmi Szabályzat alapján külön nyilvántartás szerint kötelesek a személyi adatok iratait kezelni, illetve azok biztonságos elhelyezéséről gondoskodni.
40. Levelek, iratok átvétele, postabontás
A vetőmag- és szaporítóanyag-mintákat a Vetőmagminősítő és Nyilvántartási Osztály, a spermamintákat és vércsoportvizsgálati mintákat a Szaporodásbiológiai Osztály illetékes laboratóriumai veszik át.
41. Az iratok nyilvántartásba vétele
41.1. Az intézet központjában az iratokat a főosztályoknál a C. Sz. Ny. 5230-154/a. r. sz., az önálló osztályoknál (csoportoknál) és a Területi egységeknél a C. Sz. Ny. 5230-152/a. r. sz. iktatókönyvben kell iktatni.
41.2. Az intézethez beérkezett vetőmagmintákat a Vetőmagminősítő és Nyilvántartási Osztálynál folyamatosan, iktatás nélkül, kartonnyilvántartásba kell venni, majd beérkezési sorrendben csoportosítani.
41.2.1. A vizsgálatra beküldött mintákat – munkalap kíséretében – a vizsgálat elvégzésére kijelölt laboratóriumhoz, a tárolás céljából érkezőket a raktárba kell továbbítani.
41.2.2. A magmintaraktáros köteles valamennyi beérkező vetőmagmintát nyilvántartásba venni és számozási rendjének megfelelően tárolni. Szaporítóanyagok tekintetében a Szaporítóanyag-felügyeleti Osztály hasonló módon jár el.
41.2.3. A Vetőmag-felügyelőségek által kiállított vetőmagminősítő bizonyítványok másolatát és a szántóföldi ellenőrzési jegyzőkönyvek beküldött eredeti példányát iktatás nélkül a Vetőmagminősítő és Nyilvántartási Osztályhoz kell továbbítani, ahol azokat felülvizsgálják, feldolgozzák, iktatás nélkül nyilvántartásba veszik, majd az irattárba helyezik el.
41.2.4. Statisztikai jelentéseket iktatás nélkül a Vetőmagminősítő és Nyilvántartási Osztályhoz kell továbbítani, ahol azokat feldolgozzák és értékelés végett az illetékes főosztályhoz továbbítják, majd az irattárban helyezik el.
41.2.5. A Vércsoport Laboratórium a szarvasmarha– és lóvérmintákat tartalmazó küldemények kísérő iratait futó sorszámmal és laboratóriumi számmal látja el, amely a leletkiadmányozás és -visszakeresés iktatószáma is.
A közigazgatási szervezet szervei iratkezelése
42.1. A közigazgatási szervezetek szerveinél jelentkező iratkezelési feladatokat általában az intézmények megyei központjára meghatározott rendelkezések értelemszerű alkalmazásával kell ellátni.
42.2. A közigazgatási szervezetek megyei központjától eltérő egyes körülményekre tekintettel (kisebb volumenű iratforgalom, a feladatok ellátása nem minden esetben tesz indokolttá külön dolgozó beállítását stb.) az iratkezelési feladatok ellátása során az alábbi eltérő rendelkezéseket kell alkalmazni:
42.2.1. Az iratok iktatását sorszámos iktatási rendben kell végezni. E célra a C. Sz. Ny. 5230-152-a. r. sz. iktatókönyvet kell alkalmazni. Az iktatókönyvet – a használatbavételt megelőzően – a megyei központ által hitelesíttetni kell. Az iratkezelés során használni kell továbbá az előadói ívet (Ny. 5230-182), valamint az előadói munkafüzetet (Ny. 5230-586) is. Jelentős ügyiratforgalmú szervezeteknél lehetőség van a megyei szervezettel egyező alszámos iktatási rendre és a gyűjtőszámos iktatólap alkalmazására.
42.2.2. Az iratkezelési feladatok ellátásával – ahol lehetséges – az adminisztrátort kell megbízni. Ennek hiányában az iktatási feladatot a szervezet vezetőjének kell ellátnia.
42.2.3. Az iratok iktatása során a növény-egészségügyi és talajvédelmi állomások és az állat-egészségügyi és élelmiszer-ellenőrző állomások határállomási szerveinek a növény-egészségügyi és az állat-egészségügyi bizonyítványok közül csak azokat kell iktatni, melyek nem a vagonok kíséretében, hanem postai küldeményként érkeznek a határállomásra. A határállomás hatáskörébe (illetékességi körébe) nem tartozó iratokat – az iktatást követően – az állomás központjához kell továbbítani.
42.2.4. A laboratóriumi vizsgálatokat külön iktatókönyvben kell nyilvántartani és az eredményközlő iratokat külön (nem aktában) kell lerakni. Ha a vizsgálat eredményéről szóló bizonyítvány közigazgatási aktust alapoz meg, azt a határozathoz kell csatolni.
42.3. A közigazgatási szervezetek szerveinél keletkezett és iktatott iratanyagot – öt évi őrzési idő elteltével – a közigazgatási szervezet megyei központja részére kell (az iktatókönyvvel együtt) a megyei központ által meghatározott időpontban, átadás-átvételi jegyzék kíséretében átadni. A közigazgatási szervezet megyei központja köteles az átvett iratok rendelkezések szerinti selejtezésének elvégzéséről, illetve azok további megőrzéséről gondoskodni.
A FÖLDHIVATALOK irattári terve

Irattári tétel

Selejtezési idő jele

Levéltárnak
átadható év

Irattári
tétel száma

Megnevezése
(ügykör meghatározása)

1

2

3

4

Humánpolitikai és munkaügyek

01

Javaslat állás betöltésére
Pályázati hirdetések
Alkalmaztatási kérelem
Áthelyezési kérelem
Erkölcsi bizonyítvány beszerzésére felhívás
Szabadságolási ütemterv
Szabadsággal kapcsolatos ügyek iratai

1

–

01

Besorolásokkal kapcsolatos észrevételek
Túlóra-ügyek
Túlóra-átalány megállapítása
Jutalmazási javaslatok
Szolgálati igazolások
Útlevél-ügyek
Vasúti arcképes igazolványok ügyei
Kitüntetési javaslatok
Tanulmányi szerződések

2

–

01

Fegyelmi és kártérítési ügyek

3

–

01

Besorolások, alkalmazási-kinevezési iratok
Eskütételi iratok
Átminősítési iratok
Felmentés, felmondás, lemondás, áthelyezés
Kitüntetések iratai
Személyi okmányok és nyilvántartások
Humánpolitikai ügyek
Szolgálati idő beszámítás
Büntetések törlése
Közszolgálati alapnyilvántartás

6

–

01

Bér- és létszámkimutatások (összesített)

0

15

01

Vezető állású dolgozók minősítése

6

–

 

Szervezet, működés, ügyvitel

02

Munkatervek
Előterjesztések, beszámolók
Munkaértekezleti jegyzőkönyvek

3

–

02

Bélyegző-nyilvántartás

4

–

02

Átszervezési iratok
Szervezeti szabályzatok
Elvi jellegű ügyviteli döntések
Iktató és segédkönyvek
Iratselejtezési jkv-ek
Hivatali átadás-átvételi jkv.

