39/1997. (HK 15.) HM utasítás

1. § Az utasítás hatálya kiterjed

2. § (1) Az utasítást a közbeszerzésről szóló törvény hatálya alá tartozó, valamint a közbeszerzés értékhatárát meghaladó beszerzésekre (a továbbiakban: beszerzések) kell alkalmazni.

(2) Az utasítás hatálya nem terjed ki a fejezeti kezelésű intézményi előirányzatok terhére történő beszerzésekre és a kiemelt jelentőségű beruházásokra.

3. § (1) A szervezet feladatainak ellátását (végrehajtását) szolgáló beszerzések a kiadási előirányzatokat terhelő fizetési (vagy más teljesítési) kötelezettség vállalása (a továbbiakban: kötelezettségvállalás) a szervezet vezetőjének vagy az általa megbízott személynek a hatásköre.

(2) A beszerzések kötelezettségvállalásai csak ezen utasításban előírt ellenjegyzés után történhetnek, írásban. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet.

4. § (1) A beszerzések kötelezettségvállalásait egyedileg, az utasítás melléklete szerinti „Szerződéskivonat az ellenjegyzési eljáráshoz” okmányon (a továbbiakban: szerződéskivonat) a kötelezettségvállalást megelőzően ellenjegyeztetni kell.

(2) Az ellenjegyzést a HM Pénzügyi és Számviteli Szolgálatok (a továbbiakban: HM PSZSZ), valamint a szakmai alárendeltségbe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok végzik.

(3) Az ellenjegyzői hatáskörök a közbeszerzések hatálya alá eső – a mindenkori éves költségvetési törvényben megállapított – értékhatár %-ában a következők:

(4) A beszerzést végző szervezet

– ha nem azonos a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjével, a szerződés tervezet alapján 5 példányban készítse el a szerződéskivonatot, majd annak 4 példányát küldje meg a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjének;

– amennyiben azonos a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjével, a szerződés tervezet alapján 4 példányban készítse el a szerződéskivonatot.

(5) A közbeszerzési eljárás kezdeményezőjének – mint kötelezettségvállalásra jogosult – egyetértése esetén a szerződéskivonat mind a 4 példányát aláírásával ellátva adja át a szervezete pénzügyi és számviteli vezetőjének, referensének.

(6) A pénzügyi és számviteli vezető, referens vizsgálja meg a szükséges előirányzat szabad keret meglétét, majd meghatározott formában kitölti a pénzügyi és számviteli záradékot a szerződéskivonat mind a 4 példányán és egyidejűleg leköti a szükséges előirányzatot a tervezett teljesítéseknek megfelelő időpontokra.

(7) A HM PSZSZ szintjein, és a szakmai alárendeltségébe tartozó pénzügyi és számviteli osztályoknál a pénzügyi és számviteli záradék kitöltéséhez olyan nyilvántartást kell kialakítani és folyamatosan vezetni, amely költségvetési (al-)címenként és ezen belül költségvetési (al-)tételenként naprakészen, teljeskörűen – a bejelentési kötelezettség alá nem tartozókat is figyelembe véve – mutatja a kötelezettségvállalással még leköthető szabad kereteket.

(8) A kötelezettségvállaló szervezet pénzügyi és számviteli vezetője, referense a szükséges előirányzati szabad keret igazolását jelentő pénzügyi és számviteli záradékkal ellátott szerződéskivonat mind a 4 példányát az ellenjegyzésre jogosult részére a szerződéskivonat kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül megküldi.

(9) Az ellenjegyzésre jogosult a kincstári szabad keret rendelkezésre állása esetén a szerződéskivonat mind a négy példányát ellenjegyzi, egy példányt nyilvántartásba vesz, három példányt pedig a szerződéskivonat kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül kell megküldeni az érintetteknek.

