20/1999. (HK 16.) HM KPSZH főigazgatói intézkedés

20/1999. (HK 16.) HM KPSZH intézkedés

a kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről

1999.07.31.

A Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 9/1998. (HK 4.) HM utasítás 87. § (4) bekezdésében és a honvédelmi szervek kincstári számláiról és pénzforgalmáról szóló 39/1999. (HK ) HM utasítás (a továbbiakban: HM ut.) 16. §-ában kapott felhatalmazás alapján a honvédelmi szervek kincstári számlái kezelésére és a pénzforgalom rendjére a következők szerint

intézkedem:

I. FEJEZET
Általános szabályok, értelmező rendelkezések

1. Az intézkedés hatálya kiterjed

a) a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a HM hivatalaira és háttérintézményeire, a katonai felsőoktatási intézményekre, a katonai nemzetbiztonsági szolgálatokra és a Kormányzati Frekvenciagazdálkodási Hivatalra;

b) a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire [a továbbiakban a)–b) együttesen: honvédelmi szervek]

2. Ezen intézkedést az ide vonatkozó jogszabályokban, különösen az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rend.), a pénzforgalomról és a bankhitelről szóló – többször módosított – 39/1984. (XI. 5.) MT rendeletben (a továbbiakban: MT. R.), az elektronikus fizetési eszközök kibocsátására és használatára vonatkozó egyes szabályokról szóló 77/1999. (V. 28.) Korm. rendeletben, a pénzügyi szolgáltatásoknak a Magyar Államkincstárban történő teljesítésének rendjéről szóló – többször módosított – 42/1996. (XII. 28.) PM rendeletben (továbbiakban: PM R.), illetőleg a pénzforgalomról szóló 6/1997. (MK 61.) MNB rendelkezésben (a továbbiakban: MNB Rendelkezés) meghatározott szabályokkal együtt kell alkalmazni.

Az intézkedés alkalmazását illetően – ha jogszabály, miniszteri utasítás, vagy ez az intézkedés másként nem rendelkezik – a HM területi pénzügyi és számviteli igazgatóságok (a továbbiakban: TPSZI) feladat-, jog- és hatáskörébe tartozó ügyekben az önálló pénzügyi és számviteli szervezettel rendelkező 1/a. alpontban meghatározott honvédelmi szerv jár el.

3. Az intézkedés alkalmazása tekintetében kincstári számla (röviden: számla) alatt a Korm. rend. 98–99. §-ában meghatározott kincstári számlákat kell érteni. Az intézkedés kincstári számlára vonatkozó előírásait értelemszerűen alkalmazni kell a honvédelmi szerv részére más pénzügyi intézménynél (hitelintézetnél) vezetett számlára is.

Az intézkedés alkalmazásában a pénzügyi és számviteli szerv vezetője alatt – a rá vonatkozó illetékességi és hatásköri szabályoknak megfelelően – a jogi személyiségű pénzügyi és számviteli szervezet igazgatóját, az önálló pénzügyi és számviteli szervezetek (osztály-, főosztály-)vezetőit; illetőleg az átruházott hatáskörben eljáró: aligazgatókat, (al-)osztályvezetőket, pénzügyi szolgálatvezetőket (vezetőreferenseket) és pénzügyi főtiszteket kell érteni.

Ahol az intézkedés parancsot említ, ott ez alatt a HM szervek, intézmények és hivatalok esetében a Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti belső intézkedést, gazdálkodási szabályzatot kell érteni.

4. Eltérő rendelkezés hiányában a honvédelmi szervek pénzforgalmukat – az 5. pontban foglaltak kivételével – kizárólag a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) által vezetett számlákon, a házi pénztárban, illetve a pénzkezelő helyeken kötelesek lebonyolítani.

5. A „lakásépítés- és vásárlás munkáltatói támogatása” elnevezésű számlát az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Rt. vezeti.

Devizaszámlát nyitni és valuta-(házi-)pénztárt működtetni csak a HM Központi Pénzügyi és Számviteli Hivatal (a továbbiakban: HM KPSZH) főigazgatójának engedélyével szabad.

6. Eltérő rendelkezés hiányában az ezen intézkedésben foglaltakat a külföldi fizetőeszközök kezelése tekintetében is alkalmazni kell.

Az áru-, termék-, szolgáltatás értékesítéssel kapcsolatos kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzésére és érvényesítésére a beszerzésre vonatkozó eljárási szabályokat értelemszerűen kell alkalmazni.

II. FEJEZET

A kincstári számlákkal kapcsolatos feladatok

7. A (jóváhagyott) költségvetéssel rendelkező, az alapító okirat szerint jogi személyiségű honvédelmi szervek kincstári ügyfelek. Elsődleges kincstári ügyfél a HM KPSZH. A Kincstár által – a HM, mint felügyeleti szerv részére – vezetett számlákat és az elsődleges kincstári előirányzat-felhasználási keretszámlákat a HM KPSZH kezeli.

A HM KPSZH – mint elsődleges kincstári ügyfél – részére a Kincstár költségvetési (al-)címenként előirányzat-felhasználási keretszámlát vezet.

8. A honvédelmi szervek – a HM KPSZH kivételével – másodlagos (és további) kincstári ügyfelek.

9. Kincstári számla megnyitását, megszüntetését, a számla törzsadataiban szükséges módosításokat az érintett honvédelmi szerv kezdeményezésére, a HM KPSZH az e célra rendszeresített nyomtatvány felhasználásával kéri a Kincstártól. A számlanyitáshoz szükséges államháztartási azonosító (ÁHT I.) kérése a Pénzügyminisztériumtól a HM KPSZH feladatkörébe tartozik.

10. Az olyan helyőrségben települő honvédelmi szervek, amelyeknek állomáshelyén, vagy annak közelében kincstári igazgatóság nem működik, a pénzellátás biztosítására postai „K” jelzésű pénzforgalmi betétkönyv nyitható. Pénzforgalmi betétkönyv, vagy kincstári kártya útján történő pénzellátás Kincstárnál történő kezdeményezése a HM KPSZH feladata. Az erre irányuló javaslatot az önálló pénzügyi és számviteli szerv, illetve az ellátásért felelős TPSZI az érintett honvédelmi szerv parancsnokával, vezetőjével, igazgatójával (a továbbiakban: parancsnok) egyetértésben, a betétkönyvnyitáshoz, illetőleg a fedezetbiztosítási számlanyitáshoz (bankszerződéshez) szükséges adatok, bizonylatok csatolásával kell felterjeszteni.

11. A külön helyőrségben települő alegységek, részlegek (kikülönített alegység stb.) pénzellátásának megszervezésére szükség esetén a 10. pontban foglaltak az irányadók. Ideiglenes, vagy átmeneti jellegű kikülönítés esetén az ott működő hitelintézet (postahely) útján az illetékes TPSZI igazgatója engedélyével esetenként egyszerű átutalással biztosítható a pénzellátás.

12. Az önálló pénzügyi és számviteli szervezettel rendelkező honvédelmi szerveknél – eltérő rendelkezés hiányában – a számlatulajdonosi jogok gyakorlása kérdéseiben (számlanyitás, számlavezetés, aláírás-bejelentés stb.) a PM R. ide vonatkozó rendelkezései szerint, a HM U., illetőleg az ezen intézkedés 9–11. pontjában foglaltakra is figyelemmel kell eljárni. Ezen honvédelmi szerveknél az előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jog gyakorlására jogosultak körét a parancsnok két csoportba jelöli ki. Az első csoportba a parancsnok és megbízottja(i), a második csoportba a pénzügyi és számviteli szerv vezetője és megbízottja(i) tartozhatnak. A különféle megbízásokat aláírók közül az egyik aláíró mindig az első csoportból, a másik a második csoportból lehet. A „számlatulajdonos bélyegzője” helyen a pénzügyi és számviteli szerv külön intézkedés¹ szerinti bélyegző lenyomatát kell alkalmazni. A „bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője” helyen a honvédelmi szerv parancsnoka ír alá és saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést. A „számlatulajdonos felügyeleti hatósága” rovatban a HM KPSZH igazolja a bejelentést.

13. A TPSZI ellátási körébe tartozó honvédelmi szervnél a Kincstár által vezetett előirányzat felhasználási keretszámla feletti kezelési (rendelkezési) jogosultság gyakorlása – a parancsnok kötelezettségvállalási és utalványozási jogának fenntartása mellett – a 15. pontban foglaltakra is figyelemmel, a TPSZI-k hatáskörébe tartozik.

a) Az előirányzat-felhasználási keretszámlákról, illetőleg a kártyafedezeti számláról való készpénzfelvétel és a házipénztárból a számlára történő készpénzbefizetés a honvédelmi szerv közvetlen pénzügyi ellátását végző TPSZI kihelyezett részlege (a továbbiakban: referatúra) pénzügyi főtisztjének, tisztjének, előadójának (a továbbiakban: referens), pénztárosának feladat- és jogkörébe tartozik.

b) A különféle átutalási megbízásokat a referensek adatszolgáltatása alapján a TPSZI-k készítik el és küldik meg a megyei kincstári igazgatóságoknak.

14. A honvédelmi szervek kincstári számlái feletti rendelkezési jog gyakorlásához aláírás-bejelentést kell készíteni.

Az aláírás-bejelentést a Kincstár részére az e célra rendszeresített nyomtatvány (P 21/MÁK) felhasználásával a HM KPSZH útján kell megküldeni. Minden számlához külön-külön aláírás-bejelentőt kell készíteni.

15. A TPSZI által kezelt, készpénzfelvételre is alkalmas előirányzat-felhasználási keretszámlához kettős aláírás-bejelentést kell készíteni.

a) Az egyik aláírás-bejelentőn, a különféle átutalási megbízások teljesítéséhez, a TPSZI igazgatója által, a TPSZI állományából kijelölt aláírásra jogosultakat kell szerepeltetni. Az aláírás módjára vonatkozó kikötésben meg kell határozni az aláírásra jogosultak első és második csoportjába tartozók körét. Az első csoportba a TPSZI igazgatója és megbízottjai, a másik csoportba az átutalások előkészítését és végrehajtását irányító és végző személyek tartozhatnak. A 3 példányban kiállított aláírás-bejelentőn „a számlatulajdonos bélyegzője” helyen a TPSZI bélyegző lenyomatát kell alkalmazni;

– „a bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője” rovatban a TPSZI igazgatója ír alá és a saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést;

– „a számlatulajdonos felügyeleti hatósága” helyen a HM KPSZH igazolja a bejelentést. (Az aláírás–bejelentő 2 példánya a Kincstáré, 1 példánya a TPSZI-é.)

b) A másik aláírás bejelentőt a házipénztár készpénz készletének kiegészítéséhez szükséges pénzfelvételhez kell elkészíteni. Az aláírásra jogosultként a honvédelmi szerv parancsnokát és megbízottját, valamint a szerv ellátását végző pénzügyi és számviteli szerv állományából a referenst és megbízottját kell bejelenteni. A 4 példányban elkészített aláírás-bejelentőn

– „a számlatulajdonos bélyegzője” helyen a „HM ... számú TPSZI Pénzügyi Referens” feliratú, számozott bélyegző lenyomatát kell feltüntetni;

– „a bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője” helyen a honvédelmi szerv parancsnoka ír alá és saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést;

„a számlatulajdonos felügyeleti hatósága” rovatban az illetékes TPSZI igazgatója ír alá és saját bélyegzőjével igazolja a bejelentést;

– a karton első oldalának bal felső sarkán és hátoldalán az „Egyéb kikötések” rovaton piros nagybetűkkel fel kell tüntetni: „CSAK KÉSZPÉNZ FELVÉTELRE JOGOSÍT!” (Az aláírás-bejelentő 1 példánya a referensé, 1 példánya a TPSZI-é, 2 példánya a Kincstáré.)