0

30

 

Felügyelet, irányítás, ellenőrzés

03

Felügyelettel, irányítással, ellenőrzéssel kapcsolatos nem érdemi ügyiratok

2

–

03

Vizsgálati, belső- és egyéb ellenőrzési jelentések, jegyzőkönyvek, érdemi intézkedések

4

–

03

Elvi jellegű irányítási iratok (utasítás, körlevél, leirat, átirat)

0

50

 

Statisztika, adatszolgáltatás

05

Adatszolgáltatások (nem elvi) ügyiratai

2

–

05

Éves statisztikai jelentések másolatai

3

–

05

Évközi statisztikai kimutatások, összesítések, elemzések

0

15

 

Közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok

06

Közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok

2

–

 

Munkavédelem, tűzvédelem

07

Munka- és balesetvédelmi intézkedések
Baleseti jegyzőkönyvek
Tűzvédelmi ügyek

3

–

 

Gazdasági ügyek, gépkocsi-ügyek

08

Nyomtatvány-igénylések
Anyagigénylések
Megrendelések
Árajánlatok, tájékoztatók

1

–

08

Gépkocsi-üzemeltetés, -karbantartás
Gépkocsi-menetlevelek
Üzemi konyha ügyek
Számlák, szállítólevelek (nem könyvelési példány)
Közbeszerzési eljárás iratai

2

–

08

Épületkezelés, -karbantartás
Üdülőkezelés, -karbantartás

4

–

 

Befektetett eszközök, felújítások

09

Tárgyi eszköz beszerzések
Tárgyi eszköz átadása, kiselejtezése
Tárgyi eszköz karbantartás
Szoftver-karbantartási szerződések

5

–

09

Tárgyi eszköz felújítások
Tárgyi eszköz, gépkocsi-biztosítás
Kincstári vagyonnyilvántartás

0

–

 

Előleg, segély, jutalom

10

Segélykérelem, engedélyek
Illetményelőleg, kérelem, engedélyezés
Útielőleg, útiátalány nyilvántartása
Elszámolási előlegek nyilvántartása
Jutalom, jubileumi jutalom engedélyezés
Ktv. alapján adható juttatások

3

–

 

Költségvetési ügyek

11

Hitelnyilvántartás
Kötelezettségvállalási nyilvántartás

2

–

11

Költségvetési alapokmány
Költségvetési előirányzat
Költségvetési beszámolók

0

15

11

Pótelőirányzat, előirányzat-átcsoportosítás, zárolás
Pénzmaradvány-elszámolás

2

0

 

Pénzügyek

12

Pénzigénylések
Pénztárbizonylatok (nem könyvelési példányok)
Pénztárkönyvek
Pénztárszámfejtési ügyek
Ellátmány számadások, elszámolások
Adóelszámolás, adóbevallás

2

–

12

Kincstári levelezés, adatszolgáltatás
Beszedési, átutalási megbízások (nem könyvelési példányok)
Költségvetési bevételek behajtásával kapcsolatos intézkedések
Földvédelmi Alaphoz kapcsolódó ügyintézés

3

–

 

Számviteli ügyek, leltár, mérleg

13

Számlarend

2

–

13

Raktári kartonok
Anyagnyilvántartások, naplók
Számlatömbök tőpéldányai

3

–

13

Leltárutasítás
Leltári felvételi lapok
Leltárhiány megtérítésére vonatkozó ügyek
Kártérítési ügyek

3

–

13

Főkönyvi könyvelés bizonylatai, számlatükör
Főkönyvi kivonatok
Főkönyvi könyvelés számlalapjai, naplók

4

–

13

Leltár (összesen)

2

–

 

Illetményszámfejtés, tb-ügyek

14

Illetményszámfejtés alapjául szolgáló iratok
Táppénz-, családipótlék-ügyek, letiltások, levonások

3

–

14

Illetményszámfejtési törzslapok
Nyugdíjpénztári tagsági nyilatkozatok

0

–

 

Jogorvoslatok

16

Fellebbezések, közigazgatási bírósági jogorvoslatok

0

15

 

Ingatlan-nyilvántartás

21

Jogok és tények bejegyzése alapjául szolgáló iratok, kivéve a társasházra és szövetkezeti házra vonatkozó iratokat

0

határidő nélkül

22

Jogok és tények törlésére vonatkozó iratok

0

határidő nélkül

23

Társasház és szövetkezeti ház alaprajza, alapító okirata, illetőleg közgyűlési jegyzőkönyve, valamint a bejegyzést elrendelő határozat

0

határidő nélkül

26

Az ingatlan adataiban történt változások átvezetése alapjául szolgáló okiratok

2

–

27

Egyéb iratok (felvilágosítás, másolat-megrendelés stb.)

2

–

28

Megszűnt ingatlan-nyilvántartási térkép

0

15

29

Községi, megyei összesítők gazdasághatáros kimutatások

2

–

30

Megszűnt földkönyv, törzskönyv, helyrajzi szám és névmutató

0

határidő nélkül

31

Az ingatlan-nyilvántartás szerkesztése (újraszerkesztése vagy átalakítása) során készített tulajdoni lap tervezetek, munkatérkép és eltérési jegyzék

0

határidő nélkül

32

Község-város ingatlan-nyilvántartásának újraszerkesztése, illetőleg átalakítása során megszűnt tulajdoni lapok és azonosítási jegyzék

0

határidő nélkül

38

Zárójelentések, a szerkesztéssel kapcsolatos egyéb iratok

0

határidő nélkül

 

Földértékelési, földminősítési ügyek

68

Osztályba sorozással, aranykorona-érték megállapításával és földértékeléssel kapcsolatos iratok

0

–

69

Megszűnt községi, járási mintatérjegyzék, továbbá megszűnt talajosztályozási térkép
Földértékelés munkarészei, térképei

0

75

70

Osztályba sorozási, földértékelési munkatérkép

0

–

 

Állami földmérési alaptérkép és munkarész

86

Állami földmérési alaptérkép (a melléktérképek is)

0

–

87

Állami földmérési alaptérkép nyilvántartási példányai

0

–

88

Régi – forgalomból kivont – térképek (telekjegyzőkönyves térképek is)

0

30

89

Régi – forgalomból kivont – térképek nyomatai

1

–

90

Átnézeti térkép és vázlat eredeti példánya

0

50

91

Területjegyzék és függeléke

0

50

 

Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei

95

Elhatárolások jegyzőkönyvei, vázrajzai, vázlatai és munkarészei

0

75

96

Azonosító jegyzék térképtári példányai

0

75

97

Mérési és számítási jegyzőkönyvek meghatározási tervek, kitűzési, számítási munkarészek és azok átnézeti vázlatai, koordinátajegyzékek

0

75

98

Mérési vázlat, tömbrajz vagy mérési jegyzet (manuálé)

0

75

99

Területszámítás írásbeli és rajzi munkarészei

0

75

100

Alaptérkép és annak mérettartó másolata (az új másolat készítéséig)

0

–

101

Átnézeti térkép

0

–

102

Felmérési tanulmány és mellékletei
Felmérési törzskönyv és mellékletei

0

75

103

Vállalkozási szerződések módosításának véleményezése, engedély stb. határidő módosításának engedélyezése

3

–

104

Segédanyag és szolgáltatás igénylése, nyilvántartása

2

–

 

Térkép tartalmát érintő változások munkarészei

114

Közigazgatási és nyilvántartási egységek területváltozásait tartalmazó írásbeli és rajzi munkarészei, valamint jegyző-
könyvei

0

50

115

Változások előzetes nyilvántartása

0

–

116

Földrészlet-megosztási, épületfeltüntetési és művelési ág változás vázrajzai, valamint a területelszámolás munkarészei

0

–

117

A tulajdoni lap tartalmát nem érintő, csak az ingatlan-nyilvántartási térkép tartalmát módosító változások írásbeli, illetve rajzi munkarészei

0

–

 

Földbirtok-politikai munkarészek és vázrajzok

125

Polgári tagosítás mérési és számítási, valamint a földvédelmi törvény földmérési munkarészei birtokösszevonási célú önkéntes földcserék munkarészei

0

50

127

Termőföld-privatizációval kapcsolatos munkarészek és iratai

0

50

 

Alappontsűrítés

137

Grafikus alap- és részletpontok koordináta-jegyzéke

0

–

138

Új vízszintes és magassági alappontsűrítés koordináta-jegyzékei, meghatározási tervei, kitűzési és számítási jegyzőkönyvei, helyszínrajzai

0

–

139

Földmérési jelek elhelyezésével kapcsolatos ügyek

3

–

 

Szakfelügyeleti tevékenység

140

Belső ellenőrzések során készített mérési, számítási és egyéb jkv-ek

0

–

141

Felmérések műszaki tervei, azok véleményezése, állami átvételi vizsgálat munkarészei, valamint záró jkv.

