32/1998. (HK 10.) HM utasítás

1. § Az utasítás hatálya kiterjed:

2. § (1) Az utasítás a közbeszerzésről szóló törvény hatálya alá tartozó, valamint a közbeszerzés értékhatárát meghaladó beszerzésekre (a továbbiakban: közbeszerzés), a központosított közbeszerzésekre, valamint a szabadkézi vétellel történő beszerzésekre (a továbbiakban együtt: beszerzés) kell alkalmazni.

(2) Az utasítás hatálya nem terjed ki a fejezeti kezelésű intézményi előirányzatok terhére történő beszerzésekre és a kiemelt jelentőségű beruházásokra.

3. § (1) A szervezet feladatainak ellátását (végrehajtását) szolgáló beszerzések a kiadási előirányzatokat terhelő fizetési (vagy más teljesítési) kötelezettség vállalása (a továbbiakban: kötelezettségvállalás) a szervezet vezetőjének vagy az általa megbízott személynek a hatásköre.

(2) A beszerzések kötelezettségvállalásai csak ezen utasításban előírt ellenjegyzés után történhetnek, írásban.

(3) Ezen utasításban foglalt szabályok megkerülése céljából a közbeszerzést és a beszerzést részekre bontani nem lehet.

4. § (1) A HVK Logisztikai Főcsoportfőnökség (a továbbiakban: HVK LFCSD-ség), valamint mindazon katonai szervezetek és intézmények, amelyek költségvetésének tervezése és a költségvetési előirányzatának biztosítása – az éves részletes költségvetési tervjavaslatok elkészítésének rendjét szabályozó mindenkori HM utasítás alapján és rendje szerint – nem tartozik a HVK LFCSF-ség rendszerébe (a továbbiakban: egyéb szervezetek), az éves beszerzési terveik alapján elkészítik „A közbeszerzések éves finanszírozási terve”-t, amelyet a Honvédelmi Minisztérium Központi Pénzügyi és Számviteli Hivatalának (a továbbiakban: HM KPSZH) a tárgyévet megelőző év szeptember 15-ig megküldik.

(2) „A közbeszerzések éves finaszírozási tervé”-ben jelzik, hogy mely közbeszerzések eljárását indokolt és miért a tárgyévet megelőzően indítani. Ezek aránya nem haladhatja meg – időarányosan sem – a tárgyévre tervezett közbeszerzések költségvetési előirányzat-szükségletének 50%-át.

(3) „A közbeszerzések éves finanszírozási terve” beszerzésenként és összesen, negyedéves és havi bontásban is tartamazza a költségvetési előirányzat szükségletet.

(4) „A közbeszerzések éves finanszírozási terve” elkészítésénél alapelv az időarányos költségvetési előirányzat-elhasználás, a havi az év 1/12-ed, a negyedéves pedig az évi negyed részt összességében – tárca szinten – nem haladja meg. Ettől indokolt esetben a PM engedélyével le lehet térni.

(5) A HM KPSZH „A közbeszerzések éves finanszírozási tervé”-ből – annak az éves költségvetési tervjavaslattal történő egyeztetése után – elkészíti a HM Területi Pénzügyi és Számviteli Igazgatóságok (a továbbiakban: HM TPSZI), valamint a HM Pénzügyi és Számviteli Szolgálat (a továbbiakban: HM PSZSZ) szakmai alárendeltségébe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok részére a kivonatokat, majd azokat részükre a tárgyévet megelőző év október 15-ig megküldi.

(6) A HM TPSZI-k a részükre megküldött „A közbeszerzések éves finanszírozási tervkivonat”-ából elkészítik a „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási terve”-ket, majd azokat az érintett intézmények részére a tárgyévet megelőző év október 31-ig megküldik.