A 4 példány elosztása a következő:

– 1. számú példány HM KPSZH,

– 2. számú példány illetékes HM TPSZI, illetve az önálló pénzügyi és számviteli osztály,

– 3. számú példány adott szervezet pénzügyi és számviteli referense,

– 4. számú példány beszerzést végző szervezet.

A 4. számú példányt a szerződés mellé kell csatolni.

Az ellenjegyzés megtagadását indokolni kell.

(10) A szerződés csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a szükséges előirányzati szabad keret igazolását tartalmazó szerződéskivonat 4. számú példánya megléte esetén köthető meg.

(11) Halasztást nem tűrő esetekben a soron kívül pénzügyi ellenjegyzési eljárást a HM KPSZH főigazgatója engedélyezi. A kötelezettségvállaló a soron kívüliséget főcsoportfőnök, hivatalvezető, illetve annál magasabb beosztású személy útján kezdeményezi.

(12) Ha a kötelezettségvállalásban változás történik (szerződésmódosításra kerül sor), az (1)–(10) bekezdésekben meghatározottak szerint kell ismételten eljárni.

5. § (1) A beszerzést végző szervezet, amennyiben nem azonos a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjével, a szerződéskötést követően a szerződés egy példányát haladéktalanul megküldi a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjének, a kötelezettségvállalónak.

(2) A pénzügyi és számviteli vezető, referens a kötelezettségvállalónál lévő szerződést egyezteti a hozzá tartozó szerződéskivonat nála lévő példányával. Egyezőség esetén a 211/1996. Korm. rendelet 38. §-ában előírt kötelezettségvállalási bejelentést a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) területileg illetékes fiókja részére a meghatározott módon és formában végzi el úgy, hogy a kötelezettségvállaló mellett azt ellenjegyzőként írja alá. Eltérés esetén tisztázza annak okát.

(3) A bejelentést két példányban kell elkészíteni, amelyből az 1. számú példányt a Kincstár területileg illetékes fiókjához kell megküldeni, a 2. számú példányt pedig a szerződéskivonat 3. számú példányához kell csatolni.

(4) Ha a bejelentett kötelezettségvállalásban változás történik, az (1)–(3) bekezdésekben meghatározottak szerint kell eljárni.

(5) A szerződéskivonat 3. számú példányát, a kötelezettségvállalás bejelentés 2. számú példányát és ezek módosításait a kötelezettségvállaló pénzügyi és számviteli szervezeténél e célra felfektetett gyűjtőben egy folyószám alatt kell elhelyezni.

(6) A kötelezettségvállalás kincstári befogadását – a Kincstár visszaigazolását követően – a megfelelő szerződéskivonat 3. számú példányára rá kell vezetni.

(7) A kötelezettségvállalás teljesítését követően, kifizetéskor a Kincstár területileg illetékes fiókjához megküldendő „Átutalási megbízás” mellé csatolt „Átutalási megbízás kiegészítő szelvény”-en a Kincstár által adott kötelezettségvállalás hivatkozási számot kell feltüntetni.

6. § (1) Az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba.

(2) Az 1997. költségvetési évben az utasítás rendelkezéseit – a HM PSZSZ vonatkozásában, a HM KPSZH főigazgatója által az 1997. év pénzügyi és számviteli biztosítása érdekében kiadott, a katonai szervezetek költségvetési gazdálkodásának irányításával és felügyeletével kapcsolatos megbízások szerinti felelősök – az 1996. évi gazdálkodási rendnek megfelelően hajtsák végre.

(3) Ezen utasítás hatályba lépését megelőző és a 211/1996. Korm. rendelet 38. § hatálya alá elő kötelezettségvállalásokat az ott meghatározott módon és formában a hatálybalépést követő 30 napon belül a kötelezettségvállaló szervezetnek kell bejelentenie a pénzügyi és számviteli vezetője, referense útján, annak ellenjegyzésével 1997. január 1-jétől visszamenőlegesen a Kincstár területileg illetékes fiókjához.

Keleti György s. k.,

honvédelmi miniszter