0

–

142

Bejelentett geodéziai munkákkal kapcsolatos intézkedések, vizsgálatok, valamint a koordinációs tevékenység iratai és munkarészei

0

–

143

Alappont-védelemmel kapcsolatos iratok, jegyzőkönyvek

0

–

144

Földmérő szervek tevékenységének szakfelügyeletével kapcsolatos iratok

0

–

145

Szakmai felvilágosítás, tájékoztatás, adatszolgáltatás

3

–

146

Szakértői tevékenységgel és ingatlanrendezői minősítésekkel, földmérői igazolványokkal kapcsolatos ügyek

3

–

147

Földmérési panaszokkal, bírósági megkeresésekkel kapcsolatos iratok

4

–

149

Záradékolások nyilvántartása és az ezzel kapcsolatos levelezés

0

–

 

Adat- és térképtári adatszolgáltatás, megrendelésre végzett munkák

150

Adat- és térképtári adatszolgáltatás írásbeli és rajzi munkarészei

4

–

151

Megrendelésre végzett munkák mérési, számítási, rajzi és ügyviteli munkarészei

0

–

152

Térkép-sokszorosítással kapcsolatos ügyiratok

2

–

154

Egyéb térképtári iratok

3

–

 

Földvédelmi és földbirtok-politikai ügyek

171

Termőföld más célú hasznosításának engedélyezése
Művelési ág változással kapcsolatos ügyek

0

15

172

Újrahasznosításra visszaadott területek ügyei

0

15

173

Város- és községrendezési, meliorációs és egyéb fejlesztési tervek

0

15

174

A földek kötelező megművelésével kapcsolatos ügyek

0

15

175

Termőföld-védelemmel kapcsolatos költségvetési támogatások

4

–

176

Földbirtok-politikai intézkedések

0

–

177

Termőföld-privatizáció végrehajtása

0

–

 

Informatika

180

Informatikai beszerzéssel kapcsolatos ajánlatkérések

2

–

181

Informatikai rendszer fejlesztési igényeinek bejelentése

2

–

182

Számítógépes rendszerek továbbfejlesztése
Informatikai rendszer módosítási dokumentációi

0

15

183

Új informatikai rendszer földhivatali bevezetése (átadás-átvételi dokumentációval együtt)

0

15

184

Számítógépes rendszerek üzemeltetési feladatai

4

–

185

PHARE-pályázatokkal és -tenderekkel kapcsolatos ügyek

0

–
A FÖLDMŰVELÉSÜGYI HIVATALOK irattári terve

Irattári tétel

Selejtezési idő jele

Levéltárnak
átadható év

Irattári
tétel száma

Megnevezése
(ügykör meghatározása)

1

2

3

4

 

1

a) Munkaviszony alapiratok, így: munkaviszony létesítése, megszüntetése, átadás-átvétel, bérmegállapítás

50

–

 

b) Egyéb munkáltatói döntések előkészítése, vezetői munkakörök pályázati ügyei

10

–

2

a) Fegyelmi kártérítési és bűnügyek

20

–

 

b) Jutalmazás

50

–

 

c) Segélyezés

10

–

3

Kitüntetés, kitüntetés jellegű elismerések adományozása és megvonása

50

–

4

Személyi anyagok kezelése

50

–

5

A hivatal szervezeti és működési szabályzatával kapcsolatos ügyek

nem selejtezhető

–

6

a) Közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok

15

mintavétel

 

b) Közigazgatási eljárás során hozott határozatok

15

–

7

Operatív rendelkezések előkészítése

nem selejtezhető

15

8

a) Jogalkalmazással kapcsolatos elvi kérdések

nem selejtezhető

15

 

b) Tájékoztatás jogalkalmazási nem elvi ügyekben

5

–

 

c) Jogszabály-tervezetek véleményezése

10

–

9

Előterjesztések, jelentések, ágazatra vonatkozó összefoglaló értékelések, tájékoztatások készítése, véleményezése

nem selejtezhető

15

10

üres

 

 

11

A hivatal vezetőjének és dolgozóinak képzése, továbbképzése. A dolgozók közigazgatási vizsgáztatásával kapcsolatos ügyek

15

–

12

Szabadságolás, kiküldetés

5

–

13

a) Külföldi kiküldetések, tanulmányi és ösztöndíjas utak, tapasztalatcserék

10

–

 

b) Az ezekről készített jelentések

nem selejtezhető

–

14

A hivatal külső szervekkel, valamint az ügyfelekkel történő levelezései

5

–

15

A hivatal által küldött szerződések, megállapodások

10

–

16

Értekezletek, tanácskozások szervezése (meghívók, emlékeztetők)

5

–

17

A saját tulajdonú gépkocsi használata (szerződés, Casco-biztosítás másolata, km-elszámolás bizonylatai)

5

–

18

A dolgozók közigazgatási vizsgájával kapcsolatos ügyek

15

–

19

Vezetői munkakörök átadása-átvétele

nem selejtezhető

–

20

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos ügyek

5

–

21

Szakember-támogatási ügyek

nem selejtezhető

15

22

üres

 

 

23

Az érdekképviseleti és érdekvédelmi szervezetekkel történő kapcsolattartás ügyei

nem selejtezhető

mintavétel

24

a) Vízi társulatokkal kapcsolatos alapiratok

nem selejtezhető

15

 

b) Vízi társulatokkal kapcsolatos levelezés

5

–

25

üres

 

 

26

a) Szakmai tapasztalatcserék szervezése

5

–

 

b) Szaktanácsadási ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

 

c) Szaktanácsadási kérelmek véleményezése, nyilvántartása, továbbítása

5

mintavétel

27

Informatikai ügyek

 

 

 

a) ügyvitelszervezés

nem selejtezhető

15

 

b) egyéb

10

–

28

Gazdálkodó egységekkel kapcsolatos ügyek (átalakulás, privatizáció, vállalkozás-szerveződés stb.)

nem selejtezhető

15

29

Termésbecsléssel kapcsolatos ügyek

15

–

30

Növénytermesztéssel kapcsolatos ügyek, pályázatok támogatások

15

mintavétel

31

Állattenyésztéssel kapcsolatos ügyek, pályázatok támogatások

15

mintavétel

32

Gyep- és legelőgazdálkodással kapcsolatos ügyek

15

mintavétel

33

Kertészeti termeléssel kapcsolatos ügyek, pályázatok, támogatások

10

mintavétel

34

Vadászattal kapcsolatos ügyek

15

mintavétel

35

Halászattal kapcsolatos ügyek

15

mintavétel

36

Közgazdasági, pénzügyi információkkal kapcsolatos ügyek

10

–

37

a) Éves statisztikai jelentésekkel kapcsolatos ügyek

nem selejtezhető

15

 

b) Évközi statisztikák

10

–

38

Földkiadással kapcsolatos ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

39–40

S z a b a d

 

 
AZ ORSZÁGOS MEZŐGAZDASÁGI MINŐSÍTŐ INTÉZET irattári terve
Általános tételszámok

I. Főigazgató

Irattári tétel

Selejtezési idő jele

Levéltárnak
átadható év

Irattári
tétel száma

Megnevezése
(ügykör meghatározása)

1

2

3

4

 

1

Főigazgatói utasítások, szabályzatok, körlevelek

nem selejtezhető

15

2

Jogszabály-tervezetek, az intézet szervezeti, szervezési és működési ügyei

nem selejtezhető

15

3

Hazai tudományos kutatómunkával kapcsolatos ügyek, együttműködési szerződések

nem selejtezhető

15

 

I-1. Személyügyi Csoport

4

Munkaviszonnyal kapcsolatos ügyek

nem selejtezhető

–

5

Kitüntetési, jutalmazási ügyek

nem selejtezhető

–

6

Szakmai továbbképzés ügyei

nem selejtezhető

15

7

Személyzeti munkával kapcsolatos jelentések, levelezések

nem selejtezhető

–

8

Évközi bérkorrekciók, pótlékok és helyettesítési díjak megállapítása

10

–

9

Szociálpolitikai ügyek

5

–

10

Polgári védelem

10

–

11

Adatvédelemmel kapcsolatos iratok

nem selejtezhető

–

12

Peres ügyek, szakértői vélemények

15

–

 

I-3. Jogtanácsos

13

Fegyelmi ügyek

nem selejtezhető

–

14

Kártérítési ügyek

nem selejtezhető

–

15

Szabálysértési ügyek, feljelentések

10

–

16

Munkaügyi vitákkal kapcsolatos ügyek

5

–

17

Behajtási ügyek

10

–

18

Ingatlanok

nem selejtezhető

–

19

Bérleti szerződések

nem selejtezhető

–

 