16. A TPSZI-k ellátási körébe tartozó honvédelmi szervek részére nyitott számlák megnevezésében utalni kell az illetékes TPSZI és a katonai szervezet elnevezésére, úgy, hogy az legfeljebb 27 karakter helyet foglalhat el (pl.: HM 2. sz. TPSZI, MH 47. HK E). A szervek székhelyeként és (levelezési) címeként az illetékes TPSZI székhelyét, irányítószámát és postafiókszámát kell feltüntetni.

17. A TPSZI ellátási körébe tartozó honvédelmi szervek fizetési kötelezettségeinek átutalási megbízással történő teljesítésére irányuló feladás előtt a (vezető-)referens az eredeti bizonylatok alapján köteles ellenőrizni (érvényesíteni):

– a teljesítés szakmai igazolásának meglétét,

– az átutalásra kerülő összeg számszerű helyességét, jogosságát és a fedezet meglétét,

– az alaki és tartalmi követelmények betartását.

A számlavezető szervhez (intézethez, intézményhez) benyújtásra kerülő megbízás aláírása előtt az önálló pénzügyi és számviteli szervezet a már érvényesített eredeti bizonylat alapján köteles ellenőrizni a megbízási okmány kitöltésének helyességét.

18. Az aláíróként bejelentett személyekkel a pénzügyi és számviteli szerv vezetője köteles ismertetni az aláírással kapcsolatos feladatokat, felelősséget, jogokat és kötelezettségeket.

19. Kitöltetlen megbízási okmányt nem szabad aláírni.

20. A számlavezető- és a honvédelmi szerv, mint számlatulajdonos között telefon vagy számítógép útján elektronikus adatátviteli kapcsolat csak a HM KPSZH engedélyével létesíthető.

21. A Korm. rend. 162. §-ában előírt kötelezettségvállalásoknak a Kincstár részére történő bejelentését – az ellátási körükbe tartozó honvédelmi szervek – a referensek feladása alapján az illetékes TPSZI-k, az önálló pénzügyi és számviteli szervezettel rendelkezők közvetlenül teljesítik².

III. FEJEZET

Fizetési módozatok

22. A honvédelmi szerv jogszabályban meghatározott keretek között – figyelemmel a Kincstár működési rendjére – az MNB Rendelkezésben meghatározott módon bankszámlák közötti elszámolással, készpénz-helyettesítő fizetési eszközök alkalmazásával és készpénzfizetéssel teljesítheti fizetési kötelezettségét.

A honvédelmi szervek személyi állománya és állományon kívüli foglalkoztatottjai (ügyfelei) pénzbeni járandóságai folyósítására a külön rendelkezésekben³ meghatározott szabályokat kell alkalmazni.

23. A honvédelmi szerv áruvásárlásból és szolgáltatás igénybevételből származó fizetési kötelezettségeit a szerződéskötésre (vásárlásra), kötelezettségvállalásra feljogosított parancsnok vagy megbízottja és a kedvezményezett (szállító) megállapodása szerinti fizetési módozattal teljesíti, figyelemmel a Korm. R. 133. §-ában foglaltakra.

Az esetenként 100 000 Ft-ot meghaladó összegű, készpénzfizetéssel járó tárgyi eszközbeszerzéshez kapcsolódó kötelezettségvállaláshoz a TPSZI ellátási körébe tartozók esetében a TPSZI igazgatójának ellenjegyzése szükséges.

24. Az 500 000 Ft összeghatár feletti, készpénzfizetésben történő megállapodásról a HM KPSZH-t – a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok speciális kiadásaik teljesítésének kivételével – az ellenjegyzésre jogosult soron kívül köteles tájékoztatni.

25. Írásbeli szállítási (vállalkozási, szolgáltatási stb.) szerződés esetében, illetőleg 500 000 Ft feletti fizetési kötelezettség esetén a fizetési módozatban írásban kell megállapodni. Törekedni kell az egyszerű átutalási mód alkalmazására.

A pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor kincstári tranzakciós kódot (KTK) kell alkalmazni. Az egyes tranzakciós kódok esetleges módosításának (rendezésének) kezdeményezése a kincstári számla feletti kezelési (rendelkezési) jogkört gyakorló feladatkörébe tartozik.

26. A fizetési kötelezettség teljesítési módjának meghatározása a kötelezettségvállalási és utalványozási funkció gyakorlásában valósul meg. Az ellenjegyzésre és az érvényesítésre jogosult pénzügyi és számviteli szervek a fizetési módozat, a készpénzfizetés felső határának megállapításában a vonatkozó honvédelmi miniszteri utasításban⁴ meghatározott jogkörük (felhatalmazásuk) szerint vesznek részt.

27. Árubeszerzési, vagy szolgáltatási szerződésből származó fizetési kötelezettség csak az adójogszabályban⁵ meghatározott bizonylat (számla, egyszerűsített számla stb.) eredeti és első számú példánya ellenében teljesíthető. Ha az ilyen bizonylat megsemmisül vagy elvész, a fizetési kötelezettség számlamásolat és az elvesztésről, megsemmisülésről készült – az utalványozásra és annak ellenjegyzésére jogosult által aláírt – jegyzőkönyv alapján teljesíthető. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az elvesztés, megsemmisülés körülményeit, a felelősök megnevezését. A számlamásolat (másodlat) hitelességét a számlakibocsátó hitelesítési záradéka igazolja.

28. A 27. pont szerinti bizonylatok alapján történő fizetési kötelezettség teljesítése előtt meg kell győződni arról, hogy a bizonylat megfelel-e a számviteli szabályok előírásainak, az V. fejezetben foglaltakra is figyelemmel ellenőrizni kell az utalvány (utalványozási záradék) meglétét, a beszerzett áru, szolgáltatás átvételének és nyilvántartásba vételének igazolását, a bizonylatok formai és számszaki helyességét. Készpénzzel történő fizetés esetén az utalványozási záradék és a nyilvántartásba vétel igazolásának ellenőrzését utólag, legkésőbb a vásárlási előleggel történő elszámoláskor kell végrehajtani.

A beszerzett áru nyilvántartásba vételét az eszközutalvány, illetőleg a szolgáltatás teljesítését az érintett szakszolgálat (anyagnemfelelős stb.) záradéka igazolja. A záradéknak tartalmaznia kell az áru, szolgáltatás megnevezését, mennyiségét, értékét, a megfelelő gazdálkodási keret előirányzat) megterhelését, a szerződésre, az átadás-átvételi-, illetve az analitikus nyilvántartásba vételi okmányokra történő megfelelő hivatkozást. (Ha nem külön lapon, hanem az eredeti bizonylaton szerepel a záradék, a számlán szereplő helyes adatokat a záradékban nem kell megismételni.)

29. Árubeszerzési és szolgáltatás igénybevételi szerződésből eredő fizetési kötelezettség teljesítésének határidejét a kötelezettségvállalásra jogosult parancsnok – figyelemmel a tényleges teljesítési lehetőségekre – a szállítóval (vállalkozóval) kötött szerződésben, megállapodásban állapítja meg. Ha a jogszabály eltérő határidőt nem állapít meg, a fizetési határidő legfeljebb 30 nap lehet.

A készpénzzel történő vásárlás esetén az ellenértéket azonnal ki kell fizetni. Eltérő intézkedés hiányában a kincstári kártyával történő fizetés készpénzzel történő fizetésnek minősül.

A fizetési határidő be nem tartásából eredő költségtöbblet (kamat, bírság, perköltség stb.) felmerülése esetén az idevonatkozó szabályok szerint kártérítési eljárást kell lefolytatni.

IV. FEJEZET

Pénztári szolgálat ellátása

A) Általános szabályok

30. A honvédelmi szerveknél a pénzügyi ellátás rendjének megfelelően az illetékes TPSZI, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szerv házi pénztárt működtet. Ennek megszervezéséért, megfelelő működéséért, a készpénz biztonságos őrzéséért a parancsnok, a pénzügyi és számviteli szerv vezetője, továbbá a pénztáros együttesen felelős⁶ A pénzügyi és számviteli szervek a pénzforgalmi számláról felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket a házipénztárban kötelesek kezelni.

Amennyiben az önálló pénzügyi és számviteli szerv, illetőleg a referatúra szervezetében nincs pénztárosi beosztás (munkakör) rendszeresítve, vagy az feltöltetlen, az önálló pénzügyi és számviteli szervezeteknél az állományilletékes parancsnok, egyéb esetben a TPSZI igazgatója parancsban megbízást adhat arra alkalmas tiszt, tiszthelyettes, vagy közalkalmazott (köztisztviselő) részére a pénztárosi teendők ellátására. Az így megbízott pénztárost is a megőrzési felelősség terheli, melynek vállalásáról a 32. pontban foglaltak szerint nyilatkozatot kell adni.

A házipénztárban – a parancsnok, illetőleg a TPSZI igazgatójának külön engedélye nélkül – idegen szervezetek, személyek pénze nem tartható. A pénztárost akár hivatalos, akár magánjellegű pénzgyűjtések lebonyolításával, illetőleg egyéb, letéti stb. pénzek megőrzésével, vagy kezelésével megbízni tilos.

A pénzkezelő helyek létesítését, azok elszámolási- és nyilvántartási rendjét a házipénztárakra vonatkozó elszámolási- és nyilvántartási előírások figyelembevételével, a parancsnok javaslata alapján a TPSZI igazgatója – az önálló pénzügyi és számviteli szervvel rendelkező honvédelmi szervek esetében a parancsnok – határozza meg.

31. A pénztárost feladatai ellátására az állományilletékes (munkáltatói jogokat gyakorló) parancsnok bízza meg. Nem lehet pénztáros az, aki:

a) érvényesítési, utalványozási jogkörrel rendelkezik;

b) pénztári számfejtést végez;

c) pénztári ellenőrzési feladatokat lát el (kivéve az önellenőrzést);

d) bevételek előírásának elrendelésével, követelések megállapításával és elengedésével (törlésével) van megbízva.

Ettől eltérni – általános érvénnyel – csak kivételesen indokolt esetben, a HM KPSZH főigazgatója engedélyével lehet. A TPSZI igazgatója átmeneti időre (pl.: betegség, szabadság miatt) felmentést adhat az a)–d) alatt meghatározott feltételek teljesítése alól, azonban ilyen esetben köteles intézkedni az érintett időszakban keletkezett számviteli bizonylatok (pénzforgalom stb.) utólagos, tételes ellenőrzésére.

32. A pénztári feladatok ellátását a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel, a megőrzési felelősség szabályai⁷ szerint végzi. Ennek vállalásáról írásbeli nyilatkozatot kell adnia. A nyilatkozatot a személyi anyaggyűjtőben kell elhelyezni.

A pénztáros feladatai:

– a készpénz, az általa birtokolt, vagy megőrzésre átvett kincstári kártya kezelése, illetőleg megőrzése;

– házipénztári számítógépes analitika vezetése;

– a szigorú számadású pénzügyi nyomtatványok kezelése, őrzése és nyilvántartása;

– értékjelzéssel ellátott nyomtatványok (pl. tüzelőutalványok) kezelése és őrzése;

– kisforgalmú pénztárban egyéb ügyintézői, ügyviteli munkák végzése, kivéve a 31. a)–d) pontban meghatározottakat.