(7) Az intézmények pénzügyi és számviteli referensei (vezetői) a részükre megküldött „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási tervé”-ből – annak az éves költségvetési tervjavaslatukkal történő egyeztetések után – elkészítik a „Tárgyévet megelőzően indítható közbeszerzések jegyzék”-ét, valamint a tervezett közbeszerzések várható költségkihatásainak megfelelő előzetes költségvetési előirányzat-lekötési havi bontásban.

(8) Az intézmények a „tárgyévet megelőzően indítható közbeszerzések jegyzéke” alapján az ebben lévő beszerzések közbeszerzési eljárását indíthatják.

(9) A jóváhagyott éves költségvetésnek megfelelő és a „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási tervé”-re vonatkozó módosításokat az HVK LFCSF-ség és egyéb szervezetek tárgyév március 31-ig megadják a HM KPSZH részére.

(10) A HM KPSZH a (9) bekezdés szerinti módosítások alapján „A közbeszerzések éves finanszírozási tervé”-t aktualizálja, majd – az éves költségvetési tervvel történő egyeztetést követően – a HM TPSZI-k, valamint a HM PSZSZ szakmai alárendeltségébe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok részére kivonatot készít és azt részükre tárgyév április 20-ig megküldi.

(11) A HM TPSZI-k a részükre megküldött (10) bekezdésben szereplő kivonatok alapján aktualizálják „A közbeszerzések éves finanszírozási tervkivonat”-aikat, majd – az éves költségvetési tervvel történő egyeztetést követően – az intézményeik részére elkészítik a „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási terve”-inek aktualizálásához szükséges módosításokat, és ezeket az intézményeknek április 30-ig megküldik.

(12) Az intézmények pénzügyi és számviteli referensei (vezetői) a részükre megküldött (11) bekezdésben szereplő módosítások alapján aktualizálják „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási terve”-iket, majd – az éves költségvetési tervükkel való egyeztetést követően – az előzetes költségvetési előirányzat lekötéseket.

(13) A közbeszerzések éves finanszírozási terveinek évközbeni módosításakor a (9)–(12) bekezdésekben leírtak szerint kell eljárni.

5. § (1) Közbeszerzések esetén a közbeszerzési eljárást kezdeményező – a Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjét szabályozó 9/1998. HM utasításban előírtaknak megfelelően – kell, hogy megadja a beszerzést végző szervezet részére a megbízást (megállapodást), amelynek a szükséges költségvetési előirányzat (keret) meglétét igazoló ellenjegyzési záradékot tartalmaznia kell.

(2) A közbeszerzések és a központosított közbeszerzések kötelezettségvállalásait egyedileg, az utasítás 1. számú melléklete szerinti „Szerződéskivonat az ellenjegyzési eljáráshoz” okmányon (a továbbiakban: szerződéskivonat) – a kötelezettségvállalást megelőzően – ellenjegyeztetni kell.

(3) Az ellenjegyzést a HM PSZSZ, valamint a szakmai alárendeltségbe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok végzik.

(5) A beszerzést végző szervezet

ha nem azonos a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjével, a szerződés tervezet alapján 5 példányban készítse el a szerződéskivonatot, majd annak 4 példányát küldje meg a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjének;

amennyiben azonos a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjével, a szerződés tervezet alapján 4 példányban készítse el a szerződéskivonatot.

(6) A közbeszerzési eljárás kezdeményezője a szerződéskivonat mind a 4 példányát aláírásával ellátva adja át a szervezete pénzügyi és számviteli vezetőjének, referensének.

(7) A pénzügyi és számviteli vezető, referens megvizsgálja a szükséges kincstári előirányzat szabad keret meglétét, majd meghatározott formában kitölti a pénzügyi és számviteli záradékot a szerződéskivonat mind a 4 példányán és egyidejűleg leköti a szükséges előirányzatot a tervezett teljesítéseknek megfelelő időpontokra.

(8) A kötelezettségvállaló szervezet pénzügyi és számviteli vezetője, referense a szükséges kincstári előirányzat szabad keret igazolását jelentő pénzügyi és számviteli záradékkal ellátott szerződéskivonat mind a 4 példányát az ellenjegyzésre jogosult részére a szerződéskivonat kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül megküldi.