I-4. Nemzetközi Csoport

20

Nemzetközi kapcsolatok ügyei, külföldi, belföldi tanulmány-
utak

nem selejtezhető

15

 

I-5. Belső ellenőr

21

Belső ellenőri jelentések

10

–

 

II. Növénytermesztési és Kertészeti Igazgatóság

II-1. Fajtakísérleti Főosztály

22

a) Fajtaelismerési határozatok
b) FVM határozat növényfajták állami elismeréséről, visszavonásáról, illetve a vizsgálat megszüntetéséről

nem selejtezhető

–

23

Fajtaelismeréssel kapcsolatos ügyek

5

–

24

Szabadalmi vizsgálatok jelentései, bejelentései

nem selejtezhető

–

25

Szabadalommal kapcsolatos levelezések

5

–

26

a) Növényfajták import-, illetve ideiglenes szaporítási engedélykérelmek
b) Határozatok

5

–

27

a) Fajtabejelentések (bejelentő ívek)
b) Fajtabejelentéssel kapcsolatos határozatok

nem selejtezhető

–

28

Fajtabejelentésekkel kapcsolatos egyéb ügyek

5

–

29

Kísérleti útmutatók

5

–

30

Kísérletekkel kapcsolatos levelezések

5

–

31

Kísérletek megfigyelőívei

nem selejtezhető

15

32

Egyéb levelezések

5

–

33–35

Üres

–

–

36

Előterjesztések az OMFT (Országos Mezőgazdasági Fajtaminősítő Tanács) részére

nem selejtezhető

15

37

OMFT jegyzőkönyvei

nem selejtezhető

15

38

Nemzeti fajtajegyzék

nem selejtezhető

1

39

Üres

–

–

40

Kísérleti követelményrendszer, elrendezési vázlat

nem selejtezhető

–

41

Üres

–

–

42

Kísérletek, beltartalmi vizsgálatok eredményei, adatfeldolgozás, értékelés

nem selejtezhető

15

43

Fajtaleírások (DUS)

nem selejtezhető

15

45

Fajtakísérleti állomások levelezései

nem selejtezhető

15

46

Kihelyezett kísérletek dokumentumai

nem selejtezhető

–

47

Módszerfejlesztési kérdések

nem selejtezhető

–

48

Kísérleti fajtasorrend

nem selejtezhető

–

49

UPOV, OECD dokumentumok

nem selejtezhető

15

50

Szabadalmi vizsgálatok jelentései

nem selejtezhető

–

51

Üres

–

–

52

Exportengedély, véleményezés

nem selejtezhető

–

 

II-2. Vetőmag-felügyeleti Főosztály

53

Szántóföldi szemlékkel kapcsolatos szervezési ügyek

10

–

54

Minősítések felülvizsgálatával, kifogásolással, szakértői felülvizsgálattal kapcsolatos ügyek

10

–

55

Gabonafélék vetőmag-szaporítása

5

–

56

Kukorica vetőmag-szaporítása

5

–

57

Burgonya vetőgumó-szaporítás

5

–

58

Ipari növények szántóföldi ellenőrzése

5

–

59

Herefélék és takarmánycirok szántóföldi ellenőrzése

5

–

60

Bükkönyfélék és takarmánycirok szántóföldi ellenőrzése

5

–

61

Zöldség, fűszer, mézelő és gyógynövények vetőmag-szaporítása

5

–

62

Fajtakitermesztő Teleppel és fajtakitermesztéssel kapcsolatos ügyek

5

–

63

Vetőmagvak fémzárolásával és vizsgálatával kapcsolatos ügyek

10

–

64

Országos vetőmag-szaporítási főkönyvek

nem selejtezhető

15

65

Országos fémzárolási főkönyvek

nem selejtezhető

15

66

Vetőmag-fémzárolási munkalapok

5

–

67

Szántóföldi ellenőrzési jegyzőkönyvek

5

–

68

Beküldött vetőmagminták munkalapjai

5

–

69

Vetőmag-minősítő bizonyítványok munkalapjai

5

–

70

Engedélyeztetéssel kapcsolatos levelezés, szabványtól eltérő kereskedelmi és fajtahasználati ügyek

15

–

71

Certifikálással, okmányolással kapcsolatos levelezés

5

–

72

Export-import követelményekkel kapcsolatos levelezés

5

–

73

Vetőmag-szaporításokkal kapcsolatos levelezés

5

–

74

A központ és a vetőmag-felügyelőségek okmányolással kapcsolatos belső levelezése

5

–

75

Vetőmagvizsgálat (vizsgálati eredmények közlése)

5

–

76

Hatósági minta vizsgálata

10

–

77

Reklamációk – kifogásolások (belföldi – külföldi)

10

–

78

Vetőmag-kiszerelések ellenőrzése

5

–

79

Csávázás

5

–

80

Oktatás

5

–

81

Belföldi Cold-test kiértesítése

5

–

82

Szakmai információk a vetőmag-felügyelőségek és más cégek felé

10

–

83

ISTA és egyéb nemzetközi levelezés

nem selejtezhető

15

84

Szabványügyi levelezés

10

–

 

II-3. Kertészeti és Erdészeti Főosztály

85

Fajtabejelentés, bejelentési ívek

nem selejtezhető

15

86

Bejelentés elfogadása, módosítás, kiegészítés, adatpótlás, levelezés

10

–

87

Előterjesztés

nem selejtezhető

20

88

OMFT határozat, jegyzőkönyv

nem selejtezhető

20

89

Fajtajegyzék

nem selejtezhető

20

90

Üres

–

–

91

Kísérleti követelményrendszer, kísérleti és fajtasorrend, útmutató, kódlista, alapvázlat

nem selejtezhető

20

92

Kísérleti szaporítás

nem selejtezhető

20

93

Megfigyelési ívek mérése, beltartalmi vizsgálat, adatfeldolgozás, értékelés

nem selejtezhető

20

94

Fajtaleírás, DUS, UPOV-ügyek

nem selejtezhető

20

95

Bemutató, bírálat, tanácskozás, kiadvány, fajtaismertető, szórólap

nem selejtezhető

20

96

Üres

–

–

97

Kihelyezett (üzemi) kísérlet, próbatermesztés

nem selejtezhető

20

98

Módszerfejlesztés

nem selejtezhető

20

99

Üres

–

–

100

Nemesítői törzsanyag-nyilvántartás, törzskönyvezés, szemle

nem selejtezhető

20

101

Központi törzsültetvény-nyilvántartás, törzskönyvezés, szemle

nem selejtezhető

20

102

Üzemi törzsültetvény-nyilvántartás, (törzskönyvezés) minősítés, szemle

nem selejtezhető

20

103

Szaporításra kijelölt növény(állomány) engedélyezés, nyilvántartás, szemle

nem selejtezhető

20

104–106

Üres

–

–

107

Növény-egészségügyi bizonylatok

10

–

108

Fémzárolás

10

–

109

Származási igazolvány

10

–

110

Laboratóriumi vizsgálatok

10

–

111

Engedményes (csökkentett követelményszintű) szaporítóanyag

10

–

112

Üres

–

–

113

Faiskolai (csemetekerti) engedélyek, engedélymódosítás

nem selejtezhető

–

114

a) Belföldi szaporítóanyag-forgalmazás ellenőrzése, származási igazolvány, certifikációs címke elszámoltatás
b) Szaporítóanyag minőség-ellenőrzése, lerakati ellenőrzés

nem selejtezhető

–

115–116

Üres

–

–

117

Ültetvény-felügyelet, alapdokumentumok

nem selejtezhető

–

118

Ültetvény-felügyelet, folyó levelezés

nem selejtezhető

–

119

Nemzetközi szaporítóanyag-rendszerek, OECD, EU, UPOV, direktívák levelezés

nem selejtezhető

–

120

Üres

–

–

121

Importengedély, véleményezés

nem selejtezhető

–

122

Exportengedély, véleményezés

nem selejtezhető

–

123

Főosztályi tervek, jelentések

nem selejtezhető

15

124–126

Üres

–

–

127

Szabványfejlesztés

10

–

128

Szolgáltatási, vállalkozási szerződések, jelentések, leszámolások

10

–

129

FVM alapok, OTKA, KKA, OMFB stb. pályázatok, jelentések, beszámolások, levelezés

10

–

130

Szakvéleményezés, szakértés

10

–

131

Panasz, bejelentés, beadvány, peres ügyek

5

–

132

Figyelmeztetés, minőségvédelmi bírság, szabálysértés, bűnvádi feljelentés

10

–

 