33. Kettő, vagy több személy egy időpontban, közösen, ugyanazt a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

A honvédelmi szerv részére mindennemű pénzösszeg átvételére kizárólag a pénztáros (pénzkezeléssel megbízott személy) jogosult, melyről bevételi pénztárbizonylatot köteles kiállítani.

A pénztárból ki- és befizetéseket csak a pénztáros (pénzkezeléssel megbízott személy) végezhet. Gondoskodni kell arról, hogy a pénztárszekrénybe illetéktelen személy ne nyúlhasson be, a készpénzhez és az okmányokhoz ne férhessen hozzá.

34. Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a pénztáros beosztásából (munkaköréből) végleg távozik, pénztárzárlatot – átadás–átvételt – kell végrehajtani.

A pénztárzárlatnál az átadónak és átvevőnek, valamint a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének jelen kell lennie. Az ettől eltérő esetekben bizottságot kell kijelölni az átadás-átvételre. Az átadás-átvétel megtörténtét a „Napi pénztárjelentésen” rögzíteni kell. A záradéknak – a szokásos adatokon túlmenően – tartalmazni kell a pénztárállomány egyezőségét, a pénztárkulcsok számát és jelzéseit illetőleg az átadó és átvevő aláírását.

35. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni, ha a pénztáros beosztásából végleg távozik. Ilyen esetben az érintett zárakat és a pénztári kulcsokat (kódokat) szükség szerint módosítani kell. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a pénztáregyezőséget, a pénztárállományt, a kincstári kártyák számát és fedezetét, a szigorú számadású nyomtatványok, a bélyegzők, pénztárkulcsok (tartalék kulcsok is), a feldolgozatlan és egyéb okmányok, nyilvántartások felsorolását és átadását. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni.

B) Készpénz kezelése a házipénztárban

A készpénz biztosítása

36. A pénztárosnak kell gondoskodni arról, hogy a házipénztárból helyileg fizetendő járandóságok, illetve készpénzkiadások teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon a házipénztárban rendelkezésre. A szükséges készpénzt olyan időben kell a Kincstártól igényelni, hogy a kifizetések esedékességéig felvehető legyen.

A házipénztár készpénzzel történő ellátását, eltérő intézkedés hiányában, a Kincstár útján készpénzfelvételi utalvány használatával kell biztosítani. A honvédelmi szervek készpénzellátása pénzforgalmi betétkönyv, illetve kincstári kártyával, kártyafedezeti-számla nyitásával is biztosítható.

Azokon a helyeken, ahol a Kincstár nem működtet saját pénztárat, hanem a kincstári fiók székhelyén lévő MNB területi szerv („Megbízásos pénztár”) útján biztosítja a készpénzellátást, ott a „Készpénzfelvételi utalvány”-nyal együtt a „Pf. 1 Átutalási megbízást” is be kell nyújtani. Ezen átutalási megbízást a pénzügyi referatúra készpénzfelvételi jogosultságára előírtak szerint kell aláírni és lebélyegezni azzal, hogy a megbízás „Közlemény” rovatában fel kell tüntetni a „Készpénzfelvétel” megjegyzést.

37. A kincstári kártyarendszerbe történő belépés, a kincstári kártyahasználat és alkalmazás részletes szabályait az ezen intézkedés melléklete tartalmazza.

A készpénzkészlet felső határa

38. A házipénztárban a napi pénztárzárlat után tartható készpénz összegének felső határát – legfeljebb 1 M Ft-ig - a TPSZI igazgatója, az önálló pénzügyi és számviteli szervezetek esetében a parancsnok, az indokolt helyi pénzszükséglet és a biztonságos pénzkezelés, őrzés követelményeinek figyelembevételével írásban állapítja meg. Egymillió forint feletti napi záró állomány összegre – valamennyi házipénztár esetében – a HM KPSZH főigazgatójának engedélyét kell kérni.

39. A házipénztárban tartható készpénz napi záró állománya összegénél nem kell figyelembe venni a helyileg kifizetendő illetmények és az illetmény jellegű járandóságok kifizetésének előkészítéséhez az előző napon felvett és a következő munkanapon kifizetésre kerülő összegeket. Ez esetben gondoskodni kell a pénztárhelyiség, illetve a készpénzkészlet fokozott biztonságáról, őrzéséről. Ahol ez indokolt és lehetőség van rá, külön fegyveres őrséget kell igénybe venni.

40. Az engedélyezett értékhatáron felüli készpénzt, ha az meghaladja az értékhatár 10%-át, naponta be kell fizetni – 1000 Ft-ra kerekítve – a kincstári számlára. Amennyiben az a 10%-ot nem éri el, a napi befizetéstől el lehet tekinteni.

Készpénzszállítás és -kezelés

41. A pénzszállítás kísérésének biztonsági rendszabályait⁸ külön rendelkezések tartalmazzák.

42. A pénzszállítás megszervezéséért és végrehajtásért – figyelemmel az ide vonatkozó HM és MH PK rendelkezésre – a pénzügyi és számviteli szerv vezetője, illetőleg a pénztáros felelős.

A pénzt elsősorban a pénztáros, vagy a pénzügyi és számviteli szerv állományába tartozó más személy köteles szállítani, de a parancsnok kijelölése alapján a honvédelmi szerv állományába tartozó más személyt (személyeket) is meg lehet bízni. Ha a felvevő személy nem azonos a Kincstárnál bejelentett aláíróval, a Kincstár kérésére a személyi igazolványon kívül a TPSZI igazgatója (vagy meghatalmazottja), illetőleg a parancsnok által aláírt megbízólevelet is köteles felmutatni. A megbízólevelet kettő bejelentett aláírónak kell aláírni, továbbá a bejelentett bélyegző lenyomatával is el kell látni.

A felvevő személy a pénz hiánytalan elhozataláért addig tartozik megőrzési felelősséggel, míg azt a házipénztárban át nem adta és ott azt el nem helyezték. A felvett készpénznek a pénztárba történő elhelyezésénél a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének is jelen kell lennie. A készpénz bevételezését, átadását, bevételi pénztárbizonylattal kell végrehajtani.

43. A felvett bankjegyeket és pénzérméket átvételkor darabonként (kötegenként) meg kell számolni. Kivételt képeznek a bank által csomagolt, szoros kötésben lévő bankjegyek és pénzérmék. A felvett pénz meglétét a pénztárba való behelyezés előtt, a bank hivatalos csomagolása alapján a pénztárosnak, a pénzügyi szerv vezetőjének jelenlétében ellenőrizni kell.

Amennyiben a bank által csomagolt bankjegyeknél, pénzérméknél a csomag felbontásakor hiány, vagy többlet mutatkozik, bizottsági jegyzőkönyvet kell felvenni és annak egy példányát a kötegcímkével együtt – többlet esetén is – el kell juttatni a kifizető pénztárhoz. Az ilyen esetet jelenteni kell a parancsnoknak, illetőleg a TPSZI igazgatójának.

44. A készpénzkészletet (valutanemenként) úgy kell a pénztárban kezelni, hogy az azonos címletű bankjegyek és pénzérmék együtt legyenek. A bankjegyeket 100 db-ot tartalmazó kötegben, a pénzérméket pedig meghatározott kerek összegeket tartalmazó csomagban kell tartani.

45. A pénztáros csak valódi és forgalomképes bankjegyeket és érméket fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem lehet elfogadni sérült (beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos stb.) bankjegyet. Ha a pénztáros a befizetett pénzek között hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, vagy érmét talál, jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a befizetővel is alá kell íratni. A jegyzőkönyvbe fel kell venni a befizető nevét, lakcímét, személyi igazolványának számát. A jegyzőkönyvet a „hamis” pénzzel együtt át kell adni a Kincstárnak.

Pénzvizsgáló-, számláló eszközök beszerzésére és használatára a TPSZI igazgatója, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szerv vezetője saját hatáskörben intézkedhet.

46. Az 50. pontban foglaltakra figyelemmel pénztárszekrényben kell kezelni:

a) a honvédelmi szerv pénzeszközeit és kincstári kártyáit, továbbá ezektől elkülönítve;

b) – az értékjelzéssel ellátott nyomtatványokat (pl. tüzelőutalvány);

– a feldolgozatlan okmányokat;

– az utalványtömböket, elszámolás tárgyát képező okmányokat és az ezzel kapcsolatos nyilvántartásokat;

– a pénzügyi és számviteli szerv vezetője által meghatározott hivatalos bélyegzőket és egyéb pénzhelyettesítő eszközöket⁹;

c) a TPSZI igazgatójának – az önálló pénzügyi és számviteli szervvel rendelkező honvédelmi szervek esetében a parancsnoknak az – engedélyével egyéb értékeket és letéti pénzeszközöket.

A c) alpont szerinti eszközöket pénz és egyéb értékeket a honvédelmi szerv pénzvagyonától elkülönítve, feltűnően megjelölt (név, összeg) külön is lezárt borítékban, dobozban kell elhelyezni. Ezekről az értékekről „Kimutatás”-t kell készíteni.

47. A házipénztári kifizetéseket a pénztári órák alatt kell teljesíteni. A pénztári órákat – amelyeket igény szerint megosztva is ki lehet jelölni – a parancsnok állapítja meg a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének javaslata alapján. A pénztár nyitvatartási rendjét a pénztárhelyiségnél írásban ki kell függeszteni. Naponként 4 óránál hosszabb időtartamú pénztári óra nem állapítható meg. Pénztári órákon kívül kifizetéseket csak a pénztáros elöljárója engedélyezhet.

Pénztárhelyiség

48. A házipénztárak az átlagos napi pénzforgalom alapján a következő csoportokba sorolhatók:

– kisebb értékű pénzforgalom napi 100 000 forintig;

– nagyobb értékű pénzforgalom napi 100 000 és 500 000 forint között;

– jelentős értékű pénzforgalom napi 500 000–2 000 000 forint között;

– különösen nagy pénzforgalom napi 2 000 000 forint felett.

A napi pénzforgalom megállapításánál a helyileg kifizetendő illetmények és az ezekkel azonos elbírálás alá tartozó kifizetések (pl. az étkezési pénz¹⁰) összegét nem kell számításba venni.

49. A házipénztárnak külön helyiséget a nagyobb értékű, a jelentős és különösen nagy értékű pénzforgalom esetében kell biztosítani. Egyéb esetben, amennyiben az engedélyezett pénztári záró pénzkészlet a 100 000 Ft-ot nem haladja meg, a házipénztári pénzkezeléshez csak helyiségrészt kell biztosítani.

50. A házipénztárban lévő készpénz és az ott tartható értékek megőrzéséről a következők szerint kell gondoskodni:

– az 50 000 Ft-ot el nem érő záró állományú házipénztárak pénzkészletét vaskazettában;

– az 50 000 Ft és a 300 000 Ft közötti záró állományú házipénztárak pénzkészletét lemezszekrényben;

– a 300 000 Ft feletti záró állományú házipénztárak pénzkészletét betörésbiztos páncélszekrényben kell őrizni.

A pénztárhelyiség ablakait és ajtaját vasráccsal és biztonsági zárral kell felszerelni. Az ajtót (rácsot) a szolgálati (munka-) idő lejártakor a pénztáros pecsétnyomójával le kell pecsételni.

A pénztár elkülönített helyiségébe a pénzügyi és számviteli szerv vezetője által – állandó vagy eseti jelleggel – felhatalmazott személyeken kívül másnak tilos belépni.

Ha a pénztáros munkahelyét a pénztári órák alatt – csak rövid időre is – elhagyja, köteles a pénzt elzárni és a pénztár fizetőablakát, külön pénztárhelyiség esetén annak ajtaját is lezárni.