(10) A szerződés csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a szükséges előirányzati szabad keret igazolását tartalmazó szerződéskivonat 4. számú példánya megléte esetén köthető meg.

(11) Ha a kötelezettségvállalásban pénzügyi, finanszírozási jellegű változás történik (szerződés módosításra kerül sor), akkor az (5)–(10) bekezdésekben meghatározottak szerint kell ismételten eljárni.

6. § (1) A beszerzést végző szervezet, amennyiben nem azonos a közbeszerzési eljárás kötelezettségvállalójával, a szerződéskötést követően a szerződés egy példányát haladéktalanul megküldi a közbeszerzési eljárás kötelezettségvállalójának.

(2) A pénzügyi és számviteli vezető, referens a kötelezettségvállalónál lévő szerződést egyezteti a hozzá tartozó szerződéskivonat nála lévő példányával. Egyezőség esetén a 211/1996. (XII. 23.) Korm. rendelet 38. §-ában előírt kötelezettségvállalási bejelentést a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) területileg illetékes fiókja részére a meghatározott módon és formában végzi el úgy, hogy a kötelezettségvállaló mellett azt ellenjegyzőként írja alá. Eltérés esetén tisztázza annak okát.

(3) A bejelentést két példányban kell elkészíteni, amelyből az 1. számú példányt a Kincstár területileg illetékes fiókjához kell megküldeni, a 2. számú példányt pedig a szerződéskivonat 3. számú példányához kell csatolni.

(4) Ha a bejelentett kötelezettségvállalásban változás történik, az (1)–(3) bekezdésekben meghatározottak szerint kell eljárni.

(5) A szerződéskivonat 3. számú példányát, a kötelezettségvállalás bejelentés 2. számú példányát és ezek módosításait a kötelezettségvállaló pénzügyi és számviteli szervezeténél e célra felfektetett gyűjtőben egy folyószám alatt kell elhelyezni.

(6) A kötelezettségvállalás kincstári befogadását – a Kincstár visszaigazolását követően – a megfelelő szerződéskivonat 3. számú példányára rá kell vezetni.

(7) A kötelezettségvállalás teljesítését követően, kifizetéskor a Kincstár területileg illetékes fiókjához megküldendő „Átutalási megbízás” mellé csatolt „Átutalási megbízás kiegészítő szelvény”-en a Kincstár által adott kötelezettségvállalás hivatkozási számot kell feltüntetni.

7. § (1) A szabadkézi vétellel történő beszerzések kötelezettségvállalásait – általános forgalmi adó nélkül – 500 E Ft felett egyedileg, 500 E Ft-ig pedig beszerzési feladatonként és havonta az utasítás 2. számú melléklete szerinti „Ellenjegyzési tanúsítvány” okmányon (a továbbiakban: tanúsítvány) a kötelezettségvállalást (beszerzést) megelőzően ellenjegyeztetni kell.

(2) Az ellenjegyzést a HM PSZSZ, valamint a szakmai alárendeltségbe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok, referensek végzik.

(4) Az eljárás rendje – az általános forgalmi adó nélkül értendő – 500 E Ft értékhatárig:

(5) Az eljárás rendje – az általános forgalmi adó nélkül értendő – 500 E Ft értékhatár felett:

(6) Az ellenjegyzés megtagadását írásban indokolni kell.

(7) A szerződéskötés, illetve a szabadkézi vétellel történő beszerzés csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a szükséges előirányzati szabadkeret igazolását tartalmazó tanúsítvány megléte esetén hajtható végre.

8. § (1) Az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba, mellyel egyidejűleg a 39/1997. HM utasítás hatályát veszti.

(2) A közbeszerzések éves finanszírozási tervét első alkalommal az 1999-es költségvetési évre kell elkészíteni.

Dr. Fodor István s. k.,

HM politikai államtitkár