III. Állattenyésztési és Takarmányozási Igazgatóság

III-1. Állattenyésztési Főosztály

133

Tenyésztéspolitika, tenyésztésszervezés végrehajtásával kapcsolatos intézkedések (előterjesztések, javaslatok, jogszabály-tervezetek, törvényjavaslatok)

10

–

134

a) Tenyésztő szervezetek elismerése, elismert tenyésztő szervezetek nyilvántartása, elismerésre javaslattétel, felülvizsgálata, ellenőrzése, tenyészetszám-kiadás és -nyilvántartás, tenyészetek felülvizsgálata, tenyészetek ellenőrzése

nem selejtezhető

15

 

b) Fajtabejelentéssel, fajtaelismeréssel kapcsolatos ügyek, fajtaelismerésre nyilvántartásba vétel, fajtaelismerésre javaslattétel, fajtaelismerési vizsgálat, tesztek

nem selejtezhető

15

 

c) Törzskönyvezési ügyek, származási lap, származási igazolás, sorszámkiadás, hitelesítés, záradékolás

nem selejtezhető

15

135

Export-import ügyek, FVM szakmai hozzájárulás, javaslati ügyek, igazolások kiadása vagy megtagadása, határozat, hatósági engedélyek kiadása

10

–

136

a) Hatósági engedélyek (mesterséges termékenyítő állomás, embrióátültető állomás, labor akkreditálás, apaállatok mesterséges termékenyítési engedélye)

10

–

 

b) Hatósági felügyelet és ellenőrző tevékenység, kivizsgálás, jegyzőkönyvek

10

–

137

a) Hatósági nyilvántartás közzétételek, nyilvántartás, inszeminátor, embrióátültető, engedélyes tevékenységek és intézményeik

10

–

 

b) Egyéb közzétételek, propaganda kiadványok, évkönyvek

10

–

138

Baromfikeltetés, keltető állomások, halkeltetők, méhanyanevelő telepek ügyei

10

–

139

a) Teljesítményvizsgálatok, ITV, STV teljesítményvizsgálati megbízás kiadása
b) Teljesítményvizsgálati Kódex, bizottság
c) Tenyészértékbecslés

nem selejtezhető

–

140

Hatósági célú laborvizsgálatok, származás-ellenőrzések, vérkártyák, gyapjúminőség-leletek, szaporodásbiológiai, tenyésztéshigiéniai leletek

nem selejtezhető

–

141

Szankcionálás, igazgatási ügyek

nem selejtezhető

–

142

ENÁR-ügyek

nem selejtezhető

–

143

Informatikai, állattenyésztési adatbank ügyek

nem selejtezhető

–

144

Apaállat-gazdálkodás ügyei (igények, engedélyek, ellátás, szemlejegyzőkönyvek, selejtezés, év végi vagyonleltár)

10

–

145

Állattenyésztési támogatások, finanszírozással kapcsolatos ügyek, ellenőrzések

5

–

146

Megbízási szerződések

10

–

147

Állattenyésztő telepek

10

–

148

Számítástechnikai gépi adatfeldolgozás ügyei

nem selejtezhető

–

149

Költségvetés, beruházás-megrendelés

5

–

150

Szakértői munkák, reklamációs ügyek

3

–

151

Szaporodásbiológiai minősítő munkával kapcsolatos ügyek

10

–

152

Főfelügyelői, bírálói belső jelentések

5

–

153

a) Lótenyésztéssel kapcsolatos külföldi levelezések (ménbérletek, cserék, vételek, telivér és ügetőkancák panziós tartásával kapcsolatos ügyek)

5

–

 

b) Állattenyésztés
– nemzetközi ügyek
– tagságok
– utak

5

–

154

Őshonos génmegőrzés

nem selejtezhető

15

155

Állategészségüggyel összefüggő ügyek

10

–

156

a) EU rendtartás,
b) EU ügyek
c) EU integrációs ügyek

nem selejtezhető

–

157

Állattenyésztési belső pályázatok ügyek (állattenyésztési alap, mecenatúra, génmegőrzés)

10

–

158

Bírósági szakértői anyagok, peres ügyek

5

–

159

Minőségbiztosítás, minőségügy, szabványügyek

nem selejtezhető

–

160

Belső levelezések, feljegyzések

5

–

166

Importkérelem

5

–

 

III-2. Takarmányozási Főosztály

III-2-1. Takarmányminősítő Osztály

167

Hazai előállítású új takarmányok engedélyezése

nem selejtezhető

–

168

Importtakarmányok engedélyezések

nem selejtezhető

 

169

Az EU-ban engedélyezett, de a hazai takarmányozási gyakorlatban ismeretlen takarmány engedélyezése

nem selejtezhető

–

170

Nem minősített takarmányok felhasználásának engedélyezése

nem selejtezhető

–

171

Előkeverékek véleményezése

5

–

172

Lejárt szavatosságú, illetve minőséghibás takarmányfelhasználás
(Szakhatósági hozzájárulás)

5

–

173

Egyéb belső és külső levelezés

5

–

 

III-2-2. Központi Laboratórium

174

Laborminősítés és engedélyezés

nem selejtezhető

–

175

Ringteszt és laborellenőrzés

nem selejtezhető

–

176

Zárszolgálati vizsgálat és intézkedések

nem selejtezhető

–

177

Metodika-fejlesztés és -oktatás

5

–

178

Szolgáltatási tevékenység levelezése

5

–

179

Egyéb belső és külső levelezés

5

–

180

Szabad

–

–

 

IV. Gazdasági Igazgatóság

181

Költségvetési ügyek, mérlegbeszámolók

nem selejtezhető

15

182

Munkabérekkel, munkaüggyel kapcsolatos ügyek

nem selejtezhető

–

183

Követelések, számlák, ellenőrzések

10

–

184

Társadalombiztosítással és nyugdíj-előkészítéssel kapcsolatos ügyek

nem selejtezhető

–

185

Pénzügyi bizonylatok (pénztár, MNB, nyilvántartási kartonok, vegyes bizonylatok)

10

–

186

Beruházással, felújítással kapcsolatos ügyek

5

–

187

Épületgondnoksági és beszerzési ügyek

5

–

188

Gépkocsik üzemeltetésével kapcsolatos ügyek

5

–

189

Intézeti üdülővel kapcsolatos ügyek

3

–

190

Leltározással kapcsolatos ügyek

10

–

191

Irányító szerv revíziója

nem selejtezhető

15

192

Álló- és fogyóeszköz-selejtezés

10

–

193

Lakásépítési kölcsön

nem selejtezhető

–

194

Iratselejtezési jegyzőkönyv

nem selejtezhető

–

195

Földnyilvántartással kapcsolatos ügyek

15

–

196

Munka-, tűz- és környezetvédelem

nem selejtezhető

–
NÖVÉNYEGÉSZSÉGÜGYI ÉS TALAJVÉDELMI ÁLLOMÁSOK ÉS SZERVEIK irattári terve

Irattári tétel

Selejtezési idő jele

Levéltárnak
átadható év

Irattári
tétel száma

Megnevezése
(ügykör meghatározása)

1

2

3

4

 

1

Munkaviszony létesítése, megszüntetése, bérmegállapítás, bérpótlékok (kinevezés, alkalmazás, megbízás, előléptetés, béremelés, felmondás, személyi információ, minősítés, társadalombiztosítási, szabadságolási, nyugdíjpénztári ügyek stb.)