Gondoskodni kell arról is, hogy illetéktelen személyek a pénztárhelyiséget ne nyithassák ki.

51. Az 500 000 Ft és 1 000 000 Ft közötti záró állományú, vagy a jelentős értékű és a különösen nagy pénzforgalmú házipénztárak esetén a pénztárhelyiséget riasztóberendezéssel kell felszerelni.

Az 1 000 000 Ft feletti záró állományú, jelentős értékű vagy különösen nagy pénzforgalmú házipénztárak esetén a házipénztár helyiségét és a pénz tárolására szolgáló páncélszekrényt egymástól elkülönítetten üzemelő riasztó berendezéssel kell felszerelni.

52. Gyakorlatok alkalmával, vagy ha a pénztár állandó elhelyezési körletéből kikerül, a szükséges készpénz és okmányok szállítására és őrzésére biztonsági zárral ellátott pénztárládát kell használni. Ennek biztonságos szállításáról és őrzéséről, a pénztári szolgálat ellátásához megfelelő munkahelyről, annak fegyveres őrzéséről – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének javaslata alapján – a parancsnok gondoskodik.

Pénztárkulcs

53. A pénztárszekrény kulcsainak kettő példányban kell meglenni. Egyzáras pénztárszekrény kulcsát a pénztáros köteles őrizni. Kétzáras pénztárszekrény egyik kulcsát a pénztáros, másikat a pénzügyi szerv vezetője kezelheti. A különösen nagy pénzforgalmú házipénztárak háromzáras pénztárszekrényének fő- (közép-) és egyik mellékzárjának kulcsát a pénztáros, a másik mellékzár kulcsát a pénzügyi és számviteli szerv vezetője köteles őrizni.

A kulcsok másodpéldányait a kulcsokat kezelő személyek által záradékolt, lezárt, lepecsételt (átírt, árnyékolt) borítékban az ügyviteli szervnél kell tárolni. Ezekről a kulcsokról az ügyviteli szervnél „Tartalékkulcs nyilvántartás”-t kell vezetni úgy, hogy a felvevő személy(ek) neve mindenkor megállapítható legyen. A kulcsok felvételét, átadás-átvételét minden esetben rögzíteni kell.

54. A pénztárkulcs elvesztését azonnal jelenteni kell a közvetlen elöljáró pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének.

Azonnal intézkedni kell arra, hogy a pénztárszekrény az elveszett kulccsal többé ne legyen kinyitható: a zár szerkezetét meg kell változtatni – az azt elvesztő személy költségére – még abban az esetben is, ha a tartalékkulcs rendelkezésre áll. Az elvesztett kulcs helyett tilos másikat készíttetni.

55. A pénztárkulcsok átadás-átvétel tárgyát képezik. Pénztár átadás-átvételnél meg kell győződni a kulcsok meglétéről. Az ügyviteli szervnél tárolt másodpéldány részére új borítékot kell készíteni és az átvevőnek záradékolni kell.

A pénztárhelyiség (páncélszekrény stb.) tartalékkulcsainak (kódjainak) kezelésére és használatára vonatkozó részletes szabályokat a helyi körülmények figyelembevételével a parancsnok, – a TPSZI ellátási körébe tartozó honvédelmi szervek esetében a parancsnok és az illetékes TPSZI igazgatója együttesen – állapítják meg.

C) Pénztári bevételezések és kifizetések szabályai

56. A pénztárból kifizetést, illetőleg bevételezést teljesíteni csak érvényesített okmány alapján szabad. Kivételes esetekben, amikor váratlanul és azonnal – a parancsnok külön intézkedése alapján – szükségessé válik a pénz kifizetése, de a pénzügyi és számviteli szerv vezetője távol van, utólagosan kell a vonatkozó okmányok érvényesítésével kapcsolatos eljárást lefolytatni.

57. A honvédelmi szerv részére postautalványon érkező pénzösszegeket a pénzügyi és számviteli szerv nem vehet át. Az utalványt a saját kincstári számla számának és elnevezésének feltüntetésével, a postához vissza kell küldeni azzal, hogy az összeget a megadott kincstári számlára telepítse. A telepítési záradékot az utalvány előoldalán kell feltüntetni a következők szerint: „Átutalandó a ..... számú és ..... elnevezésű számlára.” A záradékot kettő bejelentett aláírónak kell aláírni és körbélyegző lenyomattal kell ellátni.

58. A honvédelmi szervet meg nem illető készpénzt átvenni nem szabad, a tévedésből történt többletbefizetéseket pedig vissza kell utalni.

59. A pénztáros a kiadási és bevételi pénztárbizonylaton a készpénz átvételével, illetve befizetőjével minden esetben ismertesse el azok megtörténtét.

60. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. [A meghatalmazás formai és tartalmi követelményeit jogszabályok tartalmazzák. Ilyenek különösen: a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 196. § (1) bekezdés a)–b) pontjaiban, illetőleg a postai tevékenységről szóló 133/1993. (IX. 29.) Korm. rendelet 14. §-ában meghatározott feltételek.]

D) A hadköteles katonák illetményfizetése

61. A pénztáros a hadköteles katonák (és a velük azonos elbírálás alá esők) illetményét (ösztöndíját) csak az illetmény-kifizetésre kijelölt napokon, illetőleg amennyiben azok munkaszüneti napra, vagy pihenőnapra esnek, úgy a megelőző munkanapon fizetheti ki. Ettől eltérni akkor lehet, ha a HM KPSZH főigazgatója külön intézkedik, továbbá a különféle címeken járó szabadság, szolgálati út, gyakorlat, szolgálati pihenőnap vagy más jogszerű távollét esetében, amikor a felsorolt okok miatti távollét időszakába a törvényes fizetési nap is beletartozik.

62. Szabadság, vagy szolgálati út esetében a kifizetést az aláírt szabadságolási igazolvány, vagy menetlevél alapján kell végrehajtani. A szabadságolási igazolvány, menetlevél számát a fizetési jegyzéken fel kell tüntetni.

Fizetési jegyzék hiányában átvételi elismervényen (nyugtán) kell a kifizetést hasonló módon végrehajtani. A kifizetési pénztárbizonylathoz csatolni kell az esetleges engedélyt is. A kifizetési jegyzéken fel kell tüntetni a kifizetés dátumát és a „Nyugtán” megjegyzést.

63. Távollévők illetményét két tanú aláírásával ellátott írásbeli meghatalmazás alapján, a meghatalmazott személy részére kell kifizetni, vagy a tartósan távollévők esetében a tartózkodási helyükre történő postai kiutalással kell teljesíteni. A meghatalmazást a fizetési jegyzékhez kell csatolni.

64. Az illetmények kifizetését a honvédelmi szerveknél az alegység szolgálatvezetők, vagy a parancsnok által parancsban kijelölt személyek végzik. Ezen személyek részére a pénztáros, az alegységparancsnok és a honvédelmi szerv létszámnyilvántartásának vezetéséért felelős személy által záradékolt fizetési jegyzéket és a kifizetendő nettó összeget elismervény, vagy a fizetési jegyzék összesítő aláírása ellenében adja át.

Az elismervényen fel kell tüntetni a már kifizetett illetmények jegyzéksorszámát is. Az elismervényt a fizetési jegyzék összesítőhöz kell csatolni. Az illetményfizetéssel megbízottak kötelesek az illetmény kifizetését követő napon, de legkésőbb 48 órán belül a fizetési jegyzéket és a ki nem fizetett illetményeket a pénztárba bevételi pénztárbizonylaton visszaszolgáltatni. A visszavételezett, de jogszerű járandóság folyósítását az akadályoztatás megszűnésekor ismételten meg kell kísérelni.

Indokolt esetben a parancsnok meghosszabbíthatja az elszámolási határidőt, ez azonban együttesen sem lehet öt naptári napnál hosszabb. A kifizetés megtörténtét a kifizető záradék formájában a fizetési jegyzéken igazolni köteles, melyen fel kell tüntetni a ki nem fizetett illetmények összegét és a jegyzék sorszámát is.

Ha az illetményfizetéssel megbízott a megadott határidőn belül nem számol el, a pénzügyi szerv vezetője erről köteles a parancsnokot tájékoztatni, ismételt esetben a szolgálati elöljárójának (TPSZI igazgatójának) írásban jelenteni.

Olyan esetben, amikor az célszerűnek látszik, a pénzügyi és számviteli szerv közvetlenül is végrehajthatja az illetmény kifizetéseket.

A pénzügyi és számviteli szerv vezetője köteles gondoskodni az illetményfizetés zavartalanságáról. Az illetmények összegének a kifizetéshez történt előkészítése (borítékolás, címlet szerinti összesítés) után, a fizető személyek részére történő átadása előtt közbeeső pénztárzárlatot kell tartani. Ezt a napi pénztárjelentésben rögzíteni kell, s ezután szabad megkezdeni az illetmények kifizetését.

65. Illetmények és egyéb pénzbeni járandóságok esetleges postai továbbításánál, vagy visszavételezéskor a fizetési jegyzéken (egyéb okmányokon) fel kell tüntetni a kapcsolódó, kölcsönös hivatkozási (könyvelési) tételszámokat.

66. A pénztáros a fel nem vett és visszaszolgáltatott illetményeket és egyéb járandóságokat a visszaszolgáltatás napján köteles a pénztárba visszavételezni. A ki nem fizetett illetményekről két példányban jegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a fizetési jegyzék(ek) számát és név szerint az összegeket. Az 1. sz. példányt a bevételi pénztárbizonylat mellé, a 2. sz. példányt (később) a kifizetési pénztárbizonylathoz kell csatolni.

E) Pénztárzárlat, pénztárellenőrzés

67. A pénztáros naponta köteles pénztárzárlatot készíteni. Amennyiben az előző munkanaphoz viszonyítva a pénztárállományban (készpénz és okmányok) változás nem történt, úgy a tárgynapi pénztárjelentésen csak ezt a tényt kell rögzíteni.

68. A pénztárzárlatról „Napi pénztárjelentés”-t kell készíteni. Az esetleges eltérés tényét és az eltérés összegét a jelentés hátoldalán kell rögzíteni, amelyet a pénztárosnak aláírásával kell igazolni. A pénztárhiányt, vagy többletet a 70–73. pontokban foglaltak szerint kell rendezni. A 100 Ft-ot meghaladó összegű eltérést a pénztáros a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének, az 1000 Ft-ot meghaladó eltérést a parancsnoknak, illetőleg a TPSZI igazgatójának 24 órán belül jelenteni kell.

69. A pénzügyi és számviteli szerv vezetője havonta kétszer köteles a pénztárt – a belső ellenőrzési szabályok szerint – ellenőrizni.

70. A pénztár ellenőrzése mindig legyen váratlan. Az ellenőrzés megtörténtét a „Napi pénztárjelentésen” fel kell tüntetni. A záradékban az ellenőrzés folyamán megállapított észrevételeket (hibákat) rögzíteni kell. Nem kell feltüntetni a 100 Ft-on aluli pénztárhiányt, illetve többletet, ha a pénztáros a hiányt azonnal befizeti, illetőleg a többletet bevételezi. Ha az ellenőr a pénztárellenőrzéskor hiányt, többletet, vagy szabálytalanságot nem tapasztal, a következő záradékot jegyzi fel: „A pénztárellenőrzést¹¹ ........... év ............................... hó ........... nap ........ óra .......... perckor előírásszerűen végrehajtottam. A pénztárban előtalált készpénzkészlet és a pénzt helyettesítő okmányok (kincstári kártyák stb.), továbbá az utolsó (..... számú) kincstári számlakivonat egyenlege a könyvelési adatokkal megegyezett. A pénz biztonságos kezelésével, őrzésével, a (vásárlási, utazási) előlegek elszámolásával kapcsolatban észrevétel nem merült fel.”

71. A pénztárellenőrzéseknél előtalált pénztártöbbletet – amennyiben az ellenőrzésekor annak okát felfedni nem lehetett – a pénztárossal bevételi pénztárbizonylattal be kell vételeztetni.

72. Az ellenőrzési záradékban az észrevételek között mind a hiány, mind a többlet összegét és az eltérés rendezési módját rögzíteni kell. Pénztárhiány esetében a hiány összegét a „Kártérítés” költségvetési előirányzat-csoporton kiadásként le kell könyveltetni, a pénztáros ellen – az állománycsoportjára vonatkozó szabályok szerint – a kártérítési eljárást az arra illetékes parancsnok intézkedése szerint le kell folytatni. A káreljárás után megtérülő összegeket bevételi pénztárbizonylattal be kell vételezni és „Egyéb sajátos bevétel”-ként kell lekönyvelni.

73. Amennyiben a költségvetési éven belül a pénztöbblet, illetőleg hiány eredete tisztázódott, a többletet az eredeti rendeltetésének megfelelően kell kezelni, a hiány miatt esetleg levont, illetőleg az eljáráson kívül befizetett összeget pedig vissza kell fizetni.

A költségvetési éven túl megtérülő összegeket „Egyéb bevétel”-ként, az esetleges visszatérítéseket pedig „Kártérítés”-ként kell kezelni.

74. A kötelezően előírt belső- és külső ellenőrzések alkalmával végrehajtott rovancsok tényét a „Napi pénztárjelentésen” rögzíteni kell.

F) Előlegek elszámolása

75. Elszámolásra előleget kiadni csak a kötelezettségvállalásra jogosult parancsnok írásbeli engedélye alapján szabad. A parancsnok e rendelkezési jogát – a kötelezettségvállalási jogkörre vonatkozó szabályok szerint – más személyekre írásban (parancsban) átruházhatja. Átruházható az előleg-kifizetés engedélyezésének jogköre az egyes szolgálati ág vezetőkre is, az illetékes szakszolgálat részére biztosított keretösszegeken belül.

76. Előleg fizethető:

a) áru, vagy szolgáltatás vásárláshoz, amennyiben annak értékét készpénzfizetéssel lehet kiegyenlíteni;

b) a szolgálati és egyéb utazásokkal kapcsolatos költségekre;

c) költözködési és munkába járási költségtérítések megelőlegezésére;

d) kiegészítő tevékenységhez;

c) a házipénztárral nem rendelkező honvédelmi szervek, kikülönített alegységek (pénzkezelő helyek) részére;

f) gyakorlatok alkalmával az elvonuló alegységek részére.

77. Előleget csak kiadási pénztárbizonylat, vagy átvételi elismervény alapján lehet kiadni.

a) Az átvételi elismervényen a szokásos adaton kívül szerepelni kell:

– a felvétel jogcímének

– az engedélyezési hatáskörrel rendelkező záradékának, illetve

– a parancs, menetlevél, szabadságolási igazolvány stb. számának.

b) A kiadott előlegekről nyilvántartást kell vezetni.

78. Az előlegeket a bruttó elszámolás elvének megfelelően – a Számlarendben előírtak szerint – kell könyvelni.

79. Az elszámolásra kiadott összegekkel az elszámolásra kötelezett személyek a következő határidőre kötelesek elszámolni:

a) szolgálati és egyéb utazásokkal kapcsolatosan felvett előlegekkel az utazás befejezése napjától számított 5 (naptári) napon belül;

b) vásárlásra kapott összegekkel (jutalomtárgyak vásárlásával is) a felvételtől számított 5 munkanapon belül el kell számolni. Amennyiben a beszerzés más helységben történik, az előlegeket a visszaérkezés napjától számított 5 munkanapon belül kell elszámolni;

c) az olyan szervek és alegységek, melyek a pénzügyi ellátást biztosító egységtől kikülönítve (más helyőrségekbe) települnek, az általuk felvett összeggel (előleggel) a kikülönítésből történt visszaérkezés után 5 munkanapon belül, az egy hónapot meghaladó kiküldetés, illetőleg az állandó jellegű kihelyezés esetében havonta kötelesek elszámolni;

d) egyéb esetekben a számla (bizonylat) keltét követő 5 munkanapon belül.

80. Ugyanaz a személy elszámolásra, azonos jogcímen, újabb összeget csak akkor vehet fel, ha a korábban felvett összeggel elszámolt, függetlenül attól, hogy az annak elszámolására kikötött határidő még nem járt le.

81. Az elszámolásra kötelezett személy az elszámolás eredményeként megmaradt összeget köteles visszafizetni. Ezt az összeget készpénzben még akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. Az előleg felvételét ellenjegyzőnek meg kell győződni arról, hogy az előleget felvevő a korábban felvett előleggel elszámolt.

82. A pénztáros köteles a kiadott előlegek határidőre történő elszámolását megkövetelni. Ha a felvevő az előírt határidőre nem számol el, figyelmeztetni kell a határidő lejártára. Ha a figyelmeztetés ellenére sem tesz eleget elszámolási kötelezettségének, úgy a mulasztásról a parancsnokot tájékoztatni kell.

83. Gyakorlatok, kikülönített elhelyezés alkalmával a pénztárszolgálatot külön meg kell szervezni. A pénzkezelő (pénztáros) a pénztárszolgálatot az e fejezetben meghatározott rendelkezések szerint köteles ellátni azzal az eltéréssel, hogy a könyvelési feladásoknál külön szabályok szerint köteles eljárni.

V. FEJEZET

A pénzforgalom bizonylatolása

84. Minden kiadás és bevétel teljesítéséhez – történjék az kincstári számláról, vagy a házipénztárból – okmány szükséges. Az alaki és tartalmi követelményeknek nem megfelelő bizonylat elfogadásáért (az érvényesítő) pénzügyi és számviteli szerv felelős.

85. A bizonylatokra vonatkozó alaki és tartalmi követelményeket a számviteli- és adójogszabályok tartalmazzák. Olyan okmányok alapján, amelyeken törlések, átírások, vakarások láthatók, vagy hiányoznak a bizonylati kellékek (adatok), olvashatatlanok, kifizetést, bevételezést végrehajtani nem szabad.

86. Beszerzések, értékesítések esetében a számlához csatolni kell a 206/4/58. számú HM KPSZH kiadványban, a „Szakutasítás a befektetett és forgó eszközök honvédelmi szerveknél történő számítógépes analitikus nyilvántartásá”-ban meghatározottaknak megfelelően a szolgálati ágak által kötelezően készítendő és hitelesítendő „ESZKÖZ UTALVÁNY”-t. Az anyagmozgások tényleges megtörténtéről az utalvány alapján a számla elszámolásakor – a TPSZI igazgatója, illetőleg a parancsnok által meghatározott gyakorisággal – próbaszerűen kell meggyőződni.

87. Az átvételi elismervénynek (kiadási pénztárbizonylatnak, nyugtának) tartalmaznia kell a felvételre jogosult személy teljes nevét, sajátkezű, olvasható, teljes aláírását, katonák esetében a rendfokozatot, annak a honvédelmi szervnek a megnevezését, amelynek állományába a felvevő tartozik, az állományon kívüliek esetében a pontos lakcímet és a személyi igazolvány számát.

88. A kiadási pénztárbizonylatot egy, a bevételi pénztárbizonylatot két példányban kell kiállítani. Az első példány mindkét esetben a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni az egyéb pénztári okmányokat. A bevételi pénztárbizonylat második példányát a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni.

89. A pénzügyi szerv vezetője a pénzforgalmi okmányok ellenőrzésének megtörténtét záradék (bélyegzőlenyomat) formájában köteles kifejezésre juttatni (érvényesíteni). A záradéknak tartalmazni kell a jogszabályban (Korm. rend. 135. §) meghatározott ellenőrzési feladatok végrehajtását.

90. A pénztáros kifizetéskor, vagy bevételezéskor a „Kifizettem”, illetőleg „Bevételeztem” bélyegzővel az okmány szövegrészét köteles úgy felülbélyegezni, hogy a pénzösszeg olvashatóan, tisztán maradjon. A bélyegző alatt keltezéssel és aláírással igazolja a kifizetés (bevételezés) megtörténtét. Készpénzes vásárlás esetén a számlamásolati példányon is alkalmazni kell a „Kifizettem” bélyegzőt. Több okmány összesítése, vagy mellékletek esetén minden okmányt felül kell bélyegezni, keltezéssel és aláírással kell ellátni.

91. Ha az okmányok ellenőrzésekor megállapítást nyert, hogy jogtalan, vagy hiányos elszámolás történt, az okmányt, amennyiben lehetséges, még a záradék rávezetése előtt helyesbíteni kell. Ha a helyesbítés nem hajtható végre, úgy az okmányt nem szabad elfogadni. A javítást röviden, szabatosan kell megindokolni. Az eredeti szöveget (összeget) olvasható javítással kell helyesbíteni úgy, hogy az eredeti számok és az írás olvasható maradjon. A javítást a javító személy kézjegyével igazolja.

92. A helyesbítés alapján a túlfizetéseket megtérítésre (bevételezésre), a kevesebb felszámításokat pedig pótlólagos kifizetésére (kiadásba való helyezésre) kell előírni. Jogtalan kifizetések (terhelések) esetén a kártérítési szabályok szerint kell eljárni.

93. Amennyiben az észrevétel (hiány, többlet) azonnal nem rendezhető, az elszámolásra kötelezett féllel szemben – hiány esetén – a kártérítési eljárás lefolytatását kell kezdeményezni.

94. Szállítási (vállalkozási stb.) szerződés alapján történő kifizetések okmányolása:

a) A szállítási szerződésben mindig ki kell kötni a fizetés módját és határidejét továbbá meg kell jelölni azt a honvédelmi szervet, mely a terméket, szolgáltatást átveszi és azt, amely a számlát kifizeti, s meg kell határozni, hogy a szállító a megbízást (számlát és mellékleteket) hová és hány példányban küldje meg. A számlához a szállítónak mellékelni kell az átvételi elismervényt, vagy átvételi jegyzőkönyvet.

b) A megrendelő honvédelmi szerv szakszolgálati (anyagi, logisztikai, áruforgalmi) szerve a beérkezett számlákat és okmányokat megvizsgálja, hogy egyeznek-e a megrendeléssel és rendelkeznek-e a jogszabályban előírt kellékekkel. A számlákat záradékolja és további ellenőrzésre átadja az illetékes pénzügyi és számviteli szervnek. A pénzügyi és számviteli szerv a számlákat alakilag és tartalmilag vizsgálja felül, majd a megállapodás szerinti határidőn belül és módon intézkedik a számla összegének kiegyenlítésére. Ha a számla a kifizetés okmányolására nem alkalmas, az előírt kellékekkel nem rendelkezik (pl. átvételi elismervény, jegyzőkönyv, vagy tárolási nyilatkozat hiányzik stb.), vissza kell küldeni az elszámolásra kötelezett részére és új számlát, bizonylatot kell bekérni. A számlákon fel kell tüntetni a kifizetés feladási, könyvelési tételszámát, keltét és a megrendelés számát.

c) A számla felülvizsgálata és a számla összegének kiegyenlítése előtt – figyelemmel a 86. pontban foglaltakra is, lehetőleg az eredeti számlán – igazoltatni kell az áru, termék átvételét, a szolgáltatás megtörténtét. Amennyiben az átvevő és a fizető szerv nem azonos, a megrendelő szerv saját hatáskörében szabályozza, hogy az átvevő szerv a teljesítés igazolását és számla megküldését mennyi idő alatt köteles elvégezni, mely határidő azonban a számlának az átvevő részére való megküldése napjától számított 25 naptári napnál hosszabb nem lehet. A számla készpénzzel történő azonnali kiegyenlítése esetén az ellenőrzést az elszámolásakor kell végrehajtani.

d) A honvédelmi szervnél a kifizetés alapjául szolgáló számla 1. számú, eredeti példányát, az okmánynaplózási iratát és a terhelési értesítést a (referaturán, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szervnél lévő) kincstári számlakivonathoz kell csatolni. A számla valamennyi példányán fel kell tüntetni a terhelés összegét, a megrendelés és a számlakivonat számát. A szakszolgálati szervek által kezelt megrendelések, szállítási szerződések gyűjtői tartalmazzák a számlamásolatokat, átvételi jegyzőkönyveket és egyéb okmányokat.