50

–

2

Fegyelmi, kártérítési és büntetőügyek

20

–

3

Kitüntetés és annak megvonása

50

–

4

a) Jutalmazás

50

–

 

b) Segélyezés, szociális ügyek

10

–

5

Premizálás (kitűzés-teljesítés)

15

–

6

Mellékfoglalkozás, másodállás, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony, munkakönyvek nyilvántartása, társadalombiztosítási iratok

50

–

7

Szakmai képzés, továbbképzés

15

–

8

Szabadságolás, kiküldetés, útlevél-kérelmi ügyek

5

–

9–15

Szabad

 

 

 

Igazgatási ügyek

16

Közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok

15

–

17

Peres és peren kívüli jogi ügyek

10

–

18

Szabálysértések és büntető-feljelentések

10

–

19

Ügyrendek, belső (munkavédelmi, tűzvédelmi stb.) szabályzatok, igazgatói utasítások, egyéb szabályozások

nem selejtezhető

15

20

Munkatervek, ütemtervek

nem selejtezhető

15

21

a) Előterjesztések

10

–

 

b) Éves jelentések

nem selejtezhető

15

22

Üres

 

 

23

Lakásügyek

50

–

24

Üres

 

 

25

Újítási, szabadalmi és találmányügyek

nem selejtezhető

15

26

Polgári védelmi feladatok ellátása

20

–

27

Tűzvédelmi, munka- és érintésvédelmi ügyek

15

–

28

Munkabaleseti ügyek

20

–

29

Szakértői vélemények

30

–

30

Üres

 

 

31

Iktatókönyvek és ügyviteli segédletek

nem selejtezhető

15

32

Külső szervek ellenőrzése

10

–

33–36

Szabad

 

 

 

Gazdasági ügyek

37

Műszaki és gépkocsi-ügyek

5

–

38

Nyomtatványok beszerzése (igénylés, rendelés)

5

–

39

Egyéb anyagbeszerzési ügyek

5

–

40

Ingatlankezelési, fenntartási ügyek

10

–

41

Posta-, telefon-, telex- és telefaxhasználattal kapcsolatos ügyek

5

–

42

Állóeszköz-átadás, -nyilvántartás, -selejtezés

15

–

43

Szerződések (lejárat után)

5

–

44–45

Szabad

 

 

 

Pénz- és költségvetési ügyek

46

Költségvetési ügyek

nem selejtezhető

15

47

Üres

 

 

48

Költségvetési beszámolók

15

–

49

Illetmények, illetményelőlegek, illetményfizetési jegyzék, illetmény-számfejtési lapok

nem selejtezhető

15

50

a) Számviteli bizonylatok

5

–

 

b) Könyvelés

10

–

51

Pénzügyi vizsgálatok, ellenőrzések

10

–

52

Egyéb bevételekkel kapcsolatos ügyek

10

–

53–60

Szabad

 

 

 

Beruházási ügyek

61

Épületberuházások

nem selejtezhető

határidő nélkül

62

a) Lakásvásárlás

nem selejtezhető

határidő nélkül

 

b) Lakásvásárlási támogatás

15

–

63

Egyéb állóeszköz-beruházások

nem selejtezhető

határidő nélkül

64–70

Szabad

 

 

 

Szakügyek

71

Növény-egészségügyi (zárszolgálati) ügyek, igazolványok, bizonyítványok

5

–

72

Szakember-ellátási, szakemberképzési ügyek

10

–

73

Ismeretterjesztés, szaktanácsadás, propagandaügyek

5

–

74–75

Üres

 

 

76

Előrejelzések

10

–

77–78

Üres

 

 

79

Talajerő-gazdálkodás

10

–

80

Melioráció

nem selejtezhető

15

81

Üres

 

 

82

Környezet- és természetvédelmi feladatok

nem selejtezhető

mintavétel

83

Üres

 

 

84

Az állomás feladat- és hatáskörébe tartozó ellenőrzési feladatok ellátása

nem selejtezhető

mintavétel

85

Talajvédelmi hatósági ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

86

Analitikai laboratóriumi ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

87

Speciális laboratóriumi ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

88

Növényvédelmi hatósági ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

89

Növénykórtani ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

90

Növényvédelmi, állattani ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

91

Gyomirtási ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

92

Talajvédelmi laboratóriumi ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

93

Talajvédelmi szakértői tevékenységi feladatok

nem selejtezhető

mintavétel

94

Adatfeldolgozás, számítógépes ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

95

Hatósági növényvédőszer-engedélyezési ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

96

Hatósági termésnövelő anyag engedélyezési ügyek

nem selejtezhető

mintavétel

97–100

Szabad

 

 
ÁLLATEGÉSZSÉGÜGYI ÉS ÉLELMISZER-ELLENŐRZŐ ÁLLOMÁSOK irattári terve
A) Általános tételszámok

Irattári tétel

Selejtezési idő jele

Levéltárnak
átadható év

Irattári
tétel száma

Megnevezése
(ügykör meghatározása)

1

2

3

4

 

1

Munkaviszony létesítése, megszüntetése, bérmegállapítás, egyéb munkáltatói döntések előkészítése, vezetői munkakörök átadása, átvétele, pályázati ügyek

nem selejtezhető

50

2

Fegyelmi, kártérítési és bűnügyek

20

–

3

Jutalmazás, segélyezés

15

–

4

Kitüntetés, kitüntetés jellegű elismerések adományozása és megvonása

nem selejtezhető

15

5

a) Közérdekű bejelentések, javaslatok, panaszok

15

mintavétel

 

b) Közigazgatási eljárás során hozott határozatok (közigazgatási, hatósági egyedi ügyek)

15

–

6

Az intézmény működésével kapcsolatos igazgató főállatorvosi operatív utasítások (pl. tűzvédelmi, belső ellenőrzési, bizonylati szabályzat)

15

–

7

A hatósági állatorvosi körzetek és kerületek kialakítása, módosítása

nem selejtezhető

15

8

Köztisztviselői nyilvántartás, személyi ügyek

nem selejtezhető

50

9

FVM Állategészségügyi és Élelmiszer-ellenőrzési Főosztály részére készített jelentések, tájékoztatások

nem selejtezhető

15

10

Az állomás más szervekkel való kapcsolatai (pl. közigazgatási hivatal, önkormányzat, külföld)

nem selejtezhető

15

11

Az állomások és állomási részlegek munkatervei

5

–

12

Az állomás vállalkozási szerződései, az állattartókkal az állatállományok ellátására kötött szerződései és elszámolásai, szaktanácsadás, szakértői tevékenység

15

–

13

Szabadságolás, kiküldetés

5

–

14

Meghívók

3

–

15

Az állomás kezelésében ingyenes és bérleti díj fizetése ellenében, használatában lévő ingatlanok, valamint a lakásépítési alap felhasználásával kapcsolatos ügyek, bérleti szerződések

nem selejtezhető

50

16

Az állomási munkatársak alap-, szak- és ügykezelői vizsgáztatásával kapcsolatos ügyek

15

–

17

A magánállatorvosok egyes hatósági feladatok ellátására való kinevezése

nem selejtezhető

15

18

A magánállatorvosi tevékenység szakmai felügyelete

15

15

19

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos ügyek

5

–

20

Az állomás megyei levéltárral és iratkezeléssel kapcsolatos ügyei

nem selejtezhető

15

21

A kerületi főállatorvosoknál, a hatósági állatorvosoknál, valamint a marhalevél-kezelés témájában végzett téma-, cél- és utóvizsgálatok. Az állomás belső gazdálkodást folytató szerveinél végzett ellenőrzések, hivatalvizsgálatok

15

–

22

Jogszabály-tervezetek véleményezése

10

–

23

Társadalom- és nyugdíjbiztosítási ügyek

nem selejtezhető

50

24

Informatikai ügyek

10

–

25

Szankciók (helyszíni bírság, állategészségügyi, takarmányügyi, élelmiszer-minőségügyi bírság; szabálysértési javaslatok)

15

mintavétel

26

Állategészségügyi határállomások működésével kapcsolatos ügyek

15

–

27

Laboratóriumok működésével kapcsolatos ügyek

15

–

28–40

Szabad

 

 

41

Pénzügyi vizsgálatok, ellenőrzések

nem selejtezhető

15

42

Költségvetési, pénzgazdálkodási ügyek

nem selejtezhető

15

43

Gépkocsi-ügyek

10

–

44

Épületberuházások

nem selejtezhető

15

45

Egyéb állóeszköz-beruházások

nem selejtezhető

15

46

Készletgazdálkodási ügyek

15

–

47–60

Szabad

 