95. A pénzforgalommal kapcsolatos kincstári értesítések a pénzügyi és számviteli szerv hivatalos okmányai, melyeket a szerv vezetője vagy megbízottja a belső ellenőrzés szabályai szerint köteles ellenőrizni.

VI. FEJEZET

Szállítási (vállalkozási) szerződésekből eredő kötbérek (kártérítések) kifizetése, beszedése, nyilvántartása

96. A TPSZI-k ellátási körébe tartozó honvédelmi szervek érintett szakszolgálati (anyagi, logisztikai, áruforgalmi) szervei minden felszámított kötbérről (kártérítésről, kamatról stb.) írásban értesítik az illetékes TPSZI-t (referaturát), a többi honvédelmi szervnél az önálló pénzügyi és számviteli szervet. Ha a honvédelmi szerv a szállítási (vállalkozási) szerződések megszegéséből származó kötbér (kártérítés) jogosságát a szállítóval (vállalkozóval stb.) szemben bírósági határozat nélkül peren kívüli eljárásban elismeri, illetőleg elfogadja, úgy a kötbér (kártérítés) kifizetését, illetőleg beszedését a megállapodás szerinti fizetési móddal kell teljesíteni. Ilyen esetben a jogi személyiségre és képviseletre vonatkozó rendelkezések¹² szerint kell eljárni. A szállítási és vállalkozási, valamint a termékforgalmazási körbe tartozó egyéb szerződések megszegéséből eredő jogvitás ügyekben a jogi képviseletet e rendelkezésben meghatározott szervek látják el.

97. A megrendelő szerv az előző pont szerinti kifizetésekhez, illetőleg követelések teljesítéséhez okmányt készít, melynek tartalmaznia kell a kötbér (kártérítés) felmerülésének okát és körülményeit, a kötbér (kártérítés) mértékét és kiszámításának módját, a kötbér fajtáját (meghiúsulási, késedelmi stb.), valamint hivatkozást arra a megrendelésre (megrendelési számra), amelynél a kötbér (kártérítés) felmerült. Az okmányon záradék formájában kifejezésre kell juttatni, hogy a szerződésszegés bekövetkezéséért van-e felelős személy, illetőleg a felmerült kötbérrel (kártérítéssel) kapcsolatban kártérítésre kötelezés történt-e? A kifizetési, illetőleg bevétel-előírási okmányt a szerződés megkötésére jogosult szerv parancsnoka, illetőleg megbízottja írja alá.

98. Jogvitás esetekben a szállító (szolgáltató) fél által a megrendelő szerv ellen érvényesített kötbéreket (kártérítéseket) a szerződésben megjelölt teljesítési határidő alatt – figyelemmel a 96. pontban hivatkozott rendelkezésekre – átutalással ki kell egyenlíteni. Ilyen esetben a kártérítési felelősség megállapításával kapcsolatos záradékot a megrendelő szervnek a határozaton, vagy külön a terhelési értesítéshez csatolt okmányon kell feltüntetni.

99. Ha a szállítási (vállalkozási) szerződések megszegéséért a szállítóval (vállalkozóval stb.) szemben kell kötbért (kártérítési igényt) érvényesíteni, úgy annak megfizetésére a kötelezettségvállalásra jogosult parancsnok, az elévülési határidőn belül köteles felszólítani. A kötbért (kártérítést) a megrendelő szerv kincstári számlájára kell átutaltatni.

Ha a szállító (vállalkozó stb.) a kötbért (kártérítést) felszólítás ellenére sem utalja át, úgy az elévülési határidőn belül – a jogi képviseleti szerv útján – bírósághoz kell fordulni.

100. A bíróság által megítélt kötbért (kártérítést) – amennyiben azt a szállító a határozatban megjelölt teljesítési határidő alatt önként nem utalja át, a megrendelő szerv, a bíróság határozatát csatolva, – a TPSZI ellátási körébe tartozók esetében a referens adatszolgáltatása alapján a TPSZI – azonnali beszedési megbízással, a kincstár útján érvényesíti. A jóváírási értesítésen fel kell tüntetni, hogy a befolyt összeg melyik megrendelésre (megrendelési számra) vonatkozik.

101. A felmerült kötbérrel (kártérítéssel) kapcsolatos vita esetén a megrendelő szervnek a jogi képviseletet ellátó szervhez kell fordulni, megküldve a tényállást és az észrevételeket rögzítő ügyiratokat.

Az ügyiratoknak tartalmaznia kell:

a) a szerződő felek (megrendelő, szállító, vállalkozó) megnevezését és pontos címét;

b) a megrendelés és a visszaigazolás ügyszámát;

c) milyen termékre, szolgáltatásra, munkára, milyen határidővel jött létre a szerződés;

d) a termék, szolgáltatás, bruttó értékét;

e) ha a teljesítés megtörtént, annak időpontját, a kiszámított kötbér összegét;

f) a vitás kérdés világos és rövid ismertetését, a vita alapjául szolgáló tényállás előadását és a bizonyítékok megjelölését, különös tekintettel a tárgyalásokból már ismert védekezésre, az előzetes levélváltás, az előzetes tárgyalások során felvett jegyzőkönyvek megállapításait, továbbá az üggyel kapcsolatos esetleges korábbi bírósági határozat ügyszámát és tartalmának lényegét.

102. Ha a szállítási és vállalkozási, valamint a termékforgalom körébe tartozó egyéb szerződésekben foglalt megállapodás alapján a számlát nem a szerződést kötő (a megrendelő) szerv, hanem valamely más szerv fizeti ki, a kötbér (kártérítés) kifizetésével, beszedésével kapcsolatos intézkedéseket ilyen esetekben is a szerződést megkötő szerv hajtja végre. A szerződést megkötő szerv gondoskodik a szükséges tájékoztatásnak, adatszolgáltatásnak a kifizető szervtől való bekérésére és ha bírósági eljárás indul, a jogi képviseletet ellátó szervhez való továbbítására.

103. A megrendelő honvédelmi szervet ellátó pénzügyi és számviteli szervezet az általa kifizetett (átutalt, leemelt), valamint a beszedett (befolyt) kötbérek (kártérítések) összegeit köteles nyilvántartani. Olyan nyilvántartást kell vezetni, melyből folyamatosan megállapítható, hogy a honvédelmi szerv:

– a szerződésszegésen alapuló, kötelezően érvényesítendő jogait érvényesítette;

– a nem kötelezően érvényesítendő igényeit minden indokolt esetben érvényesíti-e, illetve az érvényesítéstől kinek a döntése alapján tekintett el.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

– a szerződés számát,

– a szerződő felek megnevezését és (levelezési) címét,

– a szerződéskötés, illetve módosítás időpontját,

– az ellenszolgáltatás összegét,

– a teljesítési határidőt,

– a tényleges teljesítés időpontját,

– a kötbér (kártérítés stb.) érvényesítésének jogcímét (pl.: késedelem, hibás teljesítés, meghiúsulás stb.),

– a szerződésszegésen alapuló igények érvényesítésének „kötelező”, vagy „nem kötelező” megjelölését,

– a befolyt kötbér összegét, a jóváírás időpontját és a könyvelés tételszámát,

– a követelés nem érvényesítése esetén az erre vonatkozó bizonylat számát és keltét.

A nyilvántartás bizonylatai:

– a létrejött szerződés,

– a teljesítést igazoló bizonylatok (pl. fuvarlevél, számla stb.)

– a kötbér (kártérítés) kiegyenlítés bizonylatai,

– a kötbérigény érvényesítésétől eltekintő felelős személy¹³ aláírásával és keltezéssel ellátott nyilatkozata.

104. A szállítási és a vállalkozási, valamint a termékforgalom körébe tartozó egyéb szerződésekkel összefüggő más költségek (eljárási költség, kamat, kapacitás-lekötési díj, előszállítási díj) kifizetését (átutalását), beszedését és nyilvántartását a 96–103. pontokban foglalt rendelkezések szerint kell végrehajtani.

VII. FEJEZET

Szigorú számadású pénzügyi nyomtatványok kezelése, nyilvántartása

105. A szigorú számadású pénzügyi nyomtatványokat a TPSZI-k, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szervek szerezhetik be. Ezeket szigorú számadású nyomtatványként kötelesek nyilvántartani¹⁴.

106. Szigorú számadású nyomtatványok¹⁵, különösen:

– a különféle számlatömbök (nyugtatömbök),

– sorszámozott készpénzfelvételi utalványfüzetek és egyéb készpénzkímélő fizetési eszközök,

– mindazon értékhelyettesítő nyomtatványok (pl. értékpapír, tüzelőutalvány, étkezési utalvány stb.), melyek ily módon való kezelését különböző utasítások, intézkedések a pénzügyi és számviteli szerv feladataként írják elő.

107. A pénzügyi és számviteli szervvel nem rendelkező, pénzügyileg utalt, valamint ellátott szervek szigorú számadású pénzügyi nyomtatványokat csak az ellátást végző pénzügyi és számviteli szervtől kaphatnak és csak ilyet használhatnak.

108. A szigorú számadású nyomtatványokat valamennyi beszerző-, kezelő-, elosztó-, felhasználó szervezetnél bizonylat alapján kell hitelesített (utalvány) nyilvántartásba venni. Ezeket a bizonylatokat a nyilvántartás mellé kell csatolni. A nyilvántartás megjegyzés rovatában – bevételezésnél és kiadásnál is – a hivatkozási tételszámot, a nyomtatványokon pedig a nyilvántartás kiadás-bevételi tételszámait fel kell tüntetni. A bevételezéskor meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványtömbökben az űrlapok teljes számban mevannak-e, a sorszámok és esetleges egyéb jelzések helyesek-e.

A tőszelvényeket, vagy a tömbben maradó példányokat is tartalmazó számadásköteles nyomtatványok betelt tömbjeit a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása mellékleteként, a pénztárbizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni és megőrizni.

109. A szigorú számadású nyomtatványok a 34. pont szerinti átadás-átvétel tárgyát képezik, melyek tényét a nyilvántartásban záradék formájában rögzíteni kell.

110. A pénzügyi nyomtatványok biztonságos megőrzéséről a pénzügyi és számviteli szerv (pénzkezelő hely) köteles gondoskodni.

VIII. FEJEZET

Vegyes, átmeneti és záró rendelkezések

111. A honvédelmi szervek házipénztáraikban külföldi fizetőeszközöket csak a HM KPSZH főigazgatójának külön engedélyével kezelhetnek (valutapénztárak).

Az engedélyben kell meghatározni a napi pénztárzárlat után a pénztárban tartható valuta forintértékének felső határát. Az intézkedés hatálybalépésekor érvényes ilyen engedélyeket – a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok kivételével – 60 napon belül meg kell újítani. Az erre irányuló javaslatokat az érintett honvédelmi szervek, illetőleg az azokat ellátó TPSZI-k a HM KPSZH-ra terjesszék fel (küldjék meg).

112. A házi pénztárban tartható készpénz összegének felső határát a parancsnok, a TPSZI ellátási körébe tartozó honvédelmi szervek esetében a TPSZI igazgatója a 38. pontban foglaltak szerint az intézkedés hatálybalépését követő 60 napon belül határozza meg. A HM KPSZH főigazgatója hatáskörébe tartozó engedélyeket kérelem alapján ugyanezen időpontig meg kell újítani.

113. Eltérő intézkedés hiányában a katonai felsőoktatási intézmények ösztöndíjas hallgatóit a középfokú (katonai szakképzésben) oktatásban résztvevő (hallgatókat) növendékeket az intézkedés IV/D fejezet alkalmazása tekintetében hadköteles katonának kell tekinteni.

114. Ezen intézkedés közzététele napján lép hatályba.

Tamási Sándor ezredes s. k.,

HM központi Pénzügyi és Számviteli Hivatal

főigazgató általános helyettese

1. számú melléklet a 20/1999. (HK 16.) HM KPSZH Főig. intézkedéshez

A kincstári kártyahasználat szabályai
I.
Általános szabályok

1. A kincstári kártya rendszer működésében résztvevő honvédelmi szervek a kártyarendszer alkalmazása, a különféle kártyaműveletek végrehajtása és a kártyahasználat során a vonatkozó jogszabályok és belső rendelkezések szerint kötelesek eljárni. Ilyenek különösen:

– az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet;

– az elektronikus fizetési eszközök kibocsátására és használatára vonatkozó egyes szabályokról szóló 77/1999. (V. 28.) Korm. rendelet;

– a pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendjéről a Magyar Államkincstárban tárgyú (módosított) 42/1996. (XII. 28.) PM rendelet,

– a pénzforgalomról szóló 6/1997. (MK 61.) MNB rendelkezés,

– a Magyar Államkincstár 71–419/1998. sz. tájékoztatójával kiadott „Segédlet”,

– az OTP Rt. tájékoztatója a kincstári kártyákról (Szn.),

– ...../..... HM KPSZH nyt. számú Kincstári Kártyaszerződés, illetőleg a hozzá csatolt „Kártyaigénylő Csomagban” elhelyezett tájékoztatók, szerződési és alkalmazási feltételek.

2. Eltérő intézkedés hiányában a „kártyatranzakciók elszámolásával megbízott intézményi dolgozó” alatt a pénzügyi referenst, önálló pénzügyi és számviteli szerv esetében a parancsnok által a pénzügyi és számviteli szerv állományából kijelölt hivatásos (szerződéses) katonát, köztisztviselőt vagy közalkalmazottat kell érteni.

II.
Belépés a kártyarendszerbe

3. A honvédelmi szervek – a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok kivételével – a kincstári kártyarendszerbe csak a HM KPSZH főigazgatójának engedélyével léphetnek be. Más kártyarendszerbe történő belépésre nincs lehetőség.

4. A kártyarendszerbe történő belépést a jogi személyiségű, költségvetési előirányzattal (kerettel) rendelkező honvédelmi szerv parancsnoka a honvédelmi szerv pénzügyi ellátását végző TPSZI igazgatójával együttesen, az önálló pénzügyi és számviteli szervezettel rendelkezők esetében, a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének javaslata alapján a parancsnok kezdeményezheti. A készlet- és kis értékű tárgyi eszköz, illetőleg a nem rendszeres, kisösszegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére is alkalmas (intézményi) kincstári kártyaigény esetén az illetékes logisztikai (szakszolgálati) főnök javaslata is szükséges a rendszerbe történő belépés kezdeményezéséhez. A rendszeres szolgáltatás-igénybevételből, vagy 100 000 Ft-ot meghaladó összegű eseti szolgáltatásból, illetőleg haditechnikai eszköz és hadi szakanyag beszerzésből eredő fizetési kötelezettség teljesítésre a kincstári kártyahasználat nem engedélyezhető.

5. A kártyarendszerbe történő belépés kezdeményezése előtt a javaslattételre jogosultak kötelesek megismerni (tanulmányozni) az 1. pontban említett rendelkezéseket. A javaslatnak tartalmaznia kell a kártyahasználatra kijelöltek (felhatalmazottak) személyi adatait (kártyabirtokosok). A TPSZI-k és az önálló pénzügyi és számviteli szervek a HM KPSZH Költségvetési és Számviteli Igazgatósággal kötelesek előzetesen szakmai egyeztetést folytatni a belépés feltételeiről és lehetőségeiről.

6. A kincstári kártyarendszerbe történő belépést a kincstár által rendszeresített „Kártyaigénylő Csomagban” lévő és a „Kártyafedezeti számla” megnyitására vonatkozó okmányok értelemszerű kitöltésével, illetőleg azoknak a HM KPSZH részére történő felterjesztésével (megküldésével) kell kezdeményezni. A kincstári VIP kártyarendszerbe történő belépést – a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok kivételével – kizárólag a HM KPSZH Nemzetközi Igazgatósága kezdeményezheti.

7. A HM KPSZH a benyújtott okmányok alapján megvizsgálja a honvédelmi szerv kártyarendszerbe történő belépésének indokoltságát, a kártyaműveletek végzésének szakmai és biztonsági feltételeit, meghatározza (jóváhagyja) az alkalmazható kártyatípusokat, azok mennyiségét és limitjét. A HM KPSZH Költségvetési és Számviteli Igazgatósága az ellenőrzött, felülvizsgált és a főigazgató által jóváhagyott okmányokat megküldi a Magyar Államkincstár Központjának.

8. A kincstári kártyarendszerhez történő csatlakozási okmányokat a Magyar Államkincstár Központja felülvizsgálja és elbírálja a belépési javaslatot, illetőleg dönt a befogadás kérdésében. Erről írásban értesíti az érintett honvédelmi szervet és a HM KPSZH Költségvetési és Számviteli Igazgatóságát, egyúttal tájékoztatja a kártyabirtokosokat a kártya és annak használatát biztosító titkos személyi azonosító számot tartalmazó (PIN) boríték átvételi helyéről és időpontjáról.

III.
A kártyarendszer működtetésének előkészítése

9. A kártyarendszerhez csatlakozó honvédelmi szerv részére az intézkedés II. fejezetében meghatározottak szerint külön „Kincstári kártyafedezeti számlát” kell nyitni. Minden kártyafedezeti számlához egy – a pénzügyi referatura, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szerv által kezelt kártyára – teljes körű „TeleBank” funkciót kell telepíteni. Az ellenőrzési funkció gyakorlásához a parancsnok részére „Mester kártya” biztosítható. A kártyahasználat gyakorlati megkezdését megelőzően:

– a HM U. 14. § (2) bekezdésében foglaltak alapján parancsban kell meghatározni azon áruk és szolgáltatások körét, amelyek ellenértékének kiegyenlítésére intézményi kincstári kártya használható;

– a tényleges fedezetszükséglet megállapításához fedezetszükségleti tervet kell készíteni.

– a számla felett kezelési (rendelkezési) joggal rendelkező szerv az előirányzat-felhasználási keretszámláról átutalással gondoskodik a szükséges fedezetről;

10. A fedezetszükségleti tervet havonta úgy kell összeállítani, hogy a várható tényleges kártyahasználatot tegye lehetővé, azonban feleslegesen és indokolatlanul ne kösse le a honvédelmi szerv pénzeszközeit. A tervet kötetlen formában, kártyánkénti részletezéssel, áru és szolgáltatásvásárlásra engedélyezett kártya esetén költségvetési tétel (altétel, – csoport, előirányzat megnevezés) szerinti bontásban, 5–6 napos ütemezéssel kell elkészíteni. A tervet a kötelezettségvállalásra jogosult parancsnok hagyja jóvá. A kártya fedezeti számlára csak a tervben jóváhagyott összeg utalható át átvezetés megbízással a tényleges igénybevételt megelőzően legfeljebb 5 naptári nappal korábban. Az átutalásra az általános szabályokat kell alkalmazni.

11. A kincstári kártya használata személyhez (kártyabirtokoshoz) kötött. Ezért a kártya csak parancsban, belső intézkedésben kijelölt személy részére, tételesen meghatározott kártyaműveletek végzésére adható. Parancsban kell meghatározni a kártya átvételének módját is. A kártyahasználatra kijelölt és jogosított személy a kártya átvételét megelőzően köteles megismerni a kártyahasználat szabályait, a biztonságos kezelésre vonatkozó előírásokat, a kártyahasználattal kapcsolatos jogait és kötelezettségeit. Ismernie kell az esetleges visszaélések, a rendeltetésellenes használat megelőzésének követelményeit, a felelősségi szabályokat és (rendkívüli-) esemény alkalmával teendő intézkedéseket. A kártya átvétele előtt köteles nyilatkozatot aláírni:

– a kártyakezelés, használat és elszámolás szabályainak ismeretéről,

– a fokozott, megőrzési felelősség vállalásáról.

A nyilatkozatot a személyi anyaggyűjtőben kell elhelyezni.

A kártyabirtokosok kártyahasználattal kapcsolatos kötelezettségeit és jogait a munkaköri leírásban rögzíteni kell.

12. A kártyabirtokos szolgálati elöljárója – szükség szerint szakértő bevonásával – jogosult meggyőződni arról, hogy a kártyabirtokos ismeri a kártyahasználattal, kezeléssel kapcsolatos feladatait, jogait és kötelezettségeit.

13. A pénzügyi referatúra, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szervezet köteles alapnyilvántartási számmal ellátott, hitelesített, titkos minősítésű analitikus nyilvántartást vezetni a kártyafedezeti számlájához kapcsolódó kincstári kártyákról. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

a) a kincstári kártya(azonosító-) számát, típusjelölését, lejártának időpontját,

b) a kártya használatára jogosult személy (kártyabirtokos) nevét, katonák esetében rendfokozatát, beosztását (munkakörét), állandó lakhelyét, telefonszámát, személyi igazolvány számát,

c) az engedélyező parancs számát,

d) a kártya és a hozzátartozó PIN kódot tartalmazó sértetlen boríték átadását-átvételét igazoló bizonylat nyilvántartási számát, az átvétel időpontját,

e) a kártya, illetőleg a PIN kód (boríték) esetleges elvesztésének, megsemmisülésének stb. körülményeiről készült bejelentés (jegyzőkönyv stb.) időpontját, nyilvántartási számát,

f) pótkártya esetleges kiadási időpontját,

g) átadó-átvevő aláírásokat,

h) megjegyzés rovatot egyéb adatok részére.

14. A 13. pont szerinti kártyanyilvántartás vezetésére, illetőleg az abba betekintésre jogosultak körét külön parancsban a parancsnok állapítja meg. A parancs javaslatot az önálló pénzügyi és számviteli szervezet vezetője, illetőleg a TPSZI ellátási körébe tartozó honvédelmi szervek esetében a referatúra vezetője állítja össze.