 

 

Állategészségügy – járványügy

61

Állategészségügyi, járványvédelmi, operatív feladatok irányítása, végrehajtása és a végrehajtás ellenőrzése

15

–

62

Az állatbetegségek megelőzésére és leküzdésére vonatkozó rendelkezések végrehajtása, illetve a végrehajtás ellenőrzése

15

–

63

Tömegesen fellépő fertőző, parazitás vagy egyéb eredetű betegségek okainak felderítése

15

–

64

Az új állattartási módszerek, technológiai eljárások bevezetése esetén az állategészségügyi és állatvédelmi követelmények érvényesítése

5

–

65

Az élő állat és állati eredetű termékek forgalmi korlátozásának elrendelése, illetve a korlátozó intézkedések feloldása

15

–

66

Az állatok összegyűjtésének, forgalmának, valamint az állati nyerstermék tárolásának, feldolgozásának és felhasználásának állategészségügyi felügyelete

15

–

67

Karanténozási ügyek

10

–

68

Az állatok szállításával, be- és kirakásával kapcsolatos feladatok ellátása, a szállításra kerülő állatok vizsgálata, származási és egészségügyi bizonyítványok kiadása, vasúti állatrakodó helyek kijelölése és azok berendezéseinek meghatározása

10

–

69

Az állattartó és -tenyésztő telepek állategészségügyi ellenőrzése

10

–

70

az állami kártalanítási eljárással összefüggő ügyek

15

–

71

Az állatok egyedi megjelölésével kapcsolatos ügyek

20

–

72

Állatvédelmi ügyek

10

–

63–72

a) Szarvasmarha-egészségügy
b) Lóegészségügy
c) Sertésegészségügy
d) Juh- és kecskeegészségügy
e) Baromfi-egészségügy
f) Nyúlegészségügy
g) Halegészségügy
h) Méhegészségügy
i) Vadegészségügy
j) Kísérleti állatok ügyei
k) Egyéb állatok egészségügye

 

 

73

A járványügyi felügyelet alá tartozó létesítmények, továbbá a legelők, itatóhelyek, kutak és úsztatók állategészségügyi ellenőrzése

10

–

74

Állategészségügyi intézmények (állatkórház, klinika, rendelőintézet, rendelő, nem nyilvános laboratóriumok) ellenőrzése

10

–

75

Állategészségügyi felügyeletet igénylő egyéb létesítmények (állatkozmetika, állatpanzió, állatmenhely) ellenőrzése

15

–

76

Az állati hulladék ártalmatlanná tételének irányítása, ellenőrzése, az állati fehérje feldolgozó üzemek és egyéb ártalmatlanító létesítmények állategészségügyi ellenőrzése. A konyhai hulladék és egyéb állati hulladékok ártalmatlanná tételének ellenőrzése. Gyepmesteri telepek

15

–

77

Havi jelentések

5

–

78

Állategészségügyi szakhatósági közreműködések

nem selejtezhető

15

79–90

Szabad

 

 

 

Élelmiszer-higiéniai ügyek

91

Az élelmiszer-előállítás higiéniai követelményeinek érvényesítése

15

–

92

Az élelmiszer-higiéniai hatósági, igazgatási megyei feladatok irányítása, végrehajtása és ellenőrzése

15

–

93

Az élelmiszer-előállítás, -tárolás és -forgalmazás során szakhatósági közreműködés

15

–

94

A higiéniai fejlesztési ütemtervek és végrehajtásuk ellenőrzése

15

–

95

az élelmiszer-előállítási, -forgalmazási tevékenység ideiglenes felfüggesztése

15

–

96

Jogszabályban meghatározott egyedi és tétel- (nem laboratóriumi) minősítő határozatok

15

–

97

Az állati eredetű élelmiszerek fogyaszthatóságának elbírálása, korlátozó intézkedések elrendelése

15

–

98

Piacokon az állatok és állati eredetű termékek forgalmazásának állategészségügyi és élelmiszer-higiéniai felügyelete

15

–

99

Hússzállítási igazolvány, továbbá más, állatorvosi igazoláshoz kötötten forgalmazható élelmiszerhez és az élelmiszer-kivitelhez szükséges bizonyítványok

15

–

100

Az FVM Radiológiai Mérő- és Adatszolgáltató Hálózat keretében működő mérő- és ellenőrző-állomási feladatok ellátása

nem selejtezhető

15

101

Hústermelés (vágás, darabolás és húsfeldolgozás)

15

–

102

Baromfivágás és -feldolgozás

15

–

103

Halfeldolgozás

15

–

104

Méz és méhészeti termék előállítása

15

–

105

Tej- és tejtermékgyártás

15

–

106

Tojáskezelés és -feldolgozás

15

–

107

a) Vadfeldolgozás
b) A vad elejtését követő kezelés, tárolás, vizsgálat

15

–

108

Csigafeldolgozás

15

–

109

Gyorsfagyasztott élelmiszerek előállítása

15

–

110

Hűtő-fagyasztó tárolás

15

–

111

Kenyér és péksütemény előállítása

15

–

112

Konzervgyártás

15

–

113

Száraztésztagyártás

15

–

114

Cukorgyártás

15

–

115

Ecetgyártás

15

–

116

Édesipari termékek előállítása

15

–

117

Étkezési olaj, margarin előállítása

15

–

118

Fűszerpaprika-feldolgozás

15

–

119

Gabonafeldolgozás

15

–

120

Gyümölcspálinka- és szeszgyártás

15

–

121

Keményítőgyártás

15

–

122

Maláta- és sörgyártás

15

–

123

Sütőélesztő-gyártás

15

–

124

Szikvízgyártás

15

–

125

Szőlőfeldolgozás, bor- és pezsgőkészítés

15

–

126

Vízelvonással tartósított növényi termékek előállítása (szárított gyümölcs, gabona, zöldség, gomba és fűszerfélék)

15

–

127

Élelmiszer-higiéniai szakhatósági közreműködés

nem selejtezhető

15

128–130

Szabad

 

 

 

Élelmiszerek minőség-ellenőrzése

131

Élelmiszer minőség-ellenőrzési (nem laboratóriumi) ügyek

15

–

132

Élelmiszer-gyártmánylapok és forgalomba hozatali engedélyek

15

–

133

Élelmiszer-minőségügyi szakhatósági közreműködések

nem selejtezhető

15

134–140

Szabad

 

 

 

Takarmányok minőség-ellenőrzése

141

Takarmány-ellenőrzési (nem laboratóriumi) ügyek
Legelők, kutak, itatóhelyek ellenőrzése

15

–

142

Takarmány-gyártmánylapok és forgalomba hozatali engedélyek

15

–

143

Gyógyszeres takarmányok ügyei

15

–

144

Takarmányminőség-ügyi szakhatósági közreműködés

nem selejtezhető

15

145–150

Szabad

 

 

 

Gyógyszerek

151

Gyógyszerforgalmazás ellenőrzése

10

–

152

Ingyenes oltó- és kórjelző anyagok ügyei

10

–

153–161

Szabad

 

 
AZ ORSZÁGOS BORMINŐSÍTŐ INTÉZET irattári terve

Irattári tétel

Selejtezési idő jele

Levéltárnak
átadható év

Irattári
tétel száma

Megnevezése
(ügykör meghatározása)

1

2

3

4

 

1

Kinevezések, felmentések, minősítések, fegyelmi ügyek, kitüntetések és egyéb személyzeti munkával kapcsolatos ügyiratok

nem selejtezhető

–

2

Igazgatói működéssel kapcsolatos ügyiratok

nem selejtezhető

15

3

Munkaügyi feladatokkal kapcsolatos ügyiratok, alkalmazási, szolgálati idő beszámítása stb.