15. A kártyafedezeti számlához kapcsolódó számviteli bizonylatokat (tükör-számlakivonat, ATM, POS kártyabizonylat stb.) az általános számviteli szabályok szerint kell nyilvántartani, tárolni és megőrizni.

A kártyanyilvántartás vezetésének helyességét a felügyeleti ellenőrzés keretében vizsgálni kell.

IV.
Kártyaműveletek szabályai

16. A kincstári kártyát kizárólag az arra kijelölt és felhatalmazott személy (kártyabirtokos) használhatja. A hozzá kapcsolt PIN kódot más személy nem ismerheti. A kártyabirtokos köteles gondoskodni, hogy sem a kártya, sem a PIN boríték, illetéktelenekhez ne kerüljön, a személyi azonosító számot rajta kívül senki ne ismerhesse meg.

17. A PIN kódot tartalmazó OTP Bank Rt. értesítés annak a jogosult általi megismerése (és betanulása) után megsemmisíthető.

18. A kincstári kártya kizárólag szolgálati célra használható. A munkanap befejezésekor a készpénzfelvételre engedélyezett intézményi kincstári kártyát a házipénztárba kell elhelyezni és a készpénzkezelésre vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni. Onnan felvenni csak közvetlenül a használatot megelőzően szabad.

19. A kincstári kártya tényleges használatát megelőzően ki kell állítani 2 példányban az ezen főigazgatói intézkedés 2. számú melléklet szerinti „Szolgálati Jegy és Elszámolás” nyomtatványt, melyben meg kell jelölni a kártyabirtokos nevét, a kártya számát, a használat jellegét (pénzfelvétel, vásárlás), a kártyaművelet célját, vásárlás esetén a beszerzési terv szerinti áru, szolgáltatás megnevezését, mennyiségét. A „Szolgálati Jegy és Elszámolás”-t a készpénzfelvételi utalvány aláírására vonatkozó szabályok szerinti (bejelentett) aláírók – VIP kártya esetén a kötelezettségvállalásra jogosult parancsnok – ír(nak) alá, melyet az általános ügyviteli szabályok szerint kell kezelni, kártyánként gyűjtőzni és nyilvántartani. Egyik példánya a kártyabirtokosé, másik példányt az önálló pénzügyi és számviteli szerv, illetőleg a pénzügyi referatura köteles megőrizni.

Jelentősebb összegű és meghatározott címletezésű készpénzfelvétel esetén (pl.: sorállomány illetményfizetése) bankjegykiadó automaták helyett a legközelebbi postahivatal (meghatározott bankfiók) elektronikus terminálját – előzetes értesítés mellett – kell igénybe venni.

20. A TPSZI ellátási körébe tartozó honvédelmi szerv referense a kiadott „Szolgálati Jegy és Elszámolás” 1. sz. példánya alapján – ha van forgalom – naponta faxon értesíti a TPSZI-t a kártyaműveletekről. A TPSZI igazgatója e kötelezettség alól felmentést adhat.

21. A munkanap befejeztével, de legkésőbb a kártyahasználatot követő napon, illetőleg a kártyahasználó szolgálati útról történő visszaérkezését követő munkanapon, a kártyaforgalomról a kártyabirtokos köteles előzetesen elszámolni a bankjegykiadó automata (ATM), illetőleg az elektronikus elfogadó terminál (POS) által kibocsátott kártyabizonylat alapján.

22. Áru- vagy szolgáltatásvásárlás esetén az utólagos elszámolást (ellenőrzést) a kártyával kiegyenlített eredeti számla záradékolása után kell végrehajtani. Az utólagos és végleges elszámolást legkésőbb a tükörszámla-kivonat megérkezését követően 3 munkanapon belül, azzal tételesen egyeztetve kell végrehajtani.

23. A kártyaműveletekhez kapcsolódó átutalási bizonylatokon a Kincstár által meghatározott tranzakciós kódokat (KTK) kell alkalmazni. Az előirányzat felhasználásának a tényleges (kiemelt) költségvetési tételre történő rendezését kiegészítő szelvénnyel utólag az OTP Bank Rt. tükör-számlakivonatának megérkezése és ellenőrzése után a TPSZI, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szervezetek a számviteli szabályok szerint kötelesek elvégezni.

24. A pénztárellenőrzés (rovancs) alkalmával ellenőrizni kell a kártyák meglétét, azok elszámolatlan terheléseit, a kártyafedezeti számla egyenlegét. Az ellenőrzéshez szükség esetén igénybe kell venni a „TeleBank” szolgáltatásokat.

25. A költségvetési év zárásakor, illetőleg a használat 30 napot meghaladó mellőzése esetén az áru és szolgáltatás vásárlásra engedélyezett kincstári kártyák átmeneti jellegű bevonására, az illetékes pénzügyi és számviteli szerv, referatura javaslatára a parancsnok intézkedhet. Az ideiglenes jelleggel bevont kártyákat a pénztárban külön lezárt, átírt és lepecsételt (árnyékolt) borítékban kell tárolni.

V.
Kártyabevonási és ellenőrzési feladatok

26. A kártya elvesztését, a PIN kód illetéktelenek számára történő hozzáférés lehetőségét, vagy bármilyen, a kártyával kapcsolatos jogosulatlan művelet lehetőségét, illetőleg annak megtörténtét – a kártyaszerződésben meghatározott teendőkön túl – haladéktalanul be kell jelenteni a parancsnoknak és az illetékes TPSZI igazgatójának, illetőleg az önálló pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének. A kártyabirtokosok és a parancsnokok, illetve a pénzügyi és számviteli szervek vezetői az Általános Kártyaszerződési Feltételeknek megfelelően kötelesek eljárni az esetleges kármegelőzés, kárenyhítés, illetőleg megtérülés érdekében. A jogosulatlan számlaterhelés esetén a pénztárhiány feltárására, illetőleg megszüntetésére vonatkozó szabályok szerint kell eljárni. A kártyahasználattal összefüggésben keletkezett károk megtérítésére, illetőleg a felelősség megállapítására az érintett személy állománycsoportjára vonatkozó kártérítési szabályokat kell alkalmazni.

27. A kártyabirtokos szolgálati viszonyának, vagy kártyahasználati jogosultságának bármilyen ok miatti megszűnésekor a kincstári kártya végleges bevonására és a tételes elszámoltatásra az illetékes pénzügyi és számviteli szerv, referatura javaslata alapján a parancsnok intézkedik.

28. A kincstári kártyarendszer működtetésével összefüggő okiratokat, nyilvántartásokat – ha azok megőrzésére hosszabb idő külön nincs meghatározva – a pénztárbizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni.

2. számú (minta) melléklet a 20/1999. (HK 16.) HM KPSZH Főig. intézkedéshez

.......... sz. példány

..................................................

honvédelmi szerv megnevezése

Nyt. szám:

Szolgálati Jegy és Elszámolás^*

I.
Azonosító adatok

1. A kincstári kártya azonosítási száma:

2. A kártyahasználó (kártyabirtokos) neve, (rendfokozata), beosztása (munkaköre):

II.
Szolgálati Jegy

A kártya ................................. Ft készpénzfelvételre* ............................................. áru-, ...................... szolgáltatás vásárlásra ............................. Ft értékben 19 ....... év ......................................... hó ............ -ig használható.

....................................., év .............................. hó .............. nap.




............................................................	...........................................................
pk. (vagy megbízottja)	pü. és számv. szerv. vezetője (vagy megbízottja)

III.
Az átvétel, visszavétel elismerése

A kártyát használatra átvettem		A kártyát visszavettem
Dátum, óra, perc	A kártyabirtokos aláírása	Dátum, óra, perc	A pü. és számv. szerv vezetőjének (megbízottjának) aláírása

IV.
Elszámolás

1. A kártyával ............ év .............................. hó ........... nap .......... óra ....... perckor felvett készpénzt a ..................................................... sz. bevételi pénztárbizonylattal a házipénztárba befizetem (elszámoltam).

.........................................., .............. év ................................... hó ........... nap.

.....................................

kártyabirtokos

2. A kártyával .................................. Ft összegben, az alábbi részletezés szerint vásároltam:

A számla

Száma	Kelte	Kibocsátója	Összege	Okmánynapló folyószáma	Megjegyzés


		ÖSSZESEN:

				...............................
				kártyabirtokos

V.
Ellenőrzési záradék

1. A készpénzfelvétel és elszámolás az ...................... év ..................................... hó ..... -án kelt ................................... sz. számlakivonat adataival megegyezett.

2. A IV/2. pont szerint benyújtott számlák az előírt tartalmi és alaki követelményeknek megfelelnek, az érvényesítéshez szükséges záradékokat tartalmazzák.

................................, ................. év ................................. hó ........... nap.

.....................................................

pü. és számv. szerv. vezetője

(vezető referens)

A hivatalos alap- és segédbélyegzők használatának szabályozásáról szóló 12/1998. (HK 7.) HM KPSZH intézkedés.

A közbeszerzések, a központosított közbeszerzések és a szabadkézi vétellel történő beszerzések ellenjegyzésének eljárási rendjéről szóló, a 64/1998. (HM 20.) utasítással módosított 32/1998. (HK 10.) HM utasítás.

– a személyi állomány pénzbeni járandóságai folyósítási rendjéről szóló 4/1998. (HK 2.) HM utasítás;
– az éves részletes költségvetési tervjavaslatok elkészítésének rendjéről szóló, jelenleg az 1/1999. (HK 4.) HM utasítás;
– a személyi állomány egyes pénzbeni járandóságai megállapításának, folyósításának, elszámolásának és az azokból történő levonások kezeléséről szóló 19/1998. (HK 11.) HM KPSZH Főig. intézkedés.

⁴

A közbeszerzések, a központosított közbeszerzések és a szabadkézi vétellel történő beszerzések ellenjegyzésének eljárási rendjéről szóló 32/1998. (HK 10.) HM utasítás.

⁵

Az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. Törvény (43. §, 55–57. § stb.).

⁶

A honvédelmi szervek kincstári számláiról és pénzkezelési szabályairól szóló 39/1999. (HK ) HM utasítás 7. §.

⁷

– A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. tv. 169. §,
– A fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. tv. 153. §.

⁸

Pénzszállítások kísérésének biztosításáról szóló 34/1994. (HK 18.) HM utasítás és a végrehajtására vonatkozó 58/1994. (HK 25.) MH PK intézkedés.

⁹

A devizáról szóló 1995. évi XCV. tv. 3. §.

¹⁰

A kézhez fizetendő élelmezési költségek számfejtésének és kifizetésének szabályozásáról szóló 37/1963. MN PüSZF.

¹¹

Az intézkedés kiadásának időpontjában a pénzügyi ellenőrzés rendjéről szóló 66/1984. (HK 24.) MN PÜSZF intézkedés 30. pont.

¹²

A Honvédelmi Minisztérium és a HM szervek, valamint a Magyar Honvédség szerveinek jogi személyiségéről és képviseletéről szóló – 46/1998. (HK 14.) HM utasítással módosított – 87/1997. (HK 28.) HM utasítás.

¹³

Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 108. §-a (2) és (4) bekezdése, továbbá (az intézkedés kiadásának időpontjában) a Magyar Köztársaság 1999. évi költségvetéséről szóló 1998. évi XC. törvény 8. §-ának (6) bekezdése.

¹⁴

A személyi jövedelem adóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 5. számú mellékletet 15. pontja.

¹⁵

A számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény 86. §.

A nem kívánt szöveg törlendő.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek

20/1999. (HK 16.) HM KPSZH főigazgatói intézkedés

20/1999. (HK 16.) HM KPSZH intézkedés

a kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről

Megnyitottak