50

–

4

Társadalombiztosítási és családi pótlék ügyiratok

10

–

5

Költségvetéssel és beszámolókkal kapcsolatos ügyek

10

–

6

Pénzgazdálkodással összefüggő ügyiratok (levelezés, megrendelések, kötelezettség-vállalások)

10

–

7

Beruházásokkal és felújításokkal kapcsolatos ügyiratok, statisztikai jelentések

nem selejtezhető

–

8

Gépkocsival kapcsolatos ügyek

5

–

9

Bérleti szerződésekkel kapcsolatos ügyek

nem selejtezhető

15

10

Iktatókönyv és segédletei

nem selejtezhető

15

11

Állami, szövetkezeti, magántermelők által beküldött borminták minősítése, állandó jellegű borok vizsgálata, borjavítási kérelmek véleményezése, sűrített mustok vizsgálata stb.

5

–

12

Borpárlat és származékok vizsgálata és minősítése

5

–

13

Exportborok vizsgálata és minősítése

5

–

14

Pezsgők vizsgálata és minősítése

5

–

15

A bor előállításával, kezelésével, palackozásával, forgalomba hozatalával kapcsolatos ellenőrzés, termelő üzemek, kereskedelmi vállalatok, vendéglátóipari egységek, borkimérések stb.
Szüreti ellenőrzés, új bor alakulása

3

–

16

Az önkormányzatok, a Vám- és Pénzügyőri Szakasz, valamint a rendőrség által beküldött borminták vizsgálata

10

–

17

Márkázásra beküldött borok véleményezése

10

–

18

Az Országos Borszakértő Bizottság elvi döntései

nem selejtezhető

15

19

Fellebbezési ügyek, hamisított borok vizsgálatával kapcsolatos szakvélemények stb.

10

–

20

Importtermékek forgalomba hozatali engedélye

10

–
AZ ÁLLAMI ERDÉSZETI SZOLGÁLAT irattári terve
Központ

Irattári tétel

Selejtezési idő jele

Levéltárnak
átadható év

Irattári
tétel száma

Megnevezése
(ügykör meghatározása)

1

2

3

4

 

1

Közszolgálati jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyek

 

 

 

a) kinevezés, felmentés, besorolás, fegyelmi ügyek

50

–

 

b) illetmény-megállapítás, kitüntetés, jutalmazás, oktatási, továbbképzési ügyek

10

–

 

c) egyéb személyügyi ügyek

2

–

2

Az intézmény működésével, szervezetével, ügykezelésével kapcsolatos ügyek

 

 

 

a) főigazgatói utasítások, szabályzatok

nem selejtezhető

15

 

b) általános igazgatási ügyek, meghívók, értekezletek, tanfolyamok

10

–

3

Munkaügyi, társadalombiztosítási és adóügyek

 

 

 

a) ruházati költségtérítés, illetményelőleg, segély, szabadságolás, egyéb munkaügyi ügyek

15

–

 

b) munkaügyi viták és perek, munkaviszony-igazolás, családi pótlék, nyugdíjügyek, nyugdíjpénztár, egyéb tb-ügyek, adóügyek

50

–

4

Munkavédelemmel kapcsolatos ügyek

 

 

 

a) baleseti jelentés és statisztika, munka- és védőruha ügyiratai, munkavédelem

10

15

 

b) üzemi balesetek, kárigényügyek

20

–

5

Ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek

10

–

6

Állami megbízások (feladat-elrendelések), pályázatok ügyei

10

–

7

Gépjárművek beszerzésével, eladásával, üzemeltetésével, selejtezésével kapcsolatos ügyek

5

–

8

Építésberuházási, -felújítási, -karbantartási ügyek

10

–

9

Bérleti szerződések és ezek iratai (lakás, iroda, garázs, raktár)

10

–

10

Költségvetési (előirányzat-gazdálkodási ügyek

 

 

 

a) pénzügyi, számviteli, statisztikai ügyek

10

–

 

b) költségvetés és költségvetési beszámolók

nem selejtezhető

15

11

Eszköz- és anyaggazdálkodással kapcsolatos ügyek (megrendelések, leltározási és selejtezési ügyek)

15

–

12

Zamárdi Erdészeti Üdülővel kapcsolatos ügyek

15

–

13

Egyeztetőbizottsági, döntőbizottsági, bírósági peres vagy peren kívüli kártérítési ügyek

15

–

14

Vállalkozás jellegű munkák

5

–

15

Térképészeti ügyek (fotográfiai, kartográfiai, térinformatikai munkák és fényképészeti laboratórium üzemeltetése)

15

mintavétel

16

Erdővédelmi mérő és megfigyelő rendszerrel kapcsolatos ügyek

15

–

17

Szakigazgatási koordinációs ügyek

nem selejtezhető

15

18

Erdőrendezés, -fejlesztés

nem selejtezhető

15

19

a) Éves, összegző elemzés, statisztika

nem selejtezhető

15

 

b) Évközi statisztika

10

–

20

Informatikai feladatok, számítástechnikai ügyek

nem selejtezhető

15

21

Üzemtervezés

 

 

 

a) irányítás, felülvizsgálat

nem selejtezhető

15

 

b) díjtételek, számlázás

10

–

22

Erdőtervezés (igazgatósági feladattervek, előzetes és zárójegyzőkönyvek, erdőtervezés-irányítás, körzeti erdőtervek ellenőrzése, felülvizsgálata, jóváhagyásra felterjesztés, termőhelyfeltárás, természetvédelem)

nem selejtezhető

15

23

Erdőtelepítés és fásítási munkák

nem selejtezhető

15

24

Vadgazdálkodási ügyek

nem selejtezhető

15

25

Fordítás és tájékoztatási ügyek

5

–

26

Nemzetközi feladatok, projektek, EU-kapcsolatok

10

–

27

Külföldi kiküldetések

10

–

 

Állami Erdészeti Szolgálat

Igazgatóságok

1

Közszolgálati jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyek

 

 

 

a) kinevezés, besorolás, felmentés, fegyelmi ügyek

50

–

 

b) illetmény-megállapítás, kitüntetés, jutalmazás, oktatási, továbbképzési ügyek

10

–

 

c) egyéb személyügyi ügyek

2

–

2

Szervezeti, működési és ügyviteli ügyek (főhatósági rendelkezések, főigazgatói és igazgatói utasítások stb.)

15

–

3

Munkaügyi, társadalombiztosítási és adóügyek

 

 

 

a) ruházati költségtérítés, illetményelőleg, szabadságolás

15

–

 

b) munkaügyi viták és perek, munkaviszony-igazolás, családi pótlék, nyugdíjügyek, nyugdíjpénztár-ügyek, egyéb társadalombiztosítási ügyek, adóügyek

20

–

4

Költségvetési, gazdálkodási ügyek

 

 

 

a) intézményi költségvetéssel kapcsolatos ügyek, beruházás, tárgyi eszközök fenntartása és hasznosítása

10

–

 

b) megrendelések, közbeszerzések, gépjármű-ügyintézés

5

–

5

Belső egyéb ügyek

2

–

6

Területrendezés, birtokpolitika

nem selejtezhető

határidő nélkül

7

Tervezést érintő hatósági ügyek

15

–

8

Éves erdőgazdálkodási tervek

10

–

9

Befizetések, bírságok, szankciók

10

–

10

Egyéb hatósági ügyek

10

–

11

Erdőtelepítés, erdőszerkezet-átalakítás, fásítási beruházások

 

 

 

a) erdőtelepítési programtervek és közjóléti fejlesztési tervek

nem selejtezhető

15

 

b) erdőtelepítési pályázatok

15

–

 

c) pénzügyi keret igénylése, kezelése és elszámolása

10

–

12

Erdőfenntartási munkák finanszírozásával összefüggő ügyek

10

–

13

Jóléti és parkerdei berendezések fenntartásával kapcsolatos ügyek

10

–

14

Erdőtervezéssel kapcsolatos ügyek (előzetes és zárótárgyalás kitűzése, körzeti erdőtervek felterjesztése, erdőtervezéssel kapcsolatos egyéb ügyek)

10

–

15

Erdővédelmi ügyek

10

–

16

Egyéb irányítási és ellenőrzési ügyek

10

–

17

Vadgazdálkodási ügyek

nem selejtezhető

15

18

Egyéb szakhatósági ügyek

15

–

19

Vállalkozás jellegű munkák

5

–
*

Az utasítást utóbb a 1/2001. (FVÉ 3.) FVM utasítás módosította. Az utasítást a 13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás 7. pontja hatályon kívül helyezte 2009. január 1 napjával